chương trình Pabx Billing System & Hotel Management System(cài đặt,kiến thức chung& công ty minh họa) ppt

Lời mở đầu: Đọc xong tài liệu này, bạn sẽ:  Biết được các cài đặt với các phiên bản khác nhau của Ms Windows  Biết được cách đăng nhập vào Pabx Billing System/Hotel Management Syst

Liên Hệ:

Nguyễn Văn Đạt

0909 435 605

nvdat1612@gmail.com

Hướng dẫn vắn tắt về

(Cài Đặt, Kiến Thức Chung & Công Ty Minh Họa)

1 Lời mở đầu: 1

2 Cài đặt: 1

3 Kiến trúc hệ thống: 2

4 Công ty ảo minh họa: 3

1 Lời mở đầu:

Đọc xong tài liệu này, bạn sẽ:

 Biết được các cài đặt với các phiên bản khác nhau của Ms Windows

 Biết được cách đăng nhập vào Pabx Billing System/Hotel Management

System khi chạy ứng dụng này lần đầu tiên cũng như cách tạo các tài khoản mới

 Hiểu được khiến thức căn bản của chương trình tính cước thông qua một công

ty ảo minh họa – TotalQuality Ltd

2 Cài đặt:

1 Nếu bạn chép bộ cài đặt từ máy chủ của chúng tôi hay từ Internet, bạn cần giải nén các tập tin nén vào một thư mục duy nhất (Tôi chưa quyết định sẽ chép lên Internet một tập tin cài đặt

đã nén, có kích thước lớn hay nhiều tập tin nhỏ hơn cho người sử dụng tiện download) Nếu bạn có bộ cài đặt từ đĩa CD, bạn có thể cài đặt bằng cách chạy tập tin Setup.exe và trả lời các yêu cầu của trình cài đặt

2 Pabx Billing System/Hotel Management System cần Ms Access 2000 Runtime hoặc phiển bản muộn hơn để chạy Bộ cài đặt Pabx Billing System/Hotel Management System không tích hợp cả bộ Ms Access 2000 Runtime Bạn phải cài Ms Access 2000 runtime riêng Ms Access 2000 Runtime là một phần của Ms Access 2000 Vì vậy nếu máy tính của bạn đã cài

Ms Access thì cũng có nghĩa là bạn đã có Ms Access 2000 Runtime Trái với Ms Access 2000,

Ms Access 2000 Runtime được Microsoft cho miễn phí, vì vậy bạn có thể tìm thấy bộ cài đặt trong đĩa CD, tại CD:\Applications Khi cài Ms Access 2000 Runtime, bạn sẽ không bị hỏi về số đăng ký (serial number)

Cũng trong thư mục CD:\Applications, bạn sẽ tìm thấy bộ sửa lỗi Ms Office 2000 Service

Release 1, Ms Office 2000 Service Release 2 và Ms Office 2000 Service Release 3 Đừng quên chạy các Service Pack để sửa lỗi của chính bộ Microsoft Office, có như thế thì ứng dụng mới chạy ổn định được

Pabx Billing System/Hotel Management System có thể chạy trên các hệ điều hành Ms Windows NT 4.0, Service Pack 6, Ms Windows 9.x, Ms Windows 2000, Ms Windows XP Tốt nhất vẫn là chạy trên Ms Windows 2000, Ms Windows XP và các phiên bản tiếp theo của Ms Windows Các bản Ms Windows cũ như Ms Windows 95, Ms Windows 98 vẫn có thể dùng được, nhưng có một thực tế là Ms Office Runtime không chạy tốt trên các hệ điều hành cũ đó Ngoài ra, một số tính năng mới của Pabx Billing System/Hotel Management System không tương thích với hệ điều hành Ms Windows cũ Ví dụ, tính năng gửi mail trực tiếp với mail server, không thông qua trình mail client mặc định trên máy tính cước, tính năng này chỉ chạy với Ms Windows 2000 hoặc các phiên bản mới hơn Khi cài đặt Pabx Billing System/Hotel Management System trên các hệ điều hành cũ hơn Ms Windows 2000, bạn sẽ gặp thông báo

lỗi cdosys.dll không thể đăng ký với hệ điều hành Ms Windows Trong trường hợp này, Pabx

Billing System/Hotel Management System sẽ vẫn chạy tốt miễn là bạn đừng dùng tính năng gửi mail trực tiếp với mail server (Nhưng bạn vẫn dùng được tính năng gửi mail gián tiếp qua mail client mặc định trên máy tính cước)

Nếu đây là lần đầu tiên bạn cài Pabx Billing System/Hotel Management System, bạn nên chuẩn bị hệ thống như sau:

 Windows 2000 Professional, Service Pack 3 hoặc muộn hơn

 Office 2000 Professional, Office Service Pack 3 hoặc muộn hơn

Tiếp theo, cài Pabx Billing System/Hotel Management System Chắc chắn quá trình cài đặt

sẽ diễn ra trơn tru Khi bạn đã có kinh nghiệm với Pabx Billing System/Hotel Management System, bạn có thể triển khai ứng dụng này cho mọi phiên bản Ms Windows với bộ Ms Office

2000 hoặc Ms Office 2002 đã được cài đặt trước

3 Có 3 tài khoản mặc định sau khi cài là:

User Name=PabxAdmin

Password=PabxAdmin

User Name=HotelierAdmin

Password=HotelierAdmin

User Name=Operator

Password=Operator

Lần đầu chạy Pabx Billing System/Hotel Management System, bạn nên sử dụng tài khoản PabxAdmin hoặc HotelierAdmin để đăng nhập PabxAdmin và HotelierAdmin là tài khoản có quyền cao nhất Bạn có thể thay đổi mật khẩu bất cứ lúc nào Bạn có thể tạo tài khoản và cấp quyền cho từng tài khoản Tài khoản do bạn tạo ra, bạn có thể xóa, nhưng bạn không thể xóa được hai tài khoản mặc định nêu trên

3 Kiến trúc hệ thống:

Pabx Billing System/Hotel Management System có cấu trúc như sau:

1 Các tập tin trợ giúp

2 Các tài liệu

3 *.vit

4 Pabxcas.mde

5 TelephoneRateTables.slv, TelephoneRateTables.mst

6 OnlineCDR.mdb

7 Archive.mdb

8 Và một số tập tin khác không quan trọng

Có hai tập tin với phần mở rộng là “vit”, đó là Datastore.vit and TotalQuality.vit Các tập tin mang đuôi “.vit” là kho dữ liệu, nơi Pabx Billing System/Hotel Management System lưu thông tin của Tổ Chức (Organization – cũng có nghĩa là khách hàng đang sử dụng phần mềm này) và dữ liệu cuộc gọi (Call Data) Sau khi cài xong, Datastore.vit không có dữ liệu mặc định, trong khi đó TotalQuality.vit chứa dữ liệu của một công ty ảo, được sử dụng làm ví dụ Mục đích của tập tin TotalQuality.vit là giúp khách hàng có một trường hợp hoàn hảo để học theo Pabxcas.mde là công cụ để nhận dữ liệu từ tổng đài, xử lý dữ liệu thô, tính giá cước và lưu kết quả vào tập tin có đuôi “.vit” Mặc định, Pabxcas.mde nối vào kho dữ liệu Datastore.vit Nếu bạn muốn xem ví dụ về công ty ảo, nối Pabx Billing System/Hotel Management System vào tập tin TotalQuality.vit Bạn có thể thực hiện các bước sau để chuyển qua công ty ảo:

-Vào menu tên Application Tools, nhấp chuột lên Application Settings

-Trên biểu mẫu vừa mở, nhấp chuột lên nút “Connect To Datastore” mở Open File Dialog Bạn tìm và chỉ vào tập tin TotalQuality.vit file

Bất cứ lúc nào bạn muốn quay về trường hợp thật của công ty bạn, bạn thực hiện đúng hai bước như vừa nêu, nhưng lần này chỉ vào tập tin Datastore.vit

Chú ý là tập tin totalquality.vit và bảng cước của công ty ảo sẽ không nằm trực tiếp trong bộ cài đặt Bạn sẽ tìm thấy trên đĩa CD thư mục Demo có chứa tập tin totalquality.vit và bảng giá cước

ví dụ Bạn cần chép thư mục này vào đĩa cứng trước khi thực tập

4 Công ty ảo minh họa:

Bộ cài đặt có dữ liệu của một công ty ảo - Total Quality Ltd Bạn sẽ tìm thấy tập tin TotalQuality.vit và một số tập tin khác trong thư mục Demo trên đĩa CD TotalQuality.vit như đã nói ở trên, chứa dữ liệu của công ty ảo để minh họa Tôi sẽ đi trình bày chi tiết trường hợp công

ty ảo này, nhưng trước hết, bạn cần nối Pabxcas.mde vào kho dữ liệu TotalQuality.vit

Nếu bạn muốn học từng chức năng một của Pabx Billing System/Hotel Management System, bạn cần phải đọc User-Manual

TotalQuality Ltd có một tổng đài nội bộ nhỏ Danh sách số nội bộ như sau: 100, 101, 102, 103,

104, 105, 106, 107, 108, 109

TotalQuality Ltd có 5 nhân viên như sau:

Name Position Department E-Mail Address Ext Personal No

Mr Director Manager Management director@totalquality.com 100 091324809; 8134364 Miss Secretary Secretary &

Accountant

Management secretary@totalquality.com 101 8263926

Mr Rhett Butler Dept Head Marketing rhett.butler@totalquality.com 102 8109236

Mrs Scarlet Staff Marketing scarlet@totalquality.com 103 8809362

Mr Jame Dept Head Production jame@totalquality.com 104 8749254

Mrs Rose Staff Production rose@totalquality.com 105 8589393

Các số nội bộ từ 106 đến 109 không được gán cho bất cứ nhân viên nào Các máy mang số nội bộ này được đặt trong các phònng như Meeting Room, Workshop Room, Reception Room

và Server Room và là điện thoại dùng chung Bất cứ cuộc gọi nào từ các máy vừa nếu sẽ được tính vào tài khoản Chi Phí Chung của công ty (thông qua người dùng ảo là SystemUser, thuộc phòng ảo là SystemDepartment)

Chính sách quản lý điện thoải của TotalQuality Ltd như sau:

1 Ông giám đốc, Mr Director, sẽ nhận được mail thông báo ngay khi có nhân viên gọi cuộc gọi quá lâu hay quá đắt tiền Quan điểm của ông Mr Director là: Mọi cuộc gọi đắt tiền đều phải hạn chế vì ảnh hưởng đáng kể đến chi phí của công ty.Nhưng những cuộc gọi dài cũng phải được kiểm soát vì rõ ràng là nhân viên đã chểnh mảng làm việc trong suốt thời gian gọi cuộc điện thoại đó Ông giám đốc quyết định các cuộc gọi kéo dài hơn 30 phút được xem là cuộc gọi dài

và phải được theo dõi Các cuộc gọi mất hơn 100 đơn vị tiền tệ is sẽ được xem là cuộc gọi nhiều tiền

2 Mỗi đầu tháng, tất cả mọi nhân viên sẽ nhận hóa đơn chi tiết cước điện thoại của mình vào tháng trước Hóa đơn đó cũng được gửi cho người quản lý trực tiếp (direct manager) dưới CC của email

Management Dept

Mr Director (Mgr) Mrs Secretary

Marketing

Mr Rhett Butler (Dept Head)

Mrs Scarlet

Production

Mr Jame (Dept Head) Mrs Rose

3 Tất cả mọi nhân viên phải thông báo với công ty danh sách số điện thoại cá nhân mà mình hay liên hệ Nhân viên phải có trách nhiệm thanh toán lại cho công ty các cuộc gọi cá nhân vào các số đã đăng ký đó

4 Mỗi trưởng phòng sẽ nhận hóa đơn tổng của cả phòng

5 Hóa đơn tổng, nhóm theo phòng sẽ được gửi đến bộ phận kết toán vào ngày 25th của mỗi tháng

Làm thế nào để Pabx Billing System/Hotel Management System có thể thỏa mãn đòi hỏi của công ty TotalQuality Ltd?

Trả Lời:

-Bạn phải khai 10 mã vùng bằng cách sử dụng cửa sổ Extension & AccessCode Tôi đã tạo các

số nội bộ này trong tập tin TotalQuality.vit rồi, bạn hãy mở ra xem

-Bạn cần tạo 3 phòng ban Xem cửa sổ Departments, bạn sẽ thấy 3 phòng ban này đã được tạo

-Bạn phải tạo 6 nhân viên và đặt các nhân viên này vào phòng ban tương ứng như cây tổ chức bạn vừa xem ở phần trên Chọn Department Head cho ông Mr Director, Mr Jame, Mr Rhett Butler Điều này là rất quan trọng vì tính năng Auto Send sẽ cần xác định ai là trưởng phòng (department head) để gửi các hóa đơn

-Yêu cầu 1: Vào menu tên Telephone Bills, nhấp chuột lên Advanced Auto Send Mail Chuyển sang trang cuối cùng có tên là Alert và xem các tham số tôi đã đặt ở đây

-Yêu cầu 2, 3: Chuyển sang trang thứ nhất (Detail Bill By User) của cửa sổ Advanced Auto Send Mail và xem các tham số đã đặt

-Yêu cầu 4: Chuyển sang trang thứ 4 (Summary Bill By Dept) của cửa sổ Advanced Auto Send Mail, xem các tham số đặt tai đây

-Yêu cầu 5: Vào menu tên Telephone Bills, nhấp chuột lên Telephone Bill Master Trên cửa sổ Telephone Bill Master, chọn báo biểu “Detail Telephone Bill - Grouped By Department, User”, chú ý “Auto Send Report Monthly” nằm ở góc phải bên dưới của cửa sổ Rất dễ hiểu tham số cài đặt tại đây, gồm địa chỉ Email của bộ phận kết toán và thời điểm gửi hóa đơn

Bây giờ tôi sẽ chuyển qua phần trình bày bảng giá cước, dễ hiểu cho người đã từng làm quyen với cách tính cước, nhưng lại khá khó khăn cho ai lần đầu tiên tìm hiểu vấn đề này

Xem hình minh họa trên Đầy là bản đồ của quốc gia mà công ty TotalQuality có văn phòng tại tỉnh A của quốc gia đó Giả sử mã vùng (Area Code) của tỉnh A is 8 Quốc gia này có 6 tỉnh cả thảy như trên bản đồ Mã vùng của từng tỉnh được ghi ngay trên bản đồ Có lẽ bạn đã biết về

mã vùng và mã quốc gia Khi gọi liên vùng hoặc gọi xuyên quốc gia, mã vùng và mã quốc gia là phần chuỗi số đầu bạn phải quay trước khi bạn quay số đích

TotalQuality Ltd thuê cùng lúc hai công ty dịch vụ điện thọai (Telephone Service Providers) Bởi

vì hai công ty điện thoại này có bảng giá cước khác nhau và các chính sách khuyến mãi khác nhau Để tận dụng tối đa giá cước rẻ có thể, TotalQuality đã lập trình tổng đài nội bộ của mình

để hướng cuộc gọi vào công ty dịch vụ điện thoại nào có giá tốt nhất dựa trên tính chất của cuộc gọi đó (nguyên tắc tìm đường chi phí thấp nhất - Least-Cost-Routing Principle Tôi sẽ giải thích thêm về khái niệm Leas-Cost-Routing sau) Bảng giá cước như sau

Country Map

TotalQuality

Province F Area Code = 9

Province E Area Code = 3

Province D Area Code = 7

Province C Area Code = 5

Province B Area Code = 4 Province A

Area Code = 8

Bảng giá của công ty điện thoại số 1:

Kiểu cuộc gọi (Call

Type)

Giá quãng đầu (First Block Rate)

Giá các quãng tăng thêm (Additional Block Rate)

Thời lượng của quãng đầu (First Block’s Duration)

Thời lượng của các quãng tiếp theo (Additional Block’s Duration)

Gọi nộti hạt (Local

Call)

Gọi nội địa (Within

Country Call)

Gọi quốc tế

(International Call)

Phụ thuộc vào từng quốc gia, thường là trên $1 Trung bình sẽ là 1/10 giá quãng đầu (First Block) 60 giây 6 giây

-Phạm vi giảm giá ngoài giờ cao điểm (Off-Peak) từ 23 PM ngày hôm nay đến 7 AM ngày hôm sau Cuộc gọi nội hạt và cuộc gọi quốc tế trong thời gian ngoài giờ cao điểm sẽ được giảm giá 30% so với gọi vào giờ không giảm giá Các cuộg gọi liên tỉnh (đi từ tỉnh này sang tỉnh khác, nhưng vẫn trong một quốc gia) từ 23PM ngày hôm nay đế 5 AM ngày mai được giảm giá 30%, nhưng chỉ được giảm giá 20% nếu cuộc gọi đó diễn ra trong khoảng 5 AM đến 7 AM

-Cuộc gọi vào ngày lễ của tuần (Holiday of Week) hoặc ngày lễ của quốc gia (Nation Holiday) sẽ được giảm giá25% Chính sách giảm giá cho ngày lễ vừa nêu được áp dụng cho mọi kiểu cuộc gọi

-Nếu cuộc gọi có cả giảm giá ngày lễ (Holiday Discount) và giảm giá ngoài giờ cao điểm (Off-Peak), thì chỉ được hưởng một loại giảm giá nào cao nhất trong hai giảm giá được hưởng

-Đối với cuộc gọi nội hạt, khách hàng được giảm giá theo dung lượng sử dụng là 10% nếu tổng thời lượng gọi trong thánh hơn 1000 phút và sẽ được giảm giá 20% nếu tổng thời lượng gọi lớn hơn 2000 phút

Kiểu cuộc gọi (Call

Type)

Thời gian bình thường (Standard Time)

Thời gian ngoài giờ cao điểm (Off-Peak Time)

Thời lượng của quãng đầu Thời lượng của các quãng

tăng thêm

Giá quãng đầu Giá quãng tăng

thêm

Giá quãng đầu Giá quãng tăng thêm

Cuộc gọi nội hạt

(Local Call)

Cuộc gọi nội địa

(Within Country Call)

-Thời gian ngoài giờ cao điểm (Off-Peak) là từ 23 PM ngày hôm nay đến 8 AM ngày mai Cuộc gọi trong thời gian này sẽ được hưởng giảm giá, nhưng không theo tỉ lệ với cuộc gọi bình thường, mà là áp dụng giá mới cho quãng đầu và các quãng tăng thêm

-Cuộc gọi vàongày lễ của tuần (Holiday of Week) hoặc ngày lễ của năm (Nation Holiday) sẽ được giảm giá 20%

-If the call may have both Holiday Discount and Off-Peak discount, it can have only Off-Peak discount

-The second telephone company doesn’t offer international call service

-Only Sunday is considered as Holiday of week

-For local call, customer can have the first 5 hours free of charge every month

Giả sử rằng tổng đài của TotalQuality Ltd có hai trung kế đánh số là 01 và 02 Trung kế 01 nối sang hệ thống mạng điện thoại của Công Ty Dịch Vụ Điện Thoại Thứ Nhất (Telephone Company 1) và trung kế 02 nối vào Công Ty Điện Thoại Thứ 2 (Telephone Company 2) Nếu tổng đài của bạn dẫn truyền các cuộc gọi ra ngoài qua trung kế 01, cuộc gọi sẽ chạy vào mạng của Công Ty Điện Thoại Thứ Nhất, và tất nhiên sẽ bị áp bảng giá của công ty này Nếu cuộc gọi chạy ra ngoài trên trung kế thứ 2, nó sẽ bị áp bảng cước của Công Ty Điện Thoại Thứ 2 (Trung kế 01, 02 là tên bí danh (với tổng đài nhỏ thường sẽ là số thứ tự tăng dần) đối với tổng đài nột bộ, tên này có thể khác với số trung kế của công ty điện thoại Tên trung kế có thể lập trình lại được và hoàn toàn có thể đặt trùng với số trung kế của công ty điện thoại đặt cho trung

kế đó)

Hai chữ số đầu tiên có thể là 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89 cho cuộc gọi nội hạt Để gọi liên tỉnh, cần quay số 0 trước số bị gọi Để gọi quốc tế, cần quay liên tiếp hai số 0 rồi mã quốc gia,

mã vùng, cuối cùng là số bị gọi

Bàn thêm về nguyên tắc tìm đường chi phí thấp nhất (Least-Cost-Routing) Hầu hết các tổng đài nội bộ tầm trung (không quá bé) đều hỗ trợ nguyên tắc tìm đường chi phí thấp nhất Trước khi thực sự dẫn truyền cuộc gọi ra ngoài một các vật lý, tổng đài sẽ cố gắng tính thử chi phí cho cuộc gọi nếu dẫn ra ngoài trên các trung kế khác nhau, so sánh kết quả và chọn trung kế có giá thấp nhất ưu tiên sử dụng để dẫn cuộc gọi này Nếu trung kế có giá thấp nhất bị bận, tổng đài

sẽ chọn tiếp trung kế có giá thấp thứ nhì, cứ như thế cho tới khi tìm được trung kế rảnh

Là thế nào để nhập bảng giá cước vừa bàn vào Pabx Billing System/Hotel Management System?

Trả Lời:

Tôi đã nhập cả hai bảng giá cước vừa bàn vào tập tin TotalQuality.vit Cách tốt nhất để học giao diện cập nhật bảng giá cước của Pabx Billing System /Hotel Management System là

TotalQuality

Telephone Company 2

Telephone Company 1

Trunk 01

Trunk 02