1- Xác định vấn đề và mục tiêu- Sai sót trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản có chiều hướng gia tăng, điều này làm cho cơ quan mất uy tín, các nội dung trong văn bản sẽ bị hiểu lầm
Trang 1BÀI TẬP LỚN MÔN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Đề bài: Áp dụng qua trình PDCA và 7 công cụ quản lý chất lượng
trong công việc hàng ngày của anh/chị Cụ thể, sử dụng để lập kế hoạch cải tiến một quá trình cụ thể trong công việc hàng ngày.
Học viên : Vũ Đức Lợi
Trang 21- Xác định vấn đề và mục tiêu
- Sai sót trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản có chiều hướng gia
tăng, điều này làm cho cơ quan mất uy tín, các nội dung trong văn bản sẽ bị hiểu lầm dẫn đến làm sai
- Vấn đề đặt ra là phải tìm ra được các nguyên nhân dẫn đến tình trạng sai sót này và từ đó đưa ra biện pháp khắc phục
- Giao cho đồng chí Phó Ban Thường trực chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề
- Từ vấn đề cần giải quyết tiến hành:
+ Lập dự trù kinh phí để tiến hành thực hiện
+ Lên kế hoạch, tổ chức thực hiện với các nội dung: cử người lấy mẫu thống
kê, lập các biểu đồ, phân tích tìm nguyên nhân dẫn đến sai sót
- Lập chương trình, phương án hành động để giải quyết tồn tại, giảm sai sót
- Khách hàng của quá trình là: cán bộ, công chức của Ban; Các đồng chí lãnh đạo; các đối tượng nhận, đọc văn bản…
2- Quan sát: (khảo sát, điều tra, thống kê, thu thập số liệu ; Phiếu
- Điều tra cụ thể về thời gian, địa điểm, dạng vấn đề, triệu chứng: Lập phiếu điều tra gồm các thông tin sau: các loại văn bản, người soạn thảo văn bản, người ký văn bản, các sai sót văn bản, tổng số sai sót trong văn bản, nhận xét và dựa trên số
lượng các văn bản đã ban hành trong 1 tháng.
- Điều tra từ nhiều góc độ (quan điểm) khác nhau: từ góc độ lãnh đạo, quản lý; môi trường làm việc; cơ sở vật chất, máy móc thiết bị làm việc; con người
- Thu thập số liệu thông qua thông qua phiếu điều tra; việc quan sát khi cán bộ và công
chức làm việc; thông qua các văn bản lưu trữ; thông qua việc hỏi trực tiếp;…
* Thiết kế phiếu điều tra: Phiếu điều tra được thiết kế ngắn gọn, dễ hiểu; các
câu hỏi rõ ràng, dễ trả lời Các thông tin trên phiếu phục vụ theo mục đích nghiên cứu
(Phiếu điều tra đính kèm)
* Tổng hợp: Số liệu sau khi thu thập được tổng hợp, biểu diễn ở các dạng
khác nhau Bảng tổng hợp được trình bày trong phụ lục đính kèm
3- Phân tích
- Giả thuyết (những nguyên nhân chủ yếu):
+ Người soạn thảo: trình độ vi tính văn phòng kém, trình độ chuyên môn kém, kiến thức về soạn thảo văn bản, làm việc không tập trung, tính tình cẩu thả, mắt kém
Trang 3Lãnh đạo giao việc không rõ
+ Máy móc thiết bị: Máy tính quá cũ, màn hình có độ phân dải kém, bàn phím bị kẹt, thiếu máy in
+ Do quản lý: không công bằng trong việc đánh giá cán bộ công chức, giao việc quá nhiều cho một vài người, việc quản lý và giám sát của lãnh đạo không nghiêm + Môi trường làm việc: môi trường làm việc không phù hợp, cơ hội thăng tiến ít, mất đoàn kết, trong khi đang làm việc lại phải tiếp khách nhiều,
+ Thông tin: lãnh đạo giao việc không rõ, không nắm được các yêu cầu của văn bản cần ban hành
> Biểu đồ nhân quả:
> Biểu đồ Pareto theo nguyên nhân
+ Sử dụng các thông tin thu được ta có bảng số liệu sau: (đã loại bỏ những thông tin không liên quan: như số lượng lỗi, thời điểm sai xót, )
sai sót
Tỷ lệ % Số lượng tích
Sai sót trong soạn thảo, ban hành văn bản
Máy móc thiết bị
Bàn phím bị kẹt, hay nhảy chữ
Máy tính quá cũ
Không có máy in
Do quản lý
Giao việc quá nhiều cho một vài người
Không công bằng trong việc đánh giá cán bộ, công chức
Việc quản lý của lãnh đạo không nghiêm
Nguyên nhân do con người Làm việc không tập trung
Tính tình cẩu thả
Mắt kém
Trình độ chuyên môn kém
Kiến thức về thể thức văn bản kém
Trình độ vi tính văn phòng kém
Môi trường
Cơ hội thăng tiến ít Môi trường làm
việc không phù hợp
Mất đoàn kết trong cơ quan Phải tiếp khách
nhiều
Màn hình có độ phân giải kém, nhìn bị đau mắt
Thông tin
Không nắm được
yêu cầu của văn bản
Trang 4Biểu đồ Pareto:
Số lỗi
Nguyên nhân
+ Đánh dấu trên bản đồ những yếu tố có thể là nguyên nhân chính: là do người soạn thảo văn bản
- Xem xét giả thuyết (tìm ra nguyên nhân chính): do người soạn thảo văn bản + Từ những yếu tố có thể là nguyên nhân chính tìm hiểu điều tra thêm qua thử nghiệm có thể xét thấy nguyên nhân chính là do người soạn thảo văn bản
+ Khẳng định: do người soạn thảo văn bản
4- Hành động
- Hành độ cụ thể của cơ quan: Cử đi đào tạo lớp vi tính văn phòng, lớp tập
huấn kiến thức về văn bản; tiến hành kiểm tra trực tiếp việc soạn thảo văn bản; nhắc nhở, phê bình; có thể trừ lương, thưởng
- Phải đảm bảo hành động khắc phục không làm nảy sinh những vấn đề khác Nếu chúng lại phải xảy ra thì lại phải có hành động khắc phục
5- Khẳng định hiệu quả
- So sánh các biều đồ trước và sau khi xảy ra sự cố:
Sau khi hành động ta có bảng số liệu sau:
0 100 200 300 400 500 600 700
Người soạn thảo
Máy móc thiết bị
Do quản lý
Môi trường làm việc
Thông tin
80%
Trang 5Nguyên nhân Số lượng lỗi,
sai sót
Tỷ lệ % Số lượng tích
> so sánh hiệu quả sau khi hành động thông qua biểu đồ Pareto:
- Như vậy số sai sót giảm đi: số sai sót giảm đi 56,48 %
Số sai sót trước khi có biện pháp khắc phục là: 625 lỗi Sau khi khắc phục số sai sót còn 272 lỗi, vậy số lỗi giảm đi là 353 lỗi
- Hiệu quả khác: giảm số sai sót, nâng cao ý thức người soạn thảo, tăng cường trách nhiệm của người lãnh đạo, trình độ mọi người trong cơ quan được nâng lên
6- Tiêu chuẩn hoá
Hoạt động tiêu chuẩn hoá nhằm duy trì giải pháp đã đạt được, đảm bảo vấn đề
đã ngăn ngừa sẽ không tái diễn:
0 50 100 150 200 250 300
Máy móc thiết bị
Người soạn thảo
Do quản lý
Môi trường làm việc
Thông tin 0
100
200
300
400
500
600
700
Người soạn thảo
Máy móc thiết bị
Do quản lý
Môi trường làm việc
Thông tin
80%
Trang 6Tiếp tục tiến hành các biện pháp đang thực hiện: hàng năm đều có chương trình tập huấn nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, cương quyết xử lý các lỗi nếu tiếp tục xảy
ra (yêu cầu làm kiểm điểm; xử lý kỷ luật; )
- Cần có sự chuẩn bị cần thiết để tiêu chuẩn hoá những giải pháp đã đựơc khẳng định là có hiệu quả: kiểm tra, khen thưởng
- Khi xây dựng thành hiệu quy định, chú trọng trả lời các câu hỏi: ai đang làm
gì, khi nào, ở đâu, phương tiện gì, làm như thế nào?
- Chú trọng đào tạo, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ,
- Phân công trách nhiệm rõ ràng: từ thủ trưởng cơ quan đến anh em cán bộ, công chức
7- Xem xét vấn đề còn tồn tại, đánh giá kết quả
Xem xét thủ tục giải quyết vấn đề và lập kế hoạch cho công việc tương lai
- Xem xét những vấn đề còn lại: Số sai sót vẫn còn xảy ra do các nguyên nhân như: máy móc thiết bị, do quản lý, môi trường làm việc, các lý do khác
- Lập kế hoạch để giải quyết những vấn đề đó: Đưa ra kế hoạch cụ thể để khắc phục các nguyên nhân trên
Suy nghĩ về những cái hay, cái dở trong hoạt động cải tiến: Viết báo cáo tổng kết, rút kinh nghiệm
Trang 7PHIẾU ĐIỀU TRA các sai sót trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản
-Để có căn cứ điều chỉnh một số hoạt động của cơ quan trong việc hạn chế các sai sót trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản – Lãnh đạo Ban Tổ chức Huyện uỷ tiến hành điều tra, xin ý kiến các đồng chí về một số vấn đề liên quan tới công tác soạn thảo, ban hành văn bản Đề nghị các đồng chí hợp tác và trả lời một số câu hỏi sau: 1- Chức vụ, nhiệm vụ được phân công:
2- Đồng chí bao nhiêu tuổi? � < 30 � 30 – 40 � 40 – 50 � 50 – 60 � > 60 3- Đồng chí giữ chức vụ công tác trên được bao nhiêu năm? � 1 – 2 năm � 2- 5 năm � 5 – 10 năm � > 10 năm 4- Số lượng các loại văn bản đồng chí soạn thảo trong tháng - Báo cáo:
- Công văn:
- Thông báo:
- Tờ trình:
- Quyết định:
- Quy chế:
- Các văn bản khác:
5- Theo đồng chí nguyên nhân chính nào dẫn đến việc sai sót trong công tác soạn thảo văn bản? + Máy móc thiết bị �
+ Người soạn thảo �
+ Do quản lý �
+ Môi trường làm việc � + Thông tin �
+ Các nguyên nhân khác (đề nghị nêu rõ):
6- Cần làm gì để giảm những sai sót trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản?
cảm ơn đồng chí!
Trang 8BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐIỀU TRA
(số liệu giả định)
-Sử dụng các thông tin thu được (từ phiếu điều tra; từ việc kiểm tra trực tiếp các văn bản đã ban hành; loại bỏ những thông tin không liên quan) ta có bảng số liệu sau:
sai sót
Tỷ lệ % Số lượng tích
