Tiểu luận: Một số vấn đề về Cơ cấu tổ chức quản lý trong các doanh nghiệp ở Việt Nam theo hướng đổi mới doc

TRƯỜNG …………………. KHOA………………………. [\[\ TIỂU LUẬN Đề tài: Một số vấn đề về Cơ cấu tổ chức quản lý trong các doanh nghiệp ở Việt Nam theo hướng đổi mới một số vấn đề về Cơ cấu tổ chức quản lý trong các doanh nghiệp ở Việt Nam theo hướng đổi mới CHƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC 1. Khái niệm về tổ chức 1.1 Định nghĩa Có nhiều định nghĩa khác nhau về "Tổ chức", một định nghĩa có ý nghĩa triết học sâu sắc: "Tổ chức, nói rộng, là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật". Định nghĩa này bao quát cả phần tự nhiên và xã hội loài ngời. Thái dơng hệ là một tổ chức, tổ chức này liên kết mặt trời và các thiên thể có quan hệ với nó, trong đó có trái đất. Bản thân trái đất cũng là một tổ chức, cơ cấu phù hợp với vị trí của nó trong thái dơng hệ. Giới sinh vật cũng có một tổ chức chặt chẽ bảo đảm sự sinh tồn và thích nghi với môi trờng để không ngừng phát triển. Từ khi xuất hiện loài ngời, tổ chức xã hội loài ngời cũng đồng thời xuất hiện. Tổ chức ấy không ngừng hoàn thiện và phát triển cùng với sự phát triển của nhân loại. Theo nghĩa hẹp đó, tổ chức là một tập thể của con ngời tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó. Mặt khác, theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều ngời đợc kết hợp với nhau một cách có ý thức. Nói cách khác, khi ngời ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung thì một tổ chức sẽ đợc hình thành. 1.2 Những đặc điểm chung của tổ chức : Theo các nhà tâm lý học tổ chức thì có 4 đặc điểm chung đối với tất cả các tổ chức là: Thứ nhất, kết hợp các nỗ lực của các thành viên : Nh chúng ta thờng thấy, khi các cá nhân cùng nhau tham gia và phối hợp những nỗ lực vật chất hay trí tuệ của họ thì nhiều công việc phức tạp và vĩ đại có thể đợc hoàn thành. Chẳng hạn , việc xây dựng các Kim tự tháp, việc đa con ngời lên mặt trăng là những công việc vợt xa trí thông minh và khả năng của bất cứ cá nhân nào. Sự kết hợp nỗ lực nhân lên đóng góp của mỗi cá nhân. Thứ hai, có mục đích chung : Sự kết hợp các nỗ lực không thể thực hiện đợc nếu những ngời tham gia không nhất trí cùng nhau phấn đấu cho những quyền lợi chung nào đó. Một mục tiêu chung đem lại cho các thành viên của tổ chức một tiêu điểm để tập hợp nhau lại. Thứ ba, phân công lao động : Bằng cách phân chia một cách hệ thống các nhiệm vụ phức tạp thành những công việc cụ thể, một tổ chức có thể sử dụng nguồn nhân lực của nó một cách có hiệu quả. Phân công lao động tạo điều kiện cho các thành viên của tổ chức trở nên tài giỏi hơn do chuyên sâu vào một công việc cụ thể. Thứ t, hệ thống thứ bậc quyền lực : Các nhà lý thuyết về tổ chức định nghĩa quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hành động của những ngời khác. Nếu không có một hệ thống thứ bậc quyền lực rõ ràng thì sự phối hợp những cố gắng của các thành viên sẽ rất khó khăn. Một trong những biểu hiện của hệ thống thứ bậc là hệ thống ra mệnh lệnh và sự phục tùng. Những đặc điểm trên đây là rất cần thiết để xác định sự hiện diện của một tổ chức. 1.3 Phân loại tổ chức Các tổ chức đợc thành lập nhằm theo đuổi những mục tiêu nào đó và có thể phân loại các tổ chức theo mục đích của chúng. Cách phân loại này cho phép giải thích vai trò của mỗi loại tổ chức mà chúng đảm nhiệm trong xã hội. Các tổ chức kinh doanh mu lợi : Là các tổ chức hoạt động với mục đích tạo ra lợi nhuận trong điều kiện pháp luật cho phép và xã hội có thể chấp nhận đợc. Loại tổ chức này không thể tồn tại đợc nếu không tạo ra đợc lợi nhuận thông qua con đờng sản xuất ra sản phẩm hay dịch vụ thoả mãn nhu cầu của xã hội. Các tổ chức cung cấp dịch vụ phi lợi nhuận : Các tổ chức này thờng cung cấp một số loại dịch vụ nào đó, cho một khu vực nào đó của xã hội không vì mục đích tìm lợi nhuận. Các nguồn ngân quỹ phục vụ cho hoạt động của loại tổ chức này chủ yếu dựa vào sự hiến tặng, trợ cấp, tài trợ mang tính từ thiện hay nhân đạo Các tổ chức hoạt động vì quyền lợi chung của tập thể : Những tổ chức này đợc thành lập nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho các thành viên của nó. Những tổ chức loại này bao gồm các nghiệp đoàn, các hiệp hội, các tổ chức chính trị Các tổ chức cung ứng các dịch vụ công cộng : Những tổ chức loại này đợc thành lập nhằm cung cấp cho xã hội những dịch vụ công cộng, mục tiêu của chúng là đảm bảo cho sự an toàn hay các lợi ích chung của toàn xã hội. 2. Một số quy luật cơ bản của tổ chức 2.1 Quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức. Trong quá trình hoạt động, từng con ngời hay từng tập thể lớn, nhỏ đều xác định cho mình một mục tiêu tiến tới. Từ mục tiêu ấy, định hình tổ chức phù hợp để thực hiện có hiệu quả nhất mục tiêu đó. Vì vậy, tổ chức là công cụ thực hiện mục tiêu. Mục tiêu càng rõ ràng thì thiết kế tổ chức càng thuận lợi và việc vận hành tổ chức đạt đến mục tiêu sẽ thuận buồm xuôi gió và đạt hiệu quả cao nhất. Quy luật này đợc xem là quan trọng nhất.Tuy nhiên, việc xác định mục tiêu lại chính là vấn đề nan giải nhất của bất kỳ tổ chức nào. Mục tiêu là cái đích phải đạt tới của tổ chức, mục tiêu quy định quy mô và cấu trúc của tổ chức. Khi xác định mục tiêu, ngời ta thờng dùng "cây mục tiêu" để xác định và phân loại thành mục tiêu trớc mắt hay lâu dài, mục tiêu của quốc gia, của ngành hay địa phơng … Trong các doanh nghiệp phải xác định mục tiêu chiến lợc của mình, và để đạt đợc mục tiêu chiến lợc ngời ta thờng phân chia thành từng giai đoạn dài, ngắn khác nhau và xác định mục tiêu cụ thể. Nếu mục tiêu của hệ thống là mục tiêu chiến lợc thì cũng có thể coi mục tiêu của các đơn vị cấu thành là mục tiêu cụ thể. Và trong trờng hợp này, mục tiêu chiến lợc của hệ thống còn là mục tiêu cụ thể của hệ thống lớn hơn. Hiệu quả của tổ chức bắt đầu từ việc xác định mục tiêu chiến lợc và mục tiêu cụ thể cũng nh mục tiêu của hệ thống và mục tiêu của tổ chức hợp thành. Xác định mục tiêu là công việc khó khăn, phức tạp đòi hỏi ngời lãnh đạo hệ thống tổ chức phải tổng kết thực tiễn, rút kinh nghiệm lịch sử và dự báo chính xác tơng lai thì mới có thể xác định mục tiêu đợc đúng đắn. Ngời lãnh đạo tổ chức hợp thành phải hiểu sâu sắc mục tiêu của hệ thống để xác định mục tiêu của tổ chức mình phù hợp với mục tiêu của hệ thống, góp phần bảo đảm đạt đợc mục tiêu của hệ thống một cách hiệu quả nhất. Số lợng mục tiêu càng ít càng tốt và càng ít càng khó đối với ngời xác định mục tiêu, hoạch định đờng lối. Tổ chức có nhiều mục tiêu thờng đạt hiệu quả kém. Khi xác định mục tiêu, ngời ta xây dựng "cây mục tiêu" và phải lựa chọn mục tiêu u tiên trong số nhiều mục tiêu và tốt hơn nữa là xếp hạng mục tiêu u tiên. Việc lựa chọn mục tiêu u tiên là khắc phục tình trạng đa mục tiêu của tổ chức. Bằng kinh nghiệm thực tiễn ngời ta thấy rằng tổ chức cơ sở chỉ nên có không quá ba mục tiêu. Khi xác định mục tiêu, ngời ta rất chú ý tới tính khả thi của việc xác định đó. Những công trình nghiên cứu của David Meclelland đã phát hiện rằng những cá nhân có thành tích cao thờng do đặt ra những mục tiêu vừa mức khó nhng có thể nắm bắt và điều khiển đợc. Vừa mức khó khăn có nghĩa là đòi hỏi cá nhân hoặc tổ chức phải hoạt động rất căng thẳng mới đạt đợc mục tiêu. Theo ngời phơng Tây thờng nói mục tiêu tốt là mục tiêu SMART, SMART là từ viết tắt năm chữ đầu của năm từ chỉ nhân tố quan trọng nhất trong xác định mục tiêu: S (Specific) đặc thù, M (Measurable) đo đạc đợc, A (Attainable) khả thi, R (Relevant) thích hợp và T(Trackable) theo dõi đợc. Khi đã xác định đợc mục tiêu, phải hình thành tổ chức để thực hiện mục tiêu. Quy luật này của tổ chức đòi hỏi tổ chức đợc thiết kế thành công, nhng khi vận hành thực hiện mục tiêu đòi hỏi có hiệu quả. Để xác định hiệu quả của tổ chức phải xác định đợc ba yếu tố: Yếu tố đầu vào, yếu tố quản lý vận hành và yếu tố kết quả của tổ chức. Sự chênh lệch giữa yếu tố kết quả và yếu tố đầu vào là hiệu quả của tổ chức, hiệu quả đó đợc đảm bảo bằng yếu tố quản lý, vận hành của ngời lãnh đạo tổ chức. 2.2 Quy luật hệ thống Nói đến tổ chức là nói đến hệ thống của tổ chức, vì tổ chức bao giờ cũng đợc đặt vào hệ thống của nó. Sức mạnh của tổ chức là hệ thống của tổ chức. Khi thiết kế một tổ chức bao giờ ta cũng thiết kế cấu trúc của nó, tức là xây dựng nó thành hệ thống và lại đặt nó vào hệ thống lớn hơn bao trùm lên nó. Bản thân tổ chức mang tính hệ thống. Sức mạnh của hệ thống tuỳ thuộc ở sự liên kết giữa các tổ chức thành viên trật tự hay hỗn loạn, điều khiển đợc hay không điều khiển đợc. Hệ thống là một tập hợp gồm các phần tử liên kết với nhau trong những mối liên hệ nhất định với những tính chất nhất định. Cốt lõi của quan điểm hệ thống khi xem xét một tổ chức là phát hiện và phân tích các mối quan hệ và tính chất của các mối quan hệ đó giữa các yếu tố hay các chức năng của đối tợng. Các mối quan hệ này buộc các yếu tố, các bộ phận lại với nhau trong một cấu trúc, chúng tạo nên sự thống nhất giữa bộ phận và toàn thể của tổ chức hay của hệ thống. Quan điểm hệ thống này đợc các nhà kinh điển của chủ nghĩa Mac - Lênin nêu lên thành luận điểm khoa học trong học thuyết duy vật biện chứng về sự thống nhất vật chất của thế giới và mối quan hệ giữa chúng. Lý thuyết hệ thống đã tạo ra khả năng cho con ngời mô tả, phân tích, xử lý các mối quan hệ đa dạng giữa các đối tợng phức tạp của thực tiễn, của hệ thống tổ chức. Quan hệ cơ bản nhất xác định hoạt động của hệ thống tổ chức là quan hệ vào - ra của hệ thống tổ chức. Xem xét quan hệ vào ra là xem xét chức năng hoạt động của hệ thống tổ chức, đồng thời cũng là xét hệ thống trong trạng thái mở, trong sự tơng tác của môi trờng, chứ không phải là một hệ thống khép kín. Về mặt thực tiễn, quan hệ vào ra là căn cứ chủ yếu để xem xét khả năng hoạt động và hiệu quả của tổ chức và của hệ thống. Quy luật hệ thống không chỉ cho ta thấy cấu trúc của tổ chức, mà còn chỉ cho ta cách quản lý hay điều khiển tổ chức hoặc hệ thống tổ chức. Qúa trình điều khiển là quá trình tác động lên hệ thống để biến cái vào thành cái ra theo mục tiêu thiết kế của hệ thống. Trong hệ thống tổ chức cần quy định rõ quyền hạn trách nhiệm và mối quan hệ của các tổ chức cùng cấp và các cấp trong hệ thống, Trong hệ thống tổ chức thờng bắt đầu từ tổ chức cơ sở, dù nhỏ thì tổ chức cơ sở cũng mang đầy đủ tính chất của một tổ chức. Khi tính điều khiển đợc của tổ chức vợt quá khả năng quản lý thì phải phân cấp và thành lập bộ phận trung gian. Do nhu cầu phát triển mà các bậc trong tổ chức thay đổi. Sự thay đổi sẽ bớt khó khăn khi ta quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cấp, quyền hạn, trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và quản từng cấp. Các tổ chức cùng cấp tạo nên cơ cấu hệ thống ngang, các tổ chức trong hệ thống ngang cần có chức năng nhiệm vụ rõ ràng thì mới không trùng lặp gây lãng phí và làm giảm sức mạnh của tổ chức. Ngoài ra, cần quy định quan hệ giữa các tổ chức đồng cấp với nhau để phát huy sức mạnh tổng thể của tổ chức, hệ thống này ví nh dây truyền sản xuất trong công nghiệp. Trong hệ thống quản lý, phân công trong hệ thống đồng cấp càng rõ ràng thì hiệu quả quản lý càng cao. Phân công và quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm của các cấp trong hệ thống còn quan trọng hơn, điều này sẽ quyết định hệ thống hoạt động nhịp nhàng hay rối loạn. Nếu không quy định rõ thì sẽ xảy ra hiện tợng cấp dới lạm quyền hoặc cấp trên bao biện. trong hệ thống, khi xảy ra hiện tợng rối loạn chức năng thì phần lớn là do hiện tợng "vừa đá bóng, vừa thổi còi", ngời ra quyết định đồng thời lại là ngời thực hiện quyết định. Để khắc phục tình trạng trên, không cho phép ngời lãnh đạo hệ thống lại kiêm lãnh đạo tổ chức cấu thành hoặc điều khiển bộ phận cấu thành hay nhân viên trong tổ chức. 2.3 Quy luật cấu trúc đồng nhất và đặc thù của tổ chức Tổ chức là hệ thống của các tổ chức hợp thành và lại là tổ chức của hệ thống lớn hơn. Để có thể tập hợp lại trong hệ thống, yêu cầu các tổ chức hợp thành phải có cấu trúc đồng nhất, sự đồng nhất đó là điều kiện hình thành một hệ thống. Một hệ thống đa chức năng có thể có nhiều tổ chức có chức năng khác nhau, nhng cần mang tính đồng nhất, ít nhất là đồng nhất về cơ chế quản lý. Ở thời kỳ thay đổi cơ chế quản lý thờng thấy sự hợp nhất các tổ chức không hợp nhất hoặc chia tách các tổ chức đặc thù. Tính đặc thù cũng tạo nên sắc thái của tổ chức, truyền thống của tổ chức. Việc tách, nhập quá nhiều và thờng xuyên đổi tên làm cho các tổ chức mất cả truyền thống của mình, một tổ chức khoa học nằm ở vùng giao thoa của nhiều môn khoa học khác nhau không thể ghép vào một tổ chức khoa học nào mà phải lập ra một tổ chức riêng mang tính đặc thù của ngành khoa học giao thoa đó. Đây là quy luật hết sức khắc nghiệt. Tuy nhiên, xác định tính đồng nhất không phải lúc nào cũng làm đợc, nhất là khi hệ thống còn chịu sự tác động của các tổ chức khác. 2.4 Quy luật vân động không ngừng và vận động theo quy trình của tổ chức Bất kỳ một tổ chức nào sau khi ký quyết định thành lập hoặc giấy phép hành nghề, nó bắt đầu hoạt động, hoạt động liên tục, hoạt động không ngừng. Khi tổ chức ngừng hoạt động là tổ chức bị phá sản hay giải thể. Hoạt động là điều kiện tồn tại của tổ chức, tổ chức cũng nh cơ thể sống, sự vận động là lẽ sống của nó. Vận động của hệ thống tổ chức không chỉ liên tục mà còn vận động toàn thể từ những tổ chức hợp thành đến hệ thống. Tổ chức đợc thiết kế để thực hiện mục tiêu, quá trình thực hiện mục tiêu là quá trình vận động của tổ chức, nếu tổ chức không vận động thì không có cách gì để thực hiện mục tiêu. Nói quy luật động không ngừng là mới chỉ nói một vế, còn vế thứ hai là vận động theo quy trình của tổ chức, quy trình đợc quy định cụ thể trong điều lệ hoạt động của tổ chức. Tuy vận động không ngừng nhng bộ máy tổ chức không phải là động cơ vĩnh cửu, mà nó cũng cần năng lợng để hoạt động. Nguồn năng lợng đó chính là các quyết định của cơ quan quản lý, sản phẩm của bộ máy lãnh đạo và quản lý là các quyết định, việc tổ chức và thực hiện các quyết định là nhiệm vụ chính của nó. Đó chính là năng lợng mà lãnh đạo cấp cho bộ máy tổ chức. Do đó, cần ban hành và thực hiện chế độ chuẩn bị và thông qua các quyết định. Tuân thủ quy luật khách quan này, khi thiết kế tổ chức, ngoài thiết kế hệ thống, còn phải xác định cơ chế vận hành của bộ máy tổ chức, bảo đảm cho tổ chức vận động không ngừng và đúng theo quy trình đã xác định. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành cần có điều chỉnh, bằng các quyết định của cấp trên hay của lãnh đạo tổ chức, bảo đảm cho tổ chức vận động không ngừng và đúng quy trình, đồng thời bảo đảm cho tổ chức tự điều chỉnh. 2.5 Quy luật tự điều chỉnh của tổ chức Quá trình vận động thực hiên mục tiêu, mỗi tổ chức tiến hành trong môi trờng riêng của mình. Môi trờng ấy luôn thay đổi, nên bản thân tổ chức phải tự điều chỉnh để tạo ra những cân bằng mới phù hợp với sự biến động của môi trờng, nhằm đạt mục tiêu một cách có hiệu quả nhất. Vì vậy, tổ chức nào biết tự điêu chỉnh là tổ chức linh hoạt và có sức sống. Để cho tổ chức tự điều chỉnh đợc, khi thiết kế đã phải lu ý tạo hành lang cho tổ chức tự điều chỉnh ngay trong quá trình thực hiện mục tiêu. Những cơ chế quản lý, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nớc, của hệ thống tạo điều kiện và cho phép tổ chức tự điều chỉnh. Tuy nhiên, không điều chỉnh hộ tổ chức, mà trớc hết và cần thiết là tổ chức tự điều chỉnh. Quy luật tự điều chỉnh thích hợp mọi loại hình, mọi cấp tổ chức khác nhau. Điều cần lu ý là cần làm rõ quyền hạn của mỗi cấp trong giới hạn cho phép tự điều chỉnh mà ta quen gọi là "hành lang" hợp lý của tổ chức trong quá trình điều chỉnh. 3. Tổ chức là một khâu quyết định đối với việc thực hiện thắng lợi đờng lối, chính sách của Đảng V.I. Lênin, ngời thầy của cách mạng vô sản, đã từng nói: Trong cuộc chiến tranh giành chính quyền, giai cầp vô sản không có vũ khí nào khác hơn là tổ chức. Và khi đã có chính quyền, lĩnh vực trọng yếu nhất và khó khăn nhất của cuộc cách mạng xã hội chủ nghĩa là nhiệm vụ tổ chức. Có lúc trong quá trình lãnh đạo cách mạng Nga, Ngời đã nêu vấn đề một cách gay gắt: Toàn bộ nhiệm vụ của Đảng cầm quyền là …tổ chức, tổ chức và tổ chức. Trớc đó nhiều thập kỷ, Các Mác đã chỉ rõ: T tởng căn bản không thể thực hiện đợc cái gì hết. Muốn thực hiện đợc t tởng cần có những con ngời sử dụng lực lợng thực tiễn. "Những con ngời thực hiện lực lợng thực tiễn" ở đây chính là tổ chức và tổ chức việc thực hiện. Rút kinh nghiệm không thành công của các nhà yêu nớc tiền bối và tiếp thu chủ nghĩa Mác - Lênin, lãnh tụ Hồ Chí Minh đã bắt đầu sự nghiệp lãnh đạo cách mạng Việt Nam bằng việc để rất nhiều tâm chí và tiến hành một cách rất cụ thể, công phu việc xây dựng tổ chức Đảng cách mạng và các tổ chức quần chúng xung quanh Đảng. Khi Đảng đã cầm quyền, Ngời lại đầu t nhiều công sức chỉ đạo xây dựng chính quyền cách mạng thực sự là công bộc của dân, xây dựng lực lợng vũ trang thực sự từ nhân dân mà ra, vì nhân dân mà phục vụ. Trong di chúc để lại cho toàn Đảng, toàn dân Ngời đã nhấn mạnh: Đảng ta đã đoàn kết, tổ chức và lãnh đạo nhân dân ta hăng hái đấu tranh tiến từ thắng lợi này đến thắng lợi khác. Sau hơn nửa thế kỷ lãnh đạo thành công cách mạng Việt Nam, năm 1982, Đại hội toàn quốc lần thứ V của Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định: Tổ chức là một khâu quyết định đối với việc thực hiện thắng lợi đờng lối, chính sách của Đảng. Đảng ta không những đã thể hiện bản lĩnh độc lập, tự chủ, sáng tạo trong việc đề ra đờng lối cách mạng, mà còn cả trong tổ chức thực hiện, nên đã nhân sức mạnh của dân tộc ta lên gấp nhiều lần, chiến thắng các kẻ thù hùng mạnh và tàn bạo nhất thời đại. Muốn cho t tởng, đờng lối, chính sách đợc thực hiện, phải có tổ chức, phải tổ chức con ngời lại với những phơng tiện nhất định, chỉ đạo mọi ngời hành động theo đúng những mục tiêu, phơng hớng do t tởng đó xác định. Chính trên ý nghĩa ấy, chúng ta nói: Khi Đảng đã có đờng lối, nhiệm vụ chính trị đúng đắn thì công tác tổ chức, cán bộ và công tác quản lý bảo đảm thực hiện thắng lợi đờng lối, nhiệm vụ chính trị. Đờng lối nhiệm vụ chính trị và công tác tổ chức, quản lý có mối liên hệ hữu cơ, không thể tách rời nhau. Bên cạnh những thành công, thắng lợi vĩ đại đó, chúng ta cũng còn nhiều yếu kém: Đất nớc còn nghèo nàn, kém phát triển; cha cần kiệm trong sản xuất, tiêu dùng và dồn công sức cho đầu t phát triển; quản lý nhà nớc về kinh tế, xã hội còn bộc lộ nhiều non yếu; hệ thống chính trị còn nhiều nhợc điểm; tổ chức bộ máy còn cồng kềnh… 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, đợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện những hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định. Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối liên hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng lẻ, cũng nh những công việc tập thể. Sự phân chia công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi ngời thấy họ cũng phải cùng nhau làm việc nh thế nào. Cơ cấu của tổ chức giúp cho nhân viên cùng làm việc với nhau một cách có hiệu quả bởi: - Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể - Xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thồng phân cấp quyền hạn trong tổ chức. - Làm cho nhân viên hiểu những kỳ vọng của tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích mỗi công việc. - Xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để ra quyết định và quyết các vấn đề của tổ chức. 2. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý 2.1 Tính tối u: cơ cấu chức năng quản lý phải bảo đảm mối quan hệ tốt nhất giữa các khâu và các cấp quản lý phải đợc thiết lập nên những mối quan hệ hợp lý với số lợng cấp quản lý ít nhất trong hệ thống nhờ đó cơ cấu tổ chức quản lý sẽ mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của hệ thống. 2.2 Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng nh ngoài môi trờng. 2.3 Tính tin cậy: cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin đợc sử dụng trong hệ thống nhờ đó đảm bảo sự phối hợp với các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận hệ thống. 2.4 Tính kinh tế: cơ cấu tổ chức quản lý phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả cao nhất. tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tơng quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về. 2.5 Tính bí mật: đòi hỏi giữ gìn nội dung hoạt động của mỗi phân hệ và của cả hệ thống, chống sự rò rỉ thông tin cho các hệ thống ngoài, sự thờng xuyên theo dõi của các hệ thống khác. 3. Những nguyên tắc tổ chức 3.1 Nguyên tắc xác định theo chức năng Một vị trí công tác hay một bộ phận đợc định nghĩa càng rõ ràng theo các kết quả mong đợi, các hoạt động cần tiến hành, các quyền hạn đợc giao và các mối liên hệ thông tin với các vị trí công tác hay bộ phận khác, thì những ngời chịu trách nhiệm càng có thể đóng góp xứng đáng hơn cho việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Đây là nguyên tắc cơ bản chi phối quá trình chuyên môn hoá và hợp nhóm các hoạt động để hình thành nên các bộ phận và phân hệ của cơ cấu. Việc coi nhẹ nguyên tắc này dễ dẫn đến nguy cơ về sự lẫn lộn không biết ai sẽ phải làm việc gì. Đây là nguyên tắc đơn giản về mặt nhận thức nhng thờng rất phức tạp khi vận dụng. Để xác định một vị trí công tác hay một bộ phận cùng tất cả những yếu tố liên quan đến nó, trong hầu hết các trờng hợp đều cần đến tính nhẫn nại, trí thông minh của những nhà tổ chức, và tính rõ ràng của các kế hoạch. 3.2 Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn [...]... việc hoàn thiện cơ cấu quản lý đã có sự quan tâm thờng xuyên, có sự tổng kết, đánh giá nghiêm túc và đúng đắn của chủ doanh nghiệp 2 Lựa chọn một cơ cấu tổ chức thích hợp Không có một cơ cấu tổ chức nào là hoàn hảo, do đó các nhà quản lý phải lựa chọn một cơ cấu tổ chức phù hợp với những đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp Đặc điểm của tổ chức Loại cơ cấu tổ chức phù hợp ă Quy mô nhỏ ă Cơ cấu chức năng ă... thành cơ cấu tổ chức quản lý bao giờ cũng bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt động của các đối tợng quản lý và xác lập tất cả các mối liên hệ thông tin, rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức quản lý Quan điểm này đi theo phơng pháp quy nạp từ chi tiết đến tổng hợp và ứng dụng trong trờng hợp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý mới 1.3 Quan điểm thứ ba:Việc hình thành cơ cấu tổ chức quản lý theo phơng... tích các dấu hiệu ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức quản lý Bớc 3: Những công việc cụ thể ở bớc này là phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyết định số lợng cán bộ, trong cơ cấu tổ chức quản lý Từ đó, xây dựng điều lệ, thủ tục, quy tắc, lề lối làm việc nhằm bảo đảm cơ cấu tổ chức quản lý đạt hiệu quả cao 5 Một số kiến nghị nhằm phát huy tính hiệu quả của công tác tổ chức trong các doanh. .. cho các nhân viên thừa hành chủ chốt 4.2.2 Trờng hợp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý mới Bớc 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hớng dẫn của các cơ quan quản lý vĩ mô, những quy định có tính chất luật pháp để xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý tổng quát và xác định các đặc trng cơ bản nhất của cơ cấu tổ chức quản lý này Kết quả thực hiện giai đoạn một là xây dựng mục tiêu của tổ chức; ... là một công cụ hữu hiệu của quản lý nói chung và phối hợp nói riêng 4 Những phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý 4.1 Phơng pháp tơng tự Đây là một phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổ chức có sẵn Những cơ cấu tổ chức có trớc này có những yếu tố tơng tự với cơ cấu quản lý sắp hình thành Cơ. .. nhau trong tổ chức Tuy vậy, nó có một vai trò quan trọng trong quản lý các doanh nghiệp Do đó, để doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả tối u trong điều kiện môi trờng kinh tế khắc nghiệt, đầy thách thức này thì với t cách là một nhà quản lý chúng ta phải coi trọng công tác tổ chức Lựa chọn một mô hình cơ cấu tổ chức phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp và phù hợp với cơ chế thị trờng trong thời kỳ đổi mới, ... thành cơ cấu tổ chức quản lý 1.1 Quan điểm thứ nhất: Việc hình thành cơ cấu tổ chức quản lý bao giờ cũng bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và phơng hớng phát triển Trên cơ sở này, tiến hành tổng hợp cụ thể các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó Đây là quan điểm theo phơng pháp diễn giải đi từ tổng hợp tới chi tiết, đợc ứng dụng đối với những cơ cấu tổ chức quản lý. .. Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo thực hiện nghiêm ngặt chế độ thủ trởng và trách nhiệm cá nhân + Cơ cấu quản lý bảo đảm sự cân xứng giữa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cán bộ quản lý, thể hiện sự phân cấp và phân bố hợp lý các chức năng quản lý Điều đó cho phép cán bộ quản lý có thể độc lập giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng của mình + Trong quá trình hoạt động, cơ cấu tổ chức quản. .. hình tổ chức khác nhau Ví dụ mô hình tổ chức theo chức năng kết hợp với mô hình tổ chức theo sản phẩm,… ở đây, các cán bộ quản lý theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách Sơ đồ 8: Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo ma trận Ưu điểm: ã Kết hợp sức mạnh của cả cơ cấu chức năng và cơ cấu. .. ă Cơ cấu theo khu vực địa lý ă Hoạt động trong môi trờng cạnh tranh ă Cơ cấu ma trận cao và công nghệ thay đổi nhanh ă áp lực đòi hỏi sử dụng hợp lý các nguồn ă Cơ cấu ma trận lực khan hiếm ă Khách hàng: - Thay đổi ă Cơ cấu ma trận - Đa dạng ă Cơ cấu theo sản phẩm - ổn định ă Cơ cấu chức năng ă áp dụng những thiết bị đặc biệt ă Cơ cấu sản phẩm ă Đòi hỏi chuyên môn hoá kỹ năng ă Cơ cấu chức năng ă Các . TIỂU LUẬN Đề tài: Một số vấn đề về Cơ cấu tổ chức quản lý trong các doanh nghiệp ở Việt Nam theo hướng đổi mới một số vấn đề về Cơ cấu tổ chức quản lý trong các doanh nghiệp ở Việt Nam. các doanh nghiệp thờng kết hợp hai khuynh hớng này bằng cách tập trung một số chức năng nào đó, đông thời cũng tiến hành phân tán một số chức năng khác. 6. Các mô hình cơ cấu tổ chức mà các doanh. một tổ chức sẽ đợc hình thành. 1.2 Những đặc điểm chung của tổ chức : Theo các nhà tâm lý học tổ chức thì có 4 đặc điểm chung đối với tất cả các tổ chức là: Thứ nhất, kết hợp các nỗ lực của các