Quản lý Doanh nghiệp: CHƯƠNG 6 QUẢN TRỊ CUNG ỨNG TRONG DOANH NGHIỆP docx

Cung ứng bao gồm hai chức năng bộ phận: mua và quản lý dự trữ tồn kho: 1.1 Mua: tức là hành động thương mại xuất phát từ biểu hiện của một nhu cầu và được thể hiện qua việc đặt hàng vớ

Cung ứng bao gồm hai chức năng bộ phận: mua và quản lý dự trữ (tồn kho):

1.1 Mua: tức là hành động thương mại xuất phát từ biểu hiện của một nhu cầu và được

thể hiện qua việc đặt hàng với nhà cung ứng đã lựa chọn

Để hoạt động, mọi doanh nghiệp sử dụng những tư liệu sản xuất (máy móc, vật tư và các thiết bị khác), hơn nữa:

- Doanh nghiệp công nghiệp phải được cung cấp năng lượng, nguyên vật liệu mà chúng được biến đổi thành sản phẩm cuối cùng

- Doanh nghiệp thương mại phải mua hàng hóa và nó sẽ bán lại

1.2 Quản lý dự trữ (tồn kho):

Mua chưa đủ, mà sản xuất hoặc bán hàng cũng không được ngưng trệ (không thực hiện được do không có hoặc thiếu dự trữ) Dự trữ là toàn bộ hàng hóa hoặc những mặt hàng được tích lũy lại chờ đợi để sử dụng về sau, và nó cho phép cung cấp cho người sử dụng dần dần theo những nhu cầu của họ, không áp đặt cho họ những thời hạn và sự trục trặc

Khái niệm dự trữ có liên quan đến khái niệm dự phòng và cũng như dự đoán Có thể nói rằng, một doanh nghiệp đứt chân hàng khi nó không có nguyên liệu, thành phẩm hoặc là hàng hóa với số lượng cần thiết vào lúc thích hợp

1.2.1 Chức năng của tồn kho:

1.2.1.1 Chức năng liên kết:

Là chức năng chủ yếu nhất, nó liên kết giữa quá trình sản xuất và cung ứng Tồn kho là hết sức cần thiết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục vào những lúc cao điểm, nhất là khi cung và cầu của một loại hàng nào đó không ổn định

1.2.1.2 Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát:

Tồn kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm một lượng chi phí đáng kể khi nguyên vật liệu hay hàng hóa tăng giá dưới tác động của lạm phát Trong trường hợp này tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt nhưng cần phải tính toán kỹ lưỡng các chi phí và rủi ro có thể xảy ra

1.2.1.3 Chức năng khấu trừ theo số lượng:

Nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chiết khấu cho những đơn hàng có khối lượng lớn Điều này có thể làm giảm giá mua hàng hóa, nguyên vật liệu nhưng sẽ dẫn đến làm tăng chi phí tồn kho Nhà quản trị cần phải xác định lượng hàng tối ưu để có thể hưởng được chiết khấu, đồng thời chi phí tồn trữ tăng không đáng kể

1.2.2 Vai trò của chức năng cung ứng là cung cấp cho khách hàng :

- Vào thời điểm mong muốn (hàng hóa cần phải sẵn sàng khi người ta có nhu cầu)

- Với số lượng mong muốn (là không quá nhiều, cũng không qúa ít)

- Với chất lượng mong muốn (có khả năng đáp ứng đúng nhu cầu)

- Với chi phí ít nhất (giá mua là một phần chủ yếu của giá cả mà khách hàng phải chịu) Bằng việc quản lý tốt cung ứng đã tạo ra khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp

Tất cả các nguyên liệu, hàng hóa doanh nghiệp mua được không phải đều có cùng một tầm quan trong như nhau: thiếu một số loại này thì làm tê liệt doanh nghiệp; một số khác lại quá đắt; một số khác lại khó mà có được (thời hạn chế tạo, giao hàng, số lượng người cung ứng hạn chế)

Từ đó việc quản trị cung ứng cần phải được lựa chọn Doanh nghiệp cần phải chú ý nhiều vào những sản phẩm quan trọng, do vậy cần phải sắp xếp các mặt hàng dự trữ để xác định những phương pháp quản trị có hiệu quả nhất

2.2 Phương pháp A.B.C Nguyên tắc

Phân tích A.B.C là thể loại nhuần nhuyễn của phương pháp phân tích 20/80, chia các loại vật tư hàng hóa thành 3 nhóm:

- Nhóm A: Bao gồm những hàng hóa có giá trị hàng năm chiếm từ 60-70% so với tổng giá trị tồn kho, khi đó số lượng chỉ chiếm khoảng 10%- 20% lượng hàng tồn kho

- Nhóm B: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung bình từ 30% ứng với số lượng khoảng 25- 30% tổng số hàng tồn kho

20 Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ chiếm 520 15% nhưng số lượng chiếm khoảng 50-60% tổng số lượng hàng tồn kho

Ví dụ 6-1: Phân loại vật liệu tồn kho theo ABC

Loại vật liệu Nhu cầu hàng năm Giá đơn vị Tổng giá trị hàng năm Loại

+ Có liên quan đến dự trữ:

Những sản phẩm nhóm A sẽ là đối tượng được đầu tư lập kế hoạch thận trọng, nghiêm túc hơn về nhu cầu; sản phẩm nhóm B có thể quản lý bằng kiểm kê liên tục, còn các sản phẩm nhóm C chỉ là đối tượng kiểm kê định kỳ Tất cả mọi sự can thiệp nhằm hạn chế dự trữ trước tiên nhằm vào mặt hàng nhóm A

+ Có liên quan đến việc mua hàng:

Phân tích A.B.C về doanh số mua theo chủng loại hàng hóa:

* Các sản phẩm nhóm A là đối tượng lùng kiếm và để đánh giá kỹ càng những người cung ứng và phải được phân tích về mặt giá trị hàng hóa

* Các sản phẩm nhóm A phải giao cho những người có kinh nghiệm, còn mặt hàng nhóm

C giao cho những người mới vào nghề

* Trong một số trường hợp, các sản phẩm nhóm A là đối tượng mua tập trung, mua các loại khác là phi tập trung

* Các sản phẩm nhóm A trong trường hợp có thể là đối tượng của toàn bộ thị trường với việc giao nhận thường xuyên để hạn chế dự trữ

+ Có liên quan đến nhà cung ứng:

Phân tích A.B.C về doanh số nhà cung ứng:

* Những nhà cung ứng lọai A là đối tượng theo dõi đặc biệt: phân tích tình hình tài chính,

sự thuyên chuyển các chức vụ chủ chốt, đổi mới kỹ thuật

* Sự so sánh phân tích A.B.C về các khách hàng và người cung ứng cho phép DN có các thông tin có ích về mối quan hệ tương tác

Các yêu cầu trong ghi chép tồn kho:

Các quyết định về chính sách tồn kho cũng như việc thực hiện chúng đều phải dựa trên các dữ liệu tồn kho Các dữ liệu này càng chính xác bao nhiêu thì càng đảm bảo việc ra quyết định và thực thi quyết định tốt bấy nhiêu Chỉ khi nào xác định những gì thực sự đang có trong tay, nhà quản trị mới có được những quyết định chính xác về đơn hàng, lịch tiến độ sản xuất và vận chuyển

Để kiểm tra tốt việc tồn kho, các báo cáo tồn kho phải được thẩm tra chính xác trong từng chu kỳ tính toán đối với từng nhóm hàng A,B,C Chu kỳ này thay đổi tùy theo nhóm hàng: nhóm hàng A: 1 lần/tháng; nhóm hàng B: 1 lần/quí; nhóm hàng C: 1 lần/năm Kiểm tra tồn kho thường xuyên còn giúp cho doanh nghiệp giảm bớt thời gian ngừng và gián đoạn sản xuất, phát hiện những thiếu sót và nguyên nhân gây ra để có những hoạt động điều chỉnh kịp thời

2.3 Cung ứng đúng thời điểm (just in time: J.I.T)

Để thỏa mãn yêu cầu với chi phí thấp nhất, một số DN đã thành công trong việc sử dụng phương pháp J.I.T Theo phương pháp này mức dữ trữ có xu hướng giảm đến không

Hệ thống đúng thời điểm bao trùm chức năng mua, quản trị dự trữ và quản trị sản xuất Quan điểm này được thể hiện như sau:

* Sản xuất và cung cấp các thành phần cuối cùng đúng thời điểm và chúng được đem bán đúng thời điểm trên thị trường

* Ở mỗi giai đoạn của qui trình sản xuất, các chi tiết hoặc cụm chi tiết đều phải cung cấp đến vị trí cần thiết đúng lúc cần phải có:

- Các cụm phụ tùng chi tiết: đúng lúc chúng được ráp thành những sản phẩm hoàn chỉnh

- Các chi tiết riêng lẽ: đúng thời điểm lắp ghép chúng thành các cụm chi tiết

- Vật liệu thô: đúng thời điểm chế tạo chi tiết

Trong hệ thống sản xuất "đúng thời điểm" hay còn gọi là "hệ thống sản xuất không dự trữ", lượng tồn kho được kiểm soát để luôn ở mức tối thiểu và có xu hướng tiến sát đến mức đơn

vị Điều này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhất là giảm đáng kể chi phí sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm cũng như tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Những ưu điểm của J.I.T:

+ Nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm được giao thường xuyên với khối lượng nhỏ, nên giảm chi phí tồn trữ

+ Lập quan hệ dài hạn với nhà cung ứng nên không cần thiết phải đi tìm nhà cung ứng mới

Để thực hiện được phương pháp cung ứng đúng thời điểm, các nhà quản trị sản xuất phải tìm cách giảm những sự biến đổi gây ra những yếu tố bên trong và bên ngoài quá trình điều hành sản xuất

Nhược điểm:

+ Lịch tiếp nhận và phân phối nguyên liệu, thành phẩm rất phức tạp

+ Hệ thống kiểm soát và điều hành hoạt động khó khăn

Hiệu quả của các hoạt động mua sắm tùy thuộc vào các nguyên tắc quản trị cơ bản trong lĩnh vực: dự báo - tổ chức - điều phối - thực hiện - giám sát

1.1 Các yếu tố xác định nhu cầu của một doanh nghiệp

- Các nhu cầu của thị trường tiêu thụ đã được thiết lập và chọn lọc (dự báo bán hàng)

- Các mục tiêu marketing thường bị khống chế bởi các vấn đề về phân phối và quản lý bán hàng

- Các đòi hỏi về giá cả có thể chấp nhận được có tính chất xã hội đi cùng với sức mua giới hạn của người tiêu dùng Điều này bó hẹp phạm vi của những người cung cấp và hạn chế chất lượng được xem xét

- Việc phân phối trên phạm vi rất rộng cần phải tính đến các phương tiện hậu cần (kho vận) như vận chuyển và bốc dỡ

- Các khả năng của doanh nghiệp về sản xuất theo lý thuyết và thực tế, năng lực về kỹ thuật, thương mại và quản trị của cán bộ, tình trạng tài chính, khả năng vay vốn

1.2 Các yếu tố ngẫu nhiên

Trong việc xác định nhu cầu của một doanh nghiệp cần phải đưa ra ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài không liên quan trực tiếp đến hoạt động nhưng có thể tác động đến việc chỉ đạo

và quản trị thông thường như: các yếu tố kinh tế quốc gia và hành chính; các yếu tố kỹ thuật; các yếu tố xã hội, các yếu tố địa lý; các yếu tố kinh tế quốc tế (Xem lại các yếu tố môi trường – chương I)

2.1 Giải thích sơ bộ: Các nghiên cứu về yêu cầu và tính khả thi phải được thực hiện

trước khi bắt đầu bất kỳ một hoạt động đầu tư hoặc mua sắm nào

2.2 Phân tích về giá trị chức năng

- Đánh giá ảnh hưởng dài hạn của việc mua sắm thiết bị hoặc hàng tiêu dùng về phương diện kinh tế, môi trường và xã hội, thay đổi lối sống và kiểu cách tiêu dùng mà tạo ra sự phụ thuộc mới

- Phân tích có phê phán về hiệu quả chi phí

- Mặt hàng cần nên mua hay tự sản xuất, khả năng về tài chính và kỹ thuật đã sẵn sàng hay chưa? Điểm hòa vốn của một nhà máy như vậy đã được tính toán chưa?

- Đánh giá các chi phí có liên quan

- Phương pháp chế tạo, trình độ kỹ thuật chế tạo, các hạn chế kinh tế - kỹ thuật trong sử dụng

- Uy tín về chất lượng và độ tin cậy dài hạn

- Chi phí và sự dễ dàng trong bảo dưỡng

- Khả năng thay thế bằng mặt hàng khác

- Đánh giá thông tin về các nguồn cung cấp cạnh tranh, những nguồn cung cấp thay thế

đã được khai thác hết hay chưa

3 Soạn thảo một kế hoạch mua sắm TOP

Kế hoạch mua sắm thường dựa trên cơ sở các nhu cầu đã được xác định và chọn lựa trước như:

- Thiết lập các mục tiêu cung cấp từ các nguồn trong nước và ngoài nước

- Lập lịch biểu cho các đơn hàng nhằm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, lưu ý thời gian cần thiết để thu thập các số liệu quá khứ và các dự tính về đầu vào sản xuất và lượng bán

- Xác định nguồn vốn hiện có và ước tính nguồn vốn cần có

- Tổ chức hợp lý việc tiếp nhận và quản lý hàng khi nhận hàng

Chìa khóa của công việc này là sự khôn ngoan của nhà quản trị, một kế hoạch mua sắm thông thường là kế hoạch hàng năm, nó đưa ra các chi tiết của mục tiêu mua sắm hiện tại như giá

cả, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, bảo hiểm và dịch vụ sau khi bán

III QUẢN TRỊ DỰ TRỮ (TỒN KHO)

1. Các quan điểm đối lập về tồn kho TOP

Chính sách tồn kho rất quan trọng khiến cho các nhà quản lý sản xuất, quản lý marketing

và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất Có nhiều quan điểm khác nhau về chính sách tồn kho, để có sự cân bằng các mục tiêu khác nhau như: giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu cho khách hàng Mục này sẽ giải quyết các quan điểm đối chọi nhau để thiết lập chính sách tồn kho Chúng ta khảo sát về bản chất của tồn kho và các công việc bên trong hệ thống tồn kho, xây dựng những vấn đề cơ bản trong hoạch định tồn kho và kỹ thuật phân tích một số vấn đề tồn kho

Có nhiều lý do để giải thích tại sao muốn tồn kho và tại sao lại không muốn tồn kho?

1.1 Tại sao chúng ta giữ hàng tồn kho?

Tồn kho là cần thiết nhưng vấn đề quan trọng là khối lượng hàng tồn kho được giữ là bao nhiêu cho phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất - kinh doanh của đơn vị

Chúng ta giữ hàng tồn kho vì một vài chi phí sau đây thấp:

Chi phí chất lượng khởi động: Khi chúng ta bắt đầu sản xuất một lô hàng thì sẽ có nhiều

nhược điểm trong giai đoạn đầu, như công nhân có thể đang học cách thức sản xuất, vật liệu không đạt đặc tính, máy móc lắp đặt cần có sự điều chỉnh Kích thước lô hàng càng lớn thì có ít thay đổi trong năm và ít phế liệu hơn

Tồn kho có thể cần thiết cho hiệu quả vận hành của hệ thống sản xuất nhưng cũng có nhiều lý do đối với việc tại sao ta không giữ hàng tồn kho

Bảng 6 -2: Bảng tóm tắt lý do tồn kho

Thành phẩm - Chuẩn bị lượng hàng trước khi giao hàng

- Năng lực sản xuất có hạn

- Sản phẩm có thể để trưng bày cho khách hàng

Bán thành phẩm - Vì khâu quản lý, không thể kết hợp 2 giai đoạn sản xuất lại

- Sản xuất và vận chuyển các lô hàng lớn khiến cho tồn kho nhiều hơn nhưng có thể giảm chi phí sản xuất, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu

Vật liệu thô - Do một số nhà cung cấp sản xuất và vận chuyển một vài vật liệu thô theo

lô

- Lượng đặt mua lớn làm tồn kho nhiều hơn nhưng có thể được khấu trừ theo số lượng mua, giảm được chi phí mua hàng

1.2 Tại sao chúng ta không giữ hàng tồn kho?

Một số lý do sau đây làm cho chi phí gia tăng khi lượng tồn kho cao

1.2.1 Chi phí tồn trữ: Là những chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn trữ như trong

bảng 6-2 dưới đây

1.2.2 Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho quá lớn

thì nó làm cản trở hệ thống sản xuất Thời gian cần để sản xuất, phân phối các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả năng đáp ứng những thay đổi các đơn hàng của khách hàng yếu đi

1.2.3 Chi phí cho sự phối hợp sản xuất: Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở qui trình

sản xuất nên nhiều lao động được cần đến để giải tỏa sự tắc nghẽn, giải quyết những vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất và lịch trình phối hợp

1.2.4 Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn: Khi sản xuất những lô hàng có kích thước

lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn Trong vài trường hợp, một số sẽ bị hỏng và một số lượng chi tiết của

lô sản xuất sẽ có nhược điểm Nếu kích thước lô hàng nhỏ hơn có thể giảm được lượng kém phẩm chất

Bảng 6-: Những chi phí phát sinh trong quá trình tồn trữ

Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng:

- Tiền thuê hoặc khấu hao

- Thuế nhà đất

- Bảo hiểm nhà kho

Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện:

- Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị, phương tiện

- Chi phí nhiên liệu cho thiết bị, phương tiện hoạt động

- Chi phí vận hành thiết bị

Chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý:

- Chi phí lương cho nhân viên bảo quản

- Chi phí quản lý điều hành kho hàng

Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho:

- Phí tổn do việc vay mượn để mua hàng và chi phí trả lãi vay

- Phí bảo hiểm hàng hóa trong kho

Chi phí khác phát sinh:

- Chi phí do hao hụt, mất mát vật liệu

- Chi phí do không sử dụng được nguyên vật liệu đó

- Chi phí đảo kho để hạn chế sự giảm sút về chất lượng

Hai vấn đề quan trọng trong mọi hoạch định tồn kho là:

- Cần đặt hàng là bao nhiêu cho từng loại nguyên vật liệu ?

- Khi nào thì tiến hành đặt hàng lại ?

Hàng hóa tồn kho có thể bao gồm cả nhu cầu nguyên vật liệu phụ thuộc lẫn nhu cầu nguyên vật liệu độc lập Trong tồn kho nhu cầu độc lập, nhu cầu tồn kho của một loại hàng tồn kho độc lập với nhu cầu tồn kho của bất kỳ loại hàng nào khác Ví dụ như hàng hóa là thành phẩm vận chuyển cho khách hàng Nhu cầu của các loại hàng này được ước lượng thông qua dự báo hoặc những đơn hàng của khách hàng Mục đích của chương này là đề cập đến quyết định về

lượng đặt hàng và điểm đặt hàng của những hàng hóa có nhu cầu độc lập Tồn kho có nhu cầu phụ thuộc bao gồm các loại hàng mà nhu cầu của nó phụ thuộc vào nhu cầu của hàng hóa khác trong tồn kho Ví dụ: để lắp ráp được một xe đạp chúng ta cần 2 lốp xe, 1 sườn xe, 1 gi-đông, Nói chung, nhu cầu về vật liệu và các phần tử có thể tính toán nếu chúng ta có thể ước lượng được nhu cầu của các loại thành phẩm cần sử dụng chúng Các quyết định về lượng đặt hàng và điểm đặt hàng lại cho hàng hóa tồn kho phụ thuộc rất khác biệt với tồn kho độc lập

Những nguyên vật liệu, hàng hóa mua về đã được kiểm tra trước khi đưa vào các kho dự trữ Đến lượt cần phải quản lý chúng, việc quản trị dự trữ bao quát trên ba phương diện: Quản trị hiện vật của dự trữ, quản trị kế toán và quản trị kinh tế của dự trữ

3 Quản trị hiện vật của dự trữ TOP

Quản trị về mặt vật chất của dự trữ dựa vào việc tối ưu hóa sự lưu kho của sản phẩm: diện tích và số lượng cần thiết là bao nhiêu? kho tàng có những phương tiện nào, trong số đó có những phương tiện vận chuyển nào?, cần phải mua chúng như thế nào?

Đáp án cho câu trả lời này cho phép thấy khả năng sinh lợi của các khỏan đầu tư đã chấp nhận Quản trị tốt về mặt vật chất của dự trữ bảo đảm cho khách hàng của doanh nghiệp một

"mức độ dịch vụ tốt" và có thể tạo ra một lợi thế so với các đối thủ

3.1 Những nguyên tắc cơ bản của kho tàng

Trong các doanh nghiệp công nghiệp, người ta chia thành kho thành phẩm, kho nguyên vật liệu, kho các bộ phận linh kiện, kho dụng cụ đồ nghề.v.v Trong các doanh nghiệp thương nghiệp bán buôn hoặc bán lẻ, hàng hóa được dự trữ ở các kho tạm giữ hoặc là các kho dự trữ, nhưng cũng cả ở diện tích bán Những kho này là cần thiết, bởi vì các dự trữ phải được bảo vệ chống ăn trộm, chống thời tiết xấu, chống nóng, ẩm và chống những biến dạng v.v Những cơ sở

dự trữ cần phải kín và phù hợp với từng loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư cần được bảo vệ Địa điểm kho dự trữ cần phải được bố trí sao cho việc vận chuyển tối thiểu và dễ dàng cho việc nhập, xuất các hàng hóa

3.2 Mã hóa và phương pháp xếp đặt các sản phẩm dự trữ

Để thuận lợi cho công tác dự trữ và tăng tốc độ giải phóng kho, cần thiết phải nhận dạng sản phẩm một cách nhanh chóng Giải pháp đơn giản nhất là sử dụng tên gọi của chúng, nhưng cách gọi tên này thường ít được sử dụng, đặc biệt khi chúng gồm những chỉ dẫn kỹ thuật hoặc kích cỡ, do đó doanh nghiệp thường sử dụng một bộ mã số (chẳng hạn như: 1234) hoặc cả chữ cái và số cho mỗi mặt hàng dự trữ

- Những phương pháp xếp đặt các sản phẩm dự trữ

Có nhiều phương pháp để sắp xếp sản phẩm, chúng có thể được kết hợp với nhau

+ Phương pháp: "Mỗi chỗ một vật, mỗi vật ở chỗ của mình" là dành cho mỗi một loại sản phẩm một chỗ quy định

Ưu điểm là dễ dàng định vị sản phẩm, vật tư trong kho; xác định lượng dự trữ thừa hay thiếu một cách nhanh chóng Nhưng măc nhược điểm là không tận dụng được diện tích kho tàng

+ Phương pháp phổ quát vị trí: "bất kỳ vật gì, bất kỳ chỗ nào" là sử dụng vị trí nào còn trống lúc đưa hàng vào kho, một sản phẩm có nhiều điạ chỉ

Ưu điểm của nó là tận dụng được diện tích kho tàng, nhưng khó về mặt thông tin để định vị được chỗ trống khi nhập kho và tìm địa chỉ sản phẩm khi xuất kho

+ Phương pháp tần suất quay vòng: Loại hàng nào ra vào nhiều nhất được xếp ở chỗ thuận tiện nhất

+ Phương pháp hai kho: Kho được chia làm hai bộ phận: Kho dự trữ được cung ứng do nhập kho và cung cấp số lượng nhỏ cho kho phân phối từ đó xác lập các đơn đặt hàng

+ Phương pháp vào trước ra trước (first in, first out FI FO)

Việc kiểm kê này là cơ sở để đánh giá dự trữ được biểu thị ở bảng cân đối, cho phép nhà quản trị biết được bất cứ lúc nào về tình hình dự trữ của họ Việc kế toán này của dự trữ là khá

dễ dàng về số lượng hiện vật, nhưng có nhiều khó khăn về giá trị

4.2 Nắm giá trị dự trữ

Việc nắm các dự trữ về mặt giá trị là khó khăn, vì thông thường các mặt hàng nhập vào

có những giá mua khác nhau Vấn đề cần phải định giá cho chúng khi xuất kho theo giá nào? Về phương pháp có thể sử dụng (xem thêm trong kế toán dự trữ):

- Phương pháp nhận diện

- Phương pháp giá bình quân gia quyền

- Phương pháp FIFO

- Phương pháp LIFO

Cả bốn phương pháp trên đều là phương pháp kế toán được thừa nhận Tuy nhiên, lựa chọn phương pháp để áp dụng cần chú trọng tới ảnh hưởng của từng phương pháp đối với bảng tổng kết tài sản và bảng kê lời lỗ của doanh nghiệp

Chức năng dự trữ phải thực hiện hai mục tiêu có vẻ trái ngược nhau:

- Mục tiêu an toàn: có dự trữ để tránh mọi gián đoạn

- Mục tiêu tài chính: giảm đến mức thấp nhất có thể được về mức dự trữ để giảm những chi phí kho tàng

Để giải quyết điều đó, quản trị dự trữ cần trả lời hai câu hỏi:

- Đặt hàng khi nào?

- Số lượng mỗi lần đặt hàng là bao nhiêu?

5.1 Những khái niệm cơ bản

5.1.1 Dự trữ trung bình: là dự trữ đã được lưu lại bình quân trong doanh nghiệp trong

thời gian nhất định, dự trữ trung bình giảm khi số tái dự trữ tăng lên

5.1.2 Dự trữ gắn với thời hạn cung ứng: dự trữ tối thiểu

Nếu như doanh nghiệp chờ lượng dự trữ xuống bằng 0 mới đưa đơn hàng cho nhà cung ứng, nó sẽ rới vào tình trạng gián đoạn dự trữ trong quãng thời gian được gọi là thời gian tái dự trữ Do vậy, vào lúc thực hiện việc đặt hàng cần phải có dự trữ một khối lượng hàng đủ để đáp ứng nhu cầu trong thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng Dự trữ tối thiểu đáp ứng nhu cầu này