Mục tiêu kiểm toán báo cáo tài chính là cơ sở, là căn cứ để kiểm toán viên đưa ra các ý kiến về tính trung thực, tính hợp lý về báo cáo tài chính của công ty khách hàng. Muốn đưa ra các ý kiến này kiểm toán viên cần dựa trên các bằng chứng thích đáng mà mình đã thu thập trong quá trình kiểm toán (các bằng chứng này được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán). Như vậy hồ sơ kiểm toán là căn cứ để lập kế hoạch kiểm toán, ghi chép các bằng chứng thu thập được và các kết luận rút ra từ thực tế kiểm toán, là dữ liệu cho việc quyết định loại báo cáo đúng đắn, là căn cứ để kiểm toán viên và giám đốc soát xét. Do đó tổ chức một hệ thống hồ sơ kiểm toán đảm bảo cơ sở pháp lý cho ý kiến kiểm toán viên và phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý là một vấn đề rất quan trọng đối với bất kỳ một công ty kiểm toán nào. Để quản lý hồ sơ kiểm toán
một cách khoa học, dễ quản lý tra cứu và soát xét thì AASC đã đề ra một số nguyên tắc để sắp xếp tài liệu như sau:
- Hồ sơ kiểm toán phải có đề mục rõ ràng:
Để phân biệt, tìm kiếm dễ dàng cho từng cuộc kiểm toán, từng khoản mục, từng nội dung thì hồ sơ kiểm toán phải có đề mục rõ ràng. Đề mục thường được đặt ở đầu mỗi hồ sơ kiểm toán và thường bao gồm những nội dung sau:
+ Tên đơn vị được kiểm toán.
+ Đối tượng kiểm toán: là các tài khoản hay chỉ tiêu trên trên các tài liệu đó.
+ Kỳ kiểm toán: ghi ngày bắt đầu và kết thúc của niên độ kế toán.
+ Số hiệu hồ sơ kiểm toán: các số hiệu này được ghi để tiện cho việc tra cứu.
+ Ngày thực hiện kiểm toán.
- Hồ sơ kiểm toán phải có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên: Trong hồ sơ kiểm toán, các kiểm toán viên thiết lập hồ sơ phải ký đầy đủ. Đây vừa là dấu hiệu chứng tỏ kết quả làm việc của kiểm toán viên, vừa là cơ sở khẳng định trách nhiệm của kiểm toán viên đối với các thông tin được ghi trên đó. Đồng thời trong quá trình soát xét các báo cáo thì những người có trách nhiệm cũng phải ký tên đầy đủ vào hồ sơ đó.
- Hồ sơ kiểm toán cần được sắp xếp khoa học:
Số lượng các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán thường rất nhiều, vì thế chúng cần được đánh số một cách có hệ thống và khoa học đảm bảo việc sử dụng và kiểm tra được dễ dàng.
Tại AASC, hồ sơ kiểm toán được sắp xếp riêng theo hồ sơ kiểm toán thường trực và hồ sơ kiểm toán năm. Trong hồ sơ kiểm toán thường trực, tài liệu được sắp xếp theo trình tự: các thông tin tổng hợp, các thông tin về pháp luật, các tài liệu về thuế, các tài liệu về nhân sự, các thông tin về hệ thống kế
toán của khách hàng và cuối cùng là các thông tin về hợp đồng. Trong hồ sơ kiểm toán năm lại được chia ra làm hai loại:
+ Hồ sơ tổng hợp được sắp xếp theo thứ tự: báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã kiểm toán, thư quản lý, các báo cáo tài chính dự thảo; tổng kết công việc kiểm toán của niên độ; kế hoạch kiểm toán; các sự kiện phát sinh sau ngày phát hành báo cáo kiểm toán năm trước; bản ghi những sửa chữa của kiểm toán viên; các điểm cần theo dõi, các điểm chưa được trả lời; các sự kiện phát sinh sau niên độ kế toán và trước ngày phát hành báo cáo kiểm toán của năm hiện hành; phí kiểm toán và thời gian làm việc; các tài liệu khác. + Hồ sơ làm việc có bốn loại trang sau và sắp xếp theo trình tự: trang tổng hợp, trang kết luận, trang chương trình kiểm toán và trang giấy làm việc.
Đối với mỗi phần trong hồ sơ kiểm toán thường trực đánh dấu bằng chữ số La Mã, còn đối với hồ sơ kiểm toán năm thì mỗi phần được ký hiệu bằng các chữ cái in hoa và trong mỗi phần lại có thể được chia nhỏ và ký hiệu bằng các chữ số La Mã.
- Hồ sơ kiểm toán phải được chú thích đầy đủ về nguồn gốc dữ liệu, ký hiệu sử dụng:
Về nguồn gốc dữ liệu, kiểm toán viên cần chú thích rõ ràng các dữ liệu được lấy từ đâu, nơi lưu trữ tài liệu, các tài liệu hay người chịu trách nhiệm kiểm toán tài liệu, cách hình thành số liệu của đơn vị. Các chú thích này là căn cứ để kiểm tra, truy cứu dữ liệu khi cần thiết.
Khi có bất kỳ một ký hiệu nào thì kiểm toán viên phải giải thích đầy đủ ký hiệu đó để người khác khi soát xét hay sử dụng hồ sơ kiểm toán có thể hiểu được. Bên cạnh đó kiểm toán viên cũng cần chú thích về các công việc đã làm hoặc các kết quả đã thu được như đã đối chiếu với chứng từ gốc, đã đối chiếu với sổ chi tiết sổ cái, đã kiểm tra các phép tính số học,… Ngoài ra kiểm toán viên cũng có thể phải ghi chép lại những bước công việc mà doanh nghiệp đã làm với các khoản mục mang tính đặc thù.
- Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, chính xác và thích hợp:
Yêu cầu cơ bản là hồ sơ kiểm toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở cho kiểm toán viên đưa ra ý kiến kết luận, đảm bảo cho kiểm toán viên khác và những người không tham gia vào cuộc kiểm toán cũng như những người kiểm tra, soát xét công việc kiểm toán hiểu được công việc kiểm toán và cơ sở ý kiến của kiểm toán viên. Tại AASC, một hồ sơ kiểm toán được coi là đầy đủ khi bao gồm các nội dung:
+ Những thông tin quan trọng có liên quan đến mục tiêu cảu hồ sơ kiểm toán trong sổ sách của đơn vị và trong tài liệu của kiểm toán viên.
+ Nguồn dữ liệu
+ Bao nhiêu mẫu được chọn và cỡ mẫu + Công việc thực hiện
+ Kết quả thu được
+ Phân tích các sai sót và quan sát + Kết luận rút ra
+ Những điểm cần nhấn mạnh bao gồm cả những điều ghi nhớ cho công việc năm sau
+ Cập nhật và sửa đổi cho hồ sơ thường trực
Tính chính xác trong hồ sơ kiểm toán thể hiện ở việc đảm bảo các kỹ thuật tính toán như cộng ngang, cộng dọc phải khớp đúng với nguồn dữ liệu tạo ra chúng và các số liệu ở các hồ sơ khác.
Trong trường hợp có chênh lệch không trọng yếu, kiểm toán viên cần nêu rõ trong hồ sơ kiểm toán là đã phát hiện ra những chênh lệch đó và cho rằng chúng không ảnh hưởng trọng yếu đến công việc kiểm toán.
Tính phù hợp của việc tổ chức hồ sơ kiểm toán thể hiện ở chỗ các thông tin có quan hệ đến mục đích của hồ sơ kiểm toán. Những thông tin không cần thiết đến cuộc kiểm toán sẽ không được kiểm toán viên lưu trữ. Bên cạnh đó
kiểm toán viên cũng đánh các tham chiếu thích hợp nhằm giải thích các số liệu cho các cá nhân khác khi soát xét giấy tờ làm việc.