Ngay cả khi bạn có sự hỗ trợ của công nghệ kết nối thì những mối quan tâm cơ bản về quản lý nhóm như sự đồng nhất của nhóm, sự tận tâm và hợp tác… dường như càng cần được nhấn mạnh hơn..
Trang 1Quản lý nhóm ảo
Vấn đề quản lý là thách thức lớn thứ hai của nhóm ảo Nhiều
nhà nghiên cứu đã nói: "Sự khác biệt về bối cảnh thực tế ở địa
phương, múi giờ, văn hóa và ngôn ngữ luôn tồn tại", nghĩa là
mâu thuẫn luôn tiềm ẩn trong nhóm ảo
Ngay cả khi bạn có sự hỗ trợ của công nghệ kết nối thì những
mối quan tâm cơ bản về quản lý nhóm như sự đồng nhất của
nhóm, sự tận tâm và hợp tác… dường như càng cần được nhấn
mạnh hơn Chúng ta đã xem xét những vấn đề đó ở phần đầu
cuốn sách Tuy nhiên, chương này sẽ phân tích lại vấn đề quản
lý trong bối cảnh nhóm ảo
Sự đồng nhất của nhóm
Những cá nhân đồng nhất với nhóm nhìn chung luôn có cách cư
xử tạo nên nền tảng thành công của nhóm Họ làm việc tích cực
hơn, có sự hợp tác nhiều hơn và họ biết đặt quyền lợi của nhóm
cao hơn quyền lợi bản thân Sự đồng nhất của nhóm thường
Trang 2song hành với sự tin cậy, nhờ đó khuyến khích việc chia sẻ
thông tin và tăng mức độ hợp tác
Sự đồng nhất của nhóm không tự nhiên xuất hiện trong nhóm ảo
vì những lý do rất hiển nhiên Nếu nhóm và các thành viên của
nhóm sống tách biệt nhau, họ sẽ không có chung cảm nhận, và
như người ta thường nói "xa mặt, cách lòng" Trong trường hợp
xấu nhất, nhóm ảo sẽ là một tập thể của những người xa lạ có rất
ít các mối quan hệ xã hội Bạn có thể hình dung rằng sẽ khó
khăn đến thế nào để phát triển ý thức về sự đồng nhất với nhóm
người mà bạn hiếm khi gặp gỡ Nhưng bạn có thể tiến hành theo
một số phương pháp sau đây:
+ Tổ chức cuộc họp ra mắt Nếu có thể, hãy tập hợp mọi người
đến cuộc họp này, dù đây là lần duy nhất họ gặp mặt trực tiếp
trong suốt quá trình thực hiện dự án Khi mọi người đã đến với
nhau, hãy tạo cơ hội cho các thành viên làm quen ở mức độ cá
nhân Ý tưởng này nhằm tạo sự gắn kết theo các nhóm nhỏ
Chẳng hạn, nếu nhóm không có quá nhiều thành viên, bạn hãy
giới thiệu từng thành viên và yêu cầu mỗi người nói đôi điều về
Trang 3lai lịch bản thân, trình bày các kỹ năng đặc biệt, sở thích, mối
quan tâm cá nhân, v.v
+ Nếu quá trình tiến hành cuộc họp ra mắt kéo dài một hoặc hai
ngày, bạn có thể phân chia mọi người thành các tổ nhỏ, mỗi tổ
phụ trách thảo luận một khía cạnh cụ thể của nhiệm vụ Hãy
luân phiên thay đổi thành phần trong các tổ này để ai cũng có cơ
hội gặp gỡ và làm việc với những người khác Cuối cuộc họp ra
mắt, hãy chụp một tấm hình cả nhóm và gửi cho tất cả các thành
viên
+ Khuyến khích những cuộc gặp mặt định kỳ theo tiến độ công
việc Nếu nhóm bao gồm những nhân viên không quá cách xa
nhau về khoảng cách địa lý và nếu ngân sách cho phép, bạn hãy
tập hợp mọi người vào một vài thời điểm chính như khi phải
thay đổi cam kết, khi có nhiều thành viên mới tham gia vào
nhóm, khi cần ra quyết định quan trọng, hoặc khi phải lập kế
hoạch và phân công cho giai đoạn tiếp theo của dự án Hãy áp
dụng hình thức hội thảo video, nếu nhóm không thể họp trực
tiếp Như vậy bạn sẽ củng cố được mối quan hệ trong nhóm đã
Trang 4hình thành từ buổi họp ra mắt Nếu bạn không thể tập hợp toàn
nhóm, hãy tập hợp các tổ quan trọng nhất
+ Tìm những thời điểm mà mọi người có thể tiếp xúc với nhau
Sẽ thật khó khăn, nếu nhóm có các thành viên sống tại nhiều
châu lục và múi giờ khác nhau Vì vậy, bạn hãy lên lịch cho các
buổi họp thông thường, các cuộc hội thảo qua điện thoại hoặc
trao đổi trực tuyến trên Internet, và sắp xếp một quy trình để
thảo luận những vấn đề then chốt của dự án Điều đó sẽ giúp các
thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý tưởng
và sẵn sàng thúc đẩy nhóm, thay vì khuyến khích mọi người làm
việc riêng lẻ
Lưu ý: Nếu trụ sở của công ty đặt tại Mỹ, bạn hãy cố gắng đừng
để các thành viên ở châu Á hay châu Úc phải thường xuyên
nhận điện thoại vào lúc nửa đêm, vì do sự chênh lệch về múi
giờ, ban ngày ở Mỹ là ban đêm ở các nước này Việc này sẽ gây
khó chịu cho các cộng sự ở nửa bên kia địa cầu và khiến họ cảm
thấy mình chỉ là thành viên tầm thường Hãy giải quyết những
khó khăn kiểu này một cách công bằng
Trang 5+ Tạo sự đồng nhất của nhóm xoay quanh mục tiêu Sự đồng
nhất của nhóm cần một tâm điểm nào đó để thu hút các mối
quan tâm và nỗ lực của nhóm Ở đây, mục tiêu của nhóm sẽ là
thích hợp nhất
Sự tận tâm
Sự tận tâm đối với nhóm và mục tiêu của nhóm là hai yếu tố bắt
buộc để nhóm ảo thành công Nếu thiếu sự tận tâm, các thành
viên sẽ dành thời gian và công sức cho các mục tiêu khác Họ sẽ
chỉ tham gia khi thời gian biểu của họ cho phép Mọi người sẽ
chỉ tận tâm với những điều mà họ nhận thấy là rất quan trọng -
hoặc quan trọng cho dự án hoặc quan trọng đối với sự nghiệp
của họ
Để xây dựng sự tận tâm trong nhóm ảo, bạn hãy bắt đầu từ việc
chọn lựa thật kỹ các thành viên tham gia nhóm Ngoài những kỹ
năng cần phải có để thực hiện dự án, trưởng nhóm nên chọn
người có mối quan tâm tự nhiên, mạnh mẽ tới mục tiêu của
nhóm, như trong ví dụ sau:
Trang 6Frank được chỉ định làm trưởng một nhóm ảo có nhiệm vụ phát
triển các tiêu chuẩn thân thiện với môi trường cho khâu đóng
gói sản phẩm của công ty Cấp trên đặt vấn đề như sau: "Thời
thế đang thay đổi, Frank ạ Người tiêu dùng bắt đầu phản đối
loại bao bì không thể tận dụng hay tái chế, trong đó có bao bì
của chúng ta Họ không muốn trả tiền cho vật liệu bìa cứng và
nhựa mà cuối cùng sẽ bị chất đống ngoài bãi rác"
Khi nghĩ về những người có thể sẽ phù hợp với nhóm mình,
Frank nhớ đến Agnes - một nhân viên của phòng tiếp thị Cô
hiểu khá rõ về những người mua sản phẩm của công ty Bên
cạnh đó, Agnes luôn rất quan tâm đến các vấn đề về môi trường
Cô đã từng khuyến khích nhóm thiết kế tuyệt đối không sử dụng
các yếu tố gây hại cho môi trường trong tất cả các sản phẩm của
công ty Cô nói với họ: "Một số nhà sản xuất khác cũng đang
làm như vậy Họ biết tiết kiệm thời gian và gây thiện cảm với
khách hàng" Sự tận tâm và nhiệt tình của cô đối với mục tiêu
của nhóm gần như là yếu tố tự nhiên
Trang 7Nếu bạn cũng làm theo cách của Frank trong ví dụ này, bạn hãy
mời vào nhóm những thành viên thật sự có mối quan tâm cá
nhân đối với mục tiêu của nhóm, và họ cũng phải có năng lực
đóng góp những hiểu biết, kỹ năng quan trọng cho công việc của
nhóm
Nguồn: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - First News và NXB
Tổng hợp TPHCM