Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp môn quản trị học

Mục đích của việc kiểm tra này giúp hệ thống kiểm tra vững mạnh hơn sẽ đem lại cho tổ chức nhiều lợi ích; kiểm tra nội bộ được thiết lập giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận

LỜI MỞ ĐẦU

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?

Mục đích của việc kiểm tra này giúp hệ thống kiểm tra vững mạnh hơn sẽ đem lại cho tổ chức nhiều lợi ích; kiểm tra nội bộ được thiết lập giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra; kiểm tra sẽ giúp cho các nhà quản trị sẽ ứng phó kịp thời với những thay đổi trong kinh tế và môi trường cạnh tranh; tăng cương tính hiệu quả của hoạt động trong doanh nghiệp

Nội dung của đề tài gồm 3 phần chính :

Phần I Khái quát về kiểm tra

Phần II Nội dung về kiểm tra nội bộ

Phần III Sự hiệu quả của kiểm tra nội bộ

Trong quá trình làm đề tài có sự hướng dẫn của cô giáo: Nguyễn Thị Kim Ánh.Tuy vậy, đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong quý thầy cô góp ý kiến để đề tài hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN I: KHÁI QUÁT VỀ KIỂM TRA

1.1 Chức năng kiểm tra

1.1.1 Kiểm tra là gì?

Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều

đã được họach định, đồng thời sửa chữa và chấn chỉnh những sai lầm để đảm bảo công việc đạt được mục tiêu theo như kế họach hoặc các quyết định đặt ra để đạt được các

Như vậy, kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cao cấp đến các nhà quản trị cấp cơ sở trong một xí nghiệp mặc dù qui mô của đối tượng kiểm tra và tầm quan trọng của sự kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc của nhà quản trị, tất cả mọi nhà quản trị đều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề ra, do đó chức năng kiểm tra là chức năng cơ bản đối với mọi nhà quản trị

1.1.2 Mục đích kiểm tra

- Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức

- Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu

- Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn

- Xác định và dự đóan những chiều hướng chính và những thay đổi cần thiết trong các vấn đề như: thị trường, sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, cơ sở vật chất …

- Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách nhiệm

- Làm đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm

- Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để lọai bớt những gì ít quan trọng

- Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến sự hòan tất công tác tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người để gia tăng năng suất và đem lại lợi nhuận cao

1.1.3 Tác dụng cua kiểm tra

Sự theo dõi thường xuyên công việc và sử dụng các biện pháp kiểm tra sẽ làm nhẹ bớt gánh nặng của cấp chỉ huy phải thường xuyên theo dõi và giải thích báo cáo Kiểm tra là khâu sau cùng trong khâu họach định, cơ cấu tổ chức thực hiện và điều khiển nhân viên và động viên họ một nhà quản trị hữu hiệu cần phài theo dõi để biết chắc những công việc mà nhân viên phải làm, những mục tiêu mà họ cần phải đạt, thực sự họ được làm và đã đạt Song công tác kiểm tra không phải là viên thuốc thần chữa được bách bệnh, giải quyết được mọi vấn đế Tự nó không giải quyết được gì cả

mà chỉ phát huy tác dụng nếu nó được nhà quản trị sử dụng một cách khéo léo, nghĩa

là phải có năng lực giải thích các số liệu thống kê và các bảng biểu mà hình thức nội dung đã được phác họa một cách cẩn thận

1.1.4 Các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra

Trong tác phẩm “Các vấn đề cốt yếu của quản lý”, của các giáo sư Kontz và O’Donnell của đại học California đã liệt kê các nguyên tắc mà các nhà quản trị nên tuân theo để xây dưng cơ chế kiểm tra

Gồm có 7 nguyên tắc:

1 Cơ chế kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế họach họat động của doanh nghiệp, và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra

2.Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của nhà quản lý

3 Sự kiểm tra phải được thực hiện ở những điểm trọng yếu

4.Việc kiểm tra phải khách quan

5.Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của tổ chức

6 Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và công việc kiểm tra phải tương xứng với chi phí của nó

7.Việc kiểm tra phải đưa đến hành động

1.1.5 Quy trình kiểm tra

Điều chỉnh Phản hồi

1.2 Các hình thức thực hiện chức năng kiểm tra

1.2.1 Kiểm tra dự phòng

- Nhằm tiên liệu trước việc sai sót có thể sẽ xảy ra trừ khi phải có biện pháp để điều chỉnh ngay trong hiện tại

- Rất cần thiết do tiến trình lâu dài của hoạt động kiểm tra

1.2.2 Kiểm tra hiện hành

- Giúp sửa chữa kịp thời những khó khăn mới phát sinh

- Thực hiện bằng giám thị trực tiếp

Xác định các tiêu

chuẩn và lựa chọn

phương pháp đo

lường

Đo lường và đánh giá các sai lệch

Hành động điều chỉnh sai lệch

1.2.3 Kiểm tra thông tin phản hồi

- Xảy ra sau hoạt động

- Có sai lệch rồi quản lý mới biết

- Nhờ hình thức này mà người quản lý có thể có được những tin tức với nội dung có ý nghĩa về hiệu quả của công tác hoạch định

1.2.4 Kiểm tra trọng yếu

- Phải là những điểm có tác dụng hạn chế sự hoạt động bình thường của tổ chức

- Chọn đúng điểm trọng yếu là nghệ thuật

1.2.5 Kiểm tra hành vi

1.2.5.1 Nội dung kiểm tra hành vi

- Dùng những tiêu chuẩn tuyệt đối nhân viên được đánh giá theo một tiêu chuẩn

cố định chứ không phải so sánh người này với người khác

- Dùng những tiêu chuẩn tương đối so sánh người này với người khác

- Quản lý bằng mục tiêu của họ, và đánh giá họ qua trao đổi

1.2.5.2 Những hình thức kiểm tra quản lý trực tiếp

- Nhân viên làm tốt thưởng

- Nhân viên làm việc không có kết quả thì tìm nguyên nhân Nếu do năng lực thì bồi huấn, nếu do động cơ thì kích thích Nếu hai biện pháp trên vô hiệu thì kỹ luật gồm khiển trách, đình chỉ công tác, chuyển công tác khác có mức lương thấp hơn, sa thải

1.5.2.3 Những hình thức thay thế cho kiểm tra trực tiếp

- Chọn lọc

- Văn hóa tổ chức

- Tiêu chuẩn hóa

- Huấn luyện

PHẦN II: NỘI DUNG VỀ KIỂM TRA NỘI BỘ

1.3 Hệ thống kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp và tổ chức

1.3.1 Định nghĩa kiểm tra nội bộ?

“Quy trình do hội đồng quản trị, ban điều hành và các cá nhân thực thi, được xây dựng nhằm đưa ra sự đảm bảo ở mức độ hợp lý đối với mục đích đạt được của những nội dung: (i) Tính hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động; (ii) Mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính; và (iii) Tính tuân thủ các quy định và luật pháp hiện hành.”

1.3.2 Hệ thống kiểm tra nội bô hoạt động ra sao?

Hệ thống kiểm tra nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của công ty, bao gồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định, hướng dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động kinh doanh Theo nghĩa rộng, kiểm tra nội bộ bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm tra sản xuất, kinh doanh và phân phối của công ty Thông tin của người chịu trách nhiệm kiểm tra nội bộ thường được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao đổi với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng thực tế … Sau

đó họ ghi lại những thông tin sơ bộ dưới dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho công tác kiểm tra

Phòng kiểm tra nội bộ là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng hỗ trợ cho giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của công ty Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm

vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm tra nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật

1.3.3 Những dấu hiệu bất ổn của việc kiểm tra nội bộ

Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng Nếu nhận thấy ở bộ phận kiểm tra nội bộ của công ty mình tồn tại một trong những dấu hiệu dưới đây, thì bạn cần dành nhiều thời gian hơn để chấn chỉnh:

Không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: công việc chỉ được điều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi

Khi nhân viên chấp nhận làm việc“không công” Có thể họ đang lợi dụng một

kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của công ty để kiếm lợi cho mình

Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi có sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau

Không yên tâm về tài chính công ty Có lẽ đây là dấu hiệu đáng ngại nhất cho thấy hệ thống kiểm tra nội bộ của bạn đang có trục trặc Hãy xem xét ngay lập tức hệ thống kiểm tra nội bộ, nếu bạn cảm thấy không an tâm trong thu chi tài chính của công

ty Thậm chí có khi bạn không biết hoạt động kinh doanh của công ty lãi hay lỗ, cho

dù trên giấy tờ hợp đồng mua bán, văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận

Bảng 1.1.3 Phương pháp đánh giá tinh hiệu quả của kiểm tra

Tiêu

chuẩn

Mức độ đánh giá

Hoàn toàn không Không chắcchắn Trung bình Khá Hoàn toànchắc chắn

Hệ thống

kiểm tra gắn

liền với kết

quả mong

muốn

Đúng thời

Có thể chấp

Qua bảng cho thấy, kiểm tra có thể thoả mãn các tiêu chuẩn: kiểm tra gắn liền với những kết quả mong muốn, tính khách quan, tính toàn diện, đúng thời điểm và có thể chấp nhận được.Bảng này còn ngụ ý rằng một hệ thống kiểm tra cần được thiêt kế

và đánh giá theo những điều kiệncủa 5 tiêu chuẩn

Tổng số điểm thu được qua đánh giá được xếp hạng từ thấp (5điểm) đến cao (25 điểm) Tổng số điểm càng cao, thì tính hiệu quả kiểm tra càng cao

Một hệ thống kiểm tra không đáp ứng năm tiêu chuẩn có thể gây ra những thiệt hại cho tổ chức hơn là đem lại hiệu quả cho nó

Sau đây là mô hình kiểm tra hiệu chỉnh cho phép nhà quản trị khám phá và diều chỉnh những lệch lạc so với mục tiêu ,kế hoạch và tiêu chuẩn đã được thiềt lập của doanh nghiệp.Qúa trình này phụ thuộc rất nhiều vào thông tin phản hồi và phản ứng của kiểm tra

1.4 Các thành phần hệ thống kiểm tra nội bộ

Một hệ thống kiểm tra được coi là hữu hiệu được thiết kế bao gồm năm cấu phần sau đây nhằm trợ giúp doanh nghiệp và tổ chức đạt hoạch mục tiêu,chiến lược hay kế hoạch đã đề ra:

1.4.1 Môi trường kiểm tra

Môi trường kiểm tra đặt ra nền tảng ý thức của doanh nghiệp có tác động đến ý thức kiểm tra của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp Môi trường kiểm tra cũng

Bắt đầu

Xác định hệ thống con

Nhận diện các đặc điểm

Thiết lập các tiêu chuẩn

Chẩn đoán và hiệu chỉnh Tiến hành so sánh Thu thập thông tin

phản ánh phần nào văn hóa của một doanh nghiệp Môi trường kiểm tra là nền tảng cho các cấu phần khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp Nói đến môi trường kiểm tra, người ta hay đề cập đến những vấn đề như:

- Tính chính trực và những giá trị đạo đức trong doanh nghiệp

- Năng lực chuyên môn của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp

- Sự hiện hữu và chất lượng của hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán trong doanh nghiệp

- Triết lý kinh doanh và phong làm việc của ban lãnh đạo doanh nghiệp

- Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

- Công tác phân công quyền hạn và trách nhiệm trong doanh nghiệp

- Các chính sách và thủ tục về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Ví du: Nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp,

về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh Một môi trường kiểm tra tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm tra nội bộ

1.4.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro bao gồm việc xác định và phân tích những rủi ro có liên quan đến quá trình hướng tới mục tiêu của doanh nghiệp làm nền tảng cho việc xác định cách thức xử lý rủi ro Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài

- Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức

nghề nghiệp Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi,

mở rộng của sản xuất Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm

- Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành.

Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần

Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức

Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, bạn cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của công ty bạn cần được tổ chức sao cho có thể bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm

Thông qua việc xác định mục tiêu đề ra ở cả cấp độ tổng thể doanh nghiệp và cấp độ quy trình hay các bộ phận chức năng, doanh nghiệp có thể xác định được những yếu tố chủ yếu dẫn đến thành công và sau đó xác định những rủi ro gây ảnh hưởng đến những yếu tố thành công này

1.4.3 Những hoạt động kiểm tra

Những hoạt động kiếm tra được thể hiện dưới dạng các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng những định hướng của lãnh đạo được thực thi Những hoạt động kiểm tra cũng đảm rằng những biện pháp cần thiết được đưa ra để xử lý những rủi ro làm ảnh hưởng đến quá trình đạt mục tiêu của doanh nghiệp Các hoạt động kiểm tra

có mặt ở khắp mọi nơi trong doanh nghiệp ở mọi cấp độ trong các bộ phận chức năng của doanh nghiệp Các hoạt động kiểm tra thường bao gồm các công việc như:

- Phê duyệt

- Ủy quyền

- Kiểm tra

- Đối chiếu

- Soát xét hoạt động

- Bảo vệ tài sản

- Phân công trách nhiệm

Những hoạt động kiểm tra có thể được gộp thành hai nhóm chính đó là kiểm tra phòng ngừa và kiểm tra phát hiện Kiểm tra phòng ngừa được thể hiện ở việc thiết lập những chính sách và thủ tục mang tính chuẩn mực, phân công trách nhiệm hợp lý và

ủy quyền, phê duyệt Kiểm tra phát hiện được thể hiện dưới dạng thực hiện báo cáo đặc biệt, đối chiếu hay kiểm tra định kỳ

1.4.4 Thông tin và trao đổi thông tin

Thông tin được thu thập bên trong và bên

ngoài doanh nghiệp nhằm cung cấp cho lãnh đạo

với những nội dung về hoạt động của doanh

nghiệp liên quan đến những mục tiêu đã được đề

ra Thông tin được cung cấp chi tiết, kịp thời và

đúng đối tượng để có thể trợ giúp người được

cung cấp thông tin hoàn thành trách nhiệm một

cách hiệu quả và hữu hiệu

Việc trao đổi thông tin phải được thực hiện

đầy đủ, đúng lúc xuyên suốt trong toàn bộ doanh

nghiệp Những kênh thông tin cởi mở, hữu hiệu

cần được thiết lập giữa doanh nghiệp với khách

hàng, nhà cung cấp và các đối tác khác nhằm trao

đổi thông tin

1.4.5 Giám sát và thẩm định

Giám sát là quy trình do người có trách nhiệm thực hiện đánh giá kịp thời những thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm tra qua đó đưa ra những hành động cần thiết Giám sát được thực hiện thông qua các hình thức như:

- Giám sát thường xuyên

- Đánh giá độc lập

- Báo cáo những sai sót