Nguyên lý kế toán Phần 7 potx

79 Bước cuối cùng là lập các báo cáo tài chính. Nhiều công ty thường lập báo cáo tài chính hàng tháng. Những công ty này thường rất minh bạch trong sổ sách, sẵn sàng cung cấp thông tin về kết quả kế toán. Nhiều công ty còn tổ chức các khóa học ngắn hạn nhằm giúp nhân viên mình hiểu được quy trình kế toán và ý nghĩa của từng con số trong các báo cáo. Bằng cách quản lý tiên tiến như vậy, doanh nghiệp sẽ thu hút được sự quan tâm của mọi nhân viên đối với doanh nghi ệp và nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp. Ghi nhật ký Dựa vào chứng từ, nhập (ghi) các giao dịch vào nhật ký được gọi là nhật ký (hóa) chứng từ. Một bút toán nhật ký là việc phân tích các ảnh hưởng của một giao dịch đến các tài khoản liên quan và thường có diễn giải bằng lời đi kèm theo. Ghi nhật ký: Là nhập các giao dịch (dựa vào thông tin trên chứng từ) vào nhật ký. Bút toán nhật ký: Là việc phân tích các ảnh hưởng của một giao dịch đến các tài khoản liên quan và thường có diễn giải bằng lời đi kèm theo. Mục tiêu học tập 2: Phân tích và ghi nhật ký các giao dịch. 80 Phân tích bút toán được hiểu là xác định các tài khoản nào phải ghi nợ, tài khoản nào ghi có, còn được gọi là định khoản. Hình 4-1 dưới đây minh họa việc ghi nhật ký với 3 giao dịch đầu tiên của Công ty Baco. Theo quy ước, việc ghi nhật ký và sổ nhật ký bao gồm: 1. Cột đầu tiên ghi ngày tháng ghi chép nhật ký. 2. Cột thứ 2 ghi số thứ tự các bút toán của giao dịch. 3. Cột thứ 3 là tên các tài khoản liên quan và diễn giải ngắn gọn, vì chi tiết đã được lưu giữ bằng chứng từ gốc. 4. Cột thứ 4 ghi số hiệu tài khoản (nếu có) nhằm giúp đối chiếu với các tài khoản. 5. Cột cuối, cột nợ và cột có là số tiền cần ghi nợ (bên trái) hay số tiền cần ghi có (bên phải) cho từng tài khoản, và không cần ký hiệu đơn vị tiền tệ. Hình 4-1: Bút toán nhật ký và sổ cái của Công ty Baco NHẬT KÝ Ngày Số bút toán Tên tài khoản và diễn giải Số hiệu tài khoản Nợ Có 2005 81 31 12 1 Tiền mặt 111 4 0 0 Vốn góp 411 4 0 0 Vốn góp của anh Thanh 31 12 2 Tiền mặt 111 1 0 0 Vay ngân hàng 311 1 0 0 Vay ngắn hạn ngân hàng 2006 02 01 3 Hàng tồn kho 156 1 5 0 Tiền mặt 111 1 5 0 Mua hàng trả tiền mặt SỔ CÁI Tiền mặt Số hiệu TK: 111 Ngày Diễn giải Số bút toán Nợ Ngày Diễn giải Số bút toán Có 2005 (*) 30 2006 31 12 1 4 0 0 02 01 3 1 5 0 31 12 2 1 0 0 30 Không cần ghi cột diễn giải trên sổ cái, vì chúng đã được ghi ở nhật ký rồi. 82 Hàng tồn kho Số hiệu TK: 156 Vay ngắn hạn Số hiệu TK: 311 N gày Diễn giải Số bút toán Nợ Ngày Diễn giải Số bút toán Có 2005 31 12 2 1 0 0 Vốn góp Số hiệu TK: 411 N gày Diễn giải Số bút toán Nợ Ngày Diễn giải Số bút toán Có 2005 31 12 1 4 0 0 N gày Diễn giải Số bút toán Nợ Ngày Diễn giải Số bút toán Có 2 006 0 2 01 3 150 83 Hệ thống tài khoản kế toán Để việc ghi chép được nhất quán, các công ty thường xây dựng cho mình một hệ thống tài khoản kế toán bằng cách đánh số ký hiệu hoặc mã hóa các tên tài khoản. Danh sách này bao gồm các tài khoản mà công ty sử dụng để ghi chép các giao dịch phát sinh. Các số hiệu tài khoản được dùng để đối chiếu với cột số tài khoản trên nhật ký như trong hình 4-1 trên đây. Ở Việt Nam, Chính phủ thống nhất h ệ thống tài khoản kế toán sử dụng trên toàn quốc. Ví dụ một số tài khoản như sau 31 : Số tài khoản Tên tài khoản Số tài khoản Tên tài khoản 111 Tiền mặt 311 Vay ngắn hạn 121 Đầu tư ngắn hạn 331 Khoản phải trả 131 Khoản phải thu 411 Vốn góp của chủ 156 Hàng tồn kho 421 Lãi chưa chia (giữ lại) 211 Tài sản cố định 511 Doanh thu 214 Khấu hao tích 632 Giá vốn hàng bán 31 Bạn đọc lên trang web: www.mof của Bộ Tài chính để có hệ thống tài khoản kế toán thống nhất. Hệ thống tài khoản kế toán: Danh sách các tài khoản được đánh số ký hiệu hoặc mã hóa. 84 lũy 641 Chi phí bán hàng 642 Chi phí quản lý Những nhân viên kế toán lâu năm thường sử dụng số hiệu tài khoản thay cho tên tài khoản. Ví dụ nhật ký sẽ được ghi như sau: Thay vì ghi: Khoản phải thu 250 Doanh thu bán hàng 250 Sẽ ghi: TK 131 250 TK 511 250 Việc sử dụng số hiệu như vậy mà không kèm theo diễn giải có thể gây khó khăn cho người đọc, nhưng với những người làm kế toán chuyên nghiệp thì bút toán nhật ký trên là hoàn toàn rõ ràng, vì giữa họ có một thứ “ngôn ngữ chung”. Vào sổ cái Vào sổ cái là việc chuyển các số liệu từ nhật ký sang các tài khoản thích hợp trên sổ cái. (Xem hình 4-1 trên đây). 85 Việc chuyển các bút toán trên nhật ký sang sổ cái chỉ mang tính máy móc nên nhiều người thấy rằng: tốt nhất là để máy vi tính làm. Khi đó, kế toán viên chỉ cần ghi giao dịch vào nhật ký điện tử, máy tính sẽ tự động chuyển sang sổ cái điện tử. Sổ cái có cập nhật số dư Hình 4-2 dưới đây là một dạng sổ cái khác, có thêm cột số dư, có tác dụng cung cấp kịp thờ i tình hình số dư tài khoản. Mặc dù hiện nay hầu hết kế toán đều sử dụng máy vi tính nhưng dạng thức của báo cáo khi in ra vẫn giống như khi làm trên giấy, bởi vì dạng thức đó đã rất quen thuộc hàng trăm năm qua. Hình 4-2 Sổ cái có cập nhật số dư Tiền mặt Số hiệu TK: 111 Ngày Diễn giải Số bút toán Nợ Có Số dư 2005 Vào sổ cái: Là chuyển các số tiền từ nhật ký sang tài khoản thích hợp trên sổ cái. Mục tiêu học tập 3: Từ nhật ký ghi vào sổ cái các giao dịch. 86 31 12 1 4 0 0 4 0 0 2 1 0 0 5 0 0 2006 02 01 3 1 5 0 3 5 0 THỰC TẬP GHI NHẬT KÝ, SỔ CÁI CÔNG TY BACO Theo quy trình kế toán, sau khi kiểm tra chứng từ gốc phải phân tích giao dịch, ghi nhật ký và chuyển từ nhật ký sang sổ cái. Chúng ta sẽ thực tập cho các giao dịch tiếp theo của Baco. 4. Giao dịch: Mua hàng nhập kho trị giá 10 triệu, nợ lại người bán. Phân tích: Tài sản (hàng tồn kho) tăng Nợ phải trả (khoản phải trả) tăng Nhậ t ký: Hàng tồn kho 10 Khoản phải trả 10 Sổ cái: Khoản phải trả Hàng tồn kho (4) 10 (3) 150 (5) 16 (4) 10 87 Đối với giao dịch 4 này, chúng ta thực hiện một bút toán đơn giản. Theo đó, chỉ có 2 tài khoản liên quan đến bút toán. 5. Giao dịch: Mua thiết bị trị giá 20 triệu, trả tiền mặt 4 triệu, còn lại trả chậm. Phân tích: Tài sản (thiết bị) tăng Tài sản (tiền mặt) giảm Nợ phải trả (khoản phải trả) tăng Nhật ký: Thiết bị 20 Tiền mặt4 Khoản phải trả 16 Sổ cái: Tiền mặt Thiết bị (1) 400 (3) 150 (5) 20 (2) 100 (5) 4 Không phải kẻ thêm tài khoản “khoản phải trả”, mà sử dụng chung (ở giao dịch 4 trên đây). Giao dịch thứ 5 vừa rồi liên quan đến nhiều hơn 2 tài khoản, nên được gọi là bút toán phức tạp. Nhưng bất kể là bút toán đơn giản hay phức tạp thì tổng các phát sinh ghi nợ luôn bằng 88 tổng các phát sinh ghi có, và tác động cuối cùng là luôn đảm bảo tính cân bằng của đẳng thức kế toán. Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu 20 – 4 = 16 6. Giao dịch: Bán chịu một số thiết bị mới mua không cần dùng, trị giá 1 triệu đồng. Phân tích: Tài sản (khoản phải thu) tăng Tài sản (thiết bị) giảm Nhật ký: Khoản phải thu 1 Thiết bị 1 Sổ cái: Khoản phải thu Thiết bị (6) 1 (5) 20 (6) 1 Trong giao dịch 6, một tài sản tăng và một tài sản khác giảm tương ứng. Chỉ có một vế bên trái của đẳng thức kế toán thay đổi, vì giao dịch 6 không liên quan tới nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu. 7. Giao dịch: Trả lại hàng mua cho người bán vì không đúng quy cách, trị giá 2 triệu đồng. [...]... nợ Các giao dịch doanh thu và chi phí Doanh thu và chi phí là các giao dịch cần được quan tâm vì ảnh hưởng của chúng đến đẳng thức kế toán không rõ ràng như các trường hợp khác Để hiểu rõ hơn phần này, chúng ta cần đi sâu phân tích phần vốn chủ sở hữu trên bảng cân đối kế toán như sau: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu (1) Tài sản = Nợ phải trả + (Vốn góp + Lãi giữ lại) (2) Như chương 2 đã đề cập,... tích: Tài sản (khoản phải thu) giảm Nhật ký: Tiền mặt 1 Khoản phải thu 1 Sổ cái: Tiền mặt Khoản phải thu (1) 400 (3) 150 (2) 100 (5) 4 (9) 1 (8) (6) 1 (9) 1 4 Các giao dịch thứ 6, 7, 8, 9 đều là các bút toán đơn Hai giao dịch 7 và 8 đều liên quan đến việc giảm một tài sản và giảm một nợ phải trả (hai bên đều giảm) Còn ở hai giao dịch 6 và 9, liên quan đến một tài sản giảm và một tài sản khác tăng (tăng... ký: Khoản phải trả 2 Hàng tồn kho 2 Sổ cái: Hàng tồn kho (3) 150 (4) Khoản phải trả (7) 2 (7) 2 (4) 10 10 (5) 16 8 Giao dịch: Trả nợ người bán số tiền 4 triệu đồng Phân Tài sản (tiền mặt) giảm tích: Nợ phải trả (khoản phải trả) giảm Nhật ký: Khoản phải trả 4 Tiền mặt 4 Sổ cái: Tiền mặt Khoản phải trả (1) 400 (3) 150 (7) 2 (4) 10 (2) 100 (5) 4 (8) 4 (5) 16 (8) 4 89 9 Giao dịch: Thu nợ từ người mua thiết... - + - + Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Chi phí Doanh 91 thu + + Nợ Có Đến đây, có thể bạn sẽ thắc mắc là tại sao chúng ta không ghi tăng (hay giảm) trực tiếp vào tài khoản Lãi giữ lại (thuộc vốn chủ sở hữu) Lý do là nếu làm như vậy, các khoản doanh thu và chi phí bị hòa lẫn vào nhau, và bạn sẽ rất khó để lập báo cáo thu nhập Chúng ta tiếp tục với các giao dịch 10a, 10b của Baco 10a Giao dịch: Bán hàng trả . khoản kế toán thống nhất. Hệ thống tài khoản kế toán: Danh sách các tài khoản được đánh số ký hiệu hoặc mã hóa. 84 lũy 641 Chi phí bán hàng 642 Chi phí quản lý Những nhân viên kế toán. tin về kết quả kế toán. Nhiều công ty còn tổ chức các khóa học ngắn hạn nhằm giúp nhân viên mình hiểu được quy trình kế toán và ý nghĩa của từng con số trong các báo cáo. Bằng cách quản lý tiên. 31 12 1 4 0 0 N gày Diễn giải Số bút toán Nợ Ngày Diễn giải Số bút toán Có 2 006 0 2 01 3 150 83 Hệ thống tài khoản kế toán Để việc ghi chép được nhất quán, các công