Xây dựng đội ngũ làm việc theo nhóm

Xây dựng đội ngũ làm việc theo nhóm

David

NỘI DUNG

1 Khái niệm team

2 Tại sao phải hình thành team

3 Lợi ích của team

4 Những vai trò trong team

5 Những giai đoạn phát triển của một team

6 Thế nào là những team hoạt động tốt, không tốt

7 Quá trình làm việc của team

8 Xây dựng một team hiệu quả

9 Kỹ năng giao tiếp trong team

10 Mâu thuẫn trong team và cách khắc phục

11 Khắc phục thời kỳ trì trệ trong team

1 Khái niệm team

 Bất luận làm nghề nghiệp nào, chúng ta cũng

sẽ phải đóng góp cho một team nào đó

 Team hiện diện khắp nơi trong môi trường làm việc hiện đại

 Nhiều cấp quản lý kết hợp những cá nhân từ

một hay nhiều đơn vị khác nhau trong cùng một tổ chức để làm thành những team có hiệu năng cao.

1 Khái niệm team

Là một nhóm các cá nhân, có các đặc tính:

 Phụ thuộc lẫn nhau

 Có các kỹ năng bổ túc cho nhau

 Cùng tham gia vào một mục đích chung

 Tiếp cận công việc theo cách chung và hợp tác

 Vai trò, trách nhiệm rõ ràng, tin tưởng nhau

 Một team cần có số lượng thành viên vừa phải, khoảng từ 6 đến 20

TEAM là …

T E A M

ogetther (cùng nhau)veryone (tất cả mọi người)chieves (đạt được)

ore (hơn nữa)

Nhóm chính thức

 Là những nhóm có tổ chức Chúng thường cố định, thực hiện công việc có tính thi đua, và

có phân công rõ ràng

 Các thành viên có cùng tay nghề chuyên môn

để giải quyết các vấn đề và điều hành các đề

án

 Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo

chuyên môn và mang tính chất lâu dài để đảm đương các mục tiêu chuyên biệt

Nhóm không chính thức

Những nhóm nhóm lại với nhau thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, như:

Các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ,

Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược

hay cần dàn xếp từng vụ việc,

Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án cần nhiều sáng tạo,

Những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn

phải tuân theo,

 thực hiện các báo cáo,

Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo nhóm luôn phải hướng về các thành

quả và có sự phối hợp giữa các team với nhau

Phân biệt team và group

• Cởi mở và tin tưởng

• Xung đột là động lực

2 Tại sao phải hình thành team

Một cây làm chẳng nên non

Ba cây chụm lại nên hòn núi cao

Bạn có nhận xét gì?

 Môi trường kinh doanh

 Thông tin

 Tốc độ phát triển

2 Tại sao phải hình thành team

 Để có thể hoàn tất những dự án lớn

 Để có thể triển khai được nhiều giải pháp

 Dễ phát hiện được những khiếm khuyết trong một giải pháp

 Xây dựng được những quan hệ đồng nghiệp tốt với nhau nơi làm việc

3 Lợi ích của team

Ngoài 4 lợi ích chính đã nêu, team còn có một số lợi ích sau đây:

Tạo cơ hội tiếp cận nhiều quan điểm khác nhau

Phát triển những kỹ năng truyền thông, kỹ

năng làm việc với con người

Phát triển khả năng suy nghĩ có phê phán và các kỹ năng đánh giá

Phát triển kỹ năng giải quyết xung đột

Tạo cơ hội tiếp cận nhiều quan điểm khác nhau

 Mỗi thành viên được tiếp xúc với nhiều ý

tưởng khác nhau mà các thành viên khác có

 Mỗi thành viên học được nhiều cách tiếp cận vấn đề khác nhau

Phát triển những kỹ năng truyền thông, kỹ

năng làm việc với con người

 Học cách lắng nghe một cách tích cực và hữu hiệu những thành viên khác

 Học cách diễn đạt một cách hữu hiệu

 Học cách cung cấp những phản hồi chân thực đến cho các thành viên khác trong nhóm

Phát triển khả năng suy nghĩ có phê phán và các kỹ năng đánh giá

 Các thành viên thường phải dùng phê phán, đánh giá đề án

 Có kỹ năng lập ra những giải pháp và những

kế hoạch hữu hiệu

Phát triển kỹ năng giải quyết xung đột

 Những team luôn luôn có những xung đột (conflict)

 Nhưng với sự rèn luyện đúng đắn về kỹ

năng giao tiếp, các thành viên có thể học được những cách giải quyết những xung đột

4 Những vai trò trong team

 Trong team có những vai trò (role) như thế

nào là tùy thuộc vào từng đề án

 Mỗi team có quyền tự do xác định các vai trò, nhưng có hai nguyên tắc quan trọng:

• Mỗi người đồng ý với nhau về các vai trò

• Mỗi người hài lòng về vai trò của mình

4 Những vai trò trong team

 Người lãnh đạo

 Người góp ý

 Người bổ sung

 Người giao dịch

 Người điều phối

 Người tham gia ý kiến

 Người giám sát

Người lãnh đạo (Team leader)

Hầu hết mọi team thường có một trưởng đội

Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng

cao tinh thần làm việc

 Trách nhiệm: Quản lý toàn bộ đề án

Khả năng:

•Phán đoán tuyệt vời những năng lực và cá

tính của các thành viên trong đội.

•Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm

yếu.

•Có khả năng thông tri hai chiều.

•Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong đội.

Quyền hạn và vai trò: Không nên quá lớn.

 Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm.

 Tạo phương sách chỉnh lý khả thi

 Gây được sự an tâm và am hiểu.

 Nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của đội

 Chín chắn khi xử lý thông tin, đáng tin cậy

Người điều phối

 Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc

chung với nhau theo phương án liên kết

 Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ

 Cảm nhận được những ưu tiên

 Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc

 Có tài giải quyết những rắc rối

Người tham gia ý kiến

 Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của toàn đội

 Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị

 Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người khác

 Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy triển vọng chứ không là những tai hoạ

Người giám sát

 Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao

 Luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn

 Nghiêm túc, đôi khi còn cần tỏ ra mô phạm, chuẩn mực

 Phán đoán tốt về kết quả công việc của mọi người

 Không chần chừ đưa vấn đề ra

 Có khả năng khen lao và tìm ra sai sót

5 Những giai đoạn phát triển của một team

 Giai đoạn hình thành (forming stage)

 Giai đoạn bão táp (storming stage)

 Giai đoạn xác lập (norming stage)

 Giai đoạn hiệu quả (performing stage)

Giai đoạn hình thành (forming stage)

 Hình thành là giai đoạn team được tập hợp lại Mọi người đều rất giữ gìn và rụt rè

 Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn

là tiêu cực

 Do team còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín

 Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá

 Team phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên như một người lãnh đạo.

 Đây là giai đoạn “tuần trăng mật”

Giai đoạn bão táp (storming stage)

 Xung đột là giai đoạn tiếp theo Khi đó, các bè phái được hình thành, các tính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa vuốt

 Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một số người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở

 Sự thật là, sự xung đột này dường như là một thái cực đối với team làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìn xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bức tranh sẽ rõ hơn.

 Đây là một giai đoạn then chốt cho team vì thông qua giai đoạn này team sẽ học được cách làm việc với nhau

Giai đoạn xác lập (norming stage)

 Sau đó là giai đoạn xác lập Ở giai đoạn này, team bắt

đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ

 Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm

của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở bên với toàn đội

 Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng nghe nhau

 Những phương pháp làm việc và ứng xử đã được hình

thành và toàn đội đều nhận biết được điều đó

Giai đoạn hiệu quả (performing stage)

 Đây là điểm cao trào, khi đội làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi

những quan điểm tự do và thoải mái và có sự

hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết định của đội

 Lúc này, đội đi vào ổn định như một đội làm việc có hiệu quả và hoàn tất tốt hầu hết

những công việc được giao

6 Team hoạt động tốt, không tốt

Những team hoạt động tốt thường có chung những dấu hiệu sau đây:

Tính gắn bó (commitment)

Năng lực (competence)

Mục tiêu chung (a common goal)

Thỏa hiệp

Tính gắn bó (commitment)

Mỗi thành viên tham gia đầy đủ và nhiệt tình vào công việc chung

 Dấu hiệu này gọi là tính gắn bó

 Mỗi một thành viên đóng góp thời gian và công sức cho đề án

 Mỗi thành viên tham gia vào quá trình ra những

quyết định về công việc của nhóm

 Các thành viên có quan hệ thân thiện, cởi mở, tin cậy lẫn nhau

• năng lực chuyên môn,

• năng lực giải quyết vấn đề

• năng lực giao tiếp.

Mục tiêu chung (a common goal)

 Tất cả vì mục tiêu chung

 Chủ động đóng góp những ý tưởng

 Cung cấp những phản hồi một cách xây dựng

 Yêu cầu làm sáng tỏ những gì chưa được rõ ràng

 Cung cấp những cập nhật thường xuyên

 Lắng nghe thành viên khác

Đồng đội

Ăn một mình đau tức, làm một mình cực thân

Những team hoạt động không tốt

Những team hoạt động không tốt thường

có chung những dấu hiệu sau đây:

• Thiếu sự tin cậy lẫn nhau

• Có thái độ ngại xung đột với nhau

• Thiếu gắn bó với mục tiêu chung của team

• Trốn tránh trách nhiệm

• Không quan tâm đến kết quả hoạt

động của nhóm

Đối đầu

7 câu hỏi để đáng giá team

7 Quá trình làm việc của team

 Cuộc họp đầu tiên

 Những lần họp sau

 Lần họp cuối trước khi hoàn thành công việc

Cuộc họp đầu tiên

 Xác lập những nguyên tắc căn bản (ground rules) về cách mà team vận hành

 Xác định những mục tiêu của team

 Đặt tên nhóm công tác

 Thiết lập kế hoạch công tác và gán công việc phù hợp với khả năng của mỗi thành viên

 Đề ra nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ

hoàn thành và chuẩn cho lần họp sau

 Thông báo phần thưởng, phạt với các thành

viên

Tổ chức họp

 Tần xuất: Khoảng 2 tuần 1 cuộc họp

 Thời gian: Khoảng 75 phút

8 Xây dựng một team hiệu quả

Một số kỹ năng mà một team cần phải có:

8.1 Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân 8.2 Mâu thuẫn trong team và cách giải

quyết

8.3 Khắc phục thời kỳ trì trệ trong team

8.1 Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân

Có một số kỹ năng mà giúp cho mỗi thành viên trong nhóm trình bày những ý tưởng của mình với các thành viên khác một cách hiệu quả hơn,

cụ thể:

- Kỹ năng lắng nghe và phê bình trao đổi

- Kỹ năng trình bày ý tưởng

- Kỹ năng giao lưu trực tuyến

Kỹ năng lắng nghe và phê bình trao đổi

 Lắng nghe tích cực

 Biết đặt câu hỏi

 Biết phản hồi một cách xây dựng

 Biết tán gẫu một chút

• Truyền thông là con đường hai chiều, rất cần thiết cho

ta biết chú ý lắng nghe đồng sự của ta khi họ phát biểu

• Đừng uốn nắn những phát biểu của người khác thành những gì mà ta sắp sửa phát biểu

• Khi ta lắng nghe điều gì mà

ta không rõ, thì nên hỏi lại

để cho điều đó được giải thích một cách rõ ràng đối với bản thân ta và tất cả mọi người trong nhóm

• Chú ý thời điểm đặt câu hỏi

và cách đặt câu hỏi

Cần khéo léo khi phân tích, đánh giá, phê bình Lời phê bình của một người có thể làm cho những kế hoạch của cả nhóm tiến triển hay bị đổ vỡ

- Đừng diễn tả một ý kiến như là một sự kiện thực tế.

- Giải thích những lý do riêng của bạn

- Phát biểu lại (restate) ý kiến xuất phát

- Đáp ứng (response) chứ không phản ứng (react)

- Công nhận ý tưởng của người khác

Một cuộc họp không phải lúc nào cũng phải mang không khí công việc

Người trưởng nhóm nên tán gẫu đôi chút với các thành viên để giúp giải tỏa sự căng thẳng do những bất đồng sẽ có thể xảy ra sau đó

Kỹ năng trình bày ý tưởng

 Coi chừng ngôn ngữ, điệu bộ khi trong tâm trạng bực bội

Khi đang ở một tâm trạng bực bội, ta có thể bộc lộ ra thành những dấu hiệu khó chịu qua ngôn ngữ, điệu

bộ

Ngay cả khi ta nói ra một điều đúng, các thành viên trong nhóm vẫn đáp ứng một cách không thuận lợi vì ngôn ngữ, điệu bộ của ta đưa ra những tín hiệu sai lạc.

 Nên vui vẻ và có óc hài hước

 Nên kiên nhẫn khi trình bày ý tưởng

Kỹ năng giao lưu trực tuyến

 Ta có thể phải giao tiếp với các thành viên khác

trong nhóm thông qua email hay bảng thông báo

(bulletin board)

 Email hay bảng thông báo là những cách rất hữu hiệu để lấy thông tin từ những thành viên ít nói, không thích trao đổi trực tiếp

 Khi dùng những phương tiện như vậy để truyền thông, ta nên cẩn thận, sao cho thông điệp của ta

rõ ràng, không bị hiểu nhầm

Kỹ năng giao lưu trực tuyến

Một số lời khuyên sau đây có thể có ích khi giao lưu bằng email hay bulletin board

Đừng viết email khi đang giận

Đọc lại thông điệp trước khi gửi

Gửi email khi biết thời biểu có mặt của người nhận.

Xác định thời hạn trả lời email (24-48 giờ).

Gặp trực tiếp hay nói chuyện qua điện thoại khi có sự bất hòa

8.2 Mâu thuẫn trong team và cách giải quyết

 Khái niệm

 Phong cách quản lý

 Kỹ năng giải quyết

Kỹ năng Quản lý xung đột

XUNG ĐỘT NỘI TẠI XUNG ĐỘT HAI NGƯỜI

XUNG ĐỘT TRONG NHÓM XUNG ĐỘT TRONG TỔ CHỨC

Phong cách quản lý

Các biện pháp giải quyết xung đột

 Xác lập một số nguyên tắc căn bản

 Bám sát vào sự kiện

 Tìm một chỗ và một khoảnh khắc cho xung đột

 Lãnh đạo bằng gương mẫu

Xác lập một số nguyên tắc căn bản

 Xung đột được xử lý một cách thẳng thắn, cởi mở, không che giấu

 Không tìm những cách dễ dàng để giải tỏa xung đột

 Tránh để cho xung đột trở thành mâu thuẫn cá nhân

Bám sát vào sự kiện

 Bám sát sự kiện xung đột

 Lần tìm từng sự việc theo các sự kiện

 Đánh giá từng việc một cách chi tiết

Tìm một chỗ và một khoảnh khắc cho xung đột

 Nên có thời gian và nơi chốn để mọi người họp lại theo định kỳ, cùng nói hết ra những gì làm cho họ bực bội

 Ngoài ra, nên tổ chức những sinh hoạt mà tách mọi người

ra khỏi môi trường công việc và cùng có những khoảnh khắc thư giãn, vui vẻ với nhau

Lãnh đạo bằng gương mẫu

Ứng xử của trưởng nhóm cũng có ảnh hưởng lên việc giải quyết xung đột

- Những trưởng nhóm hữu hiệu và được tin cậy thường

Tránh những phản ứng kiểu trả đũa

 Khi một thành viên có một ứng xử nóng nảy trong cuộc họp, trưởng nhóm không nên phản ứng lại ngay hành vi này, mà nên chuyển cuộc họp sang chủ đề khác và nhẹ nhàng yêu cầu người đó bình tĩnh trở lại

 Điều tệ nhất là “nóng nảy với người đang nóng”

Tìm kiếm những thông điệp căn bản

 Khi một thành viên có một ứng xử đáng trách, người trưởng nhóm nên:

• Tìm hiểu kỹ vì có khả năng sự kiện đó cho thấy có những vấn đề sâu xa nào đó đang nảy sinh ra trong nội bộ nhóm

• Tránh nên kết luận vội vàng

Cân đối giữa lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài

 Người trưởng nhóm phải biết cân đối giữa lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài của nhóm

 Hướng các thành viên đến lợi ích lâu dài của nhóm

8.3 Khắc phục thời kỳ trì trệ trong team

 Hầu hết mọi team thường hoạt động đầy sinh lực và có hiệu quả trong năm đầu tiên

 Đến năm thứ hai hoặc thứ ba, tình hình sẽ thay đổi Hoạt động của nhóm trở nên trì trệ, kém hữu hiệu: các thành viên thường bỏ họp, thiếu hăng hái cho công việc chung, kết quả công tác của nhóm không bằng vài năm đầu tiên

Đây là thời kỳ trì trệ (somophore slump) của nhóm

 Các chuyên gia đề xuất mười bước sau đây để khắc phục tình hình này