1 Giáo trình Access Phần 2: Hướng dẫn sử dụng Microsoft Access I Làm quan với ACCESS Là sản phẩm MICROSOFT, tích hợp OFFICE PROFESIONER Một hệ quản trị sở liệu quan hệ bao gồm: -> Một giao diện thân thiện người dùng -> Những trình tiện ích báo cáo -> Những công cụ hoàn hảo giúp quản trị thao tác sở liệu cách trực quan, tiện dụng hiệu 1.1 Khởi động Access Trình tự thao tác sau: - Vào Windows - Bấm kép chuột biểu tượng Microsoft Access cửa sổ nhóm Microsoft Office Hoặc kích chuột biểu tượng chìa khóa vàng biểu tượng Microsoft Office (nếu có thường xuất góc bên phải hình) Kết ta nhận cửa sổ Microsoft Access Màn hình làm việc Access bao gồm: + Thanh thực đơn (Menu bar): chứa thực đơn thay đổi tùy thuộc vào trạng thái sử dụng Access hành + Thanh công cụ (Tool bar): chứa biểu tượng tương ứng với lệnh thường sử dụng Những biểu tượng công cụ thay đổi tùy thuộc vào trạng thái sử dụng Access hành + Thanh trạng thái (Status bar): thể thông báo, hướng dẫn ngắn gọn, trạng thái bàn phím sử dụng Access 1.2 Cơ sở liệu Access + Tệp Access tạo có đuổi MDB + Một hệ chương trình Access tạo gọi Database (CSDL) Trong Access, toàn chương trình liệu chứa tệp có đuổi MDB Như thuật ngữ hệ chương trình hay CSDL hiểu tổ hợp bao gồm chương trình liệu Để ngắn gọn nhiều ta gọi chương trinh thay cho thuật ngữ hệ chương trình Như nói đến chương trình hay hệ chương trình hay CSDL có nghĩa hệ phần mềm gồm chương trình liệu Access tạo + Một CSDL gồm sáu đối tượng sau: - Table (bảng) - Query (truy vấn) - Form (mẫu biểu) - Report (báo biểu) - Macro - Module (đơn thể) Bảng: lưu trữ liệu, bảng Access tương đương file.DBF Foxpro, hàng bảng ghi, cột trường Thông thường database Access có nhiều bảng Truy vấn: công cụ để rút trích liệu, công cụ cho phép bạn lọc liệu bảng theo tiêu chuẩn Mẫu biểu: giao diện giúp bạn quản trị, thao tác bảng chứa liệu Báo biểu: báo cáo để tổng hợp, hiển thị liệu Thường đưa máy in để in 1.3 Tạo CSDL Để tạo tập tin sở liệu Access: chọn thực đơn File, chức New Database (hoặc kích chuột vào biểu tượng thấy trên) Kết nhận cửa sổ File New Database Lúc ta việc nhập tên tệp CSDL vào ô File name chọn thư mục ghi vào (Save in) nhấn nút Create Kết cửa sổ Microsoft Access Cửa sổ thường gọi cửa sổ Database Đây cửa sổ quan trọng Access Cửa sổ bao gồm: - Sáu nút đối tượng: Table, Query, Form, Report, Macro, Module ứng với sáu loại đối tượng hay sáu loại thành phần sở liệu Access - Ba nút lệnh: tùy thuộc vào nút đối tượng chọn mà có nút lệnh khác Nghĩa ứng với nút đối tượng có ba nút lệnh Ví dụ ứng với nút đối tượng Table chọn có ba nút lệnh: New, Open, Design; ứng với nút đối tượng Report chọn có ba nút lệnh là: New, Preview, Design 1.4 Làm việc với sở liệu tồn Để mở sở liệu có sẵn ta có số cách sau: - Chọn Open an existing Database nhấn nút OK - Chọn thực đơn File chức Open Database kích chuột biểu tượng Open Database Kết nhận cửa sổ Open Database để ta việc chọn thư mục, chọn tên tệp sở liệu nhấn OK II Bảng 2.1 Khái niệm bảng - Bảng nơi chứa liệu đối tượng - Một sở liệu thường gồm nhiều bảng - Một bảng gồm nhiều trường có kiểu khác như: Text, number, - Các bảng CSDL thường có quan hệ với 2.2 Tạo bảng * Từ cửa sổ Database chọn mục Table Kết mở cửa sổ Table, chứa danh sách bảng tồn nút lệnh: New (để tạo bảng mới), Open (để mở nhập liệu cho bảng chọn), Design (để xem, sửa cấu trúc bảng chọn) * Để tạo bảng ta chọn nút New Kết nhận cửa sổ New Table * Có số cách tạo bảng phổ biến cách lựa chọn: Design View Table Wizard - Nếu chọn Design View bảng thiết kế theo ý người sử dụng - Nếu chọn Table Wizard bảng xây dựng công cụ Wizard Access ta việc trả lời câu hỏi mà Access yêu cầu - Nếu chọn Import Table Link Table bảng xây dựng từ bảng nằm sở liệu - Nếu chọn Datasheet View bảng xây dựng khung nhìn Datasheet * Chọn Design View nhấn nút OK Kết nhận cửa sổ thiết kế bảng Cửa sổ Table chia làm phần: - Phần gồm cột: Field Name, Data Type Description, dùng để khai báo trường bảng, trường khai báo dòng - Phần dùng để qui định thuộc tính cho trường Chú ý: để di chuyển phần ta dùng chuột bấm phím F6 + Tên trường (Field Name): dãy không 64 ký tự, bao gồm chữ cái, chữ số, khoảng trống + Kiểu (Data Type): gồm kiểu sau -> Text: ký tự dài Memo: ký tự dài Number: số nguyên, thực dài 1, 2, Byte -> Date/time: ngày tháng/ dài Byte -> Currency: tiền tệ dài Byte -> Yes/No: Boolean Bit -> OLE: đối tượng nhúng hết hình ảnh, nhị phân Giga Byte + Mô tả (Discription): để giải thích cho rõ trường Văn mô tả hiển thị nhập số liệu cho trường * Khai báo trường: - Đặt tên trường - Chọn kiểu liệu - Mô tả trường muốn - Qui định thuộc tính cho trường * Thay đổi thiết kế, chỉnh sửa cấu trúc bảng: - Xóa trường: chọn trường, bấm phím Delete chọn Delete Row từ Menu Edit Chú ý: để xóa đồng thời nhiều trường, ta dùng phím Shift Ctrl để chọn trường cần xóa, ấn phím Delete chọn Edit, Delete Row - Để thay đổi nội dung (tên, kiểu, ) trường, ta việc dùng bàn phím để thực thay đổi cần thiết - Để chèn thêm trường ta làm sau: chọn trường mà trường chèn vào trước, chọn Edit, Insert Row - Di chuyển trường: chọn trường cần di chuyển, kéo trường tới vị trí 2.3 Đặt khóa 2.3.1 Định nghĩa Khóa nhiều trường xác định ghi 2.3.2 Lợi ích - Access tự động tạo mục (Index) khóa nhằm tăng tốc độ truy vấn thao tác khác - Khi xem mẫu in (dạng bảng hay mẫu biểu), mẫu tin trình bày theo thứ tự khóa - Khi nhập số liệu, Access kiểm tra trùng khóa - Access dùng khóa để tạo liên kết bảng 2.3.3 Đặt khóa - Chọn trường làm khóa - Chọn Edit, Set primary key nhắp biểu tượng - Các trường chọn làm khóa có hình chìa khóa đầu 2.4 Lưu cấu trúc bảng đặt tên bảng Sau hoàn chỉnh việc thiết kế, ta cần ghi cấu trúc bảng lên đĩa đặt tên cho bảng Cách làm sau: - Chọn File, Save bấm chuột biểu tượng ghi Khi ghi lần đầu Access cửa sổ Save As - Ta đưa vào tên bảng ấn OK bảng ghi lại Sau ghi xong Access trở lại cửa sổ thiết kế bảng Để khỏi cửa sổ thiết kế trở cửa sổ Database, ta cần đóng cửa sổ thiết kế theo qui tắc Windows Khi đóng cửa sổ thiết kế bảng Access yêu cầu ghi thay đổi thiết kế bảng 2.5 Nhập, xếp, in ấn liệu bảng 2.5.1 Nhập liệu cho bảng Sau tạo xong bảng, bắt đầu nhập liệu vào bảng Trong Access, nhập liệu thông qua báo biểu (Form), nghĩa phải tạo báo biểu, hình nhập xuất, cách tạo báo biểu đề cập sau Nhưng để đơn giản cho việc nhập liệu, dùng công cụ nhập liệu bảng Các thao tác thực sau: - Tại cửa sổ CSDL, bấm chuột nút đối tượng có tên Table - Nhấp đúp tên bảng cần mở, hay bấm chọn lại tên bảng cần mở bấm nút lệnh Open Sau thấy xuất cửa sổ chế độ Datasheet View để ta nhập liệu Access tự động lưu mẫu tin vừa nhập vào đĩa tạo mẩu tin trống Nếu không muốn nhập liệu nữa, thực việc đóng cửa sổ làm việc mà không cần quan tâm đến mẩu tin trống có 2.5.2 Nhập liệu cho trường kiểu OLE Có hai hình thức để đưa đối tượng OLE vào bảng: - Nhúng vào (Embed): dùng bảng đối tượng đưa vào bảng Bảng trở thành đối tượng hoàn toàn độc lập với nguồn tương nguồn - Liên kết (Link): Access trì mối liên kết đối tượng nguồn với đối tượng đưa vào bảng Nếu đối tượng nguồn thay đổi tất đối tượng có liên kết với thay đổi theo Phương pháp nhúng - Di chuyển mẩu tin đến trường OLE cần nhập đối tượng vào - Bấm phím phải chuột chọn Insert Object chọn menu Insert chức Object từ thực đơn Access - Bấm vào nút Create From File hộp hội thoại xuất - Nếu nhớ xác tên đới tượng muốn chèn đưa vào hộp File, không dùng nút Browse để tìm đến nơi đặt đối tượng - Chọn Link muốn thiết lập liên kết với đối tượng nguồn Nếu không chọn, xem đối tượng nhúng thẳng vào bảng - Bấm OK Chú ý: -> Vì chế độ nhập liệu bảng, có dòng mô tả ngắn gọn cho đối tượng chèn vào mà -> Nếu đối tượng hình ảnh bạn muốn thay đổi nội dung hình ảnh đó, nhấp đúp vào dòng mô tả cho đối tượng thực việc thay đổi -> Nếu đối tượng âm hay video, nhấp đúp vào dòng mô tả "chơi" (play) Cắt dán đối tượng Thông qua Clipboard Windows, nhúng đối tượng hay phần đối tượng vào bảng - Đưa đối tượng hay phần đối tượng vào Clipboard (ví dụ đối tượng hình ảnh hiển thị PaintBrush, cắt phần hình thực Edit Copy) - Chuyển sang làm việc với Access (có thể dùng Alt+Tab), chuyển đến mẩu tin trường OLE - Nếu muốn nhúng đối tượng vào chọn menu Edit chức Paste tên thực đơn hay Ctrl+V - Nếu muốn liên kết đối tượng chọn Edit chức Paste Special, xuất hộp hội thoại Paste Special - Bấm vào Paste Link - Bấm OK để hoàn tất 2.5.3 Sắp xếp liệu bảng Bạn xếp liệu cách: - Đơn giản nghĩa theo thứ tự tăng dần (ascending) hay giảm dần (descending) trường bảng - Phức tạp nghĩa theo thứ tự tăng dần (ascending) hay giảm dần (đescending) số trường bảng Để xếp liệu: * Mở bảng liệu cần xếp chế độ View Datasheet * Nếu bạn xếp trường, bấm chuột vào tên trường Nếu bạn xếp nhiều trường, đảm bảo trường gần nhau, bấm rê chuột qua đầy đủ tên trường Chú ý trường phải đặt theo vị trí từ trái sang phải theo thứ tự ưu tiên xếp * Chọn thực đơn Record chức Sort Ascending xếp trường theo thứ tự tăng dần hay Record chức Sort Descending xếp trường theo thứ tự giảm dần 2.5.4 In ấn liệu bảng - Ở chế độ View Datasheet, chọn trường muốn in Nếu không chọn xem in hầu hết tất trường bảng - Bấm vào nút công cụ chọn thực đơn File chức Print, xuất hộp đối thoại - Chọn All để in tất mẩu tin - Chọn Pages để in từ trang xác định hộp Form đến trang số xác định To - Chọn Selected Record(s) để in Record chọn (nếu có) - Bấm OK để in 2.6 Lập quan hệ bảng Khi tạo bảng sở liệu, bạn nên định nghĩa mối quan hệ bảng với Việc xác định cách thức liệu quan hệ với CSDL giúp dễ dàng xây dựng truy vấn, biểu mẫu, báo cáo sau Access cho phép định nghĩa hai loại quan hệ: - Quan hệ - - Quan hệ - nhiều Quan hệ nhiều - nhiều định nghĩa gián tiếp qua quan hệ - - nhiều Để định nghĩa quan hệ hai bảng ta thực sau: * Tại cửa sổ CSDL, bấm nút công cụ chọn thực đơn Tools chức Relationships thực đơn Access cho xuất cửa sổ Relationships cửa sổ để chọn bảng Show Table Nếu cửa sổ Show Table không bấm vào nút để xuất * Nhấp đúp vào tên bảng muốn tạo quan hệ hay chọn bảng bấm Add * Bấm Close để đóng cửa sổ Show Table lại * Trong cửa sổ Relationships, dùng chuột kéo trường liên hệ từ bảng sang trường liên hệ bảng Nếu muốn liên hệ nhiều trường chọn trường trước (giữ phím Ctrl chọn) Trong hầu hết trường hợp, quan hệ xác lập trường khóa (Primary Key) bảng với trường tương tự bảng khác Bảng chứa khóa gọi bảng (Primary table) Hộp hội thoại xuất Chọn Enforce Referential Integrity muốn Access tự động kiểm tra ràng buộc toàn vẹn mối quan hệ vừa xác lập Nếu người dùng cập nhật liệu phá vỡ ràng buộc Access thông báo lỗi không cho thực thao tác cập nhật Chọn Cascade Update Related Fields muốn Access tự động cập nhật giá trị trường liên hệ trường khóa bảng thay đổi Chọn Cascade Delete Related Fields để Access tự động xóa giá trị trường liên hệ trường khóa bảng bị xóa * Chọn Join Type để vào cửa sổ chọn kiểu liên hệ Sau chọn nhấn OK * Bấm Create để tạo quan hệ, đống hộp hội thoại trở với cửa sổ Relationships * Đóng cửa sổ Relationships lại Khi Access hỏi xem bạn muốn lưu quan hệ không Trả lời Yes để đồng ý, No để không muốn lưu lại Quan hệ, có, lưu với CSDL III Truy vấn (Query) 3.1 Cấc loại truy vấn * Select Query: loại thông dụng thực đa dạng chức quan trọng như: - Truy vấn nhiều bảng liệu - Tạo trường để tính toán - Tóm tắt liệu - Nhóm liệu - Chọn trường để hiển thị để dấu không hiển thị * Crosstab Query: cho phép nhóm liệu theo yêu cầu hiển thị giá trị bảng tính kết tổng cộng Loại truy vấn dùng để so sánh giá trị liệu, cho thấy thông tin tóm tắt doanh số bán hàng tháng, hàng quý, hàng năm, hay cho thấy chiều hướng phát triển liệu Do vậy, loại truy vấn thích hợp dùng tạo báo cáo lưu đồ * Make-Table Query: cho phép từ kết truy vấn tạo bảng liệu dự phòng cho bảng nguồn * Update Query: cho phép thay đổi cách toàn lên liệu hay nhiều bảng Sự thay đổi nhanh chóng đảm bảo cho liệu quán Ví dụ bạn tạo truy vấn để tăng giá tất hàng thuộc nhóm MAY lên 25% * Append Query: cho phép thêm mẫu tin hay nhiều bảng vào bảng khác tồn * Delete Query: cho phép xóa nhóm mẫu tin hay nhiều bảng Ví dụ xóa tất mẫu tin khách hàng quan hệ mua bán năm năm qua 3.2 Tạo truy vấn Một truy vấn đơn giản tạo theo bước sau: * Trong cửa sổ CSDL, bấm vào nút đối tượng Query bấm vào nút New chọn thực đơn Insert Query Xuất hộp hội thoại Trong hộp hội thoại có số cách tạo Query cho ta lựa chọn * Chọn Design View nhấn OK Cửa sổ Select Query hộp hội thoại Show Table xuất * Một danh sách bảng bảng truy vấn (tùy theo chế độ View gì) đặt hộp hội thoại Show Table Chọn vào tên bảng hay truy vấn bấm Add để đưa vào cửa sổ truy vấn (thao tác tương tự tạo quan hệ) * Lặp lại bước chọn hết bảng hay truy vấn cần * Bấm Close để đóng hộp hội thoại lại Quan hệ có bảng hiển thị * Trên thực đơn Query, bấm vào chức sau để xác định loại truy vấn muốn tạo * Xác định trường cần xuất kết truy vấn cách sau: - Nhấn đúp vào tên trường vùng chứa bảng - Dùng chuột kéo trường từ vùng chứa bảng sang vùng lưới - Chọn tên trường từ hộp chứa danh sách tất trường tham gia truy vấn vùng lưới - Nếu chọn ký hiệu * bảng, tất trường bảng đưa vào kết hiển thị * Thực bước chọn hết trường muốn xuất kết 3.3 Xem kết truy vấn Sau bạn tạo xong truy vấn, công việc cần thiết xem danh sách mẫu tin thỏa truy vấn để làm điều này, ta bấm vào nút công cụ chọn thực đơn View chức Datasheet View Các mẫu tin kết hiển thị dạng bảng tính Trong cửa sổ xem dạng bảng tính này, bạn có thể: - Thay đổi liệu mẩu tin - Thay đổi độ rộng cột - In kết máy in thực đơn File chức Print - Trở cửa sổ truy vấn cách bấm vào nút công cụ hay chọn thực đơn View chức Design View 3.4 Thi hành truy vấn Đối với truy vấn loại Make-table, Update, Append Delete, muốn kết ảnh hưởng thật lên CSDL, bạn phải cho thi hành truy vấn Để thi hành truy vấn, ta thực sau: - Đứng cửa sổ truy vấn, bấm vào nút lệnh Open Nếu đứng cửa sổ thiết kế bấm vào nút công cụ hay chọn thực đơn Query chức Run - Trả lời câu hỏi tùy theo loại truy vấn Ví dụ truy vấn loại Make-table bạn phải cho biết tên bảng muốn tạo 3.5 Lưu truy vấn vào sở liệu Để lưu truy vấn tạo hay lưu thay đổi truy vấn, tùy trường hợp bạn chọn thực cách sau: - Nếu cửa sổ truy vấn, bấm vào nút công cụ truy vấn hay chọn thực đơn File_Save hay bấm tổ hợp phím Ctrl+S - Nếu cửa sổ xem dạng bảng tính, chọn thực đơn File_Save hay bấm tổ hợp phím Ctrl+S - Nếu bạn đống cửa sổ truy vấn mà chưa thực việc lưu lại Access hỏi xem bạn có thật muốn lưu hay không Chọn Yes để đồng ý Đối với lần lưu (cho trường hợp tạo truy vấn mới), bạn cần nhập tên muốn đặt cho truy vấn Cũng quy định tên hợp lệ Access, tên truy vấn dài tối đa 64 ký tự, kể khoảng trắng 3.6 Truy vấn có điều kiện 3.6.1 Các phép toán Khi xây dựng biểu thức điều kiện, cho phép sử dụng phép toán sau: - So sánh: =, < >, >, =, > để chọn tất cả, > để chọn trường + Nhấn chuột vào Next hộp thoại để ta chọn kiểu cách trình bày cho biểu mẫu xuất + Ta chọn kiểu Columnar nhấn Next Hộp thoại Form Wizard xuất + Chọn kiểu Form mà thích nhấn Next + Trong hộp hội thoại cuối cùng, bạn kiểm tra chuỗi ký tự hộp "What title you want for your form", xem có đồng ý với tiêu đề cho biểu mẫu không, không đồng ý gõ tiêu đề vào thay + Nhấn chuột vào nút Finish để kết thúc công việc tạo biểu mẫu 4.2 Lưu biểu mẫu Bạn cần phải lưu biểu mẫu sau tạo để dùng lại sau Đây cách lưu: + Để lưu đóng lại luôn, chọn thực đơn File_Close_Yes + Để lưu lại mà không đóng biểu mẫu, thực cách sau: - Bấm tổ hợp phím Ctrl+S hay F12 - Chọn thực đơn File_Save 4.3 Mở biểu mẫu Nếu bạn đóng biểu mẫu, thực bước sau để mở biểu mẫu lại: - Tại cửa sổ sở liệu, bấm vào nút đối tượng Form - Nhấp đúp vào dòng tên biểu mẫu muốn mở chọn vào dòng tên bấm nút Open cửa sổ sở liệu 4.4 Sửa đổi biểu mẫu Nếu bạn muốn sửa đổi biểu mẫu theo ý thực bước sau: - Tại cửa sổ sở liệu, bấm vào nút đối tượng Form - Chọn vào dòng tên biểu mẫu bấm nút Design cửa sổ sở liệu V Báo cáo (Report) 5.1 Cách tạo báo cáo công cụ Report Wizard Việc tạo báo cáo phụ thuộc nhiều vào dạng báo cáo gì, nhiên gồm bước sau: + Tại cửa sổ sở liệu, bấm vào nút đối tượng Reports để đưa phía trước cửa sổ + Nhấn chuột vào nút New Hộp thoại New Report xuất + Trong hộp liệt kê "Choose the table ", chọn bảng hay truy vấn chứa liệu đầu vào cho báo cáo + Chọn Report Wizard nhấn OK Một hộp hội thoại Report Wizard khác xuất + Nhấn chuột vào nút >> để chọn tất trường Các trường chọn xuất hộp Selected Fields Nhấn chuột vào Next + Hai hộp thoại tùy theo dạng báo cáo mà bạn trả lời thích hợp nhấn Next + Tại hộp hội thoại tiếp theo, Access cho bạn số chọn lựa cách trình bày + Bạn việc nhấp chuột vào phần chọn khác để lựa chọn nhấn Next Cửa sổ Report Wizard xuất + Lựa chọn kiểu trình bày mà thích nhấn Next + Tại hộp thoại này, Access đặt tên bảng báo cáo cho bạn Đánh tên hộp văn + Nhấn chuột vào Finish Bảng báo cáo xuất 5.2 Lưu báo cáo Bạn cần phải lưu báo cáo sau tạo để dùng lại sau Đây cách lưu: + Để lưu đóng lại luôn, chọn thực đơn File_Close_Yes + Để lưu lại mà không đóng báo cáo, thực cách sau: - Bấm tổ hợp phím Ctrl+S hay F12 - Chọn thực đơn File_Save - Nếu báo cáo chế độ thiết kế, chọn nút công cụ 5.3 Mở báo cáo Nếu bạn đống báo cáo, thực bước sau để mở báo cáo lại: - Tại cửa sổ sở liệu, bấm vào nút đối tượng Reports - Nhấn đúp vào dòng tên báo cáo muốn mở chọn vào dòng tên bấm nút Open cửa sổ sở liệu 5.4 Sửa đổi báo cáo Nếu bạn muốn sửa đổi báo cáo theo ý thực bước sau: - Tại cửa sổ sở liệu, bấm vào nút đối tượng Reports - Chọn vào dòng tên báo cáo bấm nút Design cửa sổ sở liệu ... trường: chọn trường cần di chuyển, kéo trường tới vị trí 2. 3 Đặt khóa 2. 3.1 Định nghĩa Khóa nhiều trường xác định ghi 2. 3 .2 Lợi ích - Access tự động tạo mục (Index) khóa nhằm tăng tốc độ truy... chia làm phần: - Phần gồm cột: Field Name, Data Type Description, dùng để khai báo trường bảng, trường khai báo dòng - Phần dùng để qui định thuộc tính cho trường Chú ý: để di chuyển phần ta dùng... Nếu chọn Design View bảng thiết kế theo ý người sử dụng - Nếu chọn Table Wizard bảng xây dựng công cụ Wizard Access ta việc trả lời câu hỏi mà Access yêu cầu - Nếu chọn Import Table Link Table