4.1.5. Quyền hạn của ngời thực hiện công việc: Cần xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hành của ngời thực hiện công việc bao gồm: - Giới hạn của các quyết định về mặt tài chính, thời gian - Giới hạn trong chỉ đạo giám sát nhân viên dới quyền, khen thởng, kỷ luật. 4.1.6. Tiêu chuẩn mẫu để đánh giá ngời thực hiện: - Chỉ rõ ngời thực hiện công việc cần đạt đợc các tiêu chuẩn gì về số lợng sản phẩm hay khối lợng công việc thực hiện trong ngày, mức tiêu hao nguyên vật liệu, doanh số bán hàng 4.1.7. Điều kiện làm việc: Liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt nh phải làm ca đêm, làm thêm giờ, mức độ tiếng ồn, ô nhiễm, sự may rủi trong công việc. 4.2. Nội dung chính của bảng tiêu chuẩn công việc: Các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng, phong phú. Những yêu cầu chung của bảng tiêu chuẩn công việc là: - Trình độ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua. - Các môn học chủ yếu của các khoá đợc đào tạo, kết quả thi các môn học chủ yếu và tốt nghiệp. - Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết. - Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt đợc. - Tuổi đời - Sức khoẻ - Ngoại hình - Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt nh ghi tốc ký, đánh máy. - Hoàn cảnh gia đình - Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân. Khi cần tuyển chọn nhân viên đã đợc đào tạo, điều này có thể xác định đợc thông qua việc nghiên cứu hồ sơ nhân viên, các cuộc điều tra, trắc nghiệm và phỏng vấn. Tuy nhiên vấn đề sẽ trở nên phức tạp hơn khi cần tuyển chọn nhân viên để đào tạo họ tr- ớc khi họ chính thức đợc giao thực hiện công việc. Tuyển chọn nhân viên để đào tạo căn cứ vào: 1 - Thực hiện phân tích công việc và xác định nên đánh giá thực hiện công việc nh thế nào? (Tiêu chuẩn mẫu để đánh giá) 2 - Xác định những yêu cầu, đặc điểm chính xác của cá nhân mà ta dự đoán sẽ làm công việc đợc thực hiện tốt nhất nh: bàn tay khéo léo, trí thông minh, mức độ nhạy cảm của tâm lý 3 - Chọn lựa các ứng viên theo yêu cầu của doanh nghiệp. 4 - Yêu cầu ứng viên làm việc và đánh giá việc thực hiện công việc của ứng viên. 5 - Phân tích mối quan hệ giữa những nét yêu cầu ở mục 2 và việc thực hiện công việc của từng ứng viên. Từ đó rút ra kết luận cần thiết về yêu cầu đối với ứng viên. V. Phân tích công việc theo yếu tố thành phần: 5.1. Khái niệm: Phân tích công việc là nhằm loại bỏ đợc các động tác, chuyển động thừa và tìm ra đợc phơng pháp lao động khoa học để thực hiện công việc. Phân tích công việc theo yếu tố thành phần gồm: bớc công việc, thao tác, động tác, chuyển động. Nhằm loại bỏ các động tác chuyển động thừa và tìm ra cách thức phối hợp thực hiện các yếu tố thành phần nhanh nhất, tiết kiệm thời gian và sức lực nhất. Nhữm biết đợc phân tích công việc theo yếu tố thành phần là căn cứ để định mức lao động, nhằm xác định khối lợng công việc cho mỗi cá nhân. Phân tích công việc đối với từng loại đối tợng lao động khác nhau, có nội dung khác nhau. Đối với công việc của nhà quản trị và tham mu, phân tích công việc chú trọng đến vấn đề ra quyết định. Đối với nhân viên, phân tích công việc chú trọng đến trách nhiệm và quan hệ giao dịch trong công việc. Đối với công nhân sản xuất phân tích công việc lại chú trọng đến khả năng sử dụng máy móc, thiết bị, sự cố gắng về thể lực, điều kiện làm việc, số lợng sản phẩm sản xuất. Việc phân tích quá trình thực hiện công việc theo các yếu tố thành phần và định mức lao động đối với công việc của ngời công nhân sản xuất thờng mang lại kết quả rõ rệt, để đo lờng mức độ chi tiết cao hơn. 5.2. Các yếu tố thành phần của công việc: Các yếu tố thành phần của công việc gồm có các bớc công việc, thao tác, động tác, chuyển động (cử động). Các yếu tố thành phần của công việc xác định đặc điểm số lợng của công việc và phản ánh cấu trúc thành phần của công việc. Cách thức, trình tự phối hợp thực hiện các yếu tố thành phần và phơng pháp lao động. Phơng pháp lao động quyết định lợi ích và tính chất hợp lý của việc thực hiện các động tác, thao tác, các bớc công việc. 5.2.1. Bớc công việc: Bớc công việc là bộ phận chủ yếu của công việc, đợc thực hiện bởi một hoặc một nhóm công nhân ở cùng một nơi làm việc, với một đối tợng lao động không đổi. Sự cố định về đối tợng lao động, ngời công nhân và nơi làm việc là đặc trng cơ bản của bớc công việc. Do đó dấu hiệu đặc trng để phân tích bớc công việc này với bớc công việc khác là sự thay đổi một tron ba yếu tố: nơi làm việc, ngời công nhân và đối tợng lao động. Bớc công việc là chu trình kết thúc trong hoạt động của ngời công nhân, nhằm biến đối t- ợng lao động thành bán thành phẩm hoặc thành phẩm bằng cách tạo cho nó những hình dáng, kích thớc, tính chất, sự phù hợp cần thiết. 5.2.2. thao tác: Thao tác là một bộ phận của bớc công việc, là tập hợp các động tác lao động thực hiện liên tục với một loại dụng cụ, cơ cấu thiết bị, đối tợng lao động nhất định, liên hệ với nhau bằng mục đích chung, với công cụ cá biệt. Thời gian thực hiện thao tác phụ thuộc vào các yếu tố: + Thời gian thực hiện các yếu tố thành phần của thao tác (động tác, cử động) và cách thức phối hợp thực hiện các yếu tố thành phần của thao tác. + Dạng cơ cấu thiết bị, dụng cụ, đối tợng lao động và trình độ chuyên môn hoá tại nơi làm việc. 5.2.3. Động tác: Động tác lao động là nhóm tổng hợp các chuyển động (cử động) thực hiện một cách liên tục, có công dụng chung và thể hiện sự thay đổi của các yếu tố vật chất trong suốt thời gian thực hiện. Các yếu tố vật chất không thay đổi là dấu hiệu chủ yếu để xác định giới hạn của động tác lao động. Nét đặc trng của động tác là tính chất phổ biến, tính chất không đổi của các thành phần, sự phối hợp các chuyển động trong mỗi động tác, công sức lao động ổn định và tính chất lặp đi lặp lại. Thời gian hoàn thành động tác phụ thuộc vào các yếu tố: 1) Cấu trúc thành phần động tác. Ví dụ, động tác giơ tay cầm một đối tợng có thể có các loại thành phần sau: - Giơ tay, cầm (2 cử động) - Xoay ngời, giơ tay, cầm (3 cử động) - Cúi xuống, giơ tay cầm (3 cử động) - Xoay ngời, cuỳi xuống, giơ tay, cầm (4 cử động) Động tác giơ tay cầm một đối tợng tiết kiệm sức nhất ở phơng án 1. Ngợc lại, tốn thêm lực phụ và kéo dài thời gian thực hiện là ở phơng án 4. 2) Cách thức phối hợp các cử động thành phần: Các cử động trong một động tác không phải lúc nào cũng tiến hành theo một trình tự chặt chẽ, có khi cử động 1 cha hết, cử động 2 đã bắt đầu,hoặc có thể thực hiện 2 cử động song song với nhau. Khi hai động tác có cùng cấu trúc thành phần thì động tác nào có số cử động thực hiện song song nhiều hơn sẽ có thời gian nhỏ hơn. 3) Điều kiện tổ chức kỹ thuật thực hiện động tác: Điều kiện tổ chức kỹ thuật để thực hiện động tác bao gồm: Nơi đặt đối tợng cần phải lấy, hình dáng, kích thớc, trọng lợng, tính chất của đối tợng. Ví dụ, khi cầm đối tợng thuộc loại trơn, bẩn, dễ vỡ thờng thực hiện lâu hơn do đòi hỏi có sự tập trung chú ý cao hơn của ngời công nhân. 5.2.4. Cử động: Cử động là yếu tố sơ đẳng nhất trong hoạt động của con ngời. Cử động là sự di chuyển một lần một bộ phận nào đó trong cơ thể con ngời và không thể chia nhỏ hơn đợc. Nét đặc trng của cử động là mỗi cử động không có yếu tố để hợp lý hoá một cách trực tiếp. Chỉ khi nào có sự phối hợp các cử động mới có thể nghiên cứu, tìm ra cách thức phối hợp thực hiện tốt. Các cử động phổ biến là giơ tay, dịch chuyển, cầm. Thời gian thực hiện cử động phụ thuộc vào các yếu tố: - Đặc điểm về số lợng và chất lợng của chuyển động. Hai vật có cùng một quỹ đạo chuyển động, vật nào có kích thớc lớn hơn và trọng lợng lớn hơn thờng có thời gian thực hiện lâu hơn. - Điều kiện thực hiện sự chuyển động. Khi chuyển động về một đối tợng nằm giữa những đối tợng khác thì thời gian thực hiện có thể tăng 1,5 lần so với khi đối tợng nằm riêng một chỗ cố định. - Cách thức thực hiện chuyển động: Các chuyển động theo nhịp điệu, có tính chất đối xứng, hợp lý sẽ thực hiện nhanh hơn. VI. Định mức lao động. 6.1. Khái niệm và vai trò của định mức lao động: 6.1.1. Khái niệm định mức lao động: Định mức lao động là xác định mức độ hao phí thời gian lao động cần thiết để hoàn thành một đơn vị sản phẩm (hoặc một khối lợng công việc) đúng tiêu chuẩn chất lợng, trong những điều kiện tổ chức, kỹ thuật nhất định. Mức lao động có 2 loại chủ yêu là mức thời gian và mức sản phẩm: - Mức thời gian: là lợng thời gian cần thiết để xác định để một ngời hoặc một nhóm ngời lao động hoàn thanh một đơn vị sản phẩm (hoặc một khối lợng công việc nhất định) theo đúng yêu cầu kỹ thuật, phù hợp với nghề nghiệp, trình độ lành nghề trong những điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định. Mức đơn vị thời gian đo bằng các đơn vị thời gian trên một đơn vị sản phẩm (hoặc khối l- ợng công việc) nh giây, phút, ngày công trên một đơn vị sản phẩm hoặc khối lợng công việc. - Mức sản phẩm hay mức sản lợng: là số lợng đơn vị sản phẩm (hoặc khối lợng công việc) theo đúng yêu cầu kỹ thuật đợc qui định cho một hoặc một nhóm ngời lao động có nghề nghiệp và trình độ lành nghề tơng ứng phải thực hiện trong một đơn vị thời gian và trong những điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định. Mức sản phẩm đợc tính bằng số đơn vị sản phẩm (cái, tấn, m3, m2, lít ) trên một đơn vị thời gian nhất định. 6.1.2. Vai trò của định mức lao động: Định mức lao động là cơ sở chủ yếu cho phép: - Xác định chính xác nhu cầu lao động ở các bộ phận, phân xởng, phòng ban của doanh nghiệp. - Thực hiện việc phân công quyền hạn trách nhiệm của mỗi ngời trong tổ chức. - Đánh giá một cách khách quan và chính xác thái độ, ý thức trách nhiệm của mỗi ngời trong việc thực hiện công việc. - Đánh giá trình độ lành nghề của ngời lao động, mức độ đóng góp của mỗi thành viên vào kết quả hoạt động chung của tổ chức, từ đó có các biện pháp kịp thời kích thích ngời lao động về vật chất và tinh thần. Để tiến hành định mức lao động trên cơ sở khoa học, cần tiến hành khảo sát thời gian làm việc, trên cơ sở các phơng pháp thu thập thông tin phân tích công việc, phân loại hao phí thời gian làm việc và tìm cách loại bỏ tất cả các lãnh phí thời gian. 6.2. Phân loại hao phí thời gian làm việc: Việc phân loại hao phí thời gian làm việc của các chuyên gia, quản trị gia, nhân viên hành chánh thờng ít đòi hỏi chi tiết, tỉ mỉ hơn so với công nhân sản xuất. Nguyên tắc và cách thức phân loại hao phí thời gian làm việc của tất cả mọi công việc không có sự thay đổi. Quỹ thời gian làm việc theo chế độ dài ngày làm việc theo qui định, ngời lao động có trách nhiệm phải sử dụng tiết kiệm và hợp lý để thực hiện nhiệm vụ đợc giao. Tuy nhiên trong thực tế quỹ thời gian làm việc thờng bao gồm hai bộ phận: Thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất và thời gian lãng phí. 6.2.1. Thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất: 1. Thời gian chuẩn kết: là thời gian mà ngời lao động sử dụng để chuẩn bị phơng tiện sản xuất nhằm thực hiện công việc đợc giao và tiến hành mọi hoạt động có liên quan đến việc hoàn thành công việc đó. Ví dụ, giao nhận ca, nhận dụng cụ, giao nhận bản vẽ, tìm hiểu bản vẽ, điều chỉnh máy. Đặc điểm của thời gian chuẩn kết là thờng chỉ có lúc đầu ca và cuối ca làm việc, chỉ hao phí một lần cho cả loạt sản phẩm. Thời gian chuẩn kết phụ thuộc vào qui trình công nghệ sản xuất, loại hình sản xuất, đặc điểm của máy móc thiết bị và cách thức tổ chức trong phân xởng, nhà máy. 2. Thời gian tác nghiệp: là thời gian trực tiếp hoàn thành các bớc công việc, đợc lặp đi lặp lại qua từng đơn vị sản phẩm. Thời gian tác nghiệp gồm: - Thời gia tác nghiệp chính - Thời gian tác nghiệp phụ Thời gian tác nghiệp chính: là thời gian đợc sử dụng trực tiếp biến đổi đối tợng lao động về hình dáng, kích thớc, tính chất Ví dụ, thời gian tiện máy, may quần áo, dệt vãi Thời gian tác nghiệp phụ: là thời gian đợc sử dụng để thực hiện các công việc cần thiết, tạo khả năng làm thay đổi đối tợng lao động. Ví dụ, thời gian lắp các chi tiết trên máy. 3. Thời gian phục vụ: Thời gian phục vụ là thời gian phục vụ máy móc thiết bị và bảo đảm cho nơi làm việc có đầy đủ mọi thứ cần thiết để tiến hành công việc liên tục. Thời gian phục phụ bao gồm: - Thời gian phục vụ tổ chức: là thời gian đợc sử dụng để thực hiện các công việc mang tính chất tổ chức nh tra dầu, bôi trơn máy móc thiết bị, di chuyển phế liệu, thành phẩm trong phạm vi nơi làm việc (xem bảng 2.2). Bảng 2.2. Phân loại hao phí thời gian làm việc. - Thời gian phục vụ kỹ thuật: là thời gian đợc sử dụng để phục vụ có tính chất kỹ thuật nh thay dụng cụ mòn, điều chỉnh máy móc thiết bị, tháo lắp dụng cụ giữa ca. 4. Thời gian nghỉ theo qui định: Thời gian nghĩ theo qui định bao gồm: - Thời gian nghĩ ngơi, vệ sinh cá nhân Thông thờng thời gian này đợc qui định thống nhất trong toàn phân xởng nhà máy. - Thời gian nghỉ do nhu cầu công việc. Ví dụ, thời gian nghỉ chờ máy chạy tự động, máy đa sản phẩm ra. 6.2.2. Thời gian lãng phí không đợc qui định trong định mức: 1. Thời gian thực hiện các việc không đợc qui định trong nhiệm vụ sản xuất. Ví dụ, thời gian sửa các sản phẩm hỏng do thực hiện không đúng qui trình kỹ thuật. 2. Thời gian lãng phí tổ chức: nh chờ việc, chờ nguyên vật liệu, cúp điện Do điều kiện tổ chức cha tốt làm công việc không đợc thực hiện liên tục. 3. Thời gian lãng phí kỹ thuật: nh do hỏng máy, gãy dụng cụ công việc bất ngờ bị gián đoạn. 4. Thời gian lãng phí do ngời lao động: do ngời lao động vi phạm kỷ luật lao động về thời gian nh đi trễ về sớm, nói chuyện riêng, đọc sách báo và làm việc riêng trong giờ làm việc. * Ngoài các loại lãng phí trên, trong định mức lao động cần loại bỏ các lãng phí không nhìn thất do việc tổ chức lao động và sản xuất không hợp lý và do ngời lao động có ph- ơng pháp làm việc lạc hậu, chậm chạp, không sử dụng đầy đủ công suất máy móc thiết bị. 6.3. Kết cấu mức thời gian làm việc cho một đơn vị sản phẩm: Kết cấu mức thời gian làm việc cho một đơn vị sản xuất bao gồm: Trong đó: n: số sản phẩm cho cả loạt hoạt động M tg : mức thời gian T ck : thời gian chuẩn kết T tn : thời gian tác nghiệp T pv : thời gian phục vụ T nq : thời gian nghĩ theo qui định Nếu tính thời gian phục vụ và nghỉ theo qui định bằng tỉ lệ phần trăm so với thời gian tác nghiệp ta có: Trong đó: A pv : tỷ lệ % thời gian phục vụ so với thời gian tác nghiệp A nq : tỷ lệ % thời gian nghĩ theo qui định so với thời gian tác nghiệp. Tóm tắt: Phân tích công việc mở đầu cho việc tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Phân tích công việc là cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của công việc. Nhằm xác định tuyển chọn hay bố trí ngời cụ thể vào một công việc thích hợp nhất nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. o O o . và viết. - Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt đợc. - Tuổi đời - Sức khoẻ - Ngoại hình - Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt nh ghi tốc ký, đánh máy. - Hoàn cảnh. chuẩn công việc là: - Trình độ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua. - Các môn học chủ yếu của các khoá đợc đào tạo, kết quả thi các môn học chủ yếu và tốt nghiệp. - Trình độ ngoại ngữ:. gồm: - Giới hạn của các quyết định về mặt tài chính, thời gian - Giới hạn trong chỉ đạo giám sát nhân viên dới quyền, khen thởng, kỷ luật. 4.1 .6. Tiêu chuẩn mẫu để đánh giá ngời thực hiện: -