Bai giang: hướng dẫn sử dụng ACCESS

Bai giang: hướng dẫn sử dụng ACCESS Bai giang: hướng dẫn sử dụng ACCESS Bai giang: hướng dẫn sử dụng ACCESS Bai giang: hướng dẫn sử dụng ACCESS Bai giang: hướng dẫn sử dụng ACCESS Bai giang: hướng dẫn sử dụng ACCESS Bai giang: hướng dẫn sử dụng ACCESS Bai giang: hướng dẫn sử dụng ACCESS Bai giang: hướng dẫn sử dụng ACCESS Bai giang: hướng dẫn sử dụng ACCESS Bai giang: hướng dẫn sử dụng ACCESS Bai giang: hướng dẫn sử dụng ACCESS Bai giang: hướng dẫn sử dụng ACCESS

MỤC LỤC Chương 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS 2000

1 Khái niệm về Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database)

2 Giới thiệu về access

3 Khởi động Access và thoát khỏi Access

4 Tạo mới, mở và đóng một Database-cơ sở dữ liệu (CSDL): 4.1 Tạo cơ sở dữ liệu rỗng:

4.2 Tạo cơ sở dữ liệu bằng wizard

4.3 Mở một database đã có:

5 Các đối tượng bên trong tập tin cơ sở dữ liệu trong Access

6 Làm việc với các đối tượng trong cửa sổ cơ sở dữ liệu:

7 Quản lý các đối tượng trong tập tin cơ sở dữ liệu Access

Chương 2 : BẢNG DỮ LIỆU (TABLE)

1.Khái niệm:

2 Tạo bảng

3 Các kiểu dữ liệu (Data Type)

4 Các thuộc tính của trường

a Field Size ( kích thước ):

b Decimal Places:

c Format:

- Dạng

- Hiển thị

- Ví dụ

Ý nghĩa

d Input Mask (mặt nạ nhập liệu):

e Caption (tiêu đề/nhãn):

f Defaut value (giá trị mặc nhiên):

g Validation rule (Quy tắc hợp lệ)

h Validation text (Thông báo lỗi):

i Required (Yêu cầu):

j AllowZeroLength:

k Index ( Chỉ mục/ Sắp xếp)

l New value:

5 Xác định khoá chính:

a Định nghĩa:

b Tạo khoá chính:

6 Nhập và định dạng dữ liệu trong Table

a Thay đổi cấu trúc của bảng:

b Cách nhập dữ liệu trong bảng:

c Một số thao tác cơ bản khi nhập dữ liệu:

d Một số định dạng trong chế độ hiển thị Database View:

e Sắp xếp thứ tự:

7 Quan hệ giữa các bảng:

a Mục đích:

b Tạo quan hệ:

c Kiểu kết nối (Join type):

1 Khái niệm về Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database)

Nguồn gốc của mô hình dữ liệu quan hệ đầu tiên do tiến sĩ E.F Cold thiết kế vào tháng 07, năm 1970 Theo mô hình này thì dữ liệu được lưu vào máy tính dưới dạng các bảng 2 chiều, giữa các bảng (Table)

dữ liệu này có các mối quan hệ (Relationship) được định nghĩa nhằm phản ánh mối liên kết thực sự của các đối tượng dữ liệu bên ngoài thế giới thực

Ví dụ: Để để quản lý hồ sơ và kết quả học tập của học viên, ta có thể thiết kế các bảng dữ liệu đơn giản như sau:

Bảng học viên: Lưu hồ sơ học viên

HV001 Nguyễn Văn Thanh Trần Phú-CT 830899

HV002 Trần Văn Tuấn Lê Lai -CT 822876

HV003 Lê Huy Ngọ Lê Bình 840213

Bảng môn học: Lưu thông tin về các môn học

2 Giới thiệu về access

Khái niệm về hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database Management System):

là hệ thống các chương trình hỗ trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ

Từ phiên bản Microsoft Access đầu tiên phát hành vào năm 1992 đến Microsoft Access 2000 đã quan năm phiên bản Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến cho các máy tính PC

MS Access 2000 cung cấp hệ thống chương trình ứng dụng rất mạnh, giúp người dùng mau chóng và dễ dàng lập các chương trình ứng dụng thông qua các query, form, report kết hợp với một số lệnh Visual Basic

Để sử dụng MS Access 2000 bạn cần có 1máy tính PC có cấu hình hệ thống như sau:

- Bộ xử lý Pentium trở lên

- Bộ nhớ RAM tối thiểu 16 MB

- Hệ điều hành Windows 95 hoặc mới hơn

- Đĩa cứng tối thiểu 200 MB

Người sử dụng phải biết những thao tác cơ bản trên windows 95, các kiến thức cơ bản về quản lý, tổ chức và khai thác số liệu

3 Khởi động Access và thoát khỏi Access

Ä Khởi động Access: để khởi động MS Access ta có thể dùng các cách sau

Cách 1: Nhấn đúp (D_click) vào shortcut của Access trên màn hình Destop

Cách 2: Nhấn chuột (Click) vào Menu Start, chọn Program rồi chọn Microsoft Access

Màn hình Access khi vừa khởi động như hình 1.1

Từ hộp hội thoại, bạn chọn một trong các tuỳ chọn sau:

Blank Access database : để tạo ngay một cơ sở dữ liệu mới.

Access database wizards: để tạo mới một cơ sở dữ liệu dựa trên cơ sở dữ liệu mẫu của

Access

Open an existing file: sẽ mở một cơ sở dữ liệu đã được tạo ra trước đó.

Ä Chọn một trong 3 tuỳ chọn này rồi nhấn nút Access sẽ đáp ứng yêu cầu

Ä Thoát khỏi Access :Để thoát khỏi Access, chúng ta có thể dùng các cách sau:

Cách 1: Click vào nút ở góc trên bên phải cửa sổ Access để đóng cửa sổ Access

Cách 2: Click vào menu File, chọn mục Exit như hình 1.2 để thoát khỏi Access

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt-F4

4 Tạo mới, mở và đóng một Database-cơ sở dữ liệu (CSDL): 4.1 Tạo cơ sở dữ liệu rỗng:

Gọi lệnh File ® New … sẽ hiện hộp thoại như hình 1.3:

Trong phần General Chọn mục Database Nhấn nút OK để tiếp tục Cửa sổ hiển thị CSDL HANGHOA.MBD sẽ như hình 1.4:

Hình 1-4

Trong tập tin cơ sở dữ liệu của MS Access 2000 có 7 đối tượng (objects): Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules Để làm việc trên thành phần nào bạn nhấn chọn Tab tương ứng

Hình 1-5

Trong các đối tượng, đối tượng Tables là thành phần quan trọng nhất và cần phải xây dựng đầu tiên Sau đó tiếp tục xây dựng các thành phần còn lại dựa vào dữ liệu của các Table đó

4.2 Tạo cơ sở dữ liệu bằng wizard

Database Wizard sẽ giúp bạn tạo ra CSDL mới một cách tự động dựa trên các CSDL mẫu sẵn có của Access Chỉ cần vài phút bạn có thể dễ dàng tạo ra một chương trình quản lý Tuy nhiên, các chương trình này dựa trên các chương trình mẫu do Access cung cấp Công việc của chương trình cũng như giao diện toàn tiếng Anh không phù hợp mấy với nhu cầu quản lý của người Việt Nam ta Do đó, phần trình bày này chủ yếu là để bạn tham khảo

Ä Cách thực hiện:

Chọn  Access database wizard khi mới vừa khởi động Access.

Hoặc chọn File-New … từ menu File (hoặc Ctrl-N)

Hộp thoại New xuất hiện:

Vào tab Database bạn sẽ thấy rất nhiều CSDL mẫu.

Ví dụ: Chọn mục Inventory Control để tạo CSDL quản lý xuất nhập hàng hóa Nhấn nút lệnh OK để tiếp tục.

Hộp thoại File New Database

xuất hiện để bạn đặt tên cho CSDL Tên CSDL có thể dài tối đa 255 ký tự (tốt nhất nên đặt như

quy cách Dos), phần mở rộng mặc nhiên là mdb Tuy nhiên Access đã đặt sẵn tên Inventory

Control, nếu không thích tên này, bạn có thể đặt lại tên mới, ở đây chúng ta sử dụng tên mặc nhiên này Nhấn nút Create để tiếp tục

Hộp thoại Database Wizard hiện lên, giới thiệu CSDL tương lai sẽ quản lý các thông tin về: sản phẩm, mua bán hàng, các loại hàng, nhân viên và nhà cung cấp.Nhấn Next để đi tiếp.

Một danh sách gồm các Table hiện lên Chọn vào từng Table cụ thể, bạn sẽ thấy danh sách các

Field của nó Nếu muốn bỏ đi Field nào bạn không check vào ô R Xong nhấn Next.

(Các Table trong Database

này liên quan đến việc quản lý hàng hóa của công ty Nên chọn tất cả, sau này nếu không sử dụng thì sẽ bỏ)

Kế tiếp Access hỏi bạn xem

muốn chọn mẫu hiển thị nào (cho các form hiển thị và nhập liệu) Bạn di chuyển vệt sáng để xem

thử Thích dạng nào bạn nhấn Next là xong.

Trong quá trình đi theo hướng dẫn của Wizard bạn có thể nhấn Back để lùi về bước trước

chọn lại

Tiếp theo là danh sách các mẫu Report, bạn chọn một trong số chúng

Nhấn Next

Bạn muốn đặt tiêu đề cho CSDL là gì? Access đặt tên mặc nhiên là Inventory Control, nếu

muốn bạn có thể đặt lại, ở đây chúng ta sử dụng tên mặc nhiên này

Kế tiếp, Access hỏi bạn có muốn

một bức hình làm logo trên tất cả các report không? Nếu chọn Yes, mục Picture … sẽ hữu dụng

Nhấp vào đây sẽ hiện hộp thoại Open cho bạn chọn ảnh trên đĩa.

Sau khi chọn ảnh xong, hộp thoại cũng giống như trên nhưng góc dưới phải có ảnh bạn vừa chọn

Bạn có thể nhấp vào Picture … để chọn lại ảnh khác Hoặc không chọn £ Yes, I'd like to include a picture để bỏ logo.

Cuối cùng, Access cũng tạo xong cho ta CSDL về Xuất nhập hàng hóa Nó hỏi bạn xem bạn có

muốn mở CSDL này không?

Nếu muốn bạn chọn R Yes, start the database, rồi Finish

Đợi cho Access sinh các bảng dữ liệu Access yêu cầu bạn nhập các thông tin về công ty Chọn

OK

Bạn có thể điền các thông tin: Tên công ty, địa chỉ, thành phố tọa lạc, hoặc không điền tùy theo

ý thích của bạn

Kế tiếp, form Main Switchboard sẽ hiện lên đóng vai trò như bàn điều khiển với nhiều mục chọn, còn cửa sổ thiết

kế CSDL sẽ bị thu nhỏ xuống dưới:

+ Chọn nút Enter/View Products để xem và nhập dữ liệu

+ Chọn nút Enter/View Other Information… để xem và nhập thêm các thông tin khác

+ Chọn nút Preview Report để xem các báo cáo

+ Chọn nút Change Switchboard Items để thay đổi các mục

+ Chọn nút Exit this database để thoát khỏi cửa sổ này

+ Chọn nút T trên MainSwitchboard để đóng MainSwitchboard lại và hiện thị cửa sổ Database như sau:

Cửa sổ này chứa nhiều đối tượng như

Table, Queries, Forms, Reports … Nhắp chuột vào đối tượng nào, sẽ hiện lên danh sách các

thành viên của nó

Ví dụ: khi nhắp vào mục Tables sẽ hiện lên danh sách các Table trong CSDL như hình bên

Đến đây, thi thực hành cụ thể bạn dễ dàng tự mình tìm hiểu thêm về cách sử dụng chương trình vừa tạo ra trên

Click nút T trên cửa sổ Database để đóng cơ sở dữ liệu

4.3 Mở một database đã có:

Chọn File ® Open ® Chọn tập tin muốn mở

5 Các đối tượng bên trong tập tin cơ sở dữ liệu trong Access

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp những số liệu liên quan đến một mục đích quản lý, khai thác

dữ liệu nào đó, CSDL trong Access là cơ sở dữ liệu quan hệ gổm các thành phần sau đây:

Bảng (TABLE):

Là thành phần quan trọng nhất của tập tin cơ sở dữ liệu Access, dùng để lưu trữ dữ liệu Do đó đây là đối tượng phải được tạo ra trước Bên trong một bảng, dữ liệu được lưu thành nhiều cột

và nhiều dòng

Truy vấn (QUERY):

Là công cụ để người sử dụng truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên dữ liệu Người sử dụng có thể sử dụng ngôn ngữ SQL hoặc công cụ QBE để thao tác trên dữ liệu

Biểu mẫu (FORM): Cho phép người sử dụng xây dựng nên các màn hình dùng để cập nhật

hoặc xem dữ liệu Biểu mẫu giúp thân thiện hóa quá trình nhập, thêm, sửa, xóa và hiện thị dữ liệu

Báo cáo (REPORT):

Cho phép người sử dụng tạo ra kết xuất từ các dữ liệu đã lưu trong các bảng, sau đó định dạng

và sắp xếp theo một khuôn dạng cho trước và từ đó có thể in ra màn hình hoặc máy in

Tập lệnh (MACRO):

Là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện một loạt các thao tác được qui định trước Tập lệnh của Access có thể được xem là một công cụ lập trình đơn giản đáp ứng các tình huống cụ thể

Bộ mã lệnh (MODULE):

Là công cụ lập trình trong môi trường Access mà ngôn ngữ nền tảng của nó là ngôn ngữ Visual Basic for Application Đây là một dạng tự động hóa chuyên sâu hơn tập lệnh, giúp tạo ra những hàm người dùng tự định nghĩa Bộ mã lệnh thường dành cho các lập trình viên chuyên nghiệp

6 Làm việc với các đối tượng trong cửa sổ cơ sở dữ liệu:

Cửa sổ database được chia làm 2 phần

Phần bên trái là các đối tượng trong database như: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules Các đối tượng này đã được đề cập đến trong phần trên

Phần bên phải trình bày các thành viên của đối tượng được chọn trong phần bên trái

Để làm việc trên đối tượng nào thì ta Click chọn đối tượng đó, các thành viên của đối tượng

sẽ hiện ra trong phần bên phải của cửa số database như hình bên

Để tạo thêm một thành viên mới: Click nào nút New trên thanh Menu của cửa số

Để thiết kế lại một thành viên của đối tượng: Click chọn thành viên cần thiết kế lại, click nút

Design trên thanh Menu của cửa số để thiết kế lại

Để xem nội dung trình bày của một thành viên Click chọn thành viên cần xem, Click vào nút Open (hoặc Preview, Run tùy ý đối tượng ) để xem nội dung

7 Quản lý các đối tượng trong tập tin cơ sở dữ liệu Access

Access quản lý cơ sở dữ liệu theo nhóm các đối tượng Để thao tác lên thành viên của các đối tượng, chúng ta phải chọn trước đối tượng Chúng ta có một số thao tác sau đây lên từng thành viên của từng loại đối tượng

P Xóa một thành viên của đối tượng Click phím phải chuột lên thành viên cần xóa, chọn mục delete trên Menu Popup vừa xuất hiện Hoặc Click chọn rồi nhấn phím Delete Hoặc nút trên thanh công cụ

P Để đổi tên đối tượng Click phím phải chuột, chọn mục rename trên Menu Popup

để đổi tên

P Sao chép một thành viên: Click phím phải chuột lên thành viên cần chép, chọn mục trên Menu Popup để chép đối tượng vào Clipboard Click nút dán trên thanh Menu để dán vào cửa sổ database, chọn tên mới Đối với kiểu đối tượng Table, chúng ta có thể lựu chọn 1 trong 3 kiểu chép như hình bên

Sao chép cấu trúc

Sao chép cấu trúc và dữ liệu

Thêm dữ liệu vào một bảng khác

P Xuất dữ liệu từ Access sang ứng dụng khác Click chuột phải lên thành viên cần chép dữ liệu sang ứng dụng khác, chọn mục Export trên Menu Popup mới

Chúng ta có thể chọn kết xuất sang cơ sở dữ liệu Access khác, hoặc Excel, hoặc dBase (giống như FoxPro)…

P Lấy dữ liệu từ ứng dụng khác đưa vào cơ sở dữ liệu Access hiện tại Click chuột phải vào phần bên phải của cửa sổ database, chọn mục Import trên Menu Popup mới xuất hiện như hình sau

P Chọn mục Import trên Menu Popup để thêm các đối tượng từ các cơ sở dữ liệu khác vào cơ sở dữ liệu hiện

BÀI TẬP CHƯƠNG 1 PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Bài tập 1:

Công ty ABC cần quản lý việc mua bán các mặt hàng cho các đại lý với mô tả như sau:

Mỗi mặt hàng cần được lưu trữ các thông tin cơ bản sau: mã hàng (không trùng nhau), tên hàng, đơn vị tính, mô tả, tên nhà sản xuất, đơn giá, số lượng tồn kho

Các đại lý bán/mua hàng cũng cần được lưu lại các thông tin như: Mã số đại lý (không trùng nhau), tên đại lý, địa chỉ của đại lý, số điện thoại, số Fax, địa chỉ Email, tên người đại diện

Dữ liệu bán/mua cần được lưu trữ riêng biệt

Mỗi lần bán/mua hàng: công ty cần lưu lại thông tin từ các hoá đơn bán/mua bao gồm các thông tin: số hoá đơn, ngày bán/mua, họ tên và địa chỉ của người mua/ người bán (đại lý), tổng số tiền mua/bán, số tiền thuế VAT, tổng số tiền sau khi đã tính thuế, người lập phiếu (người phụ trách việc mua/bán)

Bên cạnh các thông tin trên, công ty cũng cần lưu lại thông tin chi tiết của từng hoá đơn như: số hoá đơn, mã hàng đươc bán/mua, số lượng bán/mua, đơn giá của từng mặt hàng

Anh chị hãy giúp công ty phân tích và xây dựng một cơ sở dữ liệu để quản lý việc mua/bán hàng của công ty theo mô tả trên

Bài tập 2:

Công ty kinh doanh xe gắn máy Đông á cần quản lý việc kinh doanh của mình bằng máy tính Các vấn

đề mà công ty đặt ra như sau:

Khi mua/bán hàng: công ty cần lưu lại thông tin về khách hàng như: mã số khách hàng (do công ty tự đặt, không trùng nhau), họ tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, điện thoại liên lạc, mã số thuế của khách hàng

Mỗi mặt hàng gồm có: mã hàng (không trùng nhau), tên hàng, đơn vị tính

Công ty có nhiều cửa hàng, mỗi cửa hàng gồm có mã cửa hàng (không trùng nhau), tên cửa hàng, địa chỉ,điện thoại liên lạc

Mỗi lần nhập hàng Công ty viết 1 phiếu nhập Trên phiếu nhập có các thông tin chung như: số thứ tự phiếu (không trùng nhau), ngày nhập, mã số của khách hàng, mã cửa hàng, lý do nhập, tỷ lệ thuế GTGT, số thuế GTGT của phiếu nhập Mỗi phiếu nhập có các thông tin chi tiết về việc nhập hàng như:

mã hàng nhập (1 phiếu có thể nhập nhiều mặt hàng), số lượng nhập của mỗi mặt hàng, đơn giá của mặt hàng nhập, và tổng số tiền của mỗi mặt hàng

Mỗi lần xuất hàng Công ty cũng lập phiếu xuất và trên phiếu xuất cũng phải chứa các thông tin chung

và các thông tin chi tiết như phiếu nhập

Anh (chị) hãy giúp công ty phân tích và xây dựng một cơ sở dữ liệu để quản lý những vấn đề trên

Bài tập 3:

Để theo dõi việc giảng dạy và tạm ứng tiền giảng dạy của giáo viên người ta cần lưu trữ các thông tin như sau:

Mỗi giáo viên cần lưu: 1 mã số, họ tên, và chức danh Ứng với mỗi chức danh có qui định về số tiết chuẩn và tiền thù lao mỗi tiết dạy

Để theo dõi việc giảng dạy của giảng viên trong một năm học nào đó Người ta cần lưu thông tin: giáo viên nào, dạy lớp nào, môn gì, bao nhiêu tiết, sĩ số lớp là bao nhiêu, hệ số quy đổi là bao nhiêu, tính ra

số tiết quy chuẩn là bằng bao nhiêu