I. Hoàn thiện về sổ sách chứng từ kế toán: Tại Công ty một nhu cầu đang được đặt ra là áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Mà hình thức sổ sách kế toán Công ty đang áp dụng là hình thức "Chứng từ ghi sổ ", hình thức này phù hợp quy mô sản xuất và trình độ nhân viên kế toán tại Công ty. Mặc dù vậy, nếu áp dụng máy vi tính thì phải thuê chuyên gia về nghiên cứu thực tế, viết chương trình điều này sẽ làm chi phí quá lớn và khi có sự thay đổi hoặc trục trặc gì phải mời họ rất bất tiện. Vì vậy, để giảm chi phí, tạo thuận lợi trong việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán, trước hết Công ty nên sử dụng hình thức " Nhật ký chung" Thuận lợi hơn trong việc mua phần mềm. Hình thức được áp dụng viết phần mềm thông dụng nhất là hình thức "Nhật ký chung" có sổ sách gọn, kết cấu sổ và phương pháp ghi chép đơn giản, cùng với việc ghi chép theo trình tự thời gian và nội dụng kinh tế sẽ rất thuận tiện cho việc theo dõi toàn quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Hình thức "Nhật ký chung" bao gồm các loại sổ sách sau: - Sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt. - Các sổ thẻ kế toán chi tiết, Sổ Cái, Sơ đồ trình tự ghi sổ như sau: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng, cuối quý : Quan hệ đối chiếu Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Hàng ngày, từ chứng từ gốc ghi vào Nhật ký chung, hoặc Nhật ký đặc biệt theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản. Đồng thời những nghiệp vụ liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết, còn được ghi vào sổ chi tiết liên quan. Định kỳ, từ Nhật ký chung ghi các nghiệp vụ kinh tế vào sổ cái theo các tài khoản liên quan. Còn đối với nhật ký đặc biệt, thường cuối kỳ lấy số tổng cộng ghi một lần vào sổ Cái. Cuối kỳ, căn cứ số liệu các sổ chi tiết, lập Bảng tổng hợp chi tiết và căn cứ vào sổ Cái, lập Bảng cân đối tài khoản. Đối chiếu Bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản tương ứng trên Bảng cân đối tài khoản. Sau đó, từ Bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết lập các baó cáo kế toán. II. Hoàn thiện về nội dung hạch toán: Công ty nên áp dụng chế độ kế toán mới vào quá trình hạch toán như sau: + Sử dụng tài khoản 242" Chi phí trả trước dài hạn" - Khi mua TSCĐ theo phương thức trả chậm, trả góp đưa về sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hạch toán như sau: Nợ TK 211: Ghi theo giá trả tiền ngay Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Nợ TK 242: Phần lại trả chậm (Phần chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán (- ) giá mua trả ngay) Có TK 331: Phải trả người bán ( Tổng giá thanh toán). Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com + Định kỳ thanh toán tiền cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111,112 ( Số tiền trả định kỳ bao gồm cả gốc và lãi trả chậm phải trả định kỳ) +Đồng thời tính vào chi phí theo số lãi trả chậm,phải trả định kỳ: Nợ TK 635: Chi phí tài chính. Có TK 242: Chi phí trả trước dài hạn. - Khi sửa chữa, cải tạo, nâng cấp TSCĐ hữu hình: + Khi sửa chữa, cải tạo, nâng cấp TSCĐ sau ghi nhận ban đầu ghi: Nợ TK 241: XDCB dở dang Có TK 112, 152, 331, + Khi công việc sửa chữa, cải tạo, nâng cấp hoàn thành đưa vào sử dụng nếu thoả mãn điều kiện được ghi tăng nguyên giá TSCĐ thì ghi tăng như bình thường, trường hợp không thoả mãn điều kiện ghi tăng nguyên giá TSCĐ, kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 627, 641, 642 ( Nếu giá trị nhỏ) Nợ TK 242 ( Nếu giá trị lớn phải phân bổ dần) Có TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang + Sử dụng tài khoản 811 và 711 thay cho tài khoản 721 và 821 trước đây: - Khi tăng TSCĐ do biếu tặng được hạch toán như sau: Nợ Tk 211, 213 Có Tk 711 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com - Khi phản ánh các thu nhập hay chi phí do thanh lý TSCĐ như sau: Thu nhập do thanh lý TSCĐ: Nợ TK 111,112,131 Có TK 711 Chi phí do thanh lý TSCĐ: Nợ Tk 811 Có TK 111,112,131, Công ty nên sử dụng tài khoản 2141 để phản ánh khấu hao TSCĐ của Công ty, TK 2142: khấu hao TSCĐ thuê tài chính. Còn việc khấu hao TSCĐ được chi tiết theo các nguồn vốn thì nên thực hiện như sau: TK 2141NS, TK2141TC phản ánh khấu hao TSCĐ hình thành từ nguồn vốn Ngân sách, nguồn vốn tự có, Công ty nên thường xuyên phân tích tình hình sử dụng TSCĐ (phân tích tình hình biến động, tình hình trang bị, hiệu quả sử dụng TSCĐ ) để cung cấp những thông tin thiết thực nhất vế TSCĐ tại đơn vị từ đó mà có các biện pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. Bắng cuối kỳ báo cáo kế toán , các nhân viên kế toán tại Công ty hoặc có thể ứng dụng các kết quả của sinh viên thực tập có liên quan đến phân tiïch để thấy rõ hơn tình hình thực tế tại đơn vị mình. C. Ứng dụng máy tính trong công tác hạch toán và quản lý TSCĐ tại Công Ty Cơ Khí Ô Tô và Thiết Bị Điện Đà Nẵng: I. Tình hình, khả năng và những vấn đề cần phải giải quyết để dụng máy tính vào công tác hạch toán kế toán tại Công ty: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 1. Tình hình khả năng ứng dụng máy tính tại Công ty Cơ Khí Thiết Bị Điện Đà Nẵng: Tại Công ty , công tác hạch toán nói chung và hạch toán TSCĐ nói riêng chủ yếu được thực hiện bằng thủ công. Mặc dù tại Công ty có sử dụng máy tính nhưng chỉ phục vụ cho kế toán tổng hợp lên các báo cuối kỳ hạch toán. Nên khi cuối quý thì công việc ở các phần hành kế toán khác nhau thì bị chậm trễ không kịp cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp để lên báo cáo kế toán. Hiện nay có một số nhân viên tại Công ty đã am hiểu về máy tính nên chỉ cần đào tạo thêm cho các nhân viên ở từng phần hành cụ thể để họ hiểu rõ hơn vế việc sử dụng máy vi tính. Phần hành TSCĐ rất quan trọng do có giá trị lớn nên đòi hỏi phải tính chính xác, quản lý một cách chặt chẽ. Nên khi ứng dụng máy tính vào thì sẽ đáp ứng được yêu cầu quản lý. 2.Vấn đề cần phải thực hiện trước khi ứng dụng máy tính: Hiện nay, kỹ thuật tin học phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống. Việc sử dụng công nghệ hiện đại vào quá trình quản lý là một điều cần thiết. Do vậy kế toán trưởng, cán bộ quản lý phải có kế hoạch bối dưỡng trang bị cho các nhân viên kế toán vốn kiến thức về quá trình hạch toán bằng máy vi tính. Tại Công ty, do đang hạch toán bằng thủ công nên khi thực hiện bằng máy phải làm như thế nào, mà bộ phận kế toán vấn thực hện được chức năng nhiệm vụ của mình với hiệu quả được nâng cao hơn. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Từ đặc điểm thực tế của công tác hạch toán và quản lý TSCĐ ở Công ty đặt ra cho việc ứng dụng máy vi tính là: Thực hiện ghi sổ kế toán như thế nào để từ chứng từ gốc ghi vào sổ chi tiết vật tư, Nhật ký chung Việc kiểm tra đối chiếu tiến hành ra sao? Việc cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp để lên các báo cáo kế toán cuối kỳ ra sao ? Như vậy, vấn đề đặt ra cần phải giải quyết như thế nào? Vì với kế toán bằng thủ công và với kế toán bằng máy là hai cách hoàn toàn khác nhau nhưng đều một mục đích và theo những quy định của chế độ. II. Phân tích hệ thống thông tin trong chương trình TSCĐ 1. Phân tích sơ lược hệ thống thông tin của phần hành TSCĐ : 1.1. Đầu vào của hệ thống: Đầu vào của phân hệ TSCĐ bao gồm tất cả các trường tăng giảm TSCĐ , các dữ kiện được tổng hợp chương trình kế toán ( nghiệp vụ mua sắm, thanh lý, khấu hao TSCĐ ). Sự biến động của TSCĐ được thể hiện qua sự biến động về mặt thông số, mặt giá trị và nghiệp vụ kế toán: -Về mặt giá trị của tài sản biến động: + Nguyên giá TSCĐ theo các nguồn hình thành + Giá trị còn lại TSCĐ phân theo các nguồn hình thành -Về mặt thông số của tài sản biến động : + Mã tài sản cố định Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com + Mã tăng giảm TSCĐ + Số lượng TSCĐ + Nước sản xuất + Nơi sử dụng TSCĐ + Số năm sử dụng + Mục đích sử dụng Về nghiệp vụ kế toán: + Số chứng từ + Ngày chứng từ phát sinh nghiệp vụ + Loại chứng từ + Nội dung nghiệp vụ kế toán + Tài khoản phản ánh tăng giảm TSCĐ + Số tiền 1.2. Đầu ra của hệ thống: Các báo cáo kế toán được thực hiện bằng các report. III. Quy trình cập nhật, luân chuyển, xử lý thông tin của chương trình TSCĐ : 1.Hệ thống các tập tin cơ sở dữ liệu: Được biểu thị bằng các TABLE: Trước tiên ta phải xây dựng bộ mã TSCĐ: Qua quá trình khảo sát thực tế tại Công ty, để bảo đảm quá trình quản lý TSCĐ được chặt chẽ, xử lý thông tin thuận tiện, bộ mã TSCĐ cần được xây dựng như sau: Bộ mã TSCĐ: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Danh mục TSCĐ gồm tập hợp những loại TSCĐ tại Công ty đang sử dụng, TSCĐ được quản lý theo từng nhóm, loại TSCĐ: Bộ mã gồm 9 ký tự: + 3 ký tự đầu tiên thể hiện danh mục TSCĐ theo hệ thống tài khoản kế toán. + Ký tự thứ 4,5 thể hiện nhóm TSCĐ + Ký tự thứ 6,7 thể hiện nơi sử dụng. Ví dụ: 211MMTXTC Bộ mã tăng giảm: - Bộ mã gồm 3 ký tự: + Ký tự đầu tiên phản ánh tăng hay giảm TSCĐ + 2 ký tự kế tiếp phản ánh nguồn hình thành Ví dụ: A01: Khấu hao G01: Giảm thanh lý TSCĐ. Bộ mã nơi sử dụng: Bộ mã này gồm 2 ký tự: Để thuận lợi cho việc quản lý TSCĐ theo từng nơi sử dụng ta thiết lập bộ mã TSCĐ theo nơi sử dụng, ví dụ như sau: TX : phân xưởng thân xe, SC: Xí nghiệp sửa chữa, Bộ mã nguồn vốn: Bộ mã nguồn vốn được xây dựng với mục đích phản ánh TSCĐ hình thành từ nguốn nào, để từ đó có hế hoạch quản lý cho phù hợp. Bộ mã gồm 2 ký tự như sau: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com NS: Nguồn hình thành là nguồn vốn ngân sách TC: Nguồn hình thành là nguồn vốn tự có. 1.1. Tập tin danh mục: Lý do tăng giảm: Fieldname Caption Properties MATG Mã tăng giảm Data type : Text Field size : 3 Format : > Index : Yes(No Duplicates) LYDO Lý do tăng giảm Data type : Text Field size : 50 Index : No Nội dung gồm các Records: MATG LYDO A01 Khấu hao G01 Giảm - Thanh lý TSCĐ G02 Giảm - Nhượng bán TSCĐ G03 Giảm - TSCĐ góp vốn liên doanh G04 Giảm - Tài sản thiếu do kiểm kê T01 Tăng - Tự mua sắm trang bị T02 Tăng - Ngân sách cấp vốn cố định T03 Tăng - nhận vốn góp liên doanh Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . hạch toán và quản lý TSCĐ tại Công Ty Cơ Khí Ô Tô và Thiết Bị Điện Đà Nẵng: I. Tình hình, khả năng và những vấn đề cần phải giải quyết để dụng máy tính vào công tác hạch toán kế toán tại Công. Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 1. Tình hình khả năng ứng dụng máy tính tại Công ty Cơ Khí Thiết Bị Điện Đà Nẵng: Tại Công ty , công tác hạch toán nói chung và hạch toán TSCĐ nói. 6 27, 641, 642 ( Nếu giá trị nhỏ) Nợ TK 242 ( Nếu giá trị lớn phải phân bổ dần) Có TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang + Sử dụng tài khoản 811 và 71 1 thay cho tài khoản 72 1 và 821 trước đây: -