Báo cáo khoa học: "Kiểm toán nội bộ với việc quản lý rủi ro Trong kinh doanh vận tải" pot

Từ đó, tập trung phân tích những rủi ro cơ bản trong quá trình kinh doanh vận tải vμ nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ trong việc quản lý các rủi ro nμy.. Theo đó, rủi ro của doanh nghiệp -

Kiểm toán nội bộ với việc quản lý rủi ro

Trong kinh doanh vận tải

ThS Ncs Lê thu hằng

Trường Đμo tạo, bồi dưỡng CBCC Ngμnh Giao thông vận tải

Tóm tắt: Hiện nay, các doanh nghiệp nói chung, doanh nghiệp vận tải nói riêng, phải đối

mặt với nhiều rủi ro vμ những rủi ro nμy ngμy một đa dạng, phức tạp hơn, quyết định đến sự tồn tại vμ phát triển của doanh nghiệp Chính vì vậy, việc quản lý rủi ro ngμy cμng có vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp

Trên cơ sở tìm hiểu về rủi ro, rủi ro kinh doanh, báo cáo khoa học đã:

Nêu lên vai trò của kiểm toán nội bộ trong quá trình quản lý rủi ro của doanh nghiệp

Xây dựng khung rủi ro doanh nghiệp

Từ đó, tập trung phân tích những rủi ro cơ bản trong quá trình kinh doanh vận tải vμ nhiệm

vụ của kiểm toán nội bộ trong việc quản lý các rủi ro nμy

Summary: Nowadays, enterprises in general and transportation enterprises in particular

are facing various risks, which have become more and more complex, deciding the existence ang development of enterprises Therefore, risk management has become a key factor in business management

Based on the analysis of risks and business risks, the paper has:

Identified the role of internal audit in risk management process, and developed an enterprise risk framework

And on this basis, the key risks in transportation business process and the role of internal audit in the risk management are analysed

KT-ML

i rủi ro vμ quản lý rủi ro kinh doanh

Rủi ro nói chung và rủi ro kinh doanh nói riêng ngày càng có vai trò quan trọng trong các tổ

chức Đặc biệt, với nền kinh tế phát triển theo hướng kinh tế tri thức trong thời đại công nghệ thông tin hiện đại hiện nay, rủi ro là mối quan tâm hàng đầu ở các tổ chức, nhất là ở các doanh nghiệp

Có nhiều cách hiểu khác nhau về rủi ro: “Rủi ro là khả năng gặp nguy hiểm hoặc bị đau

đớn, thiệt hại” (Từ điển Oxford); “Rủi ro là sự bất trắc có thể liên quan đến việc xuất hiện những biến cố không mong đợi” (Allan Willet); “Rủi ro là tổng hợp những ngẫu nhiên có thể đo lường

được bằng xác suất” (Irving Preffer); v.v

Tuy nhiên, bài viết này không đi sâu bàn luận về các quan niệm về rủi ro mà dựa trên cách

hiểu chung nhất về rủi ro mang tính chuyên ngành để nghiên cứu rủi ro trong doanh nghiệp và

việc quản lý các rủi ro đó Trong chuyên ngành kiểm toán, Viện kiểm toán nội bộ (Mỹ) đã định

nghĩa: “ Rủi ro lμ tính bất thường (tính không chắc chắn) của một sự kiện xuất hiện mμ nó có thể

gây ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu”

Theo đó, rủi ro của doanh nghiệp - còn được hiểu là rủi ro kinh doanh - được định nghĩa

“như một sự thay đổi của một sự kiện hoặc một hμnh động, mμ nếu như nó xẩy ra, thì có thể lμm

giảm khả năng của doanh nghiệp trong việc đạt tới các mục tiêu kinh doanh của mình”

Rủi ro luôn tồn tại xung quanh doanh nghiệp, không chỉ bao gồm những sự kiện, những

tình huống bên trong vượt quá sự kiểm soát của doanh nghiệp mà còn bao gồm những rủi ro

bên ngoài mà doanh nghiệp không thể kiểm soát được hoặc kiểm soát được không đáng kể

Nhiệm vụ của công tác quản lý doanh nghiệp là điều khiển (lãnh đạo) doanh nghiệp nhằm

đạt được các mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp đó Vì rủi ro làm giảm khả năng đạt được các

mục tiêu nên quản lý phải cố gắng làm giảm rủi ro đến mức có thể chấp nhận hoặc chịu đựng

được Các hoạt động như vậy được gọi là quản lý rủi ro Việc quản lý rủi ro bao gồm:

- Nhận diện các rủi ro mà doanh nghiệp phải đối phó

- Thiết lập những giới hạn chịu đựng có thể chấp nhận được của những rủi ro này

- Xây dựng các khung kiểm soát để đảm bảo rằng những rủi ro không được kiểm soát là

nằm trong giới hạn đã thiết lập

- Thiết lập các biện pháp đối phó với các rủi ro cần kiểm soát

KT-ML

ii Vai trò của KTNB đối với việc quản lý rủi ro

Với hàng loạt sự sụp đổ kinh doanh kể từ những năm 1980, đặc biệt là những vụ sụp đổ

của nhiều hãng kinh doanh lớn trên toàn thế giới trong những năm gần đây (khủng hoảng tiền tệ

ở Châu á, các vụ phá sản của Enron và WorldCom ), sức ép về việc phải hạn chế những rủi ro

có thể xẩy ra đè nặng lên vai cả hội đồng quản trị cũng như ban giám đốc của doanh nghiệp Vì

vậy, quản lý rủi ro - một bộ phận của công tác quản trị doanh nghiệp - nếu như trước đây không

phải luôn luôn được đặt ra một cách rõ ràng trong mỗi chiến lược quản lý cụ thể, thì nay đã trở

thành vấn đề hàng đầu trong hoạt động quản lý doanh nghiệp

Với vai trò quan trọng đó, để đạt được các mục tiêu kinh doanh, nhà quản lý cần đảm bảo

rằng các quá trình quản lý rủi ro là hiện hữu và có đủ chức năng Vấn đề này có thể được phân

cấp như sau:

- Các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp có vai trò giám sát để khẳng định rằng các

quá trình quản lý rủi ro thích hợp đã được thiết lập một cách đầy đủ và có hiệu quả

- Trong khi đó, các kiểm toán viên nội bộ lại có chức năng kiểm tra, đánh giá, báo cáo và

đề xuất những cải tiến về tính đầy đủ và hiệu quả của các quá trình quản lý rủi ro

Rõ ràng là với việc thực hiện nhiệm vụ này, kiểm toán nội bộ đã đóng vai trò then chốt

trong quá trình quản lý rủi ro của doanh nghiệp Điều này hoàn toàn phù hợp với bản chất của

kiểm toán nội bộ: “là một sự tiếp cận có nguyên tắc để đánh giá và cải tiến hiệu quả của các quá trình quản lý rủi ro, quá trình kiểm soát và quản trị”

iii Khung rủi ro vμ mẫu rủi ro kinh doanh

Để đảm nhiệm được vai trò của mình, nhà quản lý cũng như kiểm toán viên nội bộ cần hiểu

rõ về rủi ro của doanh nghiệp mình thông qua 3 yếu tố:

Hiểu thấu đáo về quá trình kinh doanh của doanh nghiệp

Hình dung những chiến thuật chi tiết để ứng phó với những hậu quả có thể xẩy ra của những rủi ro kinh doanh

Xây dựng được khung vμ mẫu rủi ro nhằm đưa ra một tiếng nói chung trong việc thảo luận

về những rủi ro của doanh nghiệp

ở đây xuất hiện khái niệm mới mang tính chuyên ngành là “khung, mẫu rủi ro” Khung rủi

ro là một hình ảnh trực quan logic của những rủi ro kinh doanh mà các doanh nghiệp thường

phải đối mặt Một khung rủi ro có thể cung cấp cơ sở chung nhất cho các nhà quản lý, các kiểm toán viên nội bộ và cả các cổ đông nhằm thiết lập quy trình quản lý rủi ro hiệu quả và có hiệu lực cho doanh nghiệp

Mẫu rủi ro là một thuật toán logic mà có thể thâu tóm được toàn bộ những rủi ro kinh doanh

trong mỗi quá trình hoạt động và dự án kinh doanh của doanh nghiệp Các kiểm toán viên nội

bộ sử dụng mẫu rủi ro trong việc lập kế hoạch kiểm toán hàng năm Những nhà hoạch định chiến lược và lập dự án cũng phải dựa vào các mẫu rủi ro này để đánh giá rủi ro trong chiến lược và dự án kinh doanh

KT-ML

Mẫu rủi ro phục vụ trực tiếp cho công việc cụ thể nên nó mang tính nghiệp vụ và ngôn ngữ chuyên ngành cao Trong khi đó, khung rủi ro lại mang tính phổ biến rộng rãi, vì vậy nó được trình bầy ở hình thức và ngôn ngữ để cho những người có nhu cầu đều sử dụng được Dưới đây

là mô hình khung rủi ro kinh doanh tổng quát của doanh nghiệp:

Rủi ro về tài sản

Chi phí cơ hội

Môi trường làm việc kém chức năng

Thiệt hại về sản phẩm

Rủi ro sở hữu vốn

Rủi ro ứng xử

Rủi ro trong quá trình KD

Đe doạ bên ngoài

Thảm hoạ

Lỗi tính toán

Bỏ quên, sót

Ngừng SX

Gian lận

iv Khung rủi ro trong quá trình kinh doanh vận tải

Cũng như với các doanh nghiệp khác, doanh nghiệp vận tải phải thường xuyên đối mặt với

nhiều loại rủi ro như đã mô tả trong khung rủi ro trên đây Trong phạm vi báo cáo này, tác giả

chỉ tập trung vào những rủi ro phát sinh trong quá trình kinh doanh vận tải Theo đó các rủi ro

mà doanh nghiệp vận tải thường gặp phải trong quá trình sản xuất, kinh doanh là:

Các thảm hoạ: Là những rủi ro xẩy ra trong quá trình kinh doanh vận tải do khách quan

mang lại như: cháy nổ; bão lụt; sạt lở đường sá hoặc đường sá không đảm bảo an toàn; tai nạn

giao thông do lỗi của người khác Loại rủi ro này cũng xuất hiện trong rủi ro về sở hữu vốn của

doanh nghiệp vận tải

Lỗi do tính toán, lỗi do sự bỏ quên, bỏ sót và những thiệt hại do ngừng trệ sản xuất:

bao gồm những lỗi phát sinh từ những hành động tuỳ tiện khác nhau của con người (cán bộ,

nhân viên doanh nghiệp) hoặc do hoạt động của máy móc, phương tiện trong quá trình sản

xuất, kinh doanh vận tải Ví dụ: Do yếu kém trong việc lập kế hoạch và điều hành sản xuất kinh

doanh vận tải; do phương tiện vận tải không đủ hoặc ở tình trạng lạc hậu, không đảm bảo yêu

cầu chất lượng kỹ thuật; hoặc do những sự cố bất thường về máy móc, động cơ; tai nạn giao

thông do chủ quan

Những gian lận: Có thể phát sinh từ sự xuyên tạc, bóp méo sự thật một cách có chủ ý của

các nhà cung cấp, các nhân viên và khách hàng như: Trộm cắp tài sản; đầu cơ trong đấu thầu,

mua sắm tài sản, phương tiện; nạn hối lộ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp; lạm dụng khách

hàng (chở quá tải, phục vụ không đúng yêu cầu, dừng bắt khách không đúng chỗ, ép khách,

bán khách )

KT-ML

Thiệt hại về sản phẩm: Loại rủi ro này cũng xuất hiện trong rủi ro về ứng xử của doanh

nghiệp vận tải Rủi ro này phát sinh từ việc thiết kế quá trình sản xuất kinh doanh vận tải nghèo

nàn hoặc hệ thống kiểm soát hoạt động kém Chẳng hạn: Những xung đột về lợi ích của lái xe

và doanh nghiệp; các nguyên tắc làm việc thiếu chính xác, thiếu sự kiểm soát trong toàn doanh

nghiệp vận tải; thiếu quản lý ngay cả khi đã xây dựng được hệ thống kiểm soát dẫn đến việc sử

dụng không đúng mức về phương tiện vận tải cũng như các tài sản khác

v Kiểm toán nội bộ với việc quản lý rủi ro kinh doanh vận tải

Như trên đã nói, kiểm toán nội bộ có vai trò then chốt trong quá trình quản lý rủi ro của mọi

doanh nghiệp, trong đó có doanh nghiệp vận tải Dựa trên khung rủi ro đã được xác lập cụ thể

cho doanh nghiệp, các kiểm toán viên nội bộ sẽ thiết lập quy trình quản lý rủi ro tương thích

Một cách tổng quát, quy trình quản lý rủi ro kinh doanh có thể mô phỏng như sau:

Đánh giá rủi ro

Đo lường/Đánh giá

việc thực hiện

Xác định giới hạn rủi ro

Thiết kế/Đánh giá

các kiểm soát

Giám sát thường xuyên

Nhận diện, nguồn gốc,

đo lường rủi ro

Chấp nhận hoặc loại bỏ rủi ro dựa vμo sự

đánh giá

Tránh, chuyển giao hoặc giảm rủi ro

đến mức có thể chấp nhận

được

Cải tiến việc thực hiện

Với những rủi ro hiện tại và tiềm tàng trong quá trình sản xuất kinh doanh vận tải đã phân tích trên đây, kiểm toán viên nội bộ sẽ đề xuất các biện pháp xử lý các rủi ro sau khi chúng đã

được đánh giá như sau:

KT-ML

Tránh rủi ro: Thiết kế lại quá trình SXKD vận tải để tránh những rủi ro đặc thù nhằm làm

giảm rủi ro tổng thể Việc tránh rủi ro đặc thù có thể theo hai chiều hướng:

- Chủ động né tránh trước khi rủi ro xẩy ra: Ngừng quá trình sản xuất, kinh doanh vận tải khi chắc chắn điều kiện thời tiết rất xấu (bão, lũ )

- Loại bỏ nguyên nhân gây ra rủi ro:

+ Kiểm tra chất lượng, tình trạng kỹ thuật của phương tiện vận tải thật kỹ lưỡng trước khi vận hành nhằm hạn chế đến mức thấp nhất các rủi ro (như tai nạn) phát sinh do kỹ thuật phương tiện

+ Dự trữ vật tư cần thiết đảm bảo cho quá trình vận hành trên đường

Đa dạng hoá rủi ro: Thông qua việc đa dạng hoá hoạt động và sản phẩm vận tải nhằm

dàn trải rủi ro giữa những tài sản hoặc các quá trình SXKD vận tải để giảm rủi ro do mất mát hoặc thiệt hại:

+ Đa dạng hoá thị trường vận tải: Giảm những tác động do điều kiện tự nhiên, điều

kiện đường sá, thay đổi thói quen hoặc biến dộng chính trị – xã hội ở các vùng, miền, khu vực

+ Đa dạng hoá sản phẩm vận tải (vận tải thường xuyên theo tuyến, theo đơn đặt hàng,

theo hợp đồng lớn, chia nhóm khách hàng để có mức độ phục vụ tương ứng: từ bình dân

(economic) đến nhóm thượng lưu (business) ), kinh doanh các loại hình dịch vụ phụ trợ cho

quá trình vận tải

+ Chọn một số nhà cung cấp khác nhau để tránh rủi ro bị ép giá

Kiểm soát: Thiết kế những hoạt động để ngăn chặn, phát hiện hoặc giảm thiểu những sự

kiện, yếu tố có hại hoặc ngược lại phát huy các yếu tố, kết quả tích cực: Định kỳ, kiểm soát tình

trạng kỹ thuật phương tiện nhằm:

+ Tránh rủi ro phát sinh do chất lượng phương tiện

+ Khẳng định mức độ tuân thủ trong việc sử dụng phương tiện của lái xe

+ Đảm bảo doanh thu vận tải không bị thất thoát (hoặc thất thoát ở mức độ chấp nhận

được)

+ Có quy chế khen thưởng, kỷ luật thích ứng với người lao động (lái, phụ xe, nhân viên

khác ) nhằm tăng chất lượng sử dụng lao động

Chia sẻ: Phân tán rủi ro thành từng mảng rủi ro thông qua hợp đồng với các tổ chức khác

như công ty bảo hiểm với các loại hình bảo hiểm khác nhau

+ Dự phòng đối với những bất trắc có thể xẩy ra bằng các hình thức mở rộng mạng lưới

đại lý, liên kết vận tải tại các vùng miền địa lý khác nhau

Chuyển dịch: Phân tán rủi ro thông qua các hình thức như kêu gọi các nguồn lực bên

trong và bên ngoài (lái xe góp vốn theo tỷ lệ, cổ phần hoá, liên doanh, liên kết)

+ Chuyển bớt hợp đồng lớn cho các công ty, các hãng nhỏ hơn; hình thành mạng lưới

Chấp nhận: Sau khi đã đề xuất và thực hiện các biện pháp ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro

trên đây, một biện pháp khác cũng không kém phần quan trọng mà kiểm toán viên nội bộ cần

đưa ra là: Chịu đựng những rủi ro nhỏ khi mà chi phí cho việc quản lý chúng lớn hơn thiệt hại do

chúng mang lại Chẳng hạn: Giao khoán cho lái xe chỉ tiêu khoán phù hợp: có thể không tận

dụng tối đa được doanh thu nhưng mang lại lợi ích do không quá sức kiểm soát và thái độ hợp

tác tích cực của lái xe )

ài liệu tham khảo

[1] Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2004), Kiểm toán, Nhà xuất bản Thống kê, TP HCM

[2] Nguyễn Thị Tiếp, Lê Thu Vân, Lê Thu Hằng (2003) Một số biện pháp nhằm khắc phục những rủi ro

trong quản lý và điều hành dự án xây dựng công trình giao thông giai đoạn hiện nay, Đề tài nghiên cứu

khoa học cấp trường, Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức GTVT, Hà Nội

[3] Carl Pacini, Richard Brody (2005), “Seven preemptive measures can help internal auditors deliver a

first-round knockout to fraudulent activity” The Internal Auditor, Vol 62, Iss.2, pg 56-57

[4] Chuck Cambell and Timothy J.Higgins (2003), Management Auditing PACE Level, 9th Edition, CGA-

Canada♦