Làm dịu mâu thuẫn giữa cá nhân và nhóm doc

Làm dịu mâu thuẫn giữa cá nhân và nhóm Trong một số trường hợp, hành vi của một thành viên nào đó có thể gây khó khăn cho nhóm hoặc cho một thành viên khác. Hành vi này có thể biểu hiện dưới nhiều hình thức. Hãy xem một vài ví dụ sau: + Jason không thích Ernestine vì một sự việc đã xảy ra trước khi họ được tuyển chọn vào cùng một nhóm. Anh biểu lộ phản ứng bằng cách không đồng ý với bất cứ đề xuất nào mà Ernestine đưa ra trong các cuộc họp. Sự chống đối gay gắt của Jason đã khiến Ernestine trở nên thụ động trong các cuộc họp sau đó. Cô rất hiếm khi phát biểu. + John có thâm niên làm quản lý cho công ty lâu năm hơn Harold - trưởng nhóm chính thức. Anh cũng có chức vụ cao hơn Harold, dù hai người làm việc ở hai phòng khác nhau. Không biết do chủ ý hay do thói quen gánh vác trách nhiệm, John luôn hành động như thể anh ta là cấp trên của các thành viên khác vậy. Anh cố kiểm soát các cuộc họp của nhóm bằng cách nhấn mạnh những thay đổi trong chương trình họp và chi phối cuộc tranh luận. John thậm chí còn giành chỗ ngồi ở đầu bàn họp. Thỉnh thoảng, anh lại gọi các thành viên trong nhóm đến để chỉ dẫn cách mà anh muốn mọi người làm theo để giải quyết phần việc của họ. + Cynthia nhiệt tình tham gia vào nhóm di dời văn phòng, bởi vì cô rất muốn có được không gian rộng hơn cho bộ phận hỗ trợ bán hàng của cô vốn đang bị chia cắt vào các phòng tách biệt. Kế hoạch chuyển sang tòa nhà văn phòng mới của công ty là cơ hội tốt để thay đổi tình trạng này. Đáng tiếc là Cynthia đã không hành động với tinh thần làm việc theo nhóm. Thay vào đó, cô đã sử dụng tư cách thành viên của mình để đấu tranh vì quyền lợi riêng của phòng cô. Gần đây, cô còn vi phạm quy tắc làm việc của nhóm và qua mặt các thành viên khác bằng cách đến gặp trực tiếp tổng giám đốc công ty để than phiền rằng nhóm này đã không cho cô những gì cô cần. Mỗi cá nhân trong ví dụ trên đây đều đang có mâu thuẫn với nhóm của mình, và mâu thuẫn ấy rõ ràng đã có tác động tiêu cực đến công việc. Mỗi cá nhân đều cần phải được xử lý càng sớm càng tốt. Có hai phương pháp xử lý những cá nhân gây mâu thuẫn: thông qua cuộc trao đổi cởi mở giữa các thành viên trong nhóm và thông qua hình thức giao tiếp cá nhân. Đối với phương pháp trao đổi trong nhóm, mọi thành viên có thể góp ý về tất cả các thành viên khác trong nhóm, về những cách cư xử mà họ thích, cách cư xử gây khó khăn cho họ, và những gì nhóm cần từ mỗi thành viên để tất cả cùng đi đến thành công. Sau đó, các thành viên trong nhóm sẽ cam kết thay đổi hành vi của mình. Phương pháp này đòi hỏi thời gian và cả niềm tin của nhóm, cũng như các kỹ năng tạo điều kiện để nhóm làm việc hiệu quả nhất. Đối với phương pháp giao tiếp cá nhân, một người trung gian hòa giải hay một thành viên nào đó trong nhóm có vai trò giúp đỡ, duy trì mối các quan hệ của nhóm sẽ gặp riêng cá nhân đang có những hành vi gây mâu thuẫn. Trong lần gặp gỡ này, người trung gian hòa giải sẽ: + Mô tả cụ thể hành vi có vấn đề + Nêu tác động của hành vi đó tới các thành viên khác và tới tiến trình hoạt động của nhóm + Đề xuất cách cư xử thay thế + Mô tả hậu quả, nếu hành vi đó tái diễn Dù sử dụng phương pháp nào, bạn cũng phải dành thời gian kiểm tra và hỗ trợ những nỗ lực thay đổi hành vi của cá nhân đó. Chia sẻ thông tin Một trong những thất bại lớn nhất và thường gặp nhất trong tổ chức là thất bại trong việc chia sẻ thông tin. Một thành viên nắm được những thông tin có thể giúp đồng nghiệp làm việc hiệu quả hơn, nhưng lại không chia sẻ những điều mình biết. Một phòng ban có những dữ liệu mà nếu kết hợp với dữ liệu của phòng khác sẽ khám phá được vấn đề. Tuy nhiên, do bất cẩn, do hệ thống thông tin tách biệt hoặc đơn giản là do mong muốn độc quyền kiểm soát thông tin, dữ liệu đó đã không được chia sẻ, mà lại được cất riêng và không phải lúc nào cũng đến được với những người có thể và cần sử dụng chúng. Trong một số trường hợp khác, thông tin bị từ chối một cách cố ý, bởi phòng ban đó đang ở thế chống đối với mục tiêu của nhóm, hoặc nhìn nhận dữ liệu này là độc quyền của tổ chức. Khi bạn quan sát các quy trình của nhóm, hãy tỉnh táo trước cả chất lượng lẫn số lượng thông tin được chia sẻ. Hãy tự hỏi mình một số câu như sau: + Các thành viên trong nhóm có tự nguyện chia sẻ mọi thông tin liên quan cho nhau không? + Có bất cứ điều gì bị che giấu không? + Thông tin nhận được có giá trị và kịp thời không? + Các bộ phận khác trong tổ chức có cung cấp thông tin mà nhóm cần để thực hiện công việc không? Câu trả lời "Không" cho bất kỳ câu hỏi nào trên đây đều sẽ là gợi ý để nhóm hoặc trưởng nhóm phải có hành động phù hợp. Một vấn đề thường xảy ra với việc chia sẻ thông tin trong tổ chức và ảnh hưởng không nhỏ đến các dự án của nhóm là tình trạng độc chiếm thông tin. Đây là hành động duy trì các cơ sở dữ liệu riêng biệt trong các bộ phận khác nhau của tổ chức. Ví dụ, phòng kinh doanh và marketing có thể có cơ sở dữ liệu khách hàng mà các bộ phận sản xuất và giao nhận không thể truy cập. Tương tự như vậy, các nhóm dự án sẽ không thể tiếp cận thông tin từ cơ sở dữ liệu này. Việc cơ sở dữ liệu bị độc chiếm thường là kết quả của thời còn lạc hậu về công nghệ thông tin trước đây. Nếu chúng tồn tại trong công ty bạn, nhóm phải tìm cách tiếp cận những thông tin mà nhóm cần, có thể bằng cách tuyển thành viên từ bộ phận đang nắm giữ các thông tin đó. Việc cải cách hệ thống công nghệ thông tin của công ty không phải là điều bạn có thể làm hoặc nên làm, trừ khi điều đó nằm trong phạm vi bản tuyên bố của nhóm bạn. Nguồn: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - First News và NXB Tổng hợp TPHCM . Làm dịu mâu thuẫn giữa cá nhân và nhóm Trong một số trường hợp, hành vi của một thành viên nào đó có thể gây khó khăn cho nhóm hoặc cho một thành viên khác bằng cách đến gặp trực tiếp tổng giám đốc công ty để than phiền rằng nhóm này đã không cho cô những gì cô cần. Mỗi cá nhân trong ví dụ trên đây đều đang có mâu thuẫn với nhóm của mình, và mâu. cởi mở giữa các thành viên trong nhóm và thông qua hình thức giao tiếp cá nhân. Đối với phương pháp trao đổi trong nhóm, mọi thành viên có thể góp ý về tất cả các thành viên khác trong nhóm,