Chương 3 Cấu trúc cơ sở dữ liệu kế toán (Môn Hệ thống thông tin kế toán 2)

2/5/2014 1 CẤU TRÚC CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN CHƢƠNG 03 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2 TRƢỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN GV. ThS. Vũ Quốc Thông Mục tiêu và nội dung • Giải thích mối liên hệ giữa giao diện kế toán và cơ sở dữ liệu kế toán (accounting interface and database) • Ứng dụng cách tổ chức dữ liệu thông qua mô hình liên kết thực thể (REA model) • Giới thiệu xử lý dữ liệu trong môi trƣờng máy tính • Trình bày ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán • Giao diện kế toán và cơ sở dữ liệu kế toán • Mô hình liên kết thực thể • Xử lý dữ liệu kế toán trong môi trƣờng máy • Ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán 2 2/5/2014 2 CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TỐN (CSDL) 3 4 Tổ chức dữ liệu trong CSDL Ký tự Vùng DL Mẩu tin Tập tin CSDL  Cơ sở dữ liệu: Tất cả các dữ liệu (DL) được lưu trữ và được sữ dụng bởi doanh nghiệp tạo thành CSDL của doanh nghiệp.  Tổ chức DL logic  Tay:  Máy: 2/5/2014 3 5 Ví dụ tổ chức logic tập tin dữ liệu Tập tin khách hàng 2 mẩu tin Vùng dữ liệu Mã KH Tên KH Đòa chỉ giới hạn Số bán chòu dư Giá trò dữ liệu 301 ABC Co. Box 5 1,000 400 555 XYZ Co. Box 9 6,000 2,000 6 So sánh tổ chức dữ liệu tay-máy • Tay Phải thu khách hàng KH Tiền Thực hiện A 10.000.000 HĐ 35 • Tình huống: Ngày 2/1/20X1, công ty ký hợp đồng số 01 bán chòu cho khách hàng A 300 kg hàng hóa CC, với số tiền 10 triệu đồng. Ngày 4/1/20X1, công ty thực hiện hợp đồng và đã phát hành hóa đơn số 35 gửi đến khách hàng A. Bán hàng Kế toán Theo dõi hợp đồng HĐ KH Tiền Thực hiện 01 A 10.000.000 HĐ 35 Sổ nhật ký bán hàng Sổ cái TK 131 H.Đồng H oá đơn Ghi chép Ghi chép Ghi chép Ghi chép Ghi chép 2/5/2014 4 7 BÁN HÀNG HĐ H.ĐƠN KH MH SL 01 35 A CC HP ĐỒNG HĐ KH MH TIỀN 01 A CC KHÁCH HÀNG KH Dư A Bán hàng Kế toán Nhập liệu Nhập liệu HÀNG HÓA MH SL SỔ CÁI TK SỐ DƯ 131 Máy So sánh tổ chức dữ liệu tay-máy H oá đơn H.Đồng 8 • Tay • Máy  Ghi chép dữ liệu nhiều lần  Lưu trữ trùng lắp, Có thể dẫn tới mâu thuẫn dữ liệu  Không chia sẻ dữ liệu  Ghi chép một lần  Lưu trữ không trùng lắp, không dẫn tới mâu thuẫn dữ liệu  Chia sẻ dữ liệu Khác nhau cơ bản là do phương pháp tổ chức các tập tin trong cơ sở dữ liệu và cách ghi trên các sổ giấy. So sánh tổ chức dữ liệu tay-máy 2/5/2014 5 9 Tổ chức DL theo hệ cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu (Data base) Hệ quản trò CSDL (DBMS) Chương trình ứng dụng 1 Chương trình ứng dụng 2 Chương trình ứng dụng n Người sử dụng … 10 Hệ quản trị CSDL CSDL Kế Tốn 2/5/2014 6 11 Tổ chức DL theo hệ cơ sở dữ liệu  Hệ quản trò CSDL: là một phần mềm quản lý DL với các chức năng:  Tổ chức dữ liệu: Đònh nghóa DL; Tạo cấu trúc DL  Quản trò dữ liệu: Thay đổi dữ liệu (cập nhật, thêm, bỏ mẫu tin; thay đổi cấu trúc DL) Truy vấn dữ liệu, tạo thông tin, báo cáo theo yêu cầu người sử dụng 12 Giao diện kế tốn (Accounting Interface) - hoạt động đƣợc bởi sự hỗ trợ của ba thành phần tƣơng tác với cơ sở dữ liệu bên trong: - Form/Mẫu nhập liệu (F orms): nhập dữ liệu kế tốn. - Câu lệnh truy vấn (Queries): tìm kiếm và truy xuất dữ liệu kế tốn từ CSDL. - Định dạng báo cáo (Reports): trình bày thơng tin đƣợc kết xuất (kết quả) từ câu lệnh truy vấn. Giao diện kế tốn 2/5/2014 7 13 Giao diện kế toán 14 Form/Mẫu nhập liệu 2/5/2014 8 15 Bài tập thảo luận 1 Sử dụng PMKT minh họa, liệt kê các form/mẫu nhập liệu trên các phân hệ: 1. Phân hệ Mua hàng 2. Phân hệ Kho 3. Phân hệ Bán Hàng 4. Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi 5. Phân hệ Sổ cái / Tổng hợp 16 Định dạng báo cáo Các nhóm báo cáo cơ bản trên hệ thống kế toán máy phục vụ cho: - Đối tƣợng sử dụng thông tin bên trong tổ chức - Đối tƣợng sử dụng thông tin bên ngoài tổ chức - Đối tƣợng cơ quan pháp quyền của Nhà nƣớc 2/5/2014 9 17 Định dạng báo cáo 18 Định dạng báo cáo 2/5/2014 10 19 Định dạng báo cáo 20 Bài tập thảo luận 2 Sử dụng PMKT minh họa, liệt kê các định dạng báo cáo trên phân hệ: 1. Phân hệ Mua hàng 2. Phân hệ Kho 3. Phân hệ Bán Hàng 4. Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi 5. Phân hệ Sổ cái / Tổng hợp 6. Phân hệ Thuế [...]... trong cơ sở dữ liệu quan hệ để chứa dữ liệu cho phân hệ mua hàng Nhận dạng các trường (fields) quan trọng của từng bảng dữ liệu, các khóa chính (primary keys) và khóa ngoại (foreign keys) để kết nối quan hệ giữa các bảng dữ liệu 30 15 2/5/2014 Thiết kế cơ sở dữ liệu trong hệ thống kế tốn máy 31 Bài tập thảo luận 5 Thảo luận về thiết kế cơ sở dữ liệu u cầu sinh viên: 1 Liệt kê các thành phần của cơ sở dữ. .. sở dữ liệu: Bảng (Tables), Trƣờng (Fields); Khóa chính (Primary Key); Khóa ngoại (Foreign Key)? 2 Nhận xét về các mối liên hệ (Relationships) giữa các Bảng (Tables) dữ liệu? Tham khảo tập tin: Accounting Database.mdb 32 16 2/5/2014 Nhận xét về tổ chức dữ liệu trên file Excel và CSDL trên ứng dụng? 33 Xử lý dữ liệu trên mơi trƣờng máy tính 34 17 2/5/2014 Thu thập dữ liệu  Phương pháp thu thập dữ liệu: ... nhật ký đặc biệt )  Cần khai báo đối tượng trước khi nhập liệu, lưu trữ DL phát sinh cho đối tượng  44 22 2/5/2014 Ảnh hưởng CNTT đến CSDL kế toán 4 Kiểm soát dữ liệu kế toán Tay Máy  Kiểm soát hoạt động kinh doanh  Kiểm soát họat động kinh doanh  Kiểm soát hoạt động hệ thống kế toán  Kiểm soát họat động hệ thống kế toán   Nguồn số liệu Ghi kép  KS Chung: thiết lập, truy cập, lưu trữ…  Kiểm... dựng mơ hình liên kết thực thể của doanh nghiệp Costic – doanh nghiệp thương mại, bn bán các loại hàng hóa mỹ phẩm BTCSDL_Costic.pdf 47 Sau khi học xong chƣơng này, bạn có thể: • Giải thích mối liên hệ giữa giao diện kế tốn và cơ sở dữ liệu kế tốn (accounting interface and database) • Ứng dụng cách tổ chức dữ liệu thơng qua mơ hình liên kết thực thể (REA model) • Giới thiệu xử lý dữ liệu trong mơi trƣờng... từ  Nguồn dữ liệu tự động: Thiết bò POS  Nội dung thu thập thường các nội dung cơ bản  Nội dung cơ bản hoạt động  Nguồn lực bò ảnh hưởng  Người tham gia trong hoạt động  Các nội dung chi tiết tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể lưu trữ phục vụ lập báo cáo cho người sử dụng  Dữ liệu thu thập được chuyển vào lưu trữ để xử lý 35 Xử lý dữ liệu  Có các kiểu xử lý cơ bản:  Cập nhật dữ liệu (updating): cập... đến CSDL kế toán 2 Thông tin cung cấp Máy Tay  Thông tin tài chính & phi tài chính (hoạt động)  Thông tin tài chính  Chậm, có thể mâu thuẫn  thông tin Nhanh chóng, Không bò mâu thuẫn DL  Báo cáo do người lưu trữ,  xử lý DL lập theo mẫu đònh sẵn Báo cáo có thể do chính người sử dụng lập nếu được phép truy cập DL không cần theo mẫu 43 đònh sẵn Ảnh hưởng CNTT đến CSDL kế toán 3 Thao tác Máy Tay... luận 3 Hệ quản trị CSDL xử lý câu lệnh truy vấn này nhƣ thế nào? 1 Các Bảng (Tables) nào đƣợc tiếp cận? 2 Các Trƣờng (Fields) nào truy xuất dữ liệu? 3 Tiêu chí tìm kiếm dữ liệu trong trƣờng hợp này là gì? SELECT Customer No, Company Name, Sales Order No, Date FROM Customer, Sales Order WHERE Customer No = 30 99”; 22 11 2/5/2014 MƠ HÌNH LIÊN KẾT THỰC THỂ MƠ HÌNH REA 23 MInh họïa cách tổ chức dữ liệu. .. đến CSDL kế toán 5 Nguyên tắc ghi chép kế toán Một vài trƣờng hợp… - Cách xử lý TK khơng theo kế tốn thủ cơng … Hệ thống sử dụng TK “trung gian” để kiểm sốt nghiệp vụ; ví dụ: mua hàng – nhập hàng và nhận hóa đơn riêng biệt - Cách thức ghi nhận hạch tốn, đơi khi khơng giữ khái niệm “tập hợp”; ví dụ: trong kế tốn chi phí sản xuất, hệ thống chỉ “tổng hợp” nguồn lực vào TK “C/P SXKDDD” -… 46 23 2/5/2014... báo cáo 38 19 2/5/2014 Phương pháp xử lý dữ liệu Xử lý theo lô On-line Batch Processing •TT chính 5 = 8 Lưu DL trong tập tin tạm Nhập nghiệp vụ ngay khi xẩy ra / Xử lý tập tin tạm Cập nhật tập tin chính • In báo cáo 39 Phương pháp xử lý dữ liệu Xử lý ngay theo thời gian thực On- line Real time Processing •TT chính 8 Nhập nghiệp vụ ngay khi xẩy ra 5 Xử lý dữ liệu ngay khi xẩy ra Cập nhật tập tin chính... tập tin chính  Thay đổi dữ liệu (changing): thay đổi giá trò những thuộc tính mô tả Ví dụ: thay đổi điạ chỉ khách hàng; giới hạn bán chòu …  Thêm mới dữ liệu (adding): thêm một mẩu tin mới Ví dụ khai báo thêm một khách hàng  Bỏ dữ liệu (deleting): ví dụ bỏ một mẫu tin về khách hàng do họ không còn giao dòch với doanh nghiệp  Có các phương pháp xử lý  Xử lý theo lô  Xử lý theo thời gian thực 36 . CSDL kế toán • Giao diện kế toán và cơ sở dữ liệu kế toán • Mô hình liên kết thực thể • Xử lý dữ liệu kế toán trong môi trƣờng máy • Ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán 2 2/5/2014 2 CƠ SỞ DỮ LIỆU. 2/5/2014 1 CẤU TRÚC CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN CHƢƠNG 03 Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2 TRƢỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN GV. ThS. Vũ Quốc Thông Mục tiêu và nội dung • Giải thích mối liên hệ. trọng của từng bảng dữ liệu, các khóa chính (primary keys) và khóa ngoại (foreign keys) để kết nối quan hệ giữa các bảng dữ liệu. 30 2/5/2014 16 31 Thiết kế cơ sở dữ liệu trong hệ thống kế toán máy Bài