NẮM VỮNG CÁC DÃY VÀ CÔNG THỨC TRONG EXCEL – PHẦN 7 ppt

 Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị bằng với giá trị mà bạn chỉ định...  Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô chứa một giá trị văn bản text value có chứa

NẮM VỮNG CÁC DÃY VÀ CÔNG THỨC TRONG EXCEL – PHẦN 7

Creating Highlight Cells Rules

Tạo các quy tắc đánh dấu cho ô (highlight)

A highlight cell rule is one that applies a format to cells that meet specified criteria In this sense, a highlight cell rule is similar to the conditional formatting feature in Excel 2003, although Excel 2007 adds a few new wrinkles, as you’ll see To create a highlight cell rule, begin by choosing Home, Conditional Formatting, Highlight Cells Rules Excel displays seven choices:

Quy tắc đánh dấu cho ô (highlight cell rule) là một quy tắc áp dụng một định dạng vào các ô thỏa mãn một vài điều kiện nhất định nào đó Quy tắc này tương tự như tính năng định dạng có điều kiện của Excel 2003, nhưng bạn sẽ thấy Excel 2007

có bổ sung thêm một vài đặc điểm mới Để tạo một quy tắc đánh dấu cho ô, bạn chọn Home, Conditional Formatting, Highlight Cells Rules Excel hiển thị bảy lựa chọn sau đây:

 Greater Than — Choose this command to apply formatting to cells with

values greater than the value you specify

 Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị lớn hơn giá trị mà bạn chỉ định

 Less Than — Choose this command to apply formatting to cells with

values less than the value you specify

 Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nhỏ hơn giá trị mà bạn chỉ định

 Between — Choose this command to apply formatting to cells with values

between the two values you specify

 Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm giữa hai giá trị mà bạn chỉ định

 Equal To — Choose this command to apply formatting to cells with values

equal to the value you specify

 Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị bằng với giá trị mà bạn chỉ định

 Text that Contains — Choose this command to apply formatting to cells

with text values that contain the text value you specify (which is not case sensitive)

 Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô chứa một giá trị văn bản (text value) có chứa những chữ mà bạn chỉ định (không phân biệt chữ hoa với chữ thường)

 A Date Occurring — Choose this command to apply formatting to cells

with date values that satisfy the condition you choose: Yesterday, Today, Tomorrow, In the Last 7 Days, Next Week, and so on

 Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô chứa một giá trị ngày tháng (date value) thỏa mãn những điều kiện mà bạn chỉ định: Yesterday (hôm qua), Today (hôm nay), Tomorrow (ngày mai), In the Last 7 Days (trong vòng 7 ngày vừa qua), Next Week (tuần sau), v.v

 Duplicate Values — Choose this command to apply formatting to cells

with values that appear more than once in the range

 Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có chứa những giá trị xuất hiện nhiều hơn một lần trong dãy

In each case, you see a dialog box that you use to specify the condition and the formatting that you want applied to cells that match the condition For example,

Figure 1.10 shows the Less Than dialog box, in this case, I’m looking for cell values that are less than 0; and Figure 1.11 shows the worksheet with the conditional formatting applied

Trong mỗi trường hợp, (Excel sẽ) mở ra một hộp thoại phù hợp với điều kiện và định dạng mà bạn muốn áp dụng cho những ô thỏa mãn điều kiện Vi dụ, hình 1.10 minh họa hộp thoại khi bạn chọn quy tắc là Less Than, trong trường hợp này, tôi tìm các ô có giá trị nhỏ hơn 0; và hình 1.11 minh họa bảng tính được áp dụng định dạng có điều kiện này (xem ở cột D, các ô có giá trị phần trăm nhỏ hơn 0 sẽ được đánh dấu)

(Hình 1.10)

(Hình 1.11)

Creating Top/Bottom Rules

Tạo các quy tắc Top/Bottom (đầu bảng / cuối bảng) cho ô

A top/bottom rule is one that applies a format to cells that rank in the top or bottom (for numerical items, the highest or lowest) values in a range You can select the top or bottom either as an absolute value (for example, the top 10 items)

or as a percentage (for example, the bottom 25 percent) You can also apply formatting to those cells that are above or below the average To create a

top/bottom rule, begin by choosing Home, Conditional Formatting, Top/Bottom Rules Excel displays six choices:

Quy tắc Top/Bottom (đầu bảng / cuối bảng) là một quy tắc áp dụng một định dạng vào các ô xếp theo giá trị trên cùng hoặc dưới cùng (đối với các giá trị số, xếp theo giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất) Bạn có thể chọn Top hoặc Bottom như một giá trị tuyệt đối (ví dụ Top 10 — 10 giá trị trên cùng) hoặc như một giá trị phần trăm (ví

dụ Bottom 25% — 25% giá trị dưới cùng) Bạn cũng có thể áp dụntg định dạng cho các ô dựa có giá trị là trên mức trung bình hay dưới mức trung bình Để tạo một quy tắc Top/Bottom, bạn chọn Home, Conditional Formatting, Top/Bottom Rules Excel sẽ hiển thị sáu lựa chọn sau:

 Top 10 Items — Choose this command to apply formatting to those cells

with values that rank in the top X items in the range, where X is the number

of items you want to see (the default is 10)

 Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị cao nhất trong dãy (xếp hạng theo giá trị) với X là số các ô "top" mà bạn muốn xem (mặc định là 10)

 Top 10% — Choose this command to apply formatting to those cells

 with values that rank in the top X percentage of items in the range, where X

is the percentage you want to see (the default is 10)

 Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị cao nhất trong dãy (xếp hạng theo tỷ lệ phần trăm), với X là số phần trăm của giá trị các ô "top" mà bạn muốn xem (mặc định là 10)

 Bottom 10 Items — Choose this command to apply formatting to those

cells with values that rank in the bottom X items in the range, where X is the number of items you want to see (the default is 10)

 Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị thấp nhất trong dãy (xếp hạng theo giá trị), với X là số các ô

"bottom" mà bạn muốn xem (mặc định là 10)

 Bottom 10% — Choose this command to apply formatting to those cells

with values that rank in the bottom X percentage of items in the range, where X is the percentage you want to see (the default is 10)

 Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị cao nhất trong dãy (xếp hạng theo tỷ lệ phần trăm), với X là số phần trăm của giá trị các ô "bottom" mà bạn muốn xem (mặc định là 10)

 Above Average — Choose this command to apply formatting to those cells

with values that are above the average of all the values in the range

 Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho những ô chứa giá trị cao hơn giá trị trung bình của dãy

 Below Average — Choose this command to apply formatting to those cells

with values that are below the average of all the values in the range

 Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho những ô chứa giá trị thấp hơn giá trị trung bình của dãy

In each case, you see a dialog box that you use to set up the specifics of the rule For the Top 10 Items, Top 10%, Bottom 10 Items, and Bottom 10% rules, you use the dialog box to specify the condition and the formatting that you want applied to cells that match the condition For the Above Average and Below Average rules, you use the dialog box to specify the formatting only For example, Figure 1.12 shows the Top 10 Items dialog box In this case, I’m looking for the top 10 values

in the range; Figure 1.13 shows the worksheet with the conditional formatting applied

Trong mỗi trường hợp, (Excel sẽ) mở ra một hộp thoại phù hợp với quy tắc mà bạn muốn áp dụng Đối với các quy tắc Top 10 Items, Top 10%, Bottom 10 Items

và Bottom 10%, bạn sẽ thấy hộp thoại để bạn xác định các điều kiện và định dạng

mà bạn muốn áp dụng cho những ô thỏa mãn điều kiện Còn với quy tắc Above Average và Below Average, hộp thoại mở ra chỉ có mỗi cái khung để bạn áp dụng định dạng Ví dụ, hình 1.12 minh họa hộp thoại khi bạn chọn quy tắc là Top 10 Items, trong trường hợp này, tôi tìm các ô có giá trị nằm trong top 10 của dãy; và

hình 1.13 minh họa bảng tính được áp dụng định dạng có điều kiện này (xem ở cột

C, 10 ô có giá trị cao nhất trong dãy sẽ được đánh dấu)

(Hình 1.12)

(Hình 1.13)

Adding Data Bars

Thêm các Data Bar (thanh dữ liệu)

Applying formatting to cells based on highlight cells rules or top/bottom rules is a great way to get particular values to stand out in a crowded worksheet However, what if you’re more interested in the relationship between similar values in a worksheet? For example, if you have a table of products that includes a column showing unit sales, how do you compare the relative sales of all the products? You could create a new column that calculates the percentage of unit sales for each product relative to the highest value

Áp dụng định dạng vào các ô dựa vào quy tắc highlight (đánh dấu) cho ô hoặc quy tắc top/bottom là một cách tuyệt vời để làm cho các giá trị nào đó nổi bật lên trong một bảng tính đầy những con số Tuy nhiên, phải làm gì nếu cái bạn quan tâm nhiếu hơn là mối liên hệ giữa các giá trị tương tự trong một bảng tính? Ví dụ, bạn

có một bảng sản phẩm, trong đó có chứa một cột trình bày doanh số của từng sản phẩm, làm thế nào để so sánh những doanh số này so với doanh số của tất cả các sản phẩm? Bạn có thể tạo thêm một cột để tính toán tỷ lệ phần trăm của doanh số của từng sản phẩm so với giá trị cao nhất

That would work, but all you’re doing is adding more numbers to the worksheet, which may not make things any clearer You really need some way to visualize the relative values in a range, and that’s where Excel 2007’s new data bars come in Data bars are colored, horizontal bars that appear “behind” the values in a range (They’re reminiscent of a horizontal bar chart.) Their key feature is that the length

of the data bar that appears in each cell depends on the value in that cell: the larger the value, the longer the data bar The cell with the highest value has the longest data bar, and the data bars that appear in the other cells have lengths that reflect their values

Điều đó có tác dụng, nhưng tất cả những gì bạn làm là thêm nhiều con số hơn vào bảng tính, và điều này chưa chắc làm cho bảng tính trở nên rõ ràng hơn Bạn thật

sự cần một cách nào đó để hình dung sự liên quan của những giá trị trong một dãy với nhau, và đó là nơi mà các Data Bar (thanh dữ liệu) mới của Excel 2007 sẽ được thực thi Data Bar là các thanh màu nằm ngang xuất hiện ở đằng sau các giá trị trong một dãy (chúng sẽ làm bạn liên tưởng đến một loại biểu đồ nằm ngang) Đặc điểm chính của chúng là chiều dài của Data Bar xuất hiện trong mỗi ô phụ thuộc vào giá trị trong mỗi ô đó: giá trị càng lớn, Data Bar càng dài Ô có giá trị cao nhất có Data Bar dài nhất và các Data Bar trong những ô khác có chiều dài tương ứng với giá trị của chúng

To apply data bars to the selected range, choose Home, Conditional Formatting, Data Bars, and then choose the color you prefer Figure 1.14 shows data bars applied to the values in the worksheet’s Units column

Để áp dụng Data Bar vào dãy được chọn, bạn chọn Home, Conditional Formatting, Data Bars, và rồi chọn một màu mà bạn thích Hình 1.14 minh họa các Data Bar áp dụng cho các giá trị trong cột Unit của bảng tính

(Hình 1.14)

To apply custom data bars, select the range and then choose Home, Conditional Formatting, Data Bars, More Rules to display the New Formatting Rule dialog box, shown in Figure 1.15 In the Edit the Rule Description group, make sure Data Bar appears in the Format Style list Notice that there is a Type list for both the Shortest Bar and Longest Bar The type determines how Excel applies the data bars You have five choices:

Để áp dụng Data Bar theo lựa chọn riêng của mình, bạn chọn dãy (muốn áp dụng),

và rồi chọn Home, Conditional Formatting, Data Bars, More Rules để hiển thị hộp thoại New Formatting Rule, như hình 1.15 Trong nhóm Edit the Rule Description, chắc chắn rằng có Data Bar trong danh sách Format Style Chú ý rằng có một danh sách Type cho Shortest Bar và Longest Bar Những Type này sẽ quyết định cách

mà Excel áp dụng Data Bar Bạn có năm tùy chọn:

 Lowest/Highest Value — This is the default data bar type: The lowest

value in the range gets the shortest data bar, and the highest value in the range gets the longest data bar

 Đây là loại Data Bar mặc định Giá trị nhỏ nhất trong dãy sẽ có Data Bar ngắn nhất, và giá trị cao nhất trong dãy sẽ có Data Bar dài nhất

 Number — Use this type to base the data bar lengths on values that you

specify in the two Value text boxes: For the Shortest Bar, any cell in the range that has a value less than or equal to the value you specify will get the

shortest data bar; similarly, for the Longest Bar, any cell in the range that has a value greater than or equal to the value you specify will get the longest data bar

 Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài của Data Bar sẽ phụ thuộc vào giá trị mà bạn sẽ nhập vào trong hai hộp Value: Bất kỳ ô nào trong dãy có một giá trị nhỏ hơn hoặc bằng giá trị mà bạn chỉ định trong ô Value của Shortest Bar sẽ có Data Bar ngắn nhất; và tương tự, bất kỳ ô nào trong dãy có một giá trị lớn hơn hoặc bằng giá trị mà bạn chỉ định trong ô Value của Longest Bar sẽ có Data Bar dài nhất

 Percent — Use this type to base the data bar lengths on a percentage of the

largest value in the range For the Shortest Bar, any cell in the range that has a relative value less than or equal to the percentage you specify will get the shortest data bar For the Longest Bar, any cell in the range that has a relative value greater than or equal to the percentage you specify will get the longest data bar

 Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài của Data Bar sẽ phụ thuộc vào tỷ

lệ phần trăm so với giá trị lớn nhất trong dãy Bất kỳ ô nào trong dãy có một giá trị nhỏ hơn hoặc bằng tỷ lệ phần trăm mà bạn chỉ định trong ô Value của Shortest Bar sẽ có Data Bar ngắn nhất Bất kỳ ô nào trong dãy có

một giá trị lớn hơn hoặc bằng tỷ lệ phần trăm mà bạn chỉ định trong ô Value của Longest Bar sẽ có Data Bar dài nhất

 Formula — Use this type to base the data bar lengths on a formula I

discuss this type in Chapter 8

 Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài của Data Bar sẽ phụ thuộc vào một công thức Tôi sẽ nói về loại này trong chương 8

 Percentile — Use this type to base the data bar lengths on the percentile

within which each cell value falls given the overall range of the values In this case, Excel ranks all the values in the range and assigns each cell a position within the ranking For the Shortest Bar, any cell in the range that has a rank less than or equal to the percentile you specify will get the shortest data bar For the Longest Bar, any cell in the range that has a rank greater than or equal to the percentile you specify will get the longest data bar

 Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài của Data Bar sẽ phụ thuộc vào phân vị của giá trị mỗi ô so với toàn bộ giá trị của dãy Trường hợp này, Excel sẽ sắp xếp (theo thứ hạng) tất cả các giá trị trong dãy và gán cho mỗi

ô một số thứ tự Bất kỳ ô nào trong dãy có thứ tự nhỏ hơn hoặc bằng phân

vị mà bạn chỉ định trong ô Value của Shortest Bar sẽ có Data Bar ngắn