Khắc phục lỗi soạn thảo văn bản bằng Microsoft Word pot

Một số bạn đọc viết thư gửi tới tòa soạn TS hỏi cách khắc phục lỗi phổ biến soạn thảo văn phần mềm Microsoft Word Chúng tập hợp trả lời Hiện tượng chữ sau cách xa chữ trước gõ font Unicode: Nhiều khi, văn bạn soạn thảo bị cách sau gõ dấu, dù chưa nhấn phím cách Để khắc phục tình trạng này, bạn vào Tools > Options > Edit bỏ dấu chọn dòng “Smart cut and paste”, nhấn OK Chữ hoa đầu câu nguyên âm có dấu tiếng Việt bị thụt xuống: Trước gõ từ có chữ hoa nguyên âm đầu câu, bạn vào Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect bỏ dấu kiểm dòng Correct Two Intial Capital OK Muốn gõ chữ thường đầu dòng Word tự sửa thành chữ hoa: Bạn vào Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect bỏ dấu kiểm dòng Capitalize first Letter of Sentence Bỏ dấu gạch chân dạng sóng dịng chữ Thực khơng phải lỗi mà chức sốt lỗi tả ngữ pháp tiếng Anh Nó khơng xuất in Tuy nhiên, nhìn vào rối mắt nên bạn bỏ cách vào Tools > Options > Spelling and Grammar, bỏ dấu kiểm dòng Check grammar as you type Hiển thị đầy đủ menu: Từ phiên Office 2002, Ms Word có chế độ hiển thị menu lệnh rút gọn, theo menu lệnh số menu thông dụng (đối với lần sử dụng), số menu thường dùng lần sử dụng trước (đối với lần trở đi) Chế độ đôi lúc không hiệu muốn thực lệnh khác mà lệnh bị ẩn đi, trường hợp phải đợi vài giây để menu hiển thị đầy đủ phải kích vào nút mở rộng cuối menu Để MS Word hiển thị đầy đủ menu, bạn vào menu Tools - Customize , chọn thẻ Options Đánh dấu chọn mục Always show full menus Nhấn Close Hiển thị đầy đủ công cụ Standard Formating Trong trình làm việc với MS Word, công cụ Standard Formating chứa nút lệnh mà thường thao tác nhất, làm việc với công cụ giúp tiết kiệm thời gian thay vào menu Nhưng mặc định, để tiết kiệm khơng gian dành hình cho vùng soạn thảo, MS Word hiển thị công cụ dịng, việc tìm kiếm nút lệnh công cụ khó khăn tốn thời gian Chúng ta hiển thị công cụ đầy đủ cách sau: Kích phải khoảng trống menu chọn Customize (hoặc vào Tools - Customize), kích chọn thẻ Options Đánh đấu vào mục Show Standard and Formating toolbars on two rows 3 Hiện tượng gạch xanh, gạch đỏ văn Mặc định, MS Word hỗ trợ chế độ kiểm tra tả ngữ pháp tiếng Anh xác hiệu soạn thảo tiếng Việt xuất gạch xanh (lỗi ngữ pháp), gạch đỏ (lỗi tả) phía văn Chúng ta cần tắt chế độ kiểm tra tả để không xuất gạch xanh, đỏ văn Vào menu Tools - Options, chọn thẻ Spelling & Grammar, kích bỏ hết tất đánh dấu hộp thoại Nhấn OK 4 Hiện tượng cách chữ gõ tiếng Việt có dấu Trong số trường hợp sử dụng gõ Vietkey gõ tiếng Việt có dấu MS Word làm chữ có dấu tự động bị tách phần nguyên âm phụ âm có dấu, trường hợp chế độ cắt dán thông minh MS Word Để khắc phục trường hợp cần tắt chế độ cắt dán thông minh, việc tắt chế độ khơng ảnh hưởng đến q trình soạn thảo văn Vào menu Tools - Options Chọn thẻ Edit Bỏ đánh dấu mục Smart cut and paste Nhấn OK Sau lưu tài liệu soạn thảo lại khởi động lại MS Word 5 Hiện tượng lệch dấu ký tự chữ hoa Khi sử dụng font chữ thuộc bảng mã TCVN3, VNI-Windows lúc bỏ dấu thấy dấu bị lệch sang bên phải làm cho văn thiếu thẩm mỹ Trường hợp tiện ích AutoCorrect Word Vào menu Tools - AutoCorrect Options Chọn thẻ AutoCorrect, bỏ đánh dấu mục Correct TWo INitial CApitals Nhấn OK 6 Hiện tượng ký tự i thành I Mặc định, ta gõ ký tự i tự động chuyển thành I, trường hợp chế độ tự động sửa lỗi MS Word, tiếng Anh ký tự i sửa thành đại từ I Chúng ta cần xóa từ i danh sách từ sửa lỗi tự động MS Word Vào menu Tools - AutoCorrect Options Chọn thẻ AutoCorrect Gõ i vào ô Replace, tronh danh sách dịng i - I, kích chọn dịng nhấn nút Delete Nhấn OK Ứng dụng chức sửa lỗi làm tiết kiệm thời gian để sửa lỗi mà thường gặp trình soạn thảo văn ứng dụng gán ký tự gõ tắt để nội dung lặp lặp lại nhiều lần văn Word trình soạn thảo văn phổ biến quen thuộc người Tuy nhiên, số rắc rối nho nhỏ thường gặp nhiều người sử dụng Word, cách thiết lập đơn giản với người dùng khơng thành thạo kinh nghiệm sử dụng lại xử lý Tự động xuất dấu cách chữ Mô tả tượng: Mỗi gõ xong chữ, để đánh chữ bạn đánh dấu cách (space bar), chữ vừa đánh xong bị tách làm hai (thường xảy sau nguyên âm), bạn ấn nút Backspace để chỉnh sửa, nhiên liên tục làm bạn khó chịu, đặc biệt sau nguyên âm Cách khắc phục: Bạn vào Tools -> Options, chọn tab Edit, bỏ dấu chọn mục "Smart cut and paste" -> OK Xuất ký tự đánh dấu đầu dịng Mơ tả tượng: Một số bạn thắc mắc trình soạn thảo văn tôi, xuất dấu chấm ký tự lạ văn bản, in văn đẹp làm cách để chúng biến lúc soạn thảo văn để nhìn đỡ rối mắt Cách khắc phục: Đó thiết lập chế độ "Show all" q trình soạn thảo Word, bạn kích lần vào biểu tượng Standard để bỏ chọn vấn đề giải Biểu tượng "Show all" Standard Xuất gạch xanh đỏ chân chữ văn Mô tả tượng: Xuất dấu gạch chân chữ văn màu xanh, màu đỏ Thực chất thiết lập chế độ kiểm tra lỗi tả lỗi ngữ pháp văn bản, trình soạn thảo Word mặc định dành cho ngôn ngữ tiếng Anh nên ta đánh tiếng Việt bị Cách khắc phục: Bạn vào Tools -> Options, chọn tab Spelling & Grammar, bỏ dấu chọn mục "Check spelling as you type" phần Spelling "Check grammar as you type" -> OK Đổi đơn vị đo lường Mặc định đơn vị đo lường MS Word inch, VN dùng đơn vị đo lường cm, thể thức văn theo qui định nhà nước tính đơn vị đo cm Vì cần chuyển đổi đơn vị đo lường MS Word sang cm - Vào menu Tools - Options, chọn thể General Kích chọn Centimeters mục Measurement units - Lưu tài liệu soạn thảo khởi động lại MS Word để thiết lập có hiệu lực lần soạn thảo Chữ "i" thường tự động biến thành chữ "I" hoa: Mô tả tượng: Khi bạn đánh từ có chữ "i" thường, sau kết thúc chữ, đánh dấu cách, tự động biến thành chữ "I" hoa, dù vị trí cuối chữ như: gọI, tươI, tôI Cách khắc phục: Bạn vào Tools -> AutoCorrect Options, chọn tab AutoCorrect, mục Replace đánh chữ "i" , bên phần With xuất chữ "I", kích vào nút Delete xong Khi thao tác Word bạn thường gặp nhiều lỗi font, nhiều thời gian để copy tài liệu từ mạng về, lộ thông tin lưu file Nếu điều làm bạn quan tâm, sử dụng cách “chữa cháy” Chữa lỗi cách word Khi thao tác word sử dụng chế độ Unicode, bạn thường gặp rắc rối là: âm từ bị cách nhau, hay gọi lỗi “Smart cut and past” Bạn nhiều thời gian để nối lại từ lỗi Khi gặp tượng này, bạn nên áp dụng phương pháp sau: Trước tiên bạn vào mục Tools, chọn Options Sau chọn Options hiển thị cửa sổ Tiếp theo, bạn vào tab Edit cửa sổ Options bỏ dấu tích mục “Smart cut and paste” Cuối cùng, nhấn nút OK để kết thúc thao tác Copy văn ảnh nhanh từ mạng vào word Lướt Web lấy liệu từ mạng trở thành công việc quen thuộc cư dân mạng Tuy nhiên, sử dụng cáp copy văn hình ảnh thơng thường Word việc làm tương đối nhiều thời gian, nhiều trường hợp, liệu lớn, máy tính bạn bị treo Để rút ngắn thời gian, bạn nên thực bước sau: Trước hết bạn copy văn ảnh từ mạng, sau mở trang Word Tại trang này, vào mục Edit, chọn Past Special Nếu liệu cần copy dạng text bạn vào mục Past Special, chọn mục “Unformatted Text” “Formatted Text” “Unformatted Unicode Text” Ngược lại, liệu cần copy dạng ảnh bạn vào Paste Special, chọn mục “Device Independent Bitmap” để tăng tốc độ copy ảnh giảm dung lượng file Bảo mật thông tin Word Đôi khi, bạn muốn lưu số thơng tin riêng máy tính quan mà không muốn đọc File word bạn bảo mật cao khơng có truy cập vào bạn chọn cơng cụ sau Bạn nvào mục Tools \ Options\ Security Trong mục chọn mật đở mở file “Password to Open” bạn nhận mật tuỳ chọn Bạn chọn kiểu chữ nhập vào ô “Password to Open” cách nhấn chuột vào nút “Advanced” tiến hành chọn kiểu chữ thích hợp Sau đó, bạn chuyển đến mục mật dùng để sửa đổi văn “Password to modify” bạn nhập mẩu vào Cuối bạn nhấn nút OK để kết thúc thao tác Ngồi để có thêm tính bảo mật văn bạn, bạn vào Tools \ Protect Document Tại cửa sổ Protect Document bạn thấy lựa chọn Track changes (ngăn không cho thay đổi Track Changes, thay đổi lưu lại Track Changes bị vơ hiệu hố), Comment (cho phép người đọc đóng góp ý kiến khơng có quyền thay đổi văn bản) Form (chỉ cho phép thay đổi văn không bảo vệ Form) Tạo mục lục Word Thông thường việc tạo mục lục cho viết thường nhiều thời gian đối chiếu thư mục với số trang tương ứng, lần có thay đổi nội dung đồng nghĩa bạn phải thay đổi lại mục lục Trong word tích hợp sẵn cơng cụ cho phép bạn tự động tạo mục lục cập nhập mục lục có thay đổi nội dung văn Trước tiên, bạn vào mục Insert\ Reference Trong Reference chọn mục Index and Tables Trong cửa sổ “Index and Tables” chọn tab “Table of contents” Bạn chọn độ chi tiết mục lục văn mục “Show levels” Lỗi nguyên âm tiếng Việt có dấu bị cách Ví dụ: c ịn ăn ko, tao đ ói l ắm rồi? Giải pháp khắc phục: Vào menu Tools, chọn Oftions, vào tab Edit: Bỏ đánh dấu mục Smart cut and paste OK xong Định dạng dòng/đoạn, bị áp dụng cho tồn văn Ví dụ: định dạng (font, cỡ chữ, màu sắc, trái phải giữa, v.v…) bôi đen dịng/đoạn bị áp dụng cho tồn văn Giải pháp khắc phục: Vào menu Format, chọn Styles and Formatting sau: Chọn kiểu định dạng áp dụng, thường Normal, chọn Modify trên, bảng sau: Bỏ đánh dấu ô Automatically update OK xong Chữ i tự động đổi thành I Ví dụ: Hà NộI nIềm tIn hy vọng Giải pháp khắc phục: Vào menu Tools, chọn AutoCorrect Oftions Trong ô Replace, gõ chữ “i” vào, chọn dịng hình chọn Delete, OK xong Sửa lỗi khoảng trắng Word Hỏi: Khi tơi viết tiếng việt Word có khoảng trắng từ Ví dụ tơi viết từ "kế hoạch" chuyển thành "k ế ho ạch" Xin cho biết làm để sửa lỗi Trả lời: Chào bạn, bạn gặp phải trường hợp lỗi gõ thơi Nếu có tiếng Trung hay ngơn ngữ khác tắt Nếu bạn dùng Unikeys vào bỏ tick sử dụng clipboard unicode lại gõ bình thường thơi Hoặc, Word bạn chọn Tools/options/edit xuất hộp hội thoại Trong hộp hội thoại bạn bỏ dấu chọn Use smart pharagraph selection Smart cut and paste chọn Ok  ... xuất dấu chấm ký tự lạ văn bản, in văn đẹp làm cách để chúng biến lúc soạn thảo văn để nhìn đỡ rối mắt Cách khắc phục: Đó thiết lập chế độ "Show all" q trình soạn thảo Word, bạn kích lần vào... Ứng dụng chức sửa lỗi làm tiết kiệm thời gian để sửa lỗi mà thường gặp trình soạn thảo văn ứng dụng gán ký tự gõ tắt để nội dung lặp lặp lại nhiều lần văn Word trình soạn thảo văn phổ biến quen... Xuất gạch xanh đỏ chân chữ văn Mô tả tượng: Xuất dấu gạch chân chữ văn màu xanh, màu đỏ Thực chất thiết lập chế độ kiểm tra lỗi tả lỗi ngữ pháp văn bản, trình soạn thảo Word mặc định dành cho ngôn