Báo cáo môn học Đề tài hệ thống quản lý khách sạn

Hệ thống cần có khá năng quản lý các thông tin về khách hàng, phòng, đặt phòng, dịch vụ, thanh toán và báo cáo, đồng thời phải đáp ứng các yêu cầu đa dạng của khách hàng.. Để giải quyết

TRUONG DAI HQC MO THANH PHO HO CHi MINH

KHOA CONG NGHE THONG TIN

a

BAO CAO MON HOC

DE TAI: HE THONG QUAN LY KHACH SAN

Môn học: Phân tích thiết kế hệ thống

GVHD: ThS Phạm Chí Công

LỚP: CS2101

SINH VIÊN THỰC HIỆN:

Đặng Đình Huy - 2151053023

Nguyễn Chu Phước Ân - 2051052005

Lê Hién Vinh - 2051052152

Thành phố Hồ Chí Minh, 2023

Muc luc

PHẦN 1: KHẢO SÁT HỆ THÔNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN se 1 I) Đặt varn G2 ooo ce cccceeescessessessessessessessessessessessvssnssssessssevsanesrssssssesseseesssssessees 1 II) Mô tả bai todtns eee cececcecssessesssecsesssessesssessesssessessessseseesssessesssessesssessessseesessen 1 IID) Khao sát hệ thongs ccecceccccccccccsscscescssesestssessesessessesesevssesecsessssevetssteevseseseeseveees 2

1 Trước khi tiễn vào việc phan tich quy trinh, nhom tién hanh phong van 2

2 Ngoai viéc phong van, nhom con dua ra bang cau hoi oo eee 5

3 Tong két va han x6t: occ cecceccccesvescssesveseesesvesnsecssesesvsessesevsnsssssvevsesevecees 7 IV) Đặc tả hệ thống: - - 2c n1 H1 H11 1211 12111212111 nan 7

a) Mô tả quy trình làm vIỆC L1 2221 121111212121111 1112115111182 1811112 x tre 7

b) Mô tả thành phần hệ thống 5-5 SE E1 E1 1211111101221 1E tru 8 PHẢN 2: PHÂN TÍCH HỆ THÔNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN ccscccrscs¿ 10

I) Sơ đỗ phân rã chức năng hệ thông quản lý khách . 5: scccScxszssxszx2 10

II Phân tích các quy trình của hệ thống 1S S12 E221 HH re 11

1) Quan lý thuê phòng - 2 0 0 2222221121112 1121157115211 11181221 xe ll PIN9) 006) (Ạnh::tiiiiaầaaađaiỶ ll 3) Quản lý khách hàng L1 011 112111211111 0111111011011 111 10111101 1H nhện 12

4) Quản lý thống kê 1 s S1 1EE1211112112111 121111121111 ng 12

II Sơ đồ DED - 2-5 22 2 15212 12112112212112111122112222 121g te 13

2) Mức l - Chức năng quản lý đặt phòng: 0 22 221222222 exe 14 3) Mức I - Chức năng quản ly nhân viên: 2 2 22212 nhớ 15

4) Mure | - Chire nang quan ly théng k62 0.c cc cecccccceeeeseeseesesteseesesseeeeesseeeees 16

3) Mức I - Chức năng quản lý khách hàng: cc ccc cece cece sey 16

IV) Sơ đỗ ERD - c nH HH HH n1 tt HH1 ng 17

PHAN 3: ĐÁNH GIÁ VÀ TÔNG KẾT 2222222222222 18

MON: PHAN TICH THIET KE HE THONG

DE TAI PHAN TICH THIET KE HE THONG QUAN LY KHACH SAN PHAN 1: KHAO SAT HE THONG QUAN LY KHACH SAN I) Dat van de:

Khách sạn A có quy mô khá lớn tại trung tâm thành phố Đà Lạt, khách sạn này

có uy tín lâu năm nên luôn là sự chọn hàng đầu của khách du lịch khi đến Đà Lạt

Gần đây, xu hướng mọi người đến Đà Lạt du lịch ngày càng tăng, việc số lượng khách hàng đến tăng đột ngột khiến cho khách sạn gặp khó khăn trong việc quản lý Đặc biệt là khâu check-in theo phương thức truyền thông mắt nhiều thời gian, nhiều khách hàng đợi hàng dài

Vì vậy cần có một hệ thống thông tin hỗ trợ việc quản lý khách sạn, nhằm giúp khách sạn hoạt động nhanh nhẹn, minh bạch hơn cũng đồng thời tăng tính cạnh tranh

với các khách sạn khác

ID M6 ta bai toán:

Bài toán thiết kế hệ thống quản lý khách sạn là một bài toán phức tạp, đòi hỏi

tính linh hoạt, chính xác và hiệu quả trong việc quản lý các hoạt động của khách sạn

Hệ thống cần có khá năng quản lý các thông tin về khách hàng, phòng, đặt phòng, dịch

vụ, thanh toán và báo cáo, đồng thời phải đáp ứng các yêu cầu đa dạng của khách hàng

Để giải quyết bài toán này, hệ thống cần được thiết kế một cách cần thận, tối ưu hóa

quy trình quản lý, đảm bảo tính an toàn và bảo mật thông tin, đồng thời tăng cường trải

nghiệm của khách hàng khi sử dụng dịch vụ Quản lý khách sạn sẽ được thực hiện một

cách hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và tôi ưu hóa sự tương tác giữa khách hàng và khách sạn

Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống là khi có khách hàng liên hệ hoặc đến thuê

phòng hoặc thuê các dịch vụ của khách sạn thì có trách nhiệm giới thiệu về những đặc

điểm chung của khách sạn cũng như các công tác phục vụ của khách sạn Cùng với đó

là thu thập các yêu cầu của khách hàng Khi khách hàng có yêu cầu cụ thê thì sẽ công tác chuẩn bị, giao phòng cho khách, phục vụ các yêu cầu về dịch vụ của khách, hướng dẫn khách hiểu thêm về hoạt động của khách sạn Cap nhật đầy đủ các thông tin của khách hàng Phân loại khách hàng Các dịch vụ tối thiểu dịch vụ ăn uống ,thông tin liên lạc, đi lại, cùng các loại hình dịch vụ giải trí khác Vì vậy ngoài các thông tin để quản lý phòng, khách thuê phòng còn cần các thông tin về các loại hình địch vụ và các

thông tin về quá trình hoạt động kinh doanh của khách sạn Và thực hiện các thủ tục

nhanh gọn đảm bảo không xảy ra tinh trạng nhằm lẫn

Những chức năng của hệ thông của tóm lại như sau:

- Quản lý nhân viên: Bao gồm các thông tin như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, lịch làm việc, lương, Tìm kiếm, sửa đổi thông tin nhân viên

- Quản lý thông tin khách hàng: Bao gồm các thông tin như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số CMND, hộ chiếu, ngày sinh, giới tính, quốc tịch,

thông tin khách hàng

Tìm kiêm, sửa đôi

- Quản lý phòng: Bao gồm các thông tin về loại phòng, số lượng phòng, giá phòng, tình trạng phòng, tiện nghĩ của phòng,

- Quản lý đặt phòng: Bao gồm các thông tin về ngày đến, ngày đi, số lượng khách, loại phòng, giá phòng, số phòng, tình trạng đặt phòng,

cho khách hàng

Thực hiện đặt phòng

- Quản lý thanh toán: Bao gồm các thông tin về hóa đơn thanh toán, số tiền thanh toán, phương thức thanh toán

- Quản lý báo cáo: Bao gồm các thông tin về doanh thu, số lượng khách đến, số lượng phòng trống, số lượng phòng đã đặt

IIT) Khảo sát hệ thống:

1 Trước khi tiễn vào việc phân tích quy trình, nhóm tiền hành phỏng vấn các nhân viên, khách hàng ở khách sạn

Đối tượng phỏng vấn 1: Nhân viên tiếp tân

Mục đích: Tìm hiều quy trình tiếp nhận khách hàng Quy trình nhận phòng - trả phòng và các hoạt động hăng ngày của khách sạn

Quy trình tiếp nhận khách hàng của

khách sạn như thê nào?

Nhân viên lễ tân sẽ giao tiếp với khách hàng đề thu thập thông tin về khách hàng như thông tin cá nhân, thông tin đặt phòng, nhu cầu phòng ở, lượng người

từ đó đưa ra gợi ý và làm thủ tục nhập phòng cho du khách

Khách sạn có cho phép đặt phòng trước

hay không? Nêu có thì quy trình check-

1n như thê nào?

Khách sạn có cho phép đặt phòng trước thông qua các ứng dụng đặt phòng hoặc

liên lạc trực tiếp với khách sạn Số điện thoại của khách hàng được sử dụng như

mã xác nhận đặt phòng

Khi thực hiện thủ tục nhận phòng, khách

sạn cân thông tin gì của khách hàng? Khách sạn cần lưu các thông tin của

khách hàng như : họ và tên, sô điện

thoại, sô căn cước công dân (trường hợp

khách hàng không có căn cước công dân

có thể sử dụng hộ chiều hoặc giấy phép lái xe)

Quy trình trả phòng của khách sạn như

thê nào?

Sau khi tiếp nhận yêu cầu trả phòng, nhân viên lễ tân sẽ yêu cầu bộ phận buông phòng kiểm tra tình trạnh phòng,

thống kê dịch vụ, sau đó lập hóa đơn và

nhận thanh toán từ khách hàng

Khách sạn có các dịch vụ, tiện ích cho

khách hàng hay không?

Có, khách sạn có nhiều dịch vụ, trong đó

có nhiều hợp tác địch vụ với các doanh nghiệp bên ngoài Khi khách hàng có yêu cầu dịch vụ, nhân viên tiếp tân sẽ

tiếp nhận, thực hiện ghi nhận lên hệ thong va diéu phối nhân viên thực hiện

Phương thức thanh toán của khách sạn

như thê nào?

Khách sạn chấp nhận các phương thức thanh toán như: tiền mặt, thẻ visa, debit, credit, thanh toan qua internet - banking,

ví điện tử Nếu khách hàng thanh toán bằng thẻ thì khách sạn sẽ thu thêm phụ

phi, còn nếu thanh toán qua internet -

banking hoặc ví điện tử thì hệ thông

sinh code QR hoặc thông tin chuyển

khoản cho khách hàng thanh toán Cần lưu lại chỉ tiết hóa đơn của khách hàng

Nhằm giúp khách sạn thu hút nhiều

khách dén hơn, hệ thông có thê giúp gì

cảm ứng nhỏ cho khách hàng chọn mức hài lòng của họ đối với nhân viên cũng như các dịch vụ của khách hàng Hệ thống cần lưu lại thông tin này dé co thé giúp ban quản lý khách sạn điều hành

khách sạn tốt hơn

Đối tượng phỏng vấn 2: Nhân viên bộ phận kế toán

Mục đích: hiểu được những nhiệm vụ của hệ thông đối với bộ phận kế toán

Chức năng quan trọng nhất của hệ thông

với bộ phận kê toán là gì?

Hệ thống cần giúp đối chiều các hóa đơn

thu/ch1i của khách sạn Thống kê chỉ tiết

số tiền thu/chi một cách chính xác Có thê thực hiện thong ké theo

ngày/tháng/năm

Hình thức nhập/xuất dữ liệu của bộ phận

kê toán là gì?

Mọi đữ liệu điều được lưu trữ ở cơ sở đữ liệu chung của khách sạn Hoặc có thé

lay từ file excel,word, Vì vậy hệ thông

nảy nên hỗ trợ nhập xuất dữ liệu từ file

excel, word

Ngoài những tác vụ như thống kê, hỗ trợ

nhập xuất đữ liệu thì phòng kế toán có

muôn hệ thông có thêm chức nang nao

kiêm, sắp xếp hóa đơn theo ngày/tháng/năm Và tạo báo cáo từ mẫu

có săn

Mục đích: Tìm hiều về chức năng quản lý của hệ thong, cac nhu cau đi kèm như giao

điện, tiện ích

Khi khách hàng đến khách sạn thì hệ

thông có lưu lại thông tin của khách hàng

không?

Thông tin của khách hàng sẽ được lưu tại

cơ sở dữ liệu chung của khách sạn trong

6 tháng nhằm phục vục cho các tình

huống phát sinh

Việc quản lý nhân sự ở khách sạn được

thực hiện như thê nào? Thông tin của tất cả nhân viên được lưu

trữ chỉ tiết ở cơ sở dữ liệu Thực hiện

phân quyền theo các cấp và chức năng

của từng bộ phận

Thực hiện phân quyền, cụ thể là như thế

nào?

Mỗi nhân viên sẽ có một tài khoản đăng

nhập vào hệ thống của khách sạn, từ đó quy định giới hạn chức năng cấp cho

nhân viên Bắt đầu ca làm việc của mình,

nhân viên phải đăng nhập vào hệ thống

thực hiện điểm đanh

Quy trình quản lý kho hàng của khách

sạn như thê nào?

Khi nhập hàng từ nhà cung cấp, nhân viên sẽ nhập thông tin hàng hóa xuống

cơ sở đữ liệu Cũng như khi xuất kho, moi thông tin sẽ được lưu trữ chi tiết

Thực hiện kiêm kê hàng hóa, thông báo

hàng đã quá hạn sử dụng

Trường hợp nào thì hàng hóa sẽ được

xuât kho?

Sau khi khách hàng trả phòng, nhân viên

sé kiém tra va fill lai những hàng hóa

còn thiếu trong phòng Hoặc khi khách hàng yêu câu thì lễ tân cũng có khả năng bán hàng cho khách

Vậy khách sạn cần một ứng dụng

window hay la mot img dung web? Cả hai, ứng dụng web sẽ thuận tiện cho

việc quản lý từ xa, còn ứng dụng

window sẽ thuận tiện cho tất cả nhân

viên và bảo mật hơn Cả hai ứng dụng

nên có UL/UX tốt, trực quan, để nhìn

2 Ngoài việc phỏng vẫn, nhóm còn đưa ra bảng câu hỏi để phân tích nhu cầu nhân

viên trong khách sạn về một hệ thong tiện lợi

Nội dung câu hỏi Loại cầu hỏi Trả lời

Nhu cầu của bạn vềhệ | Chọn nhiều đáp án | Có thể chọn nhiều trong những ý kiến:

chính xác

Có giao điện ưa nhìn, để sử dụng

Điểm tiện tích hệ thông

quản lý khách sạn là

gi?

Chon | trong 2

dap an

kién:

Hệ thông hoạt động linh hoạt,

chinh xac

Co giao dién dep

Theo ban tinh năng hữu

ích nhất của hệ thông

trong việc kế toán là

gi?

Chon | trong 2

dap an

Chon | y kién nhiéu trong những ý kién:

Tra cứu, thống kê chỉ tiêu của khách sạn

Quan lí nhân sự, kho,

Bạn nghĩ hệ thống quản | Gõ chữ

lí khách sạn cân thêm

những chức năng gì đặc

biệt hay không?

Chức năng thanh toán | Chọn nhiều đáp án | Có thể chọn nhiều trong những ý kiến:

như: visa, quét mã QR

Ít xảy ra những lỗi sai trong việc tính toán hóa đơn

Ban thay hệ thông quản | Chọn nhiều đáp án | Có thê chọn nhiều trong những ý kiến:

Dễ đàng trong việc nam bắt số

lượng sản phẩm

Tự động hóa nhiều công việc tốn

công sức và thời gian

quản lí kho cần có

những điểm gì cải thiện

hay không?

Điểm tiện ích của hệ Chọn nhiều đáp án | Có thể chọn nhiều trong những ý kiến: thống quản lí nhân viên

là gì?

Giúp việc cập nhật thông tin nhân

vién dé dang hon

Biết được hiệu suất làm việc của

nhân viên

Tự động hóa trong việc chấm công

Trong hệ thông quản lí Chon | trong 2 Chon | y kién nhiều trong những ý

công của nhân viên một Ghi lưu thời gian chính xác thời

viên

Những diém chưa tốt Gõ chữ

của hệ thông quản lí

3 _ Tổng kết và nhận xét:

Thông qua cuộc phỏng vấn lấy ý kiến chúng ta cần:

- _ Xây dựng hệ thống đặt phòng và các tác vụ khác ở quây lễ tân

- _ Xây dựng hệ thông quản lý nhân viên có phân cấp chức năng, công việc cho từng chức năng cụ thê

- Phần mềm có giao diện ưa nhìn, dé str dung

- Xdy dựng hệ thống thanh toán bằng nhiều hình thức: trực tiếp, thẻ, app

- _ Hệ thống có khả năng thống kê, xây đựng báo cáo

IV) Đặc tá hệ thống:

a) Mô tả quy trình làm việc

Khi khách hàng đến với khách sạn, quây lễ tân sẽ tiếp nhận và hỗ trợ khách

hàng Lễ tân sẽ hỏi về nhu cầu phòng của khách và đề nghị một số lựa chọn thích hợp cho khách Nếu khách hàng đã có đặt trước phòng thì chuyên qua giai đoạn làm thủ tục nhập phòng, khách hàng có thê nhận phòng thông qua số điện thoại Mỗi khách hàng được quản lý chặt chẽ về mã định danh, họ và tên, năm sinh, quê quán Lễ tân và khách hàng đảm bảo thông tin chính xác trong quá trình đăng ký

Hệ thống giúp lễ tan tìm phòng phù hợp cho khách, có thê tìm theo các thuộc tính như số người, giá tiền, mức độ tiện nghi, Khi khách hàng đã quyết định đặt phòng, lễ tân xác nhận vào hệ thông Chỉ tiết thuê phòng được lưu trữ chặt chế Trong quá trình thuê phòng tại khách sạn, khách hàng có thể yêu cầu các dịch vụ

của khách sạn tại quay 1é tan, 1é tan nhập các thông tin dich vu cho việc xuất hóa đơn

sau nay

Khi thực hiện thủ tục trả phòng, hệ thống tính toán tiền phòng, thống kê và tính toán các dịch vụ khách hàng đã yêu câu, các phụ phí Xuất hóa đơn và tùy chọn các phương thức thanh toán cho khách hàng (tiền mặt, ví điện tử, chuyên khoản, thẻ) Lưu trữ xuống cơ sở đữ liệu thông tin thanh toán như phương thức thanh toán, các thông tin

hóa đơn, nhằm phục vụ cho tác vụ kế toán Khi tất trả phòng, lễ tân kiểm tra phòng, đọn đẹp và cập nhật lại trạng thái của phòng

thong, có phan quyền theo chức vụ Khi vào ca làm, nhân viên phải đăng nhập vào hệ thống thực hiện điểm danh, kiểm tra các thông báo từ cấp trên

Dựa vào đữ liệu được lưu, bộ phận quản lý có thê phân tích hiệu quả hoạt động của khách sạn

Hệ thống thực hiện các chức năng phục vụ cho phòng kề toán như thông kê chi tiêu, thông kê theo ngày, tháng, quý hoặc năm Xuất thông tin chi tiết qua word hoặc excel

Dựa vào bảng lương và bảng điểm danh thực hiện tính tông lương cho nhân viên

b) Mô tả thành phần hệ thống

1) Quản lý nhân viên

2 `

- - Phần mềm lưu trữ thông tin nhân viên: tên nhân viên, lịch làm

việc, lương cơ bản, lương theo ca, phân quyền nhân viên

- _ Phân quyền nhân viên tại khách sạn: Phần mềm sẽ cung cấp cho mỗi nhân viên một tài khoản đăng nhập và cung cấp quyền cho nhân viên tùy theo vi tri cha người đó

-_ Báng tính điểm làm việc cho nhân viên giúp theo dõi qua

trình làm việc của nhân viên theo tuần và tháng

Quan ly thong tin khách hàng

- Hệ thống cần lưu trữ các thông tin khách hàng như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, số CMND, hộ chiếu, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, lịch sử lưu trú tại khách sạn đề quản lý thông

tin khách hàng

- _ Tìm kiếm, sắp xếp thông tin khách hàng theo yêu cầu

- _ Thông tin khách hàng được tái sử dụng cho lần thuê phòng tiếp theo

- _ Thực hiện đặt phòng

3) Quán lý thuê phòng

- _ Hệ thống cần cập nhật và quản lý thông tin phòng bao gồm loại phòng, số lượng phòng, giá phòng, tình trạng phòng, tiện nghĩ của phòng

- Luu tri các thông tin đặt/trả phòng như: ngày giờ, mã khách hàng, mã phòng, các dịch vụ sử dụng trong quá trình thuê phòng

- _ Xuất hóa đơn cho khách hàng