Quản lý thì giờ Mỗi người trong chúng ta đều có 24 tiếng đồng hồ một ngày, và thì giờ chúng ta thường thuộc về người khác. Khi thì giờ đã qua đi là chúng ta mất nó luôn. Do đó vấn đề quản lý thì giờ rất quan trọng. Chúng ta cần thì giờ để thực hiện được những điều mình muốn. Nếu tự thấy rằng thì giờ đi quá nhanh, làm sao ta biết thì giờ mình đã đi đâu? Trước hết hãy dành ra một tuần để ghi lại chi tiết mỗi nữa tiếng đồng hồ mình làm gì trong tuần ấy. Bạn sẽ khám phá ra những tật phí thì giờ của mình rồi tìm cách giảm thiểu nó. Ta cũng nên tìm cách dùng thì giờ mình bỏ trống vì phải chờ đợi ai. Thí dụ trong khi chờ đợi xe buýt ta có thể đọc sách hay tập thể dục.Ta cũng có thể tránh chờ đợi bằng cách đi công chuyện ngược giờ với người khác để khỏi phải sắp hàng. Thí dụ như tránh ra đường vào giờ cao điểm. Nên giải quyết ngay các thư từ khi mình đọc lần đầu để tránh đọc lại. Sắp đặt hồ sơ, giấy tờ, sách vở v.v có thứ tự. 1. Cho mỗi công tác một thứ tự ưu tiên: Có ba thứ tự ưu tiên - A,B và C. Việc quan trọng nhất có thứ tự ưu tiên A, kế đó là B, và việc không quan trọng được sắp vào hàng C. Nhớ phải làm các công tác A trước, vì thói quen của chúng ta là "lánh nặng tìm nhẹ", và rốt cuộc lại thường làm các công tác C trước. Nếu ta ớn một công tác A vì nó lớn quá thì hãy chia nó ra làm nhiều công việc nhỏ rồi mỗi lần làm một chút, chinh phục dự án lần lần. Có rất nhiều công tác mang thứ tự ưu tiên C sau nầy trở nên không cần thiết. Ngoài ra ta cũng nên đặt kế hoạch những việc ta định sẽ làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Bắt đầu mỗi ngày bằng cách ghi xuống những công việc định làm hôm nay (list of things to do ). Khi đã sắp một thời khóa biểu rồi thì phải làm theo nó. Nếu thời khóa biểu không thích hợp thì bạn có quyền sửa nó, nhưng sau đó phải làm theo thời khóa biểu mới, chớ đừng viện cớ nầy, cớ khác để lẩn tránh. Tập giữ một nhật ký (diary) để ghi xuống mọi giờ hẹn và mọi thời điểm bạn định làm những việc gì. Nhật ký giúp bạn kế hoạch công chuyện, do đó sẽ bớt lo lắng. Ngoài ra bạn còn có thể dùng nhật ký để duyệt lại các công tác của mình. 2. Làm việc với năng xuất cao: Để làm việc với năng xuất cao ba cần nghỉ ngơi đầy đủ, ăn uống tốt và tập thể dục. Nếu phải làm việc lâu thì: • Tiếng thứ nhất chỉ làm 50 phút, nghỉ 10 phút; • Tiếng thứ hai chỉ làm 40 phút, nghỉ 20 phút; Rồi sau đó trở lại làm việc 50 phút, nghỉ 10 phút, làm 40 phút, nghỉ 20 phút vv Tránh ăn dầu mở, thịt nhiều vì khó tiêu, dễ làm thân thể ngầy ngật. Tập ăn nhiều rau cải, trái cây để dễ tiêu và nhuận trường. Tránh ăn no quá, khiến ta khó tập trung tư tưởng. Tập thể dục mỗi tuần ít nhất ba lần, mỗi lần ít nhất 20 phút. Tục ngữ ta có câu: "Tinh thần minh mẩn trong một thân thể tráng kiện". Với năng xuất cao ta có thể làm được nhiều chuyện hơn với cùng một số giờ đồng hồ. 3. Giao phó công tác cho người khác: Để thực hiện chuyện lớn ta không thể tự mình làm tất cả mọi sự. Bạn hãy phân các công tác ra làm ba loại: a) Việc người khác làm được: Nhất định bạn phải giao việc nầy cho người khác làm. b) Việc người khác làm được nếu được huấn luyện: Bạn nên gởi người đi huấn luyện để gánh vác bớt công chuyện cho mình. c) Việc chỉ có bạn làm được thôi: Đây là công việc bạn phải làm. Người ta ngại giao công chuyện cho kẻ dưới quyền vì những lý do chính sau đây: • Sợ bị bớt quyền hạn. • Sợ người khác hơn mình. • Sợ người khác làm việc không hoàn hảo. • Thiếu an ninh, sợ người khác giỏi bằng hay hơn mình. Nghỉ như thế là hạn hẹp, không làm chuyện lớn được. Không lẽ suốt đời ta chỉ có thể quản lý một tiệm nhỏ ở góc đường sao? Khi phân công thì phải giải thích thật rõ ràng và nên có kế hoạch để yểm trợ người mình giao công việc cho, nhất là đối với người còn kém kinh nghiệm. Đều cần nhớ là hể đã giao trách nhiệm thì cũng phải giao quyền hành. Nếu không, người dưới quyền cứ mỗi một lúc là phải chạy đến xin ý kiến của ta, sẽ làm phiền mình, mà họ cũng khó làm việc vì luôn luôn phải đợi lệnh trên. Nếu người dưới quyền ta lầm lỗi, ta nên an ủi, bênh vực và khích lệ họ. Sau một thời gian họ sẽ trở nên người đắc lực và trung thành với ta. Nên nhớ rằng một người không hề lầm lẫn là người chưa hề đảm đang trách nhiệm nào cả. Người lãnh đạo là người biết vận dụng mọi tài nguyên mình có để đạt mục tiêu của đoàn thể. Người lãnh đạo không cần phải chứng minh rằng mình có thể làm một công tác nào giỏi hơn nhân viên mình. . Quản lý thì giờ Mỗi người trong chúng ta đều có 24 tiếng đồng hồ một ngày, và thì giờ chúng ta thường thuộc về người khác. Khi thì giờ đã qua đi là chúng ta mất nó luôn. Do đó vấn đề quản lý. luôn. Do đó vấn đề quản lý thì giờ rất quan trọng. Chúng ta cần thì giờ để thực hiện được những điều mình muốn. Nếu tự thấy rằng thì giờ đi quá nhanh, làm sao ta biết thì giờ mình đã đi đâu? Trước. mình làm gì trong tuần ấy. Bạn sẽ khám phá ra những tật phí thì giờ của mình rồi tìm cách giảm thiểu nó. Ta cũng nên tìm cách dùng thì giờ mình bỏ trống vì phải chờ đợi ai. Thí dụ trong khi chờ