Chương 2: Mã hóa dữ liệu kế toán ppt

Nguyễn Văn Quang 9Tệp danh mục KH Mã KH Tên KH ĐC KH Tel Mức tín dụng Mã đơn hàng Ngày Ngày giao Người bán Mã KH Tệp đơn đặt hàng Mã đơn hàng Mã SP SL đặt hàng Tệp chi tiết đơn đặt hàng

Trang 1

Nguyễn Văn Quang 1

MÃ HOÁ DỮ LIỆU KẾ TOÁN

CHƯƠNG 2

MỤC TIÊU CHƯƠNG 2

1 Nêu, phân tích được mục tiêu của mã hoá

2 Nêu, phân tích & vận dụng được các tiêu chuẩn để

đánh giá bộ mã

3 Liệt kê được các PP tạo mã Hiểu nguyên tắc & cho

được ví dụ theo từng PP tạo mã Nêu & phân tích được

ưu, nhược điểm của từng PP Hiểu điều kiện vận dụng

của từng PP

4 Nêu & phân tích được các bước mã hoá trong thực tế

CÂU HỎI

Trang 2

1.Khái quát chung về mã hoá dữ liệu (DL)

2.Các phương pháp mã hoá dữ liệu

NỘI DUNG CHƯƠNG 2

3.Công tác mã hoá trong thực tế

1.Sự cần thiết phải mã hoá DL

2.Khái niệm về mã hoá DL

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ MÃ HOÁ DL

3.Mục tiêu của mã hoá DL

Trang 3

Đối tượng của kế toán

Danh sách khách hàng phải thu, phải trả

Phải thu, phải trả khách hàng

Trang 4

Tệp danh mục KH

Tên KH ĐC KH Tel Mức tín dụng

Đơn hàng Ngày Ngày giao Tên KH Tệp đơn đặt hàng

Đơn hàng Tên SP SL đặt hàng Tệp chi tiết đơn đặt hàng

Hoá đơn Tên KH Đơn hàng Ngày HĐ

n

1 n

Mối quan hệ giữa các tệp dữ liệu trong chu trình doanh thu

SỰ CẦN THIẾT MÃ HOÁ DL

Tệp danh mục KH

Tệp hoá đơn năm 2007

1.200.000.000 05113

4 Lê Duẫn CTy XYZ

500.000.000 05113

12 Điện Biên Phủ CTy SXTM ABC

Mức tín dụng Tel

ĐC KH Tên KH

CTy XYZ Hoá đơn 01

Ngày HĐ Đơn hàng

Tên KH Hoá đơn

Tệp hoá đơn năm 2008

Trang 5

Tệp danh mục KH

Mã KH Tên KH ĐC KH Tel Mức tín dụng

Mã đơn hàng Ngày Ngày giao Người bán Mã KH Tệp đơn đặt hàng

Mã đơn hàng Mã SP SL đặt hàng Tệp chi tiết đơn đặt hàng

Mã hoá đơn Mã KH Mã đơn hàng Ngày HĐ

Tệp hoá đơn

Mã hoá đơn Mã SP Đơn giá SL bán

Tệp chi tiết hoá đơn

1 n

Mối quan hệ giữa các tệp dữ liệu trong chu trình doanh thu

Kế toán bằng máy:

Không thể sử dụng tên đối tượng để phân biệt giữa các đối

tượng vì:

- Khi tên đối tượng thay đổi, việc truy xuất thông tin trong

quá khứ sẽ rất phức tạp, dễ gây sai sót lớn.

- Xử lý dữ liệu sẽ rất chậm.

- Tăng không gian lưu trữ dữ liệu.

Î Giải pháp: Mã hoá dữ liệu.

Trang 6

Mã hoá là sử dụng một hoặc nhiều kí tự (số, chữ) đại diện

cho đối tượng cần mã hoá

Ví dụ:1 đơn vị mã hoá đối tượng là kho hàng như sau:

Mã hoá đối tượng nhà cung cấp như sau:

0002 CTy Thép Thái Nguyên Thái Nguyên

Độ dài mã: 1 kí tự, sử dụng kí tự là ‘chữ‘ để mã hoá

Độ dài mã: 4 kí tự, sử dụng kí tự là ‘số‘ để mã hoá

KHÁI NIỆM VỀ MÃ HOÁ DL

VÍ DỤ VỀ CÁC BỘ MÃ TRONG THỰC TẾ

Trang 7

- Nhận diện được duy nhất một đối tượng trong tập hợp các

MỤC TIÊU CỦA MÃ HOÁ DL

- Tiết kiệm không gian lưu trữ & thời gian xử lý

Ví dụ: Thay ‘CTy CP Bóng đèn phích nước Rạng Đông’ là

‘RANGDONG’.

- Biểu diễn được thuộc tính của đối tượng, cho phép thực

hiện kiểm tra hình thức trên dữ liệu

Ví dụ: Mã khách hàng của đơn vị như sau:

Î Giúp kiểm tra khi sử dụng mã (nhập, ghi mã sai).

MỤC TIÊU CỦA MÃ HOÁ DL

Trang 8

Đối tượng mới xuất hiện được gán bằng kí tự kế tiếp

của mã đối tượng trước nó

DN lập một phiếu chi tiền mặt có số phiếu là ‘57’, phiếu

chi lập ngay trước đó là ‘56’ và phiếu sau nó sẽ có số ‘58’.

MÃ SỐ TUẦN TỰ

Trang 9

c Ưu, nhược điểm:

- Ngắn gọn, xây dựng rất dễ dàng

- Thuận lợi trong việc tạo mã tự động bằng máy tính.

+ Ưu điểm:

- Không gợi nhớ

- Không cho phép chèn thêm mã mới vào giữa hai mã cũ

- Không phân nhóm Æ khó khăn trong sử dụng, công tác

Ví dụ: Chương trình tự động gán phiếu thu số ’75’ sau

khi đã có phiếu thu số ‘74’.

MÃ SỐ TUẦN TỰ

Trang 10

a Phương pháp:

Phân chia tập các đối tượng mã hoá theo từng nhóm

Dành từng khoảng số liên tiếp để mã hoá cho từng nhóm

đó Đối tượng mới phát sinh sẽ được mã hoá vào khoảng

số của nhóm đối tượng đó theo PP tuần tự

Chú ý: Độ lớn từng khoảng số bao nhiêu là phù hợp ?

MÃ SỐ TUẦN TỰ THEO TỪNG KHOẢNG CÁCH

+ 300 - 399: mã hoá các loại chuôi đèn

300: chuôi đèn xoắn bóng đèn dây tóc

301: chuôi đèn gài bóng đèn dây tóc

Trang 11

- Rũi ro bộ mã không đáp ứng như cầu khá cao khi không

dự đoán được lượng đối tượng phát sinh trong tương lai

+ Nhược điểm:

d Trường hợp sử dụng:

- Khi biết rõ thuộc tính mã hoá của đối tượng sẽ ổn định

trong thời gian dài

- Khi dự đoán khá chính xác số lượng đối tượng phát

sinh trong tương lai

Trang 12

VÍ DỤ VỀ SỰ KHÁC NHAU GIỮA MÃ SỐ TUẦN TỰ &

DN sử dụng mã có độ rộng 3 ký tự để mã hoá hàng hoá như sau:

001: bóng đèn 0.6m, 220V, 60 W.

002: bóng đèn 0.6m, 220V, 100 W.

(từ 003-299 để mã hoá các loại bóng phát sinh mới)

300: chuôi đèn xoắn bóng đèn dây tóc.

301: chuôi đèn gài bóng đèn dây tóc.

302: chuôi đèn xoắn bóng đèn cao áp.

(từ 303-399 để mã hoá các loại chuôi phát sinh mới)

005: chuôi đèn xoắn bóng đèn cao áp.

(hàng hoá phát sinh mới sẽ được mã

hoá tiếp tục từ 006, )

b Ví dụ:

Mã hoá đối tượng bằng các kí tự cho phép nhận diện,

mô tả thuộc tính của chính đối tượng đó

- Mã của Phiếu Thu tiền là ‘PT’, của phiếu xuất kho là

‘XK’.

MÃ CÓ Ý NGHĨA

Trang 13

- Xây dựng mã đơn giản

- Dễ nhớ, dễ hiểu nên thuận tiện trong sử dụng

- Dễ dàng chèn thêm mã mới tương ứng với thuộc tính

của đối tượng

+ Ưu điểm:

- Nếu không dựa vào thuộc tính phân biệt giữa các đối

tượng để mã hoá thì ưu điểm của PP này sẽ rất ít

- Mã khá dài

+ Nhược điểm:

Khi có thuộc tính phân biệt giữa các đối tượng cần mã

hoá PP này được sử dụng khá thường xuyên

Trang 14

Thêm vào bên phải mã đối tượng một vùng khoá kiểm

tra Vùng khoá kiểm tra được tạo ra từ chính mã đối tượng

trước đó theo một thuật toán, công thức nào đó

MÃ TỰ KIỂM

b Ví dụ:

Mã của một thẻ nạp tiền có dạng: AABMMDDYYCCCC KKK

Với: AA - mã đơn vị quản lý thẻ, B - mã loại dịch vụ, MM - tháng

Trang 15

- Cho phép phát hiện sai sót, gian lận

Ví dụ: thay vì ghi mã 0220924085421 502 lại ghi là

02209240854 12 502 Î máy tự động phát hiện sai (mã

đúng là: 0220924085412 403)

- Giúp kiểm soát thông tin kế toán tốt hơn

- Phù hợp với công tác kế toán trên máy vi tính

Có thể xử dụng PP này với tất cả bộ mã Tuy nhiên

thường người ta xử dụng với các mã quan trọng (công nợ,

các loại tài sản, )

MÃ TỰ KIỂM

Trang 16

Khái niệm

Dựa vào các đặc tính của đối tượng, mã đối tượng

được chia thành nhiều vùng Mỗi vùng được mã hoá

bằng PP mã sơ đẳng khác nhau

MÃ HOÁ PHỨC TẠP

b Ví dụ: Hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam.

Từ mã ban đầu của một đối tượng (đối tượng cấp trên),

thêm một hoặc một nhóm kí tự về bên phải để được mã cho

đối tượng mới (đối tượng cấp dưới).

Trang 17

Trang 18

Sử dụng trong trong trường hợp cần phải tổng hợp, thống

kê về đối tượng quản lý có nhiều cấp bậc, quan hệ cấp

trên - dưới

Chú ý: Một mã cấp dưới chỉ có duy nhất một mã cấp trên,

một mã cấp trên lại có nhiều mã cấp dưới Mã cấp dưới thừa

hưởng nguyên vẹn mã cấp trên

MÃ PHÂN CẤP

Mã được tạo ra từ sự ghép nối nhiều vùng với nhau, mỗi

vùng là sự mã hoá một thuộc tính nào đó của đối tượng &

được chọn từ bộ mã chính thuộc tính đó

MÃ GHÉP NỐI

Trang 19

b Ví dụ: Mã sinh viên

KK: Năm nhập học (08 - nhập học năm 2008)

H: Hình thức đào tạo (chính quy/vừa học vừa làm)

C: Cấp đào tạo (đại học/cao đẳng)

U: Mã trường

DD: Mã khoa quản lý (quản trị/kế toán/ )

NN: Mã ngành đào tạo (kế toán/kiểm toán)

L: Số thứ tự của lớp trong ngành thuộc năm học đó

SS: STT sinh viên trong lớp

KK H C U DD NN L SS

Trong đó:

MÃ GHÉP NỐI

1.Tiêu chuẩn cơ bản của bộ mã

2.Các bước tiến hành công tác mã hoá

3. Cần mã hoá các đối tượng nào, với PP mã hoá gì, bộ

phận nào trong đơn vị thực hiện thêm, sửa, xoá mã ?

CÔNG TÁC MÃ HOÁ TRONG THỰC TẾ

Trang 20

a Duy nhất

b Uyển chuyển:Thích ứng với những thay đổi, thể hiện ở:

+ Khả năng mở rộng: Khi lượng đối tượng tăng theo thời gian, số ký

tự bộ mã phải cho phép biểu diễn toàn bộ các đối tượng

Ví dụ:Một DN mã hoá KH theo PP mã tuần tự, mã KH có độ rộng

2 ký số (Æ tối đa 100 KH) Tỷ lệ tăng KH là 20%/năm, số

KH hiện DN đang quản lý là 60 Vậy sau 3 năm, bộ mã sẽ

không thể mở rộng được nữa

+ Khả năng chèn thêm:Cho phép chèn đối tượng mới vào giữa hai

đối tượng đã tồn tại

TIÊU CHUẨN CƠ BẢN CỦA BỘ MÃ

c Tiện lợi khi sử dụng:Thể hiện ở:

+ Ngắn gọn:Tiết kiệm thời gian xử lý, không gian lưu trữ, hạn

chế sai sót trong khi sử dụng mã

+ Dễ sử dụng, dễ hiểu.

Ví dụ:Mã hoá loại đơn vị tiền tệ: USD, JPY, EUR,

Mã CNợ tạm ứng CBCNV được mã mã hoá theo nguyên tắc:

Tên CBCNV + họ + (Lê Thị Hương Æ HUONGLE)

Trang 21

d Đáp ứng yêu cầu quản lý:

Ví dụ: yêu cầu về thống kê, tổng hợp.

Nếu sử dụng PP gợi nhớ, tuần tự hoặc tuần tự có khoảng

cách để mã hoá thay cho PP phân cấp thì không thể đáp ứng

yêu cầu thống kê, tổng hợp, mặt dù các tiêu chuẩn khác vẫn

đảm bảo

Chú ý: Các tiêu chuẩn này đôi khi xung khắc nhau.

CẦN MÃ HOÁ CÁC ĐỐI TƯỢNG NÀO, VỚI PP MÃ HOÁ GÌ , BỘ PHẬN

NÀO TRONG ĐƠN VỊ THỰC HIỆN THÊM, SỬA, XOÁ MÃ ?

Định dạng
Số trang	21
Dung lượng	448,36 KB