Chuong1, VP va QTHCVP trong cac co quan doc

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Ths. Nguyễn Văn Báu - Mục đích môn học - nghóa môn học - Điều kiện - Thời gian môn học - Tài liệu tham khảo - Kết cấu bài giảng - Hình thức học và đánh giá Chương 1 VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG CÁC CƠ QUAN I. TỔ CHỨC VP TRONG CÁC CƠ QUAN 1. Văn phòng + VP là hoạt động của một cơ quan, tổ chức thực hiện công việc theo chức năng. + VP là một đơn vị chức năng, một bộ phận trợ giúp cho các nhà quản trị (lãnh đạo) thực hiện các công việc thủ tục hành chính trong cơ quan. + VP là trụ sở làm việc – nơi diễn ra các hoạt động đối ngoại của một cơ quan, tổ chức. Văn phòng truyền thống, văn phòng hiện đại Văn phòng là bộ phận đảm trách các hoạt động như tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải, quản lý, sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan cơ quan (Nguyễn Thành Độ, Quản trị văn phòng, Trường ĐH KTQD HN, 2005) 2. Nhiệm vụ hành chính văn phòng + Soạn thảo các văn bản phục vụ hoạt động của người lãnh đạo. + Tiếp nhận, quản lý văn bản đến từ các cơ quan tổ chức bên ngoài. + Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ hoạt động của người quản trị. + Thực hiện và giải quyết các công việc hành chính cơ quan + Thực hiện các hoạt động giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. + Sắp xếp lịch hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo + Tổ chức các chuyến đi cơng tác của lãnh đạo. + Phục vụ các hoạt động của người lãnh đạo. + Phục vụ các cuộc họp, lễ hội cơ quan tổ chức + Tham gia vào các hoạt động giao dòch, giao tiếp + Hướng dẫn khách các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của từng bộ phận trong cơ quan. + Bảo đảm an ninh trong cơ quan… 3. Vai trò, ý nghóa của VP trong c ơ quan 3.1. Vai trò - VP là trung tâm tiếp nhận, xử lý thông tin. - VP là cánh tay đắc lực của cấp quản lý - Trung tâm cung cấp dòch vụ hỗ trợ cho các phòng ban ch c n ng trong các hoạt độngứ ă - C u n i gi a ch th qu n lý và đối tượng quản lýầ ố ữ ủ ể ả 3.2.Ý nghóa - Công tác VP nâng cao năng xuất lao động - Công tác văn phòng tạo nề nếp làm việc - Công tác văn phòng giảm bớt các thủ tục, tiết kiệm chi phí cho cơ quan - Công tác văn phòng cung cấp thông tin kòp thời cho người quản lý. - Công tác văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức thực hiện tốt công tác kiểm tra II. QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VP 1. Quản trị hành chính văn phòng Quản trị hành chánh văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động trong văn phòng. đ/n theo sach TS. Thân [...]... đổi Thiết kế văn phòng - VP thiết kế theo khơng gian khép kín: mỗi bộ phận chức năng được sắp xếp ở những phòng riêng biệt + Ưu điểm: (An tồn-bí mật, tính riêng tư, phù hợp với cơng việc có tính tập trung cao) + Nhược điểm: tốn diện tích làm việc, phòng riêng ít uyển chuyển trong thay đồi cơng việc, vị trí, tăng chi phí, thiết bị VP, Khó kiểm tra & làm trì trệ cơng việc) - VP bố trí theo khơng gian... trệ cơng việc) - VP bố trí theo khơng gian mở: Các bộ phận chức năng cùng làm việc trong một khơng gian, các bộ phận trong vp được ngăn cách bằng những vách ngăn cao khoảng 2m + Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí, diện tích, dễ giám sát, quản lý, thuận tiện giao tiếp giữa nhân viên & cơng việc, dễ tập trung các hoạt động VP, dễ thay đổi nếu cần + Nhược điểm: Tính an tồn và bí mật giảm, khó cho cơng việc đòi... việc và hồn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan, đơn vị mà bố trí văn phòng phù hợp với cơ quan mình Xét đặc điểm cơng việc và số lượng cán bộ nhân viên để thiết kế văn phòng Đề mục Trưởng phòng P Trưởng phòng Thư ký Tiếp khách Bộ phận văn thư Bộ phận kế tốn Tổng hợp Lưu trữ Tủ đựng hồ sơ Trang thiết bị… Tổng cộng Số người Số m2/người/ (cơng việc) Tổng cộng m2 Phân tích mối quan hệ giữa các cơng việc - Tận... trang thiết bị, phương tiện làm việc, dễ nghiên cứu hồn chỉnh các thủ tục + Nhược điểm của nó là khó chun mơn hóa, cơng việc thiếu chính xác, thường gây trì trệ do chuyển giao cơng việc, khó quan tâm đúng mức tầm quan trọng của từng loại cơng việc - Tổ chức cơng việc hành chính theo các bộ phận chức năng Tổ chức theo loại hình này các hoạt động hành chính đặt tại các bộ phận chun mơn nhưng và chịu sự...2 Nội dung của quản trị HCVP + Hoạch định các cơng việc hành chính + Tổ chức các cơng việc hành chính + Phân cơng thực hiện các cơng việc hành chính + Theo dõi việc thực hiện các cống việc hành chính + Kiểm tra các cơng việc hành chính + Đánh giá các cơng việc hành chính III TỔ CHỨC VĂN PHỊNG 1 Tổ chức nghiệp vụ hành chính VP - Tổ chức cơng việc hành chính theo hình thức tập... và chịu sự giám sát của người quản trị hành chính văn phòng + Ưu điểm của hình thức này là thu hút được nhiều chun viên + Nhược điểm: có thể dẫn đến vi phạm chế độ một thủ trưởng 2 Tổ chức các bộ phận trong văn phòng - Bộ phận hành chính quản lý văn bản đi đến: - Bộ phận tổng hợp: - Bộ phận quản trị trang thiết bị: - Bộ phận lưu trữ thơng tin: - Bộ phận tài vụ, kế tốn: - Bộ phận tổ chức nhân sự - Bộ . liên quan đến nhiệm vụ của từng bộ phận trong cơ quan. + Bảo đảm an ninh trong cơ quan 3. Vai trò, ý nghóa của VP trong c ơ quan 3.1. Vai trò - VP là trung tâm tiếp nhận, xử lý thông tin. - VP. HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG CÁC CƠ QUAN I. TỔ CHỨC VP TRONG CÁC CƠ QUAN 1. Văn phòng + VP là hoạt động của một cơ quan, tổ chức thực hiện công việc theo chức năng. + VP là một đơn vị chức. (lãnh đạo) thực hiện các công việc thủ tục hành chính trong cơ quan. + VP là trụ sở làm việc – nơi diễn ra các hoạt động đối ngoại của một cơ quan, tổ chức. Văn phòng truyền thống, văn phòng hiện