Nguyên lý kế toán Phần 6 ppt

65 Cửa hàng Song Hà So sánh các phương pháp hạch toán trị giá hàng tồn kho Đơn vị tính: ngàn đồng (1) Đích danh (2) FIFO (3) LIFO (4) Bình quân (1a) (1b) (1c) PHẦN I Báo báo thu nhập (ngày 5/1): Doanh thu: 1 hộp 7 7 7 7 7 7 Trừ: Giá vốn hàng bán Hộp mua ngày 2/1 (giá 3,5 ) 3,5 3,5 Hộp mua ngày 3/1 (giá 4) 4 Hộp mua ngày 4/1 (giá 4,8) 4,8 4,8 Giá bình quân [(3,5 + 4 + 4,8)/3 = 4,1] 4,1 Lãi gộp (ngày 5/1): 3,5 3 2,2 3,5 2,2 2,9 Tồn kho cuối ngày 5/1: 2 hộp Hộp mua ngày 2/1 (giá 3,5) 3,5 3,5 3,5 Hộp mua ngày 3/1 (giá 4) 4444 Hộp mua ngày 4/1 (giá 4,8) 4,8 4,8 4,8 Giá bình quân [(3,5 + 4 + 4,8)/3 = 4,1] 8,2 Trị giá tồn kho 8,8 8,3 7,5 8,8 7,5 8,2 66 cuối ngày 5/1 PHẦN II Báo báo thu nhập (ngày 6/1) Doanh thu: 2 hộp 14 14 14 14 14 14 Trừ: Giá vốn hàng bán (xem trị giá tồn kho cuối ngày 5/1 ở trên) 8,8 8,3 7,5 8,8 7,5 8,2 Lãi gộp (ngày 6/1): 5,2 5,7 6,5 5,2 6,5 5,8 PHẦN III Lãi gộp cả tuần: Ngày 5/1 (phần I) 3,5 3 2,2 3,5 2,2 2,9 Ngày 6/1 (phần II) 5,2 5,7 6,5 5,2 6,5 5,8 Tổng lãi gộp 8,7 8,7 8,7 8,7 8,7 8,7 Nhận xét (i) Lãi gộp ngày 5/1 khác nhau, từ đó trị giá hàng tồn kho cuối ngày 5/1 (Phần I) cũng khác nhau là do áp dụng phương pháp khác nhau. (ii) Do trị giá hàng tồn kho cuối ngày 5/1 khác nhau nên lãi gộp ngày 6/1 (Phần II) cũng khác nhau. (iii) Tổng lãi gộp đến khi bán hết (không còn tồn kho) thì bằng nhau. Nguyên tắc nhất quán Tuy có thể chọn bất kỳ phương pháp nào để định giá cho hàng tồn kho, nhưng các công ty buộc phải áp dụng phương pháp đã chọn một cách nhấ t quán. Cơ quan quản lý, cơ quan thuế hoặc 67 các ủy ban chuẩn mực kế toán của mỗi quốc gia đưa ra nguyên tắc nhất quán, đó là sự tuân thủ từ kỳ này sang kỳ khác mà không thay đổi trong chính sách kế toán và quy trình kế toán. Bởi vì việc diễn giải và phân tích báo cáo tài chính liên quan tới việc so sánh giữa nhiều kỳ khác nhau, nếu liên tục thay đổi phương pháp hạch toán thì việc so sánh sẽ không còn ý nghĩa nữa. Thông thường khi các điều kiện thị trường biến động hoặc hoàn cảnh thay đổi, các công ty có thể thay đổi phương pháp hạch toán của mình nhưng cần được sự đồng ý của kiểm toán, thuế và cơ quan quản lý nhà nước liên quan. Tuy nhiên, công ty phải ghi chú về sự thay đổi đó trên báo cáo tài chính và kiểm toán viên cũng phải ghi ý kiến của mình trên báo cáo kiểm toán. Đây cũng là sự cảnh báo đối với người đọc báo cáo tài chính, rằng phải chú ý phân tích về những tác động có thể gây ra do sự thay đổi phươ ng pháp hạch toán kế toán. 68 `Chương 4 QUY TRÌNH KẾ TOÁN Mục tiêu học tập của chương này: 7. Sử dụng phương pháp ghi sổ kép. 8. Phân tích và ghi nhật ký các giao dịch. 9. Từ nhật ký ghi vào sổ cái. 10. Lập và sử dụng bảng cân đối thử. 11. Kết chuyển (đóng) các tài khoản doanh thu, chi phí và tính toán lợi nhuận giữ lại (chưa chia hay chưa phân phối). uối mỗi kỳ hằng tháng, quý hay năm, các khoản tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu được tóm tắt lại để lập các báo cáo tài chính cho thời kỳ đó. Tình hình doanh thu, lợi nhuận là cơ sở để các nhà đầu tư đánh giá về tình hình hoạt động của công ty. Và những thông tin như vậy là do quy trình kế toán thực hiện. Cho dù, gần 20 năm qua, các phương pháp xử lý thông tin kế toán đã có nhiều thay đổi khi máy vi tính ra đờ i. Tuy nhiên, các bước ghi chép, sắp xếp, phân loại, xử lý thông tin kế toán vẫn không thay đổi. Chuyển từ kiểu cặm cụi bằng “giấy với bút” sang máy vi tính cũng giống như việc chuyển từ chiếc C 69 xe số sàn sang số tự động mà thôi. Bạn không cần phải quá bận tâm về những công việc lặp đi lặp lại, những “nợ” cùng “có” mà bạn cần hiểu một cách tổng thể xem hệ thống kế toán vận hành ra sao. Bất kể sử dụng giấy bút hay bàn phím hay cả máy quét đi chăng nữa thì về cơ bản vẫn là những dữ liệu đầu vào, chúng sẽ được tóm t ắt và báo cáo. Để sử dụng các báo cáo tài chính một cách hữu ích như đã đề cập trong 2 chương trước 26 , những người ra quyết định cần hiểu các phương pháp sử dụng để ghi chép và phân tích dữ liệu trong các báo cáo. Đó là nội dung chính của chương này. Cụ thể, chương này sẽ trình bày về hệ thống ghi sổ kép mà tất cả các tổ chức trên khắp thế giới đều áp dụng để ghi chép và xử lý thông tin về các giao dịch phát sinh. Bạn sẽ nhanh chóng nhận ra rằng hệ thống này là tối cần thiết cho bất cứ ai có ý định tham gia vào công việc kinh doanh. Hơn thế nữa, các nguyên tắc về kế toán đã tạo ra một thứ ngôn ngữ chung mà nhờ vào đó các nhà quản trị có thể hiểu được, không chỉ các hoạt động kinh tế trong công ty mình mà còn có thể đọc và hiểu bất kỳ báo cáo tài chính của bất kỳ loại hình, qui mô doanh nghiệp khác nhau, và các quốc gia khác nhau trên toàn thế giới. 26 Chương 2 và 3 đề cập đến các báo cáo tài chính căn bản: bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và báo cáo ngân lưu. Khi nào “thiếu tự tin” thì hãy quay lại ban đầu. 70 HỆ THỐNG GHI SỔ KÉP Mỗi giờ trôi qua có hàng ngàn giao dịch phát sinh, chỉ một giao dịch nào đó bị bỏ sót thì hệ thống kế toán của công ty sẽ bị ảnh hưởng. Trên toàn thế giới, ghi sổ kép là phương pháp kế toán giữ vị trí độc nhất vô nhị. Theo đó, có ít nhất là hai khoản mục có liên quan đến một giao dịch phát sinh. Mỗi giao dịch cần được phân tích để xem nó liên quan tới các kho ản mục nào, làm tăng hay giảm và tăng giảm bao nhiêu. Trở lại với 3 giao dịch đầu tiên trong ví dụ Baco ở chương 2: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu Tiền mặt Hàng tồn kho Vay ngắn hạn Vốn góp (1) Góp vốn ban đầu 400 = 400 (2) Vay ngân hàng 100 = 100 (3) Mua hàng trả ngay - 150 150 = Mục tiêu học tập 1: Sử dụng phương pháp ghi sổ kép. Ghi sổ kép: Là phương pháp đặc thù của kế toán dùng để ghi chép các giao dịch. 71 Đẳng thức kế toán trên minh họa cho khái niệm cơ bản về phương pháp ghi sổ kép (hai lần ghi chép) cho mỗi giao dịch, đồng thời nhắc lại: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu. Tài khoản và sổ cái Sổ cái để ghi chép các tài khoản. Số cái có thể được lập dưới dạng một cuốn sổ hay một tập các trang rời hoặc một hình thức nào đ ó như băng, đĩa từ nhưng luôn được lưu giữ có hệ thống. Để đơn giản, bạn có thể hình dung sổ cái là một cuốn sổ mà mỗi trang là một tài khoản. Khi người ta nói “ghi sổ sách” hay “kiểm toán sổ sách” thì từ “sổ sách” được hiểu là sổ cái. Các tài khoản được ví dụ ở đây đã được đơn giản hóa so với thực tế và được gọi là tài khoản chữ T do có hình dạng giống chữ T. Chúng cho ta hiểu được những nội dung cơ bản về qui trình kế toán. Nét dọc của chữ T chia tài khoản thành 2 bên: bên trái và bên phải để thể hiện tăng giảm của tài khoản. Nét ngang thể hiện tên của tài khoản. Ví dụ, tài khoản tiền mặt có dạng thức sau: Sổ cái: Bao gồm những g hi ché p của các t ài khoản. Tài khoản chữ T: Là dạng đơn giản của tài khoản sổ cái, có hình chữ T. 72 Tiền mặt (Bên trái) (Bên phải) Tăng tiền mặt Giảm tiền mặt Tài khoản chữ T của 3 giao dịch đầu tiên của Baco 27 như sau: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu Tiền mặt Vay ngắn hạn Tăng Giảm Giảm Tăng (1) 400 (3) 150 (2) 100 (2) 100 Hàng tồn kho Vốn góp Tăng Giảm Giảm Tăng (3) 150 (1) 400 Cần chú ý rằng mỗi giao dịch (được đánh số ở đầu) đều ảnh hưởng tới ít nhất là 2 tài khoản. Đây là một quy tắc chung cho phương pháp ghi sổ kép. Quy trình tạo lập một tài khoản chữ T như vậy để ghi chép những giao dịch còn gọi là mở tài khoản. Trong giao dịch số 1, ta mở 2 tài khoản là Tiền mặt và Vốn góp. Trong giao dịch số 2, ta mở thêm tài khoản Vay 27 Vẫn dùng số liệu của Công ty Baco ở các chương 2, 3 để dễ theo dõi. 73 ngắn hạn. Còn trong giao dịch số 3, ta mở thêm tài khoản Hàng tồn kho. Mỗi tài khoản chữ T tóm tắt sự thay đổi của một tài sản hay nợ phải trả hay vốn chủ sở hữu cụ thể. Do tài khoản chữ T chỉ cho biết số tiền mà không mô tả giao dịch nên mỗi giao dịch thường được phân biệt bằng cách đánh số. Việc phân biệt như vậy, giúp ta dễ dàng kiểm tra l ại dựa trên việc truy tìm theo nguồn gốc phát sinh giao dịch trên sổ kế toán theo thời gian. Số dư tài khoản là chênh lệch giữa tổng các phát sinh bên 2 vế của một tài khoản tại thời điểm nào đó. Tài khoản tài sản có số dư bên vế trái. Nó tăng lên do những phát sinh bên vế trái và giảm đi do các phát sinh bên vế phải. Tài khoản nợ phải trả và tài khoản vốn chủ sở hữ u có số dư bên vế phải, ngược lại với tài khoản tài sản. Nó tăng lên do những phát sinh bên vế phải và giảm đi do các phát sinh bên vế trái. Số dư tài khoản: Là chênh lệch giữa tổng các phát sinh b ên 2 vế. 74 Phân tích các bút toán Bây giờ, ta phân tích các bút toán cho từng giao dịch của Baco. Mỗi giao dịch đều tạo ra một bút toán bên vế trái của tài khoản này và một bút toán bên vế phải của một tài khoản khác với cùng số tiền. Một gợi ý quan trọng là khi phân tích một giao dịch nên bắt đầu từ tiền mặt và đặt câu hỏi: Giao dịch đó làm tăng hay giảm tiền mặt? Sau đó, xem xét ảnh hưởng của nó tới các tài khoản khác. Thông thường nh ận biết ảnh hưởng của một giao dịch đến tiền mặt thì dễ hơn đến các tài khoản khác. 1. Giao dịch: Chủ sở hữu góp vốn ban đầu 400 triệu đồng bằng tiền mặt. Phân tích: Tài sản (tiền mặt) tăng Vốn chủ sở hữu (vốn góp) tăng Sổ cái: Tiền mặt Vốn góp (1) 400 (1) 400 2. Giao dịch: Vay ngân hàng 100 triệu đồng. Phân tích: Tài sản (tiền mặt) tăng Nợ phải trả (vay ngắn hạn) tăng Sổ cái: [...]... thì cần hiểu thật rõ bản chất của các thuật ngữ này28 QUY TRÌNH KẾ TỐN Trong phần trên, các giao dịch của Cơng ty Baco được ghi trực tiếp vào sổ cái, tuy nhiên trên thực tế quy trình kế tốn khơng bắt đầu từ sổ cái mà bao gồm các bước theo trình tự như sau: Giao dò ch Chứ g n từ Nhậ t ký Sổ cá i Câ đố n i thử Bá cá o o tàchính i Quy trình kế tốn bắt đầu từ chứng từ gốc Đây là những bằng chứng đầu tiên... khoản cụ thể Các kế tốn viên thường cố tình dùng thuật ngữ này, thậm chí thay vì nói “ghi nợ tài Nhật ký chung: Ghi lại tất cả khoản tiền mặt”, thì nói “ghi nợ 111” Nhưng tiếc thay,giao ngoạitrong suốt các các “kẻ dịch đạo” hay vòng “sếp” lại thấy q ư bí hiểm Vì vậy, quan điểm của táccủa cơng ty cần, và khơng đời giả là khơng nên đề cập đến ký số hiệu tài khoản trong phần học ngun lý kế tốn 77 Khơng... ghi vào sổ cái Về mặt thời gian, các bước kế tốn cũng diễn ra khác nhau, các giao dịch có thể diễn ra khơng liên tục nhưng chứng từ gốc thì được lập một cách liên tục Tùy theo quy mơ và đặc điểm của cơng ty, việc phân tích giao dịch có thể thực hiện thường xun hằng ngày hoặc hàng tháng nhằm kịp thời đáp ứng nhu cầu của thơng tin kế tốn Bước thứ 4 trong quy trình kế tốn là lập bảng cân đối thử hay Bảng... trên đây được dùng để ghi chép những thay đổi trên các tài khoản tài sản và vốn chủ sở hữu cụ thể Những thơng tin tích lũy trên tài khoản cho biết số dư của chúng để lập báo cáo tài chính Bảng cân đối kế tốn của Baco sau 3 giao dịch đầu tiên thể hiện số dư của các tài khoản như sau: Tài sản Tiền mặt Hàng tồn kho = Nợ phải trả 350 150 + Nợ phải trả: Vay ngắn hạn Vốn chủ sở hữu: Vốn chủ sở hữu 100 75... sinh tăng 500 triệu (= 400 + 100 triệu) bên vế trái, và tổng phát sinh giảm 150 triệu bên vế phải NỢ VÀ CĨ Chúng ta đã thấy hệ thống ghi sổ kép ghi chép các phát sinh trên cả 2 vế của tài khoản Trong kế tốn, thuật ngữ Nợ: Là số phát sinh hay số dư bên vế trái của tài khoản Có: Là số phát sinh hay số dư bên vế phải của tài khoản Nợ dùng để chỉ các phát sinh bên vế trái và Có chỉ các phát sinh bên vế... đạo” hay vòng “sếp” lại thấy q ư bí hiểm Vì vậy, quan điểm của táccủa cơng ty cần, và khơng đời giả là khơng nên đề cập đến ký số hiệu tài khoản trong phần học ngun lý kế tốn 77 Khơng có chứng từ gốc thì kế tốn khơng có cơ sở nào để ghi chép cả Bước thứ 2 là dựa vào chứng từ gốc ghi vào sổ chứng từ gốc để phân tích giao dịch29 Ở đây người ta liệt kê các giao dịch theo trình tự thời gian Ví dụ phổ biến... thuật ngữ chuẩn mực lâu đời Vì vậy, chỉ cần nhớ nợ là bên trái và có là bên phải, là đủ Nợ và Có đều có thể là động từ, danh từ hay tính từ Chẳng hạn, “Nợ tiền mặt 10 triệu đồng” và “Có khoản phải thu 76 10 triệu đồng” là các động từ chỉ hành động ghi 10 triệu vào bên trái tài khoản tiền mặt và bên phải tài khoản khoản phải thu Tương tự, cụm từ “phát sinh nợ trên tài khoản tiền mặt” là danh từ, hay “dư . quản lý, cơ quan thuế hoặc 67 các ủy ban chuẩn mực kế toán của mỗi quốc gia đưa ra nguyên tắc nhất quán, đó là sự tuân thủ từ kỳ này sang kỳ khác mà không thay đổi trong chính sách kế toán. 8,8 7,5 8,2 Lãi gộp (ngày 6/ 1): 5,2 5,7 6, 5 5,2 6, 5 5,8 PHẦN III Lãi gộp cả tuần: Ngày 5/1 (phần I) 3,5 3 2,2 3,5 2,2 2,9 Ngày 6/ 1 (phần II) 5,2 5,7 6, 5 5,2 6, 5 5,8 Tổng lãi gộp 8,7 8,7. trình kế toán thực hiện. Cho dù, gần 20 năm qua, các phương pháp xử lý thông tin kế toán đã có nhiều thay đổi khi máy vi tính ra đờ i. Tuy nhiên, các bước ghi chép, sắp xếp, phân loại, xử lý