UBND HUYỆN ĐAM RÔNG PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO _________________ Số: 38/PGD&ĐT V/v: Hướng dẫn xét công nhận tốt nghiệp trung học cơ sở năm học 2009 - 2010 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ______________________________________________________ Đam Rông, ngày 10 tháng 05 năm 2010 Kính gửi: - Hiệu trưởng các trường THCS trực thuộc; - Hiệu trưởng trường THPT Đạ Tông; - Hiệu trưởng trường THCS&THPT Phi Liêng. Căn cứ Quyết định số 11/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 05 tháng 4 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế xét công nhận tốt nghiệp trung học cơ sở. Phòng GD&ĐT hướng dẫn việc tổ chức xét công nhận tốt nghiệp THCS năm học 2009 - 2010 như sau: I. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ 1. Đối với các đơn vị trường học - Các đơn vị trường học tổ chức tập huấn trong toàn thể cán bộ quản lý, giáo viên, phổ biến cho học sinh về quy chế xét công nhận tốt nghiệp THCS ban hành kèm theo Quyết định số 11/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 05 tháng 4 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo, các công văn hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo, Phòng Giáo dục và Đào tạo. - Các đơn vị trường học chỉ đạo chặt chẽ việc đánh giá, xếp loại học sinh theo quy định, hoàn tất các thủ tục, hồ sơ xét công nhận đúng thời gian quy định. Đặc biệt chú ý việc xếp loại học sinh lớp cuối cấp; xử lý nghiêm những hiện tượng thêm điểm, sửa điểm sai quy định trong sổ gọi tên ghi điểm hoặc học bạ làm thay đổi xếp loại học lực. - Các đơn vị trường học có học sinh THCS học theo chương trình bổ túc THCS (sau đây gọi chung là người học) trước khi xét tốt nghiệp THCS phải tổ chức kiểm tra, phát hiện và thông báo bằng văn bản đến từng người học các trường hợp hồ sơ không hợp lệ, thiếu hồ sơ; định thời hạn cuối cùng để bổ túc, hoàn thiện hồ sơ. Chấm dứt hiện tượng bổ túc hồ sơ sau thời hạn quy định, gây khó khăn cho công tác xét duyệt tốt nghiệp. Cán bộ, giáo viên nhận hồ sơ để thất lạc, ảnh hưởng đến quyền lợi người học cần phải xử lý. Việc giao - nhận các loại giấy chứng nhận được hưởng chế độ ưu tiên, khuyến khích,…của người học cần quy định chặt chẽ, có ký nhận trong sổ sách. - Các đơn vị trường học cần bố trí đủ máy móc, thiết bị và cán bộ được huấn luyện nghiệp vụ tham gia vào việc nhập và xử lý dữ liệu trên máy tính theo từng công đoạn được giao. 1 2. Hồ sơ của người học dự xét công nhận tốt nghiệp Thực hiện theo Điều 5 của Quy chế 11. Lưu ý : Giấy xác nhận về phẩm chất đạo đức và chấp hành chính sách của Nhà nước đối với người học xong chương trình THCS từ những năm trước : Đối với người học đã về cư trú ở địa phương thì do UBND xã, phường, thị trấn cấp; nếu đang làm việc ở cơ quan, doanh nghiệp thì do cơ quan, doanh nghiệp trực tiếp quản lý cấp. 3. Thành lập Hội đồng xét công nhận tốt nghiệp Phòng GD&ĐT đã tham mưu với UBND huyện Đam Rông ban hành quyết định thành lập hội đồng xét tốt nghiệp THCS tại 6 trường THCS trực thuộc phòng và 02 trường THCS- THPT Phi Liêng và Đạ Tông 4. Lập danh sách người học đăng ký dự xét công nhận tốt nghiệp a) Đối với người học đang học lớp 9 tại CSGD: Thủ trưởng chịu trách nhiệm tập hợp đủ hồ sơ. Trường hợp người học còn thiếu hồ sơ phải thông báo cho người học trước ngày Hội đồng xét tốt nghiệp làm việc 15 ngày để người học có điều kiện bổ sung hồ sơ. b) Đối với người học chưa tốt nghiệp THCS của những năm trước: Thủ trưởng thông báo công khai tại CSGD trước ngày Hội đồng xét tốt nghiệp làm việc 30 ngày để người học dự xét tốt nghiệp có điều kiện chuẩn bị hồ sơ và chuẩn bị dự kiểm tra (nếu thuộc diện phải kiểm tra văn hoá). c) Sau khi hoàn thiện hồ sơ, CSGD lập Danh sách người học đăng ký dự xét công nhận tốt nghiệp theo các biểu mẫu quy định. II. ĐIỀU KIỆN DỰ XÉT CÔNG NHẬN TỐT NGHIỆP Thực hiện theo Điều 4 của Quy chế 11. III. CHÍNH SÁCH ƯU TIÊN KHUYẾN KHÍCH Thực hiện theo Điều 6 của Quy chế 11. IV. VIỆC KIỂM TRA HỒ SƠ XÉT TỐT NGHIỆP 1. Các đơn vị trường học cần kiểm tra kỹ hồ sơ xét tốt nghiệp (đối chiếu giữa học bạ, giấy khai sinh, giấy chứng nhận, cho chính xác họ tên, ngày, tháng, năm sinh, nơi sinh (ghi đủ quận, huyện, tỉnh, thành), khi thông tin về hộ tịch không khớp giữa các hồ sơ thì phải lấy giấy khai sinh làm căn cứ và báo cho người học để điều chỉnh. Hồ sơ xét công nhận phải ghi đầy đủ các cột mục, không bị rách nát, tẩy xóa, có đầy đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm từng phần và của cấp quản lý , lập danh sách xét tốt nghiệp và biên bản kiểm tra hồ sơ chú ý các trường hợp ưu tiên nếu có. Hiệu trưởng cho kiểm tra lại và đặc biệt lưu ý kiểm tra nhiều lần lúc nhập dữ liệu vào danh sách (chú ý định dạng ngày tháng năm sinh dạng text). 2. Đối với những trường hợp mất học bạ: Đối tượng học BT THCS nếu bị mất học bạ ở các lớp 6, 7, 8 thì dùng giấy xác nhận trình độ do Giám đốc Sở GD&ĐT cấp thay thế học bạ các lớp đó và học bạ lớp 9 để nộp hồ sơ dự xét tốt nghiệp. Học bạ 2 toàn cấp THCS bị mất thì phải có các phiếu điểm từng lớp hợp lệ do trường hoặc TT GDTX cũ căn cứ vào sổ điểm lưu để cấp. 3. Khi Hội đồng kiểm tra hồ sơ phát hiện còn có người học không đủ điều kiện, thiếu hồ sơ quan trọng, Chủ tịch Hội đồng xét công nhận tốt nghiệp lập biên bản và báo ngay với Trưởng phòng GD&ĐT huyện để giải quyết. 4. Các giấy chứng nhận nghề, chứng nhận học sinh giỏi, đạt giải thể dục thể thao, văn nghệ,…các giấy chứng nhận con liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, dân tộc,… bổ sung sau khi xét tốt nghiệp xong không có giá trị hưởng chính sách ưu tiên, khuyến khích khi xét tốt nghiệp. V. QUY TRÌNH, THỦ TỤC XÉT CÔNG NHẬN VÀ CẤP BẰNG TỐT NGHIỆP 1. Các bước tiến hành ở các cơ sở giáo dục 1.1. Bước 1: Sau khi hoàn chỉnh học bạ của người học, giáo viên chủ nhiệm (GVCN) lớp hoặc người được phân công lập ba loại danh sách: a. Danh sách 1: Gồm người học có đủ điều kiện xét công nhận tốt nghiệp theo thứ tự (mẫu 1): - Học sinh dự xét công nhận tốt nghiệp THCS lần đầu hoặc học viên dự xét công nhận tốt nghiệp BT THCS lần đầu. - Học sinh chưa tốt nghiệp THCS các năm trước hoặc học viên chưa tốt nghiệp BT THCS các năm trước. - Học sinh THCS chuyển sang xin xét công nhận tốt nghiệp BT THCS (nếu có). b. Danh sách 2: Gồm người học chưa đủ điều kiện xét công nhận tốt nghiệp cũng theo thứ tự như danh sách 1 (mẫu 2). c. Danh sách 3: gồm người học cần xem xét thêm một số điều kiện, ví dụ: hạnh kiểm, diện ưu tiên, khuyến khích,…có thể điều chỉnh bổ sung (nếu có) (mẫu 3). 1.2. Bước 2: - GVCN lớp 9 và các giáo viên dạy bộ môn lớp 9 kiểm tra danh sách nêu ở mục 1.1 (rà soát các trường hợp sai sót hoặc có thể bổ sung) khẳng định số lượng và danh sách người học đủ điều kiện công nhận tốt nghiệp, ghi biên bản,… GVCN hoàn chỉnh các danh sách, ký tên. - GVCN lớp 9 cho từng người học dò lại nội dung các cột mục của các danh sách nêu ở mục 1.1 sau đó người học ký tên vào danh sách. 1.3. Bước 3: - Họp Hội đồng xét tốt nghiệp THCS thực hiện các nội dung: + Tập hợp danh sách người học lớp 9, biên bản của GVCN và giáo viên bộ môn; + Hội đồng kiểm tra hồ sơ đề nghị xét tốt nghiệp của từng lớp; đối chiếu tiêu chuẩn, đề nghị công nhận tốt nghiệp cho người học thuộc phạm vi trách nhiệm của Hội đồng; + Lập biên bản xét công nhận tốt nghiệp THCS và danh sách người học được đề nghị công nhận tốt nghiệp. 3 Biên bản phải có đầy đủ họ tên, chữ ký của các thành viên hội đồng; danh sách đề nghị công nhận tốt nghiệp phải có họ tên, chữ ký của chủ tịch hội đồng, người lập bảng. - Hồ sơ đề nghị công nhận tốt nghiệp THCS gửi về Phòng GD&ĐT gồm: + Tờ trình đề nghị công nhận tốt nghiệp do chủ tịch hội đồng ký; + Biên bản xét công nhận tốt nghiệp; + Danh sách người học được đề nghị công nhận tốt nghiệp theo thứ tự như danh sách 1 nêu ở mục V.1. (3 bản - 01 bản giữ lại trường; 02 bản nộp cho Phòng GD&ĐT) Tất cả các biểu mẫu trên được phòng GD&ĐT gửi tới các đơn vị trường học từ năm học trước VI. TRÁCH NHIỆM CỦA PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 1. Hướng dẫn các đơn vị trường học trên địa bàn về xét công nhận tốt nghiệp THCS: Có công văn hướng dẫn cho các cơ sở giáo dục trên địa bàn cụ thể, chi tiết về nhiệm vụ, lịch làm việc Hội đồng xét tốt nghiệp, biểu mẫu, thành lập Ban chỉ đạo xét công nhận tốt nghiệp, lập kế hoạch cụ thể, tổ chức thanh tra, kiểm tra nghiêm túc để công tác xét tốt nghiệp đạt được các yêu cầu đề ra. 2. Trình uỷ ban nhân dân cấp huyện ra quyết định thành lập hội đồng xét công nhận tốt nghiệp THCS của các cơ sở giáo dục trên địa bàn. 3. Báo cáo công tác xét công nhận tốt nghiệp và danh sách người học được công nhận tốt nghiệp THCS với Sở Giáo dục và Đào tạo. 4. Ra quyết định công nhận tốt nghiệp THCS cho người học và cấp bằng tốt nghiệp THCS cho người đã được công nhận tốt nghiệp. 5. Lưu trữ danh sách người học được công nhận tốt nghiệp THCS theo quy định của pháp luật về lưu trữ. VI. LỊCH XÉT CÔNG NHẬN TỐT NGHIỆP TRUNG HỌC CƠ SỞ - Từ 03/5 - 21/5/2010 : Các đơn vị trường học chuẩn bị hồ sơ, cơ sở vật chất phục vụ công tác xét công nhận TN THCS. - Từ 25/5 - 31/5/2010: Hội đồng xét TN THCS làm việc (đề nghị các đơn vị báo về PGD cụ thể ngày họp xét để phòng GD&ĐT bố trí cán bộ về cùng tham dự) - Ngày 02 tháng 6 năm 2010 Phòng Giáo dục xét duyệt cho các hội đồng xét tốt nghiệp THCS Đạ Long, Đạ Tông, Đạ M’Rông và Lê Hồng Phong. Ngày 03 tháng 06 năm 2010 Phòng Giáo dục xét duyệt cho các hội đồng xét tốt nghiệp THCS Liêng Sronh, Rô Men, Phi Liêng và Đạ K’Nàng. Lãnh đạo các hội đồng mang hồ sơ về phòng GD&ĐT (tất cả hồ sơ đều làm thành 03 bản có dấu đỏ) để phòng GD&ĐT tiến hành xét duyệt danh sách tốt nghiệp THCS cho tất cả các trường trên địa bàn toàn huyện - Từ ngày 04-05/6/2010 các trường cấp Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời (để học sinh nộp hồ sơ xin tuyển sinh). * Lưu ý: Rút kinh nghiệm của những năm học trước sai sót rất nhiều khi cấp phát bằng, vậy khi mang hồ sơ duyệt tại Phòng Giáo dục & Đào tạo yêu cầu các trường nộp và mang theo một số yêu cầu sau: 4 - Mỗi em nộp 02 tấm hình thẻ 3x4 (sau hình ghi rõ họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh), tất cả thông tin phải khớp với hồ sơ. - Giấy khai sinh và học bạ để đối chiếu với hồ sơ. - File xét tốt nghiệp phải được nhập trên Excel theo mẫu qui định, nhập dữ liệu với Font là: .VnTime, bảng mã là: TCVN3(ABC), Size: 12, chép vào USB và nộp vào ngày ký duyệt. - Sau khi đối chiếu và ký duyệt xong mọi thông tin sai sót sau này thủ trưởng các đơn vị chịu hoàn toàn trách nhiệm. Nhận được văn bản này yêu cầu hiệu trưởng các trường triển khai nghiêm túc trong quá trình thực hiện có những vướng mắc trao đổi trực tiệp với Đ/c Trần Phú Vinh Phó Trưởng phòng để được giải đáp./. Nơi nhận: - Như trên (T/h) ; - UBND huyện (B/c) ; - VP huyện uỷ (B/c); - Lưu : VT. TRƯỞNG PHÒNG Lê Ích Nghĩa 5 . nghiệp THCS lần đầu hoặc học viên dự xét công nhận tốt nghiệp BT THCS lần đầu. - Học sinh chưa tốt nghiệp THCS các năm trước hoặc học viên chưa tốt nghiệp BT THCS các năm trước. - Học sinh THCS. TRÁCH NHIỆM CỦA PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 1. Hướng dẫn các đơn vị trường học trên địa bàn về xét công nhận tốt nghiệp THCS: Có công văn hướng dẫn cho các cơ sở giáo dục trên địa bàn cụ thể,. học lực. - Các đơn vị trường học có học sinh THCS học theo chương trình bổ túc THCS (sau đây gọi chung là người học) trước khi xét tốt nghiệp THCS phải tổ chức kiểm tra, phát hiện và thông