II. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán (Sơ đồ 19)
4. Hình thức tổ chức sổ sách kế toán.
Công ty thơng mại và sản xuất thiết bị giao thông vận tải sử dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung. Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phaỉ đợc ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Theo hình thức kế toán nhật ký chung công ty sử dụng các loại sổ kế toán sau: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản, Các sổ kế toán chi tiết. Trong đó:
Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ cái. Số liệu trên sổ Nhật ký chung đợc dùng làm căn cứ để ghi vào sổ Cái.
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán đợc quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản đợc mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.
Sổ kế toán chi tiết : Công ty sử dụng các sổ chủ yếu sau: 1- Sổ tài sản cố định
2- Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá. 3- Thẻ kho (TSCĐ, vật liệu)
4- Sổ chi phí sản xuất kinh doanh 5- Sổ tính giá thành sản phẩm 6- Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay
7- Sổ chi tiết thanh toán: với ngời bán, ngời mua, với ngân sách Nhà nớc, thanh toán nội bộ.
8- Sổ chi tiết tiêu thụ
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời đơn vị phản ánh nghiệp vụ phát sinh vào sổ chi tiết kế toán liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) đợc dùng để lập báo cáo tài chính.