Hướng dẫn sử dụng Access

Hướng dẫn sử dụng Access

Session 2 Sử dụng AccessMục tiêu của bài học:Cuối bài học này, bạn có thể: Trình bày ngắn gọn giới thiệu về MS Access Tạo một CSDL mới trong Access Tạo các bảng trong Access Giải thích làm thế nào để đặt khóa chính và khóa ngoại Giải thích làm thế nào để kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu Giải thích các quy tắc kiểm tra hợp lệ Giải thích làm thế nào để thêm, sửa và xóa dữ liệu Giải thích toàn vẹn tham chiếu là gì Giải thích làm thế nào để nhập (import data) và xuất (export data) dữ liệu Giải thích làm thế nào để tạo ra mật khẩu cho CSDL Giải thích quá trình thu gọn (Compacting) và sửa chữa (Repairing) với MS AccessGiới thiệuTrong bài trước, chúng ta đã giới thiệu thuật ngữ ‘cơ sở dữ liệu’ (CSDL) và các khái niệm cơ bản liên quan đến CSDL. Chúng ta cũng đã tìm hiểu các mô hình CSDL khác nhau và tìm hiểu kỹ mô hình CSDL quan hệ. Ta cũng đã thảo luận các khái niệm cơ bản về CSDL quan hệ, thuật ngữ ‘Toàn vẹn thực thể’ và ‘Toàn vẹn tham chiếu’, và kết thúc bài học với đoạn giới thiệu ngắn gọn về ngôn ngữ SQL.Trong bài này, chúng ta sẽ giới thiệu MS Access là một hệ quản trị CSDL quan hệ và khám phá cách tạo bảng và CSDL. Chúng ta sẽ biết làm cách nào để thêm, sửa và xóa dữ liệu. Chúng ta cũng sẽ biết làm cách nào để kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu trước khi nó được thêm vào hoặc sửa chữa. Tính toàn vẹn thực thể và toàn vẹn tham chiếu trong MS Access cũng sẽ được thảo luận. Access cung cấp các tính năng như đặt mật khẩu để bảo mật cho CSDL, thu gọn và sửa chữa CSDL để đạt được hiệu suất hoạt động cao nhất.2.1 Giới thiệu về AccessMicrosoft Access 2000 là một Hệ Quản trị Cơ sở Dữ liệu Quan hệ (RDBMS). Là một thành phần trong các phiên bản dành cho người dùng chuyên nghiệp và các nhà phát triển của bộ Microsoft Office 2000, phần mềm này có giao diện dễ sử dụng giống như Excel 2000 và Word 2000.Giống như các hệ quản trị CSDL quan hệ khác, MS Access đóng vai trò như một thành phần phía sau back-end, nghĩa là nó chịu trách nhiệm lưu trữ dữ liệu, hơn nữa MS Access cho phép người dùng tạo ra thành phần giao diện front-end để truy xuất thông tin một cách tương tác và thân thiện.Sử dụng Access 17  Microsoft Access là một Hệ Quản trị CSDL Quan Hệ (RDBMS - Relational Database Management System). Bên cạnh việc giúp người sử dụng thêm, sửa, xóa và thao tác các bản ghi, nó còn cho phép tạo và bảo trì các mối quan hệ giữa các bảng.2.1.1 Cơ sở dữ liệu AccessCSDL Access được cấu thành từ bảy đối tượng: Tables (Bảng), Queries (Truy vấn), Forms (Biểu mẫu), Reports (Báo cáo), Pages (Trang), Macros (Macro) và Modules (Mô đun).Dữ liệu trong CSDL đuợc lưu vào các ‘Bảng’. Việc truy xuất dữ liệu dựa trên một số tiêu chí được thực hiện bằng cách sử dụng ‘Truy vấn’. Việc tạo giao diện cho người dùng để nhập, thay đổi và thao tác dữ liệu được thực hiện bằng cách sử dụng ‘Biểu mẫu’. ’Báo cáo’ được dùng để hiển thị dữ liệu lấy từ một hay nhiều bảng theo một định dạng nào đó. Dữ liệu này được lấy trực tiếp từ các bảng hoặc có thể là kết quả của một số phép tính toán trên các trường. Ta cũng có thể in các ‘Báo cáo’, ’Macro’ và ’Mô đun’ giúp ta tự động hóa các quy trình tính toán, duyệt qua ứng dụng, in các báo cáo, . Dữ liệu từ các bảng có thể được xem dưới dạng một trang web bằng cách sử dụng ’Trang’. Hình 2.1 hiển thị màn hình ngay sau khi tạo một cơ sở dữ liệu.Hình 2.1: Một cơ sở dữ liệu Access có tên là ‘auction’Một CSDL trong MS Access có thể có một hoặc nhiều bảng có quan hệ với nhau. Xét một CSDL lưu trữ các dữ liệu liên quan đến một ‘Hệ thống đặt vé máy bay’. Chi tiết về các hành khách đã đặt vé có thể được lưu trong bảng ‘Reservation’, còn chi tiết về những vụ hủy vé có thể được lưu trong bảng ‘Cancellation’. Ngày giờ các chuyến bay có thể được lưu trong một bảng khác nữa. Tất cả các bảng này đều liên quan đến việc đặt vé máy bay nên tốt hơn hết là lưu trữ trong cùng một CSDL, tên là ‘Airlines’. Mặt khác, một bảng chứa dữ liệu chi tiết về các lần nghỉ phép của nhân viên của hãng hàng không thì không phù hợp với CSDL này, vì nó không liên quan gì đến việc đặt vé máy bay.2.1.2 Tạo một cơ sở dữ liệu mới Với MS Access, chúng ta có thể dùng một trong hai cách sau để tạo một CSDL mới:  Sử dụng Database Wizard18 Khái niệm Hệ quản trị CSDLQH và SQL Server 2000  Không dùng Database WizardCách đầu tiên khá dễ dàng. Chúng ta chọn Wizard và thực hiện theo các bước được chỉ ra và tạo tất cả các thành phần như bảng, biểu mẫu, truy vấn.Để tạo bảng theo cách dùng Wizard, chúng ta nhấn chuột vào General Templates và nhấn vào thẻ ‘Databases’. Hộp thoại sau đây sẽ xuất hiện trên màn hình.Hình 2.2: Các templates trong MS AccessKhi đã chọn một mẫu có sẵn (template), Wizard sẽ tiếp tục gợi ý người dùng qua một loạt các bước để tạo một CSDL như minh họa trong hình 2.3.Sử dụng Access 19 Hình 2.3: Database WizardNếu không muốn dùng một Wizard, chúng ta có thể tạo một CSDL mới trong MS Access bằng cách chọn trình đơn File, sau đó chọn New. Chúng ta có thể hoặc dùng một CSDL có sẵn làm mẫu để tạo CSDL mới, hoặc tạo mới CSDL từ đầu. Để tạo CSDL từ một tập tin có sẵn, ta có thể chọn Choose file và chọn một CSDL cụ thể qua một hộp thoại như trong hình 2.4:Hình 2.4: Tạo CSDL từ một CSDL đang tồn tạiCách khác, chúng ta có thể tạo một CSDL mới, rỗng bằng cách chọn Blank Database. Việc này có nghĩa là chúng ta cần phải tạo từ đầu các bảng. Phần tiếp theo sẽ mô tả việc tạo bảng như thế nào trong MS Access.2.1.3 Cơ sở dữ liệu trong MS Access và tập tin cơ sở dữ liệu Khi chúng ta tạo một CSDL trong MS Access (dùng bất cứ cách nào), CSDL đó sẽ được lưu trong một tập tin .mdb trong hệ thống. Trong phần này chúng ta sẽ biết làm cách nào để tạo ra các bảng trong CSDL MS Access.2.2 Bảng trong AccessNhư chúng ta đã biết, trong MS Access, dữ liệu được lưu trong bảng nằm trong CSDL. Một bảng được cấu thành từ một tập hợp các bản ghi. Đến lượt mình, mỗi bản ghi lại được cấu tạo từ nhiều trường. Bây giờ chúng ta tìm hiểu xem làm thế nào để tạo bảng trong MS Access.Giả sử chúng ta cần tạo hai bảng có tên là Product (Sản phẩm) và Bidding_details (Chi tiết đấu giá) để lưu trữ thông tin chi tiết về các sản phẩm và các cuộc đấu giá cho một website đấu giá trực tuyến.20 Khái niệm Hệ quản trị CSDLQH và SQL Server 2000 Cấu trúc của các bảng này được minh họa trong hình 2.5.ProductTrường Kiểu dữ liệuKích thướcItemCode Numeric 3Itemname Text 40Price Numeric 10Category Text 10City Text 20Bidding_detailsTrường Kiểu dữ liệuKích thướcBidCode Numeric 3ItemCode Numeric 3Bids Numeric 3Date Date/TimeHình 2.5: Cấu trúc của các bảngCác bước liên quan để thiết kế một bảng: Lựa chọn ra các trường hoặc các mục dữ liệu thích hợp để cho vào mỗi bảng. Xác định kiểu dữ liệu cho mỗi mục dữ liệu trong mỗi bảng. Nếu có thể thì xác định kích thước cho trường. Đặt các ràng buộc (constraints) trên các trường cần thiết.Tên trường, kiểu dữ liệu, kích thước trường, ràng buộc và các thuộc tính khác tạo nên “cấu trúc” của bảng. Chúng tạo thành nền tảng mà theo đó dữ liệu được nhập vào và duy trì. Nó được gọi là ‘Conceptual View – Cách nhìn khái niệm’ của bảng trong một CSDL quan hệ. Các hệ quản trị CSDL trực quan như MS Access cung cấp một chế độ làm việc với bảng cho phép người dùng tạo và thay đổi cấu trúc của bảng gọi là ‘Design View’. Các hệ quản trị CSDL quan hệ không trực quan khác không cung cấp chế độ này.2.2.1 Tạo bảngChúng ta có thể tạo một bảng mới hoàn toàn bằng một trong các cách sau:  Dùng Table Wizard Dùng Design View  Dùng Datasheet View Khi chúng ta nhấn chuột vào lựa chọn Table New, hộp thoại sau xuất hiện như hình 2.6.Sử dụng Access 21 Hình 2.6: Tạo một bảng mớiTable Wizard cho chúng ta một cách tạo bảng nhanh chóng và ngắn gọn. Chúng ta phải chọn ra các trường từ các bảng được định nghĩa sẵn. Hình 2.7 minh họa các bảng mẫu được chứa sẵn trong MS Access. Hình 2.7: Tạo bảng với Table WizardNếu dùng Design View hay Datasheet View để tạo bảng, chúng ta phải tự tạo các trường của riêng mình. Khi nhấn chuột vào nút Design View để tạo bảng, hộp thoại sẽ xuất hiện như hình 2.822 Khái niệm Hệ quản trị CSDLQH và SQL Server 2000 Hình 2.8: Tạo bảng sử dụng Design ViewChúng ta cần làm quen với một số thuật ngữ liên quan đến bảng, các thuật ngữ này được đề cập dưới đây.Tên trường (Field Name) là một tiêu đề mà dữ liệu sẽ được cung cấp theo đó. Ví dụ: City là một tiêu đề. Kích thước trường (Field Size) là dung lượng cần thiết để lưu trữ một mục dữ liệu.CityBostonBản ghi (Record) là một tập hợp đầy đủ các trường có liên quan với nhau. Ví dụ, hình 2.9 minh họa một tập hợp các trường có quan hệ với nhau, đó là một bản ghi. Nói cách khác, nếu đây là một thành phần của bảng thì chúng ta có thể gọi đó là một dòng dữ liệu. Do đó, một dòng dữ liệu cũng được gọi là một bản ghi.Itemcode Itemname Price Category City11 The Fountainhead 240 Book Boston Hình 2.9: Ví dụ một bản ghiMột bảng còn được coi như là một tập hồ sơ. Các bản ghi của bảng Product được thể hiện như trong hình 2.10 Sử dụng Access 23 Hình 2.10: Minh họa một bảng trong MS Access: bảng ProductTrong tập hợp dữ liệu trên đây, ta có thể thấy các mục dữ liệu thuộc nhiều kiểu khác nhau. Chẳng hạn dữ liệu dưới tiêu đề Category là văn bản, trong khi dưới tiêu đề Price lại là một con số. Vì có nhiều mục dữ liệu khác nhau, ta phải định nghĩa từng mục dữ liệu một, với mỗi mục dữ liệu ta phải chỉ ra kiểu dữ liệu và tên trường cho nó.Ví dụ như trường hợp Price (giá cả), chúng ta phải chỉ ra dữ liệu đó thuộc kiểu số và chúng ta gọi dữ liệu đó là Price. Trong trường hợp City (thành phố), chúng ta phải xác định nó có kiểu văn bản/kí tự và chúng ta muốn gọi dữ liệu đó là City.Tương tự như vậy, chúng ta phải xác định được tên trường và kiểu dữ liệu cho từng trường khi tạo bảng. Các trường được định nghĩa với kiểu dữ liệu phù hợp.Các kiểu dữ liệu thông dụng đối với hầu hết các hệ quản trị CSDL quan hệ là:a) Kiểu ký tự (Alphanumeric):Kiểu dữ liệu này dùng để lưu cả kí tự và số. Trong một số hệ quản trị CSDL, kiểu alphanumeric có thể có hai loại – một loại có kích thước cố định và loại kia có kích thước thay đổi. Trong trường hợp kích thước cố định, nếu kích thước được đặt là 10, không kể bao nhiêu dữ liệu được lưu trong trường đó, trường này cũng chiếm cố định 10 vị trí. Ngược lại, khi cũng trường đó được đặt kiểu dữ liệu là có kích thước thay đổi, và kích thước trường được đặt là 10, khi ta lưu 4 kí tự thì đảm bảo là chỉ chiếm 4 vị trí. Ở đây dung lượng dùng để lưu trữ dữ liệu phụ thuộc vào lượng dữ liệu nhập vào.Trong MS Access, kiểu alphanumeric được gọi là kiểu ‘Text’, và có chiều dài thay đổi. Kiểu này có thể chứa được tối đa 255 kí tự.b) Kiểu số (Numeric):Kiểu ‘Numeric’ được dùng để lưu các con số. Hầu hết các hệ quản trị CSDL quan hệ đều có vài phân loại con cho kiểu dữ liệu number. Mỗi phân loại con tự nó cũng là một kiểu dữ liệu. Các kiểu thông dụng nhất trong số đó là:Numeric Types Description‘Byte’ Lưu các con số trong khoảng từ 0 đến 255. Kiểu này chiếm không gian 1 byte.‘Integer’ Chỉ lưu các số nguyên. Kiểu này chiếm 2 byte, cho phép nhận các giá trị trong khoảng -32768 đến 32767‘Long Integer’ Chiếm 4 byte và lưu được các số nguyên lớn hơn nhiều24 Khái niệm Hệ quản trị CSDLQH và SQL Server 2000Bảng ‘Float’ Lưu các số thực, có độ chính xác đến 6 số sau dấu thập phân.‘Double’ Lưu các số thực với độ chính xác cao hơn nhiềuBảng 2.1: Các kiểu con của NumericPhụ thuộc vào từng hệ quản trị CSDL quan hệ, có thể có các biến thể khác của kiểu dữ liệu ‘Numeric’ ngoài các kiểu đã liệt kê trên đây. Tuy nhiên trong MS Access, kiểu ‘Number’ hỗ trợ phần lớn các loại dữ liệu số đã đề cập ở trên. Chúng ta sẽ gặp lại chúng một cách chi tiết hơn trong các phần sau.Bên cạnh kiểu dữ liệu ‘Number’, cũng còn một kiểu dữ liệu ‘AutoNumber’ mà MS Access cung cấp. Kiểu này rất tiện lợi khi một trường được dùng để chứa số thứ tự, hoặc các con số mà chúng được tạo ra một cách ngẫu nhiên. MS Access cũng cho ta một kiểu dữ liệu riêng gọi là ‘Currency’ để lưu các dữ liệu thuộc kiểu tiền tệ.c) Kiểu ngày tháng/thời gian (Date/Time):Kiểu dữ liệu này thông dụng với hầu hết các hệ quản trị CSDL quan hệ và được dùng để lưu ngày tháng và thời gian. Tuy nhiên một số hệ quản trị CSDL quan hệ lại có một kiểu dữ liệu riêng để lưu ngày tháng và một kiểu khác để lưu thời gian. Một lần nữa, định dạng của dữ liệu kiểu ngày tháng được lưu trữ phụ thuộc vào hệ quản trị CSDL quan hệ. Ví dụ như Oracle lưu dữ liệu kiểu ngày tháng theo định dạng ‘dd-mon-yy’, trong khi Access lưu ngày tháng theo định dạng chuẩn ‘mm/dd/yy’. MS Access cũng cho phép dùng các định dạng khác cho dữ liệu kiểu ngày tháng như dạng dài (long date time) hay dạng ngắn (short date).d) Kiểu logic (Boolean)Kiểu dữ liệu này dùng để lưu một giá trị Boolean (TRUE/FALSE).Trong MS Access, kiểu dữ liệu này được gọi là kiểu dữ liệu ‘Yes/No’ và được dùng để lưu một trong hai giá trị này. Người sử dụng có thể nhập vào ‘Yes’ (hay ‘True’ hoặc ‘On’) hoặc ‘No’ (hay ‘False’ hoặc ‘Off’). Kiểu này chỉ chiếm 1 bit.e) Kiểu memo (Memo)Một số hệ quản trị CSDL quan hệ như MS Access còn cung cấp một kiểu dữ liệu khác để lưu các dữ liệu có kích thước vượt quá mức mà trường kiểu ‘Text’ có thể lưu trữ. Như đã đề cập, một trường kiểu ‘Text’ có thể lưu đến 255 kí tự. Để lưu bất kỳ dữ liệu nào vượt quá mức đó, ta có thể dùng kiểu dữ liệu ‘Memo’. Kiểu dữ liệu này cho phép lưu đến 64,000 kí tự.f) Các kiểu dữ liệu đặc biệtCó một số kiểu dữ liệu để lưu các dữ liệu như hình ảnh, toàn bộ các tập tin, v.v. MS Access cung cấp một kiểu dữ liệu gọi là ‘OLE Object’ dùng để lưu các dữ liệu như vậy.Ngoài các kiểu dữ liệu mà hầu hết các hệ quản trị CSDL quan hệ cung cấp, MS Access còn cung cấp một kiểu dữ liệu gọi là ‘Hyperlink’. Kiểu dữ liệu này cho phép người dùng lưu các URL, địa chỉ email hoặc liên kết đến các tập tin khác trong hệ thống của người dùng hay trên mạng.Dưới đây là bảng tóm tắt các kiểu dữ liệu trong MS Access:Sử dụng Access 25 Kiểu dữ liệu Mô tảText Chứa dữ liệu alphanumericMemo Chứa dữ liệu vượt quá 255 kí tựNumber Lưu dữ liệu số để tính toán về sauDate/Time Lưu ngày tháng hoặc thời gianCurrency Lưu các giá trị kiểu tiền tệAutoNumber Tự động tạo ra các số thứ tự hoặc các số ngẫu nhiên (các con số không bao giờ lặp lạI)Yes/No Lưu một giá trị lô gic hay ‘Boolean’, có giá trị ‘Yes/No’ hoặc ‘True/False’.Hyperlink Lưu các URL, địa chỉ email hoặc liên kết đến các tập tin khác trong hệ thốngOLE object Lưu hình vẽ, ảnh chụp của nhân viên, tập tin Word, Excel hoặc tương tự như vậyBảng 2.2: Tóm tắt các kiểu dữ liệu trong MS AccessViệc tìm ra các trường cần thiết và chọn kiểu dữ liệu thích hợp cho mỗi trường là rất cần thiết. Một lý do quan trọng cho việc này là các toán tử thao tác trên các trường phụ thuộc vào kiểu dữ liệu của các trường đó. Cùng một phép tính cộng sẽ làm việc khác nhau trên trường kiểu số và kiểu ngày tháng.Hãy xét ví dụ sau đây để hiểu rõ hơn tầm quan trọng của việc chọn kiểu dữ liệu thích hợp:1) Nếu trường Pending Quantity (số lượng hàng ta còn nợ khách) (kiểu dữ liệu: Numeric) là 70 và ta cộng thêm 5 vào đó, kết quả sẽ như sau:70 + 5 = 752) Nếu trường Order Date (ngày đặt hàng) (kiểu dữ liệu: ngày tháng) là 9/3/98 và ta cộng thêm 5, kết quả sẽ như sau::9/3/98 + 5 = 14/3/98Cùng với kiểu dữ liệu, chúng ta cần phải chỉ rõ kích thước của trường nếu kiểu dữ liệu đó là văn bản (Text) hay số (Numeric). Về cơ bản, việc chỉ ra kích thước trường nghĩa là chỉ ra lượng dữ liệu tối đa mà trường đó có thể chứa được. Với một số kiểu dữ liệu, ta không cần phải định kích thước. Ví dụ như khi một trường có kiểu dữ liệu ngày tháng (Date), kích thước của trường đó được tự động đặt là 8 byte.Lấy ví dụ, trong MS Access, kích thước mặc định cho một trường kiểu ‘Text’ là ‘50’, nghĩa là tối đa 50 kí tự có thể được nhập vào trường này. Tuy nhiên, ta có thể định lại kích thước đó là một số trong khoảng 0 đến 255, phụ thuộc vào kích thước của dữ liệu mà ta cần lưu trong trường đó.Trong phần nói về các kiểu dữ liệu trước đây, chúng ta đã thấy kiểu dữ liệu ‘Number’ có thể có nhiều loại khác nhau. Tuy nhiên MS Access chỉ cung cấp một kiểu dữ liệu ‘Number’. Nhưng ta có thể kiểm soát kích thước của trường bằng cách thiết lập giá trị cho thuộc tính ‘Field Size’ trên trường đó. Bảng dưới đây là tóm tắt các thiết lập cho phần ‘Field Size’ của trường có kiểu ‘Number’.26 Khái niệm Hệ quản trị CSDLQH và SQL Server 2000 [...]... và sửa CSDL Đôi khi dữ liệu hoặc các đối tượng trong một CSDL MS Access vơ tình bị xóa và tập tin bị phân mảnh (fragmented) hoặc hư hại. Điều này khiến tập tin sử dụng không gian đĩa một cách không hiệu quả. Thu gọn tập tin (compacting) trong MS Access nghĩa là tạo ra một bản sao của tập tin và sắp xếp lại tập tin được lưu trên đĩa. Việc thu gọn tập tin sẽ tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của Sử dụng. .. trong MS Access. Giả sử chúng ta cần tạo hai bảng có tên là Product (Sản phẩm) và Bidding_details (Chi tiết đấu giá) để lưu trữ thông tin chi tiết về các sản phẩm và các cuộc đấu giá cho một website đấu giá trực tuyến. 20 Khái niệm Hệ quản trị CSDLQH và SQL Server 2000 các CSDL MS Access và các dự án MS Access. Nếu một tập tin (CSDL) MS Access bị hư hại hoặc bị sửa đổi, nó có thể được sửa chữa... cần thiết để mở một biểu mẫu, báo cáo hay một mơ đun nào đó. Microsoft Access kết hợp việc thu gọn và sửa chữa tập tin vào một quy trình duy nhất. Ta có thể thu gọn và sửa một CSDL MS Access bằng cách sử dụng trình đơn Tools và lựa chọn Database Utilities. 34 Khái niệm Hệ quản trị CSDLQH và SQL Server 2000 Tổng kết  Một CSDL MS Access được cấu tạo từ bảy đối tượng: Bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo... cùng kiểu dữ liệu. Sử dụng Access 31 Hình 2.14: Sửa đổi bản ghi trong Access Để xóa một bản ghi, trước tiên ta chọn bản ghi muốn xóa, sau đó nhấn vào nút Delete Record trên thanh cơng cụ Table Datasheet. Theo một cách khác, chúng ta có thể chọn trình đơn Edit và lựa chọn Delete Record như minh họa trong hình 2.15. Hình 2.15: Lựa chọn Delete Record và nút công cụ Delete trong MS Access Một hộp thoại... sửa đổi, nó có thể được sửa chữa (repair). Trong hầu hết các trường hợp, MS Access phát hiện một tập tin bị hư hại khi ta mở một tập tin và cho ta lựa chọn có sửa chữa nó hay khơng vào lúc đó. MS Access có thể sửa chữa các trường hợp sau:  Một bảng nào đó trong CSDL MS Access bị hỏng  Mất thông tin về cấu trúc của file MS Access Project  Một biểu mẫu, báo cáo hay mơ đun nào đó bị hỏng.  Thiếu thơng... việc tạo bảng như thế nào trong MS Access. 2.1.3 Cơ sở dữ liệu trong MS Access và tập tin cơ sở dữ liệu Khi chúng ta tạo một CSDL trong MS Access (dùng bất cứ cách nào), CSDL đó sẽ được lưu trong một tập tin .mdb trong hệ thống. Trong phần này chúng ta sẽ biết làm cách nào để tạo ra các bảng trong CSDL MS Access. 2.2 Bảng trong Access Như chúng ta đã biết, trong MS Access, dữ liệu được lưu trong bảng... Datasheet View  MS Access dùng toàn vẹn tham chiếu (referential integrity) để đảm bảo mối quan hệ giữa các bản ghi trong các bảng liên quan là hợp lệ, và các bản ghi có quan hệ khơng bị vơ tình xóa hay thay đổi.  Ta có thể sử dụng dữ liệu từ một nguồn dữ liệu bên ngoài với MS Access. Điều này gọi là nhập dữ liệu (import data)  Xuất dữ liệu (exporting data) là đưa dữ liệu từ một CSDL MS Access ra một... có nghĩa là ngay cả khi chúng ta khơng chỉ định giá trị cho trường Date, trường đó khơng bao giờ rỗng mà luôn mang giá trị của ngày hiện tại. Sử dụng Access 27 Hình 2.3: Database Wizard Nếu khơng muốn dùng một Wizard, chúng ta có thể tạo một CSDL mới trong MS Access bằng cách chọn trình đơn File, sau đó chọn New. Chúng ta có thể hoặc dùng một CSDL có sẵn làm mẫu để tạo CSDL mới, hoặc tạo mới CSDL... sao của tập tin và sắp xếp lại tập tin được lưu trên đĩa. Việc thu gọn tập tin sẽ tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của Sử dụng Access 33  Cả hai bảng đều thuộc về cùng một CSDL MS Access. Các quy tắc sau đây được áp dụng khi ta dùng toàn vẹn tham chiếu trong một CSDL MS Access:  Chúng ta không thể thêm một giá trị vào trường khóa ngoại của bảng có quan hệ nếu giá trị đó khơng tồn tại trong trường... General Templates và nhấn vào thẻ ‘Databases’. Hộp thoại sau đây sẽ xuất hiện trên màn hình. Hình 2.2: Các templates trong MS Access Khi đã chọn một mẫu có sẵn (template), Wizard sẽ tiếp tục gợi ý người dùng qua một loạt các bước để tạo một CSDL như minh họa trong hình 2.3. Sử dụng Access 19 Thiết lập Mô tả Byte Lưu các số từ 0 đến 255 (khơng có phần thập phân). Integer Lưu các số từ –32768 đến + 32767 . động của Sử dụng Access 33 các CSDL MS Access và các dự án MS Access. Nếu một tập tin (CSDL) MS Access bị hư hại hoặc bị sửa đổi, nó có thể được sửa chữa. phải được sửa đổi, chúng ta có thể nhấn chuột vào bản ghi đó và sửa lại giá như trong hình 2.14 .Sử dụng Access 29 Hình 2.14: Sửa đổi bản ghi trong Access ể