12 Hoàn thiện kế toán tổng hợp vật liệu

12 Hoàn thiện kế toán tổng hợp vật liệu

Lời nói đầu

Sự chuyển mình từ nền kinh tế kế hạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trờng có

sự quản lý của nhà nớc đã tạo điều kiện tốt cho sự phát chuyển các doanh nghiệp, mở ra hớng đa dạng cho các doanh nghiệp Việt Nam Sự đa dạng này đồng nghĩa với sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp Vì thế các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trờng thì phải đáp ứng mọi yêu cầu của ngời tiêu dùng với sản phẩm chất lợng cao, giá thành hạ đồng thời cải thiện đời sống ngời lao động, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp

Muốn đạt đợc mục tiêu này doanh nghiệp phải thực hiện đồng thời các biện pháp quản lý và các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh Trong các yếu tố này thì hạch toán kế toán nguyên vật liệu giữ vai trò rất quan trọng quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lợng cao, cung cấp đầy đủ, ngăn chặn hiện tợng lãng phí vật liệu trong sản xuất, góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm

Nhận thức đợc vai trò rất quan trọng của hạch toán nguyên vật liệu nên em đã mạnh

dạn nghiên cứu đề tài: Hoàn thiện kế toán tổng hợp vật liệu Ngoài phần mở đầu, kết

luận đề tài gồm hai phần:

Phần 1: Lý luận chung về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Phần 2: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp

Do thời gian và trình độ có hạn, nên đề tài không tránh khỏi những sai sót Em rất mong có sự góp ý , hớng dẫn của thầy giáo để em có kinh nghiêm và thực hiên tốt hơn khi viết chuyên đề thực tập sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

Phần I: Lý luận chung về nguyên vật liệu trong các

doanh nghiệp sản xuất.

I Đặc điểm chung về nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất

1.Vai trò của nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động đợc các đơn vị sử dụng làm chất liệu ban đầu để tạo ra sản phẩm mới

Nguyên vật liệu là đối tợng đợc chuyển hóa do lao động có ích của con ngời Theo Mác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con ngời mà lao động có ích có thể tác

động để tạo ra của cải vật chất cho xã hội, phục vụ con ngời đều là đối tợng lao động Nguyên vật liệu nào cũng có thể là đối tợng lao động, song không phải bất cứ đối tợng nào cũng làm nguyên vật liệu Mọi đối tợng lao động có khả năng thay đổi do lao động của con ngời mới là nguyên vật liệu

Bất cứ một doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuất đều phải có ba yếu tố cơ bản là:

Nguyên vật liệu là nhân tố quyết định đến sự thành bại của quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Nguyên vật liệu không chỉ ảnh hởng đến số lợng mà còn

ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lợng cao, đúng quy

cách, chủng loại thì sản xuất phẩm tạo ra mới phù hợp với nhu cầu thị trờng, tạo ra sức cạnh tranh cao Bên cạnh chất lợng sản phẩm đợc bảo đảm thì phải nói đến giá cả, giá thành sản phẩm phải hợp lý thì doanh nghiệp mới có chỗ đứng để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trờng hiện nay Điều đó khiến doanh nghiệp phải quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản và sử dụng vật liệu thật chặt chẽ nhằm tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất, giảm tiêu hao vật liệu trong quá trình sản xuất và giảm giá thành sản phẩm.

Tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp để lựa chọn phơng pháp quản lý vật liệu sao cho phù hợp Song, nhìn chung với phơng pháp nào thì vẫn phải bảo đảm yêu cầu đặt ra là vật liệu cần đợc quản lý tốt ở các khâu mua, bảo quản dự trữ,sử dụng hợp lý và có hiệu quả

2 Phân loại nguyên vật liệu

Theo những tiêu thức khác nhau nguyên vật liệu chia thành những loại khác nhau:

2.1 Theo vị trí tác dụng của nguyên vật liệu đối với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm có thể chia thành các loại nh sau:

- Nguyên vật liệu chính là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm

- Vật liệu phụ là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bên ngoài của sản phẩm, làm tăng thêm chất lợng của sản phẩm, kích thích thị hiếu ngời tiêu dùng hoặc là cho quá trình sản xuất đợc tiến hành một cách thuận lợi

- Nhiên liệu là những vật liệu liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh

nó tạo ra nhiệt lợng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh nh than, củi, xăng, dầu,

- Phụ tùng thay thế là những bộ phận phụ tùng chi tiết máy, doanh nghiệp mua vào

để thay thế khi sửa chữa tài sản cố định

- Vật liệu xây dựng và thiết bị cần lắp là những vật liệu thiết bị máy móc doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t xây dựng cơ bản

- Phế liệu là những vật liệu không còn tác dụng đối với quá trình công nghệ sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp, thu hồi đợc do sản phẩm hỏng, do ngng sản xuất, thanh lý tài sản cố định hoặc các nguyên nhân khác.

- Các loại vật liệu khác là những vật liệu mang tính đặc thù riêng có trong một số doanh nghiệp Ngoài các vật loại liệu kể trên nh bao bì, vật liệu đóng gói, vật liệu sử dụng luân chuyển

2.2 Theo nguồn nhập nguyên vật liệu có thể chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu mua vào

- Nguyên vật liệu đợc cấp

- Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công

- Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh

- Nguyên vật liệu đợc viện trợ, biếu, tặng

3 Tính giá nguyên vật liệu.

3.1 Giá trị của nguyên vật liệu nhập kho:

Theo chế độ kế toán hiện hành nguyên vật liệu phải đợc tính theo giá thực tế, giá thực tế của nguyên vật liệu đợc xác định tùy theo nguồn nhập

- Đối với nguyên vật liệu mua và sử dụng phục vụ cho hoạt độngsản xuất kinh doanh thuộc đối tợng chịu thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thuế

Giá thực tế của nguyên vật liệu = Giá mua cha có thuế giá trị gia tăng

- Nguyên vật liệu mua vào phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh không thuộc

đối tợng chịu VAT hoặc chịu VAT theo phơng pháp trực tiếp

Giá thực tế của nguyên vật liệu = giá mua theo giá thanh toán + chi phí khâu mua theo giá thanh toán

- Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công

Giá thực tế của nguyên vật liệu = giá thành thực tế của nguyên vật liệu đã sản xuất gia công

- Nguyên vật liệu đợc cấp

Giá thực tế của nguyên vật liệu = giá ghi trên hóa đơn của bên cấp

+ Chi phí khâu mua cha có giá trị gia tăng

- Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh.

Giá thực tế của nguyên vật liệu = kết quả đánh giá của hội đồng quản trị và sự thỏa thuận giữa các bên liên doanh

- Nguyên vật liệu đợc biếu, tặng, viện trợ

Giá thực tế = giá mua trên thị trờng của nguyên vật liệu cùng loại

3.2 Giá của nguyên vật liệu xuất kho.

Tùy theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo phơng pháp nhất quán trong hạch toán, nếu có thể thay đổi phải giải thích rõ ràng

Giá đơn vị bình quân Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trớc )

cuối kỳ trớc Lơng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trớc)

Phơng pháp này khá đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong

kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động giá cả vật liệu kỳ này.Giá đơn vị bình quân Giá thực tế vật liệu tồn kho mỗi lần nhập

sau mỗi lần nhập Lợng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập

Phơng pháp này khắc phục đợc nhợng điểm của hai phơng pháp trên nhng lại tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần

=

=

=

3.2.2 Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FiFo)

Theo phơng pháp này vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc hết số nhập trớc mới đến

số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng để làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liêu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng

Phơng pháp này thích hợp trong từng trờng hợp giá cả ổn định và có xu hớng giảm

3.2.3 Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LiFo)

Phơng pháp này giả định những vật liệu mua vào sau sẽ đợc xuất trớc tiên, phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp lạm phát

3.2.4 Phơng pháp trực tiếp

Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định đơn chiếc hay từng lô hoặc giữ nguyên

từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng( trừ trờng hợp điều chỉnh) Khi xuất vật liệu nào

sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Phơng pháp này còn đợc gọi là phơng pháp thực

tế đích danh, thờng sử dụng với các vật liệu có giá trị cao và có tính cá biệt

3.2.5 Phơng pháp giá hạch toán

Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo giá hạch toán Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức

Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng x Hệ số giá vật liệu ( hoặc tồn kho cuối kỳ) ( hoặc tồn kho cuối kỳ)

Giá thực tế tồn kho đầu kỳ + giá thực tế nhập kho trong kỳ

Giá hạch toán tồn kho đầu kỳ + giá hạch toán nhập kho trong kỳ

II hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.

1 Hạch toán nguyên vật liệu theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên thích hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn sản xuất kinh doanh các mặt hàng giá trị cao, sử dụng NVL đắt tiền, điều kiện bảo quản thuận lợi cho việc theo dõi tình hình nhập xuất

Hệ số giá NVL =

Theo phơng pháp này kế toán ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất NVL hàng ngày theo tổng lần phát sinh trên tài khoản 152.

Kế toán ghi chép nhiều, có thể làm giảm năng suất lao động của kế toán và đòi hỏi

điều kiện bảo quản NVL phải thuận lợi cho việc theo dõi tình hình nhập, xuất

1.3 Tài khoản sử dụng.

Tài khoản 152 phản ánh sự biến động nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo giá thực tế.Bên nợ: Trị giá nguyên vật liệu tăng do nhập kho

Bên có: Giá trị nguyên vật liệu giảm do xuất kho

D nợ: Trị giá nguyên vật liệu hiện có ở trong kho bảo quản

TK 152 có các tài khoản cấp 2:

Bên nợ: Giá thực tế hàng mua đang đi đờng đã có hoa đơn

Bên có: giá thực tế hàng mua đi đờng đã về nhập kho

Số d bên nợ: Giá thực tế hàng mua đang đi đờng

Các tài khoản liên quan:111,112,141,133,331

♣ Khi nhập kho nguyên vật liệu kế toán ghi vào bên nợ TK 152, tùy theo ngời nhân mà ghi có các TK liên quan.

♣ Nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài: có ba trờng hợp

Có TK 111,112,141,331 Số tiền theo giá thanh toán

+ Mua NVL sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT, hoặc chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

Nợ TK 152: Số tiền theo giá thanh toán

Có TK 111,112,141,331

Chú ý: Trờng hợp doanh nghiệp mua NVL đồng thời sử dụng cho hai hoạt động sản

xuất kinh doanh thuộc hai đối tợng chịu thuế khác nhau ( chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ hoặc phơng pháp trực tiếp, hoặc không chịu thuế GTGT ) doanh nghiệp đợc phép hạch toán NVL theo gia smua cha có thuế và toàn bộ thuế GTGT

đầu vào đợc ghi vào tài khoản 133 Cuối kỳ tính phân bổ cho sản phẩm không thuộc

đối tợng chịu thuế GTGT ghi vào gía vốn hàng hóa ( TK 632 ).

+ Hàng thiếu so với hóa đơn:

• Trờng hợp mua nguyên vật liệu nhập kho phát sinh thiếu cha rõ nguyên nhân kế toán ghi sổ nhập kho theo số đợc nhận và căn cứ vào biên bản nhận kế toán ghi trị gía NVL thiếu tổn thất vào TK 1381

Nợ TK 152: Giá mua NVL vật liệu thực nhập

Nợ TK 1381: Gia mua NVL thiếu

Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ theo hóa đơn

Có TK 331: Tổng số tiền theo giá thanh toán.

• Khi xác định đợc nguyên nhân NVL thiếu tổn thất, tùy theo nguyên nhân và cách

sử lý mà ghi vào các tài khoản có liên quan

Nợ TK 331: tổng số tiền theo giá thanh toán

Có TK 1381: giá mua cha có thuế GTGT

Có TK 133: thuế GTGT đợc khấu trừ

- Nếu quy đợc trách nhiệm bắt ngời phạm lỗi phải bồi thờng

Nợ TK 1388: giá thanh toán NVL lúc mua vào

Có TK 1381: giá mua NVL cha có thuế GTGT

Có TK 133: thuế GTGT đợc khấu trừ

- Nếu thiếu tổn thất trong hội đồng quản trị ghi vào chi phí mua NVL

Nợ TK 152: trị giá NVL thiếu trong định mức

Mua NVL nhập kho phát hiện cha rõ nguyên nhân, kế toán ghi sổ nhập kho cả NVL thừa

Nợ TK 152: giá mua NL thực nhập

Nợ TK 133: V.A.T đợc khấu trừ

Có TK 331: Số tiền phải trả ngời bán theo hóa đơn

Có TK 3381: giá mua của NVL thừa

• Khi xác định đợc nguyên nhân

- Nếu do bên bán xuất nhầm doanh nghiệp xin mua cả NL thừa, bên bán đồng ý.

Có TK 721: giá trị NVL dôi thừa tự nhiên

Chú ý: Trờng hợp nhập kho NL mua vào phát sinh thiếu tổn thất hoặc thừa xác định

đợc ngay nguyên nhân Tùy theo nguyên nhân và cách sử lý mà ghi vào TK liên quan không cần ghi qua TK 1381 và TK 3381.

- Nếu nhập kho NL có phát sinh thừa do bên bán xuất nhầm hoặc nguyên liệu sai hợp đồng, doanh nghiệp bảo quản hộ bên bán, kế toán ghi vào TK 002

Nợ TK 002: : “ trị giá nguyên vật liệu bảo quản hộ “

Khi xuất kho trả lại bên bán ghi có TK 002

-Trờng hợp 2: hàng về trớc hóa đơn về sau.

Làm thủ tục nhập kho, lu thứ nhập vào tập hồ sơ không có hóa đơn, trong tháng hóa

đơn về làm nh trờng hợp 1 Cuối tháng hóa đơn cha về ghi giá tạm tính Sang tháng sau hóa đơn về tiến hành điều chỉnh giá tạm tính

+ trờng hợp giá tạm tính lớn hơn giá thực tế

Nợ TK 331

Có TK 152+ trờng hợp giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế

Nợ TK 152

Có TK 331+ Thuế GTGT áp dụng phơng pháp khấu trừ

Nợ TK 133

Có TK 331,111,112.

-Trờng hợp 3: Hàng về sau hóa đơn về trớc.

+ Khi hóa đơn về gim hóa đơn vào tập hồ sơ, trong tháng nếu hàng về ghi giống trờng hợp 1 Cuối tháng nếu hàng cha về kế toán căn cứ vào hóa đơn ghi

Nợ TK 151: hàng đang đi đờng

Nợ TK 133: thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 331,111,112 Tổng số tiền theo giá thanh toán

+ Sang tháng khi hàng về kế toán ghi

Nợ TK 152:NVL nhập kho

Có TK 151

-Các trờng hợp khác.

+ Nhập kho nguyên liệu tự sản xuất gia công

Nợ TK 152: giá thành thực tế của nguyên liệu

Có TK 154+ Nhập kho NVL đợc cấp, đợc biếu tặng, viện trợ và nhận vốn góp liên doanh

Nợ TK 152: trị giá TK thực nhập

Có TK 441+ Nhập kho NVL không dùng hết ở bộ phận sản xuất

- Trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị lớn hơn trị giá thực tế của nguyên liệu

Nợ TK 222: trị giá vốn góp liên doanh dài hạn.

Nợ TK 128: trị giá vốn góp liên doanh ngắn hạn

Có TK 152: trị giá thực tế của NVL

- Trị giá vốn góp theo kết quả của hội đồng quản trị nhỏ hơn trị giá thực tế của nguyên liệu

Nợ TK 222: trị giá vốn góp liên doanh dài hạn

Nợ TK 128: trị giá vốn góp liên doanh ngắn hạn

Nợ TK 412: phần chênh lệch

Có TK 152: trị giá thực tế của NVL + Xuất vật liệu thuê ngoài chế biến

Nợ TK 154

Có TK 152+ Xuất bán

Nợ TK 632

Có TK 152+ Kiểm kê thấy tổn thất NVL cha rõ nguyên nhân

Nợ TK 1381: giá trị NVL thiếu tổn thất cha rõ nguyên nhân

Có TK 152+ Khi xác định đợc nguyên nhân

- Nếu thiếu hụt tổn thất trong định mức hội đồng quy định ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp

- Nếu quy đợc trách nhiệm bắt ngời phạm lỗi phải bồi thờng

Nợ TK 1388: giá thanh toán của NVL lúc mua vào

Có TK 1381: giá mua nguyên liệu cha có thuế GTGT

Có TK 133: V.A.T khấu trừ

2 Hạch toán NVL theo ph ơng pháp kiểm kê định kỳ.

Phơng pháp kiểm kê định kỳ thích hợp với các doanh nghiệp qui mô nhỏ sản xuất những mặt hàng giá trị thấp, sử dụng các loại NVL ít tiền, chủng loại phức tạp, điều kiện theo dõi và bảo quản tình hình nhập, xuất hàng ngày không thuận lợi Theo phơng pháp này NVL nhập vào ghi chép hàng ngày còn xuất ra hàng ngày không ghi Cuối kỳ sau khi kiểm kê xác định trị giá NVL còn lại cuối kỳ Kế toán tính và ghi trị giá NVL xuất kho trong kỳ Phơng pháp này có u điểm giảm nhẹ lợng ghi chép của kế toán, làm

đơn giản công tác kế toán nhng mức độ chính xác không cao

Trong tổ chức kế toán doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, căn cứ vào quy mô và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để lựa chọn phơng pháp kế toán hàng tồn kho thích hợp áp dụng phơng pháp nào doanh nghiệp phải báo cáo với cơ quan tài chính và ghi trong bản thuyết minh báo cáo tài chính Khi cần có sự thay đổi phải chờ niên độ sau

Các doanh nghiệp đồng thời có tổ chức nhiều hoạt động tổ chức kinh doanh thuộc các lĩnh vực khác nhau nh: vừa sản xuất vừa kinh doanh thơng mại dịch vụ thì không áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ

Phơng pháp kiểm kê định kỳ tình hình nhập xuất NVL đợc phản ánh trên TK 611 “ mua hàng “: dùng để theo dõi tình hình thu mua tăng giảm NVL theo giá thực tế

Bên nợ: giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ

Bên có: giá thực tế NVL xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ

Phơng pháp hạch toán nh sau:

• Đầu kỳ:

- Kết chuyển trị giá NVL còn lại đầu kỳ

Nợ TK 611: trị giá NVL còn lại đầu kỳ

Có TK 151: NVL đang đi đờng

Có TK 152: NVL tồn kho