Kiểm tra kỹ năng quản lý nhóm của bạn docx

Để trở thành một nhà quản lý tốt, bạn phải có những kỹ năng căn bản, từ việc lập kế hoạch và phân công công việc tới giao dịch và phát triển kinh doanh.. Tuy nhiên, để thành công trong d

Kiểm tra kỹ năng quản lý nhóm của bạn

Quản lý và lãnh đạo có quan hệ gần giống nhau, và có ảnh hưởng lẫn nhau

Để học hỏi nhiều hơn về lãnh đạo và phân tích các kỹ năng lãnh đạo của bạn, hãy thực hiện bài trắc nghiệm “Kỹ năng lãnh đạo của bạn tốt ra sao?” sau đây

Để trở thành một nhà quản lý tốt, bạn phải có những kỹ năng căn bản, từ việc lập kế hoạch và phân công công việc tới giao dịch và phát triển kinh doanh

Do nhóm kỹ năng này khá rộng, kéo theo việc xây dựng những kỹ năng trên nhiều khía cạnh quản lý phù hợp với bạn Tuy nhiên, để thành công trong dài hạn, sẽ sáng suốt hơn nếu bạn phân tích những kỹ năng trên tất cả các khía cạnh quản lý, và sau đó hãy tự mình đối diện với thử thách để phát huy các

kỹ năng đó của mình

Bài trắc nghiệm này sẽ giúp bạn nhanh chóng kiểm chứng được những điểm mạnh và điểm yếu của mình, học hỏi từ những người đi trước và áp dụng vào việc quản lý sau này Chúng tôi sẽ chỉ dẫn cho bạn những nguồn lực bạn có thể sử dụng để phát triển các kỹ năng của mình

Quản lý và lãnh đạo có quan hệ gần giống nhau, và có ảnh hưởng lẫn nhau

Để học hỏi nhiều hơn về lãnh đạo và phân tích các kỹ năng lãnh đạo của bạn, hãy thực hiện bài trắc nghiệm “Kỹ năng lãnh đạo của bạn tốt ra sao?” sau đây

Kỹ năng lãnh đạo của bạn tốt ra sao?

Hướng dẫn: Với mỗi tình huống, hãy tích vào mỗi ô trống theo cột dọc (lựa chọn đáp án tốt nhất) Hãy trả lời những câu hỏi như thực tế xảy ra (hơn là cho rằng bạn nên làm), đừng lo lắng nếu một vài câu hỏi dường như “lạc đề” Khi bạn hoàn thành bài trắc nghiệm, hãy tích vào ô “Kiểm tra toàn bài”

ở phía cuối

Tình huống Chưa

từng

Hiếm khi

Thỉnh thoảng

Thường xuyên

Rất thường xuyên

1 Khi gặp vấn

đề, tôi cố gắng

tự mình giải

quyết trước khi

hỏi ý kiến ông

chủ của mình

2 Khi giao việc,

tôi chọn người

có nhiều thời

gian làm việc

nhất

3 Tôi theo dõi

các thành viên

của nhóm khi

tôi thấy hành vi

của họ gây

phản cảm cho

khách hàng

4 Tôi đưa ra

quyết định dựa

trên những

phân tích kỹ

lưỡng, hơn là

dựa vào bản

năng

5 Tôi để các

thành viên của

nhóm tự đánh

giá lẫn nhau về

hiệu quả công

việc

6 Tôi sẽ chờ,

trước khi ký

luật thành viên

nào đó của

nhóm để mọi

người có cơ hội

tự sửa chữa

hành vi của

mình

7 Những kỹ năng

chuyên môn là

những kỹ năng

quan trọng cần

thiết cho việc

trở thành một

nhà quản lý

giỏi

8 Tôi dành thời

gian nói

chuyện với

nhóm của mình

về hiệu quả

công việc sắp

tới và những

việc cần làm để

phát huy hiệu

quả đó

9 Trong cuộc

họp, tôi giữ vai

trò là người

điều hành/ cố

vấn khi cần

thiết, tôi giúp

nhóm hiểu

nhau và đồng

thuận ý kiến

10 Tôi hoàn toàn

hiểu cách thức

kinh doanh của

phòng ban

mình, và tôi

làm việc để

loại trừ những

bế tắc trong

công việc

11 Khi giao việc,

tôi cân nhắc

những kỹ năng

cần thiết, và

sau đó tìm

kiếm nhân viên

phù hợp nhất

với tiêu chuẩn

của tôi

12 Tôi làm tất cả

những gì có thể

để tránh bất

đồng, tranh cãi

trong nhóm

13 Tôi cố gắng

thúc đẩy mọi

người trong

nhóm của mình

bằng việc

khiến đường

lối phát triển

của mình phù

hợp với nhu

cầu của mỗi cá

nhân

14 Khi nhóm tôi

mắc phải sai

lầm nghiêm

trọng, tôi thông

báo với sếp của

mình về tình

hình xảy ra, và

coi đó như bài

học quan trọng

với mình

15 Khi xảy ra

tranh cãi trong

nhóm mới, tôi

chấp nhận nó

như một giai

đoạn tất yếu

trong quá trình

phát triển

nhóm

16 Tôi nói với

những thành

viên của nhóm

về thành tích

cá nhân của

từng người, và

liên kết với

thành tích tập

thể

17 Nếu phải sắp

xếp nhóm, tôi

sẽ chọn người

có cùng tính

cách, độ tuổi,

thời gian làm

việc ở công ty

và những đặc

trưng khác

18 Tôi nghĩ quan

điểm “Nếu bạn

muốn hoàn

thành tốt công

việc, hãy tự

mình làm việc

đó” là đúng

19 Tôi nói chuyện

với các thành

viên trong

nhóm với tư

cách cá nhân

để chắc chắn

họ cảm thấy

vui vẻ và làm

viêc hữu ích

20 Tôi thông tin

cho các thành

viên trong

nhóm biết

chuyện gì đang

xảy ra xung

quanh họ trong

tổ chức của

mình

cộng:

Giải thích kết quả

Điểm số Nhận định

20-46 Bạn cần phát huy kỹ năng lãnh đạo của mình một cách nghiêm

túc Nếu bạn muốn trở thành một nhà lãnh đạo giỏi, hãy học cách tổ chức và điều hành công việc của nhóm Bây giờ là lúc

bắt đầu phát triển những kỹ năng để tăng thêm thành công cho nhóm

47-73 Bạn đang trên đường trở thành một nhà quản lý giỏi Bạn đang

làm việc rất tốt, và công việc đó dường như rất phù hợp với bạn Giờ là lúc bạn áp dụng những kỹ năng vào công việc của mình Chú trọng tới những lĩnh vực bạn còn yếu, và tính toán việc cần làm để đạt được sự tiến bộ cần thiết

74-100 Bạn đang quản lý nhóm của mình rất tốt Bây giờ bạn hãy tập

trung vào cải thiện những kỹ năng của mình Những khía cạnh nào khiến bạn đạt điểm số thấp? Đó là những khía cạnh bạn có thể phát triển thành tích của mình Cũng hãy nghĩ về cách thức

để tận dụng lợi thế từ những kỹ năng đó để đạt được thành quả lao động

Muốn quản lý hiệu quả cần có rất nhiều các kỹ năng, và mỗi kỹ năng đó sẽ bổ sung cho nhau Thành tích của bạn sẽ giúp thúc đẩy và duy trì tất cả những

kỹ năng đó, giúp cả nhóm đạt được mục tiêu và hiệu quả công việc Hãy tham khảo thêm về các ý kiến khác nhau và các nguồn lực cần cho công việc quản lý của mình

Mô hình quản lý hiệu quả

Bài trắc nghiệm này dựa trên 8 kỹ năng mềm cần thiết cho nhà quản lý Bằng việc kết hợp những yếu tố cơ bản, bạn sẽ cảm thấy hứng thú với vị trí quản lý nhóm của mình:

 · Hiểu về động lực của nhóm và khuyến khích những mối quan hệ tốt

 · Lựa chọn và phát triển đúng người

 · Giao việc hiệu quả

 · Động viên mọi người

 · Điều hành kỷ luật và giải quyết tranh cãi

 · Giao tiếp

 · Lập kế hoạch, quyết định và giải quyết vấn đề

 · Tránh những lỗi về quản lý chung

Chúng tôi sẽ giải thích rõ hơn về các yếu tố này

Hiểu rõ động lực của nhóm và khuyến khích những mối quan hệ tốt (Câu 5, 15, 17)

Một nhà quản lý giỏi luôn hiểu rõ nhóm mình làm việc ra sao Hãy nhớ rằng, rất hữu ích nếu cả nhóm thường xuyên học hỏi những hình mẫu phát triển trước đó: Sự định hình, những quy tắc, sự đột phá, và sự thể hiện Việc khuyến khích và hỗ trợ các thành viên trong suốt quá trình làm việc là rất quan trọng, nhờ đó bạn có thể giúp cả nhóm đạt được hiệu quả thực sự một cách nhanh chóng nhất có thể

Khi định hình nhóm, nhà quản lý phải tạo sự cân bằng để đa dạng hóa những

kỹ năng, tính cách và quan điểm Bạn có thể cho rằng sẽ dễ dàng hơn khi quản lý một nhóm hòa thuận với nhau, nhưng thực tế, một nhóm làm việc hiệu quả là nhóm tập hợp nhiều luận điểm khác nhau và sử dụng sáng tạo sự khác biệt đó

Nhiệm vụ của bạn ở đây là phát triển những kỹ năng cần để lái những khác biệt đó về đúng hướng Đây là lý do tại sao việc giới thiệu những đặc quyền của nhóm và hiểu biết về việc giải quyết tranh luận trong làm việc nhóm lại hữu hiệu cho việc quản lý nhóm hiệu quả

Lựa chọn và phát triển đúng người (Câu 11, 17)

Tìm đúng thành viên mới và phát triển những kỹ năng cần cho sự thành công của cả nhóm là một phần quan trọng khác của việc định hình nhóm

Bạn cần phát huy những kỹ năng tuyển dụng của mình với gói đào tạo Kỹ năng tuyển dụng, và tham khảo thêm bài viết “Thuê lao động- Câu hỏi cần trả lời, Phân tích hộp thư đến, Sử dụng bài kiểm tra tuyển dụng và Khả năng qua kiểm tra”

Và bạn có thể phát triển những kỹ năng của các thành viên khác với bài viết

“Học nghề thành công, Tìm hiểu về nhu cầu phát triển, Phân tích nhu cầu đào tạo và Mô hình GROW” Bạn cũng sẽ tham gia buổi đào tạo quy mô lớn qua bài “Tư vấn các kỹ năng”

Giao việc hiệu quả (Câu 2, 18)

Tuyển đúng người với những kỹ năng thích hợp vẫn là chưa đủ để đạt được thành công Nhà quản lý cũng phải biết cách làm sao để hoàn thành công việc hiệu quả nhất Giao việc là chìa khóa cho vấn đề này Một vài nhà quản lý, đặc biệt là những người được thăng tiến nhờ những kinh nghiệm chuyên nghiệp của mình, luôn cố gắng tự làm tất cả những công việc được giao Họ nghĩ rằng, do họ là người có trách nhiệm với công việc, vì thế họ nên tự mình làm việc đó để chắc chắn rằng công việc được hoàn thành tốt

Nhà quản lý giỏi nhận ra rằng thông qua việc phân công công việc cho đúng người làm (không phải cho người đang có nhiểu thời gian rảnh nhất), và thể hiện khái quát sự kỳ vọng một cách rõ ràng, cả nhóm sẽ làm việc hiệu quả hơn Nhưng thường rất khó để tin tưởng các thành viên khác trong nhóm Do vậy là một nhà quản lý, bạn hãy nhớ rằng khi các thành viên trong nhóm đã

có kỹ năng cần thiết, được đào tạo và rèn luyện, bạn phải tin tưởng họ sẽ hoàn thành xuất sắc công việc của mình

(Tìm hiểu về điểm mạnh và điểm yếu của bạn về việc giao việc cho nhân viên bằng bài trắc nghiệm “Bạn giao việc tốt ra sao?”)

Động viên các thành viên khác (Câu 13, 19)

Một kỹ năng quản lý cần thiết khác là việc động viên người khác Tự động viên mình là một việc, nhưng động viên được người khác lại là chuyện khác Chìa khóa cho vấn đề này nằm ở chỗ bạn phải nhớ rằng sự động viên này mang tính cá nhân Chúng ta đều được động viên bởi những thứ khác nhau,

và chúng ta cần những mức độ động viên cá nhân khác nhau Vì vậy, hãy làm quen với việc tìm hiểu các thành viên trong nhóm của mình để động viên họ

được tốt hơn Thường xuyên phản hồi cho nhân viên là chiễn lược đầy ý nghĩa giúp bạn duy trì thông tin về những việc xảy ra với từng thành viên của nhóm Bạn có thể tham khảo thêm bài Trắc nghiệm “Kiểm tra kỹ năng động viên của mình”, và sử dụng những câu trả lời của bạn để phát huy kỹ năng này

Điều hành kỷ luật và giải quyết tranh cãi (Câu 3, 6, 12)

Thỉnh thoảng, mặc dù bạn đã cố gắng hết sức, vẫn sẽ xảy ra một vài mâu thuẫn cá nhân giữa các thành viên Là người quản lý, bạn phải giải quyết vấn

đề này ngay lập tức Nếu bạn không kỷ luật, nhiều khả năng ảnh hưởng xấu

sẽ lan ra các thành viên khác trong nhóm, cũng như tới khách hàng của bạn, thể hiện qua thái độ với khách hàng, nó có thể làm tổn thương cả nhóm và làm hỏng tất cả những gì nhóm đã cùng nhau gây dựng Nó sẽ làm giảm động lực làm việc khi cùng làm bên cạnh những người liên tục gây thất vọng, vì vậy nếu bạn bỏ qua, những người còn lại trong nhóm sẽ có thể phải chịu thiệt thòi Trong bài viết “kỹ năng quản lý nhóm”, chúng tôi sẽ phân tích kỹ hơn

và đưa ra một số ví dụ cụ thể

Cả nhóm cũng sẽ chịu thiệt thòi nếu sự khác biệt giữa các thành viên của nhóm chuyển thành mâu thuẫn, tranh cãi, và nhiệm vụ của bạn với vai trò là người quản lý là tạo điều kiện để hòa giải Hãy tham khảo bài viết “Giải quyết mâu thuẫn trong làm việc nhóm” để tìm hiểu 3 bước của quá trình giải quyết mâu thuẫn Tuy nhiên, sự tranh cãi có thể mang tính tích cực khi chú ý vào chi tiết của vấn đề- hãy chắc chắn rằng bạn nhận ra mâu thuẫn và giải

quyết vấn đề từ tận gốc rễ, hơn là chỉ ngăn chặn từ khi thấy dấu hiệu hay tránh né mâu thuẫn

Giao tiếp (Câu 8, 9, 16, 20)

Một yếu tố chung của kỹ năng quản lý là việc giao tiếp hiệu quả Đây là yếu

tố cần thiết cho bất cứ vị trí nào mà bạn nắm giữ, nhưng với vai trò là nhà quản lý, nó lại càng quan trọng hơn (Bạn có thể tham khảo Bài trắc nghiệm

“Kiểm tra kỹ năng giao tiếp của bạn”) Bạn cần phải làm cho cả nhóm hiệu chuyện gì đang diễn ra và duy trì trao đổi thông tin hết khả năng có thể Tóm lược về nhóm là kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp nhất mà nhà quản lý nên sử dụng Thêm nữa, hãy phát triển khả năng đơn giản hóa mọi việc một cách hiệu quả để bạn có thể giúp cả nhóm hiểu nhau rõ hơn và sẵn sàng phục vụ nhóm như người hòa giải trung gian khi cần thiết

Lập kế hoạch, giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định (Câu 4, 10)

Rất nhiều nhà quản lý cho rằng việc lập kế hoạch, giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định giúp họ có thể trở thành những nhà chuyên gia nhờ sự hiểu biết và khả năng phân tích của mình Vì vậy, một trong số những yếu tố quan trọng tạo nên kinh nghiệm của nhà quản lý là việc họ tập trung toàn lực vào những

kỹ năng cho việc phát triển cá nhân đến mức họ có thể nhận thất bại trong việc phát triển những kỹ năng con người và quản lý nhóm Hãy lưu ý, bạn không nên chú trọng quá nhiều vào những kỹ năng đó!

Tuy vậy, bạn vẫn cần phải phát triển những kỹ năng đó, hãy tham khảo thêm các mục “Giải quyết vấn đề, Đưa ra quyết định và Quản lý dự án” Bạn sẽ tìm

thấy rất nhiều kỹ năng bổ ích để phát triển nguồn lực của mình từ những mục này

Tránh những lỗi quản lý chung (Câu 1, 7, 14)

Quan hệ giao tiếp tốt sẽ giúp bạn phát triển những kỹ năng cần và tránh được những vấn đề cơ bản trong vai trò quản lý Một vài lỗi trong số đó là việc bạn nghĩ rằng bạn chỉ cần dựa vào những kỹ năng của mình, yêu cầu sếp giải quyết những vấn đề đó, đặt sếp của mình vào vị thế đối lập để phải chống lại bạn, hay không tiếp tục trao đổi thông tin với sếp Bài viết trong mục “Kỹ năng quản lý nhóm” này sẽ chỉ rõ bạn phải làm gì để tránh lỗi có thể xảy ra,

và những vấn đề thuộc về quản lý khác mà bạn nên học hỏi

Điểm chính của bài viết:

Bạn cần phát triển và phát huy những kỹ năng quản lý của mình hơn nữa để đáp ứng nhu cầu công việc cũng như sẵn sàng đối mặt với những thử thách trong vai trò quản lý

Khi bạn quản lý một phòng ban hay một nhóm dự án, việc nắm rõ phải làm thế nào để hoàn thành công việc một cách tốt nhất là rất quan trọng Khi bạn được yêu cầu phải đạt được mục tiêu nào đó với sự giúp đỡ của những người khác, việc này rất phức tạp, và bạn sẽ phải mất nhiều thời gian trong việc quản lý các mối quan hệ thay vì thực tế làm việc Vì vậy, bạn phải phát triển không chỉ những kỹ năng chuyên môn mà cả kỹ năng quản lý của mình

Giao việc, động viên, giao tiếp hay tìm hiểu tính cách các thành viên đểu là những kỹ năng chính cần thiết Với những kỹ năng này, cùng với sự kiên trì

và khả năng cân bằng cảm xúc, bạn có thể trở thành một nhà quản lý hoàn hảo