Hướng dẫn Mail Merge

Trong hộp thoại Create Label kế tiếp bạn dán nội dung của tập tin Main chính đã Copy ở đầu bước 3 vào khung Sample label, rồi nhấp nút Insert Merge Field phía trên để lần lượt chèn vào c

MAIL MERGE: THỦ THUẬT CAO CẤP TRONG MS WORD

(Đã có 5 lượt đánh giá)

13/08/2007 11:15 AM

Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (Trộn thư) trong MS Word để tạo ra các thư mời hay phiếu báo điểm mặc định của chương trình là

ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang

tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng

Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên

trang giấy sẽ còn rất nhiều chổ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng

tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau

khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy.

Để có thể làm tốt thao tác trong bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năng Mail Merge cơ bản trong Mirosoft WORD.

Bước 1: Tạo tập tin Main chính trong WORD.

Bước 2: Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên

viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1).

* Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có

lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.

Bước 3: Trên tập tin Main chính (Word) bạn phủ khối Copy toàn bộ nội dung tập tin Main chính rồi

vào menu Tools > Mail Merge.

1 Ở mục 1 Main Document nhấp nút Create > chọn Mailing Labels

2 Trong hộp thoại kế tiếp nhấp nút Active Windows.

3 Ở mục 2 Data Source nhấp nút Get Data > Open Data Source > chỉ đường dẫn tới tập tin

nguồn cơ sở dữ liệu Excel đã tạo.

Mail Merge: chức năng trộn thư rất hữu ích của Microsoft Word.

Chọn nguồn dữ liệu để trộn thư.

4 Nhấp Ok trong hộp thoại Mirosoft Excel Entire Spreadsheet hiện ra.

Chọn toàn nội dung bảng tinh:

Entire Spreadsheet.

5 Nhấp nút Set Up Main Document trong hộp thoại kế.

6 Trong hộp thoại Label Options bạn nhấp nút New Label để tạo một nhãn mới.

Chọn New-Label để tạo nhãn mới.

- Đặt tên cho nhãn mới vào dòng Label Name.

- Chọn khổ giấy thể hiện ở dòng Page Size (ví dụ A4 khổ đứng 21 x 29.7 cm).

- Tiến hành thiết lập tuỳ biến các thông số kích thước thể hiện: Number across (số cột của trang, ví

dụ 1), Number Down (số bản ghi thể hiện trên một trang, ví dụ 3) ở các thông số khác khi vừa thiết lập bạn vừa xem sự thể hiện của khổ giấy ở khung Preview phía trên đến khi cảm thấy ưng ý

nhất (các thông số tôi thiết lập trong ví dụ này là do tuỳ biến cá nhân chỉ có mức độ gợi ý tham khảo).

Thiết lập xong nhấp OK 2 lần để thoát khỏi hộp thoại Label

Options.

7 Trong hộp thoại Create Label kế tiếp bạn dán nội dung của tập tin Main chính đã Copy ở đầu bước 3 vào khung Sample label, rồi nhấp nút Insert Merge Field phía trên để lần lượt chèn vào các trường dữ liệu tương ứng từ tập tin database vào tập tin Main chính.

Thao tác tương tự như chèn các trường Field bình thường lúc trộn thư, nếu tập tin Main chính dùng Font Vni thì lúc này sẽ không hiển thị tốt Font tiếng Việt.

8 Sau khi chèn xong các trường Filed tương ứng bạn nhấp OK, lúc này trong bảng cảnh báo lỗi của WORD bạn tiếp tục nhấp OK

9 Trở về hộp thoại chính của chức năng Mail Merge bạn nhấp nút Close.

Bước 4: Lúc này trên giao diện tập tin Main chính nội dung sẽ được trình bày thành 3 bản ghi như đã

thiết lập ở bước 3 cùng với các trường Field đã được chèn tương ứng Tuy nhiên lúc này sự trình bày của văn bản sẽ chưa được tốt và bạn phải tiến hành định dạng thủ công lại từng bản ghi một.

Chú ý phải định dạng sao cho nội dung 3 bản ghi là như nhau (mổi bản ghi sẽ ứng với 1 Record dữ

liệu trong tập tin Database), bạn không được sao chép nguyên si nội dung giữa các bản ghi vì làm như thế sau khi trộn WORD sẽ hiểu là 3 bản ghi trên một trang A4 là của cùng một mẩu tin Record.

Bước 5: Sau khi định dạng xong bạn nhấp nút Merge để bắt đầu trộn thư Kết quả thể hiện sẽ hết

sức ưng ý (xem hình 9).

Sau cùng bạn hãy in ra máy in và dùng mắt cắt hay rọc ra thành từng bản ghi riêng biệt rồi đưa vào

sử dụng Chúc thành công!

(theo XHTT)

GỬI BỞI: sonnh LƯỢT XEM: 9931

Cách trộn thư trong WORD 2003

Tính năng trộn thư là một trong các tiện ích mà Word giúp người sử dụng giảm đáng kể thời gian xử lý văn bản trên máy tính Tính năng này dùng chèn thông tin dữ liệu khác nhau vào một tài liệu văn bản cố định nào đó bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1 Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu như bạn muốn chèn thông tin như tên, tuổi, địa chỉ… trong danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn… Để làm việc này bạn phải có 2 tập tin văn bản riêng biệt trước khi trộn với nhau, tập tin thứ nhất sẽ chứa dữ liệu dạng danh sách nhân viên, tên, tuổi… tập tin thứ hai sẽ chứa tài liệu chính (ví dụ mẫu thư báo, thư ngỏ…), có thể hiểu cách thức sử dụng Mail Merge như sau:

Ở đây chúng ta sẽ làm một ví dụ: In toàn bộ thư mời cho danh sách toàn bộ khách hàng Bạn làm theo trình tự sau:

Bạn nhập liệu mẫu thư mời cho mình, chú ý phần tên và địa chỉ khách hàng thì để trống để

có thể nhập liệu sau này Kế đến bạn chọn như hình

Khi đó thanh công cụ Mail Merge sẽ xuất hiện bên phía phải màn hình Word, bạn chọn cho mình mẫu tài liệu là Letters, nhấp Next để tiếp tục.

Ở màn hình kế cho phép bạn chọn định dạng thư nào dùng làm tài liệu chính Trong trường

hợp ví dụ này bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn như hình và nhấp Next.

Màn hình kế cho phép bạn chọn nơi nhận, trường hợp này

chúng ta sẽ tạo một danh sách mới nên bạn chọn vào Type a new list, xong nhấp vào

Create…

Khi đó một hộp thoại có dạng sau sẽ xuất hiện

Hộp thoại này cho phép bạn nhập danh sách những người cần thêm vào thư của bạn, các

chỉ mục ở trên có thể sẽ dư thừa, bạn có thể xoá bằng cách chọn nút Customize…, ở hộp thoại Customize Address List bạn chọn các mục trong Field Names và nhấp Delete để

bỏ

Xong nhấp OK, màn hình sẽ trở lại phần New Address List nhưng lần này đã được bỏ bớt thông tin không cần thiết, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp New Entry để nhập tiếp, cứ thế lần lượt đến hết danh sách, xong nhấp Close, hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tin này lại, khi bạn nhấp Save thì màn hình sẽ mở hộp thoại Mail Merge

Recipients như sau:

Trong hộp thoại này thì các thông tin bạn đã nhập sẽ được thể hiện, nhấp OK để đồng ý Tiếp theo bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình này sẽ cho bạn viết thư

Tại đây bạn nhấp vào liên kết More items… để thêm các trường (fields) vào tài liệu, hộp

thoại Insert Merge Field sẽ xuất hiện.

Tại đây bạn lần lượt chọn các dòng First Name, Last Name và Company Name rồi nhấn

Insert Khi đó các Field được chèn sẽ có dạng sau trên màn hình soạn thảo.

Tiếp theo bạn nhấp Next ở thanh Mail Merge, màn hình soạn thảo sẽ chuyển các Field thành dữ liệu cho bạn xem trước, trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau:

Để xem trước các nội dung được chèn khác bạn nhấp nút [IMG]file:///C:/DOCUME

%7E1/NGUYEN%7E1/LOCALS%7E1/Temp/msohtml1/01/clip_image026.jpg[/IMG]trên

thanh Mail Merge Kết quả sẽ xuất hiện như hình:

Nhấp Next để tiếp tục.

Màn hình này thông báo Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư

bạn nhấp vào mục:

Lúc này hộp thoại Merge to New Document sẽ xuất hiện, bạn chọn All và nhấp OK.

Lúc này Word sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung là toàn bộ thư đã

được trộn từ 2 tài liệu ban đầu Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại vào máy

Ảnh dưới đây đã được chỉnh sửa kích cỡ Hãy click vào đây để xem toàn bộ ảnh Ảnh gốc có kích thước 1280x774

và độ lớn là 86KB

In tài liệu:

Để in tài liệu ra giấy, bạn vào Menu File > chọn Print hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + P, hộp thoại Print sẽ xuất hiện có dạng như sau:

Tại hộp thoại này bạn chú ý các mục sau:

- Printer: Đây là phần hiển thị thông tin của máy in.

- Page range: phần này cho phép bạn quy định in trang nào, có các mục

+ All: In toàn bộ tài liệu.

+ Current Page: In trang hiện thời.

+ Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in

Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau: 1,2,4,7-12.

- Copies: chỉ số bản cần in.

Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word:

- Để in được trong Word thì máy tính của bạn phải được cài trình điều khiển (Driver)

- Như bài trước đã đề cập, việc in tài liệu lần đầu tiên có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in

tip4pc.com

Thấy hay Thanks mình nhé!

Student Construction