HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI BIỂN VOSCO VIỆT NAM pot

Vì vậy phòng vật tư cần làm tốt những nghiệp vụ sau:  Quản lý kho chứa hàng cho tàu  Quản lý việc nhập và xuất hàng cho tàu  Quản lý việc mua tàu mới hoặc thanh lý tàu Liên hệ chặt c

MỤC LỤC

Phần A: TÌM HIỂU VÀ XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ 3

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 3

I GIỚI THIỆU HỆ THỐNG 3

I.1: Giới thiệu chung 3

I.2: Mô tả hoạt động chung của hệ thống 3

I.3: Mô tả phạm vi hệ thống 4

I.4: Ràng buộc hệ thống 5

II Mô tả các phương án tổng quan 5

II.1: Phương án 1 5

II.1.1 Mô tả phương án 5

II.1.2 Đánh giá 6

II.2 Phương án 2 6

II.2.1 Mô tả phương án 6

II.2.2 Đánh giá 7

II.3 Phương án 3 7

II.3.1 Mô tả phương án 7

II.3.2 Đánh giá 8

III Đánh giá khả thi 8

III.1 Lợi nhuận 8

III.2 Khả thi về hoạt động 9

Phần B: Phân tích và thiết kế chương trình 10

Chương II: Phân tích 10

I Phân tích hiện trạng 10

I.1 Sơ đồ tổ chức 10

I.1.1 Sơ đồ các phòng ban 10

I.1.2 Sơ đồ tổ chức của phòng vật tư 11

I.2 Mô tả hoạt động hiện trạng bài toán 11

I.2.1 Nghiệp vụ nhập kho 11

Mô tả nghiệp vụ 11

Dữ liệu 11

I.2.2 Nghiệp vụ xuất kho 12

Mô tả nghiệp vụ 12

Dữ liệu 12

I.2.3 Nghiệp vụ kiểm kê 12

Mô tả nghiệp vụ 12

Dữ liệu 12

I.2.4 Nghiệp vụ báo cáo thống kê 13

Mô tả nghiệp vụ 13

Dữ liệu 13

I.3 Phê phán hiện trạng 13

II Phân tích yêu cầu hệ thống 14

II.1 Yêu cầu chức năng 14

II.1.1 Quản lý hàng nhập 14

II.1.2 Quản lý hàng xuất 14

II.1.3 Quản lý hàng tồn 14

II.1.4 Quản lý danh mục phụ tùng 15

II.1.5 Báo cáo 15

II.1.6 Quản trị hệ thống dữ liệu 15

II.2 Yêu cầu phi chức năng 15

II.3 Yêu cầu về khối lượng dữ liệu nếu có thể……… 15

III Mô hình quan niệm xử lý 18

III.1 Mô hình xử lý DFD cấp 0 18

III.2 Mô hình xử lý DFD cấp 1 18

III.3 Mô hình DFD cấp 2 cho nghiệp vụ nhập 18

III.4 Mô hình DFD cấp 2 cho nghiệp vụ xuất 20

III.5 Mô hình DFD cấp 2 cho nghiệp vụ kiểm kê 21

III.6 Mô hình DFD cấp 2 cho nghiệp vụ lập báo cáo 22

Chương III: Đánh giá đề tài 23

I: Đánh giá đề tài 23

Hướng phát triển đề tài 23

Phần A: TÌM HIỂU VÀ XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ

CHƯƠNG I TỔNG QUAN

I GIỚI THIỆU HỆ THỐNG:

I.1 Giới thiệu chung:

Công ty Vận tải biển Việt Nam (VOSCO) được thành lập ngày 1 tháng 7 năm

1970 và là công ty vận tải biển quốc gia hàng đầu ở Việt Nam, đồng thời là Công

ty thành viên của Tổng Công ty Hàng Hải Việt Nam (VINALINES)

Kể từ ngày thành lập, VOSCO đã không ngừng phát triển và hiện có đội tàu hiện đại đa dạng hoá về chủng loại, quy mô và hoạt động khắp thế giới Các tàu của VOSCO được các Hội đăng kiểm đáng tin cậy như NKK, GL, LR, DNV, VR

và ABS phân cấp

VOSCO là công ty vận tải biển đầu tiên ở Việt Nam được cấp giấy chứng nhận phù hợp (D.o.C) vào năm 1998 VOSCO cũng đặc biệt chú ý tới Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000 để thoả mãn khách hàng nhiều hơn và đảm bảo chất lượng phục vụ tốt Ngày 28 tháng 3 năm 2002, Công ty đã được DNV cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2000

Với đội ngũ cán bộ trên bờ giỏi nghiệp vụ và khối thuyền viên gồm những người có năng lực và kinh nghiệm đủ sức thu hút sự chú ý của các khách hàng lớn, đội tàu VOSCO đã phục vụ khách hàng nhanh chóng, hiệu quả, an toàn và sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước

VOSCO luôn chăm lo chất lượng thuyền viên bằng việc tuân thủ đầy đủ các yêu cầu và quy tắc của Công ước STCW 95 ( Công ước về Tiêu chuẩn Đào tạo, cấp Chứng chỉ và Trực ca cho thuyền viên) VOSCO sẵn sàng cung cấp cho các chủ tàu trong và ngoài nước những thuyền viên có năng lực và kinh nghiệm để làm việc trên tất cả các loại tàu như tàu chở hàng rời, tàu chở hàng bách hoá, tàu

Container, tàu chở gỗ, tàu chở dầu, tàu chở khí ga và khí tự nhiên hoá lỏng (LPG

& LNG), tàu chở hoá chất v.v với chất lượng phục vụ tốt nhất

Công ty vận tải biển VOSCO là công ty nhà nước có số lượng tàu khá lớn Do

đó công ty cần có một hệ thống quản lý việc nhập, xuất, số lượng tồn kho của các phụ tùng vật tư Ngoài ra việc lưu trữ, tìm kiếm các tàu, các danh sách phụ tùng vật tư, kho… cũng là những nghiệp vụ mà công ty cần có

Phòng vật tư là một trong những đơn vị quan trọng trong việc nhập, xuất các phụ tùng vật tư Vì vậy phòng vật tư cần làm tốt những nghiệp vụ sau:

 Quản lý kho chứa hàng cho tàu

 Quản lý việc nhập và xuất hàng cho tàu

 Quản lý việc mua tàu mới hoặc thanh lý tàu ( Liên hệ chặt chẽ với phòng tài vụ)

 Kiểm kê hàng hoá trong kho theo định kỳ

 Tổng hợp các giấy tờ xuất nhập cho tàu

 Lập các báo cáo, thống kê

I.2 Mô tả hoạt động chung của hệ thống:

 Công ty vận tải biển Việt Nam (VOSCO) có đội tàu gồm 25 chiếc Thông tin mỗi chiếc tàu bao gồm: tên tàu, cờ hiệu, năm đóng, nơi đóng, trọng tải, máy chính, máy đèn, …

 Trên mỗi tàu có 3 bộ phận làm việc chính là: quản lý, boong, và máy Mỗi bộ phận, thông qua phiếu yêu cầu, đề xuất những yêu cầu về phụ tùng vật tư cần thiết cho công việc của mình lên công ty

 Phòng vật tư của công ty có nhiệm vụ tiếp nhận những phiếu yêu cầu do các bộ phận trên các tàu chuyển đến Ứng với mỗi phiếu yêu cầu của một bộ phận trên tàu, nhân viên phòng vật tư sẽ xem xét từng yêu cầu trong phiếu

 Dựa vào bảng thống kê số lượng phụ tùng vật tư đã xuất cho bộ phận này trước đây, nhân viên phòng vật tư sẽ lựa chọn ra những yêu cầu chính đáng để xét duyệt xuất phụ tùng vật tư cho bộ phận đó.Tại thời điểm đó, nếu trong kho có sẵn vật tư thì phòng vật tư sẽ tiến hành làm thủ tục xuất kho cho tàu Nếu trong kho chưa có sẵn vật tư thì sẽ tiến hành mua vật

tư, nhập kho rồi xuất kho cho tàu

 Công ty sử dụng phiếu nhập kho để quản lý việc nhập phụ tùng vật tư vào kho Ứng với mỗi hóa đơn mua hàng từ chủ hàng, công ty thành lập một phiếu nhập tương ứng Có 2 loại phiếu nhập là phiếu nhập nội tệ (cho các mặt hàng mua

nước ngoài) Cả 2 loại phiếu nhập đều có thông tin như nhau bao gồm: tên chủ hàng, kho nhập vào, danh sách các phụ tùng vật tư nhập vào kèm theo số lượng, đơn giá, và ghi chú phân phối phụ tùng vật tư này cho những tàu nào,…

 Việc xuất phụ tùng vật tư cho các bộ phận trên tàu được công ty quản lý thông qua phiếu xuất kho Thông tin chung của một phiếu xuất bao gồm: tàu được xuất, danh sách các phụ tùng vật tư được xuất kèm theo số lượng, và ghi chú

số phiếu nhập của phụ tùng vật tư này, … Bên cạnh đó mỗi phiếu xuất còn có thông tin riêng tùy thuộc vào loại phiếu xuất Có 2 loại phiếu xuất là phiếu xuất nội tệ (cho các mặt hàng mua trong nước) và phiếu xuất ngoại tệ (cho các mặt hàng nhập từ nước ngoài) Trong mỗi loại còn phân ra 2 loại con cho biết phiếu xuất hàng từ kho hay phiếu xuất hàng nhập

từ một chủ hàng nào đó (những phiếu xuất loại này có thông tin riêng là tên chủ hàng) Có hai quy trình nghiệp vụ nhập xuất kho

1 Nếu mua vật tư có hóa đơn ngay thì tiến hành các thủ tục nhập xuất kho như thông thường: nhập kho, xuất kho

2 Nếu mua vật tư chưa có hóa đơn ngay thì lập phiếu xuất trước (phiếu khống) Khi nào có hóa đơn thì mới lập phiếu nhập

 Các vật tư rẻ mau hỏng thường không nhập vào kho

mà xuất thẳng cho tàu Nhân viên phòng vật tư thành lập phiếu xuất trước để giao hàng cho tàu Sau khi nhận được hóa đơn từ chủ hàng thì mới thành lập phiếu nhập dựa vào hóa đơn này Các phụ tùng đắt tiền thì phải nhập vào kho rồi mới xuất cho tàu Do đó phiếu nhập được lập trước phiếu xuất như thông thường

 Thông thường cuối mỗi quý(thường thì 6 tháng), thủ kho tiến hành việc kiểm kê phụ tùng vật tư trong kho và lập phiếu kiểm kê để so sánh với thông tin trên thẻ kho Tuy nhiên vẫn có trường hợp kiểm kê kho đột xuất khi có các biến cố đặc biệt xảy ra với kho (cháy, mất cắp, …) Có 2 loại phiếu kiểm

kê là phiếu kiểm kê nội tệ (cho các mặt hàng mua trong nước)

và phiếu kiểm kê ngoại tệ (cho các mặt hàng nhập từ nước ngoài) Thông tin phiếu kiểm kê bao gồm: kho kiểm kê, danh sách các phụ tùng vật tư trong kho kèm theo số lượng lý thuyết, số lượng thực tế, …Thủ kho sẽ làm việc này, nhưng thu kho sẽ phải chuyển bản gốc lên cho phòng vật tư, còn thủ kho sẽ giữ lại bản phô tô

Riêng kiểm kê sẽ do nhân viên văn phòng thực hiện, và ghi vào bản kiểm kê

 Các vật tư rẻ mau hỏng thường không nhập vào kho

mà xuất thẳng cho tàu.Các phụ tùng đắt tiền thì phải nhập vào kho rồi mới xuất cho tàu

 Phiếu nhập phải lập trước phiếu xuất

II MÔ TẢ CÁC PHƯƠNG ÁN TỔNG QUAN

II.1 Phương án 1:

II.1.1 Mô tả phương án

 Giữ nguyên cơ cấu nhân sự

 Hệ thống mới được bố trí như sau

 Một máy tại Kho- nơi trực tiếp làm việc với các danh mục vật tư:

 Chức năng: Trực tiếp nhập và xuất các danh mục vật tư

 Người sử dụng: Quản kho

 Phần cứng: 1 máy tính P4 và 1 máy in laser

 Phần mềm: Phần mềm quản lý vật tư

 Hệ điều hành: Windows 2000/XP

 Một máy tại bộ phận quản lý - Phòng vật tư

 Chức năng: Lập báo cáo, đánh giá tình hình họat động của kho

 Người sử dụng: Nhân viên phòng Vật tư

 Phần cứng: 1 máy P4 và 1 máy in laser

 Phần mền: Phần mềm quản lý vật tư

 Hệ điều hành: Windows 2000/XP

 Một máy chủ dữ liệu tại Phòng vật tư

 Chức năng: Lưu trữ và đồng bộ dữ liệu

 Người sử dụng: Quản trị mạng, quản trị dữ liệu

Khuyết điểm:

Kho cách khá xa phòng vật tư, nên khó thiết kế được mạng

II.2 Phương án 2:

II.2.1 Mô tả phương án:

Ngoài bộ phận kho và phòng vật tư, còn bố trí thêm một bộ phận tin học để quản trị vào đồng bộ dữ liệu

Hệ thống mới được bố trí như sau:

 Một máy được bố trí tại Kho

• Chức năng: Trực tiếp nhập và xuất các danh mục vật tư

• Người sử dụng: Quản kho

• Phần cứng: 1 máy tính P4 và 1 máy in laser

• Phần mềm: Phần mềm quản lý vật tư và hệ quản trị dữ liệu SQL Server 2000

• Hệ điều hành: Windows 2000/XP

 Một máy được bố trí tại Phòng vật tư

• Chức năng: Lập báo cáo, đánh giá tình hình họat động của kho

• Người sử dụng: Nhân viên phòng Vật tư

• Phần cứng: 1 máy P4 và 1 máy in laser

• Phần mền: Phần mềm quản lý vật tư và hệ quản trị dữ liệu SQL

được cập nhật  cập nhật dữ liệu định kỳ không đáp ứng được nhu cầu của nghiệp vụ.

II.3 Phương án 3:

II.3.1 Mô tả phương án

 Giữ nguyên bộ phân nhân sự

 Hệ thống mới được tổ chức như sau

 Một hoặc nhiều máy được đặt tại phòng vật tư

 Chức năng: Nhập thông tin các vật tư, kiểm soát nhập xuất, báo biểu, thống kê

 Phần cứng: Ít nhất 1 máy P4 và 1 máy in laser

 Phần mềm: Phần mềm quản lý vật tư

 Hệ điều hành: Windows 2000/XP

 Một máy chủ dữ liệu tại Phòng vật tư

 Chức năng: Lưu trữ và đồng bộ dữ liệu

 Người sử dụng: Quản trị mạng, quản trị dữ liệu

 Phần cứng: 1 máy chủ (XP 2700+)

 Hệ điều hành: Windows 2000/XP

II.3.2: Đánh giá:

Ưu điểm:

 Không tốn quá nhiều chi phí cho việc thiết lập mạng

 Không cần phải tốn chi phí tổ chức bộ phận tin học để đồng bộ hoá dữ liệu

 Phù hợp với yêu cầu và nguyện vọng của phòng vật tư

Khuyết điểm:

Bộ phận kho vẫn phải làm thủ công các giấy tờ ở kho trước khi chuyển về phòng vật tư để nhập vào hệ thống

Kết luận: Sau khi thảo luận với Phòng vật tư về 3 phương án nêu trên, chúng tôi

quyết định chọn Phương án 3 làm phương án phát triển hệ thống Bên cạnh đó,

xây dựng một mạng Lan, cho phép nhiều máy có thể truy cập vào trong hệ thống nhằm đẩy nhanh tiến độ nhập xuất, mỗi khi các dữ liệu được chuyển từ kho về phòng vật tư để lưu vào hệ thống

III ĐÁNH GIÁ KHẢ THI

III.1 Lợi nhuận

III.1.1 Lợi nhuận hữu hình

III.1.2 Lợi nhuận vô hình

• Các báo cáo, thống kê về doanh số được thực hiện bất kỳ lúc nào

• Hạn chế sai sót trong quá trình tính toánNhân viên có cơ hội tiếp cận với các kiến thức cơ bản về tin học

• Thành công của hệ thống mới sẽ đẩy mạnh tiến độ hoạt động của Phòng vật

tư, mang lại một phần thành công cho công ty

III.2 Khả thi về hoạt động

Mã

số Rủi ro Đánh giá Mô tả đánh giá Mô tả khắc phục

1 Hoạt động quản lý nhập xuất Trung bình

Các danh mục vật

tư trên từng phiếu nhập xuất rất nhiều, bên cạnh

đó phiếu nhập có thể chưa được thực hiện do phải chờ hoá đơn từ phía chủ hàng

Kết xuất phiếu xuất cho các tàu trước, sau

đó đợi hoá đơn của chủ hàng thì mới ghi nhận phiếu nhập

2 Họat động quản lý danh mục Trung bình

Có một số trường hợp trong thực tế cần giải quyết một cách linh động, không thể đưa vào chương trình

3 Hoạt động quản lý kiểm kê Thấp

Có thể tăng tính linh động, khả năng lưu trữ các dữ liệu thực tế về vật

tư trong kho và giúp nhân viên

có thể tra cứu vật tư dễ dàng

4 Hoạt động quản lý thẻ kho Thấp

Cải thiện tốc độ

và sự chính xác trong hoạt động tính hóa đơn cho khách hàng

Cải thiện tốc độ

và sự chính xác trong các hoạt động nhập xuất, nhằm kết xuất chính xác các thông tin trên thẻ kho

5 Thay đổi cơ cấu tổ chức Thấp

Không thay đổi

số lượng nhân viên, tuy nhiên đòi hỏi nhân viên phải có trình độ tin học căn bản

Mở một khóa hướng dẫn sử dụng cho nhân viên

PHẦN B: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG

TRÌNH CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH

I PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG :

I.1 Sơ đồ tổ chức

I.1.1 Sơ đồ các phòng ban

Vai trò của các phòng ban trong công ty Vận tải biển Vosco:

 Quản ly tài chính cho công ty

 Xuất kinh phí cho các phòng ban khác

 Quản lý lãi và lỗ từ các tàu của công ty

 Phòng vật tư:

 Quản lý kho chứa hàng cho tàu

 Quản lý việc nhập và xuất hàng cho tàu

 Quản lý việc mua tàu mới hoặc thanh lý tàu (Liên hệ chặt chẽ với phòng tài vụ)

 Phòng bảo vệ:

 Làm nhiệm vụ an ninh trong công ty

I.1.2 Sơ đồ tổ chức của phòng vật tư

Vài trò của các vị trí trong phòng vật tư:

 Trưởng phòng:

 Xét duyệt yêu cầu nhập vật tư của tàu

 Có quyền xem ngân sách của phòng tài vụ để xét duyệt việc nhập xuất vật tư

 Nhân viên văn phòng:

 Tổng hợp các giấy tờ xuất nhập cho tàu

 Lập các báo cáo, thống kê

 Nhân viên kiểm kê:

 Kiểm kê hàng hoá trong kho theo định kỳ

 Đi mua hàng từ các chủ hàng

 Thủ kho:

 Trực tiếp làm phiếu nhập xuẩt trong kho

 Chịu toàn bộ trách nhiệm với việc mất mát vật tư trong kho

I.2 Mô tả hoạt động hiện trạng các nghiệp vụ

I.2.1 Mô tả các nghiệp vụ chính

I.2.1.1 Nghiệp vụ nhập kho

 Mô tả nghiệp vụ

 Trưởng phòng dựa vào tình hình hoạt động, có nhu cầu nhập thêm các phụ tùng vật tư vào kho

 Trưởng phòng lên danh sách các loại vật tư cần nhập kho.

 Nhân viên mang danh sách PTVT đến các chủ hàng để mua vật tư

 Các chủ hàng chuyển vật tư đến để nhập vào kho

 Nhân viên báo cho trưởng phòng danh sách các PTVT được nhập vào kho

 Nhân viên tiếp nhận hoá đơn từ phía chủ hàng gửi tới (thường vài ngày sau khi nhập PTVT vào kho)

 Nhân viên dựa vào hoá đơn PTVT, lập phiếu nhập cho các phụ tùng vật tư được nhập

 Nhân viên báo lại cho trưởng phòng về tình hình nhập vật tư trong kho

 Dữ liệu: phiếu yêu cầu nhập, danh sách phụ tùng được nhập.

I.2.1.2 Nghiệp vụ xuất kho

 Mô tả nghiệp vụ

 Bộ phận trên tàu có nhu cầu nhập các phụ tùng vật tư

 Bộ phận tàu trình danh sách các phụ tùng vật tư cần nhập cho phòng vật tư

 Trưởng phòng tiếp nhận danh sách từ tàu

 Trưởng phòng yêu cầu nhân viên trình bảng thông kế

để cho biết tình hình nhập xuất cho tàu

 Trưởng phòng dựa vào tình hình xuất nhập cho tàu để quyết định cấp vật tư cho tàu đó hay không

 Trưởng phòng lên danh sách các vật tư sẽ cấp cho tàu

 Trưởng phòng yêu cầu thủ kho kiểm tra trong kho số tồn của các PTVT trong danh sách

 Thủ kho mở kho kiểm tra và lập danh sách tồn ứng với các PTVT ở trên cho trưởng phòng

 Dựa vào danh sách từ thủ kho, nếu có vật tư nào thiếu, trưởng phòng lên danh sách các PTVT còn thiếu, yêu cầu nhân viên đi mua

 Sau khi chủ hàng chuyển vật tư tới kho hàng

 Nhân viên sẽ chuyển hàng lên tàu và làm phiếu xuất cho tàu

 Nhân viên báo cho trưởng phòng biết về tình hình xuất cho tàu

 Dữ liệu: phiếu yêu cầu xuất, danh sách về