Hoàn thiện tổ chức hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (2).DOC

Hoàn thiện tổ chức hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (2)

LỜI MỞ ĐẦU

Cơ chế thị trường đã và đang mở ra một thời kỳ phát triển sôi động nhưng

cũng đầy rủi ro cho nền kinh tế Việt Nam Trong đó những thông tin tài chính là mối quan tâm của nhiều người làm công tác quản lý trong nội bộ doanh nghiệp cũng như bên ngoài doanh nghiệp Vì vậy sự chính xác của các thông tin kinh tế tài chính là một đòi hỏi cần được đáp ứng kịp thời.

Kiểm toán là hoạt động đem lại niềm tin cho những người quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp Trách nhiệm pháp lý cao đòi hỏi kiểm toán viên và Công ty kiểm toán phải chú trọng đến chất lượng kiểm toán Trong một cuộc kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán đóng vai trò rất quan trọng Nó không chỉ là phương tiện lưu giữ những bằng chứng thông tin quan trọng giúp kiểm toán viên đưa ra những kết luận mà còn là cơ sở pháp luật cho việc kiểm soát và đánh giá chất lượng cuộc kiểm toán đã tiến hành.

Nhận thức được tầm quan trọng của việc lập hồ sơ kiểm toán, cùng với những kiến thức thực tế có được qua thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC), em đã chọn đề tài:

“Hoàn thiện tổ chức hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chínhtại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán” nhằm tìm hiểu

rõ hơn về cách thức lập, tổ chức lưu trữ, sử dụng và bảo quản các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán.

Khóa luận tốt nghiệp, ngoài lời mở đầu và kết luận, bao gồm ba phần chính:

Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hồ sơ kiểm toán.

Chương II: Thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo

cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán.

Chương III: Một số nhận xét đánh giá và phương hướng hoàn thiện

công tác tổ chức hồ sơ kiểm tại AASC.

Do giới hạn về thời gian và điều kiện thực tế còn nhiều hạn chế việc tiếp cận nghiên cứu đề tài mới chỉ dừng lại ở mức độ kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với quan sát thực tiễn, phỏng vấn, cho nên vấn đề chưa được giải quyết cụ thể

Em xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Bùi Thị Minh Hải và các anh chị đang công tác tại phòng Kiểm toán các ngành sản xuất vật chất tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành khóa luận thực tập này.

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỒ SƠ KIỂM TOÁN

1.1.Khái niệm kiểm toán

Thuật ngữ “kiểm toán” xuất hiện trên thế giới từ lâu nhưng thực sự mới được sử dụng ở nước ta từ hơn một chục năm cuối thế kỷ XX Kiểm toán không chỉ giới hạn ở kiểm toán các bảng khai tài chính hay tài liệu kế toán mà nó còn thâm nhập vào nhiều lĩnh vực khác nhau như hiệu quả của các hoạt động kinh tế, hiệu năng của quản lý xã hội, hiệu lực của hệ thống pháp lý trong từng hoạt động,…Trong quá trình sử dụng thuật ngữ này có thể hiểu:

“Kiểm toán là xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động cần đượckiểm toán bằng hệ thống các phương pháp kỹ thuật của kiểm toán chứng từvà kiểm toán ngoài chứng từ do các kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụtương xứng thực hiện trên cơ sở hệ thống pháp lý có hiệu lực”.(*)

Tùy theo từng tiêu thức mà có thể phân loại kiểm toán thành nhiều loại khác nhau Theo đối tượng kiểm toán, kiểm toán được phân thành kiểm toán tài chính, kiểm toán hoạt động và kiểm toán liên kết Theo hệ thống bộ máy kiểm toán, kiểm toán được phân thành kiểm toán nhà nước, kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ Trong các loại hình kiểm toán này thì kiểm toán tài chính là hoạt động đặc trưng nhất của kiểm toán Đặc trưng cơ bản đó bắt nguồn từ chính đối tượng kiểm toán, từ quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm toán, từ chức năng của kiểm toán, từ phương pháp kiểm toán, từ cơ sở pháp lý thực hiện kiểm toán.

1.2.Đối tượng, chức năng và phương pháp kiểm toán tài chính.

Đối tượng kiểm toán tài chính là các bảng khai tài chính trong đó bộ phận quan trọng nhất là báo cáo tài chính Hiện nay theo quy định của Nhà

(*): Chủ biên GS.TS Nguyễn Quang Quynh, giáo trình Lý thuyết kiểm toán, NXB Tài chính, năm 2005, tr 40

nước các báo cáo tài chính bắt buộc phải lập đối với mỗi doanh nghiệp là: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài báo cáo tài chính ra thì bảng khai tài chính còn bao gồm những bảng kê khai có tính pháp lý khác như: bảng kê khai tài sản cá nhân, bảng kê khai tài sản đặc biệt,…Để xác minh và bày tỏ ý kiến về bảng khai tài chính, kiểm toán tài chính phải tiến hành liên kết các tài liệu kế toán, các hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của từng khách thể kiểm toán nhằm xác minh độ tin cậy của các thông tin trong bảng khai tài chính Trong kiểm toán tài chính có hai cách cơ bản để phân chia đối tượng kiểm toán thành các phần hành kiểm toán là phân chia theo khoản mục và phân chia theo chu trình.

Phân chia theo khoản mục là cách phân chia theo từng khoản mục hoặc nhóm khoản mục theo thứ tự trong bảng khai tài chính vào một phần hành Phân chia theo chu trình là cách chia căn cứ vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhau giữa các khoản mục, các yếu tố trong một chu trình chung của hoạt động tài chính Tùy thuộc vào cách phân chia đối tượng kiểm toán thành các phần hành mà có cách thức tổ chức hồ sơ kiểm toán cho phù hợp.

Kiểm toán tài chính là một loại hình của kiểm toán nên nó cũng có chức năng của kiểm toán nói chung là xác minh và bày tỏ ý kiến Chức năng xác minh nhằm khẳng định mức độ trung thực của tài liệu, tính pháp lý của việc thực hiện các nghiệp vụ hay lập các bảng khai Kết quả của chức năng xác minh được thể hiện trên báo cáo kiểm toán Báo cáo kiểm toán về báo cáo tài chính nhằm xác minh độ trung thực của các thông tin được trình bày trên báo cáo tài chính cùng với việc tuân thủ các chuẩn mực, hoặc chế độ kế toán hiện hành khi lập báo cáo tài chính này Chức năng bày tỏ ý kiến bao gồm cả kết luận về chất lượng thông tin và cả pháp lý, tư vấn qua xác minh Trong kiểm toán báo cáo tài chính, chức năng bày tỏ ý kiến thường được thể hiện thông

qua thư quản lý Về chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến, kiểm toán tài chính hướng tới công khai tài chính giữa các bên có lợi ích khác nhau và từ đó thu thập bằng chứng đầy đủ và tin cậy.

Để thực hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến kiểm toán tài chính cũng sử dụng các phương pháp kiểm toán chứng từ (kiểm toán cân đối, đối chiếu logic, đối chiếu trực tiếp) và kiểm toán ngoài chứng từ (kiểm kê, thực nghiệm, điều tra) Tuy nhiên do kiểm toán tài chính có đối tượng cụ thể khác nhau, chức năng cụ thể khác nhau, khách thể kiểm toán khác nhau nên cách thức kết hợp các phương pháp kiểm toán cũng khác nhau

Trong một cuộc kiểm toán tài chính phải thực hiện cả hai loại thử nghiệm để thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và thích hợp là thử nghiệm cơ bản và thử nghiệm tuân thủ Thử nghiệm cơ bản là việc thẩm tra lại các thông tin biểu hiện bằng tiền phản ánh trên bảng tổng hợp bằng việc kết hợp các phương pháp kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ theo trình tự và cách thức kết hợp xác định Thử nghiệm tuân thủ là dựa vào kết quả của hệ thống kiểm soát nội bộ khi hệ thống này tồn tại và hoạt động có hiệu lực Để khẳng định sự tồn tại và hiệu lực này cần khảo sát thẩm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Thử nghiệm tuân thủ chỉ được thực hiện khi thấy hệ thống kiểm soát nội bộ tồn tại và được đánh giá là hoạt động có hiệu lực Tuy nhiên trong trường hợp này thử nghiệm cơ bản vẫn được thực hiện Trong trường hợp hệ thống kiểm soát nội bộ không tồn tại hoặc hoạt động không hiệu lực thì kiểm toán tài chính sẽ không thực hiện thử nghiệm tuân thủ mà tăng cường thử nghiệm cơ bản với quy mô lớn để đảm bảo độ tin cậy của các kết luận kiểm toán

Trong kiểm toán tài chính, việc vận dụng các phương pháp kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ vào việc xác minh các nghiệp vụ, các số dư tài khoản hoặc các khoản mục cấu thành bảng khai tài chính theo các

cách thức hay trình tự xác định được gọi là trắc nghiệm Việc kết hợp giữa các phương pháp kiểm toán cơ bản cũng khác nhau cả về số lượng và trình tự kết hợp từ đó hình thành nên 3 loại trắc nghiệm cơ bản: trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm trực tiếp số dư và trắc nghiệm phân tích.

Trắc nghiệm công việc được hiểu là cách thức và trình tự rà soát các nghiệp vụ hay hoạt động cụ thể trong quan hệ với sự tồn tại và hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội mà trước hết là hệ thống kế toán Trắc nghiệm công việc hướng vào hai mặt của tổ chức kế toán là thủ tục kế toán và độ tin cậy của thông tin kế toán Căn cứ vào hai mặt này mà trắc nghiệm công việc được phân thành trắc nghiệm đạt yêu cầu và trắc nghiệm độ vững chãi.

Trắc nghiệm đạt yêu cầu của công việc là trình tự rà soát các thủ tục kế toán hay thủ tục quản lý có liên quan đến đối tượng kiểm toán Nếu đối tượng rà soát có thể dựa trên dấu vết thì kiểm toán viên có thể đối chiếu chữ ký trên chứng từ, chức trách và quyền hạn của người phê duyệt Nếu đối tượng rà soát không có dấu vết kiểm toán viên có thể thực hiện phương pháp phỏng vấn hoặc quan sát.

Trắc nghiệm độ vững chãi của công việc là trình tự rà soát các thông tin về giá trị trong hành tự kế toán Kiểm toán viên phải tính toán lại số tiền trên các chứng từ kế toán như các kế toán viên đã làm và so sánh số tiền trên chứng từ kế toán và các sổ sách có liên quan.

Trắc nghiệm trực tiếp số dư là cách thức kết hợp các phương pháp cân đối, phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê và điều tra thực tế để xác định độ tin cậy của số dư cuối kỳ hoặc tổng số phát sinh Trắc nghiệm này được thực hiện tùy thuộc vào kết quả của trắc nghiệm đạt yêu cầu của công việc và trắc nghiệm độ vững chãi của công việc.

Trắc nghiệm phân tích là cách thức xem xét các mối quan hệ kinh tế và xu hướng biến động của các chỉ tiêu kinh tế thông qua việc kết hợp giữa đối

chiếu trực tiếp, đối chiếu logic, cân đối giữa trị số của các chỉ tiêu hoặc các bộ phận cấu thành chỉ tiêu

1.3.Khái quát về hồ sơ kiểm toán

1.3.1.Khái niệm hồ sơ kiểm toán

Do bằng chứng kiểm toán được thu thập bằng nhiều thủ tục và từ nhiều nguồn gốc khác nhau, nên chúng cần được biểu hiện bằng các tài liệu và sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định để giúp kiểm toán viên quản lý công việc, làm cơ sở để hình thành ý kiến và dẫn chứng để bảo vệ ý kiến của mình Mặt khác trong quá trình làm việc những kế hoạch, chương trình kiểm toán, các thủ tục kiểm toán đã áp dụng,…cần được ghi chép và lưu trữ để phục vụ cho cuộc kiểm toán và để chứng minh đã tiến hành công việc theo đúng các chuẩn mực kiểm toán Tất cả phải được thu thập và lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán.

VSA 230 “Hồ sơ kiểm toán” định nghĩa: “Hồ sơ kiểm toán là các tài liệudo kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ Tài liệu tronghồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên phim, ảnh, trên phương tiện tinhọc hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định của pháp luật hiệnhành.” Hồ sơ kiểm toán bao gồm mọi thông tin cần thiết liên quan đến cuộc

kiểm toán đủ làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến kiểm toán viên và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (hoặc chuẩn mực kiểm toán quốc tế được chấp nhận).

Theo những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quốc tế thì: “Hồsơ kiểm toán là các dẫn chứng bằng tài liệu về quá trình làm việc của kiểmtoán viên, về các bằng chứng thu thập được để hỗ trợ quá trình kiểm toán vàlàm cơ sở pháp lý cho ý kiến của kiểm toán viên trên các báo cáo kiểm toán.”

(Những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quôc tế, 1992, trang 85).

Theo giáo trình kiểm toán của ALVIN.ARENS - JAMESK.LOEBBECKE

hồ sơ kiểm toán là: “Tư liệu là sổ sách của kiểm toán viên ghi chép về các thủtục áp dụng, các cuộc khảo sát thực hiện, thông tin thu được và kết luận thíchhợp đạt được trong công tác kiểm toán Các tư liệu phải bao gồm tất cả cácthông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm trađầy đủ và cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán.” (*)

Qua các khái niệm trên chúng ta có thể đưa ra một khái niệm khái quát nhất về hồ sơ kiểm toán: Hồ sơ kiểm toán là tập hợp tất cả các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên, chứa đựng những thông tin mà kiểm toán viên thu thập được, những thủ tục mà kiểm toán viên đã áp dụng và những kết luận kiểm toán viên đã đạt được trong quá trình kiểm toán để làm cơ sở cho việc quản lý công việc kiểm toán cũng như làm cơ sở để đưa ra ý kiến của mình thực hiện chức năng “xác minh và bày tỏ ý kiến” Hồ sơ kiểm toán phải bao gồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ và để cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán Hồ sơ kiểm toán và bằng chứng kiểm toán có mối liên hệ chứa đựng chặt chẽ Hồ sơ kiểm toán cất giữ bằng chứng kiểm toán, còn bằng chứng kiểm toán là một phần của hồ sơ kiểm toán Vì vậy, phải có các bằng chứng kiểm toán đạt yêu cầu về tính đầy đủ và tính giá trị, được sắp xếp hợp lý cùng với các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên mới tạo nên một hồ sơ kiểm toán khoa học và mang tính giá trị đầy đủ.

Nhưng mặt khác các khái niệm này cũng chỉ ra rằng kiểm toán viên không thể và không phải thu thập mọi tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán mà chỉ thu thập và lưu trữ những thông tin nào kiểm toán viên cho là cần thiết và liên quan trực tiếp đến kết luận của kiểm toán viên mà thôi

(*): Alvin Arens và James K Loebbecke, Auditing, NXB Thống kê, 1995, trang 137

Ngoài ra hồ sơ kiểm toán cũng lưu trữ tất cả các ý kiến bằng văn bản mà kiểm toán viên đưa ra sau khi tiến hành cuộc kiểm toán.

Toàn bộ những tư liệu của kiểm toán viên tạo thành hồ sơ kiểm toán, cần phải được lưu trữ, quản lý theo quy định kiểm toán.

1.3.2.Phân loại hồ sơ kiểm toán

Theo tính chất của tư liệu của kiểm toán viên, thì hồ sơ kiểm toán được phân thành hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm.

Hồ sơ kiểm toán chung là các thông tin chung về khách hàng liên quan từ hai cuộc kiểm toán trở lên và gồm một số hồ sơ được lập riêng để có những hiểu biết tóm tắt về chính sách và tổ chức của đơn vị cho các kiểm toán viên và lưu trữ hồ sơ về các khoản mục ít, hoặc không biến động đáng kể giữa các năm.

Hồ sơ kiểm toán chung thường bao gồm: Các thông tin chung về khách hàng, các tài liệu về thuế, các tài liệu về nhân sự, các tài liệu về kiểm toán, các hợp đồng hoặc thỏa thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong thời gian dài và các tài liệu khác Hồ sơ kiểm toán chung được cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu này.

Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm toàn bộ hồ sơ kiểm toán để làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán của một năm tài chính Hồ sơ kiểm toán năm thường bao gồm: các thông tin về người lập, người kiểm tra, soát xét hồ sơ kiểm toán; các văn bản về tài chính, thuế, kế toán,…của cơ quan Nhà nước và các cấp trên có liên quan đến năm tài chính; báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính; hợp đồng kiểm toán; các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ; những ghi chép về nội dung, chương trình và phạm vi của những thủ tục kiểm toán được thực hiện và kết quả thu được; các bút toán điều chỉnh và các bút toán phân loại,…

Khi hoàn thành cuộc kiểm toán, các hồ sơ kiểm toán được tập hợp và lưu trữ thành bộ hồ sơ theo thứ tự đã đánh số để giúp tra cứu dễ dàng Hồ sơ kiểm toán là tài sản của công ty kiểm toán Phải bảo quản hồ sơ kiểm toán theo nguyên tắc an toàn và bí mật số liệu Việc lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo theo đúng các yêu cầu về mặt nghiệp vụ và luật pháp.

1.3.3.Chức năng của hồ sơ kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán là một tài liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt động kiểm toán nói chung và kiểm toán tài chính nói riêng Trong quy trình kiểm toán, hồ sơ kiểm toán là một phần rất quan trọng đảm nhận nhiều chức năng khác nhau Xuất hiện từ khâu lập kế hoạch cho đến khâu kết thúc kiểm toán, hồ sơ kiểm toán là một tài liệu lưu trữ bắt buộc, sử dụng nhiều năm sau ngày kết thúc kiểm toán Hồ sơ kiểm toán có những chức năng chính sau:

Thứ nhất, hồ sơ kiểm toán phục vụ cho việc phân công và phối hợp kiểm toán Công việc kiểm toán thường được tiến hành bởi nhiều người trong một thời gian nhất định, do đó việc phân công và phối hợp làm việc là một yêu cầu cần thiết Hồ sơ kiểm toán là một công cụ hữu hiệu cho mục đích này, biểu hiện như sau:

- Các kiểm toán viên chính sẽ căn cứ vào chương trình kiểm toán để lập ra các hồ sơ kiểm toán cho mỗi công việc chi tiết và giao cho các trợ lý kiểm toán thực hiện Những công việc do các trợ lý kiểm toán tiến hành và các kết quả thu được sẽ phản ánh trên hồ sơ kiểm toán Như vậy, thông qua cách này, một kiểm toán viên chính sẽ giao việc và giám sát công việc của nhiều trợ lý kiểm toán

- Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin giữa các kiểm toán viên để phối hợp hoạt động Kết quả công việc của kiểm toán viên này có thể được sử dụng bởi các kiểm toán viên khác để tiếp tục công việc đó hay thực hiện các công việc khác có liên quan.

- Mỗi hồ sơ kiểm toán đánh dấu một bước công việc được hoàn thành trong quá trình kiểm toán Kiểm toán viên chính căn cứ số hồ sơ kiểm toán đã phát hành và số hồ sơ kiểm toán đã thu hồi để đánh giá tiến độ và tiếp tục điều hành công việc.

- Mỗi hồ sơ kiểm toán là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin về một đối tượng Trong quá trình kiểm toán, các thông tin đã thu thập sẽ được tiếp tục bổ sung, cập nhật vào hồ sơ kiểm toán của từng đối tượng có liên quan.

Thứ hai, hồ sơ kiểm toán làm cơ sở cho việc giám sát và kiểm tra công việc của các trợ lý kiểm toán Việc xem xét và kiểm tra chất lượng công việc của các trợ lý kiểm toán được tiến hành trên các hồ sơ kiểm toán do họ thực hiện Việc xem xét và kiểm tra này được tiến hành từ thấp đến cao: Kiểm toán viên chính sẽ kiểm tra và yêu cầu các trợ lý kiểm toán giải trình các nội dung trên hồ sơ kiểm toán của mình, sau đó các hồ sơ kiểm toán này sẽ tiếp tục bởi các chủ nhiệm, các chủ phần hùn…Quá trình này bảo đảm chất lượng của hồ sơ kiểm toán và công việc của trợ lý kiểm toán được giám sát đầy đủ Sau mỗi lần kiểm tra, người kiểm tra sẽ ký tên trên hồ sơ kiểm toán để xác nhận sự kiểm tra của mình.

Thứ ba, hồ sơ kiểm toán làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán Đây là chức năng rất quan trọng của hồ sơ kiểm toán vì mục đích cuối cùng của một cuộc kiểm toán là đưa ra báo cáo kiểm toán thể hiện ý kiến của kiểm toán viên về tình hình tài chính của đơn vị khách hàng Hồ sơ kiểm toán chính là những dẫn chứng bằng tài liệu cho các bằng chứng kiểm toán, những phân tích đánh giá của kiểm toán viên Vì thế hồ sơ kiểm toán chính là cơ sở để các kiểm toán viên đưa ra báo cáo kiểm toán và các kết luận kiểm toán sau khi tiến hành cuộc kiểm toán.

Thứ tư, hồ sơ kiểm toán làm tài liệu cho kỳ kiểm toán sau Để tiến hành cuộc kiểm toán có kết quả tốt, chi phí thấp cần phải xây dựng một kế hoạch

chiến lược, kế hoạch chi tiết và dự toán sát với tình hình thực tế Như vậy để giảm bớt công việc thu thập các tài liệu và nâng cao hiệu quả của công việc lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên sẽ sử dụng hồ sơ kiểm toán kỳ trước như là nguồn thông tin phong phú cho việc lập kế hoạch và cuộc kiểm toán kỳ sau, cụ thể là:

- Cho biết thời gian cần thiết để tiến hành công việc kiểm toán dựa vào thời gian thực tế của kỳ trước.

- Cung cấp một cái nhìn thấu đáo về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.

- Cho biết các vấn đề “nổi cộm” cần đặc biệt quan tâm.

- Một số tài liệu, thông tin chỉ cần cập nhật, bổ sung là có thể sử dụng được cho kỳ sau.

- Làm mẫu cho các trợ lý kiểm toán viên thực hiện công việc dựa vào hồ sơ kiểm toán kỳ trước Nhờ đó, kiểm toán viên chính sẽ đỡ tốn thời gian hướng dẫn cụ thể và chi tiết.

Tuy nhiên việc sử dụng hồ sơ kiểm toán của kỳ trước đòi hỏi phải chú ý các vấn đề như sự thay đổi về các mặt hoạt động, hệ thống kiếm soát nội bộ của đơn vị và khả năng nâng cao hiệu quả của công việc kiểm toán.

Thứ năm, hồ sơ kiểm toán là cơ sở pháp lý công việc kiểm toán Kiểm toán viên, nhất là kiểm toán viên độc lập phải chứng minh được rằng công việc kiểm toán đã được tiến hành trên cơ sở tuân thủ các Chuẩn mực kiểm toán hiện hành thông qua hồ sơ kiểm toán Muốn vậy, hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, rõ ràng và có tính thuyết phục, không chứa đựng những vấn đề không thể giải thích được, các lập luận thiếu vững chắc, các thay đổi không giải thích được…

Thứ sáu, hồ sơ kiểm toán làm tài liệu cho đào tạo Với những người mới bắt đầu bước vào nghề kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán những năm trước được

coi là tài liệu đào tạo rất quan trọng kết hợp với sự hướng dẫn của những kiểm toán viên có kinh nghiệm Hồ sơ kiểm toán là những tài liệu thực tế nhất mà người cộng sự mới vào nghề cần phải tiếp cận để làm quen dần với công tác kiểm toán.

1.3.4.Ý nghĩa của hồ sơ kiểm toán

Công việc kiểm toán được tiến hành bởi nhiều người trong một thời gian nhất định do vậy việc phân công và phối hợp kiểm toán cũng như việc giám sát công việc của ban kiểm soát phải được tiến hành một cách khoa học và chặt chẽ Thông qua hồ sơ kiểm toán, kiểm toán viên chính có thể đánh giá tiến độ và tiếp tục điều hành công việc Đồng thời hồ sơ kiểm toán là hệ thống tài liệu căn bản để giúp các cấp lãnh đạo công ty kiểm toán có thể kiểm tra tính đầy đủ của những bằng chứng kiểm toán thích hợp làm cơ sở cho kết luận của kiểm toán viên Chính vì thế, có thể kết luận rằng hồ sơ kiểm toán là một phần không thể thiếu được trong mỗi cuộc kiểm toán Hồ sơ kiểm toán có ý nghĩa to lớn trong cuộc kiểm toán:

Thứ nhất, hồ sơ kiểm toán là cơ sở, là căn cứ cho kiểm toán viên đưa ra ý kiến của mình Chức năng của kiểm toán tài chính là hướng tới việc xác minh và bày tỏ ý kiến dựa trên cơ sở các bằng chứng kiểm toán Mà các bằng chứng kiểm toán được thu thập bằng nhiều cách khác nhau và từ nhiều nguồn khác nhau Do đó, chúng cần được thể hiện thành các tài liệu theo những dạng nhất định sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định giúp kiểm toán viên lưu trữ và dẫn chứng khi cần thiết để bảo vệ ý kiến của mình Đồng thời hồ sơ kiểm toán bảo đảm cho kiểm toán khác và những người không tham gia vào cuộc kiểm toán cũng như người kiểm tra, soát xét công việc kiểm toán hiểu được công việc kiểm toán.

Thứ hai, hồ sơ kiểm toán là bằng chứng quan trọng chứng minh cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng các chuẩn mực kiểm toán Hồ sơ kiểm toán

có các kế hoạch, chương trình kiểm toán, các thủ tục kiểm toán đã áp dụng….cũng cần được ghi chép dưới dạng tài liệu để phục vụ cho chính quá trình kiểm toán cũng như làm cơ sở để chứng minh việc kiểm toán đã được tiến hành theo đúng những chuẩn mực thực hành.

1.3.5.Nội dung của hồ sơ kiểm toán

Nội dung của hồ sơ kiểm toán tiến hành khác nhau ở những đơn vị kiểm toán khác nhau tùy thuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toán viên Mặc dù vậy, hồ sơ kiểm toán bao giờ cũng gồm hai loại: Hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm.

1.3.5.1.Hồ sơ kiểm toán chung

Hồ sơ kiểm toán chung là hồ sơ kiểm toán chứa đựng những thông tin chung về khách hàng liên quan đến hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của khách hàng Hồ sơ này nhằm lưu giữ những dữ kiện có tính chất lịch sử hoặc tính liên tục thích hợp với quá trình kiểm toán được quan tâm thường xuyên qua nhiều kỳ.

Hồ sơ kiểm toán chung thường gồm:

- Tên và số hiệu hồ sơ; ngày tháng lập và ngày tháng lưu trữ; - Các thông tin chung về khách hàng:

+ Các ghi chép hoặc bản sao các tài liệu pháp lý thỏa thuận và biên bản quan trọng: Quyết định thành lập; Điều lệ công ty; Giấy phép thành lập; Đăng ký kinh doanh; Bố cáo thành lập; Biên bản họp Hội đồng quản trị; Biên bản họp Ban giám đốc;…(tên, địa chỉ, chức năng và phạm vi hoạt động, cơ cấu tổ chức,…)

+ Các thông tin liên quan đến môi trường kinh doanh, môi trường pháp luật có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng; quá trình phát triển của khách hàng.

- Các tài liệu về thuế: Các văn bản chế độ thuế riêng trong lĩnh vực hoạt động của khách hàng được cơ quan thuế cho phép, các tài liệu về thực hiện nghĩa vụ thuế hàng năm.

- Các tài liệu về nhân sự: Các thỏa ước lao động, hợp đồng lao động, các quy định riêng của khách hàng về nhân sự; quy định về quản lý và sử dụng quỹ lương;…

- Các tài liệu về kế toán:

+ Văn bản chấp thuận chế độ kế toán được áp dụng

+ Các nguyên tắc kế toán áp dụng: Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho, phương pháp tính dự phòng,…

- Các hợp đồng hoặc thỏa thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong thời gian dài (ít nhất là hai năm tài chính): Hợp đồng kiểm toán, hợp đồng cho thuê, hợp đồng bảo hiểm, thỏa thuận vay,…

- Các tài liệu khác:

Hồ sơ kiểm toán chung được cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu đề cập trên đây.

1.3.5.2.Hồ sơ kiểm toán năm

Hồ sơ kiểm toán năm là hồ sơ kiểm toán chứa đựng những thông tin về khách hàng chỉ liên quan trực tiếp đến cuộc kiểm toán của một năm tài chính Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm tất cả những tư liệu mà kiểm toán viên sử dụng cho cuộc kiểm toán đang tiến hành Các thông tin trong hồ sơ kiểm toán năm thường bao gồm các thông tin chủ yếu sau:

- Các thông tin về người lập, người kiểm tra (soát xét) hồ sơ kiểm toán: + Họ tên kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán viên thực hiện kiểm toán và lập hồ sơ kiểm toán;

+ Họ tên người kiểm tra (soát xét), ngày tháng kiểm tra; + Họ tên người xét duyệt, ngày tháng xét duyệt.

- Các văn bản về tài chính, kế toán, thuế,…của cơ quan Nhà nước và cấp trên liên quan đến năm tài chính.

- Báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính và các báo cáo khác, …(bản dự thảo và bản chính thức).

- Hợp đồng kiểm toán, thư hẹn kiểm toán, phụ lục hợp đồng (nếu có) và bản thanh lý hợp đồng.

- Những bằng chứng về kế hoạch chiến lược kế hoạch kiểm toán chi tiết, chương trình làm việc và những thay đổi của kế hoạch đó.

- Những bằng chứng về thay đổi hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng.

- Những bằng chứng và kết luận trong việc đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và những đánh giá khác.

- Những bằng chứng đánh giá của kiểm toán viên về những công việc và kết luận của kiểm toán viên nội bộ.

- Các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ;

- Những ghi chép về nội dung, chương trình và phạm vi của những thủ tục kiểm toán được thực hiện và kết quả đạt được;

- Những phân tích của kiểm toán viên về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số dư các tài khoản;

- Những phân tích các tỷ lệ, xu hướng quan trọng đối với tình hình hoạt động của khách hàng;

- Những bằng chứng về việc kiểm tra và soát xét của kiểm toán viên và người có thẩm quyền với những công việc do kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán hoặc chuyên gia khác thực hiện;

- Các chi tiết về những thủ tục kiểm toán mà kiểm toán viên khác thực hiện khi kiểm toán báo cáo tài chính của đơn vị cấp dưới;

- Các thư từ liên lạc với kiểm toán viên khác, các chuyên gia khác và các bên hữu quan;

- Các văn bản hoặc những chú giải về những vấn đề đã trao đổi với khách hàng, kể cả các điều khoản của hợp đồng kiểm toán.

- Bản giải trình của Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị được kiểm toán;

- Bản xác nhận do khách hàng hoặc bên thứ ba gửi đến;

- Các kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề trọng yếu của cuộc kiểm toán, bao gồm cả những vấn đề bất thường (nếu có) cùng với các thủ tục mà kiểm toán viên đã thực hiện để giải quyết các vấn đề đó.

Công ty kiểm toán có quyền lưu trữ hồ sơ kiểm toán và hồ sơ kiểm toán là tài sản của công ty kiểm toán Kiểm toán viên phải đảm bảo tính bí mật, an toàn và không được tiết lộ những thông tin về đơn vị được kiểm toán.

1.3.5.3.Ứng dụng của hồ sơ kiểm toán trong các giai đoạn của quy trình kiểmtoán trong kiểm toán báo cáo tài chính

Hồ sơ kiểm toán được lập và sử dụng từ trước khi cuộc kiểm toán bắt đầu và được bổ sung hoàn thiện dần từ quá trình lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán cho đến khi kết thúc kiểm toán.

 Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán

Nội dung chủ yếu của các giấy tờ làm việc được lập và sử dụng trong giai đoạn này gồm: những thông tin thu thập được về khách hàng, những đánh giá, kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề cần xác định và kế hoạch kiểm toán của kiểm toán viên Đây là những thông tin cơ bản rất quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của một cuộc kiểm toán.

Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, khi cân nhắc xem nên tiếp tục một khách hàng cũ hay tiếp nhận một khách hàng mới thì kiểm toán viên phải thực hiện một công việc là liên lạc với kiểm toán viên tiền nhiệm hay xem xét

hồ sơ kiểm toán của kiểm toán viên tiền nhiệm Xem xét hồ sơ kiểm toán của các kiểm toán viên trước để có được những thông tin như: tính liêm chính của ban giám đốc công ty khách hàng, những bất đồng của ban giám đốc với kiểm toán viên tiền nhiệm về các nguyên tắc kế toán, thủ tục kiểm toán,…hoặc các vấn đề quan trọng khác.

Các hồ sơ kiểm toán các năm trước thường chứa đựng rất nhiều thông tin về khách hàng: về công việc kinh doanh, cơ cấu tổ chức và các đặc điểm hoạt động khác Vì vậy qua kiểm tra hồ sơ kiểm toán chung của khách hàng (bao gồm sơ đồ bộ máy, điều lệ công ty, chính sách tài chính, kế toán,…) kiểm toán viên sẽ tìm thấy những thông tin chung hữu ích về hoạt động kinh doanh của khách hàng Đó là việc xác định xem các quyết định của nhà quản lý có hợp lý hay không, việc hiểu được bản chất và sự biến động của các số liệu trên báo cáo tài chính đã được kiểm toán.

Kế hoạch chi tiết cho từng lĩnh vực, chương trình kiểm toán được lập và lưu giữ trong hồ sơ kiểm toán Chương trình kiểm toán đã thiết kế có thể thay đổi trong quá trình thực hiện Tuy nhiên những thay đổi này phải được ghi rõ trong hồ sơ kiểm toán Những tài liệu này cùng với những tài liệu về lập kế hoạch tổng quát được lưu giữ trong hồ sơ kiểm toán chung Đối với những khách hàng quen thuộc, công ty kiểm toán chỉ cần cập nhật những thay đổi chứ không phải tiến hành lập mới các tài liệu như đối với khách hàng mới.

 Giai đoạn thực hành kiểm toán

Thực hành kiểm toán bao gồm việc thực hiện và đánh giá các thủ tục kiểm soát, thủ tục kiểm tra chi tiết số dư và thủ tục phân tích Dựa vào những tài liệu đã lưu về đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên đưa ra quyết định có thể dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng hay không Nếu quyết định là có thì việc thu thập bằng chứng có thể chủ yếu qua các thủ tục kiểm soát và một số ít các thử nghiệm cơ bản Nếu quyết định là

không thì kiểm toán viên phải thực hiện các thử nghiệm cơ bản với số lượng lớn.

Cần lưu trữ vào hồ sơ kiểm toán các tài liệu chủ yếu như: tính chất, thời gian và phạm vi của các biện pháp kiểm soát nội bộ và những phát hiện của kiểm toán viên Những phát hiện này lại được đem ra so sánh với những đánh giá ban đầu trong kế hoạch kiểm toán Nếu trùng khớp thì các thủ tục kiểm toán cơ bản sẽ được thực hiện đúng theo kế hoạch Trong trường hợp ngược lại có thể phải thay đổi đánh giá trong phần lập kế hoạch và mở rộng phạm vi của các thủ tục cơ bản.

Việc thực hiện các thủ tục cơ bản này được thực hiện trên các bảng tổng hợp, bảng tính toán, bảng phân tích các nghiệp vụ, các giấy tờ xác minh…Khi tiến hành kiểm toán các khoản mục đã được lựa chọn, kiểm toán viên phải đưa ra các kết luận của mình về từng khoản mục kèm theo các dẫn chứng cho các kết luận đó trên giấy tờ làm việc Các giấy tờ này được tập hợp lại trong hồ sơ kiểm toán phục vụ cho việc ra quyết định của kiểm toán viên Phần lớn các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được lập vào giai đoạn này Tất cả các bằng chứng có giá trị và những ghi chép của kiểm toán viên phải được lưu lại trên giấy tờ làm việc, đảm bảo cho hồ sơ kiểm toán được lập một cách đầy đủ, hợp lý và hợp lệ.

 Giai đoạn kết thúc kiểm toán

Các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán chính là căn cứ để các kiểm toán viên đưa ra các kết luận của mình Giai đoạn này bổ sung nốt những tài liệu cuối cùng trong hồ sơ, đó là báo cáo kiểm toán và thư quản lý.

Người soát xét lại cuộc kiểm toán tiến hành đánh giá chất lượng cuộc kiểm toán hoàn thành thông qua việc xem xét hồ sơ kiểm toán.

Hồ sơ kiểm toán được lưu giữ theo những quy định nghiêm ngặt Đây sẽ là những tài liệu dùng cho các cuộc kiểm toán sau và là bằng chứng pháp lý để giải quyết các sự kiện phát sinh sau ngày kiểm toán.

1.4.Các yếu tố ảnh hưởng đến hồ sơ kiểm toán

Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến nội dung của hồ sơ kiểm toán nhưng có thể nêu lên một số điểm chủ yếu sau:

- Mục đích và nội dung của cuộc kiểm toán - Hình thức báo cáo kiểm toán.

- Đặc điểm và tính phức tạp của hoạt động kinh doanh của khách hàng - Bản chất và thực trạng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội

- Phương pháp, kỹ thuật kiểm toán được sử dụng trong quá trình kiểm toán.

- Nhu cầu về hướng dẫn, kiểm tra và soát xét những công việc do trợ lý kiểm toán và cộng tác viên thực hiện trong một số trường hợp cụ thể.

1.5.Các mô hình hồ sơ kiểm toán

Cách thức tổ chức tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được tiến hành tùy thuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toán viên nhưng phải đảm bảo tính hệ thống của một hồ sơ: các tài liệu phải được sắp xếp theo từng mục, từng vấn đề, từng vụ việc,… thuận tiện cho việc lưu trữ, bảo quản cũng như việc tra cứu tài liệu trong hồ sơ đó Bởi cuộc kiểm toán không chỉ kết thúc ở việc đưa ra báo cáo kiểm toán và thư quản lý mà hồ sơ kiểm toán còn làm cơ sở cho việc kiểm tra soát xét và khi cần có thể còn là cơ sở pháp lý mà công ty kiểm toán đưa ra để minh chứng cho công việc của mình Tuy nhiên, chúng ta cần biết rằng hồ sơ kiểm toán và phương pháp kiểm toán là hai vấn đề có liên quan chặt chẽ với nhau, cuộc kiểm toán được tiến hành bằng phương pháp nào thì hồ sơ kiểm toán được tổ chức theo

phương pháp đó Hồ sơ kiểm toán chịu sự chi phối trực tiếp của phương pháp kiểm toán.

Hiện nay trên thế giới phổ biến hai mô hình hồ sơ kiểm toán là mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu và mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ.

1.5.1.Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu

Mô hình này gắn liền với phương pháp thủ công, đưa ra phương pháp tổ chức giấy làm việc và cách đánh tham chiếu theo chữ cái La Tinh như sau:

Bảng 1.1.: Bảng hệ thống tham chiếu mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu

Cột “có” hoặc “không” để kiểm toán viên tích vào tùy theo tài liệu đó hoặc không có trong hồ sơ.

Theo cách đánh tham chiếu trên, hồ sơ làm việc được sắp xếp theo thứ tự các mục của bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của Việt Nam Các mục này sẽ được đánh theo thứ tự chữ cái.

Riêng mục A bao gồm tất cả các phần kiểm tra chung (đối chiếu giữa bảng cân đối kế toán với sổ cái, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết) các báo cáo Mục này bao gồm các giấy tờ làm việc chủ yếu sau:

Bảng 1.2.: Các giấy tờ làm việc trong mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu

6 Các ghi chú cho cuộc kiểm toán năm sau 7 Thư giải trình của ban giám đốc

8 Báo cáo tài chính trước điều chỉnh 9 Bảng cân đối kế toán

10.Báo cáo kết quả kinh doanh

11.Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh 12.Các bút toán phân loại lại

13.Các bút toán điều chỉnh chi tiết

14.Kiểm tra số dư đầu kỳ và các sự kiện phát sinh sau ngày lập báo cáo kiểm toán năm trước

15.Các nghĩa vụ với các bên có liên quan 16.Các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ

- Trang thiết bị phục vụ cho kiểm toán không quá lớn, giảm được chi phí - Kết cấu hồ sơ cũng rất khoa học nên người sử dụng hồ sơ có thể dễ dàng

đi từ giấy tờ làm việc chi tiết đến tổng hợp và ngược lại.

- Khả năng xét đoán và hoạt động độc lập của kiểm toán viên được phát huy tối đa.

- Trong điều kiện ở Việt Nam hiện nay là phù hợp khi sử dụng mô hình trên.

Tuy nhiên mô hình này cũng bộc lộ một số hạn chế sau: - Tốn thời gian công sức mà độ chính xác lại không cao.

- Các giấy tờ làm việc không có mối liên hệ chặt chẽ vì chưa có sự liên kết theo chiều ngang.

- Việc soát xét, giám sát kết quả trong bước kiểm toán gặp nhiều khó khăn.

- Bảo quản cần nơi an toàn, tốn kém mà nguy cơ thất lạc, hư hỏng cao - Rủi ro kiểm toán cao đặc biệt là với những khách hàng lớn.

1.5.2.Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ

Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ có đại diện là mô hình hồ sơ kiểm toán AS/2 với phương pháp lập tự động có hệ thống tham chiếu AS/2 là phương pháp kiểm toán tiên tiến giúp kiểm toán viên giảm nhẹ một phần lao động, tránh được rủi ro nghề nghiệp trên cơ sở sự hiểu biết, năng lực và sự năng động của mỗi nhân viên Phương pháp AS/2 bao gồm: phương pháp kiểm toán, hệ thống hồ sơ kiểm toán và phần mềm kiểm toán.

Hồ sơ kiểm toán AS/2 được sắp xếp theo một hệ thống chỉ mục thống nhất gọi là “chỉ mục hồ sơ kiểm toán” tương tự như danh mục hệ thống tài khoản kế toán Chỉ mục hồ sơ kiểm toán là danh mục các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên được sắp xếp theo một trình tự sẵn và thống nhất Danh mục này được chia thành các phần tương ứng với các giai đoạn thực hiện cuộc

kiểm toán hoặc thể hiện các mục, tiểu mục của các phần hành kiểm toán trên báo cáo tài chính Nội dung của hệ thống chỉ mục tổng hợp như sau:

Bảng 1.3 : Nội dung các chỉ mục tổng hợp của hồ sơ kiểm toán

Hồ sơ được xây dựng bao gồm chỉ mục tổng hợp được đánh số thứ tự từ 1000 đến 8000 Trong đó các chỉ mục từ 1000 đến 4000 chứa đựng những thông tin chủ yếu trong phần hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ tổng hợp (của hồ sơ năm) Những chỉ mục này bao gồm thông tin chung về khách hàng, về những phân tích sơ bộ ban đầu, về kế hoạch kiểm toán, về báo cáo kiểm toán Từ chỉ mục 5000 đến 8000 thuộc phần hồ sơ làm việc chứa đựng những thông tin về kiểm toán chi tiết các khoản mục trên báo cáo tài chính Bao gồm các chỉ mục lớn như: kiểm tra chi tiết tài sản, công nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, báo cáo lãi lỗ.

Các giấy tờ làm việc cơ bản trong các chỉ mục của hồ sơ kiểm toán AS/2 đều sử dụng mẫu quy định như trong hồ sơ chuẩn của hệ thống hồ sơ kiểm toán AS/2 Các giấy tờ làm việc này có mẫu thống nhất trong phần mềm AS/2 được đánh số cụ thể theo từng chỉ mục Trong thực hành kiểm toán, kiểm toán viên sử dụng những giấy tờ làm việc này để hoàn thiện nên hồ sơ kiểm toán.

Chỉ mục hồ sơ kiểm toán tổng hợp 1000 Lập kế hoạch kiểm toán 2000 Báo cáo

3000 Quản lý cuộc kiểm toán 4000 Hệ thống kiểm soát

5000 Kiểm tra chi tiết - tài sản

6000 Kiểm tra chi tiết - công nợ phải trả 7000 Kiểm tra chi tiết - vốn chủ sở hữu 8000 Kiểm tra chi tiết - báo cáo lãi lỗ

Do đặc thù khác nhau của từng khách hàng mà kiểm toán viên có thể có những thay đổi nhỏ về giấy tờ làm việc cho phù hợp.

Việc ghi chép giấy tờ làm việc của kiểm toán viên hầu hết được thực hiện bằng máy vi tính với phần mềm AS/2 nên việc liên kết thông tin giữa giấy tờ làm việc trong hồ sơ kiểm toán là rất chặt chẽ Việc liên kết giữa các giấy tờ làm việc không chỉ được thực hiện theo “quan hệ dọc” mà chúng còn được liên kết chặt chẽ theo “quan hệ ngang” trong mỗi chỉ mục và giữa các chỉ mục với nhau.

Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ có những ưu điểm sau:

- Mô hình này được vi tính hóa nên các giấy tờ làm việc được hình thành nhanh chóng và chính xác, được sử dụng thống nhất Các công thức được vi tính hóa nên giảm nhẹ được công việc mà có độ chính xác cao.

- Giấy tờ làm việc khi làm xong có mối liên kết chặt chẽ, tự động hóa - Việc soát xét, giám sát kết quả trong bước kiểm toán đơn giản hơn rất

- Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ cả bằng hai cách là trên giấy tờ làm việc và trên đĩa mềm nên đảm bảo độ an toàn cao, gọn nhẹ và thuận tiện cho tra

TẠI CÔNG TY DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁNVÀ KIỂM TOÁN (AASC).

2.1 Tổng quan về Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểmtoán (AASC).

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Sau cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới thứ 2 (1929 – 1933) các nhà kinh tế thế giới nhận ra vai trò quan trọng của việc phát hiện ra các nguy cơ tiềm ẩn trong hoạt động tài chính của các thực thể kinh tế trong nền kinh tế thế giới Ở Mỹ, từ năm 1934, Ủy ban Bảo vệ và trao đổi tiền tệ (SEC), đã thành lập quy chế về kiểm toán viên bên ngoài để nhằm phát hiện ra các doanh nghiệp làm ăn không có hiệu quả và xác nhận về tính trung thực của các bảng khai báo cáo tài chính và các vấn đề quan trọng khác có liên quan Tại Việt Nam, kiểm tra nói chung và kiểm tra kế toán nói riêng đã được quan tâm ngay từ thời kỳ bắt đầu xây dựng đất nước Đặc biệt từ những năm 90, sau khi chuyển đổi cơ chế kinh tế, kiểm toán độc lập đã được hình thành Đánh dấu cho sự ra đời của kiểm toán độc lập là ngày 13 tháng 5 năm 1991 Bộ Tài chính ra Quyết định số 164 – TC/QĐ/TCCB thành lập Công ty Dịch vụ Kế toán (tiền thân của Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán) và Công ty Kiểm toán Việt Nam Sau hơn 15 năm hoạt động Công ty đã khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực hoạt động Trong khoảng thời gian này có thể chia hoạt động của Công ty thành 2 giai đoạn chính như sau: Giai đoạn 1: Từ năm 1991 – 1993 Đây là giai đoạn mà Công ty mới thành lập.Tại thời điểm thành lập Công ty có số vốn là 229.107.173đ trong đó vốn của Ngân sách Nhà nước cấp là 137.040.000đ Nhà nước cấp vốn cho Công ty bằng tiền mặt và bằng hiện, tiền mặt là 113.316.000đ Khi mới thành lập Công ty có tên là Công ty Dịch vụ Kế toán với tên giao dịch quốc tế là –

Accounting Service Company – ASC chủ yếu là thực hiện các dịch vụ kế toán như hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng các chế độ, thể lệ tài chính kế toán, xây dựng và thực hiện các mô hình, tổ chức bộ máy và công tác kế toán, tư vấn về vấn đề tài chính, thuế,…Sau một thời gian ngắn đi vào hoạt động ASC đã hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách có hiệu quả và ngày càng lớn mạnh về năng lực hoạt động nghiệp vụ Giai đoạn này lĩnh vực hoạt động của Công ty còn hạn chế do quy định của Bộ Tài chính nên đã không đáp ứng được nhu cầu ngày càng lớn của thị trường Do vậy, Ban lãnh đạo của Công ty đã đề nghị Bộ Tài chính cho phép bổ sung một số loại hình dịch vụ để làm phong phú hơn loại hình dịch vụ cung cấp cũng như số lượng các khách hàng.

Giai đoạn 2: Từ năm 1993 đến nay Đánh dấu cho giai đoạn này là ngày 14 tháng 9 năm 1993 Bộ trưởng Bộ Tài chính ra Quyết định số 639/TC/ QĐ/TCCB bổ sung thêm các loại hình dịch vụ mới cho Công ty và đổi tên Công ty thành Công ty Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán có tên giao dịch quốc tế là Auditing and Accounting Financial Consultancy Service Company (gọi tắt là AASC) và đó trở thành tên giao dịch chính thức của Công ty cho đến nay Mục tiêu hoạt động của AASC là nhằm cung cấp các dịch vụ chuyên ngành về kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán cho các doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế xã hội.

Hịên nay trụ sở chính của Công ty tại số 1 – Lê Phụng Hiểu - Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội và có 4 chi nhánh như sau:

Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh: 29 Võ Thị Sáu - Quận I – Thành phố Hồ Chí Minh.

Chi nhánh Vũng Tàu: Số 42 Đường Thống Nhất, Thành phố Vũng Tàu Chi nhánh Thanh Hóa: Số 25 Phan Chu Trinh, Thành phố Thanh Hóa Chi nhánh Quảng Ninh: Cột 3 Thành phố Hạ Long Tỉnh Quảng Ninh.

Sau hơn 15 năm hoạt động Công ty không ngừng lớn mạnh và phát triển biểu hiện kết quả kinh doanh năm sau luôn cao hơn năm trước Nếu như năm 1992 doanh thu chỉ đạt được 840 triệu đồng thì đến năm 2003 doanh thu đạt 25200 triệu đồng và đến năm 2005 doanh thu đạt 41.005 triệu đồng Để thấy rõ tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty chúng ta có thể theo dõi bảng tổng hợp số liệu kinh doanh trong 4 năm như sau:

Bảng 2.1: Tổng hợp về tình hình kinh doanh của Công ty

Doanh thu năm 2005 tăng 127,05% so với năm 2004 và tăng 194,84% so với năm 2002 Trong đó doanh thu của dịch vụ kiểm toán năm 2005 tăng 120,19% so với năm 2004, doanh thu của dịch vụ tư vấn năm 2005 tăng 165,73% còn doanh thu của hoạt động khác tăng 107,27% so với năm 2004 Như vậy doanh thu năm 2005 tăng chủ yếu là do doanh thu của dịch vụ tư vấn tăng nhiều nhất Ta thấy doanh thu của dịch vụ kiểm toán tăng tuy nhiên tỷ trọng doanh thu của dịch vụ này đã giảm xuống Năm 2004 tỷ trọng của doanh thu kiểm toán là 65,997% nhưng đến năm 2005 tỷ trọng này là 62,43% Đây cũng là xu hướng phát triển chung của Công ty Hiện nay doanh thu chính của Công ty là từ các công ty nhà nước.

Hiện nay theo lộ trình chuyển đổi sở hữu các doanh nghiệp kiểm toán của nhà nước, cũng như các doanh nghiệp nhà nước khác, AASC đang trong giai đoạn chuẩn bị chuyển đổi sang mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn từ 2 thành viên trở lên vào năm 2007 Bên cạnh đó Công ty cũng tăng cường các

hoạt động hợp tác để phát triển AASC có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ ngành, các vụ viện, các cơ quan nghiên cứu và các trường đại học trong cả nước nhằm mục đích tăng cường năng cao hiệu quả công tác chuyên môn, đào tạo phổ biến chuyên môn nghiệp vụ kiểm toán kế toán

2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của Công ty

2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty

Do AASC là Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ chuyên ngành nên việc tổ chức bộ máy quản lý có những đặc thù riêng của ngành Từ khi thành lập đến nay bộ máy quản lý của Công ty có nhiều thay đổi phù hợp với sự phát triển của Công ty bao gồm: Ban giám đốc, 2 phòng chức năng và 7 phòng nghiệp vụ Ban Giám đốc là bộ phận quản lý cao nhất trong Công ty bao gồm có 5 thành viên: 1 Giám đốc và 4 Phó Giám đốc.

Giám đốc Công ty là người chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tài chính và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Công ty Phó Giám đốc Công ty là người giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các mảng hoạt động mà mình phụ trách.

Hiện nay Công ty có hai phòng chức năng là Phòng Hành chính tổng hợp và Phòng Tài chính kế toán Phòng Hành chính tổng hợp có chức năng quản lý hành chính và nhân sự trong Công ty đảm nhận việc lên kế hoạch hàng tháng về lao động, tiền lương, lập kế hoạch mua sắm đồ dùng văn phòng, …Phòng Tài chính Kế toán có nhiệm vụ quản lý vốn bằng tiền của Công ty thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tiền trong kinh doanh Phòng này cũng trực thuộc và chịu sự quản lý của Ban Giám đốc.

Các phòng nghiệp vụ của Công ty gồm:

+ Phòng Công nghệ thông tin: Phòng này có nhiệm vụ thực hiện cài đặt các phần mềm cho Công ty Đồng thời Phòng còn sản xuất các phần mềm kế toán

để cung cấp theo đơn đặt hàng của khách hàng và các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của công việc.

+ Phòng Kiểm toán dự án: Phụ trách kiểm toán các dự án ngoài ra vẫn có thể thực hiện các cuộc kiểm toán cho các khách hàng là doanh nghiệp trừ lĩnh vực kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản.

+ Phòng Tư vấn và Kiểm toán: Ngoài các dịch vụ chung phòng còn đảm nhiệm chức năng tư vấn Các dịch vụ tư vấn của phòng rất đa dạng như tư vấn thuế, tư vấn thành lập doanh nghiệp,…

+ Phòng Kiểm toán các ngành thương mại và dịch vụ: Thực hiện các cuộc kiểm toán cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ.

+ Phòng Kiểm toán xây dựng cơ bản: Chuyên sâu kiểm toán báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản Năm 2001 thị phần của Công ty về công tác kiểm toán các công trình xây dựng cơ bản chiếm tới 55%.

+ Phòng Đào tạo và Kiểm soát chất lượng: Phòng chuyên đào tạo nhân viên mới cho Công ty Hàng năm phòng tổ chức đào tạo và thi tuyển nâng cấp cho các nhân viên trong Công ty Đồng thời phòng còn làm nhiệm vụ soát xét lại các báo cáo kiểm toán trước khi phát hành.

+ Phòng Kiểm toán các ngành sản xuất vật chất: Bên cạnh dịch vụ kế toán, kiểm toán và tư vấn tài chính phòng còn đảm nhiệm các hoạt động tiếp thị của Công ty như hệ thống thư chào hàng, các phương thức quảng cáo cho các loại hình dịch vụ của Công ty

Việc phân chia này chỉ mang tính chất tương đối vì các phòng nghiệp vụ đều có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ chuyên môn theo chỉ tiêu mà Công ty giao cho bao gồm cả dịch vụ kiểm toán, dịch vụ kế toán và tư vấn tài chính Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy Công ty AASC

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo kiểu phân tán Các chi nhánh và văn phòng đại diện của Công ty tại các tỉnh, thành phố hạch toán độc lập Tại trụ sở chính sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán như sau:

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty:

Kế toán trưởng: Có trách nhiệm điều hành chung công việc của cả phòng Nhiệm vụ chính là hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong Công ty, giúp Giám đốc chấp hành chính sách, chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, sử dụng quỹ tiền lương và các quỹ phúc lợi xã hội cũng như chấp hành các chính sách tài chính Đồng thời ông cũng chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc cấp trên và các cơ quan lãnh đạo về các thông tin kế toán cung cấp.

Kế toán tổng hợp: Kiêm kế toán thanh toán lương, phụ trách công việc tổng hợp thanh toán lương hàng tháng cho công nhân viên trong toàn Công ty và lập báo cáo cho Công ty.

Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý số tiền mặt hiện có của Công ty, theo dõi các khoản tiền gửi ngân hàng.

Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm trừ năm đầu tiên thành lập thì niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 14/5/1991 đến 31/12/1991 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi sổ kế toán là

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Thủ quỹ

đồng Việt Nam (VNĐ) Hiện nay Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán do tự Công ty áp dụng là phần mềm E - ASPlus 3.0.

2.2 Thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC

2.2.1 Một số đặc điểm của Công ty có ảnh hưởng đến công tác tổ chức hồsơ kiểm toán

AASC là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ Tài chính Vì vậy toàn bộ hệ thống sổ sách tài liệu, mẫu biểu mà Công ty đang sử dụng đều tuân thủ theo quy định chung của Bộ Tài chính Mô hình hồ sơ kiểm toán và chương trình kiểm toán mà Công ty đang áp dụng được xây dựng phù hợp với quy định của Bộ Tài chính và phù hợp với điều kiện của Công ty.

Cùng với VACO, AASC là một trong hai doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính được thành lập từ năm 1991 hoạt động trong lĩnh vực kế toán, tài chính và kiểm toán Nhưng ban đầu theo chỉ thị của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng nay là Thủ tướng Chính phủ thì VACO là công ty hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực kiểm toán còn AASC chịu trách nhiệm về lĩnh vực kế toán và tư vấn tài chính Cho đến năm 1993 công ty mới được phép bổ sung thêm lĩnh vực kiểm toán và được đổi tên thành “ Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán” Do vậy, mặc dù kiểm toán độc lập du nhập vào Việt Nam từ rất sớm và phát huy tác dụng ngày càng mạnh mẽ nhưng mãi cho đến những năm gần đây thì kiểm toán mới trở thành lĩnh vực hoạt động chủ yếu và đem lại tỷ trọng doanh thu lớn nhất cho AASC.

Sự phát triển của nền kinh tế thị trường dưới sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa làm cho nền kinh tế Việt Nam đang ngày càng lớn mạnh vì thế kiểm toán nói chung và kiểm toán độc lập nói riêng đang trở thành một loại hình dịch vụ không thể thiếu được Mặc dù hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán muộn so với VACO và cũng không có được những

trang thiết bị với công nghệ hiện đại nhất như những công ty kiểm toán 100% vốn đầu tư nước ngoài ( PWC, KMPG,…) song AASC đã cố gắng hết sức khẳng định được vị thế của mình Với đội ngũ nhân viên được đào tạo có hệ thống, giàu kinh nghiệm hệ thống trang thiết bị hiện đại công ty đã và đang cố gắng nâng cao chất lượng các loại dịch vụ đáp ứng một cách tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng.

Hiện nay loại hình dịch vụ kiểm toán đang là lĩnh vực hoạt động chủ yếu đem lại 75% doanh thu cho công ty hàng năm, đồng thời hiện nay công ty đã có hơn 1000 khách hàng thường xuyên và hàng năm có thêm những khách hàng mới Tuy nhiên công ty vẫn gặp rất nhiều khó khăn vì khởi đầu muộn hơn, hệ thống cơ sở vật chất còn nghèo nàn nên công ty chưa có điều kiện để đưa vào áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật đặc biệt là công nghệ thông tin mới nhất vào thực tế công việc.

Trong việc tổ chức hồ sơ kiểm toán cũng vậy, do chưa có đầy đủ điều kiện về tài chính cũng như về nhân lực nên hiện nay công ty vẫn đang áp dụng mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu: việc tổ chức giấy tờ làm việc và cách đánh tham chiếu theo chữ cái La Tinh Kỹ thuật lập và tổ chức hồ sơ kiểm toán hoàn toàn thủ công gắn liền với công nghệ kiểm toán thủ công chưa có sự can thiệp sâu của công nghệ tin học cho nên công việc kiểm toán từ việc ghi chép, tính toán, phân tích chủ yếu được thực hiện trên giấy tờ không thông qua một phương tiện trung gian nào và hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm, năng lực của kiểm toán viên Mặc dù công ty đã cố gắng trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại song sự trợ giúp của công nghệ thông tin mới chỉ là phần nào còn hầu hết các công việc từ lập đến lưu trữ hồ sơ đều được thực hiện một cách thủ công

2.2.2 Phân loại hồ sơ kiểm toán tại AASC

Hồ sơ kiểm toán là tài liệu do kiểm toán viên lập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong một cuộc kiểm toán Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy hay trên bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định hiện hành Tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán, hồ sơ kiểm toán được phân làm hai loại là hồ sơ kiểm toán thường thực và hồ sơ kiểm toán năm.

2.2.2.1 Hồ sơ thường trực (hồ sơ kiểm toán chung)

Hồ sơ kiểm toán thường trực là hồ sơ chứa đựng các tài liệu ít thay đổi, thường là các thông tin chung của khách hàng liên quan đến hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách hàng

2.2.2.2 Hồ sơ kiểm toán năm

Hồ sơ kiểm toán năm là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin về khách hàng chỉ liên quan đến cuộc kiểm toán của một năm tài chính Hồ sơ kiểm toán năm tại AASC được thiết lập trong và sau khi tiến hành cuộc kiểm toán cho năm tài chính hiện hành Hồ sơ kiểm toán năm lưu trữ các dữ liệu áp dụng cho năm kiểm toán và được chia làm 2 loại là hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việc để quản lý một cách dễ dàng hơn.

a.Hồ sơ tổng hợp

Hồ sơ tổng hợp bao gồm những thông tin liên quan đến việc thực hiện hợp đồng kiểm toán của năm kiểm toán Hồ sơ kiểm toán năm được thực hiện bởi các nhóm trưởng kiểm toán Trong phần hồ sơ tổng hợp này lưu trữ các thông tin chung của riêng năm kiểm toán đó nên kiểm toán viên vẫn phải thành lập một hồ sơ khác

b.Hồ sơ làm việc

Hồ sơ làm việc là hồ sơ lưu lại quá trình kiểm toán viên thực hiện kiểm toán tại công ty khách hàng Hồ sơ làm việc chính là các thủ tục kiểm toán do

kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán thực hiện để thu thập các bằng chứng kiểm toán làm cơ sở cho việc hình thành nên ý kiến của kiểm toán viên về báo cáo tài chính của khách hàng Hồ sơ làm việc lưu lại toàn bộ giấy tờ làm việc của kiểm toán viên đối với các khoản mục trên báo cáo tài chính của khách hàng trong đó có phần tham chiếu Hồ sơ làm việc bao gồm các trang tổng hợp, trang kết luận, trang chương trình làm việc và trang giấy làm việc về các nội dung như:

- Các vấn đề chung về kiểm toán các khoản mục - Các vấn đề chung về khách hàng

- Kiểm toán khoản mục tiền

- Kiểm toán khoản mục tài sản cố định - …

Trên mỗi trang làm việc của hồ sơ kiểm toán đều có các thông tin về người thực hiện, ngày thực hiện, người kiểm tra và ngày kiểm tra.

2.2.3 Nguyên tắc và nội dung tổ chức hồ sơ kiểm toán tại AASC

2.2.3.1 Nguyên tắc tổ chức hồ sơ kiểm toán tại AASC

Mục tiêu kiểm toán báo cáo tài chính là cơ sở, là căn cứ để kiểm toán viên đưa ra các ý kiến về tính trung thực, tính hợp lý về báo cáo tài chính của công ty khách hàng Muốn đưa ra các ý kiến này kiểm toán viên cần dựa trên các bằng chứng thích đáng mà mình đã thu thập trong quá trình kiểm toán (các bằng chứng này được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán) Như vậy hồ sơ kiểm toán là căn cứ để lập kế hoạch kiểm toán, ghi chép các bằng chứng thu thập được và các kết luận rút ra từ thực tế kiểm toán, là dữ liệu cho việc quyết định loại báo cáo đúng đắn, là căn cứ để kiểm toán viên và giám đốc soát xét Do đó tổ chức một hệ thống hồ sơ kiểm toán đảm bảo cơ sở pháp lý cho ý kiến kiểm toán viên và phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý là một vấn đề rất quan trọng đối với bất kỳ một công ty kiểm toán nào Để quản lý hồ sơ kiểm toán

một cách khoa học, dễ quản lý tra cứu và soát xét thì AASC đã đề ra một số nguyên tắc để sắp xếp tài liệu như sau:

- Hồ sơ kiểm toán phải có đề mục rõ ràng:

Để phân biệt, tìm kiếm dễ dàng cho từng cuộc kiểm toán, từng khoản mục, từng nội dung thì hồ sơ kiểm toán phải có đề mục rõ ràng Đề mục thường được đặt ở đầu mỗi hồ sơ kiểm toán và thường bao gồm những nội dung sau:

+ Tên đơn vị được kiểm toán.

+ Đối tượng kiểm toán: là các tài khoản hay chỉ tiêu trên trên các tài liệu đó.

+ Kỳ kiểm toán: ghi ngày bắt đầu và kết thúc của niên độ kế toán.

+ Số hiệu hồ sơ kiểm toán: các số hiệu này được ghi để tiện cho việc tra cứu.

+ Ngày thực hiện kiểm toán.

- Hồ sơ kiểm toán phải có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên: Trong hồ sơ kiểm toán, các kiểm toán viên thiết lập hồ sơ phải ký đầy đủ Đây vừa là dấu hiệu chứng tỏ kết quả làm việc của kiểm toán viên, vừa là cơ sở khẳng định trách nhiệm của kiểm toán viên đối với các thông tin được ghi trên đó Đồng thời trong quá trình soát xét các báo cáo thì những người có trách nhiệm cũng phải ký tên đầy đủ vào hồ sơ đó.

- Hồ sơ kiểm toán cần được sắp xếp khoa học:

Số lượng các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán thường rất nhiều, vì thế chúng cần được đánh số một cách có hệ thống và khoa học đảm bảo việc sử dụng và kiểm tra được dễ dàng.

Tại AASC, hồ sơ kiểm toán được sắp xếp riêng theo hồ sơ kiểm toán thường trực và hồ sơ kiểm toán năm Trong hồ sơ kiểm toán thường trực, tài liệu được sắp xếp theo trình tự: các thông tin tổng hợp, các thông tin về pháp luật, các tài liệu về thuế, các tài liệu về nhân sự, các thông tin về hệ thống kế

toán của khách hàng và cuối cùng là các thông tin về hợp đồng Trong hồ sơ kiểm toán năm lại được chia ra làm hai loại:

+ Hồ sơ tổng hợp được sắp xếp theo thứ tự: báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã kiểm toán, thư quản lý, các báo cáo tài chính dự thảo; tổng kết công việc kiểm toán của niên độ; kế hoạch kiểm toán; các sự kiện phát sinh sau ngày phát hành báo cáo kiểm toán năm trước; bản ghi những sửa chữa của kiểm toán viên; các điểm cần theo dõi, các điểm chưa được trả lời; các sự kiện phát sinh sau niên độ kế toán và trước ngày phát hành báo cáo kiểm toán của năm hiện hành; phí kiểm toán và thời gian làm việc; các tài liệu khác + Hồ sơ làm việc có bốn loại trang sau và sắp xếp theo trình tự: trang tổng hợp, trang kết luận, trang chương trình kiểm toán và trang giấy làm việc Đối với mỗi phần trong hồ sơ kiểm toán thường trực đánh dấu bằng chữ số La Mã, còn đối với hồ sơ kiểm toán năm thì mỗi phần được ký hiệu bằng các chữ cái in hoa và trong mỗi phần lại có thể được chia nhỏ và ký hiệu bằng các chữ số La Mã

- Hồ sơ kiểm toán phải được chú thích đầy đủ về nguồn gốc dữ liệu, ký hiệu sử dụng:

Về nguồn gốc dữ liệu, kiểm toán viên cần chú thích rõ ràng các dữ liệu được lấy từ đâu, nơi lưu trữ tài liệu, các tài liệu hay người chịu trách nhiệm kiểm toán tài liệu, cách hình thành số liệu của đơn vị Các chú thích này là căn cứ để kiểm tra, truy cứu dữ liệu khi cần thiết.

Khi có bất kỳ một ký hiệu nào thì kiểm toán viên phải giải thích đầy đủ ký hiệu đó để người khác khi soát xét hay sử dụng hồ sơ kiểm toán có thể hiểu được Bên cạnh đó kiểm toán viên cũng cần chú thích về các công việc đã làm hoặc các kết quả đã thu được như đã đối chiếu với chứng từ gốc, đã đối chiếu với sổ chi tiết sổ cái, đã kiểm tra các phép tính số học,… Ngoài ra kiểm toán viên cũng có thể phải ghi chép lại những bước công việc mà doanh nghiệp đã làm với các khoản mục mang tính đặc thù.

- Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, chính xác và thích hợp:

Yêu cầu cơ bản là hồ sơ kiểm toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở cho kiểm toán viên đưa ra ý kiến kết luận, đảm bảo cho kiểm toán viên khác và những người không tham gia vào cuộc kiểm toán cũng như những người kiểm tra, soát xét công việc kiểm toán hiểu được công việc kiểm toán và cơ sở ý kiến của kiểm toán viên Tại AASC, một hồ sơ kiểm toán được coi là đầy đủ khi bao gồm các nội dung:

+ Những thông tin quan trọng có liên quan đến mục tiêu cảu hồ sơ kiểm toán trong sổ sách của đơn vị và trong tài liệu của kiểm toán viên.

+ Nguồn dữ liệu

+ Bao nhiêu mẫu được chọn và cỡ mẫu + Công việc thực hiện

+ Kết quả thu được

+ Phân tích các sai sót và quan sát + Kết luận rút ra

+ Những điểm cần nhấn mạnh bao gồm cả những điều ghi nhớ cho công việc năm sau

+ Cập nhật và sửa đổi cho hồ sơ thường trực

Tính chính xác trong hồ sơ kiểm toán thể hiện ở việc đảm bảo các kỹ thuật tính toán như cộng ngang, cộng dọc phải khớp đúng với nguồn dữ liệu tạo ra chúng và các số liệu ở các hồ sơ khác.

Trong trường hợp có chênh lệch không trọng yếu, kiểm toán viên cần nêu rõ trong hồ sơ kiểm toán là đã phát hiện ra những chênh lệch đó và cho rằng chúng không ảnh hưởng trọng yếu đến công việc kiểm toán.

Tính phù hợp của việc tổ chức hồ sơ kiểm toán thể hiện ở chỗ các thông tin có quan hệ đến mục đích của hồ sơ kiểm toán Những thông tin không cần thiết đến cuộc kiểm toán sẽ không được kiểm toán viên lưu trữ Bên cạnh đó

kiểm toán viên cũng đánh các tham chiếu thích hợp nhằm giải thích các số liệu cho các cá nhân khác khi soát xét giấy tờ làm việc.

2.2.3.2 Nội dung tổ chức hồ sơ kiểm toán tại AASC

Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán phản ánh các thủ tục áp dụng, các thử nghiệm thực hiện, các thông tin thu được và những kết luận tương thích trong quá trình kiểm toán Hồ sơ kiểm toán tại AASC gồm hồ sơ thường trực và hồ sơ kiểm toán năm:

* Hồ sơ kiểm toán thường trực

Hồ sơ kiểm toán thường trực của AASC bao gồm các chỉ mục tổng hợp chứa đựng các thông tin tổng hợp liên quan đến nhiều năm tài chính của một khách hàng Các chỉ mục đó gồm:

Tên khách hàng: Ký hiệu:

Mã khách hàng:

Hồ sơ kiểm toán thường trực bao gồm các thông tin chung mà kiểm toán viên bắt buộc phải thu thập để có những hiểu biết sơ bộ về khách hàng Phần lớn các thông tin trong hồ sơ kiểm toán thường trực là do khách hàng cung cấp hoặc do kiểm toán viên thu thập được thông qua phỏng vấn các cá nhân về những vấn đề này Với những khách hàng được kiểm toán là năm đầu tiên thì kiểm toán viên phải thu thập toàn bộ các thông tin trong hồ sơ kiểm toán thường trực còn với những khách hàng thường xuyên thì kiểm toán viên cần cập nhật thêm các thông tin mới liên quan đến sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh của khách hàng trong năm kiểm toán đó để bổ sung vào hồ sơ kiểm toán thường trực Việc nghiên cứu hồ sơ kiểm toán thường trực giúp các