IV. Trình tự tổ chức hệ thống sổ sách quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.
2. Các hình thức sổ kế toán.
2.4. Hình thức sổ Nhật ký chứng từ.
Hình thức sổ Nhật ký chứng từ sử dụng các loại sổ sách sau :
• Sổ Nhật ký : Hình thức sổ Nhật ký chứng từ sử dụng 10 sổ Nhật ký sau :
+ Nhật ký chứng từ số 1 : Tiền mặt
+ Nhật ký chứng từ số 2 : Tiền gửi ngân hàng
+ Nhật ký chứng từ số 3 : Tiền đang chuyển
+ Nhật ký chứng từ số 4 : Tiền vay tín dụng + Nhật ký chứng từ số 5 : Nhà cung cấp + Nhật ký chứng từ số 6 : Nhật ký hàng mua + Nhật ký chứng từ số 7 : Nhật ký chi phí sản xuất + Nhật ký chứng từ số 8 : Bán hàng và xác định kết quả + Nhật ký chứng từ số 9 : Tài sản cố định
+ Nhật ký chứng từ số 10 : Nhật ký chung cho các đối tợng còn lại.
• Bảng kê : Hình thức nhật ký chứng từ sử dụng 11 bảng kê nhằm phục vụ cho việc
ghi sổ nhật ký đợc gọn nhẹ, nhanh chóng. Các bảng kê thờng gồm :
+ Bảng kê số 1 : Tiền mặt (ghi Nợ)
+ Bảng kê số 2 : Tiền gửi ngân hàng (ghi Nợ)
+ Bảng kê số 3 : Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ
+ Bảng kê số 4 : Chi phí sản xuất theo phân xởng
+ Bảng kê số 5 : Chi phí chung và xây dựng cơ bản
+ Bảng kê số 6 : Chi phí trả trớc và phải trả
+ Bảng kê số 8 : Nhập, xuất, tồn kho hàng hoá, sản phẩm.
+ Bảng kê số 9 : Tính giá sản phẩm, hàng hoá
+ Bảng kê số 10 : Hàng gửi bán
+ Bảng kê số 11 : Khách hàng
• Bảng phân bổ : Hình thức sổ nhật ký chứng từ sử dụng bảng phân bổ để chia chi
phí cho đối tợng chịu phí và mục đích của chi phí. Bảng phân bổ thờng dùng để hạch toán trớc khi ghi bảng kê. Thuộc bảng phân bổ có 4 bảng
+ Bảng phân bổ số 1 : Tiền lơng và các khoản trích theo lơng
+ Bảng phân bổ số 2 : Vật liệu, công cụ, dụng cụ
+ Bảng phân bổ số 3 : Khấu hao TSCĐ
+ Bảng phân bổ số 4 : Chi phí sản xuất phụ phù trợ
• Sổ chi tiết : Gồm 6 sổ đợc quy định sẵn kết cấu để phục vụ việc ghi bảng kê hoặc
nhật ký chứng từ.
+ Sổ chi tiết 1 : Tiền vay tín dụng (NKCT số 4)
+ Sổ chi tiết 2 : Chi tiết nhà cung cấp ( NKCT số 5)
+ Sổ chi tiết 4 : Chi tiết khách hàng (bảng kê Số 11; NKCT Số 8)
+ Sổ chi tiết 5 : TSCĐ (NKCT số 9)
+ Sổ chi tiết 6 : Các đối tợng còn lại (NKCT số 10)
• Sổ cái : Sổ cái ghi ngày cuối cùng của kỳ báo cáo trên cơ sở các Nhật ký chứng
từ; sổ cái mở cho từng tài khoản.
Ưu điểm của hình thức nhật ký chứng từ : So với các hình thức sổ trớc, hình thức
này đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, thực hiện chuyên môn hoá và phân công chuyên môn hoá lao động kế toán. Hỗu hết sổ kết cấu theo một bên của tài khoản (trừ một số tài khảon thanh toán) nên giản một nửa khối lợng ghi sổ. Mặt khác sổ theo hình thức này kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ, nên tính chất đối chiếu kiểm tra cao. Mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng và ban hành thống nhất tạo nên kỷ cơng cho việc ghi chép sổ sách. Nhiều chỉ tiêu quản lý đợc kết hợp ghi sẵn trên sổ kế toán nhật ký chứng từ, đảm bảo cung cấp thông tin tức thời cho quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn.
Nhợc điểm của hình thức nhật ký chứng từ : Là phức tạp về kết cấu, quy mô sổ
lớn về lợng và loại, đa dạng kết cấu giữa các đối tợng trên loại sổ Nhật ký chính và phụ (bảng kê, bảng phân bổ) nên khó vận dụng phơng tiện máy tính vào xử lý số liệu kế toán; đòi hỏi trình độ kế toán cao và quy mô hoạt động doanh nghiệp lớn.
Điều kiện áp dụng : Hình thức nhật ký chứng từ sử dụng có hiệu quả trong những
điều kiện sau :
+ Doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp thơng mại có quy mô lớn.
+ Đội ngũ nhân viên kế toán nhiều, đủ trình độ thao tác nghiệp vụ đúng trên sổ.
+ Doanh nghiệp chủ yếu thực hiện kế toán bằng lao động thủ công.