Quản lý sản xuất pps

QUẢN LÝ SẢN XUẤT Giới thiệu Tất cả các doanh nghiệp nhỏ và vừa đều sản xuất ra hàng hoá hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Nhiệm vụ của người chủ đồng thời là người điều hành doanh nghiệp là tập hợp các nguồn và tổ chức các hoạt động cần thiết nhằm sản xuất ra hàng hoá hay cung cấp dịch vụ đó. Quản lý sản xuất là nỗ lực có ý thức của người chủ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm soát cả quá trình sản xuất liên tục ra hàng hoá và dịch vụ với các chi phí, thời gian, chất lượng và số lượng thích hợp. Quản lý sản xuất chỉ là một trong các chức năng khác của việc quản trị doanh nghiệp. Chính vì vậy, quản lý sản xuất phải hoà nhất với các chức năng quản lý cơ bản như marketing, tài chính và tổ chức nhân sự. Việc phát triển các kỹ năng về quản lý sản xuất sẽ giúp bạn • Tiết kiệm được các chi phí trong sản xuất và sẽ thu được nhiều lợi nhuận hơn • Nâng cao năng suất và sản lượng • Giảm thời gian lãng phí bằng việc hạn chế các công việc không cần thiết • Cải tiến các tiêu chuẩn và chất lượng của sản phẩm • Đạt được mục tiêu bán hàng Hệ thống sản xuất Hệ thống sản xuất thể hiện cách chế biến các nguyên liệu chính nhằm làm ra một sản phẩm mới. Ví dụ : Bạn hãy nghiên cứu quá trình đồ xôi dưới đây. Yếu tố đầu vào: gạo nếp, nước, chõ đồ xôi, nhiên liệu và kiến thức về cách nấu Quá trình biến đổi: bắt đầu từ khi nước trong chõ bắt đầu sôi. Hơi nước bốc lên và sau khoảng 20 phút thì xôi chín. Sản phẩm (yếu tố đầu ra): xôi Chất lượng của sản phẩm phụ thuộc vào các nguyên liệu chính, trang thiết bị và kỹ năng của người nấu. Hệ thống sản xuất dưới đây cũng giống hệt như vậy, điều duy nhất thay đổi ở đây là đầu vào (gạo nếp, chõ đồ, nhiên liệu, cách đồ), quá trình chế biến (hơi nước) và sản phẩm (xôi). Có 3 loại hệ thống sản xuất: Sản xuất theo đơn đặt hàng : trong đó các doanh nghiệp sản xuất hàng theo đơn đặt hàng cụ thể của khách. Chính vì vậy mà khi không có đơn đạt hàng, doanh nghiệp sẽ ngừng sản xuất. Sản xuất liên tục : trong đó các doanh nghiệp sản xuất hàng hoá để dự trữ trong kho trước khi nhận được đơn đặt hàng của khách (có nghĩa là doanh nghiệp vẫn sản xuất ngay cả không có khách hàng tại một thời điểm nhất định nào đó). Kết hợp cả sản xuất theo đơn đặt hàng và sản xuất liên tục : là sự kết hợp cả 2 hệ thống nói trên tùy thuộc vào khối lượng hợp đồng. Ghi chú: Sự lựa chọn hệ thống sản xuất của chủ doanh nghiệp là quyết định mang tính chiến lược. Sự lựa chọn này chủ yếu dựa vào nhu cầu liên tục và ổn định cho một sản phẩm nhất định, 1 sự dao động của nhu cầu theo mùa vụ đối với sản phẩm và quá trình sản xuất hay còn gọi là qui trình biến đổi. Cách bố trí dây chuyền sản xuất Một doanh nghiệp có cách bố trí dây chuyền sản xuất hợp lý là : • tiết kiệm thời gian, tiền bạc, nguyên vật liệu và giảm số lượng phế liệu • tạo ra một môi trường làm việc an toàn hơn cho công nhân • giảm tối đa sự di chuyển nguyên vật liệu Cách bố trí dây chuyền sản xuất hợp lý có đặc điểm như sau : • phần lớn máy móc và dụng cụ được sắp xếp ổn định • giảm tối đa sự di chuyển của công nhân trong quá trình sản xuất • có những chỗ nhất định để làm kho chứa nguyên vật liệu và thành phẩm Lập kếhoạch sản xuất Việc lập kế hoạch sản xuất bao gồm: • Đặt ra mục tiêu sản xuất dựa vào nhu cầu của thị trường • Lập kế hoạch giao hàng cho khách hàng • Lên kế hoạch các chỉ tiêu cũng như số lượng đối với nguyên vật liệu, phụ tùng máy móc, lao động và các trang thiết bị khác Kiểm soát quá trình sản xuất Việc kiểm soát quá trình sản xuất bao gồm: • Duy trì hiệu quả tối đa trong quá trình sản xuất bằng cách kiểm soát các yếu tố đầu vào quan trọng nhất bao gồm: - đảm bảo sự luân chuyển liên tục của nguyên vật liệu - kiểm soát khối lượng phế liệu - tìm ra các phương pháp khác nhau nhằm nâng cao năng suất của công nhân - đảm bảo các máy móc, trang thiết bị luôn được sắp xếp trật tự • Luôn bảo đảm việc sản xuất diễn ra đúng theo kế hoạch đã đề ra. Nếu việc sản xuất không đúng theo kế hoạch đó thì hoặc là phải điều chỉnh lại kế hoạch hoặc là phải đánh giá lại hệ thống sản xuất nhằm phát hiện ra những trục trặc hay nguyên nhân làm ngừng trệ sản xuất. KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM Kiểm tra chất lượng sản phẩm có nghĩa là phát hiện và sửa chữa nguyên nhân gây ra phế phẩm , các phế phẩm và các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật của sản phẩm. Hệ thống kiểm tra chất lượng phải bao gồm 2 phương pháp: sửa và phòng. • Mục đích của phương pháp sửa là loại ra các phế phẩm trong giai đoạn cuối của quy trình sản xuất để bảo đảm chỉ có các sản phẩm đạt tiêu chuẩn đã đặt ra mới đến tay khách hàng. 2 • Mục đích của phương pháp phòng là xác định những nguyên nhân gây ra phế phẩm tại các thời điểm hay các giai đoạn khác nhau của quy trình sản xuất nhằm giảm tối đa số lượng phế phẩm trong suốt quá trình sản xuất. Việc kiểm tra chất lượng • Làm cho khách hàng hài lòng • Duy trì được một lượng khách hàng hài lòng với doanh nghiệp • Tiết kiệm tiền bằng việc giảm các phế liệu và phế phẩm • Xây dựng uy tín cho công ty Việc kiểm tra chất lượng sản phẩm đòi hỏi • Cam kết đối với chất lượng của hàng ngũ lãnh đạo doanh nghiệp • Thiết lập các tiêu chuẩn về chất lượng cho mọi sản phẩm • Đào tạo công nhân viên về các tiêu chuẩn chất lượng đó • Kiểm soát chất lượng của các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, nhân công, v v • Nâng cao tay nghề cho công nhân khi cần thiết • Phát triển hệ thống khen thưởng cho công nhân khi đạt được các tiêu chuẩn vầ chất lượng QUẢN LÝ NỘI TẠI HIỆU QUẢ 1. Lý do hình thành và đối tượng hướng dẫn • Dành riêng cho các Doanh nghiệp Vừa và Nhỏ. • Dành cho sự sử dụng của các giám đốc quản lý, các nhà quản lý điều hành kinh doanh và/hoặc các nhân viên chuyên môn khác. • Có thể được áp dụng mà không cần đầu tư nhiều thời gian cũng như tiền bạc. Nghĩa là các nhân viên của doanh nghiệp có thể sử dụng để kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp trong 1/2 đến 1 ngày. • Xác định các lĩnh vực cụ thể có liên quan đến Quản lý Nội Tại hiệu quả và các biện pháp khả thi nhằm tiết kiệm chi phí và giảm tác động môi trường. • Định ra các ưu tiên cho hoạt động tiếp theo. • Được các doanh nghiệp sử dụng như một công cụ quản lý khiếm tốn để theo dõi các kết quả thật sự đạt được. • Làm nền móng để xây dựng các công cụ quản lý môi trường phức tạp hơn (chẳng hạn như công cụ quản lý chi phí môi trường, các hệ thống quản lý chất lượng môi trường). • Có thể được ứng dụng với tối thiểu hỗ trợ hoặc tư vấn từ bên ngoài (ví dụ chỉ từ 1/2 đến 1 ngày) nếu cần thiết. 2. ‘Quản lý Nội tại Hiệu quả’ là gì? 3 "Quản lý Nội Tại hiệu quả" là những biện pháp thiết thực dựa trên tư duy thuần tuý mà các doanh nghiệp tiến hành để nâng cao năng suất của mình, tiết kiệm chi phí và giảm tác động các hoạt động của doanh nghiệp lên môi trường. "Quản lý Nội Tại hiệu quả" là những hoạt động mang tính tự nguyện nhằm mục đích: • Hợp lý hoá việc sử dụng nguyên vật liệu, nước cũng như năng lượng đầu vào. • Cắt giảm khối lượng và/hoặc độ độc hại của chất thải, nước thải và các chất khí thải có liên quan đến sản xuất. • Tái sử dụng và/hoặc tái chế, tái sinh tối đa các đầu vào ban đầu và các nguyên liệu đóng gói. • Cải thiện các điều kiện làm việc cũng như an toàn nghề nghiệp trong doanh nghiệp. "Quản lý Nội Tại hiệu quả" có thể đem lại lợi ích kinh tế thực sự và là một lợi thế cho doanh nghiệp trên phương diện giảm thiểu lượng chất thải cũng như trong việc sử dụng nguyên vật liệu và năng lượng. Việc giảm thiểu lượng chất thải có thể cho phép doanh nghiệp giảm được sự thất thoát các nguyên vật liệu đầu vào có giá trị và nhờ đó mà giảm được chi phí hoạt động. Hơn nữa, qua việc ứng dụng "Quản lý Nội Tại hiệu quả", các doanh nghiệp có thể cắt giảm được lượng ô nhiễm gây ra cho cộng đồng, do đó cải thiện được hình ảnh của doanh nghiệp cũng như sản phẩm của mình trong mắt khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp láng giềng và các cơ quan thẩm quyền. Riêng về khía cạnh này, một nỗ lực nhỏ có thể đem lại hiệu quả tương đối lớn và dễ dàng áp dụng cho các Doanh nghiệp Vừa và Nhỏ. Một thống kê quan trọng cần xem xét • Có thể giảm được 50% chất thải bằng cách áp dụng các biện pháp "Quản lý Nội Tại hiệu quả" và tiến hành một số thay đổi nhỏ trong hoạt động! • Nguồn: Chương trình môi trường của Liên Hiệp Quốc (UNEP) 3. Những điều cần thiết để thực hiện "Quản lý Nội Tại hiệu quả" a) Văn hoá tổ chức: Trước hết việc giảm chất thải có liên quan đến việc thay đổi thói quen và tạo ra một ý thức văn hoá về năng suất cũng như ý thức giảm thiểu chất thải giữa các nhân viên ở mọi cấp trong doanh nghiệp. b) Vấn đề nhận thức Điều hết sức quan trọng đối với các doanh nghiệp là phải làm sao thu hút được sự quan tâm chú ý của nhân viên tới vấn đề đặt ra và tạo cơ hội hành động cho họ. c) Phổ biến, tuyên truyền thông tin Có thể thực hiện tốt quá trình này bằng cách đảm bảo sự tuyên truyền rộng rãi và đầy đủ các thông tin có liên quan trong nội bộ và đảm bảo phát triển tốt các quy trình "Quản lý Nội Tại hiệu quả", làm theo và kết hợp chúng vào các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. d) Các cách làm đơn giản Việc ứng dụng các biện pháp "Quản lý Nội Tại hiệu quả" không đòi hỏi những đầu tư lớn đối với các công nghệ sạch hơn có thể đòi hỏi chi phí rất cao, đặc biệt là đối với một doanh nghiệp ở quy mô vừa hoặc nhỏ. Mục tiêu là nhằm không ngừng cải tiến quy trình sản xuất thông qua việc sử dụng hợp lý hơn các nguồn nguyên liệu hay bằng cách tối ưu hoá các quy trình sản xuất. 4. Sử dụng tài liệu hướng dẫn này như thế nào? Tài liệu hướng dẫn này được lập dưới dạng các danh mục đối gồm 5 lĩnh vực: 4 1. . Giảm thất thoát / sử dụng nguyên vật liệu và đồ tiếp liệu - Ngăn ngừa chất thải không cần thiết. - Thực hiện duy trì mang tính phòng ngừa. - Xây dựng kế hoạch và các thủ tục có hiệu quả trong trường hợp khẩn cấp. 2. Quản lý chất thải có trách nhiệm - Phân lập chất thải thành các loại khác nhau. - Tái sử dụng/ tái chế các chất thải như một nguồn nguyên vật liệu ban đầu. - Thải chất thải một cách có hiệu quả kinh tế và lành mạnh về mặt môi trường. 3. Xử lý và chuyển giao nguyên vật liệu và sản phẩm có hiệu quả - Đảm bảo việc xử lý và kiểm kê hợp lý. - Tiến hành kiểm soát hàng tồn kho có hiệu quả. - Hoạch định và tối ưu hoá sản xuất. - Ghi chép sổ sách chi tiết, đầy đủ. 4. Tiết kiệm nước - Ngăn ngừa nước bị rò rỉ/ bị đổ ra. - Tái sử dụng nước. - Giám sát việc sử dụng nước 5. Tiết kiệm năng lượng - Cung cấp đầy đủ vật liệu cách nhiệt phù hợp. - Giám sát việc sử dụng năng lượng. - Thu hồi và tái sử dụng năng lượng. 5. Nội dung của các bản danh sách kiểm tra Mỗi lính vực "Quản lý Nội Tại hiệu quả" có 5 danh mục đối chiếu bao gồm bao gồm: • Một danh sách các hoạt động có thể giúp bạn trong việc xác định các cơ hội "Quản lý Nội Tại hiệu quả" trong doanh nghiệp của mình. • Một cột hướng dẫn bạn trong việc giao cho một nhân viên cụ thể trách nhiệm theo dõi và giám sát các kết quả đạt được theo thời gian. • Một cột giúp bạn xác định vấn đề cần ưu tiên cho các hoạt động đã đề xuất, kể cả thời gian hoàn thành. • Một cột trong đó dự tính và ghi chép những khoản tiết kiệm chi phí cũng như các lợi ích khác đạt được. Với mỗi một lĩnh vực "Quản lý Nội Tại hiệu quả" đề cập đến trong, các ví dụ về các doanh nghiệp có thật đạt được tiết kiệm chi phí và giảm được các tác động môi trường trong hoạt động của doanh nghiệp được nêu ra. 6. Kết hợp "Quản lý Nội tại Hiệu quả" vào các hoạt động thường nhật. Hướng dẫn này còn cập tới 3 lĩnh vực khác (xem chi tiết ở phần 3), 3 lĩnh vực này có thể trợ giúp bạn trong việc tạo ra các quy trình và cơ cấu hiệu quả cho việc kết hợp các biện pháp "Quản lý Nội Tại hiệu quả" vào các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp mình cũng như duy trì những hoạt động có hiệu quả một cách lâu dài. A. Các vấn đề về tổ chức 5 • Xác định trách nhiệm đối với việc tối thiểu hoá chất thải. • Xây dựng mục tiêu cũng như mục đích. • Xác định các lĩnh vực ưu tiên để hành động. • Tiến hành đào tạo nhân viên. • Phát triển và tiến hành các thủ tục cần thiết. • Theo dõi, kiểm tra các kết quả, xây dựng các mục tiêu mới. B. Dự toán chi phí • Dự toán/ tính toán chi phí và tiết kiệm từ việc sử dụng các nguồn nguyên liệu trên thực tế. • Phân bổ các chi phí môi trường vào các hoạt động làm nảy sinh những chi phí đó. • Tính cả các chi phí hoạt động và đầu tư vào các chi phí quản lý chất thải. C. Phân tích đầu vào và đầu ra của quy trình sản xuất • Tối ưu hóa quy trình sản xuất. • Sử dụng các nguồn nguyên liệu một cách có hiệu quả hơn (nguồn nguyên vật liệu v v.). • Giảm bớt các luồng nguyên vật liệu và chất liệu (qua việc tái sử dụng, tái chế , tái sinh). PHÂN TÍCH ĐẦU VÀO VÀ ĐẦU RA TRONG QUI TRÌNH SẢN XUẤT 4.1 Tại sao phải phân tích đầu vào và đầu ra? Bằng cách phân tích đầu vào đầu ra trong quy trình sản xuất theo một cách chi tiết, các doanh nghiệp mới có thể hiểu sấu hơn về các hoạt động của mình và tìm ra được các cơ hội nhằm: • Tối ưu hoá quy trình sản xuất. • Sử dụng các nguồn một cách hiệu quả hơn (nguyên vật liệu, vân vân.). • Tạo chu kỳ kín dòng đối với dòng nguyên liệu và vật liệu (thông qua tái sử dụng, tái chế) • Giải quyết các điểm yếu về môi trường và kinh tế. Hai Sơ đồ nêu trong Hướng dẫn này có thể giúp bạn trong việc phân tích đầu vào và đầu ra của quy trình sản xuất ở doanh nghiệp bạn. Đầu vào và đầu ra của quy trình sản xuất phản ánh tổng số các đầu vào và đầu ra của tất cả các công đoạn sản xuất khác nhau. 4.2 Sử dụng các biểu mẫu kèm theo cho việc phân tích đầu vào và đầu ra như thế nào? Sơ đồ 3 nhằm giúp cho việc phân tích đầu vào và đầu ra trong toàn bộ quy trình sản xuất được thuận tiện hơn. Phần lớn các số liệu cần thiết đều đã có sẵn ở phòng kế toán hay phòng hành chính của doanh nghiệp bạn. Việc sử dụng các nguyên vật liệu, các chất phụ trợ, nước và năng lượng trong 1 năm, hay số lượng sản phẩm sản xuất ra trong vòng 1 năm thường là các số liệu mà bạn có thể thu thập hay dự tính dễ dàng. Đầu ra thì khó phân tích hơn: do vậy, bạn sẽ cần phải dự toán hay tính toán các đầu ra là chất thải rắn, nước thải (các chất hiện có), nhiệt thất thoát vè khí thải để có được một cái nhìn tổng quát. Hoặc nếu không, bạn có thể tiến hành phân tích chi tiết các đầu ra tại mỗi một công đoạn sản xuất 6 (sử dụng Sơ đồ 4). Lợi thế của việc phân tích chi tiết tại mỗi một công đoạn sản xuất là bạn có thể có được một cái nhìn phân biệt và toàn diện hơn đối với quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Nhờ đó giúp bạn dễ dàng phát hiện ra các cơ hội để tối ưu hoá quy trình sản xuất, sử dụng nguyên vật liệu hiêu quả hơn v v. Xin lưu ý: Tất cả các số liệu trong bảng biểu phải có liên quan đến sản phẩm đầu ra cùng loại (ví dụ: sản xuất/ năm/ tháng v.v.) Ví dụ: Sản phẩm đầu ra năm 1997 9,800 kg Tiêu thụ nước năm 1997 500 m3 Lượng chất thải rắn trong chất thải hữu cơ 310 kg Các số liệu này có thể chuyển đổi thành: Đầu ra sản xuất 100 kg Tiêu thụ nước trên 100kg sản phẩm 5.1 m3 Lượng chất thải rắn trong chất thải hữu cơ trên 100kg sản phẩm 3.16kg Điền vào bảng, sử dụng: Đầu ra sản phẩm: 9,800 kg Đầu vào nước: 500 m3 Lượng chất thải rắn trong chất thải hữu cơ 310 kg hoặc: Đầu ra sản phẩm: 100 kg Đầu vào nước: 5.1 kg Lượng chất thải rắn trong chất thải hữu cơ 3.16 kg TẠI SAO SỬ DỤNG ISO 9000 CHO HÀNG SẢN XUẤT TẠI VIỆT NAM Soạn thảo bởi Robert J.Parrish Phó Tổng Giám đốc Thứ nhất SGS Việt Nam Ltd. Gần đây, người ta nói nhiều về nhu cầu của các công ty trong việc đầu tư vào Chất Lượng, và cụ thể hơn là đầu tư vào các Hệ thống Quản lí Chất lượng. Ngày càng nhiều, chúng ta có thể thấy các khách hàng quốc tế của chúng ta đang đòi hỏi các nhà cung ứng của họ phải được chứng nhận Tiêu chuẩn Loạt ISO 9000 được thế giới công nhận. Những lợi ích của các Hệ thống Chất lượng trong việc tăng lợi nhuận ngày càng trở nên rõ ràng. Chất lượng - bản thân từ này có thể tạo nên những hình ảnh khác nhau trong đầu của tất cả những ai ngồi đây. Tuy nhiên, ngày nay, với tư cách là một vấn đề, Chất lượng đã trở thành động lực mạnh mẽ nhất của kinh doanh trên toàn thế giới. Tất cả chúng ta đều thấy, và có tham gia tới chừng mực nào đó vào, quá trình tiến hoá của thị trường hàng hoá và dịch vụ toàn cầu. Các khối thương mại lớn đang phát triển ở châu Âu, châu á, Thái Bình Dương và Bắc Mỹ. Các nước châu Âu đang tiếp tục đẩy mạnh hình ảnh về sự thống nhất kinh tế của mình. Giữa các khối thương mại và trong phạm vi từng khối, cũng như từng nước và từng công ty ở các cấp độ, nhu cầu về Chất Lượng đang tiếp tục tăng lên. Trong điều kiện kinh tế hiện nay, ở nhiều nơi trong khu vực Châu á và trong điều kiện cạnh tranh quốc tế vô cùng khắc nghiệt, các nước đang phải đối đầu với 3 thách thức chủ yếu sau đây: 1. Làm thế nào để tăng cường xuất khẩu mà không phải tăng chi phí 2. Làm thế nào để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ cạnh tranh hơn trên thị trường trong nước và quốc tế; 3. Làm thế nào để bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và bảo vệ môi trường Đối với cả ba thách thức này, đều có một giải pháp chung mang tính hiện đại thông qua 7 các Mô hình Đảm bảo Chất lượng của Loạt ISO 9000 và khái niệm gọi là Chứng nhận chất lượng. Chứng nhận Chất lượng có thể thúc đẩy sự trao đổi hàng hoá và dịch vụ giữa các nước, tăng độ an toàn cho người tiêu dùng và giúp bảo vệ môi trường. Trên thương trường quốc tế cũng như trong môi trường cạnh tranh của các sản phẩm trong nước, Chứng nhận Chất lượng đang trở thành một trong những phương thức kinh doanh hiệu quả nhất. Mọi khách hàng trên toàn thế giới đều đang tìm kiếm các sản phẩm và dịch vụ có Chất Lượng với giá cả cạnh tranh. Chúng ta có thể nghiên cứu những bài học trong quá khứ của những công ty thành công và của cả những công ty chưa bao giờ tỏ ra thành công trong một thời gian dài. Sau mỗi một trường hợp được nghiên cứu, câu trả lời đều giống nhau. Chất Lượng là trung tâm của mọi thành công và Không Chất Lượng là gốc rễ cho phần lớn các thất bại. CÁC TIÊU CHUẨN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Các khách hàng tiếp nhận các dịch vụ và sản phẩm thông qua sự kết hợp của các qui trình lao động do cá nhân những người lao động kiểm soát. Hệ thống quản lí Chất Lượng hoàn chỉnh của một công ty bao gồm toàn bộ các qui trình lao động đó. Hệ thống đó không chỉ trao các sản phẩm hoặc các dịch vụ mà nó còn trao cả lòng tin (sự bảo đảm) cho khách hàng và cho bộ phận quản lí của công ty về việc đáp ứng toàn bộ các yêu cầu liên quan. Ngày càng có nhiều các khách hàng, đặc biệt là các khách hàng từ cộng đồng châu Âu yêu cầu các nhà cung ứng phải cung cấp cho họ bằng chứng nhằm xác định, về sự thực hiện và tính hiệu quả của các hệ thống quản lí chất lượng của các nhà cung ứng đó. Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế (ISO) đã ban hành loạt tiêu chuẩn ISO 9000 để tạo ra mô hình thống nhất cho các hệ thống quản lí Chất Lượng được sử dụng trong những tình huống khác nhau. ISO 9000 được thiết kế để đảm bảo công việc được tiến hành một cách thống nhất và đáp ứng được các tiêu chuẩn đề ra. Hệ thống này được hỗ trợ bởi các thủ tục, các chỉ dẫn công việc và các cuốn cẩm nang trình bày về phương thức công việc được tiến hành. Hệ thống này sau đó còn thường xuyên được kiểm soát bởi một loạt các cuộc kiểm toán bên trong và bên ngoài để đảm bảo rằng nó thực hiện chức năng của mình một cách chính xác. Đương lượng của Việt Nam đối với ISO 9001:1994 - Các Hệ thống Chất lượng - Mô hình đảm bảo chất lượng về thiết kế, xúc tiến, sản xuất, lắp đặt và dịch vụ là tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:1996. LỢI ÍCH CỦA CHỨNG NHẬN CHẤT LƯỢNG Chứng nhận Chất lượng được dựa trên một ý tưởng rất đơn giản và sáng suốt đó là các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao thường dễ bán hơn. Phương thức để đạt được mục tiêu về chất lượng này là: • ứng dụng các thủ tục về chất lượng cho toàn bộ qui trình sản xuất sản phẩm/dịch vụ • Tạo nên sự tin tưởng giữa nhà cung ứng và bên mua thông qua việc vận hành một Hệ thống được xác nhận về chất lượng được cả thế giới công nhận Rõ ràng, nếu một công ty sản xuất các sản phẩm dịch vụ cho các thị trưiờng quốc tế không đáp ứng được các yêu cầu trên, nó sẽ khó có khả năng cạnh tranh và khó thành công. Sự sống còn của một công ty và tiếp đó là công ăn việc làm của lực lượng lao động trong công ty đó sẽ phụ thuộc ngày càng nhiều vào khả năng của công ty trong việc đáp ứng các điều kiện nêu trên. Ngày nay ISO 9000 đã được coi là tiêu chuẩn quốc gia ở trên 80 nước và ngày càng được công 8 nhận rộng rãi như là một trong các yếu tố then chốt nhằm củng cố tính cạnh tranh quốc gia. Tuy nhiên, vẫn còn có người nghi ngờ và hiểu sai về nó. Chúng ta vẫn thường nghe thấy các tổ chức lớn nhỏ, ở khu vực tư nhân, công cộng và phi lợi nhuận nói rằng ISO 9000 được thiết kế dành cho các công ty sản xuất chứ không phải các công ty dịch vụ, rằng nó quá tốn kém và quá quan liêu, rằng nó không áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ, mà chỉ là công cụ tiếp thị đối với công chúng, đó là phương tiện vô ích nhằm giảm bớt các nhà cung ứng vv và vv. Bộ phận Dịch vụ Chứng nhận Quốc tế SGS đã đặt hàng Trường Kinh Doanh Manchester ở Vương Quốc Anh thực hiện một cuộc điều tra năm 1995 để tìm ra lí do tại sao các tổ chức lại đeo đuổi ISO 9000 (hoặc quyết định không làm như vậy) và ISO 9000 có ảnh hưởng gì đối với công việc Kinh Doanh của các tổ chức đó, tóm lại là để biết ISO 9000 có thực sự có ích không và có đáng tồn tại không. Và sau đó là một trong những cuộc điều tra lớn nhất và có diện rộng nhất trong các cuộc điều tra với tính chất tương tự được tiến hành trong những năm qua. Nó bao gồm 1000 tổ chức thuộc mọi qui mô và mọi ngành công nghiệp. Vậy, liệu ISO 9000 có ích không? Câu trả lời là "Có" - tuy dè dặt song khá chắc chắn. Một số phát hiện có được từ 1190 người được hỏi trong cuộc điều tra này bao gồm: 69% cảm thấy sự mong đợi của họ về tiêu chuẩn được đáp ứng hoặc vượt quá (chỉ có 5% chưa cảm thấy hài lòng) 3 lợi ích quan trọng nhất của ISO 9000 cho thấy là: kiểm soát quản lí tốt hơn;nhận thức hơn về các vấn đề thủ tục và giá trị quảng cáo Theo phát hiện, những người hài lòng nhất với ảnh hưởng của ISO 9000 đối với tổ chức của họ đã tìm được tiêu chuẩn để kiểm soát tốt hơn về quản lí và đã tăng được dịch vụ cho khách hàng. Phần lớn những người được hỏi đều cho rằng các tiêu chuẩn đó sẽ sinh lãi và phần lớn trong số họ tuyên bố sẽ giới thiệu ISO 9000 với những người khác. Các công ty có chứng nhận ISO 9000 có mức tăng doanh thu cao hơn đáng kể so với mức trung bình và có khả năng hơn 4 lần trong việc thoát khỏi tình trạng sa sút kinh tế vừa qua. Bên cạnh những lợi ích của việc chứng nhận, trong đó các yếu tố bên trong chiếm ưu thế, động lực chủ yếu đằng sau hàng loạt các quyết định phải đạt được sự chứng nhận đó là các áp lực bên ngoài: 77% những người được hỏi đã tìm ra chuẩn mực trong việc dự đoán các yêu cầu của khách hàng trong tương lai, trong khi áp lực từ phía các khách hàng hiện tại đòi có chứng nhận ISO 9000 chỉ chiếm 58% Nhu cầu duy trì hoặc tăng thị phần và tăng cường chất lượng dịch vụ cho khách hàng cũng là một trong 5 nguyên nhân hàng đầu đòi hỏi phải có chứng nhận. kết quả từ cuộc điều tra 620 công ty ở Vương quốc Anh do một tổ chức độc lập tiến hành đã thể hiện một số các lợi ích thú vị từ việc đạt được chứng nhận đó. Khi chọn 3 lợi ích lớn nhất của việc chứng nhận đó, khoảng 75% những người tham gia đều ghi nhận sự nhận thức cao hơn về yếu tố chất lượng, 73% thể hiện sự tăng cường chất lượng tài liệu, 48% liệt kê sự thay đổi tích cực về văn hoá và 39% đồng tình với sự thúc đẩy giao dịch giữa các công ty. Đối với các lợi ích bên ngoài, gần 34% những người được hỏi đều cho rằng chất lượng cao hơn. Gần 27% cho rằng khách hàng hài lòng hơn và gần 22% cho rằng việc đạt được sự sắc bén trong cạnh tranh là lợi ích bên ngoài cơ bản nhất Tiến tới tiếp cận ISO 9000 Xu thế toàn cầu đối với việc chứng nhận hệ thống chất lượng loạt ISO 9000 đang diễn ra rất mạnh. Các quốc gia, các tổ chức khu vực như Cộng đồng châu Âu, và các khách hàng trên toàn thế giới đang sử dụng chứng nhận loạt ISO 9000 như là một phương tiện để phân biệt các công ty có chất lượng với các công ty khác trong cùng lĩnh vực. Các công ty quyết định không tham gia vào phong trào này có thể sẽ phải mất nhiều thời gian để theo kịp với tiến trình cạnh tranh quốc tế. Philip Crobssy - một chuyên gia về chất lượng cho rằng "Rõ ràng, hiện nay chất lượng không còn là một tài sản nữa mà bản thân nó là một cái giá để 9 tham gia cuộc chơi. Nếu bạn không có nó, bạn không thể tham gia. Và nếu bạn không thể sản xuất ra nó, họ sẽ không quan tâm tới bạn". Tóm tắt / Kết luận Với nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng đối với các sản phẩm và dịch vụ có Chất lượng với giá cả cạnh tranh trên toàn thế giới, thực sự không có một phương án tuyệt đối nhưng đối với các doanh nghiệp, hãy làm cho Chất Lượng trở thành chiến lược số một của công ty bạn. Việt Nam có thể là một trong những quốc gia mà ở đó ISO 9000 có phần bị tụt hậu, nhưng nếu chúng ta ở Việt Nam và cạnh tranh với thị trường quốc tế thì chúng ta phải sử dụng ISO 9000 cho Hàng Sản xuất tại Việt Nam. Quyết định điều này rất dễ dàng tuy nhiên thực hiện nó lại là việc khó. Nhưng nếu sự sống còn đang bị đe dọa bạn còn biết làm gì nữa đây? XÚC TIẾN VÀ THỰC HIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9000 Soạn thảo bởi Rob PARRISH Phó Tổng Giám đốc SGS Việt Nam Ltd. Việc thực hiện một QMS Loạt ISO 9000 bắt đầu bằng việc Bộ phận Quản lí Cấp cao cam kết hỗ trợ hệ thống chất lượng và bổ nhiệm một người chịu trách nhiệm toàn diện về việc xúc tiến hệ thống chất lượng này. Người này sẽ trở thành "Đại diện Quản lí". Đối với các tổ chức có qui mô nhỏ hơn, người đó có thể hoạt động một mình, chịu trách nhiệm đối với, và phối hợp, toàn bộ các hoạt động xúc tiến. Người này sau đó sẽ phải giám sát bốn giai đoạn riêng biệt trong quá trình xúc tiến và thực hiện hệ thống quản lí chất lượng của bạn. Bốn giai đoạn riêng biệt đó bao gồm: • Thẩm định và ên kế hoạch • Chuẩn bị tài liệu cho hệ thống và xúc tiến • các thủ tục • Thực hiện thao tác • Đánh giá và kiểm toán hệ thống Thẩm định và lên kế hoạch Có 5 quá trình cơ bản sẽ được tiến hành trong giai đoạn đầu tiên của việc xúc tiến một Hệ thống Quản lí Chất lượng. Công ty trước tiên cần thiết lập qui mô dự án, ví dụ Hệ thống Đánh giá Chất lượng sẽ tập trung vào những lĩnh vực hoạt động nào và xác định qui trình kinh doanh trong phạm vi của dự án đã đề ra. Cần tiến hành so sánh thực tiễn hiện tại với các điều khoản tương ứng của ISO 9001/2. Kết quả của việc so sánh đó phải được ghi lại cẩn thận và cần nêu bật những điểm còn yếu về tiêu chuẩn và các lĩnh vực cần phát triển tiếp, các thủ tục và biện pháp kiểm soát bổ sung cần thiết. Và từ những kết quả đó, phát triển một chiến lược thực hiện hoặc chương trình hành động trong đó xác định rõ lịch trình, các trách nhiệm và các hành động cần tiến hành. Xác định các yêu cầu của nguồn lực bao gồm con người và các kỹ năng cần thiết cho chặng đường phía trước và báo cáo với bộ phận quản lí cấp cao để có được sự cam kết của họ cho dự án. Nếu không có chiến lược thực hiện hoặc chương trình hành động đặc biệt là nếu không có lịch trình thì quá trình xúc tiến sẽ kéo dài hết tháng này sang tháng khác một cách vô vọng không có mục tiêu hoặc mục đích gì để đạt tới. Có thể bạn muốn xem xét việc thành lập một Ban Chỉ đạo về Chất lượng bao gồm đại diện của 10 [...]... thực hiện Hệ thống Quản lí Chất lượng có một số khó khăn cơ bản có thể xảy ra mà bạn cần biết đó là: • Tài liệu và số liệu không đủ hoặc không thích hợp 11 • Việc đào tạo bộ phận quản lí và các nhân viên không tương xứng • Thiếu một chính sách chất lượng bằng văn bản hoặc không có mục tiêu • Khả năng kiểm toán nội bộ không phù hợp hoặc không xem xét hệ thống chất lượng dưới góc độ quản lí một cách có...các cơ quan liên quan đến hệ thống chất lượng Ban Chỉ đạo này nên gồm 4 tới 6 người kể cả đại diện quản lí Việc thành lập một ban chỉ đạo như vậy có một số lợi thế nhất định đó là mỗi thành viên được giao một hay nhiều nhiệm vụ nhất định cần thiết cho quá trình xúc tiến và thực hiện hệ thống quản lí chất lượng của bạn, và nhờ đó khối lượng công việc phải làm sẽ được phân chia Bạn cũng có thể sẽ... xúc tiến Chương trình Quản lí Chất lượng của mình Một số công ty sử dụng các nhà tư vấn và một số thì chọn cách đào tạo chính nhân viên của mình để làm việc này Cả hai phương án đều có ưu điểm riêng và công ty của bạn phải chọn cách tốt hơn, hoặc có thể là kết hợp cả hai cách tuỳ thuộc vào nhu cầu của bạn và dựa vào nguồn lực Cho dù chọn cách nào bạn phải nhớ rằng đây là Hệ thống Quản lí Chất lượng của... kết luận, sự thành công của chương trình xúc tiến và thực hiện sẽ phụ thuộc phần lớn vào sự cam kết và hỗ trợ của bộ phận quản lí, kỹ năng và các nguồn lực hiện có, và khả năng tạo ra một hệ thống chất lượng có định hướng văn hoá trong công ty của bạn Chúng ta đều biết nhu cầu về các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng với giá cả cạnh tranh đang ngày càng tăng ngay cả trong nước và trên thế giới Không thể... giới Không thể có một phương án tuyệt đối nhưng đối với các doanh nghiệp, hãy làm cho yếu tố chất lượng trở thành ưu tiên số một của công ty bạn và hãy sử dụng nó làm dấu hiệu phân biệt giữa sản phẩm của bạn với sản phẩm của các đối thủ khác 12 ... liên quan đều đồng ý Có thể bạn cũng cần phải cân nhắc việc thiết kế các tài liệu hỗ trợ, ví dụ như các mẫu tài liệu Thực hiện thao tác Giai đoạn thứ ba trong quá trình xúc tiến và thực hiện Hệ thống Quản lí Chất lượng của bạn là Thực hiện thao tác Giai đoạn này có thể gối vào giai đoạn xúc tiến thực tế hệ thống chất lượng Cho dù có vậy, bạn cũng phải đảm bảo được sự tham gia của toàn bộ nhân viên... quan để trao đổi và giải thích về mục đích của việc thiết lập một hệ thống chất lượng chính thức, lợi ích của hệ thống đó đối với tổ chức và các nhân viên của nó, các chính sách và cam kết của bộ phận quản lí cấp cao và sự tham gia của họ Việc khái quát các yêu cầu về tiêu chuẩn áp dụng cho những công việc đặc thù của họ cũng là một ý tưởng hay Các buổi hội thảo tuyên truyền đó là các cơ hội tốt để... đồng lòng nhất trí hơn và mỗi một thành viên thường thể hiện ý thức sở hữu riêng của cơ quan mình Chuẩn bị tài liệu cho hệ thống và xúc tiến các thủ tục Bước thứ hai trong quá trình xúc tiến hệ thống quản lí chất lượng của bạn là hình thành thật sự một Hệ thống được thể hiện bằng Tài liệu Trong quá trình này bạn cần soạn thảo và lưu hành một Chính sách Chất lượng và phải ghi bằng Biểu đồ và xác định . số lượng thích hợp. Quản lý sản xuất chỉ là một trong các chức năng khác của việc quản trị doanh nghiệp. Chính vì vậy, quản lý sản xuất phải hoà nhất với các chức năng quản lý cơ bản như marketing,. nhằm sản xuất ra hàng hoá hay cung cấp dịch vụ đó. Quản lý sản xuất là nỗ lực có ý thức của người chủ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm soát cả quá trình sản xuất. sẽ ngừng sản xuất. Sản xuất liên tục : trong đó các doanh nghiệp sản xuất hàng hoá để dự trữ trong kho trước khi nhận được đơn đặt hàng của khách (có nghĩa là doanh nghiệp vẫn sản xuất ngay