3.1.1. Những ưu điểm của hồ sơ kiểm toán của AASC
Trong suốt thời gian 15 năm từ ngày thành lập, AASC luôn phát huy tiềm lực của mình và luôn đặc biệt quan tâm đến chất lượng các dịch vụ mình cung cấp. Chính điều đó đã nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng, và AASC luôn là một trong hai công ty kiểm toán đầu ngành của kiểm toán Việt Nam.
Vấn đề đổi mới cho phù hợp với sự phát triển của thời đại luôn được chú ý. Với hồ sơ kiểm toán, Công ty đã xây dựng cho mình hệ thống hồ sơ chuẩn từ năm 2002. Đó là mô hình hồ sơ kiểm toán của Tây Âu có sửa đổi theo quy định của Bộ Tài chính và quy định riêng của Công ty. Tuy đã có rất nhiều cố gắng để hoàn thiện hệ thống hồ sơ kiểm toán nhưng thực tế cho thấy vẫn còn một số hạn chế yêu cầu Công ty cần nhanh chóng sửa đổi sao cho phù hợp và giúp cho công tác kiểm toán ngày càng tốt hơn.
Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu là mô hình hồ sơ kiểm toán gắn liền với phương pháp kiểm toán thủ công. Qua nghiên cứu có thể kết luận rằng chính phương pháp thủ công này đã đem lại cho mô hình hồ sơ kiểm toán này những ưu nhược điểm riêng:
• Ưu điểm của mô hình hồ sơ kiểm toán tại AASC.
Thứ nhất, công tác kiểm toán của Công ty đa số được thực hiện bằng phương pháp thủ công nên yêu cầu về trang thiết bị (trong đó hồ sơ kiểm toán) là không quá lớn. Kiểm toán viên có thể tự mình hoàn thiện giấy tờ làm việc mà không cần sự trợ giúp của hệ thống máy tính. Chi phí cho trang thiết
bị phục vụ kiểm toán vì thế mà thấp dẫn đến chi phí cho cuộc kiểm toán cũng thấp.
Thứ hai, trong mô hình hồ sơ này, tính chủ động của kiểm toán viên được phát huy cao độ. Tuỳ thuộc vào từng cuộc kiểm toán khác nhau mà kiểm toán viên có thể đưa ra những thủ tục kiểm toán sao cho phù hợp nhất. Các giấy tờ làm việc trong hồ sơ được lập một cách linh động phụ thuộc nhiều vào khả năng xét đoán của kiểm toán viên và đặc điểm của khách hàng. Hồ sơ kiểm toán không nhất thiết phải đầy đủ như trong hồ sơ mẫu đã quy định. Tài liệu nào không cần thiết thì không nhất thiết phải thu thập. Điều này đã tiết kiệm được thời gian và công sức của kiểm toán viên. Khi kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ cao, có sự am hiểu sâu sắc đối với khách hàng thì kiểm toán viên có thể đưa ra những phán xét mang tính nghề nghiệp hết sức nhanh chóng và chính xác.
Thứ ba, phần lớn khách hàng của AASC là những khách hàng lâu năm. Thông qua hồ sơ thường trực, kiểm toán viên đã có được những am hiểu nhất định về đặc điểm hoạt động kinh doanh của khách hàng, tính liêm chính của ban giám đốc công ty khách hàng, về những yếu tố ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của khách hàng, về chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy kiểm toán viên có thể đưa ra những nhận xét đánh giá về rủi ro kiểm toán mà không cần quá nhiều thủ tục kiểm toán. Từ đó giảm thiểu được thời gian, chi phí cuả cuộc kiểm toán mà hiệu quả không bị giảm sút.
Thứ tư, kết cấu hồ sơ kiểm toán của AASC rất khoa học, tiện lợi cho việc tra cứu. Việc sắp xếp từ chỉ mục chi tiết đến tổng hợp, đánh số tham chiếu cụ thể làm cho người sử dụng hồ sơ có thể dễ dàng tra cứu giấy tờ từ chi tiết đến tổng hợp và ngược lại.
Thứ năm, hồ sơ chuẩn của AASC được lập dựa trên hồ sơ kiểm toán theo mô hình ở Tây Âu, có sự đóng góp ý kiến của nhiều chuyên gia có trình độ
chuyên môn cao, có kinh nghiệm kiểm toán lâu năm nên vừa mang tính khoa học vừa mang tính trung thực. Hồ sơ chuẩn được sử dụng hướng dẫn cho tất cả các cuộc kiểm toán với các quy định về lập, lưu trữ và sắp xếp giấy tờ làm việc. Thông qua hệ thống hồ sơ kiểm toán, người kiểm tra có thể kiểm soát được toàn bộ các công việc, thủ tục và quy trình kiểm toán.
Thứ sáu, trong điều kiện nước ta hiện nay nói chung và trong điều kiện của AASC hiện nay nói riêng thì việc tổ chức hồ sơ kiểm toán theo mô hình này là hoàn toàn phù hợp. Với cơ sở vật chất còn chưa đầy đủ trình độ khoa học công nghệ còn chưa cao thì tổ chức hồ sơ như thế này tiện lợi hơn. Không yêu cầu cao về chi phí lưu giữ bảo quản.
3.1.2. Một số hạn chế của mô hình tổ chức hồ sơ kiểm toán của AASC
Bên cạnh những ưu điểm trên thì vẫn còn một số nhược điểm sau:
Trong điều kiện hiện nay, với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, sự bùng nổ của công nghệ thông tin thì mô hình hồ sơ kiểm toán của AASC cũng đã thể hiện rất nhiều hạn chế. Nhất là khi mô hình kiểm toán Bắc Mỹ mà đại diện là hồ sơ kiểm toán AS/2 ra đời và thể hiện nhiều ưu việt hơn hẳn bởi AS/2 có đưa ra mẫu hồ sơ kiểm toán chuẩn với giấy tờ làm việc được xây dựng theo mẫu thống nhất đi tới từng chỉ mục cụ thể và được đánh số theo chỉ mục đó. Việc ghi chép giấy tờ làm việc của kiểm toán viên có sự trợ giúp của phần mềm AS/2 nên việc liên kết thông tin giữa các giấy tờ làm việc trong hồ sơ kiểm toán là rất chặt chẽ. Khi thông tin được đưa vào giấy tờ làm việc này thì lập tức thông tin đó sẽ được xử lý, lọc và chuyển đến các giấy tờ làm việc khác có liên quan theo một cơ chế tự động trong máy vi tính. So sánh hai mô hình này, ta càng thấy rõ những hạn chế của mô hình hồ sơ kiểm toán năm ở Tây ÂU.
Thứ nhất, mô hình kiểm toán AASC sử dụng phương pháp thủ công
trong việc lập các giấy tờ làm việc, do vậy công việc ghi chép tính toán của
kiểm toán viên rất phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian và công sức mà độ chính xác không cao. Ví dụ như một công ty khách hàng lớn, có nhiều chi nhánh khác nhau thì việc phân loại, sắp xếp sẽ không được nhanh chóng dễ dàng. Trong khi đó thì các giấy tờ làm việc được thiết kế trên phần mềm AS/2 có độ chính xác cao mà lại nhanh chóng. Giấy tờ làm việc được hình thành trên máy vi tính và tuân theo những mẫu thiết kế sẵn nên nhanh chóng thuận tiện.
Thứ hai, giấy tờ làm việc được lập theo phương pháp thủ công nên sau khi lập giữa các giấy tờ không có mối liên hệ chặt chẽ. Sự liên kết giữa các giấy tờ này chỉ là sự liên kết từ giấy tờ tổng hợp đến giấy tờ làm việc chi tiết và ngược lại. Nhược điểm là thông tin giữa các chỉ mục không gắn bó chặt chẽ với nhau, không hình thành nên đường đi của thông tin xuyên suốt trong hồ sơ. Khi muốn đưa các thông tin liên quan với nhau, kiểm toán viên lại phải tìm kiếm thông tin trên các giấy tờ làm việc khác để ghi chép vào. Điều này khiến các thông tin bị lặp lại nhiều lần trong hồ sơ kiểm toán khiến kiểm toán viên phải mất thêm thời gian, công sức cũng như vật chất để hình thành nên giấy tờ làm việc. Còn với mô hình AS/2 việc liên kết giấy tờ trong hồ sơ rất chặt chẽ. Việc thiết lập giấy tờ làm việc được vi tính hoá giúp cho luồng số liệu chạy tự động nên liên kết chặt chẽ giữa các phần, các chỉ mục của hồ sơ. Khi kiểm toán viên sử dụng phần mềm, máy tính sẽ yêu cầu điền lần lượt vào các giấy tờ làm việc mà không được bỏ qua. Điều này giúp các kiểm toán viên không bỏ sót giấy tờ làm việc.
Thứ ba, hồ sơ kiểm toán đã hoàn thành được lưu trữ ngay tại phòng làm việc của nhóm kiểm toán viên đã thực hiện cuộc kiểm toán đó. Hồ sơ kiểm toán được tổ chức chỉ dưới dạng giấy tờ làm việc mà không lưu giữ trên các đĩa mềm. Như vậy, hồ sơ sẽ dễ bị hư hỏng, mất mát, thất lạc, việc lưu trữ chiếm nhiều diện tích và bất tiện khi phải mang theo bởi kích thước các hồ sơ thường lớn và rất cồng kềnh. Cũng với ví dụ ở trên, với một công ty có nhiều
chi nhánh, hoặc nhiều cửa hàng, hồ sơ kiểm toán có thể lên tới 6 file sẽ gây nhiều khó khăn trong việc vận chuyển. Trong khi đó việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán trong mô hình AS/2 được thực hiện bằng cả 2 cách là trên giấy tờ làm việc và trên đĩa mềm. Việc lưu giữ như vậy có độ an toàn cao hơn. Đặc biệt là lưu giữ bằng địa mềm thì gọn nhẹ, thuận tiện cho tra cứu. Theo mô hình AS/2, các hồ sơ được vi tính hoá, các máy tính được nối mạng với nhau nên việc trao đổi thông tin bằng thư điện tử về các bước công việc rất thuận tiện cho việc kiểm soát của các cấp quản lý đối với tiến độ của kiểm toán.
Thứ tư, do hồ sơ kiểm toán được lập một cách thủ công nên công tác kiểm toán phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm và khả năng xét đoán của kiểm toán viên. Đây là ưu điểm vì nó tăng khả năng hoạt động độc lập của kiểm toán viên, rút ngắn thời gian cho cuộc kiểm toán nhưng hậu quả là rủi ro kiểm toán trong trường hợp này tương đối cao, nhất là với những khách hàng mới, khách hàng lớn. Ví dụ, với những khách hàng lớn, lượng thông tin thu thập đòi hỏi tương đối nhiều thì việc lưu trữ thủ công rất dễ dẫn tới tình trạng bị bỏ sót giấy tờ làm việc. Việc tự động hoá bằng phần mềm AS/2 sẽ khắc phục được vấn đề này do phần mềm sẽ tự động yêu cầu kiểm toán viên nhập các giấy tờ làm việc mà không được bỏ qua.
3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán tại AASC
Yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, hội nhập quốc tế đối với công tác kế toán, kiểm toán:
Như chúng ta đã biết, toàn cầu hoá và xu thể hội nhập đã làm thay đổi căn bản những diễn biến trong nền kinh tế thế giới. Ngày nay, thương mại dịch vụ đã trở thành một ngành kinh tế quan trọng và chiếm một tỷ trọng khá lớn trong giao dịch thương mại toàn cầu. Vấn đề tự do hóa thương mại dịch vụ đã trở thành mối quan tâm ngày càng lớn của các quốc gia đặc biệt là các
nước đang phát triển. Trong các vòng đàm phán song phương và đa phương các ngành dịch vụ quan trọng như vận tải, tài chính, thông tin, môi trường,….. luôn được đưa ra thảo luận.
Mở cửa dịch vụ tài chính luôn được coi là vấn đề quan trọng nhất. Phần lớn các quốc gia trong đó có Việt Nam đang phải đối mặt với nhiều sức ép từ các nước phát triển, yêu cầu mở cửa ngành dịch vụ tài chính cho cạnh tranh nước ngoài. Tuy nhiên, việc mở cửa ngành dịch vụ tài chính là vấn đề rất nhạy cảm, các quốc gia đều phải có các bước đi thận trọng. Đây là một trong những lý do giải thích cho thực tế là các nước đang phát triển thời gian qua đã rất dè dặt trong việc mở cửa dịch vụ tài chính.
Hội nhập kinh tế nói chung và hội nhập về dịch vụ tài chính nói riêng là xu thế tất yếu, là yêu cầu khách quan trong bối cảnh phát triển kinh tế hiện tại và Việt Nam không thể đứng ngoài xu thế này. Trong xu thế toàn cầu hóa, tiến trình mở cửa nền kinh tế của Việt Nam cũng cho thấy quá trình tự do hóa không chỉ dừng lại ở quan hệ giao dịch thương mại hàng hóa mà còn mở rộng đối với quan hệ cung cấp dịch vụ. Trong hiệp định thương mại Việt - Mỹ, Việt Nam đã cam kết mở cửa 55 trong số 155 phân ngành dịch vụ khác nhau trong đó có dịch vụ kế toán và kiểm toán trên cơ sở hoạt động về dịch vụ của tổ chức thương mại thế giới (WTO).
Trong khuôn khổ ASEAN, năm 1995 các nước ASEAN đã ký kết hiệp định về hợp tác dịch vụ ASEAN. Trên cơ sở các lộ trình định hướng mở cửa thị trường về dịch vụ tài chính và dịch vụ hỗ trợ kinh doanh được các Chính phủ thông qua Bộ Tài chính đã xây dựng các cam kết về dịch vụ kế toán, kiểm toán của Việt Nam với các nước ASEAN. Mức cam kết được xây dựng trên cơ sở cơ chế hiện hành, lấy Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam làm cam kết sàn.
Yêu cầu của bản thân vấn đề tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong sự nghiệp đổi mới:
Kiểm toán độc lập là một loại hình dịch vụ rất mới mẻ nhưng lại có tốc độ phát triển rất nhanh. Trong xu thế của tiến trình hội nhập và toàn cầu hóa chúng ta cần phải đổi mới một cách toàn diện và nhanh chóng công tác kế toán và kiểm toán nhằm đáp ứng một cách tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng, tạo thế cạnh tranh cho các ngành dịch vụ nói chung và kiểm toán nói riêng.
Hồ sơ kiểm toán có vai trò quan trọng trong công tác kiểm toán. Nó là nguồn chứa đựng thông tin cần thiết của mỗi cuộc kiểm toán. Thông qua hồ sơ kiểm toán chúng ta có thể đánh giá được công nghệ kiểm toán. Do đó các công ty kiểm toán cần hoàn thiện hồ sơ kiểm toán sao cho việc sử dụng các thông tin đã thu thập được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán có hiệu quả hơn. Công việc này yêu cầu các công ty kiểm toán phải có một mô hình hồ sơ kiểm toán được xây dựng phù hợp với điều kiện thực tế, các thông tin phải được sắp xếp khoa học dễ tra cứu và xử lý. Đây là một vấn đề phức tạp vì hồ sơ kiểm toán được hình thành dựa vào công nghệ kiểm toán của từng công ty. Nếu công nghệ kiểm toán được thực hiện thủ công thì hồ sơ kiểm toán cũng được lập thủ công trong suốt quá trình làm việc của đoàn kiểm toán. Như vậy muốn đổi mới hồ sơ kiểm toán thì việc cần làm đầu tiên là đổi mới công nghệ kiểm toán.
Hiện nay do yêu cầu phát triển của nền kinh tế nên ngành kiểm toán phát triển rất nhanh. Tuy nhiên, ngay trong ngành dịch vụ này cũng có sự cạnh tranh rất lớn. Nếu công ty nào có khả năng cung cấp cho khách hàng dịch vụ có chất lượng tốt thì công ty đó sẽ được lựa chọn. Chính vì vậy bản thân công tác kiểm toán cần được đổi mới trong từng khâu từ việc thu thập các thông tin
cho đến việc xử lý các thông tin đó sao cho kiểm toán viên có thể đưa ra được ý kiến chính xác nhất về tình hình tài chính của khách hàng.
3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán tại AASC
Với những ưu điểm và tồn tại nêu trên của mô hình hồ sơ kiểm toán đang được áp dụng tại AASC, Công ty cần có những giải pháp nâng cao mức độ hoàn thiện của mô hình hồ sơ kiểm toán sao cho phù hợp với môi trường làm việc mang tính chất đặc thù của Công ty.
Hiện nay Công ty cần cố gắng hiện đại hóa hệ thống các trang thiết bị đặc biệt là hệ thống máy vi tính. Mô hình hồ sơ kiểm toán mà Công ty đang sử dụng đã gây ra nhiều trở ngại khi tiến hành cho các công ty khách hàng có