Tổ chức hạch toán kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải

Tổ chức hạch toán kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải

Phần I : lý luận chung về công tác hạch toán kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá trong các doanh nghiệp.

I ý nghĩa của hạch toán kế toán.

1 Khái niệm hạch toán kế toán.

Hoạt động kinh tế tạo ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xãhội loài ngời Xã hội loài ngời càng phát triển thì mức độ phức tạp và đa dạng củacác hoạt động kinh tế càng tăng, mối quan tâm của con ngời đến hoạt động kinh tếcũng càng tăng Điều này đặt ra nhu cầu tất yếu phải thực hiện chức năng quản lýkinh tế Để quản lý đợc các hoạt động kinh tế thì cần thiết phải có số liệu, để có đợccác số liệu phục vụ cho hoạt động quản lý, đòi hỏi phải thực hiện việc quan sát, đolờng, tính toán và ghi chép các hoạt động đó Tất cả những công việc này nhằm thựchiện chức năng giám sát các hoạt động kinh tế tài chính gọi là hạch toán kế toán.Vậy hạch toán kế toán đợc hiểu nh sau :

Hạch toán kế toán là một hệ thống thông tin và kiểm tra về tài sản trong các doanhnghiệp, các tổ chức bằng hệ thống phơng pháp khoa học nh chứng từ, tính giá, đốiứng tài khoản và tổng hợp - cân đối kế toán

2 Đặc điểm hạch toán kế toán.

Hạch toán kế toán với chức năng phản ánh và giám đốc các mặt hoạt độngkinh tế tài chính trong tất cả các doanh nghiệp và các tổ chức nên có những đặc

điểm sau :

Thứ nhất, Hạch toán kế toán nghiên cứu tài sản trong mối quan hệ với nguồn hình

thành và quá trình vận động của tài sản trong các tổ chức, các đơn vị nhờ đó màhạch toán kế toán thực hiên đợc sự giám đốc liên tục cả trớc, trong và sau quá trìnhsản xuất kinh doanh và sử dụng vốn

Thứ hai, Hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế đều đợc ghi chép theo giá trị và

biểu hiện bằng tiền Nhờ đó mà hạch toán kế toán cung cấp đợc các chỉ tiêu tônghợp phục vụ cho việc giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế tài chính

Thứ ba, Hạch toán kế toán sử dụng hệ thống phơng pháp nghiên cứu khoa học nh

chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán để nghiên cứu đốitợng của mình Trong đó phơng pháp lập chứng từ kế toán là thủ tục hạch toán đầu

tiên và bắt buộc phải có đối với mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nhờ đó mà số liệu

đầu tiên, là cung cấp vật t cho sản xuất, qua khâu sản xuất đến khâu cuối cùng làtiêu thụ đều đợc phản ánh thật đầy đủ và sinh động qua thông tin kế toán Hơn thếnữa hạch toán kế toán còn thực hiện chức năng phản ánh và giám đốc một cách liêntục, toàn diện có hệ thống mọi hoạt động kinh tế qua hai mặt của mỗi hiện tợng,mỗi quá trình : vốn và nguồn, tăng và giảm, chi phí và kết quả Vì vậy thông tin kếtoán có ý nghĩa rất lớn trong hoạt động quản lý Cụ thể :

Hạch toán kế toán giúp các nhà quản lý định ra các kế hoạch, dự án và kiểmtra việc thực hiện các kế hoạch, các dự án đặt ra; qua việc phân tích các thông tin kếtoán ban giám đốc sẽ quyết định nên sản xuất mặt hàng nào, với nguyên liệu gì vàmua từ đâu, nên đầu t mới hay duy trì thiết bị cũ, nên mua bên ngoài hay tự sảnxuất, nên tiếp tục hoạt động hay chuyển hớng hoạt động sang những lĩnh vực mới.Hạch toán kế toán giúp các nhà đầu t, chủ nợ có đợc các quyết định có nên đầu thoặc cho vay hay không và đồng thời cũng biết đợc doanh nghiệp đã sử dụng vốn

đó nh thế nào, có hiệu quả hay không, có đúng mục đích hay không; nhờ vào cácthông tin về hiệu quả của một thời kỳ kinh doanh, tình hình tài chính của doanhnghiệp

Hạch toán kế toán cũng giúp cho Nhà nớc trong việc hoạch định chính sách,soạn thảo luật lệ; thông qua kiểm tra tổng hợp các số liêu kế toán Nhà nớc nắm đợctình hình chi phí, lợi nhuận của các đơn vị từ đó đề ra các chính sách về đầu t, thuế

vụ thích hợp

II Một số vấn đề chung về công tác hạch toán kế toán quá trình tiêu thụ trong doanh nghiệp.

1 Một số khái niệm liên quan đến quá trình tiêu thụ.

 Quá trình tiêu thụ: là quá trình doanh nghiệp chuyển giao hàng hoá, sản phẩm

hoặc cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, đợc khách hàng trả tiền hoặcchấp nhận thanh toán

Nội dung của quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá gồm :

+ Xuất sản phẩm, hàng hoá để bán và thanh toán với ngời mua

+Tính chính xác các khoản doanh thu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán bịtrả lại

+Tính chính xác các khoản thuế doanh thu và thuế tiêu thụ đặc biệt để xác địnhdoanh thu thuần và cuối cùng xác định lãi - lỗ vê tiêu thụ sản phẩm

 Doanh thu bán hàng là tổng giá trị đợc thực hiện do việc bán hàng hoá; sản

phẩm hoặc cung cấp dịch vụ, lao vụ cho khách hàng

Căn cứ vào chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 ban hành và công bố theo Quyết

định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trởng Bộ Tài chính thì doanhthu bán hàng đợc ghi nhận khi đồng thời thoả mãn tất cả 5 điều kiện sau :

+ Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữusản phẩm hoặc hàng hoá cho ngời mua;

+ Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá nh ngời sở hữu hànghoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá;

+ Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn;

+ Doanh nghiệp đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;+ Doanh nghiệp xác định đợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Doanh nghiệp phải xác định thời điểm chuyển giao phần rủi ro và lợi ích gắnliền với quyền sở hữu hàng hoá cho ngời mua trong từng trờng hợp cụ thể Tronghầu hết các trờng hợp, thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro trùng với thời điểmchuyển giao lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hợp pháp hoặc quyền kiểm soát hànghoá cho ngời mua

Trờng hợp doanh nghiệp vẫn còn chịu phần lớn rủi ro gắn liền với quyền sởhữu hàng hoá thì giao dịch không đợc coi là hoạt động bán hàng và doanh thukhông đợc ghi nhận Cụ thể doanh nghiệp còn phải chịu rủi ro gắn liền với quyền sởhữu hàng hoá nh :

+ Doanh nghiệp còn phải chịu trách nhiệm để đảm bảo cho tài sản đợc hoạt độngbình thờng mà việc này không nằm trong các điều khoản bảo hành thông thờng;+ Khi việc thanh toán tiền bán hàng còn cha chắc chắn vì phụ thuộc vào ngời muahàng hoá đó;

+ Khi hàng hoá đợc giao còn chờ lắp đặt và việc lắp đặt đó là một phần quantrọng của hợp đồng mà doanh nghiệp cha hoàn thành;

+ Khi ngời mua có quyền huỷ bỏ việc mua hàng vì một lý do nào đó đợc nêutrong hợp đồng mua bán và doanh nghiệp cha chắc chắn về khả năng hàng bán có

bị trả lại hay không

Nếu doanh nghiệp chỉ còn phải chịu một phần nhỏ rủi ro gắn liền với quyền sởhữu hàng hoá thì việc bán hàng đợc xác định và doanh thu đợc ghi nhận Ví dụ nhdoanh nghiệp còn nắm giữ giấy tờ về quyền sở hữu hàng hoá chỉ để đảm bảo sẽnhận đợc đủ các khoản thanh toán

Doanh thu bán hàng đợc ghi nhận chỉ khi đảm bảo là doanh nghiệp nhận đợc lợiích kinh tế từ giao dịch Trờng hợp lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng còn phụthuộc yếu tố không chắc chắn thì chỉ ghi nhận doanh thu khi yếu tố không chắcchắn này đã xử lý xong (ví dụ, khi doanh nghiệp không chắc chắn là Chính phủ nớc

sở tại có chấp nhận chuyển tiền bán hàng ở nớc ngoài về hay không) Nếu doanhthu đã đợc ghi nhận trong trờng hợp cha thu đợc tiền thì khi xác định khoản tiền nợphải thu này là không thu đợc thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanhtrong kỳ mà không đợc ghi giảm doanh thu Khi xác định khoản phải thu là khôngchắc chắn thu đợc (nợ phải thu khó đòi) thì phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

mà không ghi giảm doanh thu Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định là thực

sự không đòi đợc thì đợc bù đắp bằng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi

 Doanh thu thuần : là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng với các khoản

giảm giá; chiết khấu bán hàng, doanh thu của số hàng bán bị trả lại; thuế giá trịgia tăng đầu ra; thuế tiêu thụ đặc biệt; thuế xuất khẩu

 Chiết khấu bán hàng : là số tiền tính trên tổng số doanh thu trả cho khách hàng.

 Giảm giá hàng bán : Là khoản giảm trừ cho ngời mua do hàng hoá kém phẩm

chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu, giao hàng không đúng thời gian địa

điểm trong hợp đồng

 Hàng bán bị trả lại : Là giá trị khối lợng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị

khách hàng trả lại và từ chối thanh toán do không tôn trọng hợp đồng kinh tế nh

đã ký kết

 Lãi gộp : là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán.

 Kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ : là số chênh lệch giữa doanh thu

thuần với trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp

2 Yêu cầu quản lý quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá 2.1 Vị trí, vai trò của quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.

Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình kinh doanh; là chiếc cầu trunggian nối ngời bán với ngời tiêu dùng ( nối cung với cầu) Thông qua tiêu thụ giá trị

và giá trị sử dụng của hàng hoá đợc thực hiện; thông tin phản hồi từ phía thị trờng

đợc ghi nhận Chính vì vậy quá trình tiêu thụ giữ một vị trí vô cùng quan trọngtrong nền kinh tế và sự quan trọng ấy đợc biểu hiện qua vai trò của nó trong nềnkinh tế nh sau :

Về phía xã hội, tiêu thụ sản phẩm hàng hoá là một trong những khâu quantrọng của tái sản xuất xã hội Tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá có tác dụng nhiều mặttới tiêu dùng xã hội Tiêu thụ sản phẩm hàng hoá mà đa dạng, phong phú, đầy đủ,

kịp thời thì càng thoả mãn đợc nhu cầu tiêu dùng của xã hội và ngợc lại nhu cầutiêu dùng của xã hội càng tăng lại càng thúc đẩy sản xuất phát triển Nh vậy, thôngqua thị trờng, tiêu thụ góp phần điều hoà sự cân bằng giữa sản xuất và tiêu dùng,giữa hàng hoá và tiền tệ trong lu thông, giữa nhu cầu và khả năng thanh toán tạo

sự thích ứng tối đa giữa cung và cầu trong lĩnh vực tiêu dùng Tiêu thụ là điều kiện

để đảm bảo sự phát triển cân đối trong từng ngành, từng vung cũng nh toàn bộ nềnkinh tế quốc dân

Về phía doanh nghiệp, hoạt động tiêu thụ là tấm gơng phản chiếu tình hìnhsản xuất kinh doanh lỗ hay lãi; là thớc đo để đánh giá chất lợng kinh doanh củadoanh nghiệp.Tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá là cơ sở hình thành nên doanh thu và lợinhuận tạo ra thu nhập để bù đắp chi phí bỏ ra nhằm bảo tồn và phát triển vốn kinhdoanh Thông qua tiêu thụ doanh nghiệp nắm đợc nhu cầu, thị hiếu của ngời tiêudùng từ đó có chính sách đáp ứng phù hợp để đẩy mạnh doanh số bán ra, nâng caodoanh thu, mở rộng thị trờng nhằm đạt đến mục tiêu cuối cùng là tối đa hoá lợinhuận

Ngoài ra kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá là cơ sở đánh giá hiệu quả cuốicùng của hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định đối với mỗi doanhnghiệp Trên cơ sở đó xác định phần nghĩa vụ phải thực hiện đối với Nhà nớc, giảiquyết hài hoà mối quan hệ giữa lợi ích kinh tế Nhà nớc với tập thể cá nhân ngời lao

động Kết quả tiêu thụ là nguồn số liệu quan trọng cho các bên quan tâm đầu t hoặccho doanh nghiệp vay vốn

Nh vậy, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá có vai trò rất quan trọng trong việc sửdụng và phân bổ nguồn lực có hiệu quả đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân nốichung và đối với mỗi doanh nghiệp nói riêng Nhất là tronng điều kiện hiện nay tiêuthụ sản phẩm, hàng hoá mạnh khẳng định khả năng kinh doanh của mỗi doanhnghiệp trên thơng trờng; tạo uy tín và sự đảm bảo thành công về lâu dài

2.2 Yêu cầu quản lý quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.

Do quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá có vai trò và vị trí quan trọng nhtrên đã trình bầy nên công tác quản lý quá trình tiêu thụ cần phải đảm bảo các yêucầu sau :

1) Nắm chắc sự vân động của từng loại sản phẩm hàng hoá trong quá trìnhnhập, xuất và tồn kho theo các chỉ tiêu về số lợng, chất lợng và giá trị

2) Theo dõi chặt chẽ các phơng thức bán hàng, từng thể thức thanh toán,từng loại hàng hoá tiêu thụ và từng đối tợng khách hàng.

3) Tính toán và xác định đúng đắn kịp thời kết quả tiêu thụ của từng loại sảnphẩm hàng hoá

3 ý nghĩa và nhiệm vụ hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.

Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh Thông quatiêu thụ giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá đợc thực hiện, doanhnghiệp thu hồi đợc vốn bỏ ra Cũng chính trong giai đoạn tiêu thụ này, bộ phận giátrị mới sáng tạo ra trong khâu sản xuất đợc thch hiện và biểu hiện dới hình thức lợinhuận Đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sẽ góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốnnói riêng và hiệu quả sử dụng vốn nói chung, đồng thời góp phần thoả mãn nhu cầutiêu dùng xã hội Với ý nghĩa đó hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá cónhiệm vụ sau :

1) Phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình tiêu thụ sản phẩm, hànghoá, dịch vụ

2) Tính chính xác các khoản bị giảm trừ, thanh toán với ngời kách hàng, vớingân sách Nhà nớc và các khoản thuế phải nộp

3) Tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sảnphẩm, hàng hoá

4) Xác định kịp thời kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng, từng loại sản phẩm,hàng hoá, dịch vụ cũng nh toàn bộ lợi nhuận về tiêu thụ sản phẩm, hànghoá, dịch vụ

4 Các phơng thức tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá trong doanh nghiệp.

Phơng thức tiêu thụ là các cách thức bán hàng và thanh toán tiền hàng giữa

Theo phơng thức bán buôn có 2 hình thức bán hàng là :

 Bán buôn qua kho : là phơng thức bán buôn sản phẩm hàng hoá mà hàng bán

đ-ợc xuất ra từ chính kho của doanh nghiệp Trong phơng thức này có 2 hình thứcbán :

+ Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp : Theo hình thức này

doanh nghiệp xuất hàng bán ngay tại kho của doanh nghiệp và giao trực tiếp cho

đại diện bên mua hàng Sau khi đại diện bên mua hàng nhận đủ hàng, thanh toántiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hoá đợc xác nhận là tiêu thụ doanhnghiệp mất quyền kiểm soát và sở hữu số hàng đó

+ Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng : Theo hình thức này, căn cứ vào

hợp đồng mua hàng đã ký kết hoặc đơn đặt hàng của khách hàng doanh nghiệpxuất kho hàng hoá theo yêu cầu bằng phơng tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài

đến một địa điểm đã thoả thuận trớc với bên mua và giao hàng cho bên mua Hànghoá trong quá trình vận chuyển vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Số hàngnày chỉ đợc xác định là tiêu thụ khi nhận đợc tiền do bên mua thanh toán hoặcthông báo chấp nhận thanh toán của bên mua Chi phí vận chuyển số hàng này dodoanh nghiệp chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận trớc trong hợp đồng giữahai bên Nếu doanh nghiệp chịu chi phí vận chuyển thì khoản chi phí này sẽ đợcghi vào chi phí bán hàng Nếu bên mua chịu, chi phí vận chuyển

 Bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho : là phơng thức bán buôn sản

phẩm hàng hoá theo hình thức sau khi mua hàng, doanh nghiệp nhận hàng muakhông đa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua Phơng thức này chỉ ápdụng đối với các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại; doanh nghiệp thơng mạiphải tiến hành thanh toán với cả bên bán và bên mua hoặc chỉ làm trung gian,môi giới để hởng hoa hồng Theo phơng thức này có 2 hình thức bán :

+ Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán : Theo hình thức này doanh

nghiệp thơng mại vừa tiến hành thanh toán với bên cung cấp về hàng mua vừatiến hành thanh toán với bên mua về hàng bán Nếu hàng hoá bán buôn vậnchuyển thẳng do doanh nghiệp thơng mại chuyển đến cho bên mua theo hợp

đồng thì số hàng đó vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại trongquá trình vận chuyển Số hàng này đợc xem là tiêu thụ khi doanh nghiệp thơngmại nhận đợc tiền hàng thanh toán của bên mua hoặc thông báo của bên mua đã

nhận đợc hàng và chấp nhận thanh toán Nếu bên mua nhận hàng trực tiếp doanhnghiệp không phải vận chuyển thì khi giao xong hàng hoá cho bên mua đồngthời bên mua thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng này đ-

ợc coi là tiêu thụ

+ Bán buôn vân chuyển thẳng không tham gia thanh toán : Theo hình thức này

doanh nghiệp chỉ làm trung gian, môi giới trong mối quan hệ giữa bên cung cấp

và bên mua Doanh nghiệp uỷ nhiệm cho bên mua nhận hàng và thanh toán tiềnhàng với bên cung cấp về số lợng hàng trong hợp đồng mà doanh nghiệp đã ký kếtvới bên cung cấp Trong trờng hợp này, doanh nghiệp không phát sinh nghiệp vụmua hàng, bán hàng Tuy nhiên tuỳ theo điều kiện ký kết trong hợp đồng màdoanh nghiệp bán buôn đợc hởng một khoản hoa hồng do bên cung cấp hoặc bênmua trả; khoản hoa hồng này đợc coi là doanh thu của quá trình tiêu thụ

1.2 Bán lẻ.

Bán lẻ là phơng thức tiêu thụ hàng hoá với số lợng nhỏ, chấm dứt hình thức muabán, hàng hoá chuyển vào lĩnh vực tiêu dùng thực hiện phần giá trị sử dụng của nó.Phơng thức tiêu thụ này thờng đợc áp dụng trong các quầy hàng, cửa hàng và siêuthị Trong phơng thức bán lẻ có các hình thức bán hàng sau :

 Bán hàng thu tiền tập trung : Theo hình thức này, việc thu tiền của ngời mua và

giao hàng cho ngời mua tách rời nhau Mỗi quầy hàng hoặc cửa hàng có nhân viênthu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách hàng, viết hoá đơn hoặc tích kê cho kháchhàng để khách hàng đến nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hangf giao Hết ca, hếtngày bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng chokhách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số hàng đã bán trong ca, trongngày và lập báo cáo bán hàng Nhân viên thu tiền có nhiệm vụ nộp tiền bán hàngcho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền

 Bán hàng thu tiền trực tiếp : Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp

thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách Hết ca, hết ngày bán hàng, nhânviên bán hàng nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền hàng; sau đókiểm kê tồn quầy để xác định số hàng bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bánhàng

 Bán hàng tự chọn : Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, trớc

khi ra khỏi cửa hàng mang hàng đến bộ phận thu tiền để thanh toán tiền hàng Nhân

viên thu tiền tính tiền hàng và thu tiền của khách hàng Hình thức này áp dụng phổbiến ở các siêu thị hoặc cửa hàng tự chọn.

1.3 Phơng thức gửi bán, chờ chấp nhận (hay còn gọi là phơng thức chuyển hàng theo hợp đồng):

Theo phơng thức này, bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghitrong hợp đồng Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.Khi đợc ngời mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao(một phần hay toàn bộ) thì số hàng chấp nhận này mới đợc coi là tiêu thụ

1.4 Phơng thức ký gửi, đại lý :

Theo phơng thức này, bên bán xuất giao hàng cho các đơn vị, cá nhân làm

đại lý Số hàng gửi giao cho đại lý vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp; chỉ khi nàonhận đợc thông báo của các đại lý (hoặc quá thời hạn quy định) thì số hàng gửi đại

lý mới chính thức coi là tiêu thụ Theo phơng thức này chủ hàng phải trả hoa hồngcho đại lý và đợc tính vào chi phí bán hàng; đại lý đợc hởng hoa hồng tính vàodoanh thu bán hàng

1.5 Phơng thức bán hàng trả góp :

Theo phơng thức này, khi giao hàng cho ngời mua thì lợng hàng chuyển giao

đợc coi là tiêu thụ, ngời mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua một phần

số tiền phải trả và chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định Thông thờng số tiền trả ở các kỳbằng nhau, trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi suất trảchậm

Ngoài các phơng thức trên thì một số trờng hợp sau cũng đợc coi là tiêu thụ:

+ Hàng hoá xuất để đổi lấy hàng hoá khác

+ Hàng hoá xuất để trả lơng, thởng cho cán bộ công nhân viên

+ Hàng hoá xuất làm qùa biếu, tặng trong các dịp đặc biệt nh lễ, tết, hộinghị khách hàng

5 Các phơng thức thanh toán.

Công tác tiêu thụ sản phẩm hàng hoá trong doanh nghiệp có thể tiến hànhtheo nhiều phơng thức khác nhau; mặc dù vậy việc tiêu thụ này nhất thiết phải đợcgắn với hoạt động thanh toán với ngời mua, với cơ quan thuế về các khoản thuế của

5.1 Thanh toán với ngời mua.

Trên thực tế hoạt động thanh toán sản phẩm hàng hoá với ngời mua có thể thựchiện theo các phơng thức sau :

 Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt : Theo phơng thức này, việc giao hàng và

thanh toán tiền hàng đợc thực hiện ở cùng một thời điểm và ngay tại doanhnghiệp

 Thanh toán chậm : Là phơng thức thanh toán mà thời gian giao hàng và thời

gian thanh toán là khác nhau, tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên

 Thanh toán qua ngân hàng : Theo phơng thức này có các hình thức sau :

+ Thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện ngời mua đã chấpnhận thanh toán Việc tiêu thụ đợc xem là đã thực hiện, doanh nghiệp chỉ cần theodõi việc thanh toán với ngời mua

+ Thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện ngời mua có quyền

từ chối không thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng mua do khối lợnghàng gửi ddến cho ngời mua không phù hợp với hợp đồng về số lợng, chất lợng vàquy cách Theo hình thức này, sản phẩm hàng hoá đã đợc chuyển đến cho ngờimua nhng cha đợc coi là tiêu thụ doanh nghiệp cần theo dõi tinhf hình chấp nhậnhay không chấp nhận để xử lý trong thời hạn quy định bảo đảm lợi ích của doanhnghiệp

+ Thanh toán bằng th tín dụng (L/C) : Hình thức này thờng áp dụng đối với nhữngkhách hàng nớc ngoài Theo hình thức này, doanh nghiệp phải mở th tín dụng(L/C) theo hợp đồng thơng mại đã ký kết Tiến trình mở th tín dụng (L/C) do ngânhàng mở th tín dụng thực hiện theo yêu cầu của ngời mua Ngân hàng mở L/C sẽ làngời trả tiền cho ngời bán trên cơ sở kiểm tra mức độ phù hợp của chứng từ với L/C

đã mở

5.2 Thanh toán với ngân sách Nhà nớc.

Thanh toán với ngân sách Nhà nớc là thanh toán các khoản thuế nh thuếGTGT, thuế TTĐB, thuế xuất nhập khẩu, thuế tài nguyên, thuế nhà đất, các loạithuế, phí, lệ phí khác với Nhà nớc.Trong phạm vi bài viết này, để tiện cho việc đốichiếu ở phần II em chỉ đề cập đến cách xác định khoản thuế GTGT đầu ra của sảnphẩm hàng hoá tiêu thụ theo phơng pháp khấu trừ thuế Căn cứ vào Thông t số

122/2000/TT-BTC về việc hớng dẫn thi hành Nghị định số 79/2000/NĐ-CP ngày29/12/2000 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế GTGT ngày29/12/2000 thì :

Số thuế GTGT Thuế GTGT Thuế GTGT đầu vào

phải nộp đầu ra đợc khấu trừTrong đó, thuế GTGT đầu ra bằng giá tính thuế của hàng hoá, dịch vụ chịu thuế bán

ra nhân với thuế suất thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ đó

Thuế GTGT Giá tính thuế của hàng hoá, Thuế suất thuế GTGT

đầu ra dịch vụ bán ra * hàng hoá, dịch vụ bán raDoanh nghiệp kinh doanh thuộc đối tợng tính thuế theo phơng pháp khấu trừthuế khi bán hàng hoá, dịch vụ phải tính và thu thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụbán ra Khi lập hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ, doanh nghiệp phải ghi rõ giá bán ch-

a có thuế, thuế GTGT và tổng số tiền ngời mua phải thanh toán Trờng hợp hoá đơnchỉ ghi giá thanh toán, không ghi giá cha có thuế và thuế GTGT thì thuế GTGT củahàng hoá, dịch vụ bán ra phải tính trên giá thanh toán ghi trên hoá đơn, chứng từ.Doanh thu cha có thuế đợc xác định bằng giá bán trừ thuế tính trên giá bán

III Nội dung hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá trong doanh nghiệp.

1 Tài khoản sử dụng.

1.1 Tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng" :

 Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế,

các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanhnghiệp Tài khoản này đợc chi tiết làm 4 tiểu khoản :

+TK 5111 “Doanh thu bán hàng hoá”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh

thu bán hàng và doanh thu thuần của khối lợng hàng hoá đã xác định là tiêu thụ

TK 5111 đợc sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh vật t, hàng hoá

+TK 5112 “Doanh thu bán thành phẩm” : Tài khoản này dùng để phản ánh

doanh thu bán hàng và doanh thu thuần của khối lợng thành phẩm và bán thànhphẩm đã đợc xác định là tiêu thụ TK 5112 chủ yếu dùng cho các doanh nghiệpsản xuất nh công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp, ng nghiệp, lâm nghiệp

+TK 5113 “Doanh cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu

bán hàng và doanh thu thuần của khối lợng dịch vụ, lao vụ đã hoàn thành, đã cungcấp cho khách hàng và đã xác định là tiêu thụ TK 5113 chủ yếu dùng cho cácngành, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nh giao thông vận tải, bu điện, dịch

vụ công cộng, du lịch

+TK 5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá”: Tài khoản này dùng để phản ánh các

khoản thu từ trợ cấp, trợ giá của Nhà nớc khi doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụcung cấp sản phẩm hàng hoá và dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nớc

 Kết cấu : TK 511 đợc kết cấu nh sau :

 Bên Nợ :

+ Số chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán;

+ Doanh thu của hàng bán bị trả lại;

+ Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp;

+ Kết chuyển doanh thu thuần sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ

 Bên Có : Tổng doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ

 TK 511 cuối kỳ không có số d

1.2 Tài khoản 512 "Doanh thu bán hàng nội bộ".

 Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu do bán sản phẩm hàng

hoá trong nội bộ doanh nghiệp, giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công

ty hoặc tổng công ty Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2 :

+TK 5121 “Doanh thu bán hàng hoá”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh

thu của khối lợng hàng hoá đã đợc xác định là tiêu thụ nội bộ TK này chủ yếudùng cho các doanh nghiệp thơng mại nh vật t lơng thực

+TK 5122 “Doanh thu bán thành phẩm”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh

thu của khối lợng sản phẩm cung cấp giữa các đơn vị thành viên trong cùng công tyhay tổng công ty TK này chủ yếu dùng cho các doanh nghiệp sản xuất nh côngnghiệp, nông nghiệp, xây lắp, ng nghiệp, lâm nghiệp

+TK 5123 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh

doanh thu của khối lợng dịch vụ, lao vụ đã cung cấp cho các đơn vị thành viên trong

cùng công ty, tổng công ty TK 5123 chủ yếu dùng cho các ngành, các doanhnghiệp kinh doanh dịch vụ nh giao thông vận tải, bu điện

Khi sử dụng TK 512 cần lu ý một số điểm sau :

- Tài khoản này chỉ sử dụng cho các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trongmột công ty hay tổng công ty, nhằm phản ánh số doanh thu tiêu thụ nội bộ trongkỳ

- Chỉ phản ánh vào TK này số doanh thu của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao

vụ của các đơn vị thành viên cung cấp lẫn nhau

- Không hạch toán vào TK này các khoản doanh thu bán hàng cho các doanhnghiệp không trực thuộc công ty, tổng công ty

 Kết cấu : Tài khoản 512 có kết cấu tơng tự kết cấu tài khoản 511.

1.3 Tài khoản 531 " doanh thu hàng bán bị trả lại".

 Nội dung : TK 531 dùng để phản ánh trị giá của sản phẩm hàng hoá, dich vụ đã

tiêu thụ bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách phẩm chất hoặc do viphạm hợp đồng kinh tế.TK 531 không có tài khoản chi tiết cấp 2

 Kết cấu :

 Bên Nợ : Doanh thu của hàng đã bán nhng bị khách hàng trả lại trong kỳ

 Bên Có : Kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại sang TK 511

 Tài khoản này cuối kỳ không có số d

1.4 Tài khoản 532 " Giảm giá hàng bán".

 Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng với

giá bán đã thoả thuận Chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ doviệc chấp thuận giảm giá ngoaig hoá đơn, tức là sau khi có hoá đơn bán hàng.Không phản ánh vào tài khoản này số giảm giá đã đợc ghi trong hoá đơn bánhàng và đã đợc trừ vào tổng trị giá bán ghi trên hoá đơn TK 532 không có tàikhoản chi tiết cấp 2

 Kết cấu :

 Bên Nợ : Khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ

 Bên Có : Kết chuyển tổng số tiền giảm giá hàng bán vào TK 511

1.5 Tài khoản 811 " Chi phí tài chính".

 Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh chiết khấu bán hàng doanh nghiệp

chấp nhận trả cho ngời mua

 Kết cấu :

 Bên Nợ : Phản ánh số tiền chiết khấu bán hàng phát sinh trong kỳ đã chấpnhận trả cho ngời mua

 Bên Có : Kết chuyển chiết khấu bán hàng vào TK 911

 Cuối kỳ tài khoản này không có số d

1.6 Tài khoản 3331 " Thuế GTGT phải nộp".

 Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế

GTGT phải nộp, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp ngân sách Nhà nớc Tàikhoản này có 2 tài khoản cấp 2 :

 D Có : Số thuế GTGT còn phải nộp cho Nhà nớc

1.7 Tài khoản 632 " Giá vốn hàng bán".

 Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm hàng hoá,

dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ

 Kết cấu :

 Bên Nợ : Trị giá vốn sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã đợc xác định là tiêu thụ

 Bên Có : Kết chuyển giá vốn sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ vào tàikhoản 911

 Tài khoản này cuối kỳ không có số d

1.8 Tài khoản 611 "Mua hàng hoá".

 Nội dung : Tài khoản này đợc sử dụng để theo dõi trị giá hàng mua vào bao gồm

trị giá mua ghi trên hoá đơn và các chi phí thu mua liên quan trực tiếp đến quátrình mua hàng theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.Tài khoản này có 2 tài khoảnchi tiết cấp 2 :

+ TK 6111 “Mua nguyên vật liệu”

+ Giảm giá hàng mua đợc hởng

+ Trị giá hàng hoá xuất bán trong kỳ

+ Kết chuyển trị giá hàng hoá thực tế tồn kho cuối kỳ

+ Trị giá hàng hoá trả lại cho ngời bán

 TK 611 cuối kỳ không có số d

1.9.Tài khoản 156 "Hàng hoá".

 Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có của:

+ Hàng hoá tồn kho, tồn quầy (trong hệ thống kế toán theo phơng pháp kiểm kê

+ Chi phí thu mua hàng hoá (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên).

+ Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc ghi nhận (Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)

Bên Có :

+ Trị giá xuất kho của hàng hoá gồm : Xuất bán, xuất giao đại lý, xuất thuê chếbiến, xuất góp liên doanh, xuất sử dụng (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên).+ Trị giá hàng hoá xuất trả lại ngời bán (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên)+ Chiết khấu, giảm giá hàng hoá mua đợc hởng (theo phơng pháp kê khai thờngxuyên)

+ Trị giá hàng hoá thiếu hụt coi nh xuất (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên).+ Trị giá tồn kho đầu kỳ đã kết chuyển (Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)

D Nợ : Phản ánh trị giá vốn của hàng tồn cuối kỳ

 Hạch toán trên TK 1561 cần tôn trọng các nguyên tắc sau :

+ Chỉ phản ánh vào TK 1561 những hàng hoá dự trữ qua kho, còn tồn tại ở cácquầy bán

+ Những trờng hợp hập, gửi hàng sau không đợc ghi vào TK 1561 :

+ Các phí tổn mua hàng hoá đợc hạch toán riêng trên TK 1562 Cuối kỳ phân bổhoặc chuyển cho khối lợng hàng tồn cuối kỳ và hàng bán ra trong kỳ trực tiếp,gián tiếp.

+ TK 156 đợc hạch toán chi tiết theo kho, theo loại hàng, nhóm hàng và từng thứhàng

1.10 Tài khoản 157 "Hàng gửi bán".

 Nội dung : Tài khoản này đợc sử dụng để theo dõi giá trị sản phẩm, hàng hoá

tiêu thụ theo phơng thức chuyển hàng hoặc gía trị sản phẩm, hàng hoá nhờ bán

đại lý, ký gửi hay giá trị dịch vụ, lao vụ đã hoàn thành bàn giao cho ngời đặthàng, ngời mua hàng cha đợc chấp nhận thanh toán số hàng hoá, sản phẩm lao

vụ này vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp TK 157 có thể mở chi tiết cho từngloại hàng gửi bán

+Giá trị hàng gửi bán bị từ chối, trả lại

 D Nợ : Giá trị hàng gửi bán cha đợc chấp nhận

Ngoài một số tài khoản chính trên quá trình tiêu thụ còn sử dụng một số tài khoánliên quan nh : TK 111, TK 112, TK 131, TK 138,

2 Hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

2.1 Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

Nh ta đã biết hàng hoá có thể tiêu thụ theo nhiều phơng thức khác nhau Mỗimột phơng thức tiêu thụ khác nhau sẽ không giống nhau về cách thức, địa điểmgiao hàng, chi phí bán hàng Vì thế tuỳ theo phơng thức tiêu thụ và lĩnh vực kinhdoanh (sản xuất hay thơng mại), mà các doanh nghiệp có trình tự hạch toán quátrình tiêu thụ khác nhau

2.1.1 Trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phơng thức bán buôn qua kho và phơng thức bán lẻ (sơ đồ 1).

Giải thích sơ đồ 1:

(1) Xuất kho hàng hoá để bán trong kỳ ( đối với doanh nghiệp thơng mại) trong đó :(1a) Chi phí thu mua hàng hoá;

(1b) Trị giá hàng hoá xuất kho;

(2) Xuất kho thành phẩm để bán (đối với doanh nghiệp sản xuất)

(3) Doanh thu thành phẩm, hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Trong đó :

(3a) Giá bán thành phẩm, hàng hoá không có thuế GTGT;

(3b) Thuế GTGT đầu ra;

(3c) Chiết khấu thanh toán chấp nhận cho khách hàng

(4) Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp hoặc thuế xuất khẩu (nếu có)

(5) Kết chuyển giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại

(6) Nhập kho thành phẩm, hàng hoá bị trả lại Trong đó :

(6a) Nhập kho hàng hoá;

(6b) Nhập kho thành phẩm

(7) Kết chuyển giá vốn hàng bán vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ

(8) Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ

Sơ đồ 1 : Trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo

ph-ơng thức bán buôn qua kho và phph-ơng thức bán lẻ.

2.1.2 Trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phơng thức bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho, chuyển hàng theo hợp đồng, đại lý, ký gửi ở đơn vị giao đại lý, ký gửi (sơ đồ 2).

Sơ đồ 2: Trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo

ph-ơng thức bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho, chuyển hàng theo hợp đồng, đại lý, ký gửi ở đơn vị giao đại lý, ký gửi.

Giải thích sơ đồ 2 :

(1) Xuất thành phẩm, hàng hoá gửi đại lý bán Trong đó :

(1a) Trị giá thành phẩm, hàng hoá xuất kho gửi bán;

(1b) Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ trong kỳ (sử dụng cho doanh nghiệp thơngmại).

(2) Xuất thành phẩm gửi bán trực tiếp không qua kho

(3) Hàng hoá mua về gửi bán thẳng không qua kho (sử dụng đối với các doanhnghiệp thơng mại)

(4) Trị giá hàng gửi bán đã tiêu thụ

(5) Doanh thu bán hàng gửi bán Trong đó :

(5a) Doanh thu bán hàng gửi bán không thuế GTGT

(5b) Thuế GTGT đầu ra của hàng gửi bán đã tiêu thụ

(5c) Tiền hoa hồng phải trả cho đơn vị đại lý, ký gửi

(5d) Chiết khấu thanh toán chấp nhận trả cho đơn vị nhận đại lý, ký gửi

(6) Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp của số hàng gửi bán đã tiêu thụ.(7) Kết chuyển giảm giá hàng gửi bán, doanh thu hàng gửi bán bị trả lại

(8) Nhập lại kho số hàng gửi bán không tiêu thụ đợc

(9) Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng gửi bán vào tài khoản xác định kết quả tiêuthụ

(10) Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần của hàng gửi bán vào tài khoản xác

Sơ đồ 3: Trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo

ph-ơng thức bán hàng trả góp

Giải thích sơ đồ 3 :

(1) Xuất kho hàng hoá để bán trong kỳ (đối với doanh nghiệp thơng mại) trong đó:(1a) Chi phí thu mua hàng hoá;

(1b) Trị giá hàng hoá xuất kho;

(2) Xuất kho thành phẩm để bán (đối với doanh nghiệp sản xuất)

(4) Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp hoặc thuế xuất khẩu (nếu có)

(5) Kết chuyển giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại

(6) Kết chuyển giá vốn hàng bán vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ

(7) Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ

2.1.4 Trình tự hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phơng thức hàng đổi hàng (sơ đồ 4).

(1) Xuất thành phẩm, hàng hoá để gửi bán Trong đó :

(1a) Trị giá thành phẩm, hàng hoá xuất kho gửi bán;

(1b) Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ trong kỳ (sử dụng cho doanh nghiệp thơngmại)

(2) Xuất thành phẩm gửi bán trực tiếp không qua kho

(3) Hàng hoá mua về gửi bán thẳng không qua kho (sử dụng đối với các doanhnghiệp thơng mại)

(4) Trị giá hàng gửi bán đã tiêu thụ

(5) Doanh thu bán hàng Trong đó :

(5a) Doanh thu bán hàng không thuế GTGT

(5b) Thuế GTGT đầu ra của hàng đã tiêu thụ

(6) Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp của số hàng bán đã tiêu thụ.(7) Kết chuyển giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại

(8) Nhập lại kho số hàng gửi bán không tiêu thụ đợc

(9) Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng bán vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ.(10) Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần của hàng bán vào tài khoản xác định kếtquả

(11) Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá nhận đổi

(12) Nhập hàng đổi theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

(13) Nhập hàng đổi theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

2.2 Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp.

Đối với những doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếpthì việc hạch toán quá trình tiêu thụ cũng tơng tự nh các doanh nghiệp hạch toánthuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp tuy nhiên doanh thu bán hàng đợc ghi nhậntrên tài khoản 511, 512 bao gồm cả thuế GTGT phải nộp Số thuế GTGT phải nộpcuối kỳ đợc ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp

Giải thích sơ đồ 5:

(1) Doanh thu bán hàng có cả thuế GTGT

(2) Thuế tiêu thụ đặc biệt, và thuế xuất khẩu phải nộp

(3) Cuối kỳ, xác định thuế GTGT phải nộp

Hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phơng pháp kiểm kê

định kỳ giống nh phơng pháp kê khai thờng xuyên về các nghiệp vụ phản ánhdoanh thu bán hàng, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, các nghiệp vụ về chiết khấu bánhàng, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại theo từng phơng thức bán hàng Phơngpháp kiểm kê định kỳ chỉ khác phơng pháp kê khai thờng xuyên ở việc xác định giávốn hàng bán Đối với phơng pháp kiểm kê định kỳ giá vốn hàng bán không ghi

theo từng nghiệp vụ phát sinh mà căn cứ vào kết quả kiểm kê để xác định giá vốn

(1) Kết chuyển hàng hoá tồn đầu kỳ

(2) Mua hàng hoá nhập kho

(3) Kết chuyển hàng hoá tồn cuối kỳ

(4) Giá vốn hàng hoá xuất bán trong kỳ

(5) Kết chuyển trị giá thành phẩm sản xuất trong kỳ

4 Hạch toán kết quả tiêu thụ sản phẩm hàng hoá trong doanh nghiệp

4.1 Nội dung và cách xác định kết quả tiêu thụ.

Kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá đợc biểu hiện dới chỉ tiêu lãi hoặc lỗ vềtiêu thụ và đợc tính nh sau :

Lãi hoặc lỗ Lợi tức Chi phí bán hàng và chi

về tiêu thụ gộp phí quản lý doanh nghiệp

Trong đó :

Lợi tức gộp Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán

Doanh thu Doanh thu Giảm giá Doanh thu hàng Thuế Thuế thuần bán hàng hàng bán bán bị trả lại TTĐB xuất khẩu

Nh vậy, để xác định đợc kết quả tiêu thụ ta phải xác định đợc các yếu tố cấuthành kết quả tiêu thụ đó Ngoài doanh thu thuần đã đợc xác định nh trên ta còn cầnphải xác định giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

4.2 Nội dung các yếu tố cấu thành kết quả tiêu thụ.

4.2.1 Giá vốn hàng bán.

Về bản chất trị giá vốn của hàng tiêu thụ đợc tính theo giá thực tế, nhập khogiá nào thì xuất bán theo giá đó Tuy nhiên tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanhtrong từng lĩnh vực (sản xuất, thơng mại) mà trị giá vốn của hàng tiêu thụ đợc xác

+ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ

4.2.1.1 Các phơng pháp xác định trị giá mua của hàng tiêu thụ (đối với doanh nghiệp thơng mại), trị giá hàng xuất bán xuất dùng (đối với doanh nghiệp sản xuất).

 Phơng pháp giá đơn vị bình quân.

Theo phơng pháp này, khi xuất hàng ta chỉ theo dõi về mặt số lợng đến cuối kỳ mớitính đợc đơn giá bình quân; giá thực tế hàng xuất kho trong kỳ đợc tính theo côngthức :

Giá thực tế Số lợng hàng x Giá đơn vị

hàng xuất kho xuất kho bình quân

Trong đó, giá đơn vị bình quân đợc xác định :

Giá đơn Giá trị thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

vị bình =

quân Số lợng hàng thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Khi sử dụng giá đơn vị bình quân có thể sử dụng dới ba dạng:

+ Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ : Theo phơng pháp này giá đợc xác định sau

khi kết thúc kỳ hạch toán (tháng, quý, năm)

 Ưu điểm : Cách tính đơn giản, ít tốn công sức

 Nhợc điểm : Không có tính kịp thời, công việc tính toán dồn vào cuối tháng,quý, năm gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói riêng và công tác kế toán nóichung

+ Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc, đầu kỳ này : Theo phơng pháp này, trị giá

thực tế của hàng xuất kỳ này sẽ tính theo giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc

Trị giá thực tế hàng tồn kho đầu kỳ Giá đơn vị (hoặc cuối kỳ trớc)

+ Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập :

Trị giá thực tế hàng tồn + Trị giá thực tế của

Giá đơn vị trớc khi nhập lần N hàng nhập lần N +1

bình quân Số lợng hàng tồn + Số lợng hàng

cuối kỳ trớc cuối lần nhập N nhập lần N + 1

 Ưu điểm : Phơng pháp này khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháptrên; vừa bảo đảm tính kịp thời của số liệu kế toán vừa phản ánh đợc tình hình biến

động của giá cả trong kỳ

 Nhợc điểm : Khối lợng tính toán lớn, tốn nhiều công sức bởi vì, cứ sau mỗilần nhập hàng kế toán lại phải tiến hành tính toán lại giá bình quân

phơng pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có số lần nhập ít, số lợng lớnhoặc sử dụng ở những doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng máy

 Phơng pháp xác định theo trị giá hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua

Giá thực tế Số lợng Đơn giá muahàng tồn kho = hàng tồn x lần cuối cùngcuối kỳ kho cuối kỳ trong kỳ

 Ưu điểm : Phơng pháp này đơn giản, nhanh chóng

 Nhợc điểm : Độ chính xác không cao, không phản ánh đợc sự biến động củagiá cả

 Phơng pháp giá thực tế đích danh:

Phơng pháp giá thực tế đích danh (còn gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay

ph-ơng pháp trực tiếp) đợc sử dụng với các loại hàng có giá trị cao và có tính tách biệt

nh vàng, bạc, kim loại quý hiếm Theo phơng pháp này, hàng đợc xác định giá trịtheo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng.Khi xuất hàng nào (hay lô hàng nào) sẽ xác định theo giá thực tế đích danh củahàng (hay lô hàng đó)

 Ưu điểm : Phơng pháp này là phơng pháp lý tởng nhất, nó tuân thủ đúng theonguyên tắc phù hợp Giá trị hàng hoá tồn kho phản ánh đúng giá trị thực tế của nó.

 Nhợc điểm : Việc áp dụng phơng pháp này rất phức tạp đòi hỏi thủ kho phảinắm đợc chi tiết từng hàng hoá hoặc từng lô hàng Phơng pháp này chỉ phù hợp vớinhững doanh nghiệp có ít loại hàng hoá, hàng hoá có thể chia ra từng lô từng loạiriêng rẽ

 Phơng pháp giá thực tế nhập trớc, xuất trớc (FIFO).

Theo phơng pháp này, giả thiết số hàng nào nhập trớc sé xuất trớc, xuất hết sốnhập trớc mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cáchkhác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của hàng mua trớc sẽ đợc dùng làmgiá để tính giá thực tế hàng xuất trớc và do vậy, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ làgiá thực tế của số hàng mua vào sau cùng trong kỳ

 Ưu điểm : Phơng pháp này gần đúng với luồng nhập xuất hàng trong thực tế.Hàng hoá đợc tính theo phơng pháp này sẽ gần với phơng pháp giá thực tế đíchdanh và do đó sẽ phản ánh chính xác hơn trị giá hàng hoá xuất kho và tồn kho.Theo phơng pháp này, giá trị hàng hoá tồn kho là giá trị của hàng mua ở lần saucùng do đó khi giá thị trờng có xu hớng tăng lên thì giá vốn hàng mua vào tínhtheo phơng pháp này sẽ nhỏ hơn giá vốn hàng mua theo thực tế và vì vậy doanhnghiệp có số lãi nhiều hơn so với thực tế Kết quả này sẽ là con số đẹp giúp doanhnghiệp giải trình trớc các nhà đầu t

 Nhợc điểm : Phơng pháp này làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp vớichi phí hiện tại do doanh thu hiện tại đợc tạo ra bởi giá trị của hàng mua vào từcách đó rất lâu Phơng pháp này chỉ áp dụng đợc đối với những doanh nghiệp có ítloại hàng hoá, số lần nhập kho của mỗi loại hàng hoá không nhiều

 Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO).

Phơng pháp này xác định giá trị hàng xuất kho trên cơ sở giả định hàng mua saucùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc ở trên

 Ưu điểm : Theo phơng pháp này, doanh thu hiện tại phù hợp hơn với chi phí hiệntại bởi vì doanh thu hiện tại đợc tạo ra bởi giá trị của hàng mua vào vừa mới đợcmua vào gần đây Theo phơng pháp này, khi giá thị trờng có xu hớng tăng lên thìdoanh nghiệp sẽ hoãn đợc một khoản thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Nhà nớckhi đến hạn, do giá của hàng mua vào sau cùng thờng cao hơn giá của hàng mua

vào trớc đó, dẫn đến giá vốn hàng mua vào tăng lên, lợi nhuận giảm xuống thuế thunhập phải nộp trong kỳ giảm.

 Nhợc điểm : Phơng pháp này bỏ qua trình tự nhập xuất hàng hoá và giá trị củahàng hoá tồn kho đợc phản ánh thấp hơn so với giá trị thực tế của nó do hàng hoánhập vào đầu tiên có giá trị thấp hơn so với gía trị hiện thời Phơng pháp này chỉphù hợp với những doanh nghiệp có ít loại danh điểm hàng hoá, số làn nhập khocủa mỗi danh điểm không nhiều

 Phơng pháp giá hạch toán.

Giá hạch toán là giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định nào đó trong kỳ Khi ápdụng phơng pháp này, toàn bộ hàng biến động trong kỳ đợc phản ánh theo giá hạchtoán Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theocông thức sau :

Giá thực tế của Giá hạch toán của Hệ

hàng xuất trong kỳ = hàng xuất trong kỳ x số

(hoặc tồn cuối kỳ) (hoặc tồn cuối kỳ ) giá

 Nhợc điểm : Kết quả phản ánh ở từng thời điểm không chính xác; công việc điềuchỉnh giá cuối kỳ mới xác định đợc giá trị thực tế của hàng xuất dùng trong kỳ

4.2.1.2 Phơng pháp phân bổ chi phí thu mua cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ.

Đối với doanh nghiệp kinh doanh thơng mại, ngoài việc xác định giá mua củahàng tiêu thụ theo một trong các phơng pháp trên, để xác địnhtrị giá vốn của hàngtiêu thụ, kế toán còn cần phải phân bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ theo tiêu thứcphù hợp (trọng lợng, số lợng, giá bán, trị giá mua ) Công thức phân bổ nh sau:

Chi phí Chi phí thu mua của hàng hoá Tiêu thức

thu mua tồn đầu kỳ và chi phí thu mua phân bổ của

phân bổ phát sinh trong kỳ hàng hoá

cho hàng = x tiêu thụ

hoá tiêu Tổng tiêu thức phân bổ của hàng trong kỳ

thụ trong hoá tồn đầu kỳ và hàng hoá tiêu

kỳ thụ trong kỳ

Chi phí thu mua bao gồm :

+ Chi phí vận chuyển bảo quản trong giai đoạn mua hàng;

+ Chi phí thuê kho, bãi để chứa hàng;

+ Chi phí bảo hiểm hàng hoá trong khâu mua;

+ Hao hụt trong định mức khi mua hàng;

+ Công tác phí cho ngời đi đờng;

+ Hoa hồng trả cho ngời bán, đơn vị nhận uỷ thác mua hoặc uỷ thác nhập khẩu

4.2.2 Chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là toàn bộ các khoản chi có liên quan đến hoạt động tiêuthụ sản phẩm, hàng hoá trong kỳ nh chi phí nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu;dụng cụ, bao bì; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua ngoài Đây là khoảnchi phí thời kỳ nên phát sinh đến đâu trừ hết vào thu nhập đến đó

Để tập hợp chi phí bán hàng kế toán sử dụng tài khoản 641 “chi phí bán hàng”Kết cấu tài khoản :

 Bên Nợ : Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ

 Bên Có : + Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng

+ Kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào kết quả trong kỳ

TK 641 cuối kỳ không có số d và đợc mở chi tiết theo các tiểu khoản sau :

+TK 6411 “Chi phí nhân viên” : Tài khoản này theo dõi toàn bộ tiền lơng chính,

l-ơng phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền ll-ơng Các khoản trích cho quỹBHXH, BHYT của nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡhàng hoá tiêu thụ

+TK 6412 “Chi phí vật liệu, bao bì” : Tài khoản này theo dõi các chi phí vật liệuliên quan đến bán hàng nh vật liệu bao gói, vật liêu dùng cho lao động của nhânviên (giẻ lau, xà phòng ) vật liệu dùng cho sửa chữa quầy hàng

+TK 6413 “Chi phí dụng cụ, đồ dùng” : Tài khoản này theo dõi các dụng cụ nhcân, đong, đo, đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay phục vụ cho bán hàng

+TK 6414 “Chi phí khấu hao TSCĐ” Tài khoản này theo dõi khấu hao TSCĐ ở bộphận bán hàng (nhà cửa, kho tàng, phơng tiện vận tải )

+Tk 6415 “Chi phí bảo hành sản phẩm” Tài khoản này theo dõi chi phí cho sảnphẩm, hàng hoá trong thời gian đợc bảo hành theo hợp đồng

+TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” Tài khoản này theo dõi các chi phí dịch vụmua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyểnhàng hoá để tiêu thụ, tiền thởng hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷthác xuất khẩu

+ TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác” Tài khoản này theo dõi các chi phí khác phátsinh trong khi bán hàng, ngoài các chi phí kể trên, nh chi phí tiếp khách ở bộphận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng,chi phí hội nghị khách hàng

(2) Tập hợp chi phí vật liệu, dụng cụ.

(3) Tập hợp chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng cho bộ phận bán hàng

(4) Tập hợp các chi phí liên quan khác

(5) Chi phí chở kết chuyển

(6) Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng phân bổ trong kỳ vào tài khoản xác địnhkết quả

(7) Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản xác định kết quả

(8) Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí bán hàng

4.2.3 Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đếntoàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không thể tách riêng cho bất kỳ hoạt độngnào

Kế toán sử dụng tài khoản 642 “ chi phí quản lý doanh nghiệp ” để tập hợp cáckhoản chi phí thuộc loại này trong kỳ Tk 642 có kết cấu nh sau :

 Bên Nợ : Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ

 Bên Có : + Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản xác

định kết quả

+ TK 6421 “Chi phí nhân viên quản lý” Tài khoản này theo dõi các khoản tiền

l-ơng, phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở cácphòng ban trong doanh nghiệp

+ TK 6422 “Chi phí vật liệu quản lý” Tài khoản này theo dõi các vật liệu xuấtdùng cho công tác quản lý doanh nghiệp nh giấy, bút, mực, vật liệu sử dụng choviệc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ

+ TK 6423 “Chi phí đồ dùng văn phòng” Tài khoản này theo dõi các giá trị dụng

cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý

+ TK 6424 “Chi phí khấu hao TSCĐ” Tài khoản này theo dõi các chi phí khâu haodùng chung cho doanh nghiệp nh : nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng,vật kiến trúc, phơng tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên vănphòng

+ Tk 6425 “Thuế, phí, lệ phí” Tài khoản này theo dõi các khoản chi phí về thuế,phí và lệ phí nh thuế môn bài, thu trên vốn, thuế nhà đất và các khoản phí, lệ phíkhác

+ TK 6426 “Chi phí dự phòng” Tài khoản này theo dõi các khonả dự phòng giảmgiá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi tình vào chi phí sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp

+ TK 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” Tài khoản này theo dõi các chi phí vềdịch vụ mua ngoài, thuê ngoài nh : tiền điện, nớc, điện thoại, điện báo, thuê nhà,thuê ngời sửa chữa TSCĐ thuộc văn phòng doanh nghiệp

+ TK 6428 “Chi phí bằng tiền khác” Tài khoản này theo dõi các chi phí khácthuộc quản lý chung của doanh nghiệp ngoài các chi phí kể trên, nh chi phí hộinghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe đi phép, dân quân tự vệ, đào tạo cán bộ, lãivay vốn dùng cho sản xuất, kinh doanh phải trả

Sơ đồ 8 : Trình tự hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp.

TK 334, 338 TK 642 TK 111, 112, 138

Giải thích sơ đồ 8 : Trình tự hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

(1) : Lơng và các khoản trích theo lơng cho nhân viên quản lý doanh nghiệp (2) : nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chi cho bộ phận quản lý doanh nghiệp (3) KTSCĐ dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp

(4) : Tập hợp các chi phí liên quan khác

(5) Dự phòng tính cho quản lý doanh nghiệp

(6) Thanh toán nội bộ liên quan đến quản lý doanh nghiệp.

(7) Chi phí khác mua ngoài

(8):Chi phí chở kết chuyển

(9) : Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ trong kỳ vào tàikhoản xác định kết quả

(10) : Giá trị thu hồi ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

(11): Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản xác định kếtquả

4.3 Trình tự hạch toán kết quả tiêu thụ.

4.3.1 Tài khoản sử dụng

 TK 632 (xem mục III 1.7)

 TK 641 (xem mục III 4.2.2)

 TK642 (xem mục III 4.2.3)

 TK 511 (xem mục III 1.1)

 TK 512 (xem mục III 1.2)

 TK 911 “ Xác định kết quả các hoạt động kinh doanh” Tài khoản này đợc sửdụng để xác định kết quả kinh doanh theo từng hoạt động ( hoạt động kinhdoanh, hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng) Với hoạt động kinh doanh,kết quả cuối cùng chính là lãi hoặc lỗ vè tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ dovậy TK 911 có kết cấu nh sau :

 Bên Nợ : + Giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ

+ Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Kết chuyển kết quả lãi về tiêu thụ vào tài khoản lợi nhuận chaphân phối

 Bên Có : + Doanh thu thuần về tiêu thụ

+ Kết chuyển kết quả lỗ về tiêu thụ vào tài khoản lợi nhuận chaphân phối

Tài khoản này cuối kỳ không có số d

 TK 421 “Lợi nhuận cha phân phối” Tài khoản này dùng để theo dõi số lãi từ cáchoạt động còn lại cha phân phối Kết cấu :

 D Có : Số lãi còn lại cha phân phối

4.3.2 Trình tự hạch toán kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá (Sơ đồ 9).

Sơ đồ 9 : Trình tự hạch toán kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.

(1) Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng bán

(2) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng

(3) Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp

(4) Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần

(5) Lỗ từ hoạt động tiêu thụ.

(6) Lãi từ hoạt động tiêu thụ

IV Trình tự tổ chức hệ thống sổ sách quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.

1 Khái niệm và tác dụng của sổ sách kế toán.

Sổ kế toán là một phơng tiện vật chất cơ bản, cần thiết để ngời làm kế toánghi chép, phản ánh một cách có hệ thống thông tin kế toán theo thời gian cũng nhtheo đối tợng Ghi sổ kế toán đợc thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toántrong công nghệ sản xuất thông tin kế toán Sổ kế toán có thể là một tờ rời có chứcnăng ghi chép độc lập hoặc có thể là quyển sổ bao gồm nhiều tờ rời sổ tạo thành đểthực hiện một chức năng phản ánh quy định của hệ thống hạch toán Nh vậy sổ tờrời hay sổ quyển đều phải tuân thủ nguyên lý kết cấu nhất định có nội dung ghichép theo thời gian hoặc theo đối tợng nhất định hoặc chi tiết, hoặc tổng hợp đểphản ánh và hệ thống hoá các thông tin đã đợc chứng từ hoá một cách hợp pháp vàhợp lý theo tiến trình ghi chép của kế toán

Sổ kế toán có nhiều tác dụng đối với công tác kế toán trên thực tiễn áp dụng.Nghiệp vụ kinh tế sau khi đã đợc lập chứng từ theo quy chếcủa hạch toán ban đầu,cần phải đợc sắp xếp lại theo yêu cầu sử dụng thông tin của ngời quản lý : hoặc theothời gian, hoặc theo đối tợng, hoặc tổng hợp, hoặc chi tiết Mặc dù thông tin ghichép bằng sách kế toán cha đợc xử lý tinh lọc theo chỉ tiêu cung cấp, nhng bằngviệc phân loại số liệu kế toán từ chứng từ vào hệ thống các loại sổ kế toán theo mục

đích ghi chép của mỗi loại sổ sẽ cung cấp thông tin cho chỉ đạo hoạt động kinhdoanh hàng ngày Tại công đoạn ghi sổ kế toán sẽ cho biết thông tin cần quản lý vềmột đối tợng mà bản thân chứng từ kế toán không thể cung cấp đợc

Cuối kỳ lập báo cáo, dựa trên thông tin đã hệ thống hoá trên sổ kế toán, cóthể xử lý, lựa chọn các thông tin có ích để lập báo cáo, phân tích tài chính, cung cấpcho việc ra các quyết định từ nội bộ hoặc từ các chủ thể quản lý bên ngoài Khôngthể hoàn thành đợc quá trình hạch toán, nếu kế toán không tổ chức thiết kế đợc bộ

sổ kế toán với số lợng, kết cấu trong, ngoài và quy định mối liên hệ cũng nh phơngpháp ghi chép của bộ sổ kế toán

Nh vậy sổ kế toán có những tác dụng khác nhau trên nhiều lĩnh vực quản lý cũng

nh thực hiện nghiệp vụ kế toán, trớc trong và sau quá trình hoạt động kinh doanhthuộc một kỳ kế toán nhất định

2 Các hình thức sổ kế toán.

Hình thức sổ kế toán là một hệ thống các loại sổ kế toán, có chức năng ghi chép,kết cấu nội dung khác nhau, đợc liên kết với nhau trong một trình tự hạch toán trêncơ sở của chứng từ gốc

Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hìnhthành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau Việc doanh nghiệp lựachọn hình thức sổ nào để áp dụng tuỳ thuộc vào các đặc điểm sau :

+ Đặc điểm và loại hình sản xuất cũng nh quy mô sản xuất

+ Yêu cầu và trình độ quản lý hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị

+ Trình độ nghiệp vụ và năng lực của cán bộ kế toán

+ Điều kiện và phơng tiện vật chất hiện có của đơn vị

Song chung quy lại cho tới nay có 4 hình thức sổ cơ bản có thể lựa chọn và vậndụng

+ Hình thức Nhật ký chung+ Hình thức sổ Nhật ký - Sổ cái + Hình thức sổ Chứng từ - Ghi sổ+ Hình thức sổ nhật ký chứng từ

2.1 Hình thức sổ Nhật ký chung.

Nhật ký chung là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạchtoán, đặc biệt có nhiều thuận lợi khi ứng dụng máy tính trong xử lý thông tin kếtoán trên sổ

Đặc trng cơ bản của hình thức sổ kế toán Nhật ký chung là số lợng sổ sách củahình thức này gồm : Sổ Nhật ký chung, Sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết

 Sổ Nhật ký chung theo hình thức này thờng có 2 mục đích phản ánh : Phản ánh

chung cho mọi đối tợng - gọi là sổ Nhật ký chung, phản ánh riêng cho một số

đối tợng chủ yếu coa mật độ phát sinh lớn và có tầm quan trọng đối với doanhnghiệp, cần có sự theo dõi riêng để cung cấp thông tin nhanh cho quản lý nội bộ

- gọi là Nhật ký đặc biệt, hay Nhật biên hay có thể gọi là Nhật ký tài khoản

Sổ Nhật ký chung là sổ chủ yếu quản lý toàn bộ số liệu kế toán của doanhnghiệp trong một niên độ kế toán và đợc sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ phátsinh không phân biệt đối tợng nào, theo thứ tự thời gian và ghi kết chuyển vào sốliệu của các Nhật ký đặc biệt để quản lý chung Nhật ký chung có đặc điểm :

+ Sổ Nhật ký chung thờng là sổ quyển, không sử dụng sổ tờ rời

+ Nhật ký chung mở chung cho các đối tợng

+ Chức năng Nhật ký chung là hệ thống hoá số liệu kế toán theo thứ tự phátsinh của nghiệp vụ

+ Cơ sở ghi Nhật ký chung là : Chứng từ gốc đã lập hợp pháp, hợp lệ

+ Nhật ký chung ghi theo nguyên tắc ghi sổ kép

Nhật ký đặc biệt là sổ Nhật ký mở riêng cho một số đối tợng, ghi chép songsong với Nhật ký chung Nhật ký đặc biệt không giống nhau giữa các doanh nghiệp,tuỳ thuộc tính chất phát sinh của loại đối tợng, cũng nh yêu cầu quản lý của doanhnghiệp Thông thờng Nhật ký đặc biệt có kết cấu không giống nhau, vì yêu cầu nộidung hạch toán của mỗi đối tợng khác nhau Chẳng hạn Nhật ký thu tiền và Nhật kýchi tiền giống nhau về cách kết cấu, nhng lại khác kết cấu với Nhật ký bán hàng,Nhật ký mua hàng Nh vậy để thiết kế sổ Nhật ký đặc biệt cần căn cứ đặc điểm đốitợng mở sổ và yêu cầu quản lý đối tợng đó để có mẫu sổ hợp lý với quá trình hạchtoán

 Sổ cái trong hình thức Nhật ký chung đợc mở để ghi tiếp số liệu kế toán từ sổ

Nhật ký chung, đây là sổ tổng hợp dùng để hệ thống hoá các nghiệp vụ phát sinhtheo từng tài khoản mở cho mỗi đoói tợng hạch toán Đặc trng kết cấu nội dungghi chép trên sổ cái của hình thức này là :

+ Sổ cái đợc ghi sau sổ Nhật ký chung xét trên góc độ thứ tự phản ánh cácnghiệp vụ phát sinh đã đợc chứng từ hoá

+ Sổ cái ghi theo từng đối tợng ứng với mỗi tài khoản cần mở