+ Quản lý trạng thái phòng bằng các công cụ vật lý bảng lịch phòng, bảng trạng thái phòng, sổ sách… nếu sơ ý bị tẩy xoá sẽ rất mất thời gian và đó cũng là một phần nhỏ nguyên nhân dẫn đế
TỔNG QUAN
Khảo sát tình hình, nhu cầu và xu hướng phát triển
Với sự phát triển của ngành dịch vụ du lịch, nhiều phần mềm quản lý khách sạn đã ra đời, hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý Theo khảo sát, các khách sạn lớn (từ 2 sao trở lên và có trên 50 phòng) thường sử dụng phần mềm quản lý và sẵn sàng đầu tư một khoản tiền lớn cho chúng Ngược lại, các nhà nghỉ và khách sạn quy mô trung bình, nhỏ chủ yếu vẫn quản lý thủ công và ít sử dụng phần mềm do khối lượng công việc không nhiều Họ chỉ cần quản lý phòng và thanh toán, vì vậy việc đầu tư vào phần mềm đầy đủ chức năng sẽ trở thành lãng phí cả về tiền bạc lẫn tính năng.
1.1 Giới thiệu về khách sạn NIKKO
Chuỗi khách sạn Nikko Hotels International là thương hiệu khách sạn Nhật Bản đạt tiêu chuẩn quốc tế, hiện diện tại nhiều quốc gia và cung cấp dịch vụ đa dạng cho cả khách doanh nhân và du lịch Với thương hiệu Hotel Nikko, chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ chất lượng cao, thân thiện với môi trường, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho khách hàng, tận tâm phục vụ và tọa lạc tại vị trí lý tưởng.
+ Địa chỉ: Số 412, Khu HK10, dự án Waterfront, phường Vĩnh Niệm, Quận Lê Chân Hải Phòng
+ Số điện thoại: +84 225 3265 666 Ảnh 1 Khách sạn NIKKO Hotel Ảnh 2 Bên trong khách sạn NIKKO
1.1.1 Sơ đồ cơ cấu quản lý khách sạn NIKKO Ảnh 3 Sơ đồ quản lý khách sạn NIKKO
Chức năng từng bộ phận trong sơ đồ quản lý:
Giám đốc khách sạn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hoạt động hiệu quả của khách sạn, bao gồm lập kế hoạch kinh doanh và phối hợp các bộ phận một cách đồng bộ Họ cũng chỉ đạo công việc của phó giám đốc và các bộ phận khác, đảm bảo sự hoạt động trơn tru và hiệu quả trong toàn bộ khách sạn.
Phó giám đốc khách sạn có trách nhiệm thực thi kế hoạch công tác mà giám đốc đề ra, đại diện cho giám đốc trong việc giải quyết các vấn đề của các bộ phận Họ cũng thực hiện các kế hoạch đào tạo nhân viên và xử lý khiếu nại của khách hàng một cách hiệu quả.
Tổ chức lao động tiền lương cần đánh giá định kỳ công việc của nhân viên, từ đó đề xuất ý kiến về chế độ thưởng phạt cho giám đốc Đồng thời, việc duy trì đào tạo và phát triển đội ngũ lao động trong khách sạn là rất quan trọng Bên cạnh đó, tổ chức cũng phải theo dõi và thực hiện chế độ lương, thưởng, cũng như các quyền lợi về nghỉ phép và nghỉ ốm của nhân viên.
Bộ phận bảo vệ: Bảo đảm an ninh an toàn cho khách sạn, khách cũng như cán bộ nhân viên trong khách sạn và tài sản của họ.
Bộ phận thị trường chịu trách nhiệm nghiên cứu các đặc điểm, xu hướng và biến động của thị trường mục tiêu cũng như các thị trường khác và đối thủ cạnh tranh Qua đó, bộ phận này sẽ kịp thời đề xuất ý kiến lên cấp trên để giải quyết những vấn đề phát sinh.
Bộ phận giặt là có nhiệm vụ tiếp nhận các đồ vải bẩn từ các bộ phận khác, bao gồm ga trải giường, vỏ gối, vỏ chăn, rèm cửa, các loại khăn và toàn bộ quần áo theo yêu cầu của khách để thực hiện quy trình giặt là.
Bộ phận lễ tân là nơi tiếp đón khách và thực hiện các thủ tục nhận phòng, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong khách sạn để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng.
Phòng dịch vụ ăn uống có trách nhiệm lựa chọn, thu mua và quản lý lương thực thực phẩm cùng với các đồ dùng cần thiết để phục vụ cho nhu cầu chế biến món ăn của khách hàng và khách sạn Phòng này được chia thành 3 tổ chức khác nhau để đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Tổ bàn chịu trách nhiệm chuẩn bị phòng ăn và phòng đón khách, tiếp nhận yêu cầu gọi món từ khách và chuyển đến bếp Họ cũng thực hiện quá trình phục vụ trong suốt bữa ăn và dọn bàn sau khi khách đã dùng xong.
+Tổ bếp: Nhận lương thực thực phẩm và chế biến món ăn phục vụ khách và cán bộ công nhân viên.
+Tổ bar: Pha chế đồ uống theo nhu cầu của khách
Phòng phục vụ khách nghỉ : chịu trách nhiệm mảng lưu trú trong khách sạn.Gồm 3 tổ:
Tổ buồng có nhiệm vụ dọn dẹp vệ sinh phòng hàng ngày và theo dõi tình hình của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn Tổ kỹ thuật đảm bảo các thiết bị máy móc điện nước hoạt động tốt, thực hiện sửa chữa và thay thế kịp thời những thiết bị hỏng hóc Trong khi đó, tổ làm sạch có trách nhiệm duy trì vệ sinh cho các khu vực công cộng trong khách sạn.
Phòng hành chính tổ chức có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo từ các bộ phận để trình lên giám đốc, đồng thời tổ chức các cuộc họp và thực hiện giao dịch với các đối tác.
Phòng kế toán: Quản lý toàn bộ các khoản thu chi trong khách sạn, hạch toán và báo cáo lên cấp trên.Gồm 3 bộ phận nhỏ:
+Kế toán kho : Quản lý tình trạng xuất nhập và tồn kho tất cả các trang thiết bị và đồ dùng.
Kế toán bất động sản đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động thuê và cho thuê bất động sản, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch Đồng thời, thu ngân là người trực tiếp quản lý thu chi tiền mặt cho tất cả các khoản trong khách sạn, góp phần duy trì hoạt động tài chính ổn định và hiệu quả.
1.1.2 Hiện trạng quản lý của khách sạn NIKKO hiện nay có một số hạn chế sau:
+ Quản lý bằng sổ sách, Người dùng phải ghi chép nhiều do đó dẫn đến tình trạng nhầm lẫn.
Quản lý trạng thái phòng bằng các công cụ vật lý như bảng lịch phòng, bảng trạng thái phòng và sổ sách có thể gặp rủi ro nếu không cẩn thận, dẫn đến việc thông tin bị tẩy xoá Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn là nguyên nhân chính khiến cơ hội cho thuê phòng bị bỏ lỡ.
+ Quá trình nhập, sửa đổi thông tin khó khăn phải tẩy xoá mất thời gian lại tốn kém.
+ Khi cấp trên cần những thông tin về tình hình cũng như hiện trạng phòng, Người dùng phải đi lại khá vất vả
+ Khi có lượng khách hàng lớn có nhu cầu thuê đặt phòng, khách sạn gặp tình trạng quá tải khi cần xử lí các vấn đề về phòng
+ Việc quản lí hóa đơn gặp nhiều sai sót khi có quá nhiều dịch vụ phát sinh trong quá trình khách thuê phòng
Dù quy mô trung bình và nhỏ, các chủ sở hữu và quản lý khách sạn đều khao khát áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý Đáp ứng nhu cầu này, chúng tôi đã phát triển phần mềm quản lý phòng, giúp người quản lý nhanh chóng cập nhật thông tin phòng, từ đó tối ưu hóa cơ hội cho thuê phòng tại khách sạn.
1.1.3 Nghiệp vụ quản lý khách sạn NIKKO Hải Phòng
Thực trạng Quản Lý Khách Sạn
Khi khảo sát qui trình hoạt động của một khách sạn, ta nắm được các thông tin như sau:
Khách thuê phòng có hai dạng:
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1 Sơ đồ phân rã chức năng Ảnh 7 Sơ đồ phân rã chức năng
2.1.1 Mô tả các chức năng con
Quản lý hệ thống cho phép người dùng truy cập tài khoản theo chức vụ quản lý như Admin, demo và user Người dùng có thể thực hiện các thao tác như đăng nhập, đăng xuất, đổi mật khẩu và quản lý thông tin đăng nhập một cách dễ dàng và hiệu quả.
User Pass Chức vụ admin admin Admin demo demo Quản lý nhanvien nhanvien Nhân Viên
Để đăng nhập vào hệ thống, người dùng cần sử dụng tài khoản được cấp theo chức vụ của mình Nếu quá trình đăng nhập thành công, hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Đăng nhập thành công” Trong trường hợp thông tin tài khoản hoặc mật khẩu bị bỏ trống, người dùng sẽ nhận được thông báo “Thông tin đăng nhập bị trống” để có thể chỉnh sửa Lưu ý rằng người dùng sẽ không thể đăng nhập nếu thông tin tài khoản hoặc mật khẩu không chính xác.
Khi không còn cần sử dụng phần mềm, người dùng có thể thực hiện đăng xuất hệ thống Để hoàn tất quá trình này, hãy chọn “Yes” để xác nhận đăng xuất hoặc “No” nếu muốn hủy thao tác.
Để bảo vệ thông tin cá nhân và khi có nhu cầu thay đổi mật khẩu, người dùng chỉ cần chọn "Đổi mật khẩu" và nhập thông tin tài khoản cùng với mật khẩu cũ.
Người dùng có khả năng quản lý quyền truy cập của các tài khoản đăng nhập, bao gồm thời gian đăng nhập, thời gian đăng xuất và địa điểm truy cập Họ cũng có thể dễ dàng chuyển đổi linh hoạt giữa các tài khoản khác nhau.
Khóa hệ thống là biện pháp quan trọng khi xảy ra sự cố an ninh mạng hoặc trong quá trình nâng cấp, sửa chữa Người dùng có thể tạm dừng phần mềm để bảo vệ dữ liệu và đảm bảo an toàn cho hệ thống.
Sao lưu dữ liệu là một quy trình quan trọng, trong đó dữ liệu của mỗi tài khoản được lưu trữ trên ứng dụng điện toán đám mây Điều này giúp phục hồi thông tin trong trường hợp xảy ra rò rỉ dữ liệu, mất mát hoặc các vấn đề liên quan khác.
Quản lý danh mục: Người dùng kiểm tra và quản lý các danh mục nhân sự, khách hàng, dịch vụ, phòng ban, thiết bị, chức vụ.
Cập nhật danh mục thiết bị là quy trình quan trọng khi khách sạn bổ sung hoặc ngừng sử dụng các thiết bị như máy lạnh Danh mục này sẽ được điều chỉnh để phản ánh chính xác thông tin về tên thiết bị, giúp khách hàng nắm rõ và dễ dàng lựa chọn dịch vụ.
Người dùng có thể quản lý danh mục thiết bị như TV, tủ lạnh, bao gồm thông tin về nơi sản xuất, số lượng, ngày nhập, ngày bắt đầu sử dụng và ngày thu hồi Họ cũng có khả năng thực hiện các thao tác thêm, sửa, và xóa cho từng thiết bị trong danh sách.
Cập nhật danh mục loại phòng khi có sự thay đổi để cung cấp thông tin chi tiết về các loại phòng của khách sạn như phòng VIP, phòng Standard, và phòng Luxury Danh mục này sẽ bao gồm trang thiết bị, ưu nhược điểm của từng loại phòng, đồng thời cho phép người dùng thực hiện các thao tác thêm, sửa, xóa thông tin liên quan đến từng loại phòng.
Cập nhật danh mục chức vụ trong khách sạn bao gồm thông tin chi tiết về các vị trí như nhân viên và quản lý, cùng với số lượng và thông tin cá nhân của từng người đảm nhiệm Người dùng có thể thực hiện các thao tác thêm, sửa hoặc xóa danh mục chức vụ một cách dễ dàng.
Cập nhật danh mục loại khách hàng là một bước quan trọng trong quản lý khách sạn, giúp hiển thị danh sách các loại khách hàng như khách VIP, khách mới và khách nước ngoài Điều này cho phép nhân viên dễ dàng đối chiếu thông tin mỗi khi có khách hàng thuê phòng Người dùng có thể thực hiện các thao tác thêm, sửa và xóa danh mục để đảm bảo tính chính xác và cập nhật của dữ liệu khách hàng.
Cập nhật danh mục loại dịch vụ trên phần mềm cho phép người dùng dễ dàng quản lý thông tin Người dùng có thể thực hiện các thao tác thêm, sửa, và xóa danh mục dịch vụ một cách thuận tiện.
Người dùng có khả năng quản lý danh mục các phòng ban và bộ phận, cùng với thông tin về nhân viên thuộc từng phòng ban Họ có thể thực hiện các thao tác như thêm, sửa và xóa danh mục một cách dễ dàng.
Quản lý thông tin khách hàng: Người dùng quản lý thông tin của khách hàng và quá trình thuê sử dụng phòng của khách.
Khi khách hàng thuê phòng, người dùng cần cập nhật thông tin cơ bản như họ tên, ngày sinh, số điện thoại, CCCD hoặc hộ chiếu đối với khách nước ngoài vào hệ thống phần mềm Trong suốt thời gian khách hàng sử dụng phòng, người dùng có quyền sửa đổi và bổ sung thông tin nếu cần thiết.
Giao diện phần mềm quản lý khách sạn
3.1 Giao diện Đăng Nhập: Ảnh 12 Giao diện đăng nhập
Giao diện đăng nhập đơn giản dễ sử dụng bàn cần có tài khoản mới có thể đăng nhập vào phần mềm, dưới đây là 1 số tài khoản demo:
3.2 Giao diện Main Ảnh 13 Giao diện Main
3.3 Giao diện Thông tin khách hàng: Ảnh 14 Giao diện thông tin khách hàng
Giao diện Thông tin Khách hàng với các chức năng:
- Xem thông tin danh sách khách hàng
- Tìm kiếm thông tin khách hàng theo Mã khách hàng.
- Thêm, sửa, xóa thông tin khách hàng.
3.4 Giao diện thanh toán Ảnh 15 Giao diện thanh toán
Giao diện Thanh Toán với các chức năng:
- Xem thông tin danh sách khách hàng.
- Tìm kiếm thông tin khách hàng theo Mã khách hàng.
- Tính tổng tiền khách hàng cần thanh toán.
- Thêm thông tin Thanh toán vào danh sách hóa đơn.
3.5 Giao diện hoá đơn Ảnh 16 Giao diện hoá đơn
Giao diện Hóa đơn với các chức năng:
- Xem danh sách hóa đơn
- Thêm, sửa, xóa thông tin Hóa đơn.
3.6 Giao diện đặt phòng Ảnh 17 Giao diện đặt phòng
Giao diện Hóa đơn với các chức năng:
- Xem danh sách Phiếu đặt phòng va xem các loại phòng.
3.7 Giao diện quản lý phòng
Tab Quản lý phòng Ảnh 18 Giao diện quản lý phòng
Tab Quản lý loại phòng: Ảnh 19 Tab quản lý loại phòng
3.8 Giao diện đổi mật khẩu Ảnh 20 Giao diện đổi mật khẩu
3.9 Giao diện báo cáo thống kê hoá đơn Ảnh 21 Giao diện báo cáo hoá đơn
3.9.1 Giao diện báo cáo thống kê danh sách khách hàng Ảnh 22 Báo cáo thống kê khách hàng