Báo cáo thực hành học phần quản lý tổ chức sự kiện sự kiện makeup no maekup

9 - Thiết logo kế - Lên ý tưởng trang trí phòng sự kiện, sơ đồ phòng sự kiện Ban hậu cần - Setup phòng theo sơ đồ có sẵn - Hỗ trợ mua quà cho sự kiện - Hỗ trợ và làm các công việc khác,.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC M HÀ N I Ở ỘKHOA DU LỊCH

ơn thầy vì đã luôn đồng hành cùng chúng em trong suốt quá trình chuẩn bị và triển khai s ự kiện “ Make Up No Make Up”

Bên cạnh đó, em cũng xin chân thành cảm ơn sự đóng góp nỗ lực của tập thể A2K29 nói chung và ban truy n thông nói riêng Nh s c g ng và h p tác c a mề ờ ự ố ắ ợ ủ ọi người

đã giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người

Sự kiện Makeup No Makeup được tổ chức vào 8h00 ngày 28/3/2024 t i Khoa Du ạLịch, trường Đại h c M Hà Nọ ở ội Nhờ s quan tâm, ng h và ph i h p ch t ch cự ủ ộ ố ợ ặ ẽ ủa ban lãnh đạo của Khoa Du Lịch, trường Đại học Mở Hà N i, các nhà tài tr ộ ợ

Thành công c a s ủ ự kiện Makeup No Makeup là minh ch ng cho s ứ ự đoàn kết, h p tác ợ

và n l c c a t p th A2K29, các nhà tài trỗ ự ủ ậ ể ợ, các đơn vị ỗ trợ h và t t c các v khách ấ ả ịquý Em xin gửi l i cờ ảm ơn chân thành nhất t i t t c ớ ấ ả những ai đã góp phần vào thành công c a s ủ ự kiện

Em xin cam đoan bài báo cáo này là kết quả nghiên cứu và thực hiện độc lập của cá nhân, không vi phạm đạo đức h c thu t và không có s sao chép hay gian l n t bọ ậ ự ậ ừ ất

kỳ nguồn nào Toàn b nộ ội dung được trình bày một cách trung th c, chính xác và ựkhách quan, d a trên nh ng d u thu thự ữ ữ liệ ập được trong quá trình t ổ chức s ự kiện

Em xin ch u hoàn toàn trách nhi m v tính chính xác và minh b ch c a nh ng thông ị ệ ề ạ ủ ữtin và d ữ liệu được trình bày trong báo cáo này

B M C L C

A L I C ẢM ƠN V CAM KT 1

B M C L C 2

C N I DUNG B O C  O 3

I, T NG QUAN CHUNG V S Ổ Ề Ự KIỆN VÀ NHI M V Ệ Ụ ĐƯỢC PHÂN CÔNG 3

1.1 Thông tin chung v s ki n 3ề ự ệ 1.2 Nhi m vệ ụ được phân công th c hi n 7ự ệ II, KHÁCH HÀNG VÀ CÁC BÊN LIÊN QUAN TRONG HOẠT ĐỘNG T Ổ CHỨC S Ự KIỆN 1

2.1 Khách hàng c a hoủ ạt động t ổ chức s ki n 14ự ệ 2.2 Các bên liên quan trong hoạt động t ổ chức s ki n 15ự ệ III, L P K Ậ Ế HOẠCH VÀ T Ổ CHỨC TH C HI N NHI M V 16Ự Ệ Ệ Ụ 3.1 L p k ho ch th c hi n nhi m vậ ế ạ ự ệ ệ ụ được phân công 16

3.2 Tri n khai th c hi n công viể ự ệ ệc được phân công 17

3.3 H p tác và làm vi c nhóm trong hoợ ệ ạt động tổ chức s ki n 18ự ệ D PH L C 20

3

C N I DUNG B O C O   

I, TỔNG QUAN CHUNG VỀ SỰ KIỆN V NHIỆM V ĐƯỢC PHÂN CÔNG

1.1 Thông tin chung về sự kiện

- Các thông tin chung về sự kiện của lớp

 Giới tính: - Nữ: Chiếm đa số, quan tâm đến các chủ đề trang điểm đa dạng

- Nam: Quan tâm đến ch ủ đề trang điểm nam, grooming

 Nghề nghi p: ệ

- Người làm công việc văn phòng (giảng viên, giáo viên): Quan tâm đến trang điểm nhẹ nhàng, tự nhiên

- Sinh viên: Quan tâm đến xu hướng trang điểm tr trung, giá c h p lýẻ ả ợ

Đặc điểm của loại hình sự kiện:

- Workshop make up với quy mô nhỏ, tổ chức ở không gian trong nhà

Các lưu ý đối với việc xây dựng ý tưởng triển khai thực hiện sự kiện:

- Mục tiêu:

+ Giáo dục và Tư vấn: M c tiêu chính c a s ki n này là cung c p ki n th c và k ụ ủ ự ệ ấ ế ứ ỹnăng về trang điểm cho khách hàng Điều này có thể bao gồm việc hướng dẫn cách

s d ng các s n phử ụ ả ẩm trang điểm, k thuỹ ật trang điểm phù h p v i t ng d p và loợ ớ ừ ị ại

da, cách ch n màu s c phù h p, và cách t o ra các kiọ ắ ợ ạ ểu trang điểm khác nhau

→ Đạt tỷ l ph n h i tích cệ ả ồ ực của khách hàng v ề chương trình lên 20%

+ T o ra Tr i nghiạ ả ệm Độc đáo: Sự ện tư vấn trang điểm cũng có thể ki là cơ hội để tạo

ra m t tr i nghiộ ả ệm đặc bi t cho khách hànệ g Điều này có th bao g m cung cể ồ ấp dịch

v ụ tư vấn cá nhân t ừ các chuyên gia trang điểm

→Tạo ra 1 tr i nghiả ệm đặc bi t cho 100% khách hàng khi tham gia s kiệ ự ện, được l ng ắnghe tư vấn cá nhân từ các chuyên gia

+ Gi i thiớ ệu xu hướng trang điểm m i nh t: gi i thi u nhớ ấ ớ ệ ững xu hướng trang điểm

mới nhất, giúp người tham d c p nhự ậ ật và bắ ịp xu hướt k ng th i trang ờ

+ Cung c p ki n th c và kấ ế ứ ỹ năng trang điểm: có các chuyên gia trang điểm chia s ẻ

ki n thế ức và kỹ năng trang điểm cho người tham d ự

+ Tạo cơ hội giao lưu và học hỏ ạo cơ hội cho người: t i tham dự giao lưu, học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm v i nhau ớ

+ Giải trí và thư giãn: có các ho t đạ ộng giải trí và thư giãn cho người tham d ự

- Chủ đề: Make Up No Make Up

+ Logo:

+ Key visual: hình ảnh cô gái xinh đẹp mang v p t nhiên ẻ đẹ ự

+ Thông điệp truyền tải: Xinh mỗi sáng – Tươi mỗi ngày

Nội dung chương trình

Ngày Thời gian Nội dung ND cụ thể Lưu ý

27/03 Cả ngày

- Setup sân

kh u s ki n ấ ự ệ

- Duyệt chương trình sự ki n ệ

- K ỹ thuật ki m tra máy ểmóc, setup đèn, k ểm i tra

âm thanh ánh sáng

- H u c n setup trang tríậ ầphòng s ki n và các ự ệcông tác khác Bổ sung công tác hướng d n ẫcheck-in cho khách đến

- An ninh hướng d n ẫkhách đến nơi tham gia

s kiự ện và đảm bảo an ninh trật tự ạ t i khu check-in

5

- L ễ tân hướng d n ẫkhách tham d ự ổn định đúng vị trí của mình 08:15 -

08:25

Khai mạc sự

ki n ệ

- MC giới thiệu s ự kiện

- Giới thiệu các nhà tài trợ, khái quát về chương trình sự ki n ệ

08:25 -

08:45

Makeup Artist chia sẻ thông tin

- MC ới thiệgi u Make up Artist

- Make up Artist giới thiệu qua 1 s các phonốcách trang điểm nh ẹnhàng, t nhiên ự

- Make up Artist yêu c uầngười tham gia tẩy trang

và cách dưỡng ẩm trước khi makeup cho phần thực hành tiếp theo

- Make up Artist chia s ẻcách chọn d ng c và ụ ụ

- Giới thiệu s s ẽ ử

d ng layout nào choụ

bu i Workshop ổ

- Hướng d n qua ẫcách dưỡng ẩm: vị trí nào cần dưỡng kĩ

để không b mốc, ịtrượt, (hướng dẫn qua, không c n chi ầ

ti t)ế

08:45 -

09:45

Thực hành + Q&A

- Make up Artist make

up m u trên ẫ 1 model

(giảng viên nữ của

khoa) và chia s thêm ẻcác tips makeup: đánh

n n m ng nhề ỏ ẹ, che được khuyết điểm, các nếp nhăn, lâu trôi

MAKEUP ARTIST

- Makeup m u và ẫkhách m i ngờ ồi dưới make cùng đồng thời Make up Artistvà/hoặc bạn phụ

trách đi quan sát và

- Tất cả người tham gia được thực hành makeup

( người tham dự tự chuẩn b ị đồ makeup cá

nhân + gương)

- Make up Artist ừa vchữa lỗi make đồng thời tương tác Q&A cùng người tham gia

chữa lỗi makeup chokhách tham d ự

Chủ đề của minigame sẽ liên quan đến chương trình là bao gồm những câu hỏi đã được diễn giả trong phần chia sẻ kiến thức và bên cạnh đó, sẽ

có những hình ảnh để các đội đoán tên thương hiệu cũng như sản phẩm makeup

7

Người trả lời đúng sẽ nhận được một phần quà

từ ban tổ chức

Quà tặng: bông tẩy

trang Solcot; son dưỡng Astris, Mascara Nongchat, Son Romand

1.2 Nhiệm vụ được phân công thực hiện

- Theo sự thống nh t cấ ủa lớp thì BTC đã quyết định để mọi ngườ ự đăng kí ban theo i tthế m nh c a mình, sau khi các b n nhạ ủ ạ ận được ban và nhóm trưởng c a t ng ban thì ủ ừ

mọi ngườ ẽi s nh n nhi m v tậ ệ ụ ừ BTC trưởng tri n khai t i tể ớ ừng nhóm trưởng sau đó nhóm trưởng sẽ triển khai tới từng thành viên trong ban

+ Nữ: Chiếm đa số, quan tâm đếncác chủđề trang điểm đa dạng

+ Nam: Quan tâm đến chủ đề trang điểm nam, grooming

* Điểm nhấn chương trình sự kiện

- Sự góp mặt của người chuyên nghiệp trong lĩnh vực makeup và làm đẹp: Chuyên gia

sẽ giới thiệu các phong cách trang điểm phổ biến: thanh lịch, cá tính, quyến rũ, ngọt ngào,

- Hướng dẫn trang điểm: Khán giả sẽ được hướng dẫn chi tiết và thực hành cách trang

điểm phong cách thanh lịch, nhẹ nhàng phù hợp sử dụng hàng ngày

- Giải đáp thắc mắc về trang điểm: Chuyên gia sẽ giải đáp tất cả các thắc mắc của khán

giả về trangđiểm, giúp các bạn gái có thêm kiến thức và kỹ năng trang điểm hiệu quả

- Mini game, tặng quà cho khán giả: Khán giả có cơ hội tham gia mini game và nhận quà tặng hấp dẫn từ chương trình

B3: Phân chia công việc

Tên ban Chức năng - Nhiệm vụ

Ban nội dung và kịch bản

- Lên ý tưởng triển khai sâu nội dung timeline

- Kịch bản MC, triển khai ý tưởng minigame

Ban design & ý tưởng setup - Design các ấn phẩm: poster,

backdrop,standee, vòng tay,

9

- Thiết logo kế

- Lên ý tưởng trang trí phòng sự kiện, sơ

đồ phòng sự kiện Ban hậu cần

- Setup phòng theo sơ đồ có sẵn

- Hỗ trợ mua quà cho sự kiện

- Hỗ trợ và làm các công việc khác, Ban truyền thông

- Lên bài quảng bá truyềnthông sự kiện

- Theo dõi lượng người đăng kí qua page

- Truyền thông quảng bá bằng poster

Ban tài chính - đối ngoại

- Quản lí thu chi

- Liên hệ diễn giả

- Tìm kiếm nhà tài trợ và gửi lời mời tham gia sự kiện cho khách mời

Ban kĩ thuật an - ninh

- Tìm hiểu các trang thiết bị cần có trong

B4: Triển khai theo kế hoạch

Mỗi bộ phận thực hiệntheođúng quy trình đã lên kế hoạch Làm tròn trách nhiệm để không ảnh hưởng tới nhau

Thời gian Tên ban Công việc

28/2

Nội dung và kịch bản - Triển khai ý lại tưởng sự kiện và thay đổi

hợp lí

Design & Ý tưởng setup - Thiết kế logo và chọn màu sắc cho sự kiện

Kĩ thuật - ninh an - Lên kế hoạch tưởng về ý trang thiết bị, máy

móc

29/2

Design & Ý tưởng setup - Triển khai ý tưởng setup sân khấu và trang tr

Nội dung và kịch bản - Tiếp tục triển khai sâu bên trong timeline

- Lên ý tưởng minigame 2/3 Design & Ý tưởng setup - Chốt logo và key visual sự kiện

4/3

Design & Ý tưởng setup - Lên ý tưởng thiết kế thiệp mời

- Chốt thiết kế sân khấu lần 1

Kĩ thuật - ninh an - Chốt trang thiết bị cần thuê lần 1

Design & Ý tưởng setup

- Triển khai trang trí phòng

- Triển khai thiết kế standee/ poster

- Triển khai ý tưởng vòng tay cho người tham

dự Truyền thông - Lập page bắt đầu truyềnthông sự kiện 7/3 Nội dung và kịch bản - Chốt timeline và các nội dung liên quan

11

9/3 Hậu cần

- Triển khai các món quà cho sự kiện (minigame)

- Gom gương cho sự kiện

- Chia nhiệm vụ chi tiết cho mọi người trong ban

- Chốt thiết kế thiệp mời

- Chốt poster và đi in

- Triển khai làm minigame

Nội dung và kịch bản - Triển khai câu hỏi minigame và luật chơi

- Triển khai kịch bản MC chương trình

Kĩ thuật - ninh an - Chốt trang thiết bị cần thuê lần cuối

14/3 - 20/3

Design & Ý tưởng setup - Chốt standee và backdrop

- Chốt ý tưởng vòng tay Hậu cần - Chốt quà sự kiện và mua sắm

Tài chính - Đối ngoại

- Tham gia xin tài trợ

- Chốt dự trù kinh phí lần cuối ( 15/3)

- Gửi thư mờicho các khách mời tham dự

22/3 - 26/3 Design & Ý tưởng setup

- Liên hệ in standee/ backdrop/vòng tay

- Sắm đồ trang trí cho sự kiện

- Gửi thư mờicho các khách tham gia

27/3

Hậu cần

- Mua hoa cho sự kiện

- Mua quà cho nhà tài trợ

- Triển khai setup cho sự kiện

B5: Chuẩn bị và dàn dựng

* Chuẩn bị:

- Các ấn phẩm (standee/poster/bakcdrop/vòng tay, )

- Thư mời khách tham dự

- Kịch bản MC, kế hoạch sự kiện chi tiết

- Các hình ảnh, video, trình chiếu sự kiện

- Các thiết bị âm thanh, ánh sáng

* Dàn dựng

- Setup phòng học thành sân khấu sự kiện theo bản thiết kế

- Chuẩn bị các khâu trang trí, đồ dùng cho khách tham gia

- Kiểm tra ánh sáng, âm thanh và nội dung MC lần cuối

vụ nghiệm thu tất cả các kết của thành viên sau đó sẽ duyệt bới trưởng BTC, và cuối cùng sẽ gửi tới lớp để nhận đóng góp và ý kiến

- Các vấn đề cần lưu ý đối với nhiệm vụ được phân công chịu trách nhiệm:

Một số điều lưu ý khi design các ấn phẩm của sự kiện:

+ Xác định mục tiêu và đối tượng mục tiêu:

Nắm rõ về mục tiêu của sự kiện, nhận thức được đối tượng sự kiện hướng tới

+ Lựa chọn thông tin cần truyền tải:

Thời gian, địa điểm, chương trình, thông tin về chuyên gia trang điểm

14

+ Chọn màu sắc và font chữ:

Màu sắc cần phù hợp với chủ đề sự kiện và thương hiệu

Font chữ cần dễ đọc, phù hợp với phong cách chung của ấn phẩm

+ Tuân thủ quy tắc 5W

II, KHCH HNG V CC BÊN LIÊN QUAN TRONG HOẠT ĐNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

2.1 Khách hàng của hoạt động tổ chức sự kiện

- Các thông tin cơ bản về đối tượng khách hàng của hoạt động tổ chức sự kiện Khách hàng: thầy Nguyễn Thành Trung – giảng viên hướng dẫn bộ môn tổ chức

sự kiện

Các yêu cầu của khách hàng với sự kiện của lớp:

+ Số lượng khách tham dự: 40 – 50 người trong đó có 12 khách mời cố định gồm:

5 thầy cô trong khoa, đại diện các lớp K29, 3 đại diện các lớp gồm K28, K30, K31

+ Thời gian tổ chức: 120’ kể từ khi bắt đầu sự kiện

+ Ngày tổ chức sự kiện: tiết 1 chuẩn bị set up sẵn sàng cho sự kiện, tiết 2,3 tổ chức sự kiện, tiết 4 thu dọn hậu trường và làm đánh giá

+ Truyền thông: bắt đầu truyền thông trước ngày diễn ra sự kiện 2 tuần, truyền thông đạt hiệu quả khi các sinh viên trong khoa và các thầy cô đều biết đến chương trình sự kiện

+ Rủi ro: cách giải quyết khi xảy ra rủi ro về số lượng khách tham dự, nếu không đạt yêu cầu về số lượng đề ra thì phải làm sao?

+ Key visual thì nên sử dụng ảnh thật (hình ảnh sinh viên Khoa Du lịch mặc áo dài) thay vì sử dụng ảnh AI

- Phân tích các yêu cầu của khách hàng với sự kiện của lớp và liên hệ những yêu cầu của họ với nội dung công việc

+ Từ những yêu cầu cầu khách hàng thì yêu cầu về truyền thông và thay đổi key visual liên quan mật thiết tới nhiệm vụ của em Từ yêu cầu về truyền thông, ban design đã phải gấp rút thiết kế logo để kịp tiến độ truyền thông, với logo chúng

15

em thiết kế ra mang một ý nghĩa ẩn dụ trong hình ảnh một hộp cushion Đối với key visual thì sau khi nhận sựu góp ý của thầy thì chúng em đã quyết định đổi key visual bằng hình ảnh một bạn nữ sinh mặc áo dài cùng với một lớp makeup nhẹ nhàng và một nụ cười tươi sáng

2.2 Các bên liên quan trong hoạt động tổ chức sự kiện

- Các đối tượng có liên quan tới nhiệm vụ được phân công trong hoạt động tổ chức

sự kiện:

+ Trưởng BTC: Đưa ra các yêu cầu và duyệt tất cả các ấn phẩm

+ Ban nội dung: Triển khai ý tưởng sự kiện để có thể thiết kế những ấn phẩm + Ban truyền thông: Thiết kế logo để ban truyền thông có thể bắt đầu thực hiện truyền thông

+ Ban kĩ thuật – an ninh: Cung cấp ý tưởng setup phòng để ban kĩ thuật có thể tìm hiểu về các thiết bị cần có trong sự kiện

+ Ban hậu cần: Cung cấp ý tưởng setup, decor phòng để ban hậu cần có thể setup

và decor phòng

+ Ban tài chính – đối ngoại: Cung cấp các ấn phẩm, ý tưởng để ban đối ngoại lập

hồ sơ tài trợ, ban tài chính quản lý số tiền cần cung cấp để mua sắm, thuê các thiết bị cần thiết

- Yêu cầu của họ đối với các nội dung công việc được phân công phụ trách + Trưởng BTC: Yêu cầu đối với ban design là thiết kế tất cả các ấn phẩm của sự kiện, đưa ra ý tưởng setup và decor phòng Tất cả ấn phẩm sẽ theo tone chủ đạo màu hồng và trắng, phông chữ phù hợp, bố cục rõ ràng, hình ảnh phù hợp với sự kiện và tất cả đều phải thông qua trưởng BTC

+ Ban truyền thông: Yêu cầu đúng thời hạn để kịp truyền thông sự kiện, thiết kế logo phải có được những ý nghĩa bên trong, đẹp mắt

+ Ban kĩ thuật – an ninh: Yêu cầu bản vẽ 3d về setup phòng để có thể dễ tưởng tượng và có sự chuẩn bị về thiết bị hợp lí nhất

+ Ban hậu cần: Yêu cầu về bản setup decor phòng và các dụng cụ để decor phòng

để ban hậu cần có thể hoàn thiện việc setup và decor phòng

+ Ban tài chính – đối ngoại: Yêu cầu về đúng thời hạn của các ấn phẩm để hoàn thiện hồ sơ tài trợ Yêu cầu của ban tài chính là về hóa đơn, bill chuyển khoản rõ ràng để đối chiếu với số tiền đã ứng