Tự học Indesign CS2 : Kết hợp dữ liệu part 2 pps

2. Chọn nguồn dữ liệu cho tài liệu đích Trước khi bạn chèn các trường vào tài liệu đích, chọn một nguồn dữ liệu trong Data Merge ể ồ -Ch ắ c r ằ ng t ậ p tin ngu ồ n d ữ li ệ u không đượ c m ở . T h ặ ở ài li ệ b ử d h ài liệ đ íh Palette. Bạn chỉ có th ể có một tập tin ngu ồ n dữ liệu được chọn cho một tài liệu đích. - T ạ o h o ặ c m ở t ài li ệ u b ạ n s ẽ s ử d ụ ng n h ư t ài li ệ u đ í c h . -Ch ọ n Window > Automation > Data Merge. - Chọn Select Data Source từ menu Data Merge Palette Chọn Select Data Source từ menu Data Merge Palette - Để thay đổi các tùy chọn phân cách văn bản, chọn Show Import Options. - Định vị tập tin nguồn dữ liệu, và click Open. -N ế u b ạ n đ ã ch ọn Show Import Options, thay đổ i các tùy ch ọ n phân cách và mã hóa nh ư cần thiết, và click OK Các trường dữ liệu xuất hiện trong Data Merge Palette. 3. Các trường dữ liệu trong tài liệu đích Khi b ạnch ọn ngu ồnd ữ liệ umộ t danh sách tên trườ ng dữ liệ uxuấ thiệ n trong Data Merge Khi b ạn ch ọn ngu ồn d ữ li ệu , m ột danh sách tên tr ường d ữ li ệu xu ất hi ện trong Data Merge Palette. Các tên này giống y hệt các tiêu đề cột từ tập tin nguồn dữ liệu. Các biểu tượng cho bi ế t tr ườ ng d ữ li ệ u là v ă n bả n hay hình ả nh. Khi các tr ườ ng d ữ li ệ u đượ c thêm vào tài liệu, chúng trở thành các trường giữ chỗ, như <<Company>>. Bạn có thể chọn và định d á ờ i h ỗ àh là ớ i ă b ả h đồ h khá d ạ ng c á c tr ư ờ ng g i ữ c h ỗ n à y n h ư là m v ớ i v ă n b ả n h ay đồ h ọ a khá c. B ạ n có th ể gán m ộ t tr ườ ng hình ả nh cho khung có s ẵ n để t ạ o m ộ t ả nh trôi n ổ i. Ho ặ c, n ế u điểm chèn nằm trong một khung văn bản hoặc nếu văn bản được chọn khi bạn chèn một t ờ hì h ả h ộ tô i ữ h ỗ h ỏ đ hè h ộ tkh ằ ùdò B óth ể t r ư ờ ng hì n h ả n h , m ộ t ô g i ữ c h ỗ n h ỏ đ ượ c c hè n n h ư m ộ t kh ung n ằ m c ù ng dò ng. B ạ n c ó th ể thay đổi kích thước ô giữ chỗ ảnh để qui định kích thước của các ảnh kết hợp. Khi bạn chèn một trường dữ liệu, InDesign nhớ nguồn dữ liệu của nó. Bất kỳ lỗi nào trong dháhát ờ h l ỗ ii t ờ ỗ àál it ờ khô d đị ht ớ d an h s á c h c á c t r ư ờ ng, n h ư l ỗ i i n, t r ư ờ ng r ỗ ng, v à c á c l o ạ i t r ư ờ ng khô ng d ự đị n h t r ư ớ c, phải được chỉnh sửa trong trình ứng dụng nguồn và sau đó cập nhật sử dụng Data Merge Palette. 4. Chèn trường dữ liệu văn bản trong tài liệu đích T ạom ột khung v ănb ản trong m ột trang tài li ệuho ặc trang ch ủ - T ạo m ột khung v ăn b ản trong m ột trang tài li ệu ho ặc trang ch ủ - Đặ t đ i ể m chèn trong khung v ă n b ả n n ớ i b ạ n mu ố n tr ườ ng gi ữ ch ỗ xu ấ t hi ệ n, ho ặ c ch ọ n v ă n b ả n b ạ n mu ố n thay th ế . - Để chèn một trường giữ chỗ, làm một trong các cách sau : • Click một trường trong danh sách Data Merge Palette. • Drag m ộ ttêntr ườ ng t ừ danh sách Data Merge và th ả nó lên khung v ă nb ả n để thêm • Drag m ộ t tên tr ườ ng t ừ danh sách Data Merge , và th ả nó lên khung v ă n b ả n để thêm trường giữ chỗ. Nếu bạn drag một trường văn bản vào một khung trống, khung trống tr ở thành m ộ t khung v ă n b ả n. 5. Chèn một trường dữ liệu hình ảnh vào tài liệu đích ể • Để chèn mộ t trườ ng giữ chỗ hình ảnh cùng dòng m ới, drag m ột tr ường hình ảnh vào m ột khung v ă n b ả n, ho ặ c đặ t đ i ể m chèn trong m ộ t khung v ă n b ả n và click tr ườ ng hình ả nh. • Để chèn m ộ t đồ h ọ a trôi n ổ i m ớ i, drag m ộ t tr ườ ng hình ả nh vào m ộ t khung tr ố ng ho ặ c ồ ẵ ế ố khung đ ồ h ọ a có s ẵ n. N ế u b ạ n drag m ộ t tr ườ ng hình ả nh vào m ộ t khung tr ố ng, khung trống trở thành một khung đồ họa. • Để chèn m ộ t trườ ng vào các item đườ ng nhóm, các ô b ả ng, hay các item l ồ ng ghép, drag ế trường hình ảnh vào đích đ ế n. 6. Trường giữ chỗ trong các trang chủ Nếubạn chèn trường giữ chỗ vào các trang chủ,bạncócáctiệnlợi mà không thể sử dụng Nếu bạn chèn trường giữ chỗ vào các trang chủ, bạn có các tiện lợi mà không thể sử dụng đượ c khi b ạ n chèn nó vào các trang tài li ệ u : • Tài li ệ u k ế t h ợ p k ế t qu ả ch ứ a các trườ ng gi ữ ch ỗ g ố c trong các trang ch ủ c ủ a nó và bao g ồmk ế tqu ả đ ãk ế th ợ p trong các trang tài li ệ unh ư các item trang ch ủ đượ c ghi đ è g ồm k ết qu ả đ ã k ết h ợp trong các trang tài li ệu nh ư các item trang ch ủ đượ c ghi đ è . • Tài liệu đã kết hợp duy trì một kết nối đến nguồn giữ liệu, vì vậy nếu các mẫu tin trong ngu ồ n d ữ li ệ u đượ c đ i ề u ch ỉ nh, b ạ n có th ể c ậ p nh ậ t n ộ i dung tài li ệ u kế t h ợ p b ằ ng cách ch ọ n Update Content in Data Fields Tùy ch ọ n này đặ cbi ệ th ữ uíchn ế ub ạ n thay đổ ib ố ch ọ n Update Content in Data Fields . Tùy ch ọ n này đặ c bi ệ t h ữ u ích n ế u b ạ n thay đổ i b ố trí trong tài liệu kết hợp và sau đó cần thêm dữ liệu mới từ nguồn dữ liệu. • Các thiết lập trong hộp thoại Create Merged Document tương tự như các cái sử dụng trong tài liệu đích, vì vậy bạn có thể tạo lại nhanh chóng tài liệu hiện tại với cùng diện mạo. Bạn cũng có thể sử dụng các thiết lập chia sẽ này để tạo một tài liệu y hệ với một nguồn dữ liệu khác, hoặc để tạo một tài liệu mới với cách bố trí được điều chỉnh đôi chút. • Bạn không thể đặt các trường dữ liệu trên cả các trang chủ và trang tài liệu. Để kết hợp, b hảiá d ộtt hủ hứ át ờ dữ liệ ht đầ tiê ủ tài liệ 8 Quan trọng : Nếu một thông điệp lỗi cho biết InDesign không thể kết hợp tài liệu vì không có trườn g g iữ chỗ nào tồn tại, bạn có thể đã thêm các trườn g g iữ chỗ cho tran g chủ bên b ạn p hải á p d ụng m ột t rang c hủ c hứ a c á c t rư ờ ng dữ liệ u c h o t rang đầ u tiê n c ủ a tài liệ u. gg gg g trái trong một tài liệu một trang. Trang 1 được dựa vào trang chủ bên phải, vì vậy thêm các trường giữ chỗ cho trang chủ bên phải. 7. Cập nhật, xóa bỏ, và thay thế tập tin nguồn dữ liệu ể ồ ồ • Để cậ p nhậ t tậ p tin ngu ồ n dữ liệ u, hiệ u chỉnh và l ưu t ập tin ngu ồ n dữ liệ u theo đị nh dạng phân cách b ằ ng d ấ u ph ẩ y ho ặ c tab, r ồ i ch ọ n Update Data Source t ừ Data Merge Palette. Các thay đổi sẽ được phản ánh trong Data Merge Palette. Nếu các thay đổi không được ể ắ ph ả n ánh trong tài li ệ u sau khi c ậ p nh ậ t, b ỏ ch ọ n Preview đ ể t ắ t nó, sau đ ó ch ọ n l ạ i Preview để bật lại nó. • Để xóa b ỏ kế t n ố i t ớ i t ậ p tin ngu ồ n d ữ li ệ u, ch ọ n Remove Data Source t ừ menu Data Merge Palette. • Để chuy ể n sang m ộ t t ậ p tin ngu ồ n d ữ li ệ u m ớ i, ch ọn Select Data Source t ừ menu Data Merge Palette, và chỉ định một tập tin nguồn dữ liệu mới. InDesign có thể không nhận ố ấ ỗ dạng một tài trường. Trong trường hợp này, t ố t nh ấ t là xóa và chèn lại trường giữ ch ỗ . . trường dữ liệu trên cả các trang chủ và trang tài liệu. Để kết hợp, b hảiá d ộtt hủ hứ át ờ dữ liệ ht đầ tiê ủ tài liệ 8 Quan trọng : Nếu một thông điệp lỗi cho biết InDesign không thể kết hợp. b ố trí trong tài liệu kết hợp và sau đó cần thêm dữ liệu mới từ nguồn dữ liệu. • Các thiết lập trong hộp thoại Create Merged Document tương tự như các cái sử dụng trong tài liệu đích, vì vậy. 2. Chọn nguồn dữ liệu cho tài liệu đích Trước khi bạn chèn các trường vào tài liệu đích, chọn một nguồn dữ liệu trong Data Merge ể ồ -Ch ắ c r ằ ng