kỹ năng giao tiếp kỹ năng đặt câu hỏi

    !"# $% &'()*# +,  /01-23456/7869:-7;; 1 + +<=====================>8 ;====================>. -&?<@A$%B====>C 8DE+< #$%=======>F .+$%===============>G 2#$%H====>;- (EI================>;8 2 +< EJKL>3MN6O3LN63P6/6QNRSNTUVUW63>X6/J0SP6/KWY/NZ6/P6/ S[3\]U4^NRQ64_6/\]U4^N>`3R34a6/:N64R64b6/\c6/\Q 64_6/\]U4^N>`3R6/d6/e6RQ64_6/\]U4^N/NfgKh6:iSbj\k l4QW34064\a6/m:iSbj\3>5N3N:6/bZNl45\n4b6/\c6/\Q64_6/ \]U4^NJ0:Kh6:`3SN\o4pN34064\a6/m:`3SN\o4pNSbj\Oq\4NW 3]:Or\s6/Kh6Kt uhNOWYvwJ0\]U4^N3bi6/64bSx3y:4NxUVU5l4z64b6/34r\ >WJhN34x4N{6:|NVUW63]:S}63bo6/JWNuhNOWYvw:dN\4~64J0 \]U4^NVUW63>X6/64`3Q/Nfg3W4NxUSbj\:y64S•J0:/ySf6/€0 J0:/yOWNm3PSQ>f3>W64_6/lN646/4N{:\•634N}3\4YK‚634]6 3>Y6/3bo6/JWN 3 ; ƒ\S~\44^N Người điều hành đặt ra các câu hỏi để : - Thúc đẩy người tham dự tìm hiểu các lĩnh vực tư duy mới - Thách thức các ý tưởng hiện tại - Thăm dò kiến thức người tham dự - Tin chắc vấn đề đã được hiểu hoàn toàn - Lấy ý kiến của người tham dự „U13>y644^N Trước hết, cần xác định rõ mục đích hỏi - Tại sao tôi hỏi & hỏi để làm gì ? - Liệu người tham dự có đủ kinh nghiệm và kiến thức sẵn có để trả lời không ? Trình tự vấn đáp Bắt đầu bằng một câu hỏi hẹp, cụ thể rồi tiếp tục với những câu hỏi rộng hơn, trừu tượng hơn. 1. Ra câu hỏi cho cả cuộc họp / hội thảo . 2. Chờ vài giây ( hãy thầm đếm đến 5 ) 3. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu câu hỏi (quan sát phản ứng của người tham dự) 4 4. Chờ vài giây ( hãy thầm đếm đến 7) để mọi người có thời gia suy nghĩ câu trả lời 5. Mời người tham dự đưa ra câu trả lời, có thể để họ tình nguyện trả lời hoặc mời đích danh một vài người bắt đầu 6. Ghi lại ý kiến người tham dự lên bẳng hoặc giấy / thẻ giấy để tất cả mọi người nhìn rõ 7. Đặt thêm những câu hỏi làm rõ ý, những câu hỏi thăm dò và những câu hỏi kiểm chứng 8. Tìm kiếm sự nhất trí của mọi người với những ý kiến đưa ra 49:…† Thăm dò là một kỹ thuật “đào xới” suy nghĩ của người tham dự để tìm ra thực sự trong đầu họ có gì! Các kỹ xảo có hiệu quả : - Im lặng – cho phép người tham dự có thời gian suy nghĩ và có thể nói với bạn nhiều hơn - Khích lệ - “Xin cứ tiếp tục….” - Chi tiết hóa – “Hãy cho tôi biết thêm….” - Làm rõ – “Ý anh / chị định nói gì với …” - Thách thức – “Nhưng nếu điều đó đúng, thì điều gì sẽ ….” - Bằng chứng – “Anh / chị có bằng chứng gì cho thấy rằng ….” - Sự liên quan – “Phải, nhưng áp dụng vào đây như thế nào…” - Ví dụ “Cho tôi một ví dụ thực tế về …” 5 -&?<@A$%B Thường thì ai cũng thích trả lời đúng, vì vậy việc bạn mở đầu bằng một câu hỏi dễ trà lời sẽ làm người đối thoại cảm thấy thoải mái, tự tin muốn trả lời câu hỏi tiếp theo của bạn. Vậy câu hỏi thế nào là câu hỏi dễ trả lời ? Câu hỏi dễ trả lời là câu hỏi mà người được hỏi có sẳn thông tin, có thể lựa chọn nhiều thông tin khác nhau cho câu trả lời của mình. ]U4^N3|3Câu hỏi tốt là câu hỏi ngắn gọn, rõ ý hỏi, giúp người tham dự định hướng, suy nghĩ và suy nghĩ hiệu quả - Câu hỏi tốt là câu hỏi có mục đích hỏi rõ ràng hay ‡4^N>ˆ>06/ . Khi đặt câu hỏi, cần biết rõ là mình đang tìm kiếm những thông tin gì hoặc muốn người được hỏi nghĩ về điều gì. Khi mục đích hỏi rõ ràng thì mới chọn được từ hỏi đúng. Ý hỏi không rõ ràng nếu cẩu hỏi “mở” quá, chung chung quá. Ví dụ : Dạo này tình hình anh thế nào ? Các anh chị nghĩ thế nào về ngày hôm nay ? Những câu hỏi trên cần nêu rõ hơn “tình hình” gì ví dụ “ sức khỏe hay công việc”; hay “điều gì” về ngày hôm nay, ví dụ thời tiết, kết quả làm việc hay sức khỏe. 6 - Câu hỏi tốt là câu hỏi 6/‰6/X6. Tránh những câu hỏi dài với q nhiều giải thích như : Khi lựa chọn một phương án có rất nhiều yếu tố cần phải cân nhắc. Cần phải xác định tính khả thi, bền vững của nó. Cần phải tính tốn xem chi phí cần thiết có đáng để thực hiện khơng. Cần phải xem phương án đó có ảnh hưởng gì đến mơi trường khơng. Và còn có rất nhiều yếu tố khác như thực hiện mất bao lâu, tác động của nó đến mỗi bền là thế nào. Theo kinh nghiệm của các anh / chị, phần khó khăn nhất trong q trình lựa chọn phương án giải quyết vấn đề là gì ? - Câu hỏi tốt chỉ có :p3‡4^N . Tránh đưa ra nhiều ý hỏi cùng một lúc khiến người tham dự khơng biết bắt đầu trả lời từ đâu. Ví dụ : Cơ cấu quản lý dự án của các anh / chị hiện nay bắt đầu từ cấp nào, mỗi cấp có bao nhiêu người tham dự, chức năng của những người đó là gì , hiệu quả của cơ cấu đó ra sao, và cần thay đổi gì để nâng cao hiệu quả ? - Câu hỏi tốt dùng 3P6/_g4s4jg với vốn từ và trình độ, kinh nghiệm của người nghe. 3. NHỮNG SAI LẦM KHI ĐẶT CÂU HỎI : -Thuyết trình thay vì đặt câu hỏi. -Để hạ phẩm giá người khác -Hỏi nhằm khai thác , điều khiển đối tác. -Không lắng nghe câu trả lời. -Câu hỏi không phù hợp đối tượng. -Dài dòng không rõ mục đích. -Không nhằm mục đích lấy thông tin. -Hỏi theo suy nghó thắng thua. -Thời gian, không gian, không hợp. 7 .+$% ]U4^N3y644y64 – Công ty anh/chị có bao nhiêu nhân viên? – Anh/chị đang sử dụng thiết bị nào? – Anh/chị đã mua hẳn thiết bị này hay đang thuê? – Anh/chị đã sử dụng thiết bị này lâu chưa? – Ai là người chịu trách nhiệm về chất lượng của thiết bị được mua? ]U4^N€`6ST – Anh/chị có hài lòng với mức lợi nhuận hiện tại của công ty không? – Chắc với thiết bị này khó lòng đạt được định mức công việc cần phải có sự chính xác cao như thế này? – Sau một thời gian sử dụng thiết bị lâu như thế, anh/chị đã gặp phải trục trặc nào chưa? – Sự trục trặc nào khó giải quyết nhất? ]U4^N/jN‡ – Vì những trục trặc này chắc lợi nhuận của công ty sẽ bị ảnh hưởng? – Vì lợi nhuận giảm, anh/chị có buộc phải giảm bớt tiền thưởng hoặc quyết định tăng lương cho nhân viên không? – Điều này chắc làm các nhân viên không được hài lòng? – Trong trường hợp như thế, liệu họ có bỏ đi tìm việc khác không? 8 ]U4^NSŠ644bd6/ – Nếu mua thiết bị này thì có giúp ích được gì cho anh/chị không? – Tại sao điều này lại có lợi? – Anh/chị nói gì về việc tăng chất lượng sản phẩm/dịch vụ? – Có bõ công không, nếu các sự cố ít đi và chi phí cho lĩnh vực này sẽ giảm tới 10%? – Sếp của anh/chị có thể quan tâm đến điều gì ở những thiết bị mới? ]U4^NSQ6/ Các câu hỏi đóng thường giới hạn – chỉ yêu cầu trả lời “có” hoặc “không” hoặc trả lời rất ngắn Ví dụ: - Anh / chị nào đã đọc báo cáo này rồi - Các anh / chị muốn làm việc cá nhân hay làm việc nhóm - Các anh / chị có muốn nghỉ giải lao 5 phút trước khi sang nội dung tiếp theo không ? ]U4^N:i Các câu hỏi mở thường đòi hỏi có tính kích thích và thử thách. Các câu hỏi mở thường sử dụng các từ để hỏi như “Tại sao?”, “Như thế nào?”,… Ví dụ : 9 - Anh / chị có thể làm gì để tiết kiệm các chi phí hành chính của cơ quan ? - Tại sao chúng ta thấy nên chọn giải pháp này ? - Làm thế nào để buổi họp sau kết thúc đúng giờ hơn ? - Trong cuộc họp giao ban ngày mai, chúng ta sẽ bàn những việc gì ? - Khi nào anh / chị sẽ tiến hành nghiên cứu này ? ]U4^Ng4]63~\4 Cấp độ câu hỏi này đòi hỏi người trả lời phải so sánh, giải thích, tổ chức thông tin, sắp xếp các bước trong một tiến trình, phân tích tìm ra điểm tốt và chưa tốt – hợp lý và chưa hợp lý, đánh giá sự vật và hiện tượng, đưa ra quyết định, quan điểm của mình về một vấn đề. Ví dụ: - Phân tích – Phần nào của quá trình này là quyết định nhất ? - So sánh – Hai phương án này có điểm gì chung ? - Giải thích – Tại sao anh muốn lựa chọn biện pháp này ? - Tổ chức – Chị có thể sắp xếp thông tin này như thế nào cho hợp lý hơn ? - Xếp thứ tự - Các bước này cần được thực hiện theo thứ tự nào ? - Đánh giá – Anh / chị thấy mục tiêu dự án đạt được ở mức độ nào ? 10 [...]... người điều hành thường hỏi các câu hỏi nhắc lại trước, sau đến câu hỏi phân tích, và cuối cùng là câu hỏi ứng dụng 5 .Đặt mợt câu hỏi thơng minh như thế nào ? Mợt câu hỏi rõ ràng, khơng ỷ lại, thực sự cầu thị khiến cho câu trả lời nhận được mau chóng, xác đáng Khiến người trả lời cảm thấy thú vị, sẵn sàng bỏ thời gian giúp đỡ Và hơn thế nữa người đặt câu hỏi được coi trọng vì trí... nhiêu ? + Khái qt hóa – Anh / chị nghĩ sẽ vận dụng các kỹ năng mới này như thế nào ? Ba cấp độ câu hỏi u cầu mức độ tư duy khác nhau cả phía người hỏi và người trả lời Câu hỏi nhớ lại / miêu tả là loại dễ hỏi và dễ trả lời nhất, câu hỏi ứng dụng là câu hỏi khó tìm câu hỏi và cũng khó trả lời nhất 11 Trong họp và hội thảo, nên sử dụng cả cấp độ câu hỏi nói trên ngay trong từng phần thảo luận Để phù hợp... phong phú, chính xác, cũng như cách làm việc nghiêm túc, chân thành phản ánh qua câu hỏi CÂU HỎI THÔNG MINH CÂU HỎI NGỚ NGẨN 12 KINH NGHIỆM CHIA SẼ : Việc đặt ra những câu hỏi sẽ giúp cho bạn có được thời gian để suy nghĩ Việc này tốt hơn là việc bạn ln nơn nóng vì nghĩ rằng mình đã hiểu vấn đề, tốt hơn là nên đặt vài câu hỏi để tìm ra sự thật Bạn sẽ được trang bị tốt hơn để phản ứng lại một cách hợp.. .Câu hỏi ứng dụng: Cấp độ này đòi hỏi người trả lời phải tìm ra những thơng tin mới dựa trên những điều đã được phân tích Ví dụ: + Áp dụng – Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta sử dụng dầu hòa thay vì dùng xăng ? + Ví dụ - Hãy cho một số ví dụ khác mà anh / chị nghĩ có thể ứng dụng kỹ năng này ? + Dự báo – Dựa trên cân đối thu chi năm ngối, năm... lại làm theo phương pháp đó Hãy hỏi bản thân bạn một cách kiên quyết và nghiêm khắc bởi vì có thể sẽ khơng có ai làm điều đó cả Và bạn cần điều đó Tất nhiên có những khi chúng ta khơng nên đặt câu hỏi, dù đó là câu hỏi về ai khác hay về bản thân Chúng ta phải biết khi nào nên im lặng Quả thực, phải mất nhiều thời gian chúng ta mới học được tất cả những điều này và chắc chắn sẽ phạm sai lầm VA CUỐI CÙNG . bằng một câu hỏi dễ trà lời sẽ làm người đối thoại cảm thấy thoải mái, tự tin muốn trả lời câu hỏi tiếp theo của bạn. Vậy câu hỏi thế nào là câu hỏi dễ trả lời ? Câu hỏi dễ trả lời là câu hỏi. tin khác nhau cho câu trả lời của mình. ]U4^N3|3 Câu hỏi tốt là câu hỏi ngắn gọn, rõ ý hỏi, giúp người tham dự định hướng, suy nghĩ và suy nghĩ hiệu quả - Câu hỏi tốt là câu hỏi có mục đích. lời. Câu hỏi nhớ lại / miêu tả là loại dễ hỏi và dễ trả lời nhất, câu hỏi ứng dụng là câu hỏi khó tìm câu hỏi và cũng khó trả lời nhất. 11 Trong họp và hội thảo, nên sử dụng cả cấp độ câu hỏi