Hướng dẫn lập kế hoạch và quản trị dự án phần mềm

Hướng dẫn lập kế hoạch và quản trị dự án phần mềm

TELSOFT QMS

Ngày ban hành: 01/11/2009

HƯỚNG DẪN

LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN TRỊ

DỰ ÁN PHẦN MỀM

BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU STT Vị trí sửa đổi Tóm tắt nội dung thay đổi Phiên bản Ghi chú

1 TỔNG QUAN

1.1 Mục đích

Hướng dẫn chuẩn bị và quản trị các dự án phần mềm

1.2 Phạm vi áp dụng

Các dự án phần mềm do TelSoft tổ chức triển khai

1.3 Tài liệu tham khảo và liên quan

STT Mã hiệu Tên tài liệu 1.

2

3

2 NỘI DUNG

2.1 Phân loại dự án

Dự án là phương thức căn bản để thực hiện các hợp đồng phần mềm của TELSOFT

Các dự án phần mềm TELSOFT được phân loại như sau

1.1.1 Dự án loại A (dự án cấp công ty)

Là các dự án lớn hoặc dự án có tầm quan trọng chiến lược đối với công ty và do lãnh đạo công ty trực tiếp chỉ đạo thực hiện Đơn vị phụ trách dự án là Công ty

Dự án loại A bao gồm:

o Các dự án có khối lượng từ 50 tháng công kỹ thuật trở lên, hoặc

o Các dự án có giá trị từ 100.000 USD trở lên, hoặc

o Các dự án có sự tham gia ít nhất của 2 đơn vị trực thuộc Công ty, trong đó mỗi đơn

vị thực hiện khối lượng công việc từ 30% tổng ngày công dự án trở lên

o Các dự án do Tổng Giám đốc xác định là dự án chiến lược

1.1.2 Dự án loại B (dự án cấp CN hoặc cấp bộ phận)

Là các dự án không thuộc loại A, do trưởng các bộ phận trực thuộc Công ty hoặc Giám đốc chi nhánh chỉ đạo thực hiện Đơn vị phụ trách dự án là bộ phận trực thuộc Công ty hoặc Chi nhánh

2.2 Lập kế hoạch dự án

1.1.3 Các lưu ý

Mục đích của kế hoạch dự án là lập khung thời gian cho việc triển khai của tất cả dự án, qua đó các cán bộ quản lý điều phối được công việc đúng tiến độ, theo dõi được việc thực hiện

và điều chỉnh các nguồn lực hợp lý khi cần thiết

Cần xác định lập kế hoạch là việc không thể thiếu được, cho dù dự án là phức tạp hay đơn giản, thời gian thực hiện nhanh hay chậm Việc lập kế hoạch nghiêm túc thể hiện sự cam kết thực hiện dự án đúng thời hạn, có chất lượng của tất cả các bên liên quan

Đối với các dự án có hợp đồng, Quản trị viên lập kế hoạch và duy trì tiến độ trên cơ sở pháp lý của hợp đồng, thể hiện trong điều khoản thời hạn thực hiện, hoặc các phụ lục tiến độ triển khai Căn cứ để lập kế hoạch dự án và tiến độ đối với các dự án chưa có hợp đồng là quyết định khởi động dự án và các thông tin liên quan như các yêu cầu của khách hàng, các giải pháp được khách hàng lựa chọn, các biên bản họp,

Từ phạm vi công việc được xác định trong hợp đồng hoặc quyết định khởi động dự án, quản trị viên cần đánh giá được tương đối chính xác chi phí (người, thời gian, tiền, công cụ, ) cho dự án một cách tổng thể và cho các giai đoạn, thể hiện qua bản đánh giá chi phí dự án (bao nhiêu nhân lực, vật lực, tài lực được huy động phục vụ dự án) Việc đánh giá đúng chi phí

dự án giúp cho việc lập kế hoạch được chính xác, giúp cho việc điều động cán bộ được hợp lý (bao nhiêu người, trình độ ra sao, )

Kế hoạch được lên đầy đủ cho các giai đoạn của dự án (kế hoạch chung) Mỗi giai đoạn của

dự án có kế hoạch chi tiết (kế hoạch riêng) Mỗi kế hoạch (chung và riêng) có đầy đủ các phần: các đầu việc, thời gian tiến độ, ai thực hiện và ai quản lý, các nguồn lực như tài chính, vật tư cần được huy động, thực hiện ở đâu, kết quả trông đợi là gì, trạng thái mô tả phần việc tương ứng được thực hiện đến đâu , cho mỗi đầu việc đó Kế hoạch chi tiết cho giai đoạn sau bắt buộc phải được lập khi kết thúc giai đoạn trước và là một sản phẩm bắt buộc của giai đoạn trước Kế hoạch chi tiếp giai đoạn sau có thể đưa vào thành một phần của báo cáo tổng kết giai đoạn trước

Kế hoạch (chung hay riêng) và các lịch làm việc cần được thông báo đầy đủ tới các cán bộ, đơn vị liên quan và tới khách hàng Phần kế hoạch liên quan tới khách hàng cần được sự thống nhất (phê duyệt) bằng văn bản, email của khách hàng

Chấp nhận kế hoạch có thể bị thay đổi trong quá trình thực hiện Việc thay đổi cần phải bảo đảm tính pháp lý của hợp đồng, được đồng bộ giữa các kế hoạch chung và riêng và được báo cáo lên cấp quản lý Phần thay đổi liên quan tới cán bộ của đội dự án, tới khách hàng phải được thông báo đầy đủ tới họ, những thay đổi lớn cần có sự thống nhất của khách hàng bằng văn bản Nếu cần, đánh giá lại chi phí dự án

1.1.4 Xây dựng tài liệu kế hoạch dự án

Tài liệu kế hoạch dự án được quản trị viên dự án lập sau khi có quyết định khởi động dự

án Quá trình xây dựng tài liệu kế hoạch dự án thực chất là quá trình chuẩn bị dự án Không nên coi việc xây dựng tài liệu kế hoạch dự án là một công việc hình thức Các kết quả của việc chuẩn bị dự án phải được hệ thống hoá lại và thể hiện trong bản kế hoạch dự án

Kế hoạch dự án được xây dựng dựa trên biểu mẫu TQMS/F_D019 Kế hoạch dự án có thể không cần có đủ tất cả các mục trong biểu mẫu này ngay từ phiên bản đầu được phê duyệt Trong các trường hợp đó, người lập ghi NA vào những mục không thể hiện được Tuy nhiên, bản kế hoạch đầy đủ các mục (trừ những mục dự án không có) phải được hoàn thành sau khi phiên bản đầu của tài liệu đặc tả các yêu cầu của người sử dụng được phê duyệt Cán bộ chất lượng dự án có trách nhiệm kiểm tra và đảm bảo rằng kế hoạch dự án đã phản ánh đầy đủ các nội dung cần thiết đối với dự án

Khi cần thiết, quản trị viên dự án có thể thay đổi các biểu mẫu cho phù hợp với điều kiện

cụ thể của từng dự án nhưng phải được sự đồng ý của cán bộ phụ trách chất lượng đơn vị Việc thay đổi này phải được xác định trong bản kế hoạch chất lượng

Tuỳ theo qui mô và độ phức tạp của dự án mà kế hoạch dự án có thể có các phụ lục kèm theo hay không Những phần của kế hoạch dự án có chu kỳ thay đổi nhanh nên được đưa thành phụ lục để tránh phải cập nhật các thay đổi nhiều lần

Việc hiệu chỉnh kế hoạch dự án do các thay đổi diễn ra trong quá trình thực hiện dự án được tiến hành dưới các hình thức khác nhau phụ thuộc vào qui mô và tác động của các thay đổi này đến việc hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ của dự án:

o Các hiệu chỉnh nhỏ được thực hiện đối với các trường hợp thay đổi có tác động nhỏ Khi có các hiệu chỉnh này không nhất thiết phải cập nhật lại kế hoạch dự án Các bằng chứng hiệu chỉnh có thể là các biên bản họp dự án hoặc các báo cáo hoặc các phụ lục của kế hoạch dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt

o Các hiệu chỉnh lớn được thực hiện đối với các trường hợp thay đổi có tác động lớn Các hiệu chỉnh trong trường hợp này bắt buộc phải được cập nhật vào tài liệu kế hoạch dự án Các thay đổi có tác động lớn là các thay đổi có thể làm ảnh hưởng đáng kể đến việc đạt được các mục tiêu và các mốc kiểm soát chính của dự án Các hiệu chỉnh lớn trong bản kế hoạch dự án nên thực hiện vào thời điểm kết thúc các giai đoạn

1.1.5 Thông tin chung về dự án

Quản trị viên cần thể hiện các thông tin chung về dự án như khách hàng, mục tiêu và phạm vi của dự án, thời hạn triển khai trong kế hoạch dự án Các thông tin này cần được phổ biến đến các thành viên của dự án dưới các hình thức thích hợp như họp dự án, tài liệu giới thiệu dự án,

Các sản phẩm của dự án cần bàn giao cho khách hàng cần phải được liệt kê đầy đủ trong

kế hoạch dự án bao gồm các thông tin như tên sản phẩm, địa điểm giao nhận, thời hạn bàn giao Cần lưu ý chỉ đưa vào kế hoạch dự án các sản phẩm có bằng chứng yêu cầu rõ ràng Thông thường các thông tin về sản phẩm có trong hợp đồng với khách hàng Đối với các dự

án khởi động trước khi có hợp đồng với khách hàng các thông tin về sản phẩm cần bàn giao cho khách hàng được đề cập qua các trao đổi bằng mail hay biên bản họp với khách hàng Với những trường hợp này các thông tin về sản phẩm phải được xác nhận rõ ràng trong Quyết định khởi động dự án

Các giả thiết được sử dụng khi lập kế hoạch dự án cần được nêu rõ để các cấp lãnh đạo nắm vững các yêu cầu của dự án đối với họ Những giả thuyết thông thường liên quan đến các điều kiện cần thiết để triển khai dự án như đảm bảo nhân lực, đảm bảo trang thiết bị, đảm bảo tài chính Các ràng buộc chính đối với dự án là các yêu cầu bằng văn bản bắt buộc dự án phải tuân thủ như thời hạn tối hậu của dự án, số cán bộ hoặc ngân sách dành cho dự án tối

đa Thông thường trong hợp đồng với khách hàng có những ràng buộc nhất định đối với dự án Chỉ những giả thuyết và ràng buộc có tác động lớn đến việc hoàn thành các mục tiêu của dự

án mới cần phải đề cập trong phần Giả thuyết và ràng buộc trong bản Kế hoạch dự án Việc xác định rõ ràng các giả thiết và ràng buộc này cho phép Quản trị viên dự án lường trước được các khó khăn và mạo hiểm có thể xảy ra

2.3 Tổ chức dự án

1.1.6 Sơ đồ tổ chức dự án

Khi lập kế hoạch dự án cần xác định và mô tả sơ đồ tổ chức dự án bao gồm các nhóm và các vị trí công việc cần thiết Các nhóm cần được giao trách nhiệm theo các mô tả quá trình

Các dự án loại A bắt buộc phải tổ chức dự án theo sơ đồ tổ chức chuẩn qui định ở tài liệu 00-CV/PM/HDCV/TELSOFT, trừ trường hợp có quyết định khác của Tổng Giám đốc Đối với các

dự án loại B, khi số người tham gia dự án từ 30 trở lên, bắt buộc phải tổ chức dự án theo sơ

đồ chuẩn

Trong các trường hợp, khi dự án có qui mô nhỏ về số người thực hiện hoặc về phạm vi công việc, có thể thực hiện các thay đổi nhất định trong sơ đồ tổ chức dự án so với sơ đồ tổ chức dự án chuẩn bằng cách gộp nhiệm vụ của các nhóm hoặc các cán bộ

Một sơ đồ tổ chức dự án đơn giản có thể như sau:

Các quan hệ của đội dự án với các bộ phận khác trong công ty (v.d như FQA, FHR, quản trị mạng, ) cũng cần được xác định rõ và thống nhất cùng với thời gian, tài nguyên cần sử dụng Các thông tin này sẽ giúp cho các bộ phận đó có khả năng chuẩn bị và phối hợp tốt trong quá trình thực hiện dự án

Quan hệ với khách hàng là yếu tố quyết định thành công của dự án và là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của Quản trị viên dự án Cần đề nghị khách hàng cử cán bộ có đủ thẩm quyền

và uy tín để điều hành phối hợp dự án từ phía khách hàng Các trách nhiệm của khách hàng cũng như tổ chức thực hiện dự án phía khách hàng cần được xác định rõ ràng, đặc biệt là các sản phẩm do khách hàng chịu trách nhiệm cung cấp cho dự án Việc quản lý các sản phẩm này cần được thực hiện như quản lý các sản phẩm của dự án

1.1.7 Quản trị dự án

Công việc quản trị dự án do Giám đốc dự án, Quản trị viên dự án và các trưởng nhóm, nếu

có, thực hiện

Quản trị viên dự án có trách nhiệm điều hành hoạt động của dự án nhằm đạt được các mục tiêu đặt ra theo thời hạn được xác định trong kế hoạch dự án và các văn bản liên quan Quản trị viên các dự án loại A do Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc chuyên trách chỉ định, quản trị viên các dự án loại B do Giám đốc CN hoặc trưởng bộ phận liên quan chỉ định

Giám đốc dự án có trách nhiệm hỗ trợ Quản trị viên dự án trong việc điều hành nguồn lực, xem xét và thông qua kế hoạch dự án, hợp tác với khách hàng Giám đốc dự án có trách nhiệm xem xét và giải quyết kịp thời các đề xuất của Quản trị viên dự án Giám đốc dự án loại

A do Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc chuyên trách chỉ định Giám đốc dự án loại B do Giám đốc CN hoặc trưởng bộ phận liên quan chỉ định Khi không có sự phân công trong đội ngũ cán bộ lãnh đạo đơn vị thì người có trách nhiệm chỉ định ngầm định là Giám đốc dự án

Khi cần thiết, Giám đốc dự án có quyền đình chỉ việc thực hiện tiếp tục dự án Việc đình chỉ

dự án cần được thực hiện công khai tại cuộc họp với sự tham dự của tất cả các thành viên dự án

Các trưởng nhóm dự án được chỉ định phụ thuộc vào qui mô dự án Mỗi dự án nên có tối thiểu một trưởng nhóm Trưởng nhóm trực tiếp tham gia vào công việc hàng ngày, giao việc cho các thành viên của nhóm và kiểm tra tình hình thực hiện Quản trị viên dự án nên chọn trong số trưởng nhóm người có thể thay mặt mình điều hành công việc của dự án trong những tình huống nhất định

1.1.8 Các thành viên dự án

Thành viên dự án có thể là thành viên đầy đủ (dành 100% thời gian làm việc cho dự án) hoặc thành viên không đầy đủ Chế độ làm việc của các thành viên dự án được cần được xác định trong kế hoạch dự án và các hiệu chỉnh của kế hoạch dự án

Trong khi thực hiện dự án, một thành viên dự án có thể tham dự với nhiều vị trí khác nhau Nếu trong dự án có vị trí chưa được mô tả trong các miêu tả công việc, trách nhiệm của những người thực hiện các vị trí đó phải được liệt kê

Danh sách các thành viên dự án có thể được đưa thành phụ lục của kế hoạch dự án để tránh việc phải duyệt lại kế hoạch dự án mỗi khi có thay đổi về nhân sự dự án

Khi bắt đầu dự án, Quản trị viên dự án phổ biến cho các thành viên dự án các thông tin chung về dự án và các quy định cần tuân thủ, đặc biệt là các qui định về thời gian làm việc, chế độ báo cáo và thông tin nội bộ dự án

Các thành viên dự án có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ/công việc được giao trong dự án theo các miêu tả công việc hoặc theo yêu cầu của cán bộ phụ trách trực tiếp Các công việc có liên quan đến nhiều người hoặc nhiều nhóm phải được trao đổi cẩn thận và thống nhất trước khi tiến hành, tránh tình trạng phát hiện ra các sai sót quá muộn, gây lãnh phí Những trường hợp có sự không thống nhất giữa các thành viên trong một nhóm hoặc giữa các nhóm, những người liên quan phải có trách nhiệm thông báo ngay cho cán bộ phụ trách trực tiếp để giải quyết

Một điều rất quan trọng đối với các dự án là sự sẵn sàng nhân lực dự phòng Quản trị viên

dự án cần thống nhất với Giám đốc dự án về các vị trí trong dự án cần có phương án dự phòng

và ghi nhận vào kế hoạch dự án Những người dự phòng cho dự án cần được thông báo ngay

từ khi kế hoạch dự án được phê duyệt về trách nhiệm tham gia dự án trong những tình huống nhất định Cố gắng tránh “nước đến chân mới nhảy”

1.1.9 Thay đổi nhân lực dự án

Việc nhân lực vào/ra dự án chỉ thực hiện trong những điều kiện đặc biệt và phải có sự đồng

ý của Giám đốc dự án Căn cứ vào tình hình thực hiện dự án, Quản trị viên dự án lập đề nghị gửi Giám đốc dự án xem xét và quyết định về việc tăng hoặc giảm nhân lực cho dự án

Việc thay đổi nhân lực trong nội bộ dự án do Quản trị viên dự án quyết định

Các thành viên mới vào dự án đều phải được Quản trị viên dự án xác nhận khả năng thực hiện công việc Nếu cần, Quản trị viên dự án phải dành thời gian cho việc tổ chức huấn luyện các thành viên mới của dự án

Các thành viên ra khỏi dự án phải bàn giao đầy đủ kết quả công việc đã tiến hành, các tài sản của dự án được giao quản lý cho cán bộ phụ trách trực tiếp trong dự án

Khi có sự chuyển giao công việc, Quản trị viên dự án phải đảm bảo rằng các công việc và yêu cầu đối với công việc được chuyển giao đầy đủ, người nhận công việc hiểu rõ các yêu cầu đối với mình

1.1.10Giải phóng nhân lực dự án

Khi dự án kết thúc các cán bộ tham gia dự án viết bản thu hoạch rút ra từ việc tham gia dự

án và gửi cho cán bộ quản lý trực tiếp Các bản thu hoạch này phải được lưu giữ như các tài sản của dự án

Quản trị viên dự án căn cứ vào kết quả của các thành viên dự án lập bản đánh giá cho từng thành viên dự án, các đề nghị khen thưởng và kỷ luật cần thiết gửi trưởng đơn vị Các tài liệu này phải có xác nhận của Giám đốc dự án Các quyết định thực hiện cần được cập nhật vào hồ sơ các nhân sự liên quan

2.4 Quản lý chất lượng

Quản trị viên dự án phải trao đổi với Giám đốc dự án hoặc cán bộ phụ trách đơn vị để xác định rõ các mục tiêu chất lượng của dự án trong giai đoạn chuẩn bị dự án

Hiện tại, mục tiêu chất lượng chung cho tất cả các dự án phần mềm được thực hiện tại TELSOFT là bàn giao đúng hạn các sản phẩm cam kết với khách hàng Đối với các dự án mà khách hàng không phê duyệt kế hoạch dự án, các yêu cầu về tính đúng hạn được xác định từ các điều khoản trong hợp đồng Đối với các dự án chưa có hợp đồng, các yêu cầu về tính đúng hạn được xác định từ Quyết định khởi động dự án

Bên cạnh đó, do các bộ phận cũng có các mục tiêu chất lượng của mình, các mục tiêu này cũng phải được phản ánh trong các mục tiêu chất lượng của dự án Ngoài ra, căn cứ vào đặc thù từng dự án cụ thể, mà lãnh đạo đơn vị phụ trách dự án có thể đặt ra các mục tiêu chất lượng bổ sung cho dự án

Để đạt được các mục tiêu chất lượng, Quản trị viên dự án cần lựa chọn các chỉ tiêu trong tài liệu “Hướng dẫn công việc Thu thập, tính toán, phân tích và xử lý các chỉ tiêu đánh giá quá trình Phần mềm” và xác định cụ thể yêu cầu cho từng quá trình của dự án Mức yêu cầu tối thiểu cần đạt đối với các chỉ tiêu nêu trong các tài liệu mô tả các quá trình Phần mềm

Quản trị viên dự án cần xác định các biện pháp nhằm đạt được mục tiêu chất lượng dự án Biện pháp quan trọng hàng đầu là thực hiện kiểm tra, xem xét một cách nghiêm túc tất cả các sản phẩm dự án Tùy theo độ quan trọng của sản phẩm mà yêu cầu đối với việc kiểm tra, xem xét khác nhau Những sản phẩm có tác động lớn đến chất lượng phần mềm như tài liệu đặc tả YC-NSD, tài liệu thiết kế, phải được các chuyên gia giỏi kiểm tra, xem xét Việc kiểm tra, xem xét tiến hành theo tài liệu “Hướng dẫn công việc Thực hiện xem xét”

Các hoạt động chất lượng khác như đánh giá nội bộ, đo lường và theo dõi các chỉ tiêu, xử

lý các sự không phù hợp, kiểm soát sự tuân thủ theo các yêu cầu và quy định của hệ thống chất lượng TELSOFT cũng phải được nghiên cứu và đưa vào kế hoạch dự án Phải có thời gian

và người/đơn vị chịu trách nhiệm cụ thể đối với các hoạt động này

Kết quả của các công việc chuẩn bị trong nội dung quản lý chất lượng cần được thể hiện trong phần Quản lý chất lượng của kế hoạch dự án

Trong thời gian tiến hành dự án, cán bộ chất lượng dự án tiến hành theo dõi việc hoàn thành các nội dung nêu trong kế hoạch dự án và báo cáo cho Quản trị viên dự án và Giám đốc

dự án tình hình kiểm soát chất lượng của dự án Cần đặc biệt quan tâm đến việc thu thập các

dữ liệu phục vụ cho việc tính toán các chỉ tiêu đánh giá dự án nói riêng và đánh giá chất lượng nói chung Cán bộ chất lượng có trách nhiệm kiểm tra tính chân thực của các dữ liệu thu thập được

2.5 Các chuẩn mực và thay đổi

Khi lập kế hoạch dự án, Quản trị viên dự án cần mô tả tổng quan chu trình và các giai đoạn thực hiện dự án Tùy theo đặc thù dự án, căn cứ vào sơ đồ tổng thể quá trình Phần mềm theo tài liệu 00-QT/PM/HDCV/TELSOFT, quản trị viên dự án cụ thể hoá chu trình dự án với các giai đoạn thực hiện và các mốc kiểm soát rõ ràng

Quản trị viên dự án phải liệt kê các tiêu chuẩn áp dụng và các thay đổi cần thực hiện trong

dự án Ngầm định là các quy định trong Sổ tay quá trình Phần mềm Các thay đổi trong các quá trình/tài liệu của dự án so với các chuẩn mực cần được liệt kê rõ ràng, có giải thích lý do cần phải thực hiện các thay đổi đó Các lý do thông thường là khách hàng yêu cầu hoặc qui

mô dự án nhỏ

Cán bộ chất lượng dự án hoặc cán bộ chất lượng bộ phận, nếu dự án chưa chỉ định cán bộ chất lượng, phải thực hiện việc nghiên cứu các yêu cầu của khách hàng, trao đổi với Quản trị viên dự án về các nhiệm vụ cần thực hiện trong dự án, xác định các chuẩn mức phải áp dụng

và các thay đổi có thể được thực hiện trong dự án

Cán bộ chất lượng trợ giúp Quản trị viên thực hiện các thay đổi trong các tài liệu và mẫu biểu cần thiết, đảm bảo đầy đủ các yêu cầu của hệ thống chất lượng TELSOFT Các tài liệu và

các mẫu biểu thay đổi phải được cán bộ phụ trách chất lượng đơn vị xem xét trước khi phê duyệt

Các thay đổi trong quá trình và tài liệu, mẫu biểu phải được phổ biến cho các thành viên

dự án trước khi thực hiện công việc của họ liên quan đến quá trình và tài liệu, mẫu biểu thay đổi

2.6 Các giai đoạn dự án

1.1.11Chuẩn bị và khởi động dự án

Dự án được chính thức khởi động khi có Quyết định khởi động dự án (Work order) của Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc chuyên trách (đối với các dự án loại A) hoặc của trưởng đơn vị (đối với dự án loại B) Khi quyết định khởi động dự án, người quyết định đồng thời chỉ định các cán bộ khung của dự án Trong thành phần cán bộ khung của dự án phải có Giám đốc dự án và Quản trị viên dự án

Giai đoạn chuẩn bị và khởi động dự án là bắt buộc đối với mọi dự án và có mục tiêu chính:

Xác định, xem xét và thông qua mục tiêu dự án

Xác định phương thức thực hiện dự án, bao gồm: tổ chức dự án, sơ đồ chu trình thực hiện

dự án, các tiêu chuẩn, mẫu mã sử dụng cho dự án

Thông qua kế hoạch dự án: các giai đoạn thực hiện dự án, các mốc kiểm soát dự án,

Sau khi các cán bộ khung của dự án hoàn tất các công việc chuẩn bị dự án cần thiết và bản kế hoạch dự án, người quyết định khởi động dự án tổ chức cuộc họp khởi động dự án để giới thiệu đội dự án với các bên liên quan, giao chính thức nhiệm vụ cho đội dự án Khuyến khích kết hợp buổi họp khởi động dự án với buổi gặp mặt khách hàng nhằm tăng cường sự hiểu biết và gây sự thiện cảm của khách hàng đối với đội dự án Có thể mời cấp lãnh đạo và đại diện khách hàng tham dự

1.1.12Các giai đoạn thực hiện dự án

Các giai đoạn thực hiện dự án phải được xác định rõ ràng về kết quả cần đạt, kế hoạch thực hiện, lực lượng tham gia thực hiện, cách thức nghiệm thu kết quả và kết thúc giai đoạn

Nếu dự án được thực hiện theo hợp đồng, các giai đoạn thực hiện dự án phải được phân chia phù hợp với các yêu cầu của hợp đồng, phù hợp với lịch trình thanh toán của hợp đồng

Tập hợp các mốc kiểm soát của dự án phải bao gồm thời điểm kết thúc các giai đoạn thực hiện dự án

Trong quá trình thực hiện dự án, Quản trị viên dự án quyết định về việc tiến hành các cuộc họp định kỳ hay đột xuất Nội dung và thành phần các cuộc họp này do Quản trị viên dự án quyết định

Cuối mỗi giai đoạn thực hiện dự án Quản trị viên dự án lập báo cáo tổng kết giai đoạn gửi Giám đốc dự án và khách hàng, nếu có yêu cầu

1.1.13Kết thúc dự án

Kết thúc dự án là giai đoạn bắt buộc (giai đoạn cuối cùng của mọi dự án) và có mục tiêu chính là:

o Hoàn chỉnh các thủ tục bàn giao, nghiệm thu theo quy định của hợp đồng

o Lập báo cáo tổng kết dự án, đánh giá chất lượng dự án

o Tổ chức lưu trữ hồ sơ, sản phẩm của dự án

o Giải phóng nguồn lực dự án

Báo cáo tổng kết dự án phải được xem xét đánh giá bởi Giám đốc dự án, dự án được coi là kết thúc khi báo cáo tổng kết dự án được chính thức thông qua

Giám đốc dự án tổ chức cuộc họp tổng kết dự án nhằm tổng kết việc hoàn thành các mục tiêu và nhiệm vụ của dự án, đánh giá thu hoạch của dự án, hệ thống hoá các công việc cần phải tiến hành sau khi kết thúc dự án, rút ra các bài học kinh nghiệm cho các thành viên dự

án và các dự án trong tương lai Tại cuộc họp này Quản trị viên dự án báo cáo ngắn gọn về dự

án, cán bộ chất lượng báo cáo về dự án từ khía cạnh quản lý chất lượng

2.7 Đánh giá khối lượng và lập lịch dự án

Việc đánh giá khối lượng dự án và lập lịch dự án được thực hiện bởi Quản trị viên dự án Công việc gồm các bước sau:

o Xây dựng bảng phân rã công việc (Work breakdown structure)

o Xác định các công việc ưu tiên

o Đánh giá khối lượng và thời gian thực hiện các công việc

o Lập lịch dự án

Quá trình đánh giá khối lượng và lập lịch dự án được thực hiện theo nhiều vòng, mỗi vòng bao gồm các bước đã kể trên Sau mỗi vòng, Quản trị viên dự án so sánh các kết quả mới thu được so với lịch và khối lượng được giao Nếu có sai lệch lớn thì cần chỉnh sửa lại bảng phân rã công việc hoặc đánh giá từng công việc và lặp lại các bước trên một lần nữa Công việc này kết thúc khi Quản trị viên dự án có được một lịch làm việc khả thi và phân bổ nhân lực hợp lý đáp ứng các yêu cầu đề ra của dự án

Trong giai đoạn chuẩn bị dự án nên xác định các đầu việc lớn của dự án và các đầu việc chi tiết của giai đoạn tiếp theo Trước khi kết thúc mỗi giai đoạn cần xem xét lại các công việc đã thực hiện trong giai đoạn, xác định những việc còn tồn đọng và tiến hành việc xác định các công việc chi tiết cho giai đoạn kế tiếp

Lịch dự án có thể đưa thành một phụ lục của kế hoạch dự án và được cập nhật sau mỗi giai đoạn dự án

1.1.14Xây dựng bảng phân rã công việc

Tư tưởng chính ở đây là phân rã dự án thành các tiểu dự án Công việc được thực hiện theo một trong các phương pháp sau: