CHỨC NĂNG SUB TOTAL Ý nghĩa: Thống kê, tính toán theo từng nhóm dữ liệu trên những trường được chỉ định của cơ sở dữ liệu.. Excel sẽ tự động phân tách nhóm dữ liệu, tính toán và chèn
Trang 1Chương 6
TỔNG HỢP, PHÂN TÍCH
VÀ THỐNG KÊ SỐ LIỆU
Trang 2CHỨC NĂNG SUB TOTAL
Ý nghĩa: Thống kê, tính toán theo từng nhóm dữ liệu trên
những trường được chỉ định của cơ sở dữ liệu Excel sẽ tự động phân tách nhóm dữ liệu, tính toán và chèn kết quả tổng hợp và đầu hoặc cuối mỗi nhóm
Trang 3CHỨC NĂNG SUB TOTAL
Bước 3: Xác định các thông số sau:
At each change in: Chọn trường dùng để phân nhóm;
Use Function: Chọn hàm để thống kê;
Add Sub Total to: Chọn những trường nào muốn thực
hiện thống kê trên đó;
Replace current subtotals: Thay thế những giá trị
subtotal hiện có;
Trang 4CHỨC NĂNG SUB TOTAL
Page Break between
groups: chọn, nếu muốn tạo
dấu ngắt trang giữa các
nhóm;
Summary below data:
chọn, muốn dòng tổng kết
được chèn ở sau mỗi nhóm;
Remove All: Xóa tất cả
những Subtotal hiện có;
Trang 5CHỨC NĂNG CONSOLIDATE
Ý nghĩa: Thống kê, kết hợp trên các dữ liệu tương
ứng của nhiều Sheet hoặc Book và kết xuất kết quả vào 1 Sheet tổng hợp nào đó.
Cách thực hiện:
Bước 1: Chọn cơ sở dữ liệu;
Bước 2: Mở mục chọn Data\ Consolidate; xác đinh các
thông số sau:
Trang 6 Use label in:
Top Row: Dùng dòng dữ liệu đầu tiên bên trên là tiêu đề cột;
Left Column: Dùng cột dữ liệu đầu tiên bên trái là tiêu đề
dòng;
Trang 7CHỨC NĂNG CONSOLIDATE
Create links to source data: chọn, nếu muốn tạo
liên kết với dữ liệu nguồn;
Browse: liệt kê danh sách các file Workbook.
Add: Bổ sung 1 phạm vi được chọn từ Reference
vào All reference.
Delete: Xóa 1 phạm vi( Nếu lỡ xác định sai).
Trang 8Xóa phạm vi
Dùng dòng dữ liệu đầu tiên bên trên là tiêu
đề cột
Dùng cột dữ liệu đầu tiên bên trái
là tiêu đề dòng
tạo liên kết với
dữ liệu nguồn
Trang 9CHỨC NĂNG CONSOLIDATE
Chú ý
Ta có thể tạo khung của bảng thống kê trước, với
điều kiện là các tên trường và các Label(nhãn) của
cơ sở dữ liệu này phải hoàn toàn giống hệt các tên trường và các (nhãn) của cơ sở dữ liệu(trật tự có thể khác).
Trang 10TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Ý nghĩa:
Pivot Table là một công cụ để tổng hợp và
phân tích số liệu từ một cơ sở dữ liệu
Ngoài khả năng nhóm dữ liệu theo dạng hàng cột (2D) Pivot Table còn tạo báo cáo dạng 3 chiều.(3S)
Trang 11 Chức năng:
Tạo ra bảng tổng kết
Tổ chức bảng dữ liệu bằng phương pháp kéo thả
Lọc và nhóm dữ liệu
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Trang 12TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Trang 13Thực hiện:
hiện hộp thoại Pivot Table and PivotChart
Wizard:
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Trang 15 Step 2: Xác định phạm vi dữ liệu dùng để tạo bảng
Step 3: Xác định vị trí đặt của Pivot Table,
Chọn nút Layout (có thể thực hiện sau khi tạo Pivot table)
Xác định Field nào chứa dữ liệu mà ta muốn tổng hợp
hoặc phân tích rồi kéo vào phần DATA
Chọn giá trị sắp xếp theo cột với nhãn nằm phía trên, kéo vào vùng Column
Sắp xếp theo hàng, kéo thả vào Row
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Trang 16Step 3: Options: Xác định thêm một số thông số
khác Ta quan tâm các thông số sau:
Name: đặt tên cho Pivot table.
Format options: gồm các thông số:
Grand total for columns: Chọn, nếu muốn hiển thị dòng
tổng cộng cho các dòng ở bên dưới bảng
AutoFormat table: chọn, nếu muốn thực hiện việc định
dạng tự động cho bảng
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Trang 17Preserve formatting: giữ lại trật tự các định dạng cảu
bảng
Page layout: thay đổi trật tự của bố cục bảng.
For error values; show: bật/tắt nội dung sẽ hiển thị khi
có lỗi sai trị
For empty cells; show: bật/tắt nội dung sẽ hiển thị khi
có ô rỗng
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Trang 18Data Option:
Data source options: gồm các thông số sau
Save datawith table layout: lưu loại dữ liệu External lên bảng
hiện hành.
Enable drilldown: bật/tắt tính năng drilldown- tính năng hiển
thị thông tin chi tiết tại một ô thống kê nào đó trên bảng Pivot
Table khi ta nhấn kép chuột tại đó.
Refresh on Open: cập nhật lại dữ liệu khi mở ra.
External data options: một số thông số khác đối với loại
dữ liệu External
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Trang 19Hiệu chỉnh PivotTable:
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Trang 20Thay đổi cấu trúc PivotTable
PivotTable Wizard, thực hiện giống phần thiết kế
Field List vào các vùng tương ứng trên PivotTable và ngược lại nếu muốn bỏ đi
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Trang 21Thay đổi hàm tổng kết cho Field
Field Setting
TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
Trang 22HẾT