Microsoft EXCEL pps

Chương 5Microsoft Excel là một phần mềm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft, Excel thực sự là một công cụ rất hữu ích để quản lý các dữ liệu không quá lớn và những tính toán, đá

Chương 5

Microsoft Excel là một phần mềm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft, Excel thực sự là một công cụ rất hữu ích để quản lý các dữ liệu không quá lớn và những tính toán, đánh giá hàng ngày trong nhiều lĩnh vực khác nhau Excel có các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu sau:

 Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp

 Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kết toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán,

 Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới

 Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh họa,

5.1 Các thao tác cơ bản

1 Khởi động, thoát khỏi Excel

• Khởi động Excel:

Dùng lệnh Start | Programs | Microsoft Excel

Ngoài cách khởi động trên, ta còn có thể khởi động Ms Excel theo các cách sau:

• Click biểu tượng Excel trên màn hình nền

• Click biểu tượng Excel trên Start Menu

• Thoát khỏi Excel: Nên ghi lại tập tin soạn thảo trước khi thoát, nếu không

Ms Excel sẽ hỏi:

- Chọn Yes nếu muốn ghi.

- Chọn No nếu không muốn ghi.

- Chọn Cancel nếu muốn hủy lệnh

2 Màn hình Excel

• Menu Bar (thực đơn ngang): Thanh chứa tên các mục lệnh chính của Excel,

mỗi mục trên Menu Bar ứng với một Menu Popup (thực đơn dọc) Thao tác để

mở một Menu Popup là click vào tên mục hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + ký tự

đại diện của tên mục

• Standard (thanh công cụ chuẩn): chứa các biểu tượng, nút điều khiển thực

hiện các chức năng thông dụng như ghi nội dung tập tin vào đĩa, mở tập tin

• Formatting (thanh định dạng): chứa các biểu tượng, nút điều khiển dùng cho việc

định dạng dữ liệu bảng tính như loại font chữ, cỡ font, canh lề

• Formula (thanh công thức): hiển thị toạ độ ô hiện hành, nút huỷ bỏ (Cancel), nút

chọn (Enter), nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của ô hiện hành.

Toạ độ ô Cancel Enter Nội dung dữ liệu của ô

• Drawing (thanh vẽ): chứa các công cụ để vẽ hình.

Để hiển thị hay ẩn các thanh công cụ, ta dùng lệnh View | Toolbars, sau đó

click đánh dấu hoặc bỏ dấu check tại các mục tương ứng

Title Bar Menu Bar Standar

Status barDrawing

Formula

Row Border Column Border

• Workbook: cửa sổ chứa nội dung tập tin Tên tập tin hiện trên thanh tiêu đề cửa sổ

với phần mở rộng định sẵn là XLS Tên tập tin Workbook mặc nhiên là Book# (#

là số thứ tự tương ứng với những lần mở tập tin) Các thành phần của Workbook

là:

- ĐƯỜNG VIỀN NGANG (Column Border): ghi ký hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái A, B, C, ,Y, Z, AA, AB, , IV Cột (Column) là một tập hợp những ô theo chiều dọc Độ rộng mặc nhiên là 9 ký tự (có thể thay đổi trị số này từ 0 đến 255) Có tổng cộng 256 cột.

- ĐƯỜNG VIỀN DỌC (Row Border): ghi số thứ tự dòng từ trên xuống dưới Dòng (Row) là một tập hợp những ô theo chiều ngang Chiều cao mặc nhiên là 12.75 chấm điểm (có thể thay đổi trị số này từ 0 đến 409) Có

tổng cộng 65536 dòng

- Ô (Cell): giao của một dòng với một cột Địa chỉ của một ô xác định bởi

cột trước dòng sau, ví dụ: B6 là địa chỉ của ô nằm trên cột B, dòng thứ 6

Ô hiện hành (Select cell) là ô có khung viền quanh.

- VÙNG BẢNG TÍNH : bao gồm một hoặc nhiều ô đứng liền nhau, tên của

vùng được xác định bởi tên của ô ở góc trên bên trái và tên của ô ở góc

dưới phải của vùng, phân cách tên hai ô bằng dấu hai chấm (:) Ví dụ:

vùng B2:D6

- BẢNG TÍNH (Sheet): là một bảng gồm có 256 cột và 65536 dòng Tên

bảng tính mặc nhiên là Sheet# (# là số thứ tự) Một tập tin Excel thông

thường có 3 bảng tính Ta có thể quy định số Sheet trong một tập tin

Workbook bằng lệnh Tools | Options, chọn lớp General:

Chọn số lượng sheet trong mục Sheets in new workbook (có thể lên đến

255).

Trong lớp General ta cũng có thể chọn phông chữ và cỡ chữ ngầm định

cho các Sheet

- Status Bar: dòng chứa chế độ làm việc hiện hành hay ý nghĩa lệnh hiện

hành của bảng tính và các tình trạng hiện hành của hệ thống như NumLock, Capslock,

Các chế độ làm việc thông thường gồm:

• Ready: sẵn sàng nhập dữ liệu.

• Enter : đang nhập dữ liệu.

• Point : đang ghi chép công thức tham chiếu đến một địa chỉ

• Edit : đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện hành

Chọn chế độ này bằng cách di chuyển đến ô muốn điều chỉnh và gõ

phím F2.

- Trên bảng tính, con trỏ chuột là hình chữ thập rỗng, con trỏ ô là một khung chữ nhật bao xung quanh một ô, ô có con trỏ gọi là ô hiện hành.

3 Làm việc với tập tin Excel

a Tạo tập tin mới:

Click biểu tượng New trên thanh Standard

để tạo nhanh một tập tin mới, hoặc sử dụng lệnh

File | New.

b Mở một tập tin Excel đã có trên đĩa:

- Dùng lệnh File | Open (hoặc click biểu tượng trên thanh Standard) để

mở cửa sổ Open

- Trong cửa sổ Open, chọn ổ đĩa và thư mục chứa tập tin muốn mở trong khung Look in.

- Click chọn tập tin Excel và click nút Open.

c Lưu tập tin vào đĩa:

Click biểu tượng trên thanh Standard hoặc

dùng lệnh File | Save

- Nếu là lưu lần đầu Excel sẽ mở hộp thoại Save

As (Theo mặc định tên sẽ là Book1.xls hoặc

Book2.xls ), nếu không phải lần đầu Excel sẽ

tự động lưu mà không thông báo gì

- Trong trường hợp tập tin đã lưu rồi nhưng bạn

muốn lưu với tên khác thì chọn lệnh File | Save

As Hộp thoại Save As:

- Nếu bạn muốn bảo mật tập tin,

bạn có thể đặt mật khẩu cho tập

tin nhằm không cho người khác

mở tập tin của mình Trong hộp

thoại Save As, bạn chọn Tools |

General Options Hộp thoại

Save Option hiển thị:

• Always create backup: tạo

ra một tập tin dự phòng trước khi lưu

• Password to open: tạo mật khẩu mở tập tin

• Password to modify: tạo mật khẩu để lưu tập tin

• Read only recommended: đặt thuộc tính chỉ đọc cho tập tin

4 Cách nhập dữ liệu

Để nhập dữ liệu vào ô nào bạn click chuột vào ô đó để chọn, hoặc dùng các phím

mũi tên trên bàn phím để di chuyển ô chọn Tuỳ loại dữ liệu mà bạn có những

cách nhập khác nhau Khi nhập xong gõ Enter hoặc dùng các phím mũi tên để di

chuyển đến các ô khác

Các kiểu dữ liệu : Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu Kiểu dữ liệu phụ

thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào

a Kiểu số (Number) Ký tự đầu tiên gõ vào là các chữ số từ 0 đến 9, các dấu +

- ( $ Một số được nhập vào ở chế độ mặc định hiển thị ở bên phải của ô và

ở dạng General, sau đó có thể định dạng trình bày số lại theo ý muốn bằng lệnh Format | Cells.

Lưu ý: không được nhập dấu phân cách hàng ngàn Thông thường Excel sử

dụng dấu chấm (.) là dấu phân cách số lẻ; dấu phẩy (,) là dấu phân cách hàng ngàn

b Kiểu chuỗi (Text) Ký tự đầu tiên gõ vào là các ký tự chữ từ A đến Z, các ký

tự canh biên như sau: Ký tự ' để canh các ký tự trong ô về bên trái; ký tự "

để canh các ký tự trong ô về bên phải; Ký tự ^ để canh các ký tự trong ô vào giữa; ký tự \ để lặp lại ký tự theo sau nó cho đến hết chiều rộng ô Các ký tự canh biên chỉ có tác dụng khi người sử dụng có chỉ định: Tools | Option |

Transition, trong đó chọn mục:Transition navigation Keys.

Lưu ý: nếu muốn các số hiển thị theo dữ liệu chuỗi thì phải nhập dấu nháy đơn

(‘) đứng trước dãy số, như vậy các số này sẽ không tính toán được

c Kiểu công thức (Formular)

Trong Excel, bạn có thể nhập các công thức để tính toán các dữ liệu trong bảng tính, công thức có thể là các phép toán cộng, trừ, nhân, chia … hay các hàm trong Excel … Khi nhập công thức, ký tự đầu tiên gõ vào là dấu bằng (=), cộng (+) hoặc dấu trừ (-) Kết quả trình bày trong ô không phải là các ký tự gõ vào mà chính là giá trị của công thức đó Ví dụ : gõ =4*5+2 thì kết quả trình bày trong ô là 22 Trong thành phần của một công thức có thể gồm có : số,

chuỗi (phải được đặt trong cặp nháy kép), tọa độ ô, tên vùng, các toán tử, các loại

hàm

Các toán tử sử dụng trong công thức:

• Toán tử tính toán: + (cộng) - (trừ) * (nhân) / (chia)

^ (lũy thừa) % (phần trăm)

• Toán tử chuỗi: & (nối chuỗi)

Ví dụ : = 24 & “Bis” {24Bis}

Lưu ý : Trong công thức muốn nhập chữ phải để trong dấu ngoặc kép.

• Toán tử so sánh: = (bằng) <> (không bằng) > (lớn hơn)

>= (lớn hơn hay bằng) < (nhỏ hơn) <= (nhỏ hơn hay bằng).

Độ ưu tiên của các toán tử trong công thức theo thứ tự sau:

1 Biểu thức trong ngoặc ( )

được ngày tháng để tính ra số ngày, tháng,

Thông thường bạn cần nhập ngày tháng bằng các con số, nhưng phải nhập tháng

trước ngày sau, rồi đến năm Phân cách giữa ngày tháng năm là dấu (-) hay dấu (/),

nếu không nhập năm thì Excel sẽ hiểu là năm hiện hành

Tuỳ theo cách định dạng mà Excel sẽ hiển thị tháng bằng chữ hay bằng số, nhưng thông thường tháng được hiển thị bằng 3 ký tự tiếng Anh viết tắt Ví dụ : 25-May

(ngày 25 tháng 5).

Ghi chú :

• Khi muốn hiệu chỉnh dữ liệu của ô nào bạn cần double click vào ô đó.

• Có thể click chọn ô muốn nhập dữ liệu, sau đó click trỏ chuột vào khung công thức để nhập hoặc hiệu chỉnh dữ liệu, nhập xong gõ Enter Nếu nhập tiếng Việt

vào khung công thức, bạn sẽ không thấy hiển thị dấu tiếng Việt, nhưng dấu tiếng Việt vẫn hiển thị trong ô

• Khi chiều dài của dữ liệu dài hơn chiều rộng của ô thì có thể thấy hiển thị như sau:

- Tràn sang ô bên phải, nếu ô bên phải không có dữ liệu

- Ẩn phần dữ liệu dài hơn nếu ô bên phải có dữ liệu

- Nếu là dữ liệu kiểu số hay ngày tháng dài hơn chiều rộng của ô thì có thể chỉ thấy hiển thị các dấu ### nhưng vẫn tính toán được

• Để xoá dữ liệu, bạn chọn vùng muốn xoá, sau đó gõ phím Delete hoặc dùng lệnh

Edit | Clear.

5 Chọn vùng bảng tính

Trước khi thực hiện một thao tác, bạn phải chọn phạm vi làm việc (có thể một vùng hoặc nhiều vùng).

• Chọn một ô: Di chuyển con trỏ ô đến ô chọn hoặc click tại ô chọn

• Chọn một cột: Click tại ký hiệu cột muốn chọn.

• Chọn một dòng: Click tại ký hiệu (số thứ tự) dòng muốn chọn.

• Chọn nhiều dòng hoặc cột liền nhau: Drag trên các ký hiệu dòng hoặc cột

muốn chọn

• Chọn các dòng hoặc cột không liền nhau: Nhấn và giữ phím Ctrl, sau đó click

vào ký hiệu dòng hoặc cột muốn chọn

• Chọn một vùng, có các cách chọn:

- Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn Shift, dùng các phím mũi tên

dịch chuyển đến ô cuối vùng

- Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, drag đến ô cuối vùng.

- Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ phím Shift trong khi click tại ô cuối vùng.

• Chọn nhiều vùng: Nhấn và giữ phím

Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện

thao tác chọn các vùng khác nhau

• Chọn toàn bộ bảng tính: Nhấn tổ hợp

phím Ctrl+A, hay click vào ô giao

điểm của tiêu đề dòng và cột.

6 Định dạng Font chữ

Chọn vùng muốn định dạng và thực hiện như sau:

a Định dạng nhanh bằng thanh định dạng (Formatting): Nếu không

thấy hiển thị thanh Formatting, thì thực hiện lệnh View | Toolbar |

Formatting.

• Click mở khung Font để chọn kiểu chữ.

• Click mở khung Size để chọn cỡ chữ.

• Chọn kiểu chữ trong khung Font.

• Chọn dạng chữ trong khung Font Style.

• Chọn cỡ chữ trong khung Size.

• Click mở khung Underline để chọn dạng gạch dưới.

• Mở khung Color để chọn màu.

• Khung Effects có các mục sau:

• Strikethrough : gạch ngang chữ Trung tâm

• Superscrip : đưa lên trên Ví dụ : 2x2 + 3x = 0

• Subscrip : đưa xuống dưới Ví dụ : H2O

7 Hiệu chỉnh dòng và cột

a Thay đổi chiều cao dòng, độ rộng cột:

• Đưa trỏ chuột đến đường biên trên thanh tiêu đề của dòng hay cột (trỏ

chuột chuyển thành hình mũi tên hai đầu), drag để thay đổi chiều cao

dòng hay độ rộng cột



• Khi double click vào đường biên trên thanh tiêu đề của dòng, bạn sẽ có

chiều cao của dòng bằng chiều cao của ô dữ liệu cao nhất trong dòng

• Khi double click vào đường biên trên thanh tiêu đề của cột, bạn sẽ có

chiều rộng của cột bằng chiều rộng của ô dữ liệu rộng nhất trong cột

• Bạn có thể hiệu chỉnh chiều cao của dòng và chiều rộng của cột từ trình

đơn Format trên Menu Bar (cần phải lựa chọn các cột hoặc dòng muốn

hiệu chỉnh trước khi dùng trình đơn này).

• Hiệu chỉnh chiều cao dòng: dùng lệnh Format | Row :

- Height : hiệu chỉnh chiều cao dòng.

- AutoFit : tự động hiệu chỉnh độ cao.

• Dùng phím mũi tên chuyển điểm chèn (vạch đứng nhấp nháy) tới ký tự

hoặc số sai cần sửa

• Gõ phím Backspace để xóa ký tự hoặc số trước điểm chèn; gõ phím

Delete để xóa ký tự hoặc số sau điểm chèn.

• Gõ phím Enter để kết thúc hiệu chỉnh.

c Khôi phục dữ liệu:

Để hủy bỏ một thao tác vừa thực hiện, có hai cách:

- Dùng bàn phím: thực hiện lệnh Edit | Undo hay gõ Ctrl+Z.

- Dùng chuột: nháy chuột vào biểu tượng Undo trên Standard

Toolbar.

d Sao chép dữ liệu vùng:

• Chọn vùng nguồn (Source)

• Thực hiện lệnh Edit | Copy (hoặc gõ Ctrl + C)

• Chọn vùng đích (Destination area) có cùng dạng với vùng nguồn hay di

chuyển con trỏ ô đến vị trí của ô góc trên bên trái của vùng đích

• Thực hiện lệnh : Edit | Paste (hoặc gõ Ctrl + V)

Hoặc có thể sao chép dữ liệu vùng bằng cách đặt con trỏ chuột vào cạnh viền của vùng cần sao chép sao cho con trỏ có dạng mũi tên , rồi ấn phím

Ctrl trong khi drag kéo vùng đến vị trí mới.

GHI CHÚ : Khi chép dữ liệu, nếu vùng nguồn chứa dữ liệu số hay chuỗi, kết quả vùng đích sẽ giống vùng nguồn Nếu vùng nguồn chứa dữ liệu kiểu công thức, kết quả vùng đích sẽ thay đổi hay không tùy thuộc vào công thức trong vùng nguồn tham chiếu địa chỉ tương đối hay tuyệt đối

a Sự khác nhau của việc sao chép một vùng có công thức tham chiếu địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ hỗn hợp.

• Địa chỉ tương đối (Relative Address): Địa chỉ tham chiếu có dạng

<cột><dòng> Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích

sẽ thay đổi theo nghĩa phương, chiều và khoảng cách

Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô như sau : A1=2, B1=4, A2=4, B2=6

• Công thức tại ô C1 là : =A1*B1 ⇒ Kết qủa là 8

• Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô C2 thì công thức tại ô này là:

=A2*B2 và kết quả là 24

• Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô D1 thì công thức tại ô này là:

=B1*C1 và kết quả là 32

Địa chỉ A1, B1 trong công thức của ô C1 là địa chỉ tương đối

• Địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address): Địa chỉ tham chiếu có dạng

$<cột>$<dòng> Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng

đích sẽ giữ nguyên giống như vùng nguồn

Ví dụ: Có dữ liệu tại các ô trong bảng đổi tiền như sau:

Công thức: =A1*B1

• Số tiền đổi được ghi vào ô C1

• Cột Ngoại tệ ghi các loại ngoại tệ hiện có

• Cột Tỉ giá ghi tỉ giá hiện hành của các loại ngoại tệ

• Cột Số NT đổi được tính theo công thức: Số tiền đổi/ Tỉ giá cho những

ô tương ứng Tại ô C3 nhập công thức: =$C$1/B3 Sau đó chép công

thức từ ô này đến các ô còn lại trong cột, bạn thấy địa chỉ ô $C$1 trong công thức sẽ không bị thay đổi

Địa chỉ $C$1 được gọi là địa chỉ tuyệt đối.

• Địa chỉ hỗn hợp (Mixed Address): Địa chỉ tham chiếu có dạng

$<cột><dòng> (tuyệt đối cột, tương đối dòng) hoặc <cột>$<dòng> (tương

đối cột, tuyệt đối dòng) Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng

đích bị thay đổi một cách tương ứng hoặc theo cột hoặc theo hàng

Ví dụ :

• Công thức của ô C5 là : =A$5+B$5

• Sao chép công thức này đến ô C6 là : =A$5+B$5

• Công thức của ô C5 là : =$A5+$B5

• Sao chép công thức này đến ô F5 là : =$A5+$B5

Lưu ý: Có thể chuyển đổi nhanh kiểu địa chỉ (tương đối/ tuyệt đối) bằng phím

F4:

Bấm F4 một lần: tuyệt đối cột, dòng; bấm F4 lần nữa: tương đối cột, tuyệt đối dòng; bấm F4 lần nữa: tuyệt đối cột, tương đối dòng; bấm F4 lần nữa: tương đối cột, dòng

b Di chuyển dữ liệu vùng :

• Chọn vùng nguồn (Source)

• Thực hiện lệnh Edit | Cut (hoặc gõ Ctrl+X).

• Chọn vùng đích (Destination area) có cùng dạng với vùng nguồn hay di chuyển con trỏ ô đến vị trí của ô góc trên bên trái của vùng đích

• Thực hiện lệnh Edit | Paste (hoặc gõ Ctrl+V).

Hoặc có thể di chuyển dữ liệu vùng bằng cách đặt con trỏ chuột vào cạnh viền của vùng cần sao chép sao cho con trỏ có dạng mũi tên , rồi rê chuột kéo vùng đến vị trí mới

9 Điền dãy số tự động

Công thức: =$C$1/B3

Điền dãy số tự động là việc điền một dãy số vào một hàng hay một cột ô Thao tác như sau:

• Gõ giá trị số bắt đầu vào ô đầu tiên

• Chọn vùng cần đánh số thứ tự

• Thực hiện lệnh

Edit | Fill | Series.

Hộp đối thoại sau hiện ra:

- Linear: cộng với trị số bước nhảy

- Growth: nhân với trị số bước nhảy

- Date: theo dạng ngày

- AutoFill: theo chế độ điền tự động

• Mục Step Value: chọn trị số bước nhảy.

• Mục Stop Value: chọn trị số kết thúc.

5.2 Hàm trong Excel

Trong Excel, bạn có thể thành lập các công thức để tính toán giá trị của các ô Thay vì phải nhập giá trị của ô nào đó vào công thức thì chỉ cần nhập địa chỉ của ô là đủ, Excel sẽ tự hiểu là lấy giá trị của các ô đó tính toán với nhau

Ví dụ:

Lưu ý : Những báo lỗi thường gặp khi nhập công thức :

#VALUE! : Trong công thức có cộng và/ hoặc trừ các dữ liệu kiểu chuỗi nên

làm cho giá trị trở nên vô nghĩa

#NUM! : Có thể đã sử dụng các con số trong công thức không hợp lý.

#REF! : Trong công thức có tham chiếu đến ô không có thực.

#NAME? : Sai tên ô hoặc tên vùng

1 Các hàm thường dùng

Excel có một số hàm mẫu (Function Wizard) dùng tiện lợi và đơn giản, ví dụ công

thức =A3+A4+A5+A6+A7 có thể thay bằng hàm SUM(A3:A7) Dạng thức tổng quát của hàm:

=<Tên hàm>(Danh sách đối số)

• Tên hàm: tên hàm mẫu do Excel quy định Ví dụ: SUM, AVERAGE, MAX,

• Danh sách đối số: có thể là các trị số, dãy các ô, địa chỉ ô, tên vùng, công thức, tên hàm

Chú ý: Hàm phải bắt đầu bởi dấu bằng (=), tên hàm không phân biệt chữ thường

và chữ hoa Đối số phải đặt trong ngoặc đơn ( ), giữa các đối số phân cách nhau bởi dấu phẩy

• Hàm ABS(N): cho giá trị tuyệt đối của biểu thức số N

Ví dụ: = ABS(-25) cho kết quả 25

= ABS(5-149) cho kết quả 144

• Hàm SQRT(N): cho trị là căn bậc hai của biểu thức số N (N>0)

Ví dụ: = SQRT(25) cho kết quả 5

• Hàm INT(N): cho trị là phần nguyên của biểu thức số N

Ví dụ: = INT(236.26) cho kết quả 236

• Hàm PI(): cho trị là số Pi (3.141593)

• Hàm MOD(N,M): cho trị là phần dư của phép chia nguyên N cho M

Ví dụ: = MOD(10,3) cho kết quả 1

= MOD(8,2) cho kết quả 0

• Hàm ROUND(biểu_thức_số, n): làm tròn giá trị của biểu_thức_số đến n số lẻ

Nếu n > 0: làm tròn về bên phải cột thập phân Nếu n < 0: làm tròn về bên trái cột thập phân Nếu n = 0: làm tròn, không lấy số lẻ

Ví dụ: = ROUND(10/3,0) cho kết quả 3

= ROUND(10/3,2) cho kết quả 3.33 = ROUND(333333,-3) cho kết quả 333000

= ROUND(35123.374,2) cho kết quả 35123.37

= ROUND(12345.5432,0) cho kết quả 12346

• Hàm SUM(danh sách các trị): tính tổng của các giá trị có trong danh sách

Ví dụ: Dữ liệu trong các ô: B1, B2, B3, B6 lần lượt là : 4, 8, 3, và 6 Công thức ở ô B7 là: =SUM(B1:B3,B6) Giá trị trả về trong ô B7 là 21

• Hàm SUMPRODUCT: Tổng của các tích

Cú pháp: SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3],…)

Nhân các thành phần tương ứng trong các dãy array1, array2, array3,… rồi tính tổng của các tích này

Ví dụ: Dữ liệu trong các ô : B1, B2, B3, B4 lần lượt là : 4, 8, 6, 2

=MAX(B1:B4) cho kết quả 8

• Hàm MIN(danh sách các trị): tìm giá trị số học nhỏ nhất của các giá trị có

trong danh sách

Ví dụ: Dữ liệu trong các ô : B1, B2, B3, B4 lần lượt là : 4, 8, 6, 2

=MIN(B1:B4) cho kết quả 2

Ví dụ: Xem bảng tính sau:

Lưu ý: Trong Excel có sẵn tính năng tính toán nhanh như sau: Trước tiên bạn

đánh dấu vùng cần tính toán rồi right click vào thanh trạng thái của Excel (nằm

bên dưới màn hình, nếu không thấy bạn vào menu View, chọn Status Bar), sẽ

hiện menu có các mục chọn là các giá trị cần tính: None (huỷ giá trị đã tính), Average (tính trị trung bình), Count (đếm số ô), Count Nums (chỉ đếm số ô chưa giá trị số), Max (tìm giá trị lớn nhất), Min (tìm giá trị nhỏ nhất) và Sum (tính tổng

các giá trị) Tiếp theo bạn chỉ cần click một mục tương ứng thì kết quả sẽ được

hiển thị ngay bên phải thanh trạng thái

• Hàm IF: Trả về các giá trị cho trước với điều kiện nào đó.

Cú pháp: IF(điều kiện, trị đúng, trị sai)

- Điều kiện là một biểu thức logic

- Excel sẽ kiểm tra kết quả của biểu thức logic: nếu đúng sẽ chọn trị thứ

nhất (trị đúng trong cú pháp), nếu sai sẽ chọn trị thứ hai (trị sai trong

Lưu ý: Các giá trị trả về nếu là dạng chuỗi thì phải để trong dấu ngoặc kép.

• Hàm SUMIF: Tính tổng có điều kiện.

Cú pháp: SUMIF(vùng điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)

Nếu các ô trong vùng điều kiện thỏa mãn điều kiện thì cộng các giá trị tương ứng trong vùng tính tổng

Ví dụ: Trong bảng kết quả tuyển sinh trên Tính tổng số điểm của các thí sinh có số điểm toán từ 9 trở lên

=SUMIF(B3:B10,”>=9”,E3:E10) {Kết quả 44}

• Hàm COUNTIF: Đếm có điều kiện.

Cú pháp: COUNTIF(vùng muốn đếm, điều kiện đếm)

Đếm các giá trị thỏa mãn điều kiện trong vùng muốn đếm

Ví dụ : Trong bảng kết quả tuyển sinh trên Đếm có bao nhiêu điểm 9 trong kỳ thi ?

5 thì cho giá trị là “yes”, ngược lại cho giá trị “no”}

• Hàm OR(điều kiện 1, điều kiện 2, ): cho giá trị đúng khi có bất kỳ một điều kiện nêu trong danh sách cho trị đúng

Ví dụ:

=OR(3>2,5=8) {kết quả TRUE}

=OR(1+1=3,2+3=6) {kết quả FALSE}

• Hàm NOT(điều kiện): cho trị đúng nếu điều kiện sai và cho trị sai nếu điều kiện đúng

c Các hàm ngày tháng :Nhóm hàm ngày tháng sẽ trả về các giá trị ngày tháng để giúp ta

tính toán về thời gian

như số ngày, tuần, tháng

1 năm 2002) Bạn có thể chọn các kiểu dữ liệu ngày, bằng cách dùng lệnh

Format | cells, chọn lớp Number, chọn mục Date và sau đó chọn dạng dữ

liệu ngày muốn dùng trong khung Type.

Có thể chọn mục Custom ở khung Category và nhập dạng cần thiết vào khung Type, chẳng hạn thay đổi dữ liệu kiểu ngày theo Việt Nam

(Ngày/Tháng/Năm) Dạng tổng quát của kiểu ngày theo qui định như sau:

- d: hiển thị số thực tế của

ngày hiện tại

- dd: hiển thị ngày theo 2

• Hàm WEEKDAY(Dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị thứ (từ 1 đến 7) của

dữ liệu kiểu ngày

Ví dụ: =Weekday(“2/9/2001”) {kết quả 1}

(Ngày Quốc khánh năm 2001 là ngày chủ nhật)

* Giả sử dữ liệu trong ô D3 là ngày 14 tháng 2 năm 2002

(Ngày Valetine năm 2002 là thứ năm).

• Hàm TODAY(): Cho ngày tháng năm hiện hành (lấy ngày theo ngày hệ thống của máy tính).

• Hàm DAY(Dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị ngày của dữ liệu kiểu ngày

• Hàm DAYS360(ngày bắt đầu, ngày kết thúc): Cho tổng số ngày kể

từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc

Ví dụ: giá trị ô B2 là ngày 25/4/2001 và B3 là 2/9/2001

=DAYS360(B2,B3) {kết quả 127}

d Các hàm thống kê: Xem bảng sau :

• Hàm COUNT(danh sách các trị): cho số các ô chứa giá trị số trong danh sách

Ví dụ : =LEFT("ABCD",2) {kết quả : "AB"}

• Hàm RIGHT(text, n): cho trị là chuỗi con của chuỗi text được tính từ

phải sang trái n ký tự

• Hàm LEN(text): cho độ dài của chuỗi text.

Ví dụ : =LEN("ABCD") {kết quả là 4}

• Hàm LOWER(text): chuyển chuỗi text thành chữ thường.

Ví dụ : =LOWER("TRUNG TAM") {kết quả : “trung tam”}

• Hàm UPPER(text): chuyển chuỗi text thành chữ hoa.

Ví dụ : =UPPER("Trung tam") {kết quả : “TRUNG TAM”}

• Hàm PROPER(text): chuyển các ký tự đầu từ của chuỗi text thành chữ

hoa

Ví dụ : =PROPER("trung tam”) {kết quả : “Trung Tam”}

• Hàm TRIM(text): cắt bỏ ký tự trắng ở đầu và cuối chuỗi text.

Ví dụ : =TRIM(” Hà Nội ”) {kết quả : “Hà Nội”}

Ví dụ : Xem bàng tính sau:

• Hàm FIND(find_text, text, start_num): cho vị trí của chuỗi con

find_text trong chuỗi text bắt đầu tìm từ vị trí start_num, nếu bỏ qua start_num nó cho giá trị bằng 1 Hàm này phân biệt chữ HOA và thường

Ví dụ : =FIND("e","MS Excel 6.0") {kết quả : 8}

=FIND("E","MS Excel 6.0") {kết quả : 5}

=FIND("Excel","MS Excel 6.0") {kết quả : 5}

Giả sử giá trị trong ô A1 là chuỗi “Lê Văn Hùng”

=LEFT(A1;Find(" ";A1)-1) {kết quả: “Lê”}

• Hàm SEARCH(find_text, text, start_num)

Tương tự hàm FIND nhưng khôngphân biệt chữ HOA và thường

• Hàm SUBSTITUTE(text, oldtext, newtext, instance): thay thế

newtext vào vị trí oldtext trong text ở lần xuất hiện instance (nếu không có

đối số này sẽ thay thế ở mọi vị trí)

Ví dụ:

=SUBSTITUTE("Hãy xem xem","xem","nhìn";1) {Hãy nhìn xem}

=SUBSTITUTE("Hãy xem xem";"xem";"đây";2) {Hãy nhìn xem}

- Bảng: là một khối các ô, thường gồm nhiều hàng và nhiều cột Cột bên trái luôn luôn chứa các trị để dò tìm, các cột khác chứa các trị tương ứng để tham chiếu

- Cột tham chiếu: là thứ tự của cột (tính từ trái của bảng trở qua), cột

đầu tiên của bảng là cột 1

- Cách dò: là số 0 hoặc số 1 Ngầm định là 1

Nếu cách dò là 1:

• Danh sách ở cột bên trái của bảng phải xếp theo thứ tự tăng dần

• Nếu trị dò x nhỏ hơn phần tử đầu tiên trong danh sách, hàm cho trị

là #N/A (Not Available: bất khả thi)

• Nếu trị dò lớn hơn phần tử cuối cùng trong danh sách, xem như tìm thấy ở phần tử cuối cùng

• Nếu trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), đương nhiên tìm thấy

ở tại phần tử đó, và cho trị là trị của ô nằm trong cột tham chiếu cùng hàng với phần tử này

Nếu cách dò là 0:

• Danh sách ở cột bên trái của bảng không cần phải xếp theo thứ tự

• Nếu trị dò x không đúng khớp với bất kỳ phần tử nào trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), hàm cho trị là #N/A (Not Available: bất khả thi)

• Chỉ khi nào trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay thường nếu là chuỗi), mới cho trị là trị của ô nằm trong cột tham chiếu cùng hàng với phần tử này

Ví dụ: Tính lương cho ba loại công lao động khác nhau, biết rằng số tiền cho từng loại công lao lao động là :

- loại A : 20000 đồng/công

- loại B : 10000 đồng/công

- loại C : 5000 đồng/công

- Tiền lương được tính theo công thức :

TiềnLương = SốCông x SốTiềnMộtCôngBạn thực hiện như sau :

- Tạo bảng gồm hai cột : cột A chỉ các loại công lao động (A, B, C) và cột B chỉ số tiền công tương ứng

TT HỌ TÊN LOẠI SỐ CÔNG TIỀN

Chú ý: Trong công thức bạn dùng địa chỉ tuyệt đối $A$1:$B$3 để đảm bảo

địa chỉ này không bị thay đổi trong quá trình Copy

• Hàm HLOOKUP(x, Bảng, Hàng tham chiếu, Cách dò):

Mọi nguyên tắc hoạt động của hàm HLOOKUP (Horizontal Look Up) này giống như hàm VLOOKUP (Vertical Look Up), chỉ khác là hàm

VLOOKUP dò tìm ở cột bên trái, tham chiếu số liệu ở các cột bên phải, còn hàm HLOOKUP dò tìm ở hàng trên cùng, tham chiếu số liệu ở các hàng phía dưới

Ví dụ :

Công thức ở ô C3:=HLOOKUP(B3,$B$7:$D$8,2,0) {Máy tính}

2 Chọn hàm mẫu từ hệ thống menu

Trong Excel có khoảng hơn 300 hàm thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau Một hàm mẫu có thể nhập vào ô qua hệ thống menu và hộp thoại bằng cách :

• Đặt con trỏ tại ô cần nhập hàm mẫu

• Thực hiện lệnh Insert | Function hoặc click biểu tượng trên thanh Toolbar Xuất hiện hộp thoại Paste Function :

Trong hộp thoại Paste Function, tìm nhóm các hàm cần thực hiện trong khung

Function Category (ví dụ All) và chọn tên hàm cần thực hiện trong khung Function Name (ví dụ AVERAGE), click OK, xuất hiện hộp thoại mới:

Xác định vùng ô để xác định đối số của hàm, click OK, kết quả tính hàm xuất

• Chọn vùng số muốn định dạng

• Thực hiện lệnh Format | Cells.

• Trong cửa sổ Format Cells, chọn lớp Number.

• Trong khung Category, click chọn mục Number.

- Use 1000 separator (,): Sử dụng dấu phân cách hàng ngàn (dấu phẩy).

- Negative numbers: Cách hiển thị số âm (hiển thị dấu trừ, chuyển

thành màu đỏ hay để trong ngoặc đơn).

2 Định dạng tiền tệ

Cũng tương tự như định dạng số nhưng:

• Trong khung Category ở cửa sổ Format Cells, chọn mục Currency.

• Chọn dạng tiền tệ trong khung Symbol.

Đối với Excel 2002 trở đi, trong khung này có hầu hết các ký hiệu viết tắt của

các loại tiền tệ trên thế giới theo tiêu chuẩn quốc tế (tiền tệ của Việt Nam viết tắt là VND).

Nếu muốn đưa vào một ký hiệu riêng, bạn chọn mục Custom trong khung

Category.

Nhập dạng cần thiết trong khung Type, khi nhập các loại đơn vị riêng, phải để

trong ngoặc vuông và phải nhập dấu “$” phía trước

156456158358

156456158358

156,456158,358

156,456.00158,358.00

156,456.0158,358.0

156,456.0158,358.0

Để định dạng vị trí hiển thị dữ liệu trong ô, bạn thực hiện các bước sau:

• Chọn ô hoặc vùng muốn định dạng

• Thực hiện lệnh Format | Cells và click chọn lớp Alignment, sau đó hiệu

chỉnh các thông số

• Horizontal: Canh lề theo hàng ngang.

• General : giữ nguyên dữ liệu như khi nhập vào từ bàn phím

• Left : điều chỉnh thẳng mép trái

• Center : điều chỉnh giữa ô

• Right : Điều chỉnh thẳng mép phải

• Fill : điền toàn ô bởi các ký tự có trong ô đó

• Justify : điều chỉnh thẳng hai bên

• Center across selection: điều chỉnh giữa qua một dãy ô

• Vertical : Canh lề theo hàng dọc.

• Top : canh trên

• Bottom : canh dưới

• Center : canh giữa

• Justify : canh đều hai bên

• Orientation: Hiệu chỉnh hướng của chữ: Chọn dạng chữ ngang, đứng

hoặc nghiêng Chỉnh độ nghiêng trong khung Degrees.

• Text control: Kiểm soát chữ.

• Wrap text : độ rộng cố định, dữ liệu nhập vào tự động dàn qua nhiều dòng

• Shink to fit : Hiệu chỉnh vừa bằng ô

• Merge Cell : nối các ô đang chọn

Lưu ý: Nếu ô đã được nối, khi click thôi chọn thì ô này sẽ được tách ta

như cũ

2 Tạo các đường kẻ theo vùng ô đã chọn

• Chọn ô hoặc vùng muốn định dạng

• Thực hiện lệnh Format | Cells và click chọn lớp Border

• Style : Chọn dạng đường viền

• Color : Chọn màu đường viền khung

• None : Không có đường viền khung

• Outline : Tạo khung xung quanh vùng chọn

• Inside : Tạo các đường viền khung bên trong vùng chọn

• Có thể click vào các cạnh trong khung Border để tạo các đường viền tương ứng

Lưu ý : Để tạo khung nhanh, bạn có thể sử dụng biểu tượng Borders trên thanh định dạng

3 Định dạng nền dữ liệu

• Chọn ô hoặc vùng muốn định dạng

• Thực hiện lệnh Format | Cells và click chọn lớp Patterns.

Chọn màu trong bảng Color Có thể mở bảng Patterns để chọn các dạng màu khác Xem mẫu trong khung Sample trước khi click OK để tạo màu.

Lưu ý: Có thể chọn màu nền từ biểu tượng Fill Color và chọn màu chữ từ

biểu tượng Font Color

4 Bật tắt lưới ô của bảng tính

Lưới ô trong bảng tính giúp cho việc nhìn các ô được rõ ràng, khi in nó không

được in ra Để bật/tắt lưới ô, dùng lệnh : Tools | Options, chọn lớp View, đánh

dấu kiểm (hay bỏ chọn) mục Gridlines.

5.5 Sắp xếp và tìm kiếm

Trong Excel có thể sắp xếp số liệu trong một phạm vi được chọn một cách độc lập với các ô ngoài khu vực chọn Việc sắp xếp có thể thực hiện trên hàng ngang hoặc cột dọc Excel cho phép sắp xếp dữ liệu tối đa theo ba khóa Ví dụ, nếu một danh

sách lương sắp xếp theo từng đơn vị, trong mỗi đơn vị sắp xếp theo Tên, cùng tên sắp xếp theo Họ thì khóa thứ nhất là dữ liệu cột đơn vị, khóa thứ hai là dữ liệu cột

Tên, khóa thứ ba là dữ liệu cột Họ

Các bước để sắp xếp dữ liệu :

• Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp

• Thực hiện lệnh Data | Sort Hộp đối thoại sau hiện ra: