Bạn sẽ rất dễ quên những việc cần phải nói với một ai đó về điều họ cần biết liên quan tới công việc của họ, nhưng bạn cần nhớ rằng: Công việc có thể không được hoàn thành và bạn có thể
Trang 17 kỹ năng giao tiếp cơ bản.
1 Hãy là một người lắng nghe tốt Hãy chú ý lắng nghe các nhân viên của bạn “Nghe có vẻ rất đơn giản, nhưng đây là một trong những thiếu sót giao tiếp lớn nhất mà các nhà quản lý thường mắc phải”, - Maureen Dolan Rosen, một chuyên gia nhân sự tại hãng Chapel Hill , - cho biết Trong số những điều Maureen nhấn mạnh tại các hội thảo quản lý là: “Hãy học cách lắng nghe tốt hơn” Bà cũng dẫn chứng một câu truyện về ông sếp của bà
trước đây, người luôn đặt tay dưới cằm và im lặng nghe mọi
người xung quanh nói chuyện tại các cuộc họp bàn, hội thảo Nhưng nếu quan sát kỹ một chút, bạn sẽ thấy sau cặp mắt kính, hai mắt ông nhắm nghiền Ông đã sử dụng cuộc họp để chợp mắt trong chốc lát
2 Dành thời gian cho nhân viên Thông thường, những cuộc nói
Trang 2chuyện trực tiếp với các nhân viên trong công ty là rất quan trọng; chỉ khi các nhân viên làm việc ở xa, bạn mới nên nói chuyện qua điện thoại Nếu bạn không thể gặp gỡ hàng tuần, hãy thực hiện ít nhất một lần trong một tháng Và bạn đừng nghe điện thoại khi đang họp, trừ khi có việc khẩn cấp Hãy thể hiện cho nhân viên thấy sự quan tâm đầy đủ của bạn Bạn nên nói chuyện về con đường sự nghiệp của họ và bạn đang hình dung thế nào về sự thăng tiến của họ trong công ty
3 Trò chuyện với nhân viên về công việc Bạn nên thường xuyên tiếp cận để tìm hiểu về các thay đổi tại công sở từ trên xuống dưới Việc này có thể khá khó khăn Bạn sẽ rất dễ quên những việc cần phải nói với một ai đó về điều họ cần biết liên quan tới công việc của họ, nhưng bạn cần nhớ rằng: Công việc có thể không được hoàn thành và bạn có thể là người duy nhất biết
những điều mà mọi người chưa biết
Trang 34 Đưa ra những thông điệp nhất quán về những quan điểm của bản thân Điều này giúp các nhân viên của bạn đưa ra được
những quyết định tốt hơn (hay ít nhất là những quyết định bạn sẽ cảm thấy phù hợp hơn) Nếu thông tin bạn đưa ra mỗi lúc một khác, nhân viên của bạn sẽ rơi vào trạng thái mơ hồ và bạn sẽ phải chịu hậu quả do những quyết định sai lầm của họ
5 Định kỳ đưa ra các phản hồi, ý kiến đánh giá; tránh những điều ngạc nhiên bất ngờ Đừng để đến buổi họp thường niên, các
nhân viên mới phải giật mình trước những đánh giá của bạn về công việc họ làm Họ nên biết trước và sẵn sàng lắng nghe các ý kiến của “sếp” rằng có một vài điều họ cần phải cải thiện nhằm đáp ứng nhu cầu công việc tốt hơn Những buổi đánh giá thường niên nên là nơi bạn tổng kết lại và cùng với các nhân viên thảo luận phương hướng hành động trong thời gian tới
Trang 46 Học cách giao tiếp trò chuyện trước các nhóm nhân viên Vấn
đề ở đây không phải là kỹ năng diễn thuyết trước đám đông, mà
là khả năng trò chuyện với một nhóm nhân viên cụ thể Nếu bạn không thể nói chuyện tốt tại các buổi họp hay trước một nhóm nhân viên, bạn sẽ đánh mất vị thế của một nhà quản lý như một người có năng lực lãnh đạo và đáng tin cậy Hãy học cách để làm được điều này, học cách để trò chuyện tự tin và truyền cảm hơn Bạn cũng cần lưu ý tới những điều tương tự khi viết e-mail đồng gửi cho nhiều nhân viên
7 Đừng che đậy đằng sau các e-mail E-mail là một công cụ giao tiếp quan trọng, nhưng hầu hết các vấn đề tế nhị cần phải được thảo luận cá nhân Các xung đột cũng cần phải được giải quyết trong khuôn khổ cá nhân, bằng cách mặt đối mặt hay ít nhất là
Trang 5qua điện thoại Khi vấn đề liên quan đến các cảm xúc, tình cảm , thì e-mail chính là một phương tiện giao tiếp kém hiệu quả nhất
Và e-mail cũng chưa bao giờ là cách thức phù hợp để nói với ai
đó rằng họ đang làm việc không hiệu quả
Quan tâm tới việc tự đánh giá bản thân
Liệu có nên biết những đánh giá của các nhân viên về công việc của bạn trên cương vị một nhà quản lý? Chắc chắn là có, bởi điều đó sẽ gia tăng lòng trung thành của nhân viên, và giúp bạn trở thành một ông chủ tốt hơn
Vậy bạn có thể nhận được những phản hồi đó như thế nào?
Những công ty lớn - chẳng hạn như Microsoft, Apple, - có các mẫu góp ý về công việc của “sếp” tại công sở Các nhân viên được phát mẫu góp ý định kỳ và điền vào (có thể ghi tên hay dấu tên tuỳ theo quyết định của nhân viên)
Trang 6Đây là một cách thức để đánh giá bản thân và cũng là cách thức hiệu quả để đánh giá những vấn đề khác Bạn cần không ngừng
nỗ lực thu thập các phản hồi cá nhân như là một phần trong các cuộc trò chuyện với các nhân viên của bạn
Đừng làm việc này qua e-mail mà hãy sử dụng các cuộc trò
chuyện trực tiếp với các nhân viên để lắng nghe những tâm sự, ý kiến đóng góp của họ về phong cách quản lý và giao tiếp của bạn Với đôi chút hài hước và tế nhị, bạn có thể tìm hiểu những suy nghĩ của các nhân viên về mình Và bạn hãy tỏ ra quan tâm một cách chân thành về những gì các nhân viên đóng góp Việc này có thể có đôi chút khó khăn đối với bạn, nhưng bạn nên hiểu rằng nói ra suy nghĩ của mình là điều không hề đơn giản đối với những người dưới quyền của bạn Kết quả cuối cùng sẽ là một mối quan hệ tốt đẹp hơn
Vậy còn trong trường hợp các nhân viên không chịu nói ra ý kiến của họ thì sao? Tốt hơn cả là bạn vẫn tiếp tục cuộc nói chuỵện
Trang 7với nhân viên Một cách thức thông minh để kết thúc cuộc trò chuyện là làm như tình cờ hỏi một cách ngẫu nhiên (nhưng
nghiêm túc): “Liệu còn điều gì anh/chị chưa giãi bày không?” và biểu lộ một thái độ rất mong muốn lắng nghe Cùng với thời gian, một khi đã tạo được lòng tin, bạn sẽ được nghe nhân viên thổ lộ nhiều hơn những suy nghĩ của họ
Hành động trên những phản hồi của nhân viên
Bạn giải quyết những phàn nàn, chỉ trích của các nhân viên như thế nào? Bạn hãy lắng nghe những gì nhân viên nói, đặt ra các câu hỏi thích hợp, đón nhận những đề xuất của nhân viên về việc bạn có thể sửa đổi như thế nào và sau đó cam kết sẽ quan tâm tới việc này
Bạn có thể không đồng ý với tất cả những ý kiến phản hồi của nhân viên Nhưng hãy đón nhận nó một cách bình tĩnh và nhẹ nhàng Phản ứng bác bỏ hoàn toàn là một hành động không nên
Trang 8làm Thay vào đó, bạn cần nói với nhân viên rằng bạn sẽ dành thời gian để suy nghĩ về những ý kiến đóng góp, và chắc chắn sẽ
có câu trả lời Sau đó hãy làm đúng như vậy Các nhân viên luôn cảm kích trước thái độ giao tiếp và tình cảm chân thành của các
“sếp” trước những ý kiến đóng góp của họ, thậm chí cả khi “sếp”, sau khi đã suy nghĩ, vẫn không đồng tình với họ
Nói chung, việc tự rèn luyện các kỹ năng giao tiếp cộng với nỗ lực điều chỉnh bản thân dựa trên những phản hồi của nhân viên
sẽ giúp bạn hoàn thiện chính mình trong vai trò một nhà lãnh đạo, nhà quản lý Một “ông sếp” như thế chắc chắn sẽ được nhân viên tín nhiệm, và hiệu quả kéo theo của lòng tin đó là nhân viên sẽ không bỏ bạn mà đi với lý do “hành vi và thái độ quản lý nghèo nàn”