hoàn thiện quá trình mua mặt hàng nông sản (cafe, hồ tiêu) của công ty cổ phần xuất nhập khẩu intimex

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI. Nước ta từ một nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung chuyển sang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần với quá trình mở cửa hội nhập cùng thế giới đã tạo ra những thách thức mới trong kinh doanh. Đặc biệt là sau khi Việt Nam gia nhập làm thành viên của WTO thì quá trình cạnh tranh trên thị trường diễn ra hết sức mạnh mẽ. Điều này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp phải tham gia vào một cuộc chạy đua thực sự, đó là cuộc chạy đua đem lại những lợi thế trong kinh doanh. Trước mắt khi những mặt hàng công nghiệp chưa phát triển mạnh thì những mặt hàng xuất khẩu nông-lâm-hải sản là chủ yếu, tạo ra một nguồn ngoại tệ đáng kể cho đất nước. Mặt khác, kinh tế-xã hội nước ta trong những năm gần đây có nhiều biến động phức tạp, khó lường. Giá cả nhiều nguyên liệu, hàng hóa khác trên thị trường thế giới tăng mạnh kéo theo sự tăng giá của hầu hết các mặt hàng trong nước. Cả đất nước trở thành một tổng kho lớn tồn dự trữ hàng hóa xuất nhập khẩu, lạm pháp xảy ra tại nhiều nước trên thế giới, khủng hoảng tài chính toàn cầu dẫn đến một số nền kinh tế lớn suy thoái, kinh tế thế giới suy giảm, thiên tai dịch bệnh đối với cây trồng vật nuôi xảy ra liên tục trên địa bàn cả nước gây ảnh hưởng đến sản xuất và đời sống dân cư. Hầu hết các doanh nghiệp đầu cơ hàng hóa đều bị thua lỗ nhất là đối với mặt hàng nông sản . Trước tình hình đó các doanh nghiệp thương mại cần nâng cao chất lượng của công tác mua hàng, mua hàng là khâu rất quan trọng không thể thiếu vì nó cung cấp các yếu tố đầu vào (nguyên vật liêu để sản xuất, thiết bị để doanh nghiệp hoạt động) cho doanh nghiệp. Đặc biệt cần chú trọng quá trình mua hàng nhằm phân tích lựa chọn để quyết định mua (mua cái gì, mua bao nhiêu, mua của ai, giá cả các điều kiện thanh toán…). Thông qua quá trình mua hàng doanh nghiệp sẽ xác định tốt hơn nhu cầu thị trường và nhu cầu doanh nghiệp có thể đáp ứng, giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp trước những biến động của thị trường. Thị trường nông sản biến động hết sức bất thường ngoài dự đoán, giá cả lên xuống với biên độ rộng, không theo mùa vụ, ngoài khả năng ứng phó của nhà nước, cơ quan quản lý, doanh nghiệp và dân cư. Giá cà phê biến động mạnh: tháng 7/08 giá cà phê trong nước giảm hơn 30% so với đầu năm, tháng 11/08 giảm 40% so với giá đỉnh điểm của tháng 02/08. Về giá hồ tiêu cũng diễn biến phức tạp không ổn định liên tục biến động, cụ thể tăng vào đầu năm 2008 giảm vào cuối năm và đến cuối năm mức giảm đã tăng lên 60%. Cho đến năm 2009 cafe tiếp tục trượt giá SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: K42A1 1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp nhưng ở mức độ giao động ít hơn, với mặt hàng hồ tiêu thì giá cả được nâng lên và dần ổn định. Là một công ty lớn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng nông sản, công ty cổ phần xuất nhập khẩu INTIMEX cũng gặp phải những khó khăn nhất định trong quá trình ổn định và phát triển thương hiệu của mình. Với hoạt động xuất khẩu chủ yếu hai mặt hàng cafe, hồ tiêu với khối lượng tương đối lớn công ty cần chú trọng hơn nữa tới việc nâng cao tính cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường quốc tế. Đưa thương hiệu của Intimex trở thành nhà xuất khẩu lớn nhất Việt Nam góp phần thiết thực cho sự phát triển và hội nhập của nền kinh tế Việt Nam. 1.2. XÁC LẬP VÀ TUYÊN BỐ VẤN ĐỀ TRONG ĐỀ TÀI. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu INTIMEX đã xây dựng cho mình một thương hiệu bền vững và uy tín nhưng trước sự cạnh tranh của các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài INTIMEX cần tiếp tục hoàn thiện mình để đứng vững và pháp triển. Muốn tăng tính cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường công ty cần xác định tốt nhu cầu thị trường, tìm và lựa chọn nguồn hàng phù hợp nhất, bên cạnh đó cần chú trọng đến công tác mua hàng nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình mua hàng. Xuất phát từ tình hình thị trường và những vấn đề công ty cần giải quyết em mạnh dạn tiến hành nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện quá trình mua mặt hàng nông sản (cafe, hồ tiêu) của công ty cổ phần xuất nhập khẩu INTIMEX”. 1.3. CÁC MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU. Xuất phát từ tầm quan trọng và tính cấp thiết của quá trình mua mặt hàng nông sản (cafe, hồ tiêu) kết hợp với tình hình thực tế công ty cổ phần xuất nhập khẩu INTIMEX đề tài của em đặt ra ba mục tiêu sau: Thứ nhất là hệ thống được những vấn đề lý luận về quá trình mua hàng của doanh nghiệp thương mại. Trong bất kỳ vấn đề gì, lĩnh vực gì dù bé hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp…muốn áp dụng nó vào thực tế thì phải hiểu nó là cái gì, nó như thế nào, thuộc bộ phận nào, lĩnh vực nào và phải hiểu một cách khái quát để giới hạn phạm vi nghiên cứu tập trung vào vấn đề chính nhất định. Để làm rõ vấn đề quá trình mua hàng của công ty xuất nhập khẩu INTIMEX trước tiên ta cần có một nền tảng kiến thức lý thuyết của vấn đề đó, làm rõ những khái niệm cơ bản về mua hàng. Từ đó mới có thể đi sâu vào những nghiên cứu lý luận, vấn đề cần giải quyết ngoài ra còn tạo nên một kết cấu khoa học cho đề tài. Thứ hai: Khi nắm bắt được lí thuyết, hiểu rõ các lý luận sẽ ứng dụng được vào thực tế của công ty. Nghiên cứu và làm rõ thực trạng quá trình mua mặt hàng nông sản (cafe, hồ tiêu) của công ty cổ phần xuất nhập khẩu INTIMEX. Cụ thể nắm bắt tình hình mua và xác định rõ các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình mua mặt hàng SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: K42A1 2 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp (cafe, hồ tiêu) công ty. Từ đó phát hiện ra các điểm được và chưa được, tốt chưa tốt, những nguyên nhân gây hạn chế và tìm ra các biện pháp giải quyết nhằm hoàn thiện quá trình mua hàng trong thời gian tới. Thứ ba: Sau khi tìm hiểu thực trạng và nguyên nhân gây ra hạn chế khiến quá trình mua hàng của công ty chưa được tốt, cần đưa ra các giải pháp để hoàn thiện quá trình mua mặt hàng nông sản (cafe, hồ tiêu). Bởi mục tiêu cuối cùng đặt ra của bất cứ công trình nghiên cứu khoa học nào cũng nhằm hoàn thiện vấn đề đã nêu trong đề tài. Thông qua việc hoàn thiện đề tài còn giúp doanh nghiệp khắc phục và vượt qua những khó khăn đang gặp phải. Đồng thời tăng tính cạnh tranh của sản phẩm tại thị trường trong và ngoài nước nhằm giữ vững và phát triển thương hiệu của công ty, nâng cao hiệu quả kinh tế-xã hội cho đất nước. 1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU. Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu INTIMEX. Thời gian nghiên cứu: Các số liệu, dữ liệu trong thời gian từ 2007-2009 Đối tượng nghiên cứu: Chuyên đề tập trung nghiên cứu về quá trình mua mặt hàng nông sản (cafe, hồ tiêu). Đây là hai mặt hàng nông sản chủ lực của công ty với khối lượng thu mua vào lớn, chiếm doanh số cao trong hoạt động kinh doanh của công ty. Hiện nay giá cả cafe xuống quá thấp, hồ tiêu thì cung không đủ cầu đã đặt ra vấn đề nghiên cứu về quá trình mua mặt hàng cafe, hồ tiêu. 1.5. MỘT SỐ KHÁI NIỆM VÀ PHÂN ĐỊNH NỘI DUNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU. 1.5.1.Một số khái niệm. Cung ứng hàng hóa của doanh nghiệp là việc tổ chức nguồn hàng nhằm đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại bắt đầu bằng việc tổ chức mua hàng và kết thúc bằng hoạt động bán hàng. Muốn đảm bảo quá trình bán ra của doanh nghiệp thì doanh nghiệp luôn luôn phải được cung ứng hàng hóa. Mua hàng là hệ thống các hoạt động nhằm tạo nên lực lượng hàng hóa tại các doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu dự trữ và bán hàng với chi phí thấp nhất. Mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng. Mục tiêu của mua hàng là đưa đến cho doanh nghiệp những hàng hóa nhằm thỏa mãn thường xuyên đầy đủ nhất cho nhu cầu tiêu dùng về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa với chi phí thấp. Để thực hiện mục tiêu trên doanh nghiệp cần thực hiện các mục tiêu cụ thể sau: SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: K42A1 3 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp - Mục tiêu chi phí : Trong doanh nghiệp những hàng hóa chất lượng như nhau nhưng nếu giá cả thấp sẽ tạo điều kiện tiêu thụ nhanh hơn.Vì vậy, muốn giá cả thấp hơn doanh nghiệp cần quan tâm đến vấn đề giảm chi phí. Giảm chi phí trong mua hàng là phấn đấu mua hàng hóa với giá rẻ nhất (chi phí mua hàng thấp nhất). Khi mua hàng với số lượng lớn doanh nghiệp thường được giảm giá do chiết khấu và còn có điều kiện giảm chi phí vận chuyển, chi phí giao dịch và nhiều loại chi phí khác. - Mục tiêu chất lượng : Chất lượng hàng hóa là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiêu thụ và khả năng cạnh tranh thành công của các doanh nghiệp, nhất là trong điều kiện hiện nay cung luôn luôn có xu hướng lớn hơn cầu. Để đảm bảo hiệu quả của mua hàng thì hàng hóa mua vào cần được đảm bảo về chất lượng phù hợp với một nhu cầu xác định. - Mục tiêu an toàn: Để tránh gián đoạn dự trữ doanh nghiệp cần phải tìm được nguồn cung ứng hàng hóa đảm bảo giao hàng đầy đủ, đều đặn, đúng thời hạn. Giao hàng đúng thời hạn giúp doanh nghiệp luôn luôn duy trì tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Các mục tiêu trên có lúc mâu thuẫn nhau nhưng tùy từng trường hợp mà ta nên ưu tiên thực hiện mục tiêu trong việc mua hàng của doanh nghiệp để đạt được hiệu quả kinh tế tốt nhất. 1.5.2.Phân định nội dung của vấn đề nghiên cứu 1.5.2.1.Khái niệm và vai trò của quá trình mua hàng: Quá trình mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua (mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của ai?, giá cả và các điều kiện thanh toán như thế nào?) Vai trò của quá trình mua hàng: Nắm bắt nhu cầu thị trường (thị trường đang và sẽ cần cái gì) để doanh nghiệp có các quyết định mua hàng phù hợp. Lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp với các điều kiện, khả năng, yêu cầu mà doanh nghiệp đòi hỏi và mong muốn. Đồng thời thiết lập mối quan hệ làm ăn bền vững và lâu dài với nhà cung ứng trong buôn bán cũng như trao đổi thông tin. Hàng hóa mua vào đáp ứng được nhu cầu về số lượng, chất lượng, thời gian với chi phí thấp nhất. Đảm bảo cho hoạt động dự trữ và bán ra của doanh nghiệp được tiến hành thường xuyên liên tục hiệu quả, đem lại lợi ích cho doanh nghiệp nói riêng và toàn xã hội nói chung. SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: K42A1 4 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp 1.5.2.2.Nội dung của quá trình mua hàng : Sơ đồ 1.1:Quá trình mua hàng:  Xác định nhu cầu: Nhu cầu là cảm giác thiếu hụt một cái gì đó mà con người cảm nhân được, nhu cầu là cơ sở của nhu cầu có khả năng thanh toán. Nhu cầu có khả năng thanh toán là một bộ phận của nhu cầu nói chung, nhu cầu về hàng hóa bị giới hạn bởi khả năng thanh toán bằng tiền hoặc các tài sản thanh toán của dân cư và xã hội. Nhu cầu có khả năng thanh toán luôn được thể hiện trên thị trường ở tổng số và cơ cấu hàng hóa mà xã hội và dân cư đòi hỏi thị trường phải thỏa mãn trong một khoảng thời gian nhất định. Xác định nhu cầu nhằm xác định được danh mục các hàng hóa cần mua để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là bước thu thập dữ liệu để triển khai công tác mua hàng hiệu quả trong thời điểm trước mắt và sau này. Nhu cầu mua hàng được xác định trước hết là căn cứ vào nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh. Trên thực tế người ta thường dựa vào công thức cân đối sau: M + Dđk = B + Dck Trong đó: M: lượng hàng cần mua (nhập) vài trong toàn bộ kỳ kinh doanh. B: lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kỳ Dđk: lượng hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp ở đầu kỳ kinh doanh. Dck: lượng hàng dự trữ cuối kỳ (kế hoạch) để chuẩn bị cho kỳ kinh doanh tiếp theo. Từ công thức cân đối có thể xác định nhu cầu mua (nhập) vào trong kỳ như sau: M = B + Dck – Dđk  Tìm và lựa chọn nhà cung ứng: SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: K42A1 5 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp Doanh nghiệp mong muốn có nhiều nhà cung ứng cho mỗi sản phẩm dịch vụ mà doanh nghiệp mình cần mua để có thể lựa chọn. Vấn đề là tìm họ ở đâu?, bằng cách nào?, cần những thông tin gì về các nhà cung ứng đó?, làm sao lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp nhất. Phân loại nhà cung ứng:  Phân theo giá trị mua hàng: Nhà cung cấp chính: là nhà cung cấp mà giá trị mua được từ đó chiếm tỉ trọng lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua về để cung cấp cho khách hàng trong một thời gian nhất định. Nhà cung cấp này quyết định khối lượng hàng hóa mua vào và độ ổn định của qua trình mua nên cần phải quan tâm thường xuyên. Nhà cung cấp phụ: là nhà cung cấp mà giá trị hàng hóa mua vào chiếm tỉ trọng nhỏ trong khối lượng hàng mua được. Khối lượng hàng hóa mua được từ nguồn này không ảnh hưởng lớn đến kế hoạch mua và doanh số bán chúng trong tương lai, nhất là đối với nguồn hàng mới.  Phân theo tính chất quan hệ: Nhà cung cấp truyền thống: doanh nghiệp đã có quan hệ thương mại với nhà cung cấp trước đó, trong một thời gian dài. Hai bên đã có hiểu biết lẫn nhau, mức độ rủi ro khi mua hàng của nhà cung cấp truyền thống thấp. Nhà cung cấp mới: doanh nghiệp chưa có hoặc ít quan hệ thương mại với nhà cung cấp này. Doanh nghiệp cần nhiều thông tin hơn về nhà cung cấp để đưa ra quyết định. Thông thường doanh nghiệp sẽ triển khai một số hợp đồng không lớn để thăm dò và đánh giá năng lực và chất lượng nhà cung cấp này.  Phân loại theo phạm vi địa lý: Nhà cung cấp trong nước: là nhà cung cấp có cơ sở, văn phòng tại Việt Nam. Doanh nghiệp có thể chủ động tìm kiếm thông tin cần thiết có liên quan đến nhà cung cấp và việc mua hàng của họ. Nhà cung cấp nước ngoài: đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể ký trực tiếp với các doanh nghiệp nước ngoài để nhập hàng hoặc qua trung gian. Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp: Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: nguồn này có được nhờ quá trình lưu giữ hồ sơ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp. Nguồn thông tin đại chúng: báo, tạp chí chuyên ngành, truyền thông, đài phát thanh, mạng internet,… SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: K42A1 6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp Nguồn thông tin từ phía các nhà cung cấp: thư chào hàng, catalog quảng cáo, đại diện bán, hội chợ, triển lãm và giới thiệu sản phẩm, hồ sơ dự thầu cung cấp sản phẩm dịch vụ của nhà cung cấp… Lựa chọn nhà cung ứng: Thông qua các thông tin mà doanh nghiệp có được về nhà cung ứng, doanh nghiệp tiến hành phân tích đánh giá nhà cung ứng theo các mặt sau: Chất lượng của nhà cung ứng: nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa…điều này thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại hội chợ Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán…, để đánh giá giá thành mua cần căn cứ vào giá thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng. Thời gian giao hàng: thời gian giao hàng có được đảm bảo không, nhà cung ứng thường xuyên giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn và tại sao sai hẹn… Khả năng sản xuất của nhà cung ứng: phải đảm bảo tính liên tục và ổn định về chất lượng hàng hóa, cụ thể bao gồm chất lượng trang thiết bị, khả năng nhân sự,khả năng sản xuất, hệ thống kiểm tra chất lượng, điều kiện làm việc… Khả năng kỹ thuật của nhà cung ứng: khả năng trong đổi mới sản phẩm, trong đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề kỹ thuật và công nghệ trong hoàn cảnh đặc biệt, trong các đơn đặt hàng đặt thù, khả năng kỹ thuật giúp nhà cung ứng có khả năng thích ứng với các đòi hỏi của thị trường. Sự tín nhiệm của nhà cung ứng trên thị trường, khả năng tài chính của nhà cung ứng đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời kì thua lỗ và khó khăn về tài chính. Ngoài ra tùy từng ngành hàng còn có những tiêu chuẩn khác nhau như lợi thế về địa lý, mối quan hệ…  Thương lượng và đặt hàng: Thương lượng: Mục đích của thương lượng là đạt được những thỏa thuận với nhà cung cấp về các điều kiện mua bán sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua, tiến hành đặt hàng theo hình thức phù hợp nhất. Thương lượng với nhà cung cấp được hiểu là quá trình giao dịch, đàm phán với nhà cung cấp để đi đến thỏa thuận giữa hai bên (người mua và người bán) nhằm mục đích cùng có lợi. Đây là giai đoạn quan trọng trong quá trình mua hàng, quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng. SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: K42A1 7 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp Thương lượng giữ vai trò quan trọng trong quá trình quyết định mua hàng, để thương lượng thành công chúng ta cần có đội ngũ nhân viên mua hàng đủ năng lực phẩm chất.Trong thương lượng cần đặt ra các mục tiêu sau: Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa cần mua: mẫu mã, chất lượng, các phương tiện và phương pháp kiểm tra. Xác định giá cả và những điều khoản được xem xét lại khi thị trường có biến động. Xác định các hình thức trả tiền: trả ngay, trả chậm, trả bằng tiền mặt chuyển khoản. Điều kiện giao hàng: giao hàng tại kho của nhà cung ứng, giao tại nơi mua, thời hạn nên ghi rõ ràng. Trách nhiệm khi giao hàng không đúng những điều ký kết trong hợp đồng. Thương lượng được coi là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật. Bằng nhận thức và tư duy nhà quả trị cần có sự chuẩn bị kỹ càng để không bị động hay mất thế chủ động trước nhà cung cấp. Đặt hàng: Kết quả của quá trình thương lượng là việc doanh nghiệp tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp, theo cách thức chủ yếu như ký kết hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng, thư đặt hàng. Trong đó hình thức hợp đồng mua bán là quan trọng và có tính pháp lý cao nhất. Hợp đồng mua bán là cơ sở để các bên ký kết làm tốt nghĩa vị của mình, là căn cứ pháp lý để phân xử trách nhiệm mỗi bên khi có tranh chấp và xử lý vi phạm hợp đồng.Vì vậy hợp đồng mua bán cần đảm bảo đầy đủ, rõ ràng và cụ thể các nội dung dưới đây. + Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hóa. + Bao bì đóng gói hàng hóa. + Đơn giá và phương pháp định giá. + Tên, địa chỉ các bên mua bán hoặc người đại diện cho các bên. + Thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận hay chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa. + Điều kiện giao nhân, xếp dỡ, vận chuyển. + Đồng tiền thanh toán, phương thức và thời gian thanh toán. + Trách nhiệm giữa các bên khi vi phạm hợp đồng. + Hiệu lực của hợp đồng và thủ tục giải quyết các tranh chấp. + Các điều kiện khác mà hai bên đã thỏa thuận. SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: K42A1 8 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp Hợp đồng phải thể hiện tính chủ động trong mua hàng và đảm bảo lợi ích của hai bên mua bán. Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở các quy định của pháp luật (pháp lệnh về hợp đồng kinh tế, luật dân sự, luật thương mại…). Hợp đồng được in thành nhiều bản để bên mua và bên bán cùng theo dõi và thực hiện các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.  Theo dõi kiểm tra giao nhận hàng hóa: Mục đích của giai đoạn này nhằm đảm bảo nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, đúng hợp đồng hay đơn đặt hàng đã cam kết hay chấp nhân, thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp theo đúng thỏa thuận của đôi bên. Giai đoạn này bao gồm các nội dung cụ thể sau: Thúc giục giao hàng: doanh nghiệp có thể thúc giục nhà cung cấp giao hàng khi thời hạn giao hàng sắp đến và thúc dục giao hàng khi thời hạn giao hàng đã hết, qua đó nâng cao tính chủ động trong việc giao nhận hàng để đề phòng trường hợp chậm giao hàng từ phía nhà cung cấp do những nguyên nhân khách quan. Có thể sử dụng các kênh liên lạc khác nhau giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp để giải quyết công việc này. Tổ chức giao nhận: thông qua việc giám sát, theo dõi quá trình giao hàng. Khi giao nhận hàng hóa cần thực hiện nghiêm túc, thận trọng các nội dung sau: Kiểm tra về mặt chủng loại, mẫu mã, cơ sở, mầu sắc…của hàng hóa. Kiểm tra về chất lượng hàng hóa: căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn đặt hàng, kiểm tra tên hàng hóa, mẫu mã chất lượng. Nếu phát hiện hàng hóa và đơn đặt hàng không phù hợp như bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời nhập biên bản và báo cáo ngay cho người cung ứng. Kiểm tra về số lượng hàng hóa: căn cứ vào hợp đồng đã ký, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lượng. Nếu không có gì sai sót thì ký biên bản nhận hàng. Kiểm tra hóa đơn thanh toán tiền hàng. Hàng hóa nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận giúp doanh nghiệp ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn ngừa các hàng hóa kém chất lượng không đạt tiêu chuẩn và giúp nâng cao uy tín doanh nghiệp. Thanh toán tiền mua hàng: Trên cơ sở phương thức, hình thức thanh toán, đồng tiền thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận trong hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp. Quá trình theo dõi kiểm tra giao nhận hàng hóa giúp phát hiện và xử lý các sai xót trong quá trình thực hiện hợp đồng hay đơn đặt hàng và nguyên nhân của SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: K42A1 9 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp chúng (như giao hàng không đúng số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa, đúng thời gian địa điểm…). Sau đó, theo những điều khoản đã thỏa thuận giữa hai bên để quy trách nhiệm và xử lý vi phạm trên cơ sở “có lý, có tình”. Và đây cùng là cơ sở để đánh giá kết quả mua hàng.  Đánh giá kết quả: Mục đích: nhằm xác định và đánh giá mức độ đáp ứng mục tiêu và kế hoạch mua hàng đã được xây dựng của doanh nghiệp ở mỗi kỳ kế hoạch hoặc sau khi thực hiện một hợp đồng mua hàng.Việc đánh giá kết quả mua hàng có thể được tiến hành theo cách bước cụ thể sau: Xác định các tiêu chuẩn đánh giá phù hợp với mục tiêu mua hàng, bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp bao gồm các tiêu chuẩn định lượng (như lượng hàng hóa mua vào theo hiện vật, tổng giá trị mua vào trong kỳ, trị giá mua theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh, theo nguồn hàng vào thời gian, giá thành hàng mua và chi phí mua, tỷ suất lợi nhuận trên doanh số mua vào…) và các chỉ tiêu định tính (như mức độ đảm bảo nhu cầu bán ra, mức độ đáp ứng thị hiếu của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ, mức độ đảm bảo tính chủ động trong kinh doanh…) Đo lường kết quả mua hàng của doanh nghiệp: có thể sử dụng các phương pháp quan sát các dữ kiện thống kê, kế toán; phương pháp sử dụng các dấu hiệu báo trước, phương pháp quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân. Tùy theo yêu cầu của việc đánh giá kỳ mua hàng, tùy theo từng loại hàng hóa mua vào của doanh nghiệp. Yêu cầu của việc đo lường kết quả là phải thật khách quan, chính xác, kịp thời và đáng tin cậy. So sánh kết quả mua hàng với các tiêu chuẩn đánh giá đã được lựa chọn để xác định mức độ hoàn thành (chưa hoàn thành) kế hoạch hay hợp đồng mua hàng của doanh nghiệp, phân tích các nguyên nhân hoàn thành hoặc chưa hoàn thành kế hoạch trong hợp đồng mua để có những biện pháp điều chỉnh thích hợp. 1.5.2.3.Các nhân tố ảnh hưởng tới quá trình mua hàng của doanh nghiệp:  Các nhân tố thuộc về môi trường bên ngoài.  Nhân tố vĩ mô Chính sách pháp luật của nhà nước là những quy định mà nhà nước ban hành được các đơn vị trực thuộc có liên quan thi hành, luật pháp mang tính cưỡng chế. Luật pháp giúp định hướng cho các doanh nghiệp phát triển đúng hướng. Kinh tế xã hội là các hoạt động của con người có liên quan đến sản xuất, phân phối, trao đổi, và tiêu thụ hàng hóa và dịch vụ. Kinh tế là tổng thể các yếu tố sản xuất, các điều kiện sống của con người, các mỗi quan hệ trong quá trình sản xuất và tái sản xuất xã hội. SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: K42A1 10 [...]... mua mt hng (cafe, h tiờu) ca cụng ty INTIMEX 2.2.1.1.Lch s hỡnh thnh v phỏt trin ca cụng ty Cụng ty C Phn Xut Nhp Khu Intimex tin thõn l chi nhỏnh ca cụng ty XNK Intimex (thnh lp thỏng 9 nm 1995) T ch ch l mt chi nhỏnh nh nhng sau hn mt thp niờn xõy dng v phỏt trin Intimex ó trng thnh vt bc Intimex bc vo hot ng di hỡnh thc cụng ty c phn t ngy 01 thỏng 07 nm 2006 ly tờn l cụng ty c phn xut nhp khu INTIMEX. .. trờn em n cho cụng ty s ch ng trong vic xõy dng cho mỡnh k hoch mua hng nhm em li li nhun cho cụng ty Tỡm v la chn nh cung ng: hin nay trờn th trng cú rt nhiu cụng ty thu mua (cafe, h tiờu) trc tip t ngi dõn qua ch bin phi khụ, say sỏtri bỏn li cỏc ht ú cho cụng ty m bo cht lng cho sn phm mua v cụng ty ó tỡm kim la chn tht tt cỏc nh cung ng phự hp nht vi cụng ty Thụng qua quỏ trỡnh mua bỏn trc kia hay... cụng ty cũn ghi rừ ngy thỏng np thu giỏ tr gia tng nu nh bờn bỏn thc hin xong ngha v giao hng v giao húa n VAT ỏnh giỏ kt qu mua hng: õy l cụng tỏc cui cựng ca quỏ trỡnh mua hng nhm ỏnh giỏ cụng tỏc mua hng ca cụng ty Thụng qua quỏ trỡnh ỏnh giỏ kt qu mua hng tỡm ra nhng mt lm tt nhng mt cũn yu kộm hon thin cụng tỏc mua hng Qua vic ỏnh giỏ kt qu mua hng ta nhn thy s lng, cht lng (cafe, h tiờu) thu mua. .. CễNG TY C PHN XUT NHP KHU INTIMEX NHM HON THIN QU TRèNH MUA MT HNG NễNG SN (CAFE, H TIấU) 3.1.CC KT LUN V PHT HIN QUA NGHIấN CU QU TRèNH MUA MT HNG NễNG SN (CAFE, H TIấU) 3.1.1.Cỏc kt lun v quỏ trỡnh mua mt hng nụng sn cafe, h tiờu Trong quỏ trỡnh hi nhp ca nn kinh t Vit Nam vi th gii, cụng ty ó cú nhiu hot ng nhm nõng cao hiu lc quỏ trỡnh hot ng kinh doanh, c bit l quỏ trỡnh mua mt hng nụng sn (cafe,. .. tỏc tiờu th sn phm (cafe, h tiờu) gúp phn to nờn s thnh cụng ca cụng ty 3.2.CC XUT V KIN NGH VI CễNG TY NHM HON THIN QU TRèNH MUA MT HNG NễNG SN (CAFE, H TIấU) 3.2.1.Cỏc gii phỏp t ra nhm hon thin quỏ trỡnh mua mt hng (cafe, h tiờu) Quỏ trỡnh mua mt hng cafe, h tiờu ang l mt trong nhng vn cụng ty cn quan tõm chỳ trng gúp phn nõng cao tớnh cnh tranh ca sn phm trờn th trng Cụng ty ó thc hin nhiu gii... trng ti quỏ trỡnh mua hng Hin nay, s lng nhõn viờn cụng ty cn c b sung v s lng do cụng ty ang tin hnh m rng th phn dn n nhng thay i v trớ ca nhõn viờn mua hng, xong gia tng s lng khụng quờn nõng cao cht lng ễng Nguyn Minh Hi cho bit khi thu mua mt hng cafe, h tiờu cụng ty gp nhng thun li v uy tớn lm n lõu di, v ngun vn ln v i ng mua hng chuyờn nghip ca cụng ty Xong bờn cnh ú cụng ty gp phi khú khn... cũn tỡnh hỡnh mua bỏn hng nụng sn (cafe, h tiờu) m cụng ty ó thc hin trong 3 nm qua õy l yu t quan trng ỏnh giỏ quỏ trỡnh mua mt hng (cafe, h tiờu) ca cụng ty trong nhng nm gn õy - Bc 4 : ỏnh giỏ cỏc d liu thu thp c : Sau khi thu thp c cỏc d liu liờn quan n ti, cn c theo yờu cu ca ti Em ó la chn cỏc d liu liờn quan n ti nh: d liu v nh cung ng, cỏc hot ng mua bỏn, cỏc hp ng mua hng (cafe, h tiờu)... ca cụng ty vn cao hn nm trc Nm 2007, 2008 cụng ty thuc din min gim thu 100% nờn li nhun trc thu v sau thu khụng thay i do, nm 2009 cụng ty ch c gim 50% thu thu nhp doanh nghip do cụng ty bt u c phn húa k t ngy 01/07/2006 ỳng thi gian nh nc v tng cc thu ban hnh chớnh sỏch u ói trờn Tng quan tỡnh hỡnh mua mt hng cafe, h tiờu ca cụng ty c phn xut nhp khu INTIMEX: Tỡnh hỡnh mua mt hng nụng sn (cafe, h... li thi Mụi trng vi mụ Nh cung ng: Cụng ty INTIMEX tin hnh thu mua cafe, h tiờu ti cỏc cụng ty TNHH, DNTT hay nhng cụng ty c phn nh l cỏc vựng khỏc nhau trong c nc Khi nh cung ng hot ng thng xuyờn v thun li cng giỳp cụng ty cú c ngun SV: Nguyn Th Hi 20 Lp: K42A1 Chuyờn tt nghip Khoa: Qun tr doanh nghip hng n nh Dn n quỏ trỡnh mua hng c din ra thun tin, cụng ty khụng phi tn thờm chi phớ tỡm kim v... cụng ty To nờn mt i ng nhõn viờn cú nng lc v hot ng mua hng iu ú s giỳp cho nõng cao cht lng quỏ trỡnh mua mt hng cafe, h tiờu ti cụng ty C s vt cht, k thut: Nhõn viờn mua hng c trang b mỏy tớnh truy cp, lu tr thụng tin cn thit v th trng giỏ c, nhu cu v cafe, h tiờuTựy tng khõu trong quỏ trỡnh mua hng nhõn viờn c h tr thit b cn thit khỏc nhau Cụng ty cú h thng chi nhỏnh ph khp t nc m bo cho vic thu mua . thiện quá trình mua mặt hàng nông sản (cafe, hồ tiêu) của công ty cổ phần xuất nhập khẩu INTIMEX . 1.3. CÁC MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU. Xuất phát từ tầm quan trọng và tính cấp thiết của quá trình mua mặt. hình mua mặt hàng cafe, hồ tiêu của công ty cổ phần xuất nhập khẩu INTIMEX: Tình hình mua mặt hàng nông sản (cafe, hồ tiêu) của công ty đã và đang diễn biến hết sức phức tạp. Đối với cafe, sản. được vào thực tế của công ty. Nghiên cứu và làm rõ thực trạng quá trình mua mặt hàng nông sản (cafe, hồ tiêu) của công ty cổ phần xuất nhập khẩu INTIMEX. Cụ thể nắm bắt tình hình mua và xác định