Báo cáo môn học Đề tài hệ thống quản lý Đặt phòng khách sạn

Quy trình xử lý và quy tắc quản lý Lập báo cáo - thông kê Quản lí hoạt động của khách sạn Quy trình xử lý và quy tắc quản lý Tư vấn và tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng khi đặt phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHÓ HÒ CHÍ MINH

KHOA CONG NGHE THONG TIN

W7

BAO CAO MON HOC

DE TAI: HE THONG QUAN LY DAT PHONG KHACH SAN

MON HOC: Phan tich thiét ké hé thong

GVHD: ThS Pham Chi Cong

LOP: CS2202

SINH VIÊN THỰC HIỆN: Trần Anh Khôi - 2251012080

Phí Minh Quang — 2251012121 Hoang Anh Duy - 2251012046

Tran Qué Méc — 2251012096

Thanh phố Hồ Chí Minh, 2024

LỜI NÓI ĐẦU Ngành du lịch và lưu trú ngày càng phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây, đặc biệt là sau dai dich Covid-19 Nhu cau di du lịch và nghỉ dưỡng của người dân ngày càng tăng cao, kéo theo sự bùng nỗ của các khách sạn, khu nghỉ dưỡng trên khắp thể giới Sự cạnh tranh trong ngành du lịch - lưu trú cũng trở nên gay gắt hơn bao giờ hết

Đề đáp ứng nhụ cầu ngày càng cao của khách hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động, các khách sạn cân áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiên vào quản lý vận hành Hệ thông quản lý khách sạn ra đời như một giải pháp tối ưu, giúp tự động hóa và tích hợp các quy trình quản lý khác nhau của khách sạn Hệ thống quản lý khách sạn là một nền tảng công nghệ giúp tự động hóa và tích hợp các quy trình quản lý khác nhau trong một khách sạn hoặc khu nghỉ dưỡng Điều này bao gồm quản lý đặt phòng, thanh toán, quản lý giao dịch, quản lý nhân sự, tiếp thị

và quảng cáo, dịch vụ khách hàng, và nhiều hơn nữa

Trong bối cảnh ngành du lịch và lưu trú ngày càng phát triên mạnh mẽ, việc áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến như hệ thông quản lý khách sạn không chỉ là một sự cân thiệt mà còn

là một lợi thế cạnh tranh quan trọng giúp các doanh nghiệp nắm bắt cơ hội và thành công trong thị trường ngày càng khốc liệt này

Mục lục l7) T8 {7/1117 11.7),.88NNN HaIIIIỔẮỶẮÁI 4

Anh 6

TA) 0) 56 A 9

2.1 Phân tích chức năng nghiỆp vụ . - - - - ST ST HH HH no TH cv nh 10

2.1.1 Mô hình hóa chức năng nghiệp vụ - - : 5à St HH HH tre 10 2.1.1.1 Xác định chức năng chỉ tiết 10 2.1.1.2 Gom nhóm chức năng 12

2.1.1.3 Vẽ mô hình phân rã chức năng 12 2.1.2 Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ - 5-5 52 2 s2SE+s2EESESEE SE ExEhe>evH*rvevrxgxrrrrerrcrerrcree 14 2.2 Phân tích dữ liệu nghiệp vụ 18 2.2.1 Mô hình hóa dữ liệu ban đầu kh khen .18 2.2.1.1 Xác định kiêu thực thê và thuộc tính 18 2.2.1.2 Xác định kiêu lién ket l8 2.2.2 Chuân hóa dữ liệu wild

2.2.2.1 Mô hình thực thé két hyp (ERD)

Chương 3: Thiết kế giao điỆN 0 ST TT TT TH HH1 n1 ro

3.1 Giao diện đăng nhậpp - Ăn KH HH KT Họ TH TH Tà krt 3.2 Giao diện quản lý phòng

Chương 1: Khảo sát hệ thông

1.1 Mô tả hệ thống

Nhiệm vụ cơ bản

1.1.1

Thanh toán hóa đơn cho khách hàng để tránh xảy ra sai sót

Đáp ứng được nhu câu về dịch vụ và thuê phòng của khách hàng

Kiểm soát việc đặt,trả phòng, thông tin khách hàng

Cơ cầu tô chức

Bộ phận lễ tân:

o_ Tiếp đón khách hảng

©_ Xét duyệt thông tin khách hàng khi đặt và trả phòng

Bộ phận quản lý phòng :

o_ Kiểm tra tình trạng các trang thiết bị , cơ sở vật chất của phòng

Bộ phận dịch vụ:

©_ Lưu thông tin các dịch vụ khách hàng đã sử dụng, để tiện cho việc thanh toàn

Ban quản trị: Quản lý đảm bảo các hoạt động của khách sạn

Quy trình xử lý và quy tắc quản lý

Lập báo cáo - thông kê

Quản lí hoạt động của khách sạn

Quy trình xử lý và quy tắc quản lý

Tư vấn và tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng khi đặt phòng:

o_ Tư vấn về phòng và dịch vụ hiện có của khách sạn (1) cho khách hàng

o_ Xác nhận thông tin khách hàng và ghi nhận vảo hệ thống(2)

Chuẩn bị phòng và dịch vụ:

o_ Bộ phận phòng tiếp nhận và xứ lý các yêu cầu của khách hàng từ bộ

phận lễ tân (3): Sắp xếp phong, chuan bị đầy đủ tiện nohi theo hạng phòng và cung cấp thẻ phòng.(4)

o Bé phan dịch vụ tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng từ bộ

phận lễ tân (5): Chuẩn bị và cung cấp các dịch vụ, siải đáp thắc mắc của

khách hàng về dịch vụ.(6)

Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng trong quá trình sử dụng: Bộ phận lễ tân tiếp nhận các yêu cầu của khách hàns về phònø địch vụ và chuyển đến các bộ phận tương ứns.(7)

o Don dep phong theo tiêu chuẩn

o Khắc phục cơ sở vật chất

o_ Chuẩn bị và cung cấp các dịch vụ được khách hàng yêu cầu

Tiếp nhận và xử lý yêu cầu của khách hảng khi trả phòng:

o_ Kiểm tra tình trạng phòng xem có thiệt hại øì hay khéne( 8) Nếu có, bộ phận lễ tân sẽ báo cáo cho khách hàng và lập hóa đơn bồi thường (nếu

khách hàng đồng ý).(9)

o_ Lập hoá đơn thanh toán cho khách hàng bao gồm chỉ phí phòng, chỉ phí dịch vụ và các khoản phụ phí khác(nếu có) (10)

©_ In hóa đơn cho khách hàng(12)

Lập báo cáo - thông kê: Các bộ phận lập báo cáo - thống kê tình hình kinh

doanh hảng tuân (13)

Quản lí hoạt động của khách sạn

o_ Xem báo cáo - thông kê của các bộ phận, nắm bắt tình hình hoạt động của khách sạn và quản lý các bộ phận khác (14)

©_ Đưa ra các định hướng, biện pháp quản lý phủ hợp(15)

o_ Giải quyết các vấn đề phát sinh trong hoạt động của khách sạn(16)

Ngày đến: Jxo::J!20::: | Thời gian đến dự kiên:

Ngày đi: _ / /20 | Sô lượng phong:

Loai phong

Single Twin Double Triple Connecting

room Standard

- _ Mẫu phiếu đăng ký các dịch vụ

Mẫu biểu báo cáo hoạt động

BÁO CÁO TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG

Chỉ tiêu bv | MA hiện kỳ| hiện kỳ | cờ đâu với cùng

áo cáo | năm trước

A B Cc 1 2 3 4= (%)

1 Khách đo cơ sở lưu trú phục vụ (khách có nghĩ qua đêm tại cơ sở)

1.1 Số lượt khách phục vụ Lượt | 01

Khách quốc tế đến Lượt | 02

IKhách du lịch nội địa Lượt | 03

1.2 Tông sô lưu trú của khách (sô 5

đêm Tây nay GẺ | Dem | 04

Khách quốc tê đến Đêm | 05

Khách du lich nội địa Đêm | 06

2 Công suất sử dụng phòng % | 0

(07)=(08) ¿ (09)*100

Tông sô ngày phòng đã đặt Đêm | 08

Tông số ngày phòng sẵn có đê đặt Đêm | 09

3 Doanh thu Triệu đị 10

[Dịch vụ lưu trú Triệu đị 11

Dich vụ ăn uống Triệu đ| 12

[Dịch vụ khác Triệu đị 13

4 s mo động trực tiếp hoạt động du Người | 14

Hoạt động lưu trú Người | 15

Hoạt động ăn uống Người | 16

Khác Người | 17

Newoilapbieu | Jann Ngay thang nam 20

(Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị

(Kỹ, đóng dấu, họ tên)

~ Thực hiên thanh toán và chuyên

hóa đơn cho khách hàng

~ Giám sát hoạt đông của các bộ phận trong

- Kiểm tra tình hình khách san thông qua các

báo cáo thông kê của từng bộ phận

Chương 2: Phân tích hệ thống

2.1.1 Mô hình hóa chức năng nghiệp vụ

Tu van vé phòng và dịch vụ hiện có của khách sạn

Xác nhận thông tin khách hàng và ghi nhận vào hệ thống

Bộ phận phòng tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng từ bộ phận

Kiểm tra tình trạng phòng xem có thiệt hại gì hay không

Nếu có, bộ phận lễ tân sẽ báo cáo cho khách hàng và lập hóa đơn bồi thường (nếu khách hàng đồng ý)

(10) Lập hoá đơn thanh toán cho khách hàng bao gồm chí phí phòng,chi phí dịch vụ và các khoảng phụ phí khác(nếu có)

(11) Thu tiền thanh toán từ khách hàng bằng các hình thức thanh toán

(12) In hóa đơn cho khách hàng

(13) Các bộ phận lập báo cáo — thống kê tình hình kinh doanh hàng tuần (14) Xem báo cáo - thống kê của các bộ phận

(15) Nắm bắt tình hình hoạt động của khách sạn và quản lý các bộ phận khác Đưa ra các định hướng, biện pháp quản lý phù hợp

(16) Giải quyết các vấn đề phát sinh trong hoạt động của khách sạn

Tu van vé phòng và dịch vụ hiện có của khách san

Xác nhận thông tin khách hàng và ghi nhận vào hệ thống

Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng từ bộ phận lễ tân

Sắp xếp phòng, chuẩn bị đầy đủ tiện nghi theo hạng phòng và cung cấp thẻ phòng

Chuẩn bị và cung cấp các dịch vụ,giải đáp thắc mắc của khách hàng về dịch vụ

Bộ phận lễ tân tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng về phòng, dịch vụ và chuyên đến các bộ phận tương ứng

Kiếm tra tình trạng phòng xem có thiệt hại gì hay không

10

(8) Nếu có,bộ phận lễ tân sẽ báo cáo cho khách hàng và lập hóa đơn bồi thường

(15) Giải quyết các vấn đề phát sinh trong hoạt động của khách sạn

Bước 3: Gom nhóm đơn giản

Bước 4: Loại bỏ các chức năng không ý nghĩa

(1) Chốt thông tin đặt phòng

(2) Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng từ bộ phận lễ tân

(3) Sắp xếp phòng, chuẩn bị đầy đủ tiện nghi theo hạng phòng và cung cấp thẻ phòng

(4) Chuân bị và cung cấp các dịch vụ

(5) Bộ phận lễ tân tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng về phòng, dịch vụ và chuyên đến các bộ phận tương ứng

(6) Kiểm tra tinh trạng phòng xem có thiệt hại gì hay không

(7) Nếu có,bộ phận lễ tân sẽ báo cáo cho khách hàng và lập hóa đơn bồi thường

(nêu khách hàng đồng ý)

(8) Lập hoá đơn thanh toán cho khách hàng bao gồm chi phí phòng,chỉ phí dịch vụ và các khoảng phụ phí khác(nếu có)

(9) Thu tiền thanh toán từ khách hàng và ¡n hóa đơn

(10) Các bộ phận lập báo cáo — thông kê tình hình kinh doanh hàng tuần (11) Xem báo cáo — thống kê của các bộ phận

(12) Nắm bắt tình hình hoạt động của khách sạn và quản lý các bộ phận khác Đưa ra các định hướng, biện pháp quản lý phù hợp

Bước 5: Đặt lại tên

(9) Thu tiền thanh toán và in hóa đơn

(10) Lập báo cáo hàng tuần

(11) Kiểm tra báo cáo định kỳ

(12) Kiém soát các hoạt động của khách sạn

- Dựa vảo cơ cấu tô chức ta có 4 bộ phận: Bộ phận lễ tân, bộ phan quan ly phòng, bộ phận dịch vụ, ban quản trị Có thể chia thành 4 nhóm chức năng: Quản lý phòng, quản lý dịch vụ, quản ly giao dich, quan lý hoạt động khách sạn

(6) Báo cáo thiệt hại cho khách hàng và lập

hóa đơn bôi thường nêu có

(10) Lập báo cáo hàng tuần

Quản ly giao dich

Quan ly dat phong khách sạn

Quản lý phỏng Quản lý dịch vụ Quản lý giao dịch Quah i toat Gong

trông trước khách hàng phan

Cập nhật danh Đăng ký dịch vụ Xu m sách phòng Sau CN định kỳ

| tna trước khi vào ti Lưu chỉ phí vào cơ | sng eng

2.1.2 Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ

- _ Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức ngữ cảnh :

Khách hàng

I 0 Danh sách x Quan ly đặt phòng

- _ Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức đỉnh:

Cung cấp thẻ ra vào Thẻ ra vào

Quần lý hoạt động

Cập nhật thông tin

Danh sách phòng Danh sách phòng,

Xuất hoá đơn

Thông tin dịch vụ được

Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức 1:

o_ Tiến trình quản lý giao dịch :

Thích hìng Yêu cấu thuê phòng

: Dash sach dich va và phòng khả dụng 'Yêu cầu đăng ký

Quin i

— Hoá đơn

Sắp xếp phòng

LC) “Cập nhật hoá đơn [ cập nhấthoi đơn T7

————d cá Tình hình hoạt động Tình hình hoạt đông

2.2 Phan tích dữ liệu nghiệp vụ

2.2.1 Mô hình hóa dữ liệu ban đầu

C6 mau biéu : Dang ky (MB1), biéu mau dang ky dich vu (MB2) , hoa

don thanh toan (MB3)

Giao dịch không mẫu : Không có

- _ Kiểu thực thể (thuộc tính) :

oO Khách hàng: Mã khách hàng, Tên khách hàng, số CCCD, giới tính, số

điện thoại

Loại phòng: Mã loại phòng, tên loại phòng, phi chú

Phòng: Mã phòng, tên phòng, số điện thoại phòng, tình trạng

Loại etường: Mã loại s1ường, tên p1iường,

Dịch vụ: Mã địch vụ, ngày sử dụng, tên dịch vụ, đơn vị cung cấp, gia dịch vụ

Hóa đơn thanh toán : Mã hóa đơn, ngày nhận phòng, ngày trả phòng, tên

khách hàng, tông tiền, hình thức thanh toán

2.2.2 Chuẩn hóa dữ liệu

2.2.2.1 _ Mô hình thực thể kết hợp (ERD)

19

2.2.3 Mô hình dữ liệu quan hệ-

KHACHHANG

PHONG

LOAIPHONG

HOADONTHANHTOAN

Chương 3: Thiết kế giao diện

- Giao diện đăng nhập, giúp đảm bảo rằng chỉ nhân viên được cung cấp tài khoản được phép truy cập vào hệ thống quản lý

User Login

DU DU

- _ Giao diện chính của hệ thống hiến thị thông tin vé tinh trạng của các phòng trong khách sạn, bao gồm các phòng đã được đặt và các phòng còn trồng.Bộ phận lễ tân

có thể sử dụng các thông tin này để tư vẫn cho khách hàng về việc chọn phòng phủ hợp với yêu cầu của họ Giao diện cũng có thê cung cấp các tính năng tìm kiếm và lọc dé giúp lễ tân đễ dàng tìm kiếm các phòng theo các tiêu chí cụ thê như loại phòng, loại giường

2

QUẢN LÝ PHÒNG

DANH SÁCH PHÒNG

Thông tin phòng Loại phòng „_ Giường Tên phòng v

Ngày vào E1 Monday, April 22, 2024 v

Sau khi chọn phòng phù hợp, bộ phận lễ tân lập phiếu đăng ký đặt phòng với thông tin chí tiết về khách hàng, phòng đã chọn và các dịch vụ bô sung Khách hàng sẽ được xác nhận thông tin và thanh toán đặt cọc nếu cần Quy trình này đảm bảo rằng thông tin đặt phòng được ghi chép chính xác và đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng một cách chuyên nghiệp

Ngàyvào _# Monday, April 22, 2024 v Ngay ra Monday, April 22,2024 v

DICH VU

Ăn uõng * Đưa đón Dọn dẹp ) Gym, Spa, Tổ chức sự kiện

Ngày sử dụng Monday, April 22,2024 v

23

3.4 Giao diện quan lý giao dịch

- _ Khi khách hàng yêu cầu thanh toán, bộ phận lễ tân sẽ truy cập vào form quản lý giao dịch đề lấy thông tin đăng ký từ danh sách các phòng đang được đặt Thông tin về khách hàng đang đặt phòng và tông số tiền cần thanh toán sẽ được hiển thị bên cạnh danh sách phòng Điều này giúp lễ tân đễ dàng xác định và xử lý giao dịch thanh toán một cách chính xác và thuận tiện

QUẢN LÝ GIAO DỊCH

THÔNG TIN GIAO DỊCH

Danh sách phòng đang được đặt Thông tin khách hàng

-Ban quản trị có thể dé dang kiếm tra doanh thu hàng tuần, hàng tháng và hàng năm của từng bộ phận hoặc toàn bộ khách sạn thông qua giao diện quản lý hoạt động Thông tin về doanh thu sé được hiền thị đưới dạng sơ đồ, giúp quản trị đễ dàng thống kê và phân tích

24