Báo cáo chuyên Đề học phần erp Đề ti phân tích hệ thống erp tại công ty cổ phần sữa Đậu nnh nuti

LOI MO DAU Hiện nay, các doanh nghiệp ở trong môi trường kinh doanh hiện đại với sự phát triển của hệ thống thông tin dựa trên nền tảng công nghệ 4.0, đòi hỏi các doanh nghiệp luôn phải

PHAN TICH HE THONG ERP TAI CONG TY CO

PHAN SUA DAU NANH NUTI

Sinh viên thực hiện : NGUYÊN NGỌC CHIẾN

NGUYEN TIEN DŨNG

Chuyên ngành : HE THONG THUONG MAI ĐIỆN

LOI MO DAU

Il THUC TRANG UNG DUNG HE THONG ERP O CAC DOANH NGHIEP

2.1.2 Tình hình sử dụng và triển khai hệ thống ERP ở Việt Nam hiện nay 6

2.2.1 Thuận lợi khi ứng dụng ERP tại Việt Nam 10

HI PHÂNN TÍCH ỨNGG DỤNG HỆ THÓNG ERP TẠI CÔNG TY CO PHAN

3.2 Hoạt động của công ty trước khi áp dụng hệ thông ERP l6

3.4 Giải pháp nâng cao hệ thống ERP tại Vinasoy

LOI MO DAU

Hiện nay, các doanh nghiệp ở trong môi trường kinh doanh hiện đại với sự phát triển của hệ thống thông tin dựa trên nền tảng công nghệ 4.0, đòi hỏi các doanh nghiệp luôn phải tìm kiếm giải pháp để hoạch định nguồn lực, cung cấp sản phẩm

và dịch vụ cho khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh đối tượng sản xuất của công nghệ thông tin

Do đó, các doanh nghiệp quan tâm trong việc điều hành, quản lý và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được hiệu quả nhất Sự yếu kém và không hợp lý trong khâu quản lý các nguồn lực, các nguồn tài nguyên trong doanh nghiệp có quy mô lớn vừa và nhỏ là một trong những yếu tổ khá lớn cản trở sự mở rộng và phát triển của các doanh nghiệp Các sai sót bắt đầu xuất hiện trong các khâu từ nhận đơn đặt hàng, chuyên đơn đặt hàng về nhà máy đến khâu sản xuất hay bộ máy quản lý bị công kênh, thiếu tính hiệu quả làm ảnh hưởng lớn đến hiệu suất công việc và lợi nhuận đạt được Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp muốn bước lên quy mô vừa và lớn phải có sự hỗ trợ chuyên nghiệp trong việc quản lý một cách toàn diện với tính chính xác cao, trơn tru trong các khâu của quá trình hoạt động Hệ thông ERP chính

là một giải pháp như thế, một giải pháp phù hợp để tạo ra hiệu hoạt động cao cho doanh nghiệp quá trình mở rộng quy mô kinh doanh Nếu được áp dụng đúng cách thì hệ thống ERP hứa hẹn sẽ là một công cụ hữu ích dành cho các doanh nghiệp

I CO SO LY THUYET

1.1 Khái niệm, các thành phần của hệ thống

Hệ thống hoạch định nguồn lực tô chức, doanh nghiệp (Enterprise Resource

Planning — ERP) là hệ thống thông tin dựa trên một bộ phận các mô đun phần mềm

tích hợp và một cơ sở dữ liệu trung tâm dùng chung trên toàn hệ thông:

1.2 Quy trinh trién khai hé thong

Qua trinh triển khai một dự án ERP bao gồm các bước sau:

Bước 1: Thực hiện tiền dinh gia (Pre Evaluation Screening) Bước 2: Đánh giả gói ERP (ERP Package evaluation) Bước 3: Lập kế hoạch cho dự án (Project planning) Bước 4: Phan tích sự khác biệt (Gap Analysic) Bước 5: Tái câu trúc hệ thông (Re Engineering)

Bước 6: Thiết lap cau hinh hé théng (Configuration)

Bước 7: Huân luyện đội triển khai (Implementation team training) Bước 8: Kiêm tra, kiêm thử (Testing)

Bước 9: Huấn luyện người sử dung (End user training)

Bước 10: Vận hành hệ thông (Going live) Bước 11: Hậu triển khai và khai thác (Post Implimentation)

1.3 Một số lợi ích khi triển khai ERP

Giảm chỉ phí tổng sở hữu: các chính sách ưu đãi giá dành cho các tô chức, doanh nghiệp của các nhà cung cấp là một yếu tô đem lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có cơ hội tốt để sở hữu các giải pháp tiên tiến với mức chi phí thấp hơn so với thời gian trước đây

Tăng doanh thu: một hệ thông ERP với các chức năng như CRM hay quan ly kênh bán hàng là giải pháp giúp tô chức, doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh đề đối phó tốt hơn với các ảnh hưởng của sự khủng hoảng trong nền kinh tế hiện tại

Tăng năng suất: ERP cho phép tô chức, doanh nghiệp có thể vận hành sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn với việc sử dụng ít nhân lực hơn, tử đó tiết kiệm chỉ phí tiền lương nhân công

Cái thiện hiệu quả các quy trình sản xuất kinh doanh: ERP cho phép tô chức, doanh nghiệp tự động hóa các quy trình sản xuất kinh doanh thủ công trước kia, loại

trừ hoàn toàn các hoạt động dư thừa, không đem lai gia tri trong chuỗi hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời giúp tô chức, doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng trong khi giảm được chi phí tồn kho và vận chuyên

1.4 Vai trò của ERP trong tô chức, doanh nghiệp

Cung cấp hai khả năng cho tô chức:

Thứ nhất là tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh: Giúp các tổ chức, doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng về các thông tin hoặc đữ liệu của sản phẩm: do hệ thống ERP được tích hợp đơn đặt hàng, danh mục sản phẩm, các kế hoạch sản xuất, các dữ liệu phân phối trong các quy trình hoạt động Thứ hai là cung cấp thong tin trung gian trong hoạt động giúp nhà quản lý đưa

ra quyết định tốt hơn: các cấp lãnh đạo, người quản lý chính của tổ chức, doanh nghiệp có quyền truy cập từng phút, từng giây về các thông tin và đữ liệu về doanh

số bán hàng, hàng tồn kho và các dữ liệu sản xuất, đồng thời sử dụng thông tin này

đề tạo nên các dự báo về doanh thu chính xác và thực tê hơn

Il THUC TRANG UNG DUNG HE THONG ERP O CAC DOANH NGHIEP VIET NAM HIEN NAY

2.1 Thực trạng

2.1.1 Khái quát về ứng dụng ERP trên thế giới

Trên thế giới, hầu hết các doanh nghiệp đã sớm nhận thức được giá trị, tầm ảnh hưởng của viéc tng dung Enterprise Resource Planing (ERP) vào doanh nghiệp như

là một giải pháp tất yếu đề góp phần vào sự phát triển lâu dài của mình Do đó hiện đang có rất nhiều doanh nghiệp lớn khai thác và sử dụng trọn bộ giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh phục vụ cho hoạt động hoạch định nguồn nhân lực

Qua thực tế đã được kiểm nghiệm, ERP được đánh giá cao trong việc doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh hiệu quả, ERP là một lĩnh vực nhiều tiềm năng phát triển, việc việc triên khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chỉ phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài

Ngoài ra chương trình nảy còn cung cấp các chức năng cơ bản dành riêng cho lĩnh vực viễn thông như: hỗ trợ số lượng lớn tài khoản khách hàng, phân cấp khách hàng, tự động hóa các quy trình quan trọng Giải pháp tích hợp nhiều loại thanh toán, xử lý việc nhắc và đòi nợ, trả chậm, tính toán lợi nhuận, hoãn nợ, xử lý thu

hoi, tra lai

Đánh giá một số giải pháp ERP nỗi bật hiện có trên thé giới như :

SAP là nhà cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp lớn nhất thế giới Điểm

mạnh nhất của SAP ERP nằm ở khả năng đáp ứng yêu cầu của những quy trình sản xuất, kinh doanh phức tạp nhất, cùng với số lượng chuyên viên tư vấn triển khai SAP đông đảo trên toàn cầu Mặt khác, SAP ERP có tông chỉ phí sở hữu (TCO) cao

và thời gian triển khai kéo dài Chính sách giá của nó cũng khá phức tạp

Oracle có 4 sản phẩm ERP duoc vao nhom dan dau: Oracle ERP Cloud, Oracle E-Business Suite, Oracle JD Edwards, va Oracle PeopleSoft Nhung trong bao cáo mới nhất thì con số này giảm còn 3 vi Oracle PeopleSoft khéng con duoc xép trong nhóm này nữa

Một sản phâm ERP quen thuộc là Microsoft Dynamics AX khéng xuất hiện báo cáo năm nay vì đã được thay bằng cái tên mới là Dynamics 365 Đây là phần mềm ERP đám mây mới nhất từ Microsoft và được cung cấp thông qua nền tảng hạ tầng đám mây Azur quen thuộc của Microsoft Dynamics 365 tích hợp phiên bản dam may cua Dynamics AX, Dynamics CRM Online, Office 365 cling voi mét sé ứng dụng khác như Cortana và Power BI Giải pháp này được cung cấp với 2 phiên bản chính là Business Edition cho doanh nghiệp vừa và nhỏ và Enterprise Edition cho các doanh nghiệp quy mô lớn

NetSuite trong những năm gần đây đã dần trở thành một nhà cung cấp ERPnỗi bật, với các giải pháp ERP đám mây với tính năng mạnh mẽ cho các ngành sản xuất, phân phối, dịch vụ và phi lợi nhuận Tuy nhiên, việc nhà cung cấp nảy chỉ tập trung vào đám mây đồng nghĩa với việc khách hàng chỉ có một lựa chọn phương thức triển khai duy nhất

2.1.2 Tình hình sử dụng và triển khai hệ thống ERP ở Việt Nam hiện nay Theo thống kê của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam VCCI, hiện chỉ có 1,1% doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng giải pháp ERP Được xem là công cụ quan trọng và cần thiết để hội nhập nhưng ERP vẫn chưa được hiểu và đánh giá đúng tầm

Tuy nhiên, trong vài năm trở lại đây, thị trường nội địa dần đã đón nhận ERP, coi đó như một giải pháp tất yêu nếu muốn phát triển doanh nghiệp trong dài hạn: Với quy mô doanh nghiệp ngày càng được mở rộng, ERP được xem như cứu cánh của mọi chủ doanh nghiệp trong hội nhập toàn cầu Nhờ sức ảnh hưởng của cách mạng công nghiệp 4.0, tình hình ứng dụng ERP đang ngày càng phát triển tại Việt Nam: ngày càng nhiều doanh nghiệp trong các ngành nghề khác nhau đã ứng dụng hệ thống này vào công tác quản lý, đặc biệt có sự cạnh tranh gay gắt giữa các giải pháp trong và ngoải nước

Ban đầu, một số doanh nghiệp thường là các tập đoàn lớn áp dụng ERP, sau đó các công ty khác dần nhận ra lợi ích và theo đuôi để áp dụng, một số doanh nghiệp khác chưa áp dụng ngay mà chỉ quan sát và cân nhắc có nên triển khai hay không và triên khai vào thời điểm nào cho phủ hợp

Nhận thức về ERP cũng ngày càng được nâng cao Xu hướng ứng dung ERP theo ngành ngày càng thê hiện rõ nét:

Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng ERP trong ngành đồ uống như: công ty bia Huế, bia Carlsberg: trong ngành bánh kẹo như Kinh Đô, Bibica, Phạm Nguyên; trong ngành dệt may như công ty May 10, công ty may Tiền Tiến, công ty Savimex, công ty TNHH Mai Phượng Vy; trong ngành bán lẻ như công ty Thể giới di động, Viễn Thông A, Trần Anh

Số lượng doanh nghiệp trong ngành ứng dụng cảng nhiều và cạnh tranh càng lớn sẽ tạo điều kiện cho ERP phát triển

Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay còn rất lúng túng trong việc

lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với điều kiện cụ thể của mình Họ thiếu thông tin

về hệ thông ERP, năng lực tư vấn yếu và rất nhiều nhà cung cấp đặt mục tiêu là bán được giải pháp, thu tiền đặt cọc lên trên việc hoàn tất triển khai dự án đúng nghĩa:

Ở Việt Nam chúng ta thường gặp hai vẫn đề trong việc đi tìm kiếm giải pháp ERP cho công ty Thông thường hai bộ phận được tin tưởng làm việc nảy đó là bộ phận công nghệ thông tin (IT) và bộ phận kế toán Bộ phận IT thông thường ở một công ty lớn có vai trò rất là quan trọng Đôi khi là bộ phận này viết phần mềm cho chính các công ty đó dùng và có nhiều công ty dùng rất ôn Đó cũng chính là sự đầu

tư ngay từ ban đầu của công ty đó

Từ xưa tới nay họ đã quen với công tác bằng tay thì việc thay đôi cách làm của

họ rất là khó, ERP xuất hiện chắc chắn gặp sự phản đối một cách quyết liệt Thậm

chí một số nơi là ảnh hưởng tới quyên lợi sâu xa của đơn vị này Cho nên khi lựa chọn ERP cũng phải đồng nhất tất cả

2.1.3 Các doanh nghiệp đã triển khai thành công và thất bại

Các doanh nghiệp đã triển khai thành công:

Tập đoàn FPT : Cùng xu thế của Cách mạng công nghiệp 4.0, FPT liên tục tích hợp và ứng

dụng những công nghệ hiện đại nhất đề triển khai ERP cho khách hàng, giúp các

nha quản lý vận hành doanh nghiệp nhanh hơn, thông mình hơn và hiệu quả hơn Các dự án ERP tiêu biểu mà FPT đã thực hiện có thể kế đến như:

Dự án triển khai Hệ thống quản lý ngân sách và kho bạc (TABMIS) cho Bộ

Dự án triển khai Hệ thống quản lý phát hành và kho quỹ theo hướng tập trung

cho Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Dự án triển khai Hệ thống SAP ERP cho Tập đoàn Vingroup

Dự án triển khai Hệ thông Oracle ERP cho toàn Tập đoàn Điện lực Việt Nam gồm 9 tổng công ty, 300 đơn vị thành viên

FPT đã triển khai ERP cho hầu hết các doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực ngân hàng - tài chính tại Việt Nam như Vietin Bank, BIDV, DIV, SBV, MB, MSB, SCB, Bảo Minh

Và hàng trăm dự án ERP khác cho các doanh nghiệp thuộc các ngành nghề khác nhau như Vinasoy, Vinamilk, Điện máy Thiên Hòa, Thủy sản Minh Phú, Đạm

Cà Mau, Gỗ An Cường, Big C, VietsoVPetro, Trung Nguyên, Dược Bình Định, Xi

và định hướng trong tương lai là đặc biệt quan trọng và cần thiết

Hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể SAP ERP khi đưa vào hoạt động sẽ đem lại cho MEDLATEC một cơ sở dữ liệu tập trung, duy nhất Thông tin cung cấp nhanh chóng, chính xác và minh bạch Từ đó, MEDLATEC từng bước áp dụng mô hình quản lý mới và hiện đại hóa công tác quản trị dựa trên công nghệ:

Hệ thống quản trị ERP trién khai tai MEDLATEC str dung SAP S/4 HANA gói

giải pháp hàng đầu thế giới về quản trị doanh nghiệp của hãng SAP, được xây dựng theo các tiêu chuan quan tri tiên tiên

Hệ thống gồm có các phân hệ quan trọng như: Kế toán tài chính, Kế toán quản trị, Quản lý mua hàng, hàng tồn kho; Quản lý bảo trì, bảo đưỡng tài sản; Ứng dụng

di động

Ngoài ra còn bao gồm Hệ thông báo cáo quản trị thông minh (BI) dành choBan lãnh đạo và tích hợp các hệ thông phần mềm đặc thủ có sẵn tại doanh nghiệp là phần

mềm Quản lý Bệnh viện (HIS), Phần mềm Quản lý Xét nghiệm (LIS), Phần mềm

bán hàng (POS) và Hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp đã triển khai thất bại:

Giải pháp ERP có rất nhiều lợi ích với sự phát triển của doanh nghiệp nhưng

có không ít doanh nghiệp đã nhận phải trái đắng, hay còn gọi là “tiền mất tật mang” chỉ vì chưa hiểu rõ ERP, cũng chưa lắng nghe nhu cầu thực sự doanh nghiệp mình cần là gì

Ví dụ như các doanh nghiệp thất bại:

Doanh nghiệp gỗ nội thất AA Công ty cơ khí Đại Dũng

Những nguyên nhân khiến doanh nghiệp thất bại khi triển khai ERP có thể kế

đến là:

Lập kế hoạch triển khai không chi tiết, không cụ thế Nhiều đơn vị thiếu đi việc lập kế hoạch hoặc lập kế hoạch thì cũng rất SƠ sài, không chi tiết và không cụ thể Khi không có kế hoạch cụ thể, bạn sẽ không biết phải làm gì trước hay chi phí dự trù cho công việc là bao nhiêu, ai sẽ là người phụ trách phần việc này, phần việc kia gây rối loạn và khó kiểm soát

Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP chưa phù hợp Quyết định lựa chọn nhà cung cấp phần mềm nào cho doanh nghiệp của mình đề tránh được những rủi ro

không đáng có khi triển khai ERP gây lãng phí nhiều chi phi

Không thiết lập được đội dự án chất lượng

Dự án ERP thất bại do lo ngại thay đổi

Quá nhiều tùy chỉnh Việc tùy chỉnh có thê trở nên nguy hiểm và lệch hướng

nếu bạn doanh nghiệp tùy chỉnh chức năng vốn không phải là yếu tố khác biệt tạo

lợi thế cạnh tranh mà là yêu điểm trong quy trình vận hành hiện tại

Thiếu chương trình đảo tạo phủ hợp

2.2 Đánh giá thực trạng hoạt động tại Việt Nam

2.2.1 Thuận lợi khi ứng dụng ERP tại Việt Nam

- _ Giúp các doanh nghiệp truy cập thông tin nhanh chóng, chính xác, an toàn, ôn

như việc tiếp nhận vật tư hàng hóa từ nhà cung cấp

- _ Tăng cường khả năng tương thích nhanh với quy trình kinh doanh

- _ Đáp ứng yêu cầu thương mại điện tử và kinh doanh số

- _ Giảm thiểu các chỉ phí vô lý và giám sát chặt chẽ các khoản chỉ phí

- _ Với các công ty nhỏ thì ERP là công cụ chính đề tăng hiệu quả quản lý, giữ vai trò quyết định đối với một số vấn đề như tạo hệ thông kiểm soát tài chính, tạo báo cáo phân tích nhiều chiếu một cách nhanh chóng hay quản lí công nợ khách hàng

2.2.2 Khó khăn khi ứng dụng ERP vào hoạt động tại việt Nam

Không phải doanh nghiệp nào cũng có thê áp dụng ERP vào hoạt động vì:

- Chí phí đầu tư cho mô hình này là khá lớn nên thường chỉ có ác doanh nghiệp

có quy mô lớn, kinh phí đầu tư không là vấn đề lớn của họ thì họ mới mạnh dạn đầu

tư

ERP

- Trình độ nhân sự từ cấp quản lý đến cấp dưới chưa đáp ứng được, năng lực nhân sự không đồng đều, quy trình sản xuất chưa được chuân hóa, gây khó khăn cho quá trình áp dụng ERP

- Quy trình của các doanh nghiệp còn lạc hậu, nhiều công đoạn khiến việc áp