khi công nghệ thông tin càng phát triển cho phép nhân viên có thể làm việc bất kỳ nơi đâu và bất kỳ lúc nào, như vậy chức năng tổ chức có còn là chức năng quản lý quan trọng không tại sao

Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải có tổ chức, nó là sự liên kết nội bộ giữa các bộ phận trong công ty, làm nên một thể thống nhất tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị dễ dàng nắm

MỤC LỤC

Mục lục 1

Dẫn nhập 2

Vấn đề 3 Vai trò của chức năng tổ chức 22

1 Đặt vấn đề 22

2 Vai trò của chức năng tổ chức 22

3 Giải quyết vấn đề 26

Danh mục tài liệu tham khảo 30

Danh sách nhóm 31

DẪN NHẬP

Ngày nay, xu thế toàn cầu đang hướng đến việc phát triển nền kinh tế thị trường, Việt Nam cũng đang nỗ lực phát triển để hội nhập vào nền kinh tế thế giới Nhà nước đã ban hành nhiều chính sách ưu đãi nhằm khuyến khích các nhà đầu tư trong nước và quốc

tế tham gia đầu tư vào nền kinh tế nước nhà, hệ quả tất yếu của chính sách này là rất nhiều doanh nghiệp sẽ được thành lập Mặt tích cực của hệ quả này là làm cho nền kinh

tế thị trường ở Việt Nam ngày càng đa dạng, phong phú với nhiều doanh nghiệp với quy

mô lớn nhỏ, nhiều ngành nghề sản xuất kinh doanh mới được ra đời Tuy nhiên, nó cũng

có mặt hạn chế Khi nền kinh tế thị trường càng phát triển thì mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp với nhau ngày càng quyết liệt Theo thống kê, mỗi ngày có hàng trăm doanh nghiệp lâm vào tình trạnh phá sản, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ bãn lĩnh để tồn tại trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt này Chỉ có những doanh nghiệp

có chiến lược phát triển đúng đắn thì mới có khả năng trụ vững lâu dài Để đạt được thành quả đó không thể không nhắc đến vai trò quan trọng của các nhà quản trị doanh nghiệp Hoàn cảnh kinh tế đòi hỏi họ phải nâng cao nhận thức sao cho quản lý tổ chức thật hiệu quả Năng lực của cấp quản trị trong một doanh nghiệp được thể hiện rõ nét nhất thông qua các quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát Mỗi quá trình đều có vai trò rất quan trọng, quyết dịnh sự tồn tại của công ty và giữa chúng có mối quan

hệ rất chặt chẽ Tổ chức là một trong các quá trình của quản trị Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải có tổ chức, nó là sự liên kết nội bộ giữa các bộ phận trong công ty, làm nên một thể thống nhất tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị dễ dàng nắm bắt tình hình để lãnh đạo và kiểm soát Trong bối cảnh kinh tế, văn hóa, xã hội ngày càng phát triển như hiện nay, nhà quản trị cần phải xác định việc làm thế nào để tổ chức một mô hình vừa thống nhất, đem lại hiệu quả hoạt động cao và vừa phải linh động sao cho bắt kịp với xu hướng phát triển của thời đại, đặc biệt khi trình độ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin phát triển như hiện nay Nhận thức được tầm quan trọng của chức năng quản trị tổ chức đối với sự phát triển của một doanh nghiệp nên nhóm chúng tôi đã nghiên cứu một số vấn

đề về quá trình tổ chức sau đây

VẤN ĐỀ 3: KHI CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CÀNG PHÁT TRIỂN CHO PHÉP NHÂN VIÊN CÓ THỂ LÀM VIỆC BẤT KỲ NƠI ĐÂU VÀ BẤT KỲ LÚC NÀO, NHƯ VẬY CHỨC NĂNG TỔ CHỨC CÓ CÒN LÀ CHỨC NĂNG QUẢN

LÝ QUAN TRỌNG KHÔNG? TẠI SAO?

1 Đặt vấn đề

Ngày nay, khái niệm làm việc không còn giới hạn là đến công sở làm việc Nếu như trước đây, nhân viên phải đến công sở đúng giờ và làm việc hết công suất trong tám giờ đồng hồ, thì sự phát triển của công nghệ thông tin hiện đại đã cho phép nhân viên linh hoạt hơn trong việc làm ở đâu, làm khi nào Việc làm việc không ràng buộc thời gian và không gian này đã tạo ra sự thoải mái hơn cho các nhân viên, sự chủ động hơn trong giải quyết tình huống cũng như sự sáng tạo hơn trong việc quản lý quỹ thời gian của chính mình Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là việc các nhân viên không làm việc tại trụ sở công ty, không được sự giám sát trực tiếp của tổ chức, của cấp trên và của đồng nghiệp có đảm bảo được hiệu suất cũng như kết quả công việc hay không? Và liệu rằng trong trường hợp này, xét về mặt bản chất, chức năng tổ chức có còn là chức năng quản lý quan trọng nữa hay không?

2 Về vai trò của chức năng tổ chức

Nếu như tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch được thể hiện ở việc xác định mục tiêu và phương án hành động thì chức năng tổ chức thể hiện tầm quan trọng của nó ở việc biến những mục tiêu thành hiện thực Tất cả các quyết định quản lý, kế hoạch, hoạt động lãnh đạo và kiểm tra sẽ không thành hiện thực nếu không biết tổ chức thực hiện một cách khoa học Vai trò của chức năng tổ chức thể hiện ở những phương diện cơ bản sau:

Thứ nhất, thực hiện tốt chức

năng tổ chức trong việc xây dựng

bộ máy sẽ đảm bảo được nề nếp,

nhịp nhàng trong phối hợp giữa các

bộ phận, đảm bảo tính kỷ luật, phát

huy được sở trường của mỗi cá

nhân và mỗi bộ phận trong tổ chức

Ngược lại, khi bộ máy tổ chức

không được thiết kế phù hợp có thể

làm cho các hoạt động của tổ chức

kém hiệu quả và gặp nhiều khó

khăn

Đồng thời, trong việc phân công công việc, nếu bố trí, sắp xếp sai nhân lực sẽ lãng phí nguồn lực của tổ chức (nhân lực, vật lực, tài lực,… ), đánh mất cơ hội, làm cho tổ chức bị suy yếu Điều này là dễ hiểu trong thời đại hiện nay, khi sự chuyên môn hóa đang ngày càng được chú trọng và nhân lực không chờ đợi sự thay đổi của tổ chức

Từ đây, chúng ta có thể thấy vai trò to lớn của chức năng tổ chức trong hoạt động quản lý là:

 Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý cùng với cơ chế vận hành, phối hợp giữa các bộ phận

Đây là một vai trò quan trọng của chức năng tổ chức Một công việc hoặc dự

án muốn thực hiện phải có một cơ chế vận hành Muốn cơ chế đó vận hành được cần phải

có những nhà quản trị có năng lực và hình thành nên bộ máy quản lý tốt Đây là điều kiện cần để các bộ phận trong doanh nghiệp làm việc theo những kế hoạch mà các nhà quản trị

đã hoạch định từ trước Nếu bộ máy quản trị không tốt, nếu người quản trị không có khả năng quản lý thì xét ở khía cạnh khách quan, họ không thể nào động viên, đốc thúc nhân viên làm việc tốt được

Cơ chế vận hành và sự phối hợp giữa các phòng ban cũng là một yếu tố quan trọng Trên thực tế, nếu các bộ phận không thống nhất trong kế hoạch làm việc thì việc

chờ đợi giữa các công đoạn sẽ là một lực cản to lớn đối với quá trình phát triển của doanh nghiệp

Từ đó, chức năng tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm tối đa sự lãng phí trong việc vận hành hoạt động của bộ máy tổ chức

 Nhằm phát huy cao nhất các tiềm năng và khả năng của từng thành viên.

Việc phân công chính xác con người và

công việc sẽ phát huy được cao nhất tiềm năng của

mỗi người Điều này tạo nên một áp lực không nhỏ

đối với công tác tổ chức trong việc sắp xếp nhân

lực đúng người đúng việc Qua công tác tuyển

dụng và qua quá trình làm việc, nhiệm vụ của nhà

quản trị là hiểu được những điểm mạnh, điểm yếu

của nhân viên, lên phương án sử dụng tối đa thế

mạnh của họ Bên cạnh đó, việc động viên, khen

thưởng cho nhân viên cũng cần phải được quan tâm

đúng mực Điều này tạo nên một tâm lý hài lòng và

an tâm của nhân viên để họ tiếp tục đóng góp cho

tổ chức

 Phối hợp các sức mạnh riêng lẻ thành một hợp lực.

Tổ chức tạo ra sự thống nhất, sự hợp tác (bộ phận,

cá nhân với nhau, giữa các nguồn lực, các mục tiêu) tạo nên tính trội của hệ thống Nhờ có công tác tổ chức mà các hoạt động của các bộ phận khác nhau không bị chồng chéo lên nhau, và xác định được mối liên hệ và kết hợp giữa các bộ phận đó trong quá trình thực hiện mục tiêu

Thông qua chức năng tổ chức, chủ thể quản lý sẽ liên kết hoạt động của các cá nhân, bộ phận và các hoạt động thành một thể thống nhất nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức hiệu quả hơn

Việc liên kết hoạt động này có nghĩa thông qua chức năng tổ chức, người quản lý

sẽ phân công công việc phù hợp cho từng các cá nhân, từng bộ phận phòng ban Các công việc này tuy có tính chuyên môn nhưng không chuyên biệt vì đều là những công đoạn

trong quá trình hoạt động và đều hướng đến một mục đích chung là sự thành công của tổ chức

 Đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý.

Thông qua quá trình phân công công việc và xác định mối quan hệ trong công việc giữa các bộ phận sẽ làm cho hiệu lực của các quyết định quản lý được nâng cao Tính hiệu lực của các quyết định quản lý thể hiện ở việc nhà quản lý có tiếng nói như thế nào trong tổ chức, và việc xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận Đối với hiệu quả của hoạt động quản lý, đây được xem như kết quả của một quá trình mà khách thể chính là hoạt động của từng bộ phận, từng cá nhân cụ thể trong tổ chức Vì thế, để đạt được sự hiệu quả trong công việc, nhất thiết tổ chức cần xây dựng cơ chế hoạt động thích hợp với nội dung hoạt động, với văn hóa doanh nghiệp và với từng giai đoạn phát triển của xã hội Trong đó, việc quản lý nhân viên là vấn đề vô cùng quan trọng

Việc quản lý nhân viên được thể hiện rõ nhất qua chế độ làm việc của tổ chức mà trong đó thời gian làm việc và hình thức làm việc là vấn đề trung tâm Tùy theo văn hóa của từng tổ chức, tùy theo đặc điểm của từng vùng và xu hướng của từng thời kỳ mà nhà quản trị lựa chọn những phương thức làm việc riêng cho tổ chức của mình Nhìn chung,

có hai hình thức làm việc của một tổ chức: làm việc tập trung tại trụ sở và làm việc từ xa (bên ngoài công sở)

Làm việc tại công sở là hình thức làm việc truyền thống với tính ổn định về mặt thời gian và thống nhất về mặt không gian Với hình thức làm việc này, lãnh đạo có sự thuận tiện trong việc quản lý nhân viên cụ thể, chi tiết trong suốt quá trình lao động Với môi trường lao động ổn định, hình thức làm việc này tạo nên một cộng đồng thu nhỏ của một tổ chức, nơi mà ở đó, nhân viên cùng nhau làm việc, cùng nhau trao đổi và cùng nhau tạo ra những điều thú vị Tuy nhiên, hình thức này không thể tránh khỏi những hạn chế Đối với những nhân viên sinh sống xa nơi làm việc, quá trình đi lại và khoảng thời gian hao tốn là một khó khăn thực tế Mặt khác, ở một số nơi, một số nền văn hóa, sự bó buộc không gian làm việc trong một nơi cụ thể không được ưa chuộng Và cùng với sự phát triển của những phương tiện giao tiếp hiện đại, tùy tính chất của một số công việc, hình thức làm việc từ xa đã ra đời

Làm việc từ xa là hình thức làm việc hiện đại có sự hỗ trợ to lớn từ sự phát triển của công nghệ thông tin Đó là hình thức làm việc mà không bắt buộc nhân viên phải đến trụ sở công ty vào đúng thời gian và lịch trình quy định Với hình thức này, nhân viên

có thể làm việc tại nhà, tại quán cà phê hoặc bất cứ địa điểm nào mà họ cảm thấy thuận tiện Việc cho phép các nhân viên làm việc từ xa dường như làm tăng năng suất làm việc, củng cố lòng trung thành và tạo sự hài lòng trong công việc của nhân viên, đồng thời giảm đáng kể lượng nhân viên xin thôi việc Ngoài ra, bản thân những nhân viên làm việc

từ xa cũng khẳng định rằng hình thức này giúp họ giữ được cân bằng giữa công việc và các trách nhiệm riêng tư

Tuy nhiên, việc để nhân viên làm việc từ xa thật sự là một quyết định khó khăn đối với những nhà quản trị Bởi vì việc cho phép nhân viên làm việc từ xa cũng đồng nghĩa với việc làm tăng thêm trách nhiệm quản lý, kiểm soát của những nhà quản trị

3 Giải quyết vấn đề

Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Internet không dây là các thiết bị di động hiện đại, website, hộp thư cá nhân, mạng nội bộ (LAN),… Do vậy, số lượng nhân viên lưu động và làm việc từ xa ngày càng có xu hướng tăng cao Theo một thống kê của hãng Nemertes Research, tại châu Âu và châu Mỹ, cứ 10 nhân viên thì có đến 9 nhân viên thường xuyên làm viên tại các địa điểm ngoài trụ sở chính của công ty Tuy nhiên,

có từ 40% đến 70% các nhân viên làm việc tại các địa điểm này chịu sự giám sát từ xa của các nhà quản lý Điều này có nghĩa rằng, dù cho nhân viên có làm việc ở nơi nào ngoài trụ sở thì chức năng tổ chức vẫn luôn tồn tại chức năng quản lý Và thậm chí, khi nhân viên không làm việc tại trụ sở công ty thì sự quản lý này là

cần thiết hơn bao giờ hết

Theo xu hướng phát triển của xã hội, từ những thành tựu

khoa học công nghệ và cụ thể là công nghệ thông tin, môi trường

làm việc của con người cũng dần có sự biến đổi Nếu như trước

đây, đa phần nhân viên phải đến trụ sở công ty làm việc tám giờ

đồng hồ trong một không gian cụ thể thì giờ đây, con người có

thể linh hoạt hơn khi được làm việc ở bất kỳ nơi nào họ muốn, và

đặc biệt là làm việc tại nhà

Theo thống kê được trang bị bởi Hiệp hội CNTT (CompTIA), 67% những người tham gia thống kê đã nói rằng tổ chức của họ thấy năng suất làm việc của các nhân viên tốt hơn khi cho phép các nhân viên của mình làm việc từ xa, có thể full – time (toàn thời gian) hoặc part –time (bán thời gian) Lý do chính cho việc tăng năng suất này là không tốn thời gian đi lại

Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc công ty sẽ không quản lý công việc của họ Trong một chừng mực nào đó, việc quản lý một nhân viên làm việc từ xa là rất khó Tuy nhiên, công nghệ thông tin hiện đại đã tạo ra nhiều phương tiện hữu ích trong việc quản lý này

Xét về bản chất, việc làm việc từ xa không ảnh hưởng đến vai trò của chức năng tổ chức Chức năng tổ chức vẫn là chức năng quản lý quan trọng Điều này thể hiện ở những điểm sau đây:

Thứ nhất, về vai trò xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý cùng với cơ chế vận hành, phối hợp giữa các bộ phận Việc làm việc từ xa không có nghĩa là không có sự phối hợp giữa các bộ phận Về bản chất, làm việc từ xa là làm việc thông qua kênh thông tin trực tuyến, tuy không gặp mặt trực tiếp một cách thường xuyên nhưng những sự liên kết giữa các nhân viên, sự hợp tác giữa các phòng ban vẫn luôn được duy trì ở mức tốt nhất Đối với bộ máy quản lý, không những cần đến bộ máy quản lý, mà thậm chí cơ chế cũng như là phương thức quản lý trong trường hợp này cần phải được đẩy mạnh và hoàn thiện

ở mức độ cao hơn nữa Có như thế thì vai trò quản trị cũng như chức năng tổ chức mới có thể phát huy được hết tầm quan trọng của mình

Thứ hai, vai trò phát huy tối đa tiềm năng, khả năng của bản thân Nếu như phương thức làm việc truyền thống tại công sở bó hẹp nhân viên trong một khuôn khổ nhất định thì làm việc từ xa chính là điểm ưu trên vấn đề phát triển tối đa khả năng cá nhân Xét trên khía cạnh tâm lý, phần lớn nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn nếu được làm việc trong một môi trường tự do và do chính mình linh hoạt sắp đặt Đứng trên phương diện này, có thể khẳng định rằng, việc làm việc từ xa thông qua các phương tiện công nghệ thông tin hiện đại tạo nên một môi trường làm việc tự nhiên hơn và thoải mái hơn cho chính bản thân từng nhân viên Điều này nói lên một điều rằng, việc làm việc từ

xa của các nhân viên đã góp phần tích cực trong việc phát huy khả năng và tài năng của từng cá nhân, giúp thực hiện có hiệu quả hơn vai trò thứ hai của chức năng tổ chức

Thứ ba, phối hợp các sức mạnh riêng lẻ thành một hợp lực Với nhìn nhận ban đầu

có vẻ như vai trò này bị hạn chế rất nhiều khi thực hiện phương thức làm việc từ xa Vì công việc nhóm đa phần chỉ hiệu quả khi có sự làm việc trực tiếp giữa các thành viên, điều mà khó có thể thực hiện đối với phương thức làm việc từ xa này Tuy nhiên, sự phát triển của công nghệ thông tin đã cho ta lời giải cho những khó khăn này

Ngày nay, các công cụ làm việc nhóm online với các tính năng nổi trội, hữu ích và

ổn định đã ngày càng được ưa chuộng Ta có thể nhắc tới công cụ chat nhóm Skype, group làm việc trên gmail,… Những công cụ công nghệ thông tin này ngày càng được hoàn thiện về mặt tính năng và hỗ trợ ngày càng to lớn đối với công việc của các nhóm làm việc trực tuyến Với những tính năng gọi thoại và gọi hình ảnh, những yêu cầu tương

tự một cuộc họp mặt trực tiếp đã được đảm bảo Ngoài ra, việc họp trực tuyến thông qua

skype, gmail còn giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại và cả những chi phí về mặt hình thức cho những buổi họp mặt trực tiếp Từ đó, ta có thể khẳng định rằng vấn đề làm việc

từ xa thông qua các kênh thông tin mạng không làm ảnh hưởng đến chức năng tổ chức và đặc biệt là chức năng phối hợp nhóm làm việc và tận dụng sức mạnh của tập thể

Thứ tư, vai trò đảm bảo tín hiệu quả hoạt động quản trị của chức năng tổ chức cũng được giải quyết trong trường hợp nhân viên làm việc từ xa Trên thực tế, không ít các nhà quản trị không ủng hộ phương thức làm việc này Vì chính nó, vô hình dung đã hạn chế đi tầm quản lý của những nhà quản trị này

Con người ta ai ai cũng muốn đặt lợi ích cá nhân lên hàng đầu, và luôn ưu tiên thực hiện những việc mà họ cảm thấy thích thú Nhìn lại phương thức làm việc từ xa, khi

mà nhân viên được tự do trong quá trình làm việc mà không phải chịu sự giám sát chi ly

từ những người đứng trên họ, thì bên cạnh những công việc mà họ buộc phải thực hiện trong một thời gian hạn định, còn có những công việc mang tính chất sinh hoạt riêng tư Trong trường hợp này, nếu may mắn sẽ tạo ra sự đồng thuận, nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, còn không sẽ ảnh hưởng, thậm chí đánh mất tính hiệu quả trong công việc

Người lãnh đạo luôn mong muốn nhân viên của mình làm việc chăm chỉ, đúng giờ

và hiệu quả cao Nhưng để quản lý một đội ngũ nhân viên, nhất là khi họ lại không bị bó buộc và nhất thiết phải có mặt tại văn phòng làm việc là một điều không hề đơn giản Vậy làm thế nào để quản lý những nhân viên này một cách có hiệu quả nhất? Đây đều là một câu hỏi không dễ có câu trả lời

Điều mà các nhà quản trị cần thực hiện trong trường hợp này là đảm bảo và tạo cho đội ngũ nhân viên làm việc từ xa đều có cùng nhận thức và cách làm đáp ứng những mục tiêu kinh doanh của công ty Hãy bắt đầu bằng việc phát thảo các chính sách cho các hoạt động từ xa, tập trung vào đội ngũ nhân viên làm việc trong môi trường này Theo đó, cần có những quy định cụ thể về hoạt động đào tạo, các quy tắc truyền văn bản (file), gửi thư điện tử (email) và sàng lọc thông tin Xây dựng khung chương trình hoạt động trong ngắn hạn và dài hạn, cập nhập hàng ngày trên mạng nội bộ và xây dựng chế độ báo cáo công việc định kỳ,…

Nói tóm lại, theo sự phát triển đi lên của xã hội, mỗi tổ chức, doanh nghiệp cần phải thích nghi với những sự thay đổi này Hình thức làm việc từ xa tuy còn rất mới tuy nhiên đã ngày càng thể hiện những điểm mạnh của mình Do sự hạn chế về nhiều mặt, quá trình quản lý nhân viên làm việc trong trường hợp này còn gặp rất nhiều khó khăn và thách thức Tuy nhiên, phải khẳng định một điều rằng hình thức làm việc mọi lúc mọi nơi thông qua công nghệ thông tin hiện đại này không hề phủ đinh vai trò quản lý của chức năng tổ chức Mặt khác, chính những điểm mới này đã là một động lực, một yêu cầu thúc đẩy các nhà quản trị suy nghĩ, tìm tòi và đưa ra các phương án quản lý nhân sự thích hợp

và theo hướng hoàn thiện hơn

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Giáo trình Quản trị học Trường đại học kinh tế quốc dân ( khoa Khoa học quản lý)

- Giáo trình Quản trị học Trường đại học kinh tế TP.HCM

- Tài liệu học tập Quản trị học – Giảng viên Đỗ Văn Khiêm