Thiết kế phần mềm quản lý sinh viên bằng phần mềm access

2 Mục đính và yêu cầu của đề tài 2Ì1 Mục đích của đề tài Quản lý sinh viên trong cá trường Đại Học là quản lý quá trình học tập, trong đó cso tat ca ho so cua sinh viên và điểm trong, q

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

KHOA KINH TE

DAI 1 LOC

| Ji DAU MOT

2009 THU DAU MOT UNIVERSITY

TIEU LUAN MON HOC

HE THONG THONG TIN QUAN LY (MIS)

DE TAI:

THIET KE PHAN MEM QUAN LY SINH VIEN

BANG PHAN MEM ACCESS

SVTH:

Tran Pham Thu Quynh - 2125106050199

Lé Ngoc Thao - 2125106051033 Nguyễn Thị Thanh Hỏa - 2125106050473 LỚP: LOQL008

BÌNH DƯƠNG - 11/2022

LỜI CẢM ƠN

Trước hết chúng em xin bảy tỏ lòng biết ơn và kính trọng sâu sắc đến tất cả thầy

cô trường Đại Học Thủ Dầu Một đã tận tình truyền đạt cho chúng em những kiến thức

vô cùng quý báu trong suốt thời gian vừa qua Chúng em xin cảm ơn Cô Trần Câm Tú

đã hết lòng hướng dẫn và giúp đỡ chúng em trong suốt thời gian học tập

Tuy nhiên, do còn hạn chế về kiến thức và khả năng nghiên cứu, đồng thời cũng do hạn chế về thời gian nên chắc chắn rằng bài báo cáo này còn những khiếm khuyết và không tránh khỏi sự sai sót Chúng em rất mong nhận được sự quan tâm, xem xét và những ý kiến đóng góp ý kiến quý báu của cô

MỤC LỤC

XXXSXXSXXSXXXSXXSXXSXSXXXXXXSXSXSXXXXSXAXSSXSXXSXXSXSXSXSAXXXXSXSSSXAXAXAXAXAXSXSAXSAXAXAXAXSAXAXSAXAXAxSX

1) Tính cấp thiết của đề tài 52-22 2112122112112112112112711212112112121211221 0e 1

2) Muc dinh va yéu cau cla d6 tai cccccecccseecsesseseeseseesesscsessesessesessesevessseeesseen 1

2.1 Muc dich ctia 6 tat ccccesessessessesesseteessessretetietsetsiesietiesesesttettse 1

2.2 You cau clia d6 tain ccc cccccccesescesesesessssesececsesesessvseseseceesasevevsussevsevceanenevenes 1

XYXXXXXXXSXSXXSXXSXXXSXSXSXXXXXSXAXSXSXSXSXXSXXXSXSXSXXXXSXSXSXSXSXXSXXXSXSXSAXXXXSXSSSAXAXAXXSXSSXSAxSAxAXAxAXSX

XYXXXXXSXSXXSXXSXXSXXXSXSXSXXXXXXAXXSSXSXSXXSXSXSAXAXXAXSAXSSSXSAXSAXXSXSAxSAxAXxAxAXxAxAxSxAxxx*x Chương 1: Cơ sở lý thuyếtÏÌÌÌì]ìÌÌìI1ÌìÌìHT1ììiìTìiìNiiiiìììiìiìiìiiìiììiìiìinnìiììiiiini 1.1 Khái niệm về tin học quản Ìý c1 112111211111 111 12 2110111811111 1111 11111111 1E key 2

1.2 Khái niệm về Microsoft Access - ST H1 1212111115111 121015111 1E ng 2

1.4 Các thành phần cơ sở của ACCeSS s0 à c1 1121121121121122.21212120 1112 erg 2

1.5 Môi quan hệ giữa các thành phần cơ sở trong A€€ess - 5s 5c c2 2sze2 3

Chương 2: Thực trạng, ưu điềm và khuyet điềm khi sử dụng phần mềm quản lý

sinh viênTHIHHHHHIHTHHHHHIHHHIIIHHNHIHIIIHIHTIIIHIHIHHIIHHIIIIHIHIIHIIHIIIHIHIIHHIIITIIHHIT

2.1 Thực trạng khi sử dụng phần mềm quản lý sinh viên -2- 2 s22 2£zz£z222 4

2.2 Ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý sinh viên - 2-2222 2£E22EE2Z+Zzzzx2 4

2.3 Khuyêt điểm khi sử dụng phân mêm quản lý sinh viÊn - 5:5 5552525 s22 4

XXXXXSXXXXSXXXXXSXXXSXXXXXSXXXXSXXXXXSXXXXXXXXXSXSXXXXSXXSSAXSxx+x Chương 3: Xây dựng bài toán quản lýÏTIIIHHIIINHTHIIHHTIIHIHIHHTIIHTIIHIHNHIIIIINHIIIIHTIIIHTIIH 3.1 Xây dựng hệ thống ban đầu ST HH 111111111111 51 11511111 1n HH ea 4

3.2 Nhập dữ liệu cho bảng 1 122022211211 121 1111111111111 11011 8110111111111 01111 xe 6

3.3 Thiết kế truy vấn đữ liệu - 52 Sa TH H111 11111111 111212111111151111 12121111 aa 7

3.4 Thiết kế biểu mẫu s:- 2222: 2221112211122211122211122T.1 1 1 1.1110.111 1.1 re 9

3.6 Kiếm thử và triển khai hệ thông 25-525 SE SE1E2111121152111 1 17111 12H 1 re 12

DANH MỤC BẢN

Bảng 3.1 Xây dựng hệ thông bảng MONHOC 2 S222 211211112121 re

Bảng 3.2 Xây dựng hệ thông bảng KHOA Á c2 1212112111121 2211122221 rey

Bảng 3.3 Xây dựng hệ thông bảng SINHVIEN ST 211211115121 re Bảng 3.4 Xây dựng hệ thống bảng KETQUA 5 1 2E 1112112112112112112.11 1 ca.

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 3.1 Nhập dữ liệu cho bảng MONHOC 52-52 S22112122711121222127112112211 212 2e 6

Hinh 3.2 Nhập dữ liệu cho bảng KHOA 2 0 22011211121 1111121112 12 121812012112 reg 6

Hình 3.3 Nhập dữ liệu cho bảng SINHVIEN -2- 2221 2122212221221.212222 xe 6

Hinh 3.4 Nhập dữ liệu cho bảng KETQUA 2 2 022211211211 1211111111 1111118111 tk 7 Hình 3.5 Xây dựng mối quan hệ giữa các bảng - 21T SE 1211121212211 cg He 7

Hình 3.6 Thiết kế truy vẫn Qry_HOTENSV á S2 1 1212222121212 8 Hình 3.7 Thiét ké truy van Qry KOQHT.occccccccccccccccccccccccsessesecssesesseseeseesesesseseseseneees 8 Hinh 3.8 Thiết kế truy vấn Qry_Tong Nam _NU_ HB S2 SE SE ng 9 Hình 3.9 Thiết kế biểu mẫu Frm_ Main 5-52 99 EE1E15111112112112112111111 21c c6 9 Hình 3.10 Thiết kế biêu mẫu Frm_KHOA 5252221 S152151121111211211111 121A 10 Hình 3.11 Thiết kế biểu mẫu Frm_MONHOC 5 S222 1211212111121 xe 10 Hình 3.12 Thiết kế biêu mẫu Frm_NHAPDIEM 25s 211 2151815115 y6 10 Hình 3.13 Thiết kế biêu mẫu Frm_KQHT 52 S2 29215 5112151211521 ee 11 Hình 3.14 Thiết kế báo cáo Rp_DSSV 52c S222E1E1 2122212120212 ryu 12 Hình 3.15 Màn hình quy vẫn Qry_HOTENSYV - s21 TS 2112112112122 2g ra 12 Hình 3.16 Màn hình quy vẫn Qry_KQHT - 1 2S EE19215 1215221121111 121 xeg 12 Hinh 3.17 Man hinh quy van Qry_ Tong Nam _NU_HB - 5252 22c sec 13 Hinh 3.18 Man hinh biéu mẫu Frm_Main 5 5 SE 152122111111 1271121211 1 126 13 Hình 3.19 Màn hình biểu mẫu Frm_KHOA 52-22 2121115 1215252571511 1121E12 1x2 13 Hình 3.20 Màn hình biểu mẫu Frm_MONHOC 2-52 211 SE 121 1211511111 y6 14 Hình 3.21 Màn hình biểu mẫu Frm_NHAPDIEM 222 2S2222212 212212122122 14

Hình 3.22 Màn hình biểu mẫu Frm_KQHT 5 52 E2E1221212112EE7122E21 e6 14

Hinh 3.23 Màn hình báo cáo Rp_DSSY L2 1 111911211211 1111111111111 say 15

A/ PHAN MỞ ĐẦU

1) Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay cùng với sự phát triển về mọi mặt của xã hội, công nghệ thông tin đã trở thành một nhu câu không thê thiêu trong đời sông con n8ười

Nền khoa học máy tính ngày nay đang giữu một vị trí trung tâm trong hầu hết các lĩnh vực của xã hội Với những lợi ích do công nghệ thông tin mang lại, các nahf quan ly da kịp thời đưa nhữung ứng dụng tin học vào phục vụ cho công tác quan lý sinh viên

Bài toán “Quản lý Sinh viên” nhằm giải quyết và đáp ứng một cách hiệu quả

các nhu cầu về mặt quản lý thông tin trong các trường Cao Đăng và Đại Học Tin học

hóa trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con người, tiết kiệm được thời gian, độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ như trước đây Tin học hóa giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh

được việc thất lực đữ liệu, tự động hóa và cụ thể hóa các thông tin theo nhu cầu của

con ngwoi

Là một đề tài mang tính thực tiễn cao Vì vậy, chúng em đã chọn đề tài: “Quản

ly sinh viên” Đề tài này sẽ là phần nào đưa ra được những nhận xét, đánh giá tông thé,

từ đó đưa ra được hệ thông với các chức năng nhập, tìm kiếm, xem, sửa, xóa dựa trên sự hô trợ của máy tính Hệ thông quản lý được xây dựng trên hệ quản trị cơ sỡ dự liệu Microsoft Access

2) Mục đính và yêu cầu của đề tài

2Ì1 Mục đích của đề tài

Quản lý sinh viên trong cá trường Đại Học là quản lý quá trình học tập, trong

đó cso tat ca ho so cua sinh viên và điểm trong, quá trình học tập tại trường đều được lưu trong chương trình “Quản lý sinh viên”

2Ì2 Yêu cầu của đề tài

Xây dựng chương trình “Quản lý sinh viên” nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý Bài toán đặt ra là xây dưungJ chương trình quản lý đề công việc được hiệu quả, chính

xá, tiết kiệm thời p1an cho các bộ công nhân viên

B/ NỘI DUNG

CHUONG 1: CO SO LY THUYET

111 Khai niém vé tin hoc quan ly

Theo Tw dién Bach khoa Toan thu Viét Nam: Tin hoc hoa (computerization) là việc đưa máy tính và tin học vào sử dụng trong các ứng dụng thực tê

Theo quan điểm của tác giả: Tin học hoá là quá trình ứng dụng CNTT trong các hoạt động của nên kinh tê — xã hội

Tin học hoá quản lý là việc ứng dụng CNTTT trong công tác quản lý và điều hành tô chức Tin học hóa quản lý là một giải pháp cũng như xu hướng tất yêu của một doanh nghiệp khi muốn phát triển, mở rộng trong tương lai

1Ì2 Khái niệm về Microsoft Access

Microsoft Access (Access là tên gọi tắt) hay hệ thống quản lý cơ sở đữ liệu (DBMS) là một hệ quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ giup người dùng có khả năng lưu trữ

và quản ly thông tin

1Ì3 Chức nang cua Access

Chức năng chính của Access là tạo lập, lưu trữ, cập nhật và khai thác dữ liệu Access sẽ giúp bạn có thể quản lý dữ liệu và mối quan hệ giữa các bảng đữ liệu, tạo các form nhập dữ liệu, thay đôi và chỉnh sửa dữ liệu Biêu mẫu giúp việc nhập dữ liệu

dễ dàng hơn Làm việc với các bảng mở rộng có thể gây nhằm lẫn và khi bạn đã kết nối các bảng, bạn có thê cần phải làm việc với nhiều bảng cùng một lúc để nhập một tập hợp dữ liệu Tuy nhiên, với các biểu mẫu có thế nhập dữ liệu vào nhiều bảng cùng một lúc, tất cả mọi thứ sẽ cùng tập hợp tại một điểm

1Ì4 Các thành phần co sé cua Access

Table (bang): Tất cả nguồn dữ liệu được lưu trữ trong các bảng, các bảng sẽ được sắp xếp thành các cột dọc và thành các hàng ngang Các hàng và cột được gọi là các bản ehi và các trường khác nhau Một trường không chỉ là một cột mà đó là cách

tổ chức thông tin theo từng loại đữ liệu Mọi thông tin trong một trường đều có củng loại với nhau

Form (biêu mâu): Biêu mẫu chỉ được sử dụng đề nhập, sửa đôi và xem các bản sh¡ dữ liệu trong thành phân cơ sở của access

Report (báo cáo): Báo cáo cung cấp cho bạn khả năng trình bảy dữ liệu có sẵn

Nếu bạn đã từng nhận được bản ¡n lịch học hoặc hóa đơn của một giao dịch mua hàng

trên máy tính, tức là bạn đã thấy báo cáo về cơ sở dữ liệu Báo cáo hữu ích vì chúng

cho phép bạn trình bày các thành phần của cơ sở dữ liệu ở định dạng dễ đọc

Query (truy vấn): Truy vấn là cách tìm kiếm và biên dịch dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng Chạy một truy vân giống như hỏi một câu hỏi chỉ tiết về cơ sở đữ liệu của bạn Khi bạn tạo truy vân trong Access, bạn xác định các điều kiện tìm kiếm cụ thê dé tìm chính xác dữ liệu bạn muốn

1Ì5 Mối quan hệ giữa các thành phần co’ so trong Access

Bang trong Access duoc biét dén la dung đề lưu trữ các thông tin Mỗi bảng thường được lưu trữ một số loại thông tin nhất định và giữa các bảng với nhau sẽ tồn

tại một mối quan hệ để có thể giúp dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu được quản lý và hoạt động một cách hiệu quả nhat có thê Với những chức năng như vậy, Form sẽ p1úp chúng ta cập nhật các dữ liệu vào bảng, sửa dữ liệu sắn có bên trong bảng và đọc dữ liệu từ bên bảng ra ngoài

O Moi quan hé lién quan giira Table va Report trong Access

Khac voi Form, Reports thi đối với Access có thể được sử dụng đề thê hiện ra bao cao in được, xuất ra fñle PDF được, có thể chứa được nhiều thành phần hình hoạ góp phần giúp thân thiện hơn với người dùng so với Form Điều đặc biệt hơn hết là Report sẽ không chuyện dụng như Form dé cập nhật dữ liệu ngược vào trone Table

H Mối quan hệ giữa Queries và Reports trong Access

Trong Access, mỗi Report đều có thê được hỗ trợ bởi 1 query, hay có thê nói cách khác đễ hiểu hơn, Report chính là cách diễn đạt khác của một query Giả sử như người biết về Access khi nhìn vào query sẽ biết được dữ liệu và câu hỏi đang được trả lời là gì, còn người không biết về Access nhìn report thì sẽ luôn cảm thấy dễ tiếp cận hon, con thie chat thi dang sau report là 1 hay rất nhiều queries được lấy thông tin từ Tables ra dé có thể diễn đạt hay biểu đạt lên trên report

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG, UU DIEM VA KHUYET DIEM KHI SU DUNG PHAN MEM QUAN LY SINH VIEN

2i1 Thực trạng khi sử dụng phần mềm quản lý sinh viên

Hiện nay, Sinh viên tại các trường đại học là một số lượng lớn, phần mềm

“Quan lý sinh viên” ra đời nhằm giai quyét cac van dé nhu:

Quản ly hoc tap

Trích xuất danh sách sinh viên

2Ì2 Ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý sinh viên

Phần mềm “Quản lý sinh viên” có những ưu điểm sau:

H Giao diện đơn piản

H Thiết kế dé sử dụng

H Truy cập nhanh vào hệ thống

2Ì3 Khuyết điểm khi sử dụng phần mềm quản lý sinh viên

Phần mềm “Quản lý sinh viên” có những khuyết điểm sau:

H Dung lượng lưu trữ hạn chế

H Không thể thực hiện các nghiệp vụ nâng cao

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ

3Ì1 Xây dựng hệ thống ban đầu

O Bang MONHOC:

STT | Trường | Kiểu đữ liệu Kích cỡ Mô tả

Bang 3.1 Xay dung hé thong bang MONHOC

O Bang KHOA:

STT | Trường | Kise dt Kích cỡ Mô tả

liệu

Bảng 3.2 Xây dựng hệ thống bảng KHOA

Bảng SINHVIEN:

STT| — Trường Kieu det Kích cỡ Mô tả

liệu

No: Nữ

8 | HOCBONG | Number Long integer Học bổng

4 * 212500002 — Nguyén Phuong Hang [| 3/31/2001 Hồ Chí Minh KT 0

* 212500003 Tran Chi Thanh 12/4/2003 Bình Phước CN 2000000

| * 212500004 Tran Duy Anh 2/9/2003 Bình Dương SP 1000000 _ *#212500006 Dương Anh Tài 7/23/2001 Long An CN 0

#212500007 Võ Minh Thư LỊ 7/19/2002 Da Nang SP 1000000

212500008 Nguyễn Duy Phong 4/27/2003 Binh Duong KT 2000000

Hình 3.3 Nhập dữ liệu cho bảng SINHVIEN

Hình 3.4 Nhập dữ liệu cho bảng KETQUA

H Môi quan hệ giữa các bảng:

Sau khi nhập dữ liệu cho các bảng, ta tiếng hành liên kết giữa các bảng lại với nhau nhờ công cụ Relationship của Microsoft Access đê dữ liệu của từng bảng sẽ được liên kết lại với nhau thành một cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh

Hình 3.5 Xây dựng mối quan hệ giữa các bảng

3I3 Thiết kẽ truy vẫn dữ liệu

Truy vấn dữ liệu (Query) là một công cụ được hỗ trợ trong chương trình Microsoft Access giúp người dùng có thê xử lý dữ liệu một cách trực quan Có nhiều

dạng theo yêu cầu xử lý dữ liệu như: trích, lọc, hiện thị đữ liệu, tổng hợp, thống kê,