Môn: Thực hành quản trị trên máyMỤC TIÊU• Học xong phần này sinh viên sẽ ppt

Mơn: Thực hành quản trị máy MỤC TIÊU • Học xong phần sinh viên • Hiểu biết đặc điểm, cơng dụng, ích lợi cần thiết loại báo cáo • Tạo báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal) • Biết cách tổng hợp, phân tích tổ chức liệu bảng tính để tạo báo cáo PivotTable GVHD: Ths Lê Nhị Lãm Thúy Email: thuylnl@gmail.com NỘI DUNG I Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal) Khái niệm Trình tự tạo báo cáo Khai thác thông tin báo cáo BÀI II Báo cáo PivotTable Tổng quan Trình tự tạo PivotTable Tổ chức liệu Hoàn thiện PivotTable GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy Môn: Thực hành quản trị máy I Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal) ① Khái niệm ? Grand & Sub Total Tổng giá trị đặt hàng? Giá trị đặt hàng theo nhân viên ?? Số lượng đơn đặt hàng? Số lượng đơn hàng nhân viên thực ?? Phần I Báo cáo phân nhóm SubTotal Khái niệm Trình tự báo cáo Khai thác thông tin báo cáo Order List Order Order n Order I Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal) I Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal) ① Trình tự Chuẩn bị Chuẩ bị SubTotals dùng tổng hợp liệu theo nhóm Yêu cầu tổ chức liệu: danh sách – Nhãn cột đặt dịng – Mỗi cột có kiểu liệu – Khơng có dịng, cột rỗng chen danh sách Xác định cột phân nhóm giá trị cần tổng hợp Ví dụ: giá trị đặt hàng theo nhân viên giá trị đặ hà từ  GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy   cột phân nhóm nhó  cột tổng hợp tổ hợ Môn: Thực hành quản trị máy I Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal) I Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal) ① Trình tự Ra lệnh lệ Thực hành Thự hà SubTotals dùng tổng hợp liệu theo nhóm danh sách Tạo báo cáo SubTotal Doanh số nhân viên Cột phân nhóm Doanh số bán theo quốc gia Hàm tổng hợp Số lượng đơn đặt hàng nhân viên thực Cột chứa giá trị tổng hợp Sắp thứ tự theo cột phân nhóm Chọn danh sách Ra lệnh Data, SubTotals … … … … 11 I Báo cáo tổng hợp nhóm (SubTotal) ① Khai thác thông tin Drill down Outline symbol Phần II Báo cáo PivotTable Tổng quan Trình tự Tổ chức liệu Hoàn thiện PivotTable Show and Hide details 10 GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 12 Môn: Thực hành quản trị máy Tổng quan Nhân viên Tổng quan Doanh số nhân viên năm & năm nhân viên số mỗ củ Nhân viên  Năm Năm Kaleidoscope ??? Năm  Nhân viên 13 Tổng quan 15 Tổng quan Công cụ tổ chức tổng hợp đa chiều Year cụ hợ chiề Kaleidoscope PivotTable PivotTable • Vật liệu: Giấy vụn • Kết quả: hoa văn • Hoạt động: chủ định theo yêu cầu Countries Doanh số nhân viên năm theo quốc gia 14 GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy • Cách làm: xoay bảng • Hoạt động: ngẫu nhiên Salesperson • Kết quả: thông tin (view) • Cách làm: xoay kính PivotTable … present comparisons, reveal patterns and relationships, and analyze trends • Vật liệu: data 16 Mơn: Thực hành quản trị máy Trình tự tạo PivotTable Trình tự tạo PivotTable How To? Cơng cụ PivotTable Wizard cụ 1 Đặt câu hỏi Sau sẵn sàng, làm theo bước sau: Sử dụng PivotTable Wizard 3 Dàn dựng PivotTable 1.Ask yourself questions 2.Use the wizard 3.Lay out the PivotTable report 17 Trình tự tạo PivotTable Ra lệnh Data, PivotTable and PivotChart Report Sau cửa sổ wizard mở, click nút Finish 19 Trình tự tạo PivotTable ① Đặt câu hỏi ② Làm việc với wizard Thiết lập mặc định Thiế lậ mặ đị Wizard sử dụng thiết lập mặc định bao gồm Hãy bắt đầu cách tự hỏi xem bạn cần biết gì: • Sử dụng liệu danh sách Excel database • Giá trị đặt hàng nhân viên thực hiện? The PivotTable and PivotChart Wizard • Giá trị đặt hàng theo quốc gia? • Tạo thêm trang tính • Chuẩn bị vùng “layout area” để “tổ chức” PivotTable • …… 18 GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy Click chọn danh sách The PivotTable and PivotChart Wizard Hãy xác định mà bạn cần biết xá đị cá mà cầ biế Sales figures that go on and on ② Làm việc với wizard 20 Môn: Thực hành quản trị máy Trình tự tạo PivotTable Trình tự tạo PivotTable ③ Dàn dựng PivotTable Layout Area ③ Dàn dựng PivotTable PivotTable Layout PivotTable Layout “bản thiết kế” báo cáo PivotTable Wizard tạo trang tính có sẵn đối tượng: khu vực: • Danh sách PivotTable Field List The new worksheet, ready for a PivotTable report – Page Field • Khu vực PivotTable layout – Column Field – Row Field Use drop areas to control the report organization • Thanh cơng cụ PivotTable 21 Trình tự tạo PivotTable 23 ③ Dàn dựng PivotTable Khu vực Row vs Column Field vự PivotTable Field List chứa tất tên cột bảng liệu gốc như: Country, Salesperson, Order Amount, Order Date, OrderID Nếu bạn drag vùng Salesperson vào • Khu vực Drop Row Fields Here  nhân viên bố trí hàng • Khu vực Drop Column Fields Here  cột báo cáo chứa liệu nhân viên Lưu ý: Mỗi cột liệu  vùng (field) có tên 22 GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy Bạn drag field từ Field List vào khu vực Layout để xác định cấu trúc báo cáo Trình tự tạo PivotTable ③ Dàn dựng PivotTable Field List Column headings become fields – Data Items 24 Mơn: Thực hành quản trị máy Trình tự tạo PivotTable Trình tự tạo PivotTable ③ Dàn dựng PivotTable Khu vực Data Items vự Thay đổi linh hoạt đổ hoạ Để trả lời câu hỏi “Giá trị đặt hàng nhân viên thực hiện?” cần phải sử dụng liệu vùng: Creating the PivotTable report view ③ Dàn dựng PivotTable Khi yêu cầu thay đổi  bạn • Thêm field vào báo cáo • Bỏ bớt field khơng cần thiết Salesperson  tên nhân viên  vùng Row field The PivotTable report Order Amount  giá trị đặt hàng  vùng Data Items • Thay đổi cấu trúc (pivot) cách drag field từ vị trí sang vị trí khác 25 Trình tự tạo PivotTable 27 Trình tự tạo PivotTable ③ Dàn dựng PivotTable Khu vực Data Items vự Thực hành Thự hà • Chỉ drop field “số ” vào khu vực Data Item Tạo mẫu báo cáo ”report view” • Kết báo cáo hiển thị sau khai báo khu vực Data Item Bố trí liệu PivotTable Layout “Pivot” báo cáo • Các field khu vực Data Item xử lý mặc định phép cộng • Bảng Pivot in giấy, copy vào Word, xuất lên trang Web GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy Tạo “page views” Drag fields khỏi báo cáo Bài thực hành (Pivot1.xls) 26 28 Môn: Thực hành quản trị máy Tổ chức liệu Tổ chức liệu Yêu cầu liệu gốc cầ đố vớ liệ gố Để dàn dựng thành công PivotTable dự Chuẩn bị tốt liệu Hàng chứa tiêu đề cột khơng trùng lắp Khơng có hàng/ cột rỗng Xác định câu hỏi  chọn field cần dùng Mỗi cột chứa kiểu liệu Thả các field vào chỗ Phải xóa subtotal grand totals tạo trước (nếu có) Và cuối cùng: đừng sợ làm sai tổ chức khu vực layout 29 31 Tổ chức liệu Tổ chức liệu Định vị field vùng Layout vị vù Thực hành Thự hà Row Fields trình bày từ xuống, giá trị chiếm dòng Tạo báo cáo PivotTable report Column Fields trình bày theo hàng ngang, giá trị chiếm cột Thay đổi cách dàn dựng Thao tác Page fields Cách dùng lệnh để di chuyển fields vào khu vực dàn dựng Page Fields trình bày theo trang, để phân tổ hay tách liệu Bài thực hành (Pivot2.xls) Data Items  nơi số liệu hiển thị tổng hợp 30 GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 32 Môn: Thực hành quản trị máy Hoàn thiện PivotTable ② Sử dụng Toolbar PivotTable toolbar Always display Items Fields setting Include hidden Items in Totals Các xử lý thường gặp Hide/Show Field List ReFresh Data Show Detail Hide Detail Chart Wizard 33 Hoàn thiện PivotTable Format Report Hoàn thiện PivotTable ① Xử lý ô màu xám 35 ③ Sắp thứ tự Sort and Top 10 Ô màu xám chứa tên field mà xá PivotTable tự tạo có xám thả field vào vùng layout Excel inserts gray boxes containing field names Click vào ô chứa tên Nội dung ô tạo tự động dựa theo tên field nơi bố trí Chọn mục Sort and Top 10 Click nút PivotTable PivotTable toolbar … Có thể thay đổi nội dung để báo cáo rõ ràng Salespersons sorted by name, alphabetically Salespersons sorted by amount sold 34 GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 36 Mơn: Thực hành quản trị máy Hồn thiện PivotTable Hoàn thiện PivotTable ③ Sắp thứ tự ⑤ Cập nhật liệu Refresh Data AutoSort options – Manual Click row/column field muốn đổi chỗ • Click nút Refresh Data PivotTable toolbar để cập nhật báo cáo có thay đổi Drag đường biên sang vị trí Original sales figures for Peacock Updated sales figures for Peacock after refreshing data 37 Hoàn thiện PivotTable 39 Hoàn thiện PivotTable ④ Định dạng số Format Number Khơng có SUM Click ô vùng số liệu Click ô vùng số liệu Click nút Field Settings PivotTable toolbar Click nút Field Settings PivotTable toolbar Click mục Number chọn dạng currency Chọn phương thức xử lý mục Summarize by Amounts sold without formatting Amounts sold with currency formatting GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy ⑥ Tổng hợp liệu 38 Sum is just one of the ways PivotTable reports can summarize numerical data 40 10 Môn: Thực hành quản trị máy Hoàn thiện PivotTable Hoàn thiện PivotTable ⑦ Group & Show Detail Tạo báo cáo Quý bá cá Thực hành Thự hà Để bổ sung thông tin thời gian vào báo cáo Đổi tên vùng Thay đổi thứ tự xếp Hiển thị lại PivotTable Field List (nếu cần) Định dạng lại số Thay đổi cách thức tổng hợp số liệu Hủy bỏ báo cáo Display the PivotTable Field List by clicking/Right Click inside the report Bài thực hành (Pivot3.xls) 41 Drag vùng Order Date vào vị trí trước Salesperson vùng row field Đổi tên vùng Order Date thành Qtr Lưu ý: giá trị cột Order Date ngày bán, chưa quy đổi quý Hoàn thiện PivotTable 43 ⑦ Group & Show Detail Phân nhóm nhó Right-click vùng Qtr Chọn mục Group and Show Detail Chọn Group, sau chọn Quarters Pivot Table với nhiều Row Field  Sales are displayed for each salesperson by quarter 42 GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 44 11 Môn: Thực hành quản trị máy Hoàn thiện PivotTable Hoàn thiện PivotTable ⑦ Group & Show Detail ⑧ Inner–Outer Row Field Công dụng dụ Trước sau Trướ Group and Show Detail cho phép phân tích báo cáo mức tổng hợp hay chi tiết Doanh thu q nhân viên • Có khả group liệu thời gian theo seconds, minutes, hours, days, … Doanh thu nhân viên theo quý • Để hủy nhóm: Right—Click vào field, chọn Group and Show Detail, chọn Ungroup 45 Hoàn thiện PivotTable ⑧ Inner–Outer Row Field 47 Hoàn thiện PivotTable Row & Column Khái niệm Khá niệ Khi có nhiều row fields thì: Để hiển thị thời gian, bạn cần thêm vùng Order Date • Duy “inner row field” sát vùng liệu Vấn đề để vùng Order Date vào vị trí row hay column? • Cịn lại “outer row fields” Nếu đưa vào vị trí “row” thì: A PivotTable report before and after the Order Date field is added to it – Trước “Salesperson”? hay Whether a row field is an inner or outer field determines how the data is displayed (repeated) – Sau “Salesperson”? – Bất kỳ? 46 GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy ⑧ Inner–Outer Row Field  Các giá trị Outer field xuất lần  Các giá trị field khác xuất lặp lại cần 48 12 Mơn: Thực hành quản trị máy Hồn thiện PivotTable Hoàn thiện PivotTable Thực hành Thự hà ⑨ Thêm Data Item Vấn đề đề Báo cáo trước cho biết giá trị đặt hàng nhân viên Sử dụng row fields Tạo báo cáo quý Pivot báo cáo để quan sát thông tin khác Yêu cầu  xem lúc thông tin doanh số số lượng đơn đặt hàng nhân viên … PivotTable reports can more than add Bài thực hành (Pivot4.xls) Bài tham khảo (Acrobat Reader) 49 51 Hoàn thiện PivotTable ⑨ Thêm Data Item Đưa nhiều field vào khu vực Data Items nhiề vự Đưa thêm vùng Order Amount vào khu vực row field When the Order Amount field is dragged onto the data area again PivotTable với nhiều Data Items Khi đưa vùng Order Amount vào lần thứ 2, Excel sẽ: Cộng giá trị đặt hàng lần đặt tên Sum of Order Amount2 Tạo thêm tiêu đề “Data” cho vùng khu vực số liệu 50 GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 52 13 Môn: Thực hành quản trị máy Hoàn thiện PivotTable ⑨ Thêm Data Item Đếm số đơn hàng số hà Tính tỷ trọng giá trị đặt hàng tỷ trọ giá trị đặ hà củ nhân viên Click vào ô Sum of Order Amount2 Click nút Field Settings PivotTable toolbar Changing the summary from Sum to Count in the PivotTable Field dialog box ⑪ Đổi cách xử lý Hoàn thiện PivotTable Chọn Count danh sách Summarize by Show data as a percentage of the total instead of as the number of orders Chọn ô vùng Order # Click nút Field Settings PivotTable toolbar Chọn Sum thay Count Click mục Options, chọn % of total danh sách Show data as 53 Hoàn thiện PivotTable ⑩ Format bảng Pivot 55 Hoàn thiện PivotTable Thực hành Thự hà AutoFormat Tổng hợp vùng liệu theo nhiều cách khác Click vào báo cáo Click nút Format Report PivotTable toolbar PivotTable with Autoformat type Report Đếm số đơn hàng thể dạng tỷ Chọn định dạng thích hợp cửa số AutoFormat Định dạng report Bài thực hành (Pivot5.xls) Chỉ dùng Autoformat sau Pivot xong báo cáo Bài tham khảo (Acrobat Reader) 54 GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 56 14 Môn: Thực hành quản trị máy Hoàn thiện PivotTable Hồn thiện PivotTable ⑫ Calculated field On / Off Thơng tin khơng có liệu gốc có liệ gố Click vào bên vùng muốn tắt/ mở subtotal Yêu cầu thêm thông tin hoa hồng cho nhân viên bán hàng How much bonus should each salesperson receive? ⑬ SubTotal Click mục PivotTable PivotTable toolbar, đánh dấu hay xóa dấu √  Field cơng thức dùng để tính tốn hiển thị giá trị khơng có liệu gốc The report with subtotals The report with automatic subtotals turned off 57 Hoàn thiện PivotTable 59 Hoàn thiện PivotTable ⑫ Calculated field How to? Thực hành Thự hà Click nút PivotTable PivotTable toolbar Pivot báo cáo để thấy rõ nhân viên hưởng tỷ lệ hoa hồng 10% 7% Chọn Formulas, click Calculated Field The Fields list in the dialog box contains the fields from the report, which you can use in your formula Lưu ý: Sử dụng tên field bảng liệu gốc thay tên đổi Ví dụ cơng thức =IF('Order Amount'>150000,12%,7%) GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy Tính tiền hoa hồng Nhập công thức vào hộp thoại Insert Calculated Field Sử dụng giá trị hoa hồng cơng thức bên ngồi bảng Pivot Bài thực hành (Excel 2003) 58 Bài tham khảo (Acrobat Reader) 60 15 Môn: Thực hành quản trị máy THE END 61 GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy 16 ... cột phân nhóm giá trị cần tổng hợp Ví dụ: giá trị đặt hàng theo nhân viên giá trị đặ hà từ  GVHD: Lê Nhị Lãm Thúy   cột phân nhóm nhó  cột tổng hợp tổ hợ Môn: Thực hành quản trị máy I Báo cáo... Row Field  Các giá trị Outer field xuất lần  Các giá trị field khác xuất lặp lại cần 48 12 Môn: Thực hành quản trị máy Hoàn thiện PivotTable Hoàn thiện PivotTable Thực hành Thự hà ⑨ Thêm Data... views” Drag fields khỏi báo cáo Bài thực hành (Pivot1.xls) 26 28 Môn: Thực hành quản trị máy Tổ chức liệu Tổ chức liệu Yêu cầu liệu gốc cầ đố vớ liệ gố Để dàn dựng thành công PivotTable dự Chuẩn bị