Tìm hiểu và phân tích hệ thống vận Đơn của công ty

LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại công nghệ số phát triển vượt bậc, hành chính điện tử đã trở thànhmột xu hướng tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành của các cơ quannhà nước.. Việc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

E - LOGISTICS

ĐỀ TÀI

Tìm hiểu và phân tích hệ thống vận đơn của công ty

: Đỗ Văn Khải Giảng viên hướng dẫn : Nguyễn Thị Phương Hạnh

Hà Nội, tháng năm 2024

Sinh viên thực hiện :

Họ và tên Nội dung Điểm Chữ kíHoàng Minh Đức

Đỗ Văn Khải

Giảng viên chấm :

Chữ kí Ghi chúGiảng viên chấm 1

(Kí và ghi rõ họ tên)

Giảng viên chấm 2

(Kí và ghi rõ họ tên)

MỤC LỤC

Lời mở đầu 5

Chương 1: Tổng quan về hành chính điên tử và chính phủ điện tử 6

1.1 Hành chính điện tử 6

1.1.1 Khái niệm

6 1.1.2 Tính cấp thiết của hành chính điện tử 6

1.1.3 Các dịch vụ hành chính điện tử phổ biến 6

1.2 Chính phủ điện tử 7

Chương 2 : Quản lí văn bản điện tử 9

2.1 Các nghiệp vụ liên quan 9

2.2 Phân tích hệ thống 11

2.2.1 Biểu đồ use case 11

2.2.2 Biểu đồ trình tự 13

2.2.3 Biểu đồ hoạt động 16

2.3 Phân tích phần mềm quản lí văn bản điện tử Cổng thông tin điện tử TX 18

Tổng kết 25

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1 Biểu đồ use case tổng quát quản lí văn bản đến 12

Hình 2.2 Biểu đồ use case tổng quát quản lí văn bản đi 13

Hình 2.3 Biểu đồ trình tự quản lí văn bản đến 14

Hình 2.4 Biểu đồ trình tự quản lí văn bản đi 15

Hình 2.5 Biểu đồ trình tự phát hành văn bản đi 16

Hình 2.6 Biểu đồ hoạt động quản lí văn bản đến 17

Hình 2.7 Biểu đồ hoạt động quản lí văn bản đi 18

Hình 2.8 Giao diện đăng nhập hệ thống 19

Hình 2.9 Giao diện trang chủ 19

Hình 2.10 Văn bản đến 20

Hình 2.11 Xử lí văn bản 21

Hình 2.12 Chọn văn bản và nhấn nút chuyển văn bản 21

Hình 2.13 Giao diện chuyển xử lí văn bản 22

Hình 2.14 Ý kiến về văn bản 23

Hình 2.15 Văn bản đi 24

Hình 2.16 Tra cứu văn bản phát hành 24

LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại công nghệ số phát triển vượt bậc, hành chính điện tử đã trở thànhmột xu hướng tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành của các cơ quannhà nước Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản điện tử là mộtbước đột phá quan trọng, giúp cải thiện không chỉ chất lượng công tác hành chính

mà còn góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả Quản lý văn bản điện tử là quy trình bao gồm nhiều khâu từ tiếp nhận, xử lý, lưu trữđến khai thác thông tin, được thực hiện trên nền tảng công nghệ thông tin Sựchuyển đổi từ quản lý văn bản truyền thống sang điện tử mang lại nhiều lợi ích vượttrội Trước hết, nó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, giảm thiểu giấy tờ, không gianlưu trữ và công sức của con người Thứ hai, việc số hóa quy trình quản lý văn bảngiúp tăng cường tính chính xác, minh bạch và bảo mật thông tin, hạn chế tối đa cácsai sót và thất thoát dữ liệu Bên cạnh đó, hệ thống quản lý văn bản điện tử còn chophép truy cập và chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện, tạo điều kiệncho việc hợp tác và phối hợp giữa các bộ phận, đơn vị trong cơ quan Tuy nhiên,việc triển khai và vận hành hệ thống quản lý văn bản điện tử cũng gặp phải không ítthách thức Đó là những khó khăn về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, khả năngtiếp cận và sử dụng công nghệ của đội ngũ cán bộ, cũng như những vấn đề về bảomật và an toàn thông tin Để khắc phục những thách thức này, cần có sự đầu tư đúngmức về tài chính, con người và công nghệ, đồng thời cần xây dựng các quy định,chính sách phù hợp để hỗ trợ và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số Báo cáo này sẽtập trung phân tích chi tiết các khía cạnh liên quan đến quy trình quản lý văn bảnđiện tử, từ giai đoạn tiếp nhận, xử lý đến lưu trữ và khai thác thông tin Ngoài ra,báo cáo cũng sẽ đánh giá những lợi ích, khó khăn và giải pháp cụ thể để triển khaithành công hệ thống quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhànước Qua đó, hy vọng cung cấp một cái nhìn tổng quan và sâu sắc về vai trò và tầmquan trọng của việc áp dụng quản lý văn bản điện tử, góp phần xây dựng một nềnhành chính hiện đại và hiệu quả

Chương 1 : Tổng quan về hành chính điện tử - chính phủ điện tử1.1 Hành chính , hành chính điện tử :

1.1.1 Khái niệm :

- Hành chính là các hoạt động và quy trình được thực hiện bởi các chính phủ và

cơ quan Nhà Nước để quản lí và điều hành các dịch vụ và những chính sách côngcộng Hành chính là một lĩnh vực vô cùng rộng , bao gồm rất nhiều những chuyênngành khác nhau , ví dụ như thuế , giáo dục , y tế , an ninh quốc phòng , tài chính ,giao thông vẫn tải , và vô cùng nhiều những lĩnh vực khác nữa

- Hành chính điện tử là việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông vàoquá trình quản lí và điều hòa của các cơ quan nhà nước , nhằm nâng cao hiệu quả vàhiệu suất công việc , đồng thời cung cấp dịch vụ công một cách nhanh chóng , minhbạch và thuận tiện cho người dân và doanh nghiệp

1.1.2 Tính cấp thiết của hành chính điện tử :

- Hành chính điện tử đang trở nên vô cùng cấp thiết trong bối cảnh hiện đại donhu cầu hiện đại hóa nên hành chính công , đáp ứng nhu cầu của hội nhập và pháttriển cùng với mong muốn của người dân và doanh nghiệp về một hệ thống quản líhiệu quả , minh bạch và thuận tiện Việc cải cách thủ tục hành chính , đơn giản hóaquy trình và nâng cao hiệu quả quản lí giúp giảm thiểu đi các thủ tục rườm rà

- Trong bối cảnh hội nhập quốc tế , hành chính điện tử đồng bộ hóa các tiêuchuẩn , quy trình quản lí với quốc tế , thúc đẩy hợp tác và trao đổi thông tin , đồngthời nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia Người dân và doanh nghiệp có thể tiếpnhận dịch vụ công một cách dễ dàng , tiết kiệm thời gian và chi phí , tăng cường sựtương tác và phản hồi với chính phủ Hơn nữa , hành chính điện tử giúp tăng cường

tính minh bạch và trách nhiệm giải trình , giảm thiểu nguy cơ tham nhũng và cáchành vi khong minh bạch , tạo ra niềm tin cho người dân và doanh nghiệp 1.1.3 Các dịch vụ hành chính điện tử phổ biến :

+ Cổng dịch vụ công trực tuyến:

- Cấp giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử: Các thủ tục đăng

ký hộ tịch có thể thực hiện trực tuyến, giảm thời gian chờ đợi và đơn giản hóa quytrình - Cấp chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu: Dịch vụ này chophép người dân đăng ký, nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình xử lý trực tuyến

- Cấp giấy phép kinh doanh: Doanh nghiệp có thể nộp đơn xin cấp các loại giấyphép kinh doanh và theo dõi quá trình xử lý qua mạng

1.2 Chính phủ điện tử :

1.2.1 Khái niệm :

- Chính phủ điện tử là một ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông choquá trình quản lí và điều hành các cơ quan nhà nước nhằm nâng cao hiệu quả hoạtđộng , minh bạch hóa quy trinh và cung cấp dịch vụ thuận tiện cho người dân vàdoanh nghiệp Bằng cách số hóa thông tin và tự động hóa các quy trình hành chính ,

chính phủ điện tử giúp giảm thiểu các thủ tục giấy tờ , tăng cường tương tác trựctuyến , đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm giải trình cho hoạt động của cơ quannhà nước

- Đồng thời , chính phủ điện tử còn tạo điều kiện cho người dân và doanh nghiệptiếp cận dịch vụ công nhanh chóng và dễ dàng , góp phần thúc đẩy phát triển kinh tếphát triển kinh tế - xã hội và nâng cao chất lượng cuộc sống

1.2.2 Tính cấp thiết của chính phủ điện tử :

- Chính phủ điện tử trở nên vô cùng cấp thiết trong bối cảnh hiện đại do nhu cầucải cách hành chính , đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế và phục vụ tốt hơn chongười dân và doanh nghiệp Việc triển khai chính phủ điện tử giúp giảm thiểu thủtục hành chính phức tạp , nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong quản lí nhànước , đồng thời tạo điều kiện cho người dân và doanh nghiệp tiếp cận dịch vụ côngmột cách nhanh chóng và thuận tiện

- Hơn nữa , chính phủ điện tử giúp chống tham nhũng , tăng cường trách nhiệmgiải trình và xây dựng niềm tin cho công chúng Trong môi trường cạnh tranh toàncầu , chính phủ điện tử cùng thúc đẩy hội nhập , hợp tác quốc tế và phát triển kinh tế

- xã hội bền vững

Chương 2 : Quản lí văn bản điện tử 2.1 Các nghiệp vụ liên quan :

+ Soạn lập dự thảo :

- Soạn thảo văn bản : Người dùng sử dụng các công cụ soạn thảo văn bản tíchhợp trong hệ thống quản lí văn bản điện tử để có thể tạo mới hoặc là chỉnh sửa vănbản Các mẫu văn bản chuẩn được cung cấp để có thể đảm bảo được tính nhất quán

- Phân loại và định tuyến : Văn bản được phân loại dựa trên các chỉ tiêu như loạivăn bản , mức độ ưu tiên và nội dung Sau đó thì hệ thống sẽ tự động định tuyếnvăn bản đến các phòng ban hoặc cá nhân có trách nhiệm xử lí

- Ghi nhận lịch sử chuyển tiếp : Mỗi lần chuyển tiếp văn bản được ghi nhậntrong hệ thống , bao gồm thông tin về người nhận và thời gian chuyển

+ Xử lí :

- Xem xét và phê duyệt : Người nhận được văn bản sẽ tiến hành xem xét , phântích và thực hiện các hành động cần thiết như phê duyệt , từ chối , yêu cầu và bổsung thông tin

- Thực hiện nhiệm vụ : Dựa trên nội dung văn bản , người xử lí thực hiện cácnhiệm vụ được giao và cập nhật kết quả vào hệ thống

- Ghi nhận kết quả xử lí : Kết quả xử lí văn bản được ghi nhận chi tiết trong hệthống , bao gồm các hành động đã thực hiện , thời gian hoàn thành và người chịutrách nhiệm

+ Lưu trữ và bảo quản :

- Lưu trữ văn bản : Sau khi xử lí xong , văn bản được lưu trữ trong hệ thốngquản lí văn bản điện tử Văn bản được sắp xếp và lưu trữu theo tiêu chí như ngàyphát hành , chủ đề và loại văn bản

- Bảo quản văn bản : Đảm bảo an toàn và bảo mật cho các văn bản lưu trữ Hệthống lưu trữ phải có các biện pháp bảo vệ chống mất mát , hỏng hóc và truy cập tráiphép

+ Tìm kiếm và sử dụng :

- Tìm kiếm văn bản : Người dùng có thể tìm kiếm các văn bản lưu trữ bằng cách

sử dụng các chức năng tìm kiếm theo từ khóa , tiêu đề , ngày tháng , Hệ thống

sẽ hỗ trợ tìm kiếm nhanh và chính xác

- Sử dụng văn bản : Người dùng có thẩm quyền có thể truy cập , xem và sử dụngcác văn bản lưu trữ phục vụ cho công việc Hệ thống sẽ ghi nhận mọi hoạt độngtruy cập và sử dụng văn bản để đảm bảo an toàn và kiểm soát

* Những nghiệp vụ trên giúp cho quản lí văn bản điện tử theo quy trình an toàn ,

minh bạch và hiệu quả từ giai đoạn soan thảo đến văn bản bị hủy , đảm bảo tính liêntục và tuân thủ quy định pháp luật trong quản lí hành chính

2.2 Phân tích hệ thống :

2.2.1 Biểu đồ use case tổng quát quản lí văn bản đến :

Hình 2.1 Biểu đồ use case tổng quát quản lí văn bản đến 2.2.2 Biểu đồ use case tổng quát quản lí văn bản đi :

Hình 2.2 Biểu đồ use case tổng quát quản lí văn bản đi2.2.3 Biểu đồ trình tự quản lí văn bản đến :

Hình 2.3 Biểu đồ trình tự quản lí văn bản đến 2.2.4 Biểu đồ trình tự quản lí văn bản đi :

Hình 2.4 Biểu đồ trình tự quản lí văn bản đi2.2.5 Biểu đồ trình tự phát hành văn bản đi :

Hình 2.5 Biểu đồ trình tự phát hành văn bản đi2.2.6 Biểu đồ hoạt động quản lí văn bản đến :

Hình 2.6 Biểu đồ hoạt động quản lí văn bản đến2.2.7 Biểu đồ hoạt động quản lí văn bản đi :

Hình 2.7 Biểu đồ hoạt động quản lí văn bản đi

2.3 Hướng dẫn quản lí văn bản điện tử :

- Để sử dụng chương trình, dùng trình duyệt Chrome, Cốc cốc,… truy cập vàođịa chỉ: http://qlvb Giao diện đăng nhập chương trình hiển thị:

Hình 2.8 Giao diện đăng nhập hệ thống

- Tại hộp thoại Đăng nhập người sử dụng đăng nhập theo Tên đăng nhập và mật

khẩu đã được cấp Tuỳ vào từng đối tượng truy nhập, chương trình sẽ ẩn hiện một số

chức năng theo nhóm và theo một số quyền do người quản trị cấp Sử dụng fontUNICODE làm việc với chương trình

- Giao diện trang chủ :

Hình 2.9 Giao diện trang chủ

- Văn bản đến :

- Khi văn thư vào sổ văn bản và chuyển tới lãnh đạo văn phòng để tham mưu xử

lý Các thao tác xử lý được thực hiện như sau:

Bước 1: Sau khi đã đăng nhập, chọn dòng nhắc việc Có xx văn bản chờ xử lý

Hình 2.11 Xử lí văn bản đến Bước 2: Chỏ chuột vào văn bản cần xử lý, thông tin chi tiết của văn bản hiển thị.

Bước 3: Tại danh sách văn bản chờ xử lý, ng ời sử dụng tích chọn văn bản cần ƣ

xử

lý và có thể thực hiện các thao tác xử lý như: Chuyển văn bản : Chuyển văn “ ”

bản đến cá nhân/đơn vị xử lý (phối hợp)

Hình 2.12 Chọn văn bản và nhấn nút Chuyển văn bản

Hình 2.13 Giao diện chuyển xử lý văn bản

Tại phần Ý kiến xử lý, cho phép ng ời dùng tạo danh sách ý kiến hay sử dụng.ƣSau khi tạo xong thì có thể chọn trong danh sách đã tạo

Hình 2.14 Ý kiến về văn bản

- Thu hồi văn bản :

Đối với trường hợp chuyển nhầm, người sử dụng lựa chọn chức năng này để thực

hiện chuyển lại văn bản cho đúng đối tượng

B1 : Chọn văn bản đã chuyển xử lí

B2: Tích chọn văn bản và nhấn nút Thu hồi văn bản

- Tra cứu văn bản :

Chức năng Tra cứu văn bản cho phép người sử dụng tìm kiếm, tra cứu toàn bộ văn

bản đến đã được lưu trong cơ sở dữ liệu của chương trình.

- Văn bản đi :

Hình 2.15 Văn bản điTra cứu văn bản phát hành theo phần chức năng được liệt kê bên trái màn hình:

Tra cứu nhanh:

Hình 2.16 Tra cứu văn bản phát hành

TỔNG KẾTQuy trình quản lý văn bản điện tử là một hệ thống toàn diện và hiệu quả nhằm đảmbảo tính chính xác, bảo mật và tiện lợi trong việc xử lý, lưu trữ và truy xuất thông tin Bắt đầu từ khâu tiếp nhận, các văn bản giấy được số hóa thông qua các thiết bị quét chuyên dụng, sau đó được phân loại theo các tiêu chí cụ thể để dễ dàng quản

lý và tìm kiếm Văn bản số hóa sau đó được nhập vào hệ thống quản lý tập trung, nơi các bộ phận liên quan có thể truy cập và xử lý thông tin theo quy trình định sẵn Mỗi bước xử lý từ phê duyệt, chỉnh sửa đến lưu trữ đều được theo dõi chặt chẽbằng công nghệ mã hóa và hệ thống kiểm soát truy cập, đảm bảo rằng chỉ những người có quyền hạn mới có thể truy cập và chỉnh sửa thông tin Hệ thống cũng tíchhợp các công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, giúp việc truy xuất văn bản trở nên nhanh chóng và chính xác Nhờ vào quy trình này, tổ chức không chỉ giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu mà còn tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng đáp ứng nhanh chóng trước những yêu cầu mới